Voici quelques fonctionnalités de base des logiciels de visioconférence qui permettent aux utilisateurs de communiquer et de collaborer en temps réel :
Appels vidéo : En dehors des réunions en face à face, les appels vidéo de haute qualité sont la meilleure alternative pour les réunions en tête-à-tête ou en équipe. Les appels vidéo non seulement améliorent la collaboration mais aident les équipes à se sentir plus connectées lorsqu'elles ne peuvent pas se rencontrer en personne.
Appels audio : De nombreux outils de visioconférence offrent la possibilité de participer à une visioconférence uniquement par audio en rejoignant via un numéro de téléphone. Ces appels sont similaires à un appel téléphonique typique ou à un système téléphonique, et utilisent un logiciel VoIP. De même, la plupart des produits donneront aux participants l'option de rejoindre un appel de conférence avec uniquement de l'audio ou de l'audio et de la vidéo.
Enregistrement : Les produits dotés de cette fonctionnalité permettront aux utilisateurs d'enregistrer un appel de conférence vidéo ou audio afin qu'il puisse être revu plus tard. Certains produits hébergeront même la vidéo enregistrée au sein de la plateforme avec la possibilité de la télécharger pour la partager soit au sein de l'organisation soit à l'extérieur.
Partage d'écran : Cette fonctionnalité permet aux participants de partager leurs écrans en plus ou à la place d'un flux de webcam. Le logiciel de partage d'écran est un excellent outil de collaboration, en particulier pour les équipes à distance ou hybrides qui participent à des réunions en ligne fréquentes.
Partage de documents : Les fonctionnalités de partage de documents seront parfois intégrées dans une fonction de chat textuel, mais ce n'est pas une règle absolue. Certains logiciels de visioconférence offriront un partage de documents simple sans chat textuel.
Planification : La possibilité de planifier des réunions dans l'application est offerte par certains outils de visioconférence. D'autres s'intègrent avec des logiciels de planification ou de calendrier externes.
Chat textuel : Certains outils de visioconférence fournissent un chat textuel en direct que les participants peuvent utiliser en plus ou à la place de l'audio. Ces chats textuels peuvent être enregistrés et consultés plus tard. Certains produits de visioconférence permettront la messagerie instantanée de pair à pair ou de pair à groupe en dehors des réunions vidéo également.
Présentations : Alors que certains outils de visioconférence permettront l'hébergement de présentations via une intégration avec un logiciel de présentation externe, d'autres permettront aux utilisateurs de créer et de présenter des diaporamas au sein de l'application.
Sous-titres et sous-titres codés : Certains produits de visioconférence offrent des sous-titres et des sous-titres codés, ce qui est non seulement inclusif mais permet aux équipes mondiales de réduire les frictions liées aux barrières linguistiques ou aux différences culturelles. Dans certains cas, la transcription en direct peut également être disponible. Cependant, les langues prises en charge peuvent différer d'un produit à l'autre.
Autres fonctionnalités des logiciels de visioconférence : Lever la main, Présentations, Tableau blanc
Comment acheter un logiciel de visioconférence
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour les logiciels de visioconférence
Qu'une entreprise commence à explorer les logiciels de visioconférence ou cherche une solution plus appropriée à ses besoins, G2.com peut aider à informer les acheteurs du marché et les aider à sélectionner le meilleur logiciel pour leur entreprise.
La première étape pour décider quel type de logiciel de visioconférence un acheteur devrait examiner est d'évaluer les besoins de l'organisation dans son ensemble. L'organisation utilise-t-elle déjà ce type de logiciel ? Si oui, qu'est-ce qui fonctionne et qu'est-ce qui ne fonctionne pas ? Est-ce la première fois que l'organisation utilisera un logiciel de visioconférence ? Dans ce cas, les acheteurs devront déterminer comment ils prévoient d'implémenter ce logiciel et si leurs systèmes actuels sont compatibles. Quelques points à considérer sont :
Taille de l'entreprise : Les acheteurs devront s'assurer que les produits qu'ils examinent conviennent à la taille et aux besoins de l'organisation. Lors de l'achat de logiciels, il est important de s'assurer que le produit a l'évolutivité appropriée pour s'adapter aux besoins changeants.
Intégrations : De nombreuses entreprises ont besoin de solutions adaptables qui s'intègrent facilement dans un écosystème logiciel existant. Pour s'assurer qu'un nouveau produit est adopté et correctement utilisé par les employés, il est essentiel de s'assurer que le nouvel outil est compatible avec les appareils et applications de l'entreprise, tels que les calendriers, les logiciels de messagerie, les logiciels CRM, et les logiciels de gestion de projet. De plus, les acheteurs doivent confirmer que le nouveau système de conférence est compatible avec la technologie existante telle que les systèmes de salle, les appareils mobiles (iOS et Android), les systèmes d'exploitation tels que PC et Mac, ainsi que les navigateurs Web courants tels que Safari et Chrome. Cela aidera à réduire toute friction potentielle que les utilisateurs rencontrent fréquemment lors de l'implémentation de nouvelles technologies.
Comparer les produits de logiciels de visioconférence
Créer une liste longue
La première étape pour trouver le logiciel de visioconférence parfait est de créer une liste préliminaire de produits qui répondent aux besoins généraux de l'acheteur. L'étape suivante consiste à réduire la liste en sélectionnant des fonctionnalités spécifiques qui sont indispensables ou requises pour l'acheteur. G2.com fournit des informations sur les meilleurs logiciels de visioconférence, permettant aux acheteurs de filtrer les options ainsi que les avis des utilisateurs pour aider à réduire la liste des produits à une sélection plus pertinente.
Créer une liste courte
Créer une liste courte de produits est une étape importante dans le processus d'achat. Bien qu'il puisse être intimidant de filtrer divers produits, les utilisateurs peuvent obtenir de l'aide en utilisant la fonction de comparaison de G2. Cette fonction prendra les produits de choix et les affichera côte à côte afin que l'acheteur puisse facilement déterminer quel logiciel coche les cases importantes de la liste.
Réaliser des démonstrations
Une fois que l'acheteur a réduit la liste des produits, l'étape suivante consiste à réaliser une démonstration. Les démonstrations permettent aux acheteurs de voir un produit et ses fonctionnalités plus en détail. Pour s'assurer qu'un acheteur tire le meilleur parti d'une démonstration, il est important d'arriver préparé. Les acheteurs devraient avoir un scénario commercial prêt qui testera pleinement chaque produit en considération. De plus, les acheteurs devraient se renseigner sur le coût, le support du fournisseur et toute préoccupation qu'ils ont concernant le produit. Une préparation adéquate facilitera la comparaison des produits par un acheteur après la réalisation des démonstrations.
Sélection du logiciel de visioconférence
Choisir une équipe de sélection
Le logiciel de visioconférence est très pratique et largement utilisé dans de nombreuses entreprises. Avec cela à l'esprit, un bon point de départ serait de sélectionner trois à cinq membres de l'équipe de divers départements et niveaux de séniorité (tels que l'informatique, la direction et les associés) pour faire partie de l'équipe de sélection. Plus l'équipe de sélection est variée, mieux une entreprise peut évaluer dans quelle mesure un produit répondra à ses besoins.
Négociation
Une fois que l'équipe de sélection a réduit ses choix de logiciels, il est temps de discuter des options de personnalisation, des prix et du type de support nécessaire de la part du fournisseur. Il est toujours important d'aborder les options de tarification, même lorsqu'elles sont listées sur le site Web d'un fournisseur. De nombreux fournisseurs de logiciels offriront des réductions et des options de tarification personnalisées en fonction de ce que l'acheteur cherche à acheter.
Décision finale
Une fois qu'un acheteur a pris la décision finale sur un produit et est prêt à aller de l'avant avec un achat, il est recommandé qu'il réalise une démonstration finale, se renseigne sur un essai et détermine quelles sont les prochaines étapes si le produit ne répond finalement pas à ses besoins. Il est également important de se renseigner sur le type de support que le fournisseur offre après l'implémentation. La plupart des fournisseurs offriront des services de support client, tels que le chat vidéo, pour assurer une facilité d'utilisation ainsi qu'une expérience client agréable. Ces étapes peuvent fournir à un acheteur un sentiment supplémentaire de sécurité et de confiance lors de la prise d'une décision finale.