En savoir plus sur Logiciel d'automatisation des services professionnels
Qu'est-ce que le logiciel d'automatisation des services professionnels ?
Le logiciel d'automatisation des services professionnels (PSA) fournit toutes ou la plupart des fonctionnalités nécessaires pour gérer une entreprise de services professionnels. Cela permet aux entreprises de services de gérer la demande, les ventes, la prestation de services, et de suivre les coûts et la rentabilité. Le PSA est principalement bénéfique pour les entreprises moyennes et grandes avec des portefeuilles de services complexes et souvent une présence internationale.
Principaux avantages du logiciel d'automatisation des services professionnels
- Fournir un référentiel de données unique pour tous les départements d'une entreprise de services professionnels
- Gérer les projets, les tâches et les activités de manière collaborative, ce qui augmente la productivité et l'efficacité des employés
- Améliorer la satisfaction client en faisant correspondre la demande des clients avec les capacités de l'entreprise, garantissant ainsi que les services vendus peuvent être livrés avec succès
Pourquoi utiliser un logiciel d'automatisation des services professionnels ?
Le PSA remplace plusieurs systèmes disparates utilisés par différents départements d'une entreprise de services professionnels, tels que la comptabilité, la gestion de projet ou la gestion de la relation client (CRM). Le PSA est bénéfique pour les entreprises de services qui s'appuyaient auparavant sur des logiciels de planification des ressources d'entreprise (ERP) qui n'étaient pas conçus pour leur secteur et nécessitaient une personnalisation ou une intégration avec d'autres logiciels.
Optimiser la gestion des ressources — Les ressources humaines et matérielles représentent les dépenses les plus importantes pour les entreprises de services professionnels. Par conséquent, ces entreprises doivent optimiser l'allocation des ressources pour éviter le gaspillage, livrer des projets de haute qualité et être rentables en même temps.
Surveiller les coûts et la rentabilité — Un système unifié permet aux entreprises de services de suivre les coûts des ressources utilisées pour livrer les projets. Le PSA aide également les équipes comptables à gérer les revenus et à les comparer aux coûts pour déterminer la rentabilité de l'entreprise.
Qui utilise le logiciel d'automatisation des services professionnels ?
Tous les employés d'une entreprise de services bénéficient de l'utilisation du PSA, ainsi que ses partenaires et freelances. Le logiciel PSA fournit généralement des portails pour que les clients accèdent à certains types d'informations telles que l'avancement de leurs projets ou pour soumettre des demandes de service client.
Les départements qui ont le plus besoin du PSA sont le bureau de gestion de projet, les ventes et le marketing, et la comptabilité.
Chefs de projet et gestionnaires de portefeuille — Les chefs de projet et l'équipe du bureau de gestion de projet (PMO) définissent les tâches, les ressources et les activités nécessaires pour livrer les services vendus par l'entreprise. Des services similaires sont généralement regroupés en portefeuilles et peuvent partager des ressources pour une meilleure efficacité. Le PSA fournit également des fonctionnalités pour surveiller les projets à travers plusieurs équipes et portefeuilles, identifier les goulots d'étranglement et proposer des actions correctives.
Ventes et marketing — Les marchés de services sont très compétitifs, donc les entreprises doivent se différencier de leurs concurrents. Pour ce faire, les équipes marketing doivent personnaliser les campagnes pour attirer des prospects plus susceptibles de devenir clients. Les commerciaux utilisent le PSA pour maintenir des relations avec les prospects et les clients, améliorant ainsi leur satisfaction et assurant leur fidélité. Le PSA offre également des opportunités de vente incitative et des informations précieuses sur les services les plus rentables.
Équipes comptables — Les comptables utilisent le logiciel PSA pour suivre les coûts tels que les heures de consultation et les frais de déplacement, et s'assurer que les projets et services génèrent un profit. L'équipe comptable doit également s'assurer que la facturation est effectuée avec précision et que les clients paient pour les services qu'ils ont reçus. En même temps, les comptables traitent les paiements aux partenaires, aux sous-traitants et à la paie interne. Pour les grandes entreprises, les comptables utilisent le PSA pour consolider les données financières de plusieurs entités commerciales. Enfin, le PSA aide les professionnels de la finance à la clôture de fin de mois et d'année, et à générer des états financiers.
Types de logiciels d'automatisation des services professionnels
Le logiciel PSA varie en portée, en fonctionnalité et dans la manière dont il est mis en œuvre par les acheteurs.
PSA tout-en-un — Comme son nom l'indique, le PSA tout-en-un offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer une entreprise de services professionnels, de la gestion de projet et de portefeuille aux ventes et au marketing, à la comptabilité, et parfois aux ressources humaines ou à la paie. Toutes ces fonctionnalités sont fournies sous forme de système intégré ou de suite de solutions que les acheteurs peuvent acheter séparément.
PSA spécialisé — Ce type de PSA se concentre principalement sur la gestion de projet et de portefeuille et les fonctionnalités connexes telles que la gestion des ressources. Bien qu'il puisse inclure des fonctionnalités pour la facturation, le CRM et le marketing, ces fonctionnalités sont généralement limitées, et les entreprises doivent s'intégrer à d'autres systèmes pour des besoins avancés. Les entreprises fournissant ces produits s'associent généralement avec un ou quelques partenaires pour offrir une intégration plus étroite avec leur logiciel CRM ou comptable.
PSA spécifique à l'industrie — La plupart des logiciels PSA peuvent être utilisés dans n'importe quelle industrie de services, mais certains fournisseurs se spécialisent dans un ou quelques secteurs de niche. Par exemple, le logiciel de gestion d'agence répond aux besoins des agences de marketing et de relations publiques, ainsi qu'aux départements marketing ou aux grandes entreprises. En plus des fonctionnalités PSA, ces solutions fournissent également des fonctionnalités spécifiques au marketing, telles que la validation en ligne et la gestion de contenu.
Fonctionnalités du logiciel d'automatisation des services professionnels
La plupart des produits PSA fournissent les fonctionnalités listées ci-dessous, mais leur robustesse varie considérablement d'un produit à l'autre. Il est donc essentiel que les acheteurs comprennent quelles fonctionnalités sont incluses et comment elles sont livrées (prêtes à l'emploi ou via intégration et personnalisation).
Gestion de projet — Les projets sont le cœur de toute entreprise orientée services. Chaque type de service est livré à travers un ou plusieurs projets qui définissent et suivent les ressources, les calendriers, les délais et les livrables. Le PSA définit, met en œuvre et surveille tous ces projets, individuellement ou par groupe.
Gestion de portefeuille — Les entreprises de services ont tendance à se spécialiser dans une ou quelques industries, telles que le marketing, l'informatique ou le conseil en affaires. Pour chacune de ces industries, les entreprises fournissent plusieurs types de services, tels que le développement de logiciels et le support technique pour l'informatique. Chaque service peut être livré de plusieurs manières, telles que différents niveaux de support, ou à différentes fréquences (ponctuel vs. continu). Tous les projets liés à un type de service sont regroupés en portefeuilles, afin qu'ils puissent être gérés et suivis ensemble. Comme ces projets sont très similaires, ils partagent des ressources, des connaissances et des indicateurs clés de performance (KPI).
Gestion des ressources — Les ressources humaines et matérielles constituent une partie importante des coûts opérationnels d'une entreprise de services. Pour livrer les projets à temps et dans le budget, les utilisateurs du PSA doivent savoir quelles ressources sont disponibles et quand, et comment les allouer aux projets pour éviter les goulots d'étranglement. Comme les projets changent souvent, l'utilisation et la planification des ressources doivent être flexibles pour s'adapter.
Comptabilité de projet — Le logiciel de comptabilité standard gère les données financières uniquement au niveau de l'entreprise, pas par projet ou portefeuille. Pour combler cette lacune, le logiciel PSA fournit des fonctionnalités pour la comptabilité de projet et pour suivre les coûts et la rentabilité de chaque portefeuille, parfois par projet.
Ventes et marketing — La plupart des produits PSA incluent des fonctionnalités pour les ventes et le marketing, telles que la gestion des clients et des communications. Le PSA aide également les utilisateurs à définir et gérer les prix et les remises pour les services offerts par l'entreprise. Pour des fonctionnalités avancées telles que la gestion des prospects, le logiciel PSA s'intègre généralement avec le CRM et le logiciel de vente.
Collaboration — La collaboration rend les employés plus productifs en leur permettant de partager des connaissances, du contenu, et de travailler ensemble sur des tâches et des projets. Cela est particulièrement important pour les projets complexes et les tâches difficiles qui ne peuvent être livrés que par une équipe de plusieurs employés. Les utilisateurs externes, tels que les freelances, bénéficient également de l'utilisation des fonctionnalités PSA comme les espaces de travail pour collaborer avec les employés de l'entreprise.
Autres fonctionnalités du logiciel d'automatisation des services professionnels : Capacités de paiement, Capacités de mix de portefeuille, Capacités de performance de portefeuille, Capacités de comptabilité de projet, Capacités de planification de projet, Capacités de reconnaissance des revenus, Capacités de gestion des risques
Fonctionnalités supplémentaires d'automatisation des services professionnels
RH et paie — Un logiciel PSA complet devrait inclure des fonctionnalités pour gérer les employés et leur rémunération. Cela garantit que l'entreprise alloue les employés aux projets en fonction de leurs compétences et de leur expérience et qu'ils soient rémunérés équitablement pour leur travail.
Gestion des risques — La livraison de projets et de portefeuilles complexes peut être compromise par divers types de risques susceptibles de perturber les opérations de l'entreprise. Certains risques, tels que le manque de ressources, peuvent être évités grâce à une meilleure planification. Les risques imprévisibles tels que les changements dans la demande des clients sont difficiles à prévoir, mais les entreprises peuvent définir des plans de contingence pour limiter leur impact négatif sur leurs opérations.
Tendances liées au logiciel d'automatisation des services professionnels
Le logiciel PSA évolue constamment de plusieurs manières : certains fournisseurs se concentrent encore sur des suites tout-en-un, tandis que d'autres préfèrent se spécialiser dans des industries telles que l'informatique, la construction ou le marketing et les relations publiques. D'autres tendances importantes sont décrites ci-dessous.
Télétravail — Alors qu'un nombre croissant d'employés travaillent à domicile, et que les entreprises travaillent de plus en plus avec des freelances, le logiciel PSA s'est adapté pour prendre en charge le télétravail. Par exemple, les utilisateurs externes peuvent accéder au logiciel PSA pour collaborer avec les employés de l'entreprise mais ont un accès limité pour éviter les violations de données et exposer des informations sensibles. De plus, le logiciel PSA offre des fonctionnalités avancées pour la collaboration telles que les espaces de travail, les discussions, et les réunions ou événements en ligne, facilitant ainsi le travail à domicile pour les utilisateurs.
Gestion stratégique de portefeuille — Les grandes entreprises de services nécessitent des fonctionnalités avancées pour optimiser leur portefeuille de produits. Certains produits PSA offrent des fonctionnalités pour la gestion stratégique de portefeuille, permettant aux clients d'entreprise de définir et de mettre en œuvre des stratégies pour l'optimisation du portefeuille. Bien que ces fonctionnalités ne soient pas critiques pour la plupart des petites et moyennes entreprises (PME) qui sont des entreprises de services, elles sont cruciales pour les entreprises moyennes à grandes dans les industries basées sur des projets telles que l'architecture, l'ingénierie et la construction (AEC).
Problèmes potentiels avec le logiciel d'automatisation des services professionnels
Complexité — Comme le logiciel PSA vise à couvrir tous ou la plupart des besoins commerciaux d'une entreprise de services professionnels, il peut être difficile à adopter et à maintenir, surtout pour les PME. Bien qu'il puisse être tentant pour les petites entreprises d'utiliser le PSA pour tout, ce type de logiciel peut fournir des fonctionnalités dont elles n'ont pas besoin.
Coût — Étant donné que le PSA fournit des fonctionnalités avancées robustes, son coût peut être prohibitif pour certaines entreprises. Le modèle de livraison par abonnement a rendu le PSA plus accessible, mais les acheteurs peuvent avoir besoin de faire des investissements supplémentaires dans la configuration ou l'intégration du produit.
Spécialisation de l'industrie — Bien que le PSA soit utilisé comme un terme générique pour tout type de services, certains fournisseurs se spécialisent dans une ou quelques industries telles que le marketing et les relations publiques, l'informatique ou l'AEC. Un exemple est les produits logiciels spécifiquement conçus pour les fournisseurs de services gérés (MSP) qui ne peuvent pas être utilisés pour gérer d'autres types de services car ils fournissent des fonctionnalités pour le service d'assistance ou la gestion des actifs informatiques.
Mise en œuvre à deux niveaux — Toutes les solutions PSA ne fournissent pas des fonctionnalités robustes pour tous les départements d'une entreprise de services. Par exemple, les fonctionnalités de comptabilité ou de CRM peuvent être insuffisantes pour les entreprises ayant des besoins avancés. En conséquence, les acheteurs peuvent avoir besoin d'acquérir des systèmes séparés pour le CRM ou la comptabilité, et de les intégrer à leur logiciel PSA.
Logiciels et services liés au logiciel d'automatisation des services professionnels
Selon le niveau de support fonctionnel d'un logiciel PSA, une intégration peut être nécessaire pour le compléter. Certains des types de logiciels les plus courants qui s'intègrent au PSA sont décrits ci-dessous.
Systèmes ERP — Les entreprises qui fournissent un mélange de produits et de services peuvent avoir besoin d'utiliser un système ERP en plus du PSA. Par exemple, un fabricant d'équipements industriels utiliserait l'ERP pour la production et le PSA pour des services comme l'installation et la maintenance d'équipements.
Logiciel de comptabilité — Les fonctionnalités comptables avancées telles que la consolidation financière ne sont pas toujours incluses dans le logiciel PSA, c'est pourquoi les entreprises peuvent avoir besoin d'utiliser des packages financiers séparés. La comptabilité peut également être nécessaire pour les entreprises mondiales pour gérer les transactions dans plusieurs devises.
Logiciel de gestion de projet et de portefeuille (PPM) — Le logiciel PPM est utilisé pour compléter le PSA, qui n'inclut pas toujours des fonctionnalités avancées pour la gestion de portefeuille. Les fonctionnalités pour la gestion des risques de portefeuille et la gestion stratégique de portefeuille ne font généralement pas partie du logiciel PSA mais sont fournies par la plupart des produits PPM.
Logiciel de gestion des voyages et des dépenses — Bien que le logiciel PSA suive les coûts des projets, il n'inclut pas toujours des fonctionnalités robustes pour la gestion des voyages et des dépenses. Dans certains marchés tels que le conseil en affaires, les voyages représentent un coût considérable, ce qui impacte significativement la rentabilité de l'entreprise. De plus, la réservation de voyages et d'hébergements n'est généralement pas prise en charge par le logiciel PSA.
