Mejor Software de contabilidad: Reseñas de usuarios de Octubre de 2025

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¿Qué es el software de contabilidad?
¿Por qué usar software de contabilidad?
Tipos de software de contabilidad
Características clave del mejor software de contabilidad
¿Cuáles son los beneficios de los sistemas de software de contabilidad?
¿Quién usa programas de contabilidad?
ERP vs. software de contabilidad
¿Cuánto cuesta el software de contabilidad?
Software relacionado con el software de contabilidad y herramientas
Desafíos con el software de contabilidad empresarial
¿Qué empresas deberían comprar software de contabilidad?
Cómo elegir el mejor software de contabilidad
Tendencias del software de contabilidad

Más Información Sobre Software de contabilidad

¿Qué es el software de contabilidad?

El software de contabilidad ayuda a individuos y empresas a gestionar sus transacciones financieras, registros y procesos. En empresas más grandes, el software de contabilidad también se utiliza para agilizar las operaciones de recursos humanos y nómina, operaciones legales, generación de facturas, libro mayor y redacción.

La llegada del software de contabilidad ha reducido el uso de hojas de cálculo de Excel y libros de caja para almacenar datos financieros. El software también se integra con software de gestión de recursos humanos, nómina, presupuesto y pronóstico, conciliación bancaria, automatización de cuentas por pagar y software de facturación para ayudar al usuario a obtener claridad sobre sus ganancias producidas.

Con el software de contabilidad, los usuarios también pueden generar recibos de salario, formularios de impuestos, estados de flujo de efectivo, estados de ingresos y recibos para regularizar los servicios a partes interesadas, servicios de proveedores y acuerdos de asociación.

Las principales industrias comerciales y no comerciales han cambiado al software de contabilidad para gestionar sus gastos empresariales y mantener todo en papel. Previene actividades "bajo la mesa" al mostrar recordatorios de pago, aprobaciones y recibos pendientes en el panel principal. También admite transacciones transfronterizas, intercambio de divisas, control de tarifas y gastos de la cadena de suministro para ayudar a las empresas a automatizar órdenes de compra, costos de inventario y materias primas, y operaciones de almacén.

¿Por qué usar software de contabilidad?

Las empresas utilizan software de contabilidad principalmente porque los propietarios de negocios y capitalistas no pueden permitirse la indulgencia en las operaciones financieras de una empresa. Los propietarios de negocios deben estar actualizados con el saldo de efectivo, las ganancias retenidas, los gastos implícitos y explícitos, las deudas y las remesas.

El software de contabilidad construye asientos de diario de lo que entra en la cuenta de uno (crédito) y lo que sale de la cuenta de uno (débito) para gestionar activos y pasivos. El software realiza operaciones matemáticas y estadísticas para construir predicciones sobre las mejores áreas de futuras inversiones. También ayuda a calcular los días de inventario pendiente (DIO), los días de ventas pendientes (DSO), los ingresos por ventas, el costo de los bienes vendidos (COGS) y el capital de trabajo operativo para estabilizar el ingreso neto.

Mientras las empresas se centran en firmar más órdenes de compra y transportar bienes, el software de contabilidad enumera sus recibos de suministro, costos de aterrizaje, costo promedio de valor y salarios de empleados para las personas responsables de la producción. Al calcular estos montos, los usuarios pueden ordenar sus pagos, registrar impuestos y esforzarse por construir un negocio rentable.

El software de contabilidad automatiza las entradas de registros, sin importar para quién sean. Puede ser para un consumidor, proveedor, socio, parte interesada o gasto implícito de la empresa. El software también supervisa la gestión de activos financieros para dar una visión clara de los activos actuales, fijos y en depreciación.

Tipos de software de contabilidad

Existen diferentes sistemas de contabilidad para elegir según el tamaño de la empresa y el ciclo de gestión de registros financieros.

Software de contabilidad de escritorio: El software general instalado en computadoras principales dentro de una organización para almacenar, modificar, agregar y eliminar registros de efectivo. Ejemplos son Quickbooks Desktop Pro, Sage 50 y Tally. Puede ser utilizado por ejecutivos de contabilidad y finanzas de nivel junior para ingresar registros de contabilidad, construir diarios de efectivo y gestionar buenas facturas.
Software de contabilidad basado en la nube: La mayoría de las nuevas herramientas de contabilidad nacieron en la nube; sus modelos de precios suelen basarse en el número de usuarios. Las soluciones basadas en la nube son fáciles de implementar, no requieren inversiones en hardware y permiten a los usuarios pagar con el tiempo según el uso. A menudo, las herramientas en la nube tienen dificultades para proporcionar una funcionalidad robusta sin conexión que permita a los usuarios completar acciones y acceder a cuentas mientras están desconectados de Internet. La nube suele ser una mejor opción para la contabilidad de pequeñas empresas debido a su menor costo.
Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP): Con un sistema ERP, puedes integrar el software de contabilidad con software funcional como gestión de recursos humanos, nómina, ventas, cumplimiento de IVA y seguimiento de tiempo para gestionar mejor tus flujos de trabajo y mostrar registros instantáneamente. El software centraliza los datos a través de diferentes verticales y mejora la experiencia del usuario. Ejemplos incluyen SAP ERP, Dynamics 365 y Oracle Netsuite.
Software de contabilidad para pequeñas empresas: Para una empresa de tamaño pequeño con un número modesto de empleados, invertir en software de contabilidad para pequeñas empresas reduce el trabajo manual de nómina, automatiza las transacciones de efectivo y gestiona los gastos corporativos en todos los departamentos. Ejemplos son Keka, Zoho Books y Wave.
Software de contabilidad de código abierto: El software de contabilidad de código abierto es una versión compatible con servidores y sin costo que se puede instalar a través de cualquier mercado de aplicaciones como Play Store o App Store. Tiene un proceso de instalación sin costo y puede manejar procesos básicos de contabilidad y finanzas como facturación, análisis financiero e informes, y entrada de datos.
Software de contabilidad freemium: El software de contabilidad freemium ofrece una versión estándar de la plataforma de forma gratuita, pero cobra por complementos. Las empresas pueden acceder a la versión básica que se puede utilizar para cálculos y estados estándar, pero necesitan pagar costos adicionales por funciones avanzadas.
Software de contabilidad específico de la industria: Los sistemas de contabilidad pueden diferir según la naturaleza de la industria a la que atienden. Los códigos fiscales, regulaciones y mejores prácticas varían entre industrias. Los compradores deben determinar si un producto que cumple con los estándares de su industria es la mejor solución o es lo suficientemente versátil como para personalizarse según sus necesidades.
Software de facturación en línea: Este software genera recibos para pedidos, ayuda a gestionar pagos de proveedores y clientes, y permite a los usuarios crear plantillas de sus facturas con plantillas predefinidas. Algunos ejemplos son Hiveage e Invoicely.
Software de contabilidad para autónomos: Un freelancer, emprendedor o vendedor que necesita gestionar finanzas, inventarios y futuras inversiones puede optar por software de contabilidad para autónomos que ayuda a predecir nuevas estrategias de negocio. Ejemplos son QuickBooks Self-employed o FreshBooks.
Software de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro: El software de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro está dirigido a organizaciones sin fines de lucro y ONG que invierten en proyectos críticos y siguen principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) o principios de contabilidad de fondos mientras analizan las finanzas.
Aplicaciones móviles de contabilidad: Estas aplicaciones de contabilidad ofrecen una interfaz amigable para dispositivos móviles que te ayuda a generar facturas, rastrear gastos, obtener aprobaciones o configurar tus cuentas sobre la marcha. Ejemplos incluyen ZohoBooks y Xero Mobile.

Características clave del mejor software de contabilidad

Además de registrar transacciones financieras, el software de contabilidad facilita la vida de los empleados, inversores y partes interesadas a través de las siguientes características.

Generación de estados de ingresos y balances: El software evalúa el costo de los bienes, activos, ingresos por ventas, ganancias antes de impuestos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar e ingreso neto cada mes. Estos datos ayudan a construir estados de ingresos y balances para la conveniencia de los propietarios e inversores.
Estimación de márgenes: Este software ayuda a analizar el efectivo invertido en investigación y desarrollo (I+D) de operaciones y calcula márgenes de beneficio variable, bruto y neto. La evaluación de márgenes con software de contabilidad aumenta el alcance del éxito de la inversión.
Depreciación y amortización de activos: El valor de los activos (ya sean fijos o corrientes) debe mencionarse explícitamente en el estado de ingresos. El valor del activo se deprecia con el tiempo, y se necesita lograr un cierto retorno de inversión a través de los ingresos por ventas. El sistema de contabilidad calcula el valor depreciado de los activos y resta el valor de los ingresos netos. También ayuda en la amortización de activos y ayuda a los usuarios a distribuir sus pagos de préstamos para la compra de activos a lo largo del tiempo.
Inventario y ventas pendientes: Con el software de contabilidad, los usuarios pueden gestionar sus listas de materiales (BOM), rotación de inventario y ventas pendientes (cuentas por cobrar). Actualiza a los usuarios sobre sus pagos pendientes, gastos de fabricación y niveles de inventario dentro de su módulo de seguimiento de gastos.
Ganancias retenidas y dividendos: Mientras los inversores diluyen el capital o buscan préstamos para hacer crecer el negocio, el software de contabilidad calcula cuántas ganancias se retuvieron en un mes particular. Las ganancias retenidas son dividendos que los propietarios e inversores pueden distribuir entre ellos o reinvertir en el negocio.
Ganancias y pérdidas: El software de contabilidad digitaliza las cuentas por cobrar y evalúa cuánto beneficio o pérdida obtuvo una empresa en un trimestre financiero particular. Las funciones integradas de informes y análisis describen las ganancias y pérdidas obtenidas y el posible análisis de causa raíz de los bajos ingresos.
Cálculo de ganancias antes de intereses, impuestos y depreciación (EBIT): El software de contabilidad tiene ratios y métricas preconstruidas para evaluar el EBIT. El EBIT es la medida de la estabilidad financiera de una empresa. Su valor se calcula después de restar los intereses debidos, el costo de depreciación y los impuestos de los ingresos por ventas obtenidos.
Intercambio de divisas y tarifas: Con el software de contabilidad, los usuarios pueden agilizar los pagos internacionales. Admite conversión de múltiples monedas, tarifas y paridad para garantizar prácticas comerciales justas. La solución está diseñada para transferencias bancarias internacionales, transacciones blancas y reembolsos instantáneos.
Capacidades de integración: El software de contabilidad a menudo se integra con software bancario o fuentes bancarias para la importación y exportación automatizada de registros de transacciones. La integración muestra que las finanzas están actualizadas, los flujos de efectivo entrantes y salientes son precisos, y los estados de balance e ingresos no tienen valores de montos atípicos.
Personalización y escalabilidad: Puedes personalizar informes contables y financieros según tus casos de uso y necesidades empresariales. Proporciona plantillas personalizables para construir estados de ingresos, estados de flujo de efectivo o hojas de libro mayor con el membrete de la empresa y el tema de la marca.
Financiamiento de capital: El software de contabilidad gestiona emisiones de capital, cuentas de accionistas individuales e inversiones de capital. La solución proporciona información profunda sobre ingresos recurrentes anuales (ARR), ingresos recurrentes netos (NRR), puntaje neto del promotor (NPS) y otras métricas financieras para ayudar a las partes interesadas a mantenerse al tanto de los últimos procesos basados en ingresos.
Cálculo de ratios: El sistema también calcula ratios como NPV, margen de beneficio bruto, margen operativo, y así sucesivamente, basado en los datos ingresados. Estos puntos de datos contribuyen al análisis de la salud financiera de una empresa.
Rastro de auditoría y relaciones con inversores: La solución no solo saca papel tras papel, sino que también mantiene un repositorio para todos los documentos legales y financieros utilizados por una parte interesada de la empresa. También se integra con software de relaciones con inversores para gestionar acciones y debentures.
Internacionalización: La internacionalización permite a los usuarios ver y realizar transacciones comerciales con el mismo contenido en múltiples idiomas y monedas. A veces, las regulaciones locales o federales pueden requerir formatos específicos e información detallada que se incluya en facturas y otros documentos financieros.
Multi-entidad o consolidación: Esta característica permite arquitecturas de múltiples libros y múltiples inquilinos, consolidaciones automatizadas, transacciones entre entidades y eliminaciones.
Conciliaciones bancarias: Las transacciones se importan de sistemas fuente, y las funciones de coincidencia automatizada concilian la mayoría de las transacciones. Esto incluye reglas de coincidencia y agrupación definidas por el usuario y flexibles para ayudar a reducir el tiempo necesario para producir conciliaciones precisas.

¿Cuáles son los beneficios de los sistemas de software de contabilidad?

Diferentes beneficios del software de contabilidad pueden usarse para producir una visión precisa y en tiempo real de las finanzas del negocio. También contiene características como facturación automática, que ahorra tiempo al automatizar tareas contables tediosas, y funciones más avanzadas o complementos como nómina, inventario de envíos y gestión de proyectos que pueden agilizar otros aspectos de un negocio.

Aquí están los beneficios del software de contabilidad:

Precisión de datos: El software aumenta la precisión de los datos al eliminar el riesgo de error humano. El software está potenciado con bibliotecas matemáticas y estadísticas robustas y paquetes de software para invocar cualquier función de programa para calcular números y métricas.
Eficiencia de tiempo: Automatizar hojas de cálculo financieras ahorra tiempo y permite a los contadores y tenedores de libros financieros centrarse en construir iniciativas estratégicas.
Información financiera en tiempo real: Los usuarios pueden alterar el contenido de un informe financiero, y los cambios se reflejarán en poco tiempo. El software actualiza métricas financieras, valores y porcentajes en tiempo real.
Informes financieros: El software genera facturas personalizables, informes, estados financieros y resúmenes financieros para que el usuario pueda analizar su salud financiera sabiamente para tomar decisiones de inversión críticas.
Cumplimiento y conciencia de auditoría: El software de contabilidad mantiene el cumplimiento gubernamental. Mantiene la integridad fiscal y muestra transacciones blancas precisas para eliminar discrepancias en los números.
Colaboración multifuncional: El software mejora la colaboración al ayudar a los usuarios a compartir archivos con equipos internos o externos. También construye informes y métricas personalizadas que cualquier ejecutivo autorizado puede acceder o modificar.
Escalabilidad y adaptabilidad: El software de contabilidad se adapta a la fuerza laboral cambiante, inversiones y expansión de negocios. Puede manejar grandes volúmenes de datos financieros y simplificar la complejidad financiera.

¿Quién usa programas de contabilidad?

El software de contabilidad es utilizado por contadores, controladores, directores financieros (CFO) y otros miembros de los departamentos de contabilidad.

El departamento de contabilidad varía según el tamaño de la empresa y la complejidad de sus operaciones. Puede incluir a una persona responsable de todo o a muchos empleados a cargo de operaciones financieras específicas como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, gestión de efectivo o gestión de gastos.

Contadores: Los contadores utilizan software de contabilidad para informes financieros, como pronósticos, informes de ganancias y pérdidas, balances y estados de flujo de efectivo.
Firmas de contabilidad: Las firmas de contabilidad gestionan las finanzas de sus clientes. Los contadores externos pueden usar su software para ayudar a los clientes, o pueden necesitar usar el software del cliente.
Controladores: Los controladores utilizan este software para supervisar las actividades contables y garantizar que los libros reflejen con precisión el dinero que entra y sale de la empresa.
CFO y gerentes: Los ejecutivos utilizan software de contabilidad para garantizar que se construyan controles en cómo su sistema compila datos y evalúa la situación financiera de la empresa. Los ejecutivos generalmente necesitan acceder a informes financieros y paneles de control y rara vez gestionan transacciones u otras actividades contables.
Fundadores de startups y freelancers: Individuos como estos utilizan software de contabilidad para registrar sus inversiones, calcular el retorno de inversión (ROI) y gestionar información relacionada con salarios.
Agencias gubernamentales: Las agencias gubernamentales deben gestionar fondos públicos, reducir problemas de "free rider" y pronosticar gastos fiscales. Utilizan software de contabilidad para monitorear operaciones basadas en efectivo.
Minoristas y negocios de comercio electrónico: Los minoristas en línea o fuera de línea y las marcas de comercio electrónico registran cada transacción de cliente, costo de gasto de inventario de bienes y ingresos por ventas con software de contabilidad. Los estados de ingresos mensuales, trimestrales y anuales impresos con software de contabilidad ayudan a analizar sus cuentas y niveles de reposición de efectivo.
Organizaciones sin fines de lucro: Las organizaciones sin fines de lucro utilizan software de contabilidad para gestionar subvenciones, donaciones y operaciones de fideicomisos caritativos para garantizar que el dinero se gaste sabiamente.
Instituciones educativas: Las instituciones educativas utilizan software específico como SAP o Tally para enseñar a los estudiantes los conceptos básicos de contabilidad y finanzas.

ERP vs. software de contabilidad

Los sistemas ERP son un conjunto de software específico para departamentos que gestiona procesos y flujos de trabajo a través de unidades departamentales. Este software se utiliza para agilizar ventas y marketing, gestión de relaciones con clientes, legal y fiscal, recursos humanos y nómina, incorporación de empleados, y procesos empresariales existentes y otros. Abarca aplicaciones que atienden a cada vertical del negocio. El software de contabilidad es parte de la infraestructura general de ERP y comparte datos con otros software bajo el mismo paraguas.

El software de contabilidad es una solución dedicada que automatiza la contabilidad, nómina y operaciones contables de una empresa. La solución rastrea gastos, genera informes financieros y organiza ingresos en estados de ingresos o balances. Es ideal para pequeñas y medianas empresas que desean establecer registros y facturas para pagos y evaluar su mantenimiento financiero.

¿Cuánto cuesta el software de contabilidad?

El costo del software de contabilidad depende del tamaño de tu negocio y el tipo de industria. Para pequeñas empresas, un software de contabilidad fácil de usar, intuitivo y básico es una buena opción. Esta herramienta ofrece características como procesamiento de nómina, rastros de auditoría, transferencias bancarias e informes financieros.

El rango de precios varía desde planes gratuitos (o niveles gratuitos) hasta $50 al mes para software de contabilidad más completo y complejo. Las empresas de tamaño medio a grande generalmente requieren más características como conversión de múltiples monedas, soporte para múltiples usuarios, soporte de entidades, forex y tarifas, seguimiento de tiempo e inventario, contabilidad global, recursos humanos básicos y análisis detallados.

La mayoría del software de contabilidad de nivel medio a empresarial ofrece pruebas gratuitas. Sin embargo, es mejor contactar directamente al proveedor de software para obtener una cotización personalizada. El rango de precios puede variar de $50 a $300 y más.

Este software se puede comprar basado en cualquier plan que ofrezcan. Por lo general, las opciones de planes de suscripción incluyen gratuito o freemium, suscripción mensual, suscripción anual, pago por uso y precios escalonados.

Software relacionado con el software de contabilidad y herramientas

El software y los servicios relacionados llenan el vacío en las características y funcionalidad del software de contabilidad y ayudan a lograr una eficiencia adicional en un entorno empresarial. Aquí hay una lista de software que los equipos de contabilidad y finanzas pueden usar con el software de contabilidad.

Software de presupuestación y pronóstico: Este software está potenciado con capacidades de modelado predictivo y regresión para evaluar los requisitos financieros de la empresa en el futuro. Se utiliza para analizar la demanda agregada de productos y asignar los recursos empresariales adecuados para esta demanda.
Software de automatización de cuentas por pagar (AP): El software de automatización de AP es utilizado por contadores y gerentes financieros para automatizar las cuentas por pagar, reducir el trabajo manual y procesar facturas. Verifica las obligaciones de la empresa y construye facturas de AP para eliminar los gastos de pago.
Software de cuentas por cobrar: El software de cuentas por cobrar almacena, personaliza y actualiza pagos e invoices de clientes en el sistema contable. La solución puede enviar recordatorios de pago a clientes o proveedores e ingresar la liquidación en el sistema junto con el DSO (días de ventas pendientes). El DSO es una métrica que indica al usuario los días promedio que tomó para cobrar un pago de cliente.
Software de gestión de riesgos financieros: Esta solución protege los datos financieros contra violaciones de datos, vulnerabilidades o acceso no autorizado de usuarios. También ofrece otras características como control de crédito, control de riesgos y simulaciones de escenarios para ofrecer los mejores acuerdos de inversión a las partes interesadas dentro de una empresa.
Software de gestión de flujo de efectivo: Este software enumera los flujos de efectivo entrantes y salientes dentro de un negocio en un período financiero. Calcula si el flujo de efectivo en un mes particular fue negativo o positivo. Analiza flujos de efectivo futuros basados en transacciones pasadas y datos históricos.
Software de análisis financiero: El software de análisis financiero trabaja en conjuntos de datos de inversión y correlaciona métricas relevantes para construir carteras de inversión robustas. Genera informes financieros avanzados e identifica las mejores oportunidades para invertir y mejorar la rentabilidad de un servicio.
Software de gestión del rendimiento corporativo (CPM): Las empresas utilizan software de CPM para implementar estrategias e iniciativas empresariales y obtener información sobre el personal, la productividad, los objetivos y las metas de departamentos específicos dentro de un negocio. A menudo se integra con sistemas ERP, software de CRM, software de cadena de suministro y logística, y software de gobernanza, riesgo y cumplimiento para monitorear los indicadores clave de rendimiento (KPI) de un negocio y cuán eficientemente se han logrado hasta ahora.

Desafíos con el software de contabilidad empresarial

Los propietarios de negocios y ejecutivos que buscan herramientas de contabilidad deben estar al tanto de algunos de los posibles desafíos y limitaciones de este tipo de software:

Internacionalización: No todos los servicios de contabilidad pueden manejar operaciones fuera de un país. Si un negocio realiza transacciones en otras monedas o idiomas, necesitará reducir su búsqueda a sistemas que se hayan internacionalizado eficientemente.
Cumplimiento: Existen muchos estándares contables y regulaciones financieras; no todos los sistemas contables los cubren. Los estados financieros básicos e informes para propósitos de cumplimiento generalmente están incluidos, pero los compradores deben asegurarse de que las características de cumplimiento financiero específicas de la industria estén cubiertas.
Consolidación: Cuando los sistemas contables se utilizan en múltiples ubicaciones, toda la información financiera debe consolidarse para ser procesada a nivel de empresa. Esto no es un problema cuando todos los usuarios utilizan una única solución contable. Sin embargo, se convierte en un desafío cuando se utilizan soluciones separadas o diferentes versiones del mismo software.
Acceso a datos sensibles: Los sistemas contables almacenan datos financieros personales y empresariales como cuentas bancarias e información de tarjetas de crédito, así como otra información confidencial, incluidos números de seguridad social. Por lo tanto, es vital asegurarse de que solo un número limitado de usuarios pueda acceder a este tipo de información y que esté protegida contra amenazas externas como virus o ataques de piratería. Un desafío significativo que los proveedores deben abordar es la tendencia de "trae tu propio dispositivo", lo que significa que los usuarios acceden a aplicaciones contables en sus dispositivos móviles personales, que no siempre son seguros o están protegidos contra virus.
Integraciones: Gran parte de la información gestionada en el software de contabilidad se comparte y puede ser aprovechada por sistemas ERP más grandes; a menudo, estos sistemas pueden ofrecer sus módulos contables. Asegurarse de que la información contable se integre bien con los sistemas actuales o expandir la búsqueda a sistemas más complejos que gestionen los recursos de la empresa puede ser la clave para elegir el software adecuado.

¿Qué empresas deberían comprar software de contabilidad?

El software de contabilidad viene en todas las formas y tamaños. Está diseñado para empresas de tamaño pequeño a empresas grandes y organizaciones sin fines de lucro.

Pequeñas empresas: El software de contabilidad suele ser más fácil de usar y ofrece características adicionales como facturación y nómina. Las pequeñas empresas pueden encontrar una mayor visibilidad financiera y registrar más fácilmente las conciliaciones bancarias si cambian de hojas de cálculo a software de contabilidad.
Empresas: Las grandes organizaciones que a menudo hacen negocios internacionalmente pueden beneficiarse del software de contabilidad porque deben gestionar el cumplimiento regulatorio y fiscal con requisitos variables. El software de contabilidad empresarial a menudo se integra con el software ERP y ayuda a automatizar y consolidar muchas de las tareas financieras de una empresa de tamaño empresarial, incluyendo facturación, presupuestación y pronóstico, e informes.
Organizaciones sin fines de lucro: El software de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro, también llamado contabilidad de fondos, ayuda a las empresas sin fines de lucro a gestionar transacciones exentas de impuestos, subvenciones e informes. Además de las herramientas contables estándar, este tipo de software también ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a aceptar y registrar donaciones, gestionar fideicomisos y mantener el cumplimiento.
Firmas de contabilidad: Las empresas que brindan servicios contables también deberían comprar software de contabilidad. El software para firmas de contabilidad ayuda a los profesionales contables a aumentar la productividad y mejorar sus relaciones con los clientes. Estos productos de software pueden implementarse y utilizarse en toda la empresa, pero son más beneficiosos para contadores independientes.

Cómo elegir el mejor software de contabilidad

Elegir un software de contabilidad es complicado porque requiere conocimientos sobre el proceso de contabilidad de efectivo, mantenimiento de libros, generación de facturas y operaciones de inversión.

Recolección de requisitos (RFI/RFP) para software de contabilidad

Al seleccionar software de contabilidad, es importante primero observar cómo opera el negocio y luego familiarizarse con los diferentes tipos de software disponibles. Hay varias opciones para productos de software de contabilidad, incluidas aquellas diseñadas para las necesidades empresariales de pequeñas y medianas empresas.

Comparar productos de software de contabilidad

Dependiendo de la industria, el comprador podría querer crear una lista larga de software diseñado para ayudar a las empresas en la industria particular. Por ejemplo, hay plataformas específicamente construidas para empresas en el comercio minorista, fabricantes, restaurantes, etc., así como para muchos otros tipos de organizaciones comerciales.

Otro factor a considerar al crear esta lista es cuán fácil de usar es el software en la contabilidad y conciliación. Aunque el software de contabilidad puede facilitar ciertas tareas, aún requiere una cierta cantidad de comprensión financiera. A menudo, el software de contabilidad construido para pequeñas empresas es más fácil de usar pero tiene menos características que el software empresarial.

Crear una lista corta

Después de revisar e investigar el software en la lista larga, el comprador puede reducir esta lista en función del presupuesto. El software de contabilidad está disponible para adaptarse a todos los presupuestos, y algunas aplicaciones contables generales pueden descargarse de forma gratuita o comprarse en el mercado a un precio más bajo.

Sin embargo, los compradores deben recordar que cuanto más especializado sea un software, más caro será. Esto se debe a que la base de usuarios para software especializado suele ser relativamente pequeña. Si la empresa quiere algo específico para su industria o personalizado para el negocio, deben estar preparados para pagar una prima.

Realizar demostraciones

Como regla general, las empresas deben realizar demostraciones de todos los productos en su lista corta. Durante las demostraciones, los compradores deben hacer preguntas específicas sobre las funcionalidades que más les importan. Por ejemplo, uno podría pedir que se les muestre todas las características de contabilidad, cómo ejecutar informes o cómo importar datos financieros de otros sistemas.

Selección de software de contabilidad

Los contadores que utilizan este software deben estar involucrados en el proceso de selección. El contador puede preferir una aplicación compatible con las que actualmente utilizan. Cada negocio es diferente, y el contador está en la mejor posición para ofrecer una opinión informada sobre la mejor opción para las necesidades particulares del negocio. El contador incluso puede ayudar a la empresa a instalar y configurar el software elegido.

Después de elegir el software, los compradores deben recordar que no tienen que quedarse con esta selección para siempre; la mayoría de las plataformas permiten complementos o modificaciones. Sin embargo, esta decisión no debe tomarse a la ligera porque, sin importar qué software se elija, será un gran compromiso de tiempo y dinero. Para ver el retorno de inversión, los compradores no pueden cambiar de opinión unos meses después y cambiar de software nuevamente.

Negociación

Negociar un contrato de software es importante para minimizar el riesgo, ya sea en términos de protección de rendimiento, protección de seguridad o simplemente asegurarse de que ambas partes estén de acuerdo en qué esperar de la otra.

Si el negocio tiene el flujo de efectivo, podría pedir un descuento a cambio de un pago anual por adelantado, y muchos proveedores de software están felices de hacer ese trato. Alternativamente, un proveedor de software puede ofrecer uso ilimitado si los compradores pagan por adelantado en lugar de un precio de paquete mensual o trimestral.

Los compradores también deben determinar si necesitan ayuda para implementar o integrar el software de contabilidad con otro sistema. Por lo general, la primera oferta de un proveedor de software incluirá servicios de implementación en un plazo determinado. Los compradores pueden pedir que se eliminen estos servicios si pueden gestionarlo ellos mismos o si un tercero puede hacerlo a un precio más barato.

También necesitan decidir por cuánto tiempo necesitarán este software. Si la empresa va a utilizar el software durante años, el comprador puede negociar términos más largos, lo que a veces resulta en precios más favorables.

Decisión final

La decisión final debe basarse en toda la información recopilada previamente. Las empresas deben priorizar las necesidades y seleccionar la solución que cumpla con la mayoría, si no todas, de sus requisitos. Las empresas deben recordar que no hay un software perfecto, pero sí hay uno que es el mejor para su negocio.

Los compradores deben realizar un programa piloto con una muestra más pequeña de usuarios para evaluar qué tan bien se recibe el software. Si la plataforma obtiene altas calificaciones, pueden comprar con más confianza. Si la herramienta es ineficiente o no funciona como se esperaba, podría ser el momento de probar otro software.

Tendencias del software de contabilidad

Con el auge de la computación en la nube y la inteligencia artificial, los sistemas de contabilidad se han vuelto más avanzados y capaces de lidiar con complejidades financieras. Las siguientes tendencias están siendo observadas y adoptadas dentro del sector del software:

Soluciones basadas en la nube: La creciente adopción de software de contabilidad basado en la nube ha trasladado los datos contables de servidores privados virtuales a contenedores en la nube. Los usuarios pueden editar, modificar y recuperar elementos de datos de servidores en la nube híbrida de manera segura a una fracción del costo del almacenamiento de datos tradicional.
Integración de inteligencia artificial (IA): La integración de IA puede aumentar la credibilidad de los pronósticos financieros, mejorar la toma de decisiones y construir mejores estrategias de inversión para el negocio.
Tecnología blockchain: Es otra tendencia desarrollada recientemente que permite a las empresas comprar e intercambiar tokens no fungibles (NFT). Los NFT son activos que pueden ser analizados y evaluados utilizando el sistema contable.
Aplicaciones móviles de contabilidad: No solo una aplicación móvil de contabilidad proporciona acceso a fuentes bancarias y datos sobre la marcha, sino que también rastrea automáticamente los cambios, proporciona flexibilidad y mejora la experiencia del usuario con gráficos responsivos.
Seguridad de datos y cumplimiento: El énfasis en la seguridad de datos ha hecho que los sistemas de contabilidad sean compatibles con el riesgo y autogobernantes. Este sistema mantiene la integridad de los datos y mantiene la confidencialidad de los datos sensibles.

Escrito e investigado por Nathan Calabrese

Revisado y editado por Jigmee Bhutia

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