En savoir plus sur Logiciel de suivi du temps
Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi du temps ?
Le temps est une ressource précieuse pour toute entreprise, mais de nombreuses entreprises ne comprennent pas bien comment chaque employé passe son temps. Le logiciel de suivi du temps aide à résoudre ce problème en automatisant le processus de suivi du temps que les employés passent sur certains projets ou tâches, fournissant des données qui vont au-delà des feuilles de temps typiques. À partir de ces données, les entreprises peuvent utiliser des outils d'analyse pour obtenir des informations sur différents aspects de leurs opérations, comme identifier sur quelles tâches les employés passent le plus de temps, quels membres de l'équipe ont la capacité de prendre des responsabilités supplémentaires, ou quels projets sont les plus rentables pour l'entreprise. Ces données peuvent être utiles pour les entreprises de toute taille, des grandes entreprises aux petites entreprises.
Ces solutions simplifient également la tenue des dossiers en transférant sans effort les entrées de temps des employés vers les systèmes de paie et les feuilles de temps, rendant plus efficace la génération de factures détaillées pour les clients. Bien que le suivi précis du temps soit particulièrement crucial pour les entreprises qui dépendent de la facturation de leurs clients pour les heures facturables—comme les cabinets d'avocats, les comptables, les entrepreneurs en construction ou les agences créatives—ces produits peuvent être utiles pour les entreprises de divers secteurs.
Quelles sont les fonctionnalités courantes des logiciels de suivi du temps ?
Voici quelques fonctionnalités de base des logiciels de suivi du temps qui peuvent aider les utilisateurs à automatiser le suivi de la façon dont les employés passent leur temps :
Minuteur de tâche : Au cœur du logiciel de suivi du temps se trouve la capacité de surveiller combien de temps un employé passe sur une certaine tâche. Les utilisateurs configurent des tâches décrivant sur quoi ils travaillent, puis cliquent pour activer le minuteur pendant qu'ils travaillent sur une certaine tâche, mettant en pause le minuteur ou changeant de tâche si nécessaire. Certains produits permettent aux utilisateurs d'entrer les heures après avoir terminé une tâche au lieu de la suivre en temps réel.
Gestion de projet : En plus de suivre les tâches individuelles, les produits de suivi du temps permettent aux utilisateurs de suivre le temps passé sur des projets plus importants qui incluent souvent plusieurs tâches distinctes. Le suivi au niveau du projet permet aux superviseurs de surveiller les budgets des projets, de suivre les progrès vers l'achèvement d'un projet et de prévoir les délais. Des tarifs personnalisables permettent aux entreprises qui dépendent des heures facturables de définir différents tarifs pour les tâches en fonction du type de travail effectué ou du projet auquel la tâche appartient.
Horloge de temps : Pour les entreprises qui souhaitent simplement suivre les heures de travail générales des employés, certains produits contiennent une horloge de temps numérique qui permet aux employés de pointer pour suivre leurs heures de travail globales chaque jour. Cela empêche les employés de remplir manuellement les feuilles de temps et les aide à suivre le temps automatiquement. Pour une petite entreprise avec des ressources RH limitées, cela peut également augmenter l'efficacité en ce qui concerne la tenue de dossiers de paie précis.
Suivi basé sur l'application : Certains produits de suivi du temps peuvent détecter quel programme logiciel ou site Web un utilisateur utilise actuellement sur son appareil et démarrer automatiquement un minuteur pour une certaine tâche. Cette fonctionnalité de suivi automatique du temps aide à réduire le problème courant des employés qui oublient de démarrer le minuteur, ce qui conduit à des enregistrements de temps moins précis.
Rapports personnalisables : L'un des plus grands avantages des logiciels de suivi du temps est la capacité de générer une variété de rapports utilisant les données collectées à partir des entrées de temps des employés. Les rapports de base incluent des résumés du temps passé sur différents projets sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Les gestionnaires peuvent généralement personnaliser ces rapports en fonction du niveau de détail qu'ils souhaitent voir, y compris des ventilations des heures de feuille de temps enregistrées sur des tâches spécifiques au sein d'un projet. D'autres exemples incluent des rapports analysant le temps de travail par employé et les moments de la journée ou les jours de la semaine où les employés travaillent le plus. Certaines plateformes offrent la possibilité d'automatiser ces rapports et de les envoyer par e-mail aux gestionnaires régulièrement.
Rappels automatisés : Une source courante de frustration avec les logiciels de suivi du temps est que les employés oublient de soumettre leurs feuilles de temps ou d'enregistrer leurs heures de travail. Pour éviter que les gestionnaires ne harcèlent leurs employés pour obtenir des journaux de temps mis à jour, de nombreux produits offrent des rappels par e-mail automatisés à envoyer si les employés ne parviennent pas à enregistrer le nombre d'heures de travail requis pour une période donnée.
Tableau de bord de projet : Pour une vue mise à jour de l'avancement d'un projet, les tableaux de bord de projet donnent aux gestionnaires un moyen d'obtenir cette information sur un seul écran. Ces tableaux de bord peuvent afficher une variété de métriques, y compris combien d'heures de travail les employés ont passé sur le projet, combien du budget du projet a été utilisé, et si un projet est en bonne voie pour être terminé à temps.
Tableau de bord d'équipe : Les tableaux de bord montrant combien de temps chaque membre de l'équipe a travaillé—et sur quoi chaque personne a passé son temps—sont utiles pour déterminer quels employés ont la capacité de prendre en charge des projets supplémentaires et lesquels pourraient être en danger de surmenage.
Génération de factures : L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises utilisent des logiciels pour suivre le temps est de pouvoir facilement utiliser ces informations pour facturer les clients. La fonctionnalité de facturation prend automatiquement les données détaillées des feuilles de temps et les organise en une facture que les entreprises peuvent exporter et envoyer aux clients à des fins de facturation. Pour les produits qui n'ont pas d'outil de facturation intégré à la plateforme, ils ont souvent la capacité d'exporter les entrées de temps brutes vers un outil de facturation.
Application mobile : Bien que de nombreuses entreprises s'appuient sur une application de bureau ou une application Web pour le logiciel de suivi du temps, une fonctionnalité importante pour les entreprises qui ont des travailleurs à distance ou sur le terrain est une application mobile qui permet aux employés de suivre le temps où qu'ils soient. Ces applications synchronisent souvent les entrées de temps entre les appareils, de sorte que les employés peuvent passer d'un appareil à un autre. Les fonctionnalités de suivi basé sur la localisation dans les applications mobiles, y compris les capacités de géorepérage, permettent aux gestionnaires de voir non seulement quand les employés travaillent mais aussi où ils se trouvent, ce qui peut aider les entreprises à déployer des travailleurs sur divers sites de travail.
Quels sont les avantages des logiciels de suivi du temps ?
Augmentation de la productivité : Les solutions de suivi du temps aident les entreprises à optimiser la capacité de travail d'une entreprise ou d'une équipe en fournissant des informations sur le travail que les employés effectuent sur une base horaire. En utilisant ces données, les équipes peuvent identifier les tâches non essentielles et re-prioriser les projets, les délais et les échéances. Le logiciel de suivi du temps est souvent utilisé en conjonction avec des outils de gestion des tâches pour déterminer quelles tâches sont essentielles et lesquelles devraient être abandonnées. Savoir combien de temps les employés passent sur leurs tâches peut également aider les gestionnaires à réaffecter des projets en fonction des employés qui ont la capacité de prendre en charge plus de travail. À un niveau individuel, un suivi du temps fournit aux employés la capacité de prendre en charge leurs charges de travail. Certaines entreprises pourraient mettre en œuvre un outil de suivi du temps comme incitation pour des primes, augmentant ainsi le sentiment d'urgence et d'engagement autour des tâches. Ces solutions aident les employés à se fixer des objectifs raisonnables et à les atteindre à temps, améliorant ainsi la productivité et la gestion du temps.
Amélioration de la planification des projets futurs : Suivre combien de temps les employés passent sur les projets fournit des informations sur le temps et les ressources nécessaires pour les projets futurs. Il peut être difficile de prédire combien de temps un projet prendra s'il s'agit d'un nouveau type de projet pour l'entreprise ou différent du travail que l'entreprise a fait dans le passé. Suivre le temps que les employés y passent peut aider les gestionnaires à faire des hypothèses sur des projets similaires à l'avenir et à améliorer la budgétisation et la création de délais. Analyser combien de temps les tâches passées ont pris peut également aider les employés individuels à déterminer s'ils ont la capacité de prendre en charge une tâche particulière. Les intégrations avec les outils de gestion de projet aident également une entreprise à obtenir une vue d'ensemble des données de projet qui pourraient être utiles pour planifier des projets futurs.
Facturation précise des clients : La mise en œuvre d'un logiciel de suivi du temps peut aider les entreprises à améliorer les devis et les estimations pour garantir une facturation et un paiement précis et équitable. Lors de la soumission d'une estimation de prix pour un client potentiel, ces solutions exécutent des rapports sur différents types de tâches pour déterminer la durée nécessaire pour un prix précis. Pour les projets en cours, ces solutions peuvent suivre toutes les tâches et les heures facturables allouées avec des preuves claires du temps passé sur chaque tâche, rendant plus efficace l'envoi d'une facture complète lorsque le projet est terminé. Fournir une ventilation du nombre exact d'heures facturables passées sur chaque tâche offre également de la transparence pour le client et renforce la confiance car ils peuvent avoir plus de confiance qu'ils sont facturés équitablement pour le travail effectué. Un suivi du temps peut souvent s'intégrer avec un logiciel de facturation pour facturer les clients pour le travail précis qui a été accompli.
Rapports de paie efficaces : Tout comme un suivi du temps simplifie le processus de facturation des clients, il améliore également l'efficacité de la gestion de la paie de l'entreprise. Les produits de logiciels de suivi du temps aident à déterminer combien les travailleurs horaires devraient être payés, qu'ils soient employés à temps plein ou freelances. Ces taux peuvent varier en fonction du rôle de l'employé ou du type de travail qu'ils effectuent. Ces solutions peuvent également suivre les vacances des employés, les heures supplémentaires et le temps de congé.
Qui utilise les logiciels de suivi du temps ?
Direction de l'entreprise : Savoir combien de temps les équipes passent sur diverses tâches ou projets peut aider les dirigeants de l'organisation à prendre des décisions stratégiques sur la budgétisation des ressources et s'ils doivent ajuster leurs plans stratégiques. Par exemple, le logiciel de suivi du temps peut aider à identifier quels types de projets ou d'activités sont les plus rentables, ce qui pourrait encourager les dirigeants à changer les types de clients qu'ils poursuivent. Avoir une visibilité sur les charges de travail des employés peut également aider les dirigeants à déterminer s'ils doivent allouer des employés à différentes équipes ou embaucher des employés supplémentaires.
Chefs de projet : Pour les équipes individuelles, les chefs de projet sont des utilisateurs fréquents des outils de suivi du temps. Les tableaux de bord qui montrent l'état actuel des projets et combien de temps les employés passent sur différentes tâches peuvent aider ceux qui sont responsables de la gestion de projet à déterminer s'ils doivent apporter des ajustements à la portée d'un projet ou aux membres de l'équipe qui y travaillent. Les données des projets passés peuvent également aider les chefs de projet à prévoir avec précision les délais et les budgets pour les projets futurs.
Employés : Le suivi réel du temps incombe aux employés individuels. Ils sont responsables de démarrer le minuteur du logiciel lorsqu'ils travaillent sur une tâche spécifique (ou de laisser un système automatisé démarrer le minuteur pour eux) puis de changer de tâche lorsqu'ils commencent à travailler sur autre chose. Les gestionnaires peuvent ensuite utiliser les données de temps capturées par les employés pour guider les conversations sur les charges de travail et l'avancement des projets.
Freelances : De la même manière qu'un employé d'une entreprise utiliserait un suivi du temps, les freelances l'utilisent pour surveiller combien de temps ils passent sur des projets. Les freelances sont souvent payés par projet ou à l'heure, donc garder une trace du travail effectué sur un projet est important pour une facturation précise des clients.
Quelles sont les alternatives aux logiciels de suivi du temps ?
Les alternatives aux logiciels de suivi du temps peuvent remplacer ce type de logiciel, soit partiellement, soit complètement :
Logiciel de tableur : Au lieu de laisser le logiciel de suivi du temps capturer et organiser automatiquement les données sur le temps que les employés passent sur différentes tâches et projets, certaines entreprises s'appuient sur des tableurs pour organiser ces informations. Les tableurs sont des produits logiciels courants auxquels la plupart des entreprises ont accès et existent depuis assez longtemps pour que de nombreux employés soient probablement à l'aise de les utiliser. Cependant, ils manquent de l'automatisation présente dans les logiciels de suivi du temps, ce qui oblige les utilisateurs à surveiller manuellement combien de temps ils passent sur les projets puis à entrer manuellement ces informations dans un tableur. Partager ces informations et générer des rapports est également plus difficile qu'avec un logiciel de suivi du temps.
Logiciel de gestion des tâches : Pour les entreprises qui ont besoin d'une solution pour gérer les tâches qui composent des projets plus importants, mais qui n'ont pas nécessairement besoin de savoir exactement combien de temps chaque tâche a pris, les outils de gestion des tâches sont une bonne option. Ces produits créent des listes de tâches pour les employés avec des délais et des détails sur les tâches qui peuvent également être attachées à des projets ou objectifs d'équipe plus larges. Bien que ces solutions soient des moyens efficaces de gérer un projet multifacette et de suivre l'avancement de diverses activités, elles manquent généralement de la capacité des logiciels de suivi du temps à surveiller combien de temps chaque tâche prend et à générer des rapports analytiques basés sur ces données de temps. Selon les besoins de suivi du temps d'une entreprise, cela pourrait être suffisant.
Logiciels liés aux logiciels de suivi du temps
Les solutions connexes qui peuvent être utilisées avec les logiciels de suivi du temps incluent :
Logiciel de gestion de projet : Ces solutions aident les gestionnaires, les chefs d'équipe et les employés à gérer les objectifs, projets et tâches de l'équipe. L'intégration avec les solutions de suivi du temps fournit aux gestionnaires les données dont ils ont besoin pour fixer des objectifs et des délais réalistes.
Logiciel de messagerie instantanée d'entreprise : Les intégrations avec les plateformes de messagerie offrent une plus grande visibilité sur les données de temps que le logiciel de suivi du temps collecte. Ces intégrations de messagerie instantanée d'entreprise peuvent récupérer les données de suivi du temps pour montrer combien de temps les employés passent sur les tâches ou afficher des rapports basés sur les données de temps.
Logiciel de comptabilité : Intégrer le suivi du temps et le logiciel de comptabilité fournira des solutions de facturation précises et récurrentes, de suivi des dépenses et de paie.
Plateformes d'analyse : Également connues sous le nom de plateformes d'intelligence d'affaires (BI), ces solutions donnent aux entreprises un aperçu des données de leur entreprise. Intégrer les plateformes BI avec le logiciel de suivi du temps aidera les entreprises à analyser les données sur la façon dont les employés passent leur temps.
Défis avec les logiciels de suivi du temps
Les solutions logicielles peuvent présenter leurs propres défis.
Perception des employés : La façon dont les solutions de suivi du temps sont perçues par les employés dépend beaucoup de la façon dont les gestionnaires les mettent en œuvre et les utilisent. Les solutions de suivi du temps sont une méthode transparente pour responsabiliser les gens quant à leur temps de travail, sans qu'un gestionnaire ne les surveille constamment. Cependant, elles peuvent également être perçues par les employés comme représentant un manque de confiance de la part des gestionnaires que les employés travailleront dur et seront aussi efficaces que possible. En supposant que les données de temps ne soient pas utilisées pour facturer les clients, les employés pourraient se demander pourquoi il est important qu'un certain projet ait pris plus de temps que prévu tant qu'il est terminé. À l'inverse, le logiciel de suivi du temps a le potentiel de favoriser plus de confiance entre les gestionnaires et les membres de l'équipe. Les gestionnaires utilisent parfois les données de suivi du temps pour guider les conversations sur le fait que les employés passent trop de temps sur des tâches moins importantes ou sur la façon dont l'employé gère sa charge de travail existante. Cela envoie le message que les gestionnaires veulent être des partenaires pour aider les employés à être aussi productifs que possible tout en s'assurant que leur travail est durable à long terme. À un niveau individuel, le logiciel de suivi du temps peut améliorer la gestion du temps des employés s'ils utilisent les données de suivi du temps pour identifier le temps perdu sur des tâches moins importantes.
Mesurer la productivité pour certains rôles : Le logiciel de suivi du temps n'est pas applicable à tous les types d'emplois, y compris les ventes et certains rôles créatifs et marketing. Dans les postes qui ne dépendent pas fortement d'une production constante, un outil de suivi du temps pourrait ne pas fournir les meilleurs retours. Les gestionnaires devront évaluer comment mieux gérer les employés qui ne dépendent pas d'un emploi du temps serré de réalisation continue des tâches.
Mise en œuvre : Si une entreprise passe d'un système très détendu de suivi du temps à l'utilisation d'un logiciel de suivi du temps, les employés peuvent être réticents à commencer à l'utiliser. Les employés qui ne sont pas habitués à utiliser un logiciel de suivi du temps pourraient oublier de démarrer ou d'arrêter le minuteur lorsqu'ils changent de tâche, ce qui peut rendre difficile l'obtention d'estimations précises du temps que chaque tâche prend. De plus, si l'interface du logiciel n'est pas conviviale, les employés peuvent être lents à l'adopter dans leur routine quotidienne.
Quelles entreprises devraient acheter un logiciel de suivi du temps ?
Les données que le logiciel de suivi du temps fournit sur le travail que les employés effectuent peuvent être bénéfiques pour les entreprises de divers secteurs. Cependant, certains types d'entreprises peuvent particulièrement bénéficier des logiciels de suivi du temps :
Cabinets d'avocats : La facturation est une partie essentielle de la gestion d'un cabinet d'avocats, car les avocats sont généralement payés à un taux horaire qui varie en fonction de l'avocat ou du type de travail qu'ils effectuent. Tenir un enregistrement précis de la façon dont les avocats passent leur temps améliore grandement l'efficacité de la facturation des clients.
Cabinets comptables : Bien que les cabinets comptables facturent parfois des frais fixes pour les projets, il est courant que les cabinets facturent aux clients un taux horaire pour leurs services. Comme les cabinets d'avocats, les pratiques comptables varient leurs tarifs en fonction de l'ancienneté des employés, donc le logiciel de suivi du temps peut aider ces entreprises à tenir des registres précis.
Agences créatives : Des données précises sur le temps des employés aident les agences créatives à voir combien de temps prennent différentes tâches et leur permettent de mieux prévoir les budgets et les délais pour les projets. Cela signifie que les agences peuvent proposer aux clients des estimations plus précises pour le temps de réalisation et le budget d'un projet. En fin de compte, le suivi du temps peut générer des factures précises.
Services technologiques et informatiques : Les travailleurs du domaine technologique doivent souvent suivre les heures facturables pour certains projets, tels que la conception de sites Web ou le développement d'applications. Les consultants en informatique doivent souvent se rendre sur les sites des clients et enregistrer le travail qu'ils effectuent et combien de temps cela prend. Le logiciel de suivi du temps peut simplifier le processus de suivi de ces activités.
Quel est le coût des logiciels de suivi du temps ?
Les logiciels de suivi du temps modernes sont généralement basés sur le cloud et sont tarifés selon un modèle SaaS. De nombreux vendeurs facturent à leurs clients des frais mensuels basés sur le nombre de sièges que le client doit acheter pour son entreprise. Certains vendeurs de logiciels de suivi du temps offrent une version gratuite de leur produit avec des restrictions telles qu'un nombre limité de sièges ou des fonctionnalités de suivi du temps plus basiques.
Retour sur investissement (ROI)
Lors de l'évaluation du ROI pour les logiciels de suivi du temps, les entreprises doivent considérer combien de temps elles économisent en automatisant le processus de surveillance de la façon dont les employés passent leur temps. Elles doivent également considérer dans quelle mesure le logiciel de suivi du temps aide l'entreprise à être plus efficace et rentable en révélant les tâches des employés qui sont les plus essentielles et en recentrant le travail sur ces tâches.
Mise en œuvre des logiciels de suivi du temps
Comment les logiciels de suivi du temps sont-ils mis en œuvre ?
Les logiciels de suivi du temps sont généralement basés sur le cloud, bien que certains vendeurs offrent des produits qui peuvent stocker des données localement.
Qui est responsable de la mise en œuvre des logiciels de suivi du temps ?
En général, la mise en œuvre impliquera toutes les parties prenantes d'une entreprise qui seront impliquées dans le suivi du temps des employés ou l'analyse des données de suivi du temps. Cela inclut les dirigeants de l'entreprise, les chefs de projet et les employés individuels. Les représentants du vendeur de logiciels de suivi du temps assistent également généralement à la mise en œuvre.
À quoi ressemble le processus de mise en œuvre des logiciels de suivi du temps ?
La mise en œuvre consiste à installer l'application sur les appareils que les employés utiliseront pour suivre leur temps et à configurer le logiciel pour qu'il fonctionne avec le flux de travail de l'acheteur. Les vendeurs de logiciels de suivi du temps aideront également les entreprises à configurer des intégrations avec d'autres produits logiciels, tels que les logiciels de comptabilité, les logiciels de gestion des dépenses et les logiciels de calendrier.
Tendances des logiciels de suivi du temps
Travail à distance
Alors que le travail à distance est devenu de plus en plus courant, les vendeurs de logiciels de suivi du temps s'adaptent. Les données basées sur le cloud générées par les logiciels de suivi du temps aident les gestionnaires à obtenir une visibilité sur ce que fait chacun de leurs membres d'équipe sans avoir à vérifier constamment les mises à jour. Les plateformes intègrent de plus en plus la capacité pour les utilisateurs de synchroniser les données entre les appareils et d'enregistrer le temps à l'aide d'applications mobiles, ce qui offre plus de flexibilité aux travailleurs qui se trouvent dans différents environnements. Le suivi du temps basé sur la localisation donne également aux entreprises une autre source de données qu'elles peuvent utiliser pour informer comment elles déploient leurs équipes et maximisent l'efficacité.
Comment acheter un logiciel de suivi du temps
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de suivi du temps
Il y a de nombreux aspects à considérer lors de la décision de mettre en œuvre un logiciel de suivi du temps dans une entreprise ou un département. Chaque entreprise et équipe a des besoins uniques et devra considérer certains ou tous les éléments suivants : taille de l'entreprise et nombre de membres de l'équipe, processus d'intégration, coût du logiciel, options de support client du fournisseur, informations d'entrée requises pour un suivi du temps précis, compatibilité mobile et personnalisation.
Comparer les produits de logiciels de suivi du temps
Créer une liste longue
Une liste initiale de solutions de suivi du temps potentielles devrait inclure tous les produits qui répondent aux exigences de base de l'entreprise. À ce stade, les acheteurs devraient simplement viser à avoir une idée des options qui répondent au moins aux besoins essentiels, comme la capacité de suivre le temps pour différentes tâches et la capacité de générer une variété de rapports analytiques.
Créer une liste courte
Après avoir créé une liste longue, il est temps d'examiner chaque produit en détail pour déterminer s'il semble répondre aux besoins des employés et des gestionnaires de l'entreprise. Cela devrait inclure l'évaluation des fonctionnalités supplémentaires de chaque produit au-delà de celles identifiées comme essentielles pour déterminer si cette fonctionnalité supplémentaire automatiserait davantage le processus de suivi des tâches des employés.
Effectuer des démonstrations
Lorsque le moment est venu de contacter les vendeurs pour une démonstration, les acheteurs devraient avoir une idée des fonctionnalités offertes par chaque produit et être prêts à évaluer l'efficacité de ces fonctionnalités. Un aspect clé à considérer lors de la démonstration d'un logiciel de suivi du temps est la convivialité, car les employés seront plus susceptibles de tenir des enregistrements de temps précis si l'interface du logiciel est intuitive. Les acheteurs doivent considérer combien de clics il faut pour qu'un employé commence à suivre une tâche ou passe à une nouvelle tâche, et si le logiciel peut automatiser certaines de ces étapes manuelles, par exemple en déterminant automatiquement quel programme logiciel un employé utilise et en suivant le temps en conséquence. Les démonstrations peuvent également être utiles pour évaluer les types de rapports que le logiciel de suivi du temps peut générer, car les rapports détaillés ne sont souvent pas disponibles sur les sites Web des produits accessibles au public. Les rapports doivent être personnalisables, relativement faciles à générer et doivent afficher une variété de métriques de temps que les gestionnaires peuvent intégrer dans leurs processus de planification stratégique.
Sélection du logiciel de suivi du temps
Choisir une équipe de sélection
Lors du choix d'une solution de suivi du temps, il est important d'impliquer toutes les parties prenantes concernées qui pourraient utiliser le produit pour s'assurer de choisir le produit qui répondra aux besoins de tout le monde. Cela inclut probablement les gestionnaires ou les chefs de projet, qui seraient responsables d'analyser le temps que les employés passent sur diverses tâches et de prendre des décisions en conséquence. Cela pourrait également inclure la direction de l'entreprise, si les cadres de la C-suite utiliseront les données de suivi du temps pour définir des priorités plus larges pour l'entreprise.
Négociation
Après avoir ciblé un produit préféré, il est temps de négocier un forfait tarifaire. Les acheteurs doivent considérer le modèle de tarification du logiciel, par exemple si le vendeur facture un forfait mensuel fixe ou, plus communément, facture des frais basés sur le nombre de sièges utilisateur dont l'acheteur a besoin. Les acheteurs doivent également noter s'ils peuvent négocier pour ajouter plus de sièges utilisateur à un forfait qui répondrait autrement à leurs besoins. Ils pourraient également envisager de négocier une réduction en échange de la signature d'un contrat pluriannuel.
Décision finale
La décision finale devrait revenir aux utilisateurs les plus probables du logiciel, tels que les gestionnaires et leurs employés. Toutes les parties doivent considérer si le logiciel est susceptible de simplifier le processus de suivi du temps passé sur les tâches.