Qui utilise le logiciel de paie ?
Le logiciel de paie est principalement utilisé par les équipes RH, comptables et financières. Les raisons les plus importantes et pertinentes pour lesquelles ces équipes utilisent le logiciel de paie sont données ci-dessous.
Ressources humaines (RH) : Les équipes RH comptent sur le logiciel de paie pour automatiser les processus de paie compliqués et pour s'assurer que leurs employés sont payés avec précision et à temps, à chaque fois. Les équipes comptables doivent soutenir une comptabilité précise tout en naviguant dans divers codes fiscaux, en configurant des modèles de paie, en émettant des chèques hors cycle et en effectuant des modifications post-paie. Le logiciel de paie assiste les équipes RH dans toutes ces tâches, de manière plus efficace et précise.
Comptabilité et finance : Les équipes comptables et financières utilisent principalement le logiciel de paie pour le traitement et le reporting. Ce logiciel leur offre une application tout-en-un qui aide à éliminer la saisie de données en double et garantit que le grand livre reflète l'activité la plus précise et récente. La plupart des logiciels de paie se synchronisent avec les logiciels de comptabilité, ce qui permet aux informations de paie d'être automatiquement saisies, garantissant un reporting fiscal approprié et un suivi des remises, qui est de l'argent envoyé ou transféré à une autre partie.
Employés : La plupart des logiciels de paie fournissent des portails en ligne qui donnent aux employés accès à leurs informations de paie à la demande. Quelques exemples de ces informations incluent les déductions fiscales, les retenues 401(k) et d'autres décompositions des avantages. Dans certains cas, les employés peuvent configurer leurs propres comptes, examiner et signer les documents d'embauche directement via le logiciel.
Logiciels liés au logiciel de paie
Plusieurs solutions logicielles bénéficient aux départements comptables et financiers, qui s'intègrent également ou fournissent des fonctionnalités similaires au logiciel de paie. Quelques exemples de ces catégories de logiciels sont listés ci-dessous :
Logiciel RH de base: Le logiciel RH de base, également appelé logiciel de gestion du capital humain (HCM), stocke les informations des employés dans un système central de dossiers. Les systèmes RH de base sont utilisés pour gérer les informations des employés, telles que les données de paie et d'avantages sociaux, dans une base de données RH centralisée et facilement accessible. Ces systèmes technologiques RH ont longtemps été commercialisés sous le nom de systèmes d'information des ressources humaines (SIRH) ou de systèmes de gestion des ressources humaines (SGRH), mais ont récemment été remplacés par le terme populaire, HCM.
Les entreprises utilisent le logiciel RH de base pour maintenir les profils des employés, stocker les documents pertinents des employés et identifier les tendances avec une vue d'ensemble de l'organisation. Les systèmes RH de base sont le plus souvent mis en œuvre dans les départements RH, permettant aux gestionnaires RH de suivre les dossiers des employés et de rapporter les tendances clés à la direction. De nombreuses solutions RH de base offrent des options en libre-service afin que les employés puissent mettre à jour leurs avantages ou leurs informations de contact sans interrompre les flux de travail RH. Le logiciel RH de base est souvent mis en œuvre dans le cadre d'une suite de gestion RH intégrée ou offre des intégrations avec des applications RH tierces pour augmenter sa valeur dans plusieurs fonctions RH.
Logiciel d'administration des avantages sociaux: Le logiciel d'administration des avantages sociaux aide les organisations à planifier et à administrer les packages d'avantages sociaux des employés et à garantir la conformité avec les réglementations gouvernementales. Les systèmes d'administration des avantages sociaux sont utilisés pour gérer les avantages sociaux des employés, tels que les plans d'assurance et les options d'achat d'actions, et faciliter les périodes d'inscription ouverte via un tableau de bord administratif. Les organisations utilisent également ces programmes pour visualiser et ajuster les packages d'avantages sociaux des employés. Les produits d'administration des avantages sociaux offrent fréquemment des portails pour les employés et des options en libre-service pour permettre aux employés de visualiser, gérer et mettre à jour les informations et documents personnels.
Ces systèmes sont le plus souvent utilisés par les départements RH, permettant aux gestionnaires RH d'administrer les packages d'avantages sociaux et d'encourager une utilisation saine parmi les employés. Avec le logiciel d'administration des avantages sociaux, les organisations identifient les avantages qui apportent le plus de valeur aux employés et réduisent les coûts globaux. Le logiciel d'administration des avantages sociaux aide également les entreprises à rester conformes aux réglementations fédérales et locales, y compris la loi sur les soins abordables (ACA) et la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA).
Logiciel de gestion du temps et de la présence: Le logiciel de gestion du temps et de la présence est utilisé par les entreprises et les départements RH pour simplifier le suivi du temps. Ces solutions gèrent les données de temps et de présence de l'entreprise en calculant automatiquement toutes les heures travaillées ainsi que le temps de vacances, les jours fériés, les jours de maladie et les heures supplémentaires. Les solutions de gestion du temps et de la présence offrent une variété de méthodes pour pointer et dépointer, y compris les horloges, le web, les téléphones et les tablettes, pour n'en nommer que quelques-unes. Certaines solutions peuvent offrir des fonctionnalités supplémentaires, y compris la planification et la visibilité sur les causes et les tendances des heures supplémentaires. Pendant ce temps, certains outils de gestion du temps et de la présence offrent également des portails en libre-service pour la visibilité des employés sur tous les détails de la carte de temps.
Logiciel de comptabilité: Le logiciel de comptabilité aide les entreprises à rationaliser et à automatiser les processus de gestion financière, garantissant des enregistrements précis et augmentant l'efficacité opérationnelle à travers des processus récurrents tels que la facturation et la réconciliation. Les produits de comptabilité varient en complexité et en fonctionnalité ; de nombreuses solutions sont optimisées pour une utilisation par des entreprises d'une certaine taille. Selon l'échelle du produit, le logiciel de comptabilité peut inclure des fonctionnalités pour le traitement de la paie, la facturation, la réconciliation, la gestion des factures et des dépenses, et le reporting financier. De plus, certaines solutions de comptabilité incluent des fonctionnalités spécifiques à l'industrie, telles que la comptabilité de projet pour les entreprises de services professionnels ou la comptabilité de fonds pour les organisations à but non lucratif.
Défis avec le logiciel de paie
Même avec tous les avantages et fonctionnalités que les solutions logicielles de paie offrent, elles peuvent encore présenter leur propre lot de défis.
Erreur humaine : Bien que le logiciel de paie élimine une grande partie du travail manuel chronophage, il reste encore de la place pour l'erreur humaine. Une grande partie des données initiales doit être saisie manuellement pour que le système soit opérationnel, par conséquent, lors de l'intégration de nouveaux employés, la survenue d'erreurs humaines est une possibilité. Le logiciel de paie peut aider à éliminer de nombreuses chances d'erreur de paie, mais il n'est pas absolument infaillible.
Courbe d'apprentissage : De nombreux systèmes de paie s'efforcent d'être conviviaux, mais il existe encore une courbe d'apprentissage pour utiliser ce logiciel. Plus les fonctionnalités d'un logiciel sont avancées, plus il y a à apprendre et plus il faudra de temps pour devenir totalement efficace en utilisant le système.
Tendances du logiciel de paie
Intelligence artificielle (IA)
L'IA et l'automatisation pourraient changer la paie dans les années à venir et pourraient prendre en charge l'ensemble du processus de paie. Les chatbots sont actuellement à la pointe de l'IA. Ces programmes conversationnels mènent des conversations en ligne avec les employés pour répondre aux questions, résoudre les problèmes, effectuer des transactions ou servir de service d'assistance à la paie. L'IA aide également à automatiser les calculs de salaires et d'heures et simplifie le processus de calcul des déductions fiscales. Cette automatisation libère du temps pour les employés et gère des tâches banales telles que la révision de nombreuses feuilles de calcul et l'exécution de nombreux calculs.
Adoption du cloud
La paie est l'aspect le plus intensif en données des RH. Les entreprises utilisant un système de paie basé sur le cloud peuvent accéder à leurs données et à leur plateforme logicielle de n'importe où, plutôt que d'utiliser un système logiciel interne. Tout ce dont l'entreprise a besoin est une connexion Internet pour accéder au cloud. Le logiciel de paie dans le cloud simplifie les processus et réduit l'effort manuel, car ses systèmes sont constamment sauvegardés. Les systèmes de paie basés sur le cloud sont également facilement évolutifs à mesure qu'une entreprise se développe. Si une organisation connaît une croissance rapide, elle n'a pas à s'inquiéter de remplacer son système de paie existant. Investir dans des systèmes basés sur le cloud qui évoluent avec une entreprise leur permet de bénéficier continuellement de sa fonctionnalité.
Comment acheter un logiciel de paie
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de paie
Lors de la sélection d'un logiciel de paie, il est important de d'abord examiner la taille de l'entreprise, quelles fonctionnalités sont nécessaires, puis de se familiariser avec les différents types de logiciels disponibles. Il existe une variété d'options en ce qui concerne les produits logiciels de paie, y compris ceux conçus pour les besoins commerciaux des petites et moyennes entreprises.
Comparer les produits logiciels de paie
Créer une liste longue
Le principal objectif du logiciel de paie est de faciliter la vie de tout le monde ; cela inclut la création de talons de paie, le reporting, la collecte de données et le paiement des salaires des employés. Il est important de d'abord créer une liste longue de solutions qui rassemblent toutes ces fonctionnalités et tâches en un seul système. Les acheteurs peuvent envisager d'inclure des logiciels qui offrent une application mobile pour gérer la paie en déplacement.
Créer une liste courte
Après avoir examiné et recherché les logiciels sur la liste longue, l'acheteur peut raccourcir cette liste en fonction du budget disponible. Le logiciel de paie est disponible pour convenir à tous les budgets, tandis que certaines applications de paie générales peuvent éventuellement être téléchargées gratuitement ou achetées en magasin à un prix inférieur.
Les acheteurs doivent garder à l'esprit, cependant, que plus un logiciel est spécialisé, plus il devient cher. C'est le cas parce que la base d'utilisateurs pour un logiciel spécialisé est généralement relativement petite. Si l'entreprise souhaite quelque chose de spécifique à son industrie ou personnalisé pour l'entreprise, elle doit être prête à payer un supplément.
Effectuer des démonstrations
En règle générale, les entreprises doivent s'assurer de faire des démonstrations de tous les produits qui se retrouvent sur leur liste courte. Lors des démonstrations, les acheteurs doivent poser des questions spécifiques liées aux fonctionnalités qui les intéressent le plus, par exemple, on pourrait demander à être guidé sur la façon d'exécuter la paie, de créer des rapports personnalisés ou d'ajouter un nouvel employé au système de paie.
Un autre facteur à considérer est la convivialité du logiciel dans la gestion et le suivi de la paie. Souvent, le logiciel de paie conçu pour les petites entreprises est plus convivial mais a moins de fonctionnalités que le logiciel d'entreprise.
Sélection du logiciel de paie
Choisir une équipe de sélection
Il est important que les membres de l'équipe comptable, de la paie et des RH, ainsi que les gestionnaires qui utiliseront ce logiciel soient impliqués dans le processus de sélection. Chaque entreprise est différente et les utilisateurs sont probablement les mieux placés pour offrir un avis éclairé sur celui qui est le meilleur choix pour les besoins particuliers de l'entreprise.
Après avoir choisi un logiciel, les acheteurs doivent se rappeler qu'ils ne doivent pas être coincés avec cette sélection pour toujours ; la plupart des plateformes permettent des modules complémentaires ou des modifications. Cependant, cette décision ne doit pas être prise à la légère car peu importe le logiciel choisi, ce sera un engagement important en termes de temps et d'argent. Pour voir un retour sur investissement (ROI), les acheteurs ne peuvent pas changer d'avis quelques mois plus tard et changer de logiciel à nouveau.
Négociation
Négocier un contrat de logiciel est important pour minimiser les risques, que ce soit en termes de protection des performances, de protection de la sécurité ou simplement pour s'assurer que les deux parties sont en accord complet avec ce qu'elles attendent l'une de l'autre.
Si l'entreprise a le flux de trésorerie, elle pourrait demander une réduction en échange d'un paiement annuel à l'avance, et de nombreux fournisseurs de logiciels sont heureux de conclure cet accord. D'autres fois, un fournisseur de logiciels peut offrir une utilisation illimitée si les acheteurs paient à l'avance au lieu de payer un prix forfaitaire mensuel ou trimestriel.
Les acheteurs doivent également déterminer s'ils auront besoin d'aide pour mettre en œuvre le logiciel de paie ou s'intégrer à un autre système. Habituellement, la première offre d'un fournisseur de logiciels inclura certains services de mise en œuvre dans un délai donné. Les acheteurs peuvent demander que ces services soient supprimés s'ils peuvent le gérer eux-mêmes, ou si un tiers peut le faire à un coût inférieur.
Ils doivent également décider combien de temps ils auront besoin de ce logiciel. Si l'entreprise utilisera le logiciel pendant des années et des années, l'acheteur peut négocier des termes plus longs qui se traduisent parfois par des prix plus favorables.
Décision finale
La décision finale doit être basée sur toutes les informations recueillies précédemment. Les entreprises doivent essayer de prioriser les besoins et sélectionner la solution qui répond à la plupart, sinon à toutes, de leurs exigences. Les entreprises doivent se rappeler qu'il n'existe pas de logiciel parfait, mais il en existe un qui est le meilleur pour leur entreprise.