En savoir plus sur Logiciel de gestion des installations
Qu'est-ce que le logiciel de gestion des installations ?
Le logiciel de gestion des installations aide les entreprises à gérer le cycle de vie des bâtiments industriels tels que les entrepôts, les centres de distribution, les sites de fabrication, les raffineries de pétrole ou les usines de traitement. Ce type de logiciel fournit des flux de travail pour identifier et surveiller toutes les installations utilisées par une entreprise. Il aide également les équipes de maintenance à définir et à mettre en œuvre des inspections et des réparations pour maintenir chaque site en bon état.
Contrairement aux logiciels de gestion de maintenance génériques tels que les systèmes de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) et les logiciels de gestion des actifs d'entreprise (EAM), un système de gestion des installations se concentre exclusivement sur la maintenance des installations. Ce type de logiciel ne doit pas être confondu avec les logiciels de gestion immobilière spécifiques à l'industrie immobilière.
Quels types de logiciels de gestion des installations existent ?
Les logiciels de gestion des installations peuvent être catégorisés en fonction de la manière dont ils sont vendus, déployés et utilisés.
Autonome ou partie de l'EAM
De nombreuses solutions logicielles EAM et GMAO incluent des fonctionnalités pour la gestion des installations, mais il existe également des systèmes conçus spécifiquement pour cela.
Cloud ou sur site
Alors que la plupart des solutions de gestion des installations sont basées sur le cloud, certains systèmes hérités sont hébergés sur les locaux du client. Dans certains cas, le logiciel de gestion des installations peut être déployé à la fois sur site et en tant que modèle de logiciel en tant que service (SaaS).
Agnostique ou spécifique à l'industrie
La plupart des solutions de gestion des installations offrent des fonctionnalités pour plusieurs industries, mais certains systèmes se concentrent sur un seul secteur, tel que le commerce de détail, la fabrication ou la santé.
Quelles sont les fonctionnalités communes des logiciels de gestion des installations ?
Voici quelques fonctionnalités de base des logiciels de gestion des installations qui aident les entreprises à optimiser l'utilisation de leurs installations :
Gestion des actifs : Contrairement aux logiciels GMAO et EAM, qui se concentrent sur les actifs fixes, le logiciel de gestion des installations se concentre sur les bâtiments et les structures construites qu'une entreprise peut utiliser pour effectuer des opérations. Chaque bâtiment a plusieurs systèmes intégrés dans sa structure, tels que la ventilation, la climatisation et l'électricité.
Gestion des ordres de travail : La maintenance des installations nécessite des opérations telles que des inspections et des réparations, gérées à l'aide d'ordres de travail. Les ordres de travail définissent quel type d'activité doit être effectué, comment et par qui. Les techniciens reçoivent des ordres qui leur sont assignés en fonction de leurs qualifications et de leur disponibilité. Les gestionnaires planifient et surveillent l'avancement de tous les ordres par équipe, emplacement ou employé.
Suivi des coûts et des dépenses : Le logiciel de gestion des installations aide les utilisateurs à suivre les coûts de maintenance tels que le temps passé par les techniciens sur diverses opérations et le coût des pièces de rechange et des consommables nécessaires pour entretenir les installations. Quelques exemples sont les équipements d'éclairage industriel ou les matériaux de construction nécessaires pour réparer les bâtiments.
Approvisionnement et gestion des fournisseurs : Les gestionnaires d'installations travaillent avec des fournisseurs de pièces et d'accessoires et externalisent parfois certaines opérations de maintenance à d'autres entreprises. Il est donc essentiel pour eux de trouver des fournisseurs fiables et abordables qui fournissent des produits et services de haute qualité.
Analytique : Les métriques et l'analytique aident les gestionnaires d'installations à surveiller l'efficacité des activités de maintenance et à suivre leurs coûts. Le logiciel de gestion des installations peut également utiliser les données capturées par des capteurs et des compteurs à travers plusieurs sites.
Quels sont les avantages des logiciels de gestion des installations ?
L'utilisation de logiciels pour gérer les installations présente de nombreux avantages, le plus important étant :
Réduction des coûts de maintenance : L'utilisation d'un logiciel pour planifier les opérations de maintenance peut améliorer l'allocation des ressources et la productivité des employés, se traduisant par des réductions de coûts. Certaines économies incluent la réduction du temps de réponse aux demandes de service et l'augmentation du temps de disponibilité des installations.
Améliorer les opérations : Maintenir les installations peut être une tâche ardue, surtout lorsque les entreprises possèdent plusieurs sites dispersés à travers le pays ou même le monde. Des fonctionnalités comme la gestion des stocks et la planification de la maintenance facilitent la planification et la gestion des opérations pour les gestionnaires d'installations.
Optimiser la performance des installations : Le logiciel de gestion des installations peut réduire les temps d'arrêt et les perturbations dans les installations, ce qui conduit à une meilleure performance et à une productivité accrue. Par exemple, un entrepôt qui ne peut pas être utilisé à pleine capacité nuit à la capacité de l'entreprise à expédier et recevoir des produits rapidement.
Qui utilise le logiciel de gestion des installations ?
Gestionnaires d'installations : Les gestionnaires d'actifs fixes s'appuient sur les données de gestion des installations pour identifier les problèmes potentiels et planifier de manière proactive la maintenance. Les gestionnaires utilisent ce type de logiciel pour créer et mettre en œuvre un programme de maintenance, qui définit les calendriers de maintenance et les processus d'ordre de travail.
Techniciens : Les membres de l'équipe de maintenance effectuent des opérations telles que des inspections et des réparations pour prévenir ou résoudre les problèmes liés aux installations. Quelques exemples sont le remplacement des composants CVC ou la consolidation de la structure du bâtiment.
Gestionnaires de projets d'investissement : Investir dans de nouvelles installations peut être très coûteux, et les entreprises doivent s'assurer qu'elles maximisent leur investissement. Étant donné que la construction d'une installation est un projet d'investissement, les gestionnaires de projet doivent s'assurer que le bâtiment est utilisé à capacité optimale.
Quelles sont les alternatives au logiciel de gestion des installations ?
Les alternatives au logiciel de gestion des installations peuvent remplacer ce type de logiciel, soit partiellement, soit complètement :
GMAO : Bien que la GMAO se concentre principalement sur les actifs fixes tels que les équipements industriels, ce type de logiciel inclut souvent des fonctionnalités pour la gestion des installations. La GMAO se concentre généralement sur les petites et moyennes entreprises qui ont besoin de gérer moins d'installations avec un faible niveau de complexité. Par exemple, un petit entrepôt est beaucoup plus facile à entretenir qu'un centre de distribution, et la GMAO peut être une bonne option pour le premier mais pas pour le second.
Logiciel de gestion des actifs d'entreprise (EAM) : L'EAM fournit des fonctionnalités avancées pour la gestion des actifs et des installations, qui sont orientées vers des industries complexes telles que le pétrole et le gaz, l'exploitation minière, les produits chimiques et les produits pharmaceutiques.
Logiciels liés au logiciel de gestion des installations
Les solutions connexes qui peuvent être utilisées avec le logiciel de gestion des installations incluent :
Logiciel de suivi des actifs : Le suivi des actifs fait référence aux petits outils utilisés pour entretenir les installations, tels que les appareils mobiles, ou les équipements de nettoyage et de désinfection. Les entreprises exploitant plusieurs installations peuvent utiliser des centaines d'outils pour la maintenance, c'est pourquoi il est crucial de s'intégrer avec un logiciel de suivi des actifs.
Logiciel de gestion de la performance des actifs : Ce logiciel aide les entreprises à optimiser l'utilisation de tout type d'actif, des équipements et machines lourdes aux installations industrielles et entrepôts. Bien que le logiciel de gestion des installations inclue des analyses pour suivre la performance, le logiciel de gestion de la performance des actifs utilise l'apprentissage automatique pour fournir des informations avancées et des prévisions.
Logiciel de planification de l'espace de vente au détail : La gestion de l'espace de vente au détail, également connue sous le nom de logiciel de planogramme, aide les détaillants à optimiser les magasins physiques et leurs composants, tels que les étagères et les présentoirs. Étant donné que la gestion des installations n'inclut pas toujours les fonctionnalités de planogramme, les détaillants peuvent avoir besoin d'utiliser des solutions de planification de l'espace de vente au détail.
IWMS : Les systèmes de gestion intégrée des lieux de travail (IWMS) rationalisent et automatisent les activités de maintenance pour les espaces de bureau. Étant donné que les installations incluent généralement des bureaux pour le personnel administratif, l'IWMS et le logiciel de gestion des installations doivent être utilisés ensemble.
Défis avec le logiciel de gestion des installations
Les solutions logicielles peuvent présenter leur propre lot de défis.
Ancienne technologie : L'efficacité du logiciel de gestion des installations peut être entravée par l'ancienne technologie utilisée par les acheteurs. Par exemple, l'absence de capteurs intelligents rend impossible l'identification de problèmes tels que le suivi des personnes. De plus, les logiciels d'entreprise hérités ne sont pas toujours conviviaux et ne fournissent pas de données en temps réel.
Intégration : Le logiciel de gestion des installations doit s'intégrer à plusieurs types de logiciels, tels que la comptabilité, les systèmes ERP, la gestion des services sur le terrain, ou les logiciels GMAO et EAM.
Quelles entreprises devraient acheter un logiciel de gestion des installations ?
Toute entreprise qui possède ou gère des installations peut bénéficier de l'utilisation de ce type de logiciel, mais le logiciel de gestion des installations est principalement bénéfique pour les types d'entreprises suivants :
Fabricants : La plupart des fabricants ont au moins un site de production, qui comprend généralement un entrepôt utilisé pour stocker les matières premières et les produits finis.
Détaillants : Les entreprises de vente au détail doivent gérer deux types principaux d'installations : les magasins et les entrepôts. Alors que les magasins ont généralement un entrepôt, les détaillants peuvent avoir des installations dispersées à travers plusieurs sites dans plusieurs pays.
Entreprises de logistique : Étant donné que l'entreposage est une partie critique de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, les entreprises de logistique doivent s'assurer que tous leurs sites sont optimisés pour aider au stockage, à l'expédition et à la réception des marchandises.
Fournisseurs de services : De nombreuses entreprises qui possèdent des installations choisissent d'externaliser la maintenance à des fournisseurs de services spécialisés. Ces entreprises de services utilisent des logiciels de gestion des installations pour entretenir les sites au nom de leurs clients.
Quel est le coût du logiciel de gestion des installations ?
Le prix des licences peut varier en fonction du modèle de livraison. Les licences perpétuelles sont requises pour les logiciels sur site, tandis que les solutions cloud ou SaaS sont vendues sous forme de modèle d'abonnement. Les licences perpétuelles sont plus chères mais n'ont pas besoin d'être renouvelées, et les abonnements sont plus abordables, mais leur coût cumulé peut être substantiel à long terme. D'autres coûts sont liés aux services professionnels tels que la mise en œuvre ou la réingénierie des processus métier. Bien que le support client de base soit généralement inclus, les acheteurs doivent généralement payer plus pour un support 24/7 ou mondial.
Retour sur investissement (ROI)
Les acheteurs peuvent suivre le ROI du logiciel en comparant ses coûts et ses avantages. Étant donné que le coût initial du logiciel peut être important et que les avantages ne sont pas réalisés immédiatement, il peut falloir de un à trois ans pour que le logiciel génère un ROI positif.
Mise en œuvre du logiciel de gestion des installations
Comment le logiciel de gestion des installations est-il mis en œuvre ?
La mise en œuvre d'une solution de gestion des installations doit commencer par un processus de découverte pour s'assurer que le fournisseur comprend clairement quelles fonctionnalités sont nécessaires dans quel emplacement. Bien que ce processus soit simple lorsque l'acheteur a moins de sites, il devient beaucoup plus compliqué lorsque l'entreprise utilise plusieurs installations.
Qui est responsable de la mise en œuvre du logiciel de gestion des installations ?
L'équipe de sélection est généralement chargée du processus de mise en œuvre car elle a déjà une assez bonne idée de ce dont l'entreprise a besoin et comment le nouveau logiciel peut aider. Bien que les mises en œuvre simples puissent être effectuées en interne, les déploiements complexes nécessitent l'implication des fournisseurs ou de leurs partenaires, de consultants externes ou de chefs de projet.
À quoi ressemble le processus de mise en œuvre pour le logiciel de gestion des installations ?
La mise en œuvre du logiciel de gestion des installations peut varier considérablement en fonction du nombre et du type d'installations. Une approche par phases est recommandée pour plusieurs sites, tandis que les installations industrielles complexes nécessitent une équipe de gestion de projet et un calendrier clairement défini.
Quand devriez-vous mettre en œuvre le logiciel de gestion des installations ?
Pour les nouvelles installations, la mise en œuvre du logiciel doit être effectuée avant que l'entreprise ne commence à utiliser les bâtiments. Les nouvelles installations sont rares, et la plupart du temps, le logiciel doit être déployé dans des sites existants, qui ont généralement un certain type de logiciel ou un mélange de solutions pour la maintenance. Dans ce cas, la gestion des installations doit être mise en œuvre lorsque les installations sont soit fermées pour maintenance, soit pendant la saison la plus calme.
Tendances des logiciels de gestion des installations
IoT et jumeaux numériques
Les nouvelles technologies telles que l'internet des objets peuvent être utilisées pour connecter les installations, facilitant ainsi la surveillance de plusieurs sites en temps réel.
Comment acheter un logiciel de gestion des installations
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de gestion des installations
Une bonne liste d'exigences doit inclure toutes les fonctionnalités nécessaires à l'acheteur pour gérer efficacement les installations. Les exigences doivent être suffisamment détaillées pour couvrir les besoins spécifiques des acheteurs et ne pas être trop génériques. Par exemple, le suivi des coûts de maintenance est trop vague et devrait préciser quels types de coûts l'acheteur doit suivre et comment.
Comparer les produits de gestion des installations
Créer une liste longue
Une liste longue doit inclure toutes les solutions qui offrent des fonctionnalités de gestion des installations, soit en tant que produit autonome, soit en tant que partie d'un système plus vaste. Les acheteurs qui n'ont pas besoin de gérer des actifs fixes devraient se concentrer exclusivement sur les logiciels de gestion des installations.
Créer une liste courte
Une liste courte peut être créée en éliminant des produits de la liste longue en utilisant des critères de haut niveau tels que le modèle de livraison. Les acheteurs qui ne veulent qu'une solution cloud devraient exclure les produits qui doivent être hébergés sur leurs locaux. Les fonctionnalités spécifiques à l'industrie peuvent également être utilisées pour éliminer des produits. Par exemple, un détaillant devrait considérer uniquement les produits qui offrent des fonctionnalités pour leur industrie et exclure les solutions qui incluent des fonctionnalités génériques.
Réaliser des démonstrations
Les démonstrations doivent suivre un script prédéfini qui simule les processus de maintenance de l'acheteur. Pour s'assurer que les résultats des démonstrations peuvent être comparés objectivement, les acheteurs doivent utiliser le même script pour tous les fournisseurs présélectionnés. De plus, les membres de l'équipe de sélection assistant aux démonstrations doivent évaluer chaque critère en utilisant un système cohérent.
Enfin, les fonctionnalités critiques devraient avoir plus d'importance que les exigences génériques. Par exemple, la planification de l'espace est essentielle pour les détaillants, tandis que l'intégration avec la comptabilité n'est pas obligatoire. Il est également essentiel d'évaluer à quel point le logiciel est intuitif, quels indicateurs clés de performance et analyses il fournit, et comment il peut être utilisé sur des appareils mobiles.
Sélection du logiciel de gestion des installations
Choisir une équipe de sélection
L'équipe de sélection comprend au moins un cadre, tel que le directeur des opérations, qui est généralement le principal sponsor du projet. Cela signifie qu'il est chargé de définir la portée du projet de sélection, d'obtenir et de gérer le budget nécessaire à l'acquisition, et de surveiller l'avancement de toutes les étapes de sélection.
Négociation
Négocier avec les fournisseurs peut être difficile, surtout lorsqu'ils fournissent des logiciels similaires. Dans ce cas, les principaux différenciateurs entre les fournisseurs sont le prix du logiciel et leur capacité à soutenir les acheteurs pendant et après la mise en œuvre. Lors du choix entre des solutions avec des fonctionnalités et des prix similaires, des facteurs comme le support client peuvent être le facteur décisif.
Décision finale
La décision finale doit prendre en compte tous les facteurs mentionnés ci-dessus mais donner une priorité plus élevée aux exigences qui comptent le plus pour l'acheteur. Par exemple, un détaillant devrait se concentrer davantage sur les fonctionnalités de planification de l'espace, tandis que les grossistes sont plus préoccupés par la gestion de dizaines ou de centaines d'entrepôts et de centres de distribution.