Herausforderungen mit Software zur Einhaltung von Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer
Lösungen zur Steuer-Compliance können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen.
Genauigkeit der Eingaben: Steuer-Compliance-Software leistet gute Arbeit bei der Einreichung von Steuererklärungen und der Bestimmung von Sätzen, vorausgesetzt, die Informationen werden korrekt eingegeben. Alle Software erfordert eine Art menschliche Interaktion und Eingabe, was zu menschlichen Fehlern führen kann. Die Ausgabe der Mehrwertsteuer-Compliance-Software ist nur so gut wie ihre Eingaben.
Rechtliche Fragen: Diese Software kann alle Arten von Fragen beantworten, die sich auf die Nutzung der Software beziehen, aber die meisten Plattformen beantworten keine rechtlichen Anfragen aus Haftungsgründen.
Steuerbestimmungen: Compliance-Software bietet eine ziemlich lange Liste von Steuerkategorien, aus denen der Benutzer auswählen muss, was zu falschen Steuerbestimmungen führen kann. Leider kann diese Art von Software keine Steuerbestimmungen für den Benutzer treffen, da jeder Fall anders und einzigartig ist.
Preisgestaltung: Diese Art von Software ist dafür bekannt, teuer zu sein und umfasst in der Regel zusätzliche Abonnement-, Onboarding- und Implementierungsgebühren. Softwarekäufer müssen ihre Sorgfaltspflicht erfüllen, bevor sie Steuer-Compliance-Software kaufen, da sie höchstwahrscheinlich einen Vertrag eingehen müssen, der mehrere Jahre dauern könnte.
Wie kauft man Software zur Einhaltung von Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Software zur Einhaltung von Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer
Bei der Auswahl von Software zur Verwaltung von Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer ist es wichtig, zunächst zu prüfen, welche Art von Steuersystem(en), Ausnahmen und Integrationen ein Unternehmen unterstützen und verwalten muss, und sich dann mit den verschiedenen verfügbaren Softwaretypen vertraut zu machen. Der geografische Standort des Unternehmens sollte ebenfalls berücksichtigt werden, da Steuersysteme je nach Standort variieren. Es gibt eine Vielzahl von Optionen, wenn es um Steuerverwaltungssoftware geht, einschließlich solcher, die für kleine und mittlere Unternehmen sowie für große Unternehmen konzipiert sind.
Vergleich von Produkten zur Einhaltung von Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer
Erstellen Sie eine lange Liste
Eine lange Liste sollte alle Optionen enthalten, die den Käufern die benötigte Funktionalität bieten könnten. Abhängig von dem Land, in dem die Organisation ansässig ist oder Steuern zahlt, könnte diese Liste Lösungen enthalten, die bei lokalen und bundesstaatlichen Regeln und Sätzen, Steuererhebung und -einreichung sowie Integrationen mit anderen Buchhaltungs- und Transaktionstools helfen können.
Erstellen Sie eine kurze Liste
Nach der Überprüfung und Recherche der Software auf der langen Liste kann der Käufer diese Liste basierend auf dem Budget verkleinern. Steuer-Compliance-Software ist für alle Budgets verfügbar, und einige allgemeine Steueranwendungen können kostenlos heruntergeladen oder zu einem niedrigeren Preis im Handel gekauft werden.
Käufer müssen jedoch bedenken, dass je spezialisierter eine Software ist, desto teurer wird sie. Dies ist der Fall, weil die Benutzerbasis für spezialisierte Software in der Regel relativ klein ist. Wenn das Unternehmen etwas Spezifisches für seine Branche oder maßgeschneidert für das Geschäft möchte, sollten sie bereit sein, einen Aufpreis zu zahlen.
Führen Sie Demos durch
Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie alle Produkte, die auf ihrer kurzen Liste stehen, vorführen. Während der Demos sollten Käufer spezifische Fragen zu den Funktionen stellen, die ihnen am wichtigsten sind, zum Beispiel könnte man bitten, alle Abführungsfunktionen durchzugehen, wie man Berichte für Prüfungen erstellt oder wie man Finanzdaten aus anderen Systemen importiert.
Auswahl von Software zur Einhaltung von Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer
Wählen Sie ein Auswahlteam
Die Buchhalter, Controller und Support-Teams, die diese Software verwenden werden, müssen in den Auswahlprozess einbezogen werden. Der Buchhalter könnte eine Anwendung bevorzugen, die mit den von ihm derzeit verwendeten kompatibel ist. Jedes Unternehmen ist anders, und der Buchhalter oder Controller ist höchstwahrscheinlich in der besten Position, um eine fundierte Meinung über die beste Wahl für die besonderen Bedürfnisse des Unternehmens abzugeben. Der Controller könnte sogar dem Unternehmen helfen, die ausgewählte Software zu installieren und einzurichten.
Nachdem eine Software ausgewählt wurde, müssen Käufer daran denken, dass sie nicht für immer an diese Auswahl gebunden sind; die meisten Plattformen erlauben Add-ons oder Modifikationen. Diese Entscheidung sollte jedoch nicht leichtfertig getroffen werden, da unabhängig davon, welche Software gewählt wird, es ein großer Zeit- und Geldaufwand sein wird. Um einen ROI zu sehen, können Käufer nicht ein paar Monate später ihre Meinung ändern und die Software erneut wechseln.
Verhandlung
Das Verhandeln eines Softwarevertrags ist wichtig, um das Risiko zu minimieren, sei es in Bezug auf Leistungsschutz, Sicherheitsschutz oder einfach um sicherzustellen, dass beide Parteien vollständig darüber einig sind, was sie voneinander erwarten können.
Wenn das Unternehmen über Cashflow verfügt, könnten sie um einen Rabatt im Gegenzug für eine jährliche Vorauszahlung bitten, und viele Softwareanbieter sind bereit, diesen Deal zu machen. Andere Male kann ein Softwareanbieter unbegrenzte Nutzung anbieten, wenn die Käufer im Voraus zahlen, anstatt einen monatlichen oder vierteljährlichen Paketpreis zu zahlen.
Käufer sollten auch bestimmen, ob sie Hilfe bei der Implementierung der Software oder der Integration mit einem anderen System benötigen. In der Regel enthält das erste Angebot eines Softwareanbieters einige Implementierungsdienste in einem bestimmten Zeitrahmen. Käufer können darum bitten, diese Dienste zu entfernen, wenn sie es selbst verwalten können oder wenn ein Dritter es günstiger tun kann.
Sie müssen auch entscheiden, wie lange sie diese Software benötigen werden. Wenn das Unternehmen plant, die Software über mehrere Jahre zu nutzen, kann der Käufer längere Vertragslaufzeiten aushandeln, was manchmal zu günstigeren Preisen führt.
Endgültige Entscheidung
Die endgültige Entscheidung sollte auf allen zuvor gesammelten Informationen basieren. Unternehmen sollten versuchen, Bedürfnisse zu priorisieren und die Lösung auszuwählen, die die meisten, wenn nicht alle, ihrer Anforderungen erfüllt. Unternehmen müssen daran denken, dass es keine perfekte Software gibt, aber es gibt eine, die am besten für ihr Geschäft geeignet ist.
Wenn möglich, sollten Käufer ein Pilotprogramm mit einer kleineren Benutzergruppe durchführen, um zu beurteilen, wie gut die Software angenommen wird. Wenn die Plattform hohe Bewertungen erhält, können sie mit mehr Vertrauen kaufen. Wenn das Tool als ineffizient oder nicht wie erwartet leistungsfähig empfunden wird, könnte es an der Zeit sein, eine andere Software zu testen.
