Desafios com o Software de Conformidade de Imposto sobre Vendas e IVA
As soluções de conformidade fiscal podem vir com seu próprio conjunto de desafios.
Entradas precisas: O software de conformidade fiscal faz um bom trabalho ao arquivar declarações fiscais e fazer determinações de taxas, assumindo que as informações sejam inseridas corretamente. Todo software requer algum tipo de interação e entrada humana, o que pode levar a erros humanos. A saída do software de conformidade de IVA é tão boa quanto suas entradas.
Questões legais: Este software pode responder a todos os tipos de perguntas relacionadas ao uso do software, mas a maioria das plataformas não responde a consultas legais devido a razões de responsabilidade.
Determinações fiscais: O software de conformidade fornece uma lista bastante longa de categorias fiscais que o usuário deve escolher, o que pode levar a determinações fiscais incorretas. Infelizmente, este tipo de software não pode fazer determinações fiscais para o usuário porque cada caso é diferente e único.
Preços: Este tipo de software é conhecido por ser caro e geralmente inclui taxas adicionais de assinatura, integração e implementação. Os compradores de software precisam fazer sua devida diligência antes de comprar software de conformidade fiscal, pois provavelmente terão que entrar em um contrato que pode durar vários anos.
Como Comprar Software de Conformidade de Imposto sobre Vendas e IVA
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Conformidade de Imposto sobre Vendas e IVA
Ao selecionar software de gestão de imposto sobre vendas e IVA, é importante primeiro olhar para o tipo de sistema(s) fiscal(is), isenções e integrações que uma empresa precisa suportar e gerenciar, e então se familiarizar com os diferentes tipos de software disponíveis. A localização geográfica da empresa também deve ser considerada porque os sistemas fiscais variam de local para local. Existem várias opções quando se trata de software de gestão fiscal, incluindo aqueles projetados para organizações de tamanho SMB e empresarial.
Comparar Produtos de Software de Conformidade de Imposto sobre Vendas e IVA
Crie uma lista longa
Uma lista longa deve incluir todas as opções que podem fornecer aos compradores a funcionalidade de que precisam. Dependendo do país em que a organização reside ou paga impostos, esta lista pode incluir soluções que podem ajudar com regras e taxas locais e federais, coleta e arquivamento de impostos, e integrações com outras ferramentas de contabilidade e transação.
Crie uma lista curta
Após revisar e pesquisar o software na lista longa, o comprador pode reduzir essa lista com base no orçamento. O software de conformidade fiscal está disponível para atender a todos os orçamentos e algumas aplicações fiscais gerais podem ser baixadas gratuitamente ou compradas na prateleira a um preço mais baixo.
Os compradores devem ter em mente, no entanto, que quanto mais especializado for um software, mais caro ele se torna. Isso ocorre porque a base de usuários para software especializado é geralmente relativamente pequena. Se a empresa deseja algo específico para sua indústria ou personalizado para o negócio, deve estar preparada para pagar um prêmio.
Conduza demonstrações
As empresas devem garantir que demonstrem todos os produtos que acabam na lista curta. Durante as demonstrações, os compradores devem fazer perguntas específicas relacionadas às funcionalidades que mais lhes interessam, por exemplo, pode-se pedir para ser guiado por todos os recursos de remessa, como executar relatórios para auditorias ou como importar dados financeiros de outros sistemas.
Seleção de Software de Conformidade de Imposto sobre Vendas e IVA
Escolha uma equipe de seleção
Os contadores, controladores e equipes de suporte que usarão este software devem estar envolvidos no processo de seleção. O contador pode preferir uma aplicação que seja compatível com as que eles atualmente usam. Cada empresa é diferente e o contador ou controlador provavelmente está na melhor posição para oferecer uma opinião informada sobre a melhor escolha para as necessidades particulares do negócio. O controlador pode até ajudar a empresa a instalar e configurar o software escolhido.
Após escolher um software, os compradores devem lembrar que não precisam ficar presos a essa seleção para sempre; a maioria das plataformas permite complementos ou modificações. No entanto, essa decisão não deve ser tomada levianamente, pois, independentemente do software escolhido, será um grande compromisso de tempo e dinheiro. Para ver o ROI, os compradores não podem mudar de ideia alguns meses depois e trocar de software novamente.
Negociação
Negociar um contrato de software é importante para minimizar riscos, seja em termos de proteção de desempenho, proteção de segurança ou simplesmente garantir que ambas as partes estejam em total acordo com o que esperar uma da outra.
Se a empresa tiver fluxo de caixa, pode pedir um desconto em troca de um pagamento anual antecipado, e muitos fornecedores de software ficam felizes em fazer esse acordo. Outras vezes, um fornecedor de software pode oferecer uso ilimitado se os compradores pagarem antecipadamente em vez de pagar um preço de pacote mensal ou trimestral.
Os compradores também devem determinar se precisarão de ajuda para implementar o software ou integrá-lo com outro sistema. Normalmente, a primeira oferta de um fornecedor de software incluirá alguns serviços de implementação em um determinado prazo. Os compradores podem pedir para que esses serviços sejam removidos se puderem gerenciá-los sozinhos, ou se um terceiro puder fazê-lo por um preço mais barato.
Eles também precisam decidir por quanto tempo precisarão deste software. Se a empresa planeja usar o software por vários anos, o comprador pode negociar termos de contrato mais longos, o que às vezes resulta em preços mais favoráveis.
Decisão final
A decisão final deve ser baseada em todas as informações reunidas anteriormente. As empresas devem tentar priorizar as necessidades e selecionar a solução que atenda à maioria, senão a todas, de suas exigências. As empresas devem lembrar que não existe um software perfeito, mas existe um que é o melhor para o seu negócio.
Se possível, os compradores devem conduzir um programa piloto com um tamanho de amostra menor de usuários para avaliar como o software é recebido. Se a plataforma receber boas avaliações, eles podem comprar com mais confiança. Se a ferramenta for considerada ineficiente ou não funcionar como esperado, pode ser hora de testar outro software.
