Saiba Mais Sobre Software de Gestão de Ausências
O que é Software de Gestão de Ausências?
O software de gestão de ausências simplifica o processo de permitir que os funcionários tirem folga do trabalho. Também conhecido como software de gestão de licenças ou software de gestão de folgas, as soluções de gestão de ausências ajudam gerentes e departamentos de recursos humanos a lidar com pedidos de folga para férias, tempo de doença ou outras circunstâncias. Os dados do software de gestão de ausências ajudam as empresas a entender quando os funcionários estarão fora do escritório, quanto tempo de folga cada funcionário usou e se as políticas internas estão sendo seguidas. Para os funcionários, esses sistemas simplificam o processo de gerenciamento de seus saldos de folga e obtenção de aprovação para folgas. Os produtos de software de gestão de ausências são vendidos como uma solução independente ou como um módulo integrado de uma suíte de software de RH maior.
Quais Tipos de Software de Gestão de Ausências Existem?
Geralmente, os produtos de software de gestão de ausências são parte de uma suíte de RH maior ou são vendidos como uma solução independente.
Módulo de suíte de RH
Suítes de RH modulares podem incluir um módulo para gerenciar a ausência de funcionários entre seus outros módulos, como RH central, folha de pagamento ou gestão de desempenho.
Produtos independentes
Soluções pontuais são soluções especializadas que se concentram especificamente na gestão de ausências. Soluções independentes de gestão de ausências tendem a ter conjuntos de recursos mais robustos, já que seu foco principal é gerenciar licenças de funcionários. Esses produtos geralmente se integram a outros softwares.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Gestão de Ausências?
A seguir estão alguns recursos principais dentro do software de gestão de ausências:
Portal de autoatendimento do funcionário: Os funcionários individuais podem gerenciar suas ausências usando portais de autoatendimento integrados ao software de gestão de ausências. Os sistemas de autoatendimento permitem que os funcionários solicitem diferentes tipos de dias de folga, como dias de doença ou férias. Eles podem então monitorar o status do pedido e acessar outras informações, como quantos dias de folga ainda têm disponíveis.
Painel do gerente: Para simplificar a gestão de folgas de funcionários, a maioria das soluções de gestão de ausências fornece um painel administrativo que os gerentes podem usar para rastrear ausências em uma equipe ou em toda a organização. Os gerentes podem usar um calendário centralizado para monitorar quais dias os funcionários estão tirando folga e aprovar ou negar pedidos. Relatórios analíticos garantem que os gerentes tenham as informações necessárias para manter níveis de pessoal adequados.
Políticas de licença personalizadas: Cada organização tem uma política de licença diferente. As soluções de gestão de ausências permitem que os administradores personalizem o software com base nas regras exclusivas de sua organização, como quantos dias de férias cada funcionário tem direito. Os administradores podem ajustar esses parâmetros com base em diferentes fatores, como cargo ou região do funcionário. Ser capaz de personalizar essas políticas ajuda a garantir que funcionários e gerentes sigam as regras internas, bem como mantenham a conformidade com regulamentos locais ou regionais. Muitas soluções também podem lidar com circunstâncias especiais de ausência, como uma ausência de longo prazo sob a Lei de Licença Médica Familiar (FMLA).
Fluxo de aprovação flexível: Os pedidos de folga podem precisar ser encaminhados por vários gerentes. Produtos de gestão de ausências com fluxos de trabalho personalizados permitem que os administradores designem quais gerentes precisam aprovar pedidos de licença. Esse fluxo de trabalho pode mudar dependendo do departamento ou funcionário.
Diretório de funcionários: Alguns produtos de gestão de ausências permitem que os administradores criem perfis de funcionários com informações detalhadas sobre cada membro da equipe, como título do cargo, departamento, localização do escritório e gerente. Esses dados podem ajudar as organizações a personalizar suas políticas de ausência usando uma variedade de fatores. Capacidades de armazenamento em nuvem em alguns produtos também permitem que os administradores armazenem registros digitais para cada funcionário.
Relatórios: Ferramentas de relatórios personalizados dão aos gerentes insights sobre como seus funcionários estão usando as políticas de licença da organização. Relatórios que mostram quantos dias de férias ou doença cada funcionário usou ou quantos dias de folga os funcionários não usaram podem ajudar os gerentes a identificar tendências organizacionais ou elaborar políticas futuras. Esses relatórios geralmente podem ser exportados para que possam ser compartilhados.
Alertas: Vários tipos de notificações automáticas podem ajudar a lembrar funcionários ou gerentes sobre diferentes eventos relacionados a ausências. Por exemplo, os administradores podem configurar o sistema para enviar uma notificação a um gerente quando um funcionário solicita uma ausência não planejada, o que pode ajudar a equipe a se ajustar na ausência desse funcionário. Alertas automáticos por e-mail permitem que os funcionários fiquem informados sobre o status de seus pedidos de férias ou seus saldos de licença.
Integrações: A maioria dos sistemas de gestão de ausências pode se integrar a outras ferramentas de software. Integrações de calendário ajudam a aumentar a visibilidade das ausências dos membros da equipe, para que os gerentes sejam mais propensos a lembrar quem estará ausente em determinados dias. Muitas soluções oferecem a capacidade de enviar notificações por diferentes canais, como e-mail ou software de mensagens instantâneas empresariais. Alguns produtos também se integram ao software de RH central para simplificar o compartilhamento de dados sobre cada funcionário.
Aplicativo móvel: Algumas soluções incluem um aplicativo móvel que os funcionários podem usar para solicitar folga ou verificar sua elegibilidade para folga, com base em quantos dias já usaram.
Quais são os Benefícios do Software de Gestão de Ausências?
Simplifica o registro: Rastrear manualmente as ausências dos funcionários pode consumir muito tempo e recursos que as equipes de RH e gerentes poderiam gastar melhor em outro lugar. Talvez o maior benefício do software de gestão de ausências seja automatizar esses processos para que os pedidos de funcionários, saldos de licença e tempo de folga planejado sejam todos geridos no software. As soluções de gestão de ausências também armazenam registros precisos de licenças de funcionários, melhorando a acessibilidade dessas informações.
Melhora a comunicação: Tanto gerentes quanto funcionários devem saber quando os membros da equipe planejam estar fora do escritório. As funções de relatórios e painéis nas soluções de gestão de ausências dão a todos na organização uma visão em tempo real de quem estará tirando folga e quando estarão fora. Ter essas informações facilita para os gerentes planejar e fazer ajustes na força de trabalho para que os projetos ainda possam ser concluídos a tempo.
Torna a folga mais acessível: Os colaboradores individuais querem sentir que sua empresa está apoiando sua capacidade de fazer seu melhor trabalho, e parte disso é permitir que eles tirem tempo para o bem-estar pessoal, seja para recarregar as energias ou se recuperar de uma doença. Para que os funcionários tirem licenças, os sistemas que permitem folgas precisam ser acessíveis e fáceis de usar. Os funcionários não vão querer navegar por uma série de formulários complexos apenas para tirar férias. Ter um sistema de gestão de ausências simplificado mostra que uma organização quer tornar a folga acessível para os funcionários e apoiar o bem-estar dos funcionários, algo que muitos trabalhadores irão apreciar.
Ajuda a manter a conformidade: À medida que as organizações crescem e adicionam diferentes unidades de negócios ou departamentos, pode ser cada vez mais desafiador garantir que as pessoas em toda a organização estejam aderindo às políticas internas, bem como aos regulamentos externos. Do ponto de vista da folga, isso significa manter a conformidade com as políticas de licença e permissões que cada funcionário é elegível, dependendo de seu papel específico e localização geográfica. Também significa garantir que a empresa cumpra quaisquer leis ou regulamentos aplicáveis relacionados a licenças de ausência de funcionários. A personalização das soluções de gestão de ausências significa que as organizações podem configurá-las de acordo com seus parâmetros desejados e, em seguida, automatizar grande parte da verificação de conformidade, enquanto os administradores executam relatórios periódicos para garantir que estão mantendo a conformidade com regulamentos como FMLA ou a Lei dos Americanos com Deficiências (ADA).
Quem Usa Software de Gestão de Ausências?
Funcionários: Geralmente, os produtos de gestão de ausências incluem uma maneira para os funcionários solicitarem folga, seja por meio de um formulário de folga, um portal de autoatendimento ou uma integração com outra ferramenta. Os funcionários também usam o software de gestão de ausências para gerenciar seus saldos de licença e visualizar as folgas futuras que agendaram.
Gerentes: A aprovação de pedidos de folga geralmente cabe aos gerentes. Eles usam soluções de gestão de ausências para visualizar pedidos de funcionários e aprová-los ou negá-los. Painéis de relatórios para gerentes dão a eles uma visão geral das ausências futuras dos funcionários, bem como tendências sobre tópicos como absenteísmo ou licenças médicas.
Especialistas em RH: A equipe de recursos humanos provavelmente terá um papel na definição de políticas de licença dentro do software de gestão de ausências e na comunicação dessas políticas aos funcionários para garantir a conformidade e ajudar os funcionários a entender os benefícios que têm disponíveis. A equipe de recursos humanos pode usar o software de gestão de ausências para rastrear ausências em toda a organização para procurar tendências mais amplas e determinar se precisam fazer atualizações de políticas.
Quais são as Alternativas ao Software de Gestão de Ausências?
Alternativas ao software de gestão de ausências podem substituir esse tipo de software, parcial ou completamente:
Software de tempo e presença: Software para rastrear a presença e as horas trabalhadas dos funcionários geralmente inclui funcionalidades para gerenciar licenças de funcionários também. Dependendo da solução, os recursos de gestão de ausências podem não ser tão robustos quanto em um produto projetado exclusivamente para gerenciar pedidos de licença e organizar dados de ausência de funcionários.
Software Relacionado ao Software de Gestão de Ausências
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com o software de gestão de ausências incluem:
Software de RH central: Esses sistemas de registro contêm grandes quantidades de dados sobre cada funcionário, alguns dos quais podem ser valiosos para manter registros de ausência de funcionários e determinar quais políticas de licença se aplicam a diferentes funcionários. Os sistemas de gestão de ausências podem se integrar ao software de RH central para facilitar a transferência contínua desses dados de funcionários entre os sistemas.
Software de mensagens instantâneas empresariais: Integrações com software de mensagens instantâneas empresariais permitem que produtos de gestão de ausências enviem notificações sobre ausências de funcionários por um canal diferente.
Software de e-mail: Lembretes sobre quando os funcionários estarão ausentes ou alertas sobre o status de um pedido de ausência de um funcionário podem ser enviados por e-mail.
Software de calendário: Para uma visão mais ampla de quais funcionários estarão ausentes durante determinados períodos, pode ser útil olhar para uma visão de calendário que mostra ausências planejadas futuras para diferentes funcionários. Enquanto alguns produtos de gestão de ausências têm calendários integrados para esse propósito, muitos também se integram com software de calendário de terceiros para que os gerentes possam ver rapidamente quem estará fora do escritório enquanto verificam o restante de sua agenda diária.
Como Comprar Software de Gestão de Ausências
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestão de Ausências
Há muitas questões a considerar ao decidir implementar software de gestão de ausências em toda uma empresa ou departamento. Cada empresa e equipe tem necessidades únicas e precisará considerar alguns ou todos os seguintes: tamanho do negócio e contagem de membros da equipe, personalização, necessidades de relatórios, políticas internas.
Comparar Produtos de Software de Gestão de Ausências
Crie uma lista longa
Uma lista inicial de soluções potenciais de gestão de ausências deve incluir quaisquer produtos que atendam aos requisitos básicos de recursos da empresa. Neste ponto, os compradores devem estar visando obter uma noção dos recursos das soluções potenciais, como formulários de solicitação, painéis de gerentes, portais de autoatendimento de funcionários e funcionalidade de relatórios. Os compradores também devem determinar seus recursos indispensáveis, que para soluções de gestão de ausências provavelmente incluirão quão personalizável é o produto e se ele atenderá às necessidades específicas de uma organização.
Crie uma lista curta
Depois que uma lista longa foi criada, é hora de olhar para cada produto em mais detalhes para determinar se parece que atenderá às necessidades dos funcionários e gerentes da empresa. Isso deve incluir a avaliação de recursos adicionais de cada produto além dos identificados como essenciais para determinar se essa funcionalidade adicional automatizaria ainda mais o processo de rastreamento de ausências de funcionários.
Conduza demonstrações
Quando chegar a hora de contatar os vendedores para uma demonstração, os compradores devem ter uma noção dos recursos que cada produto oferece e estar prontos para avaliar quão bem esses recursos funcionam. Um aspecto chave a considerar durante a demonstração do software de gestão de ausências é a usabilidade, já que os funcionários e gerentes serão mais propensos a usar o sistema se a interface do software for intuitiva. Os funcionários não querem navegar por um sistema complicado apenas para conseguir um dia de folga, e os gerentes não querem um painel que não lhes diga imediatamente o que precisam saber em termos de quem estará fora em um determinado dia. As demonstrações também podem ajudar a avaliar os tipos de relatórios que o software de gestão de ausências pode gerar, já que relatórios detalhados muitas vezes não estão disponíveis em sites de produtos voltados para o público. Os relatórios devem ser personalizáveis, relativamente fáceis de gerar e devem exibir uma variedade de métricas que os gerentes podem incorporar em seus processos de planejamento de força de trabalho.
Seleção de Software de Gestão de Ausências
Escolha uma equipe de seleção
Ao escolher uma solução de gestão de ausências, é importante envolver quaisquer partes interessadas relevantes que possam usar o produto para garantir a escolha do produto que atenderá às necessidades de todos. Isso provavelmente inclui gerentes, que seriam responsáveis por analisar tendências de ausência de funcionários. A equipe de recursos humanos também pode querer estar envolvida, já que as políticas de RH serão implementadas usando o produto de gestão de ausências. Isso pode incluir também a liderança da empresa, se executivos do C-suite usarem dados de ausência para tomar decisões estratégicas maiores.
Negociação
Depois de se concentrar em um produto preferido, é hora de negociar um pacote de preços. Os compradores devem considerar o modelo de preços do software, como se o vendedor cobra uma taxa mensal fixa ou, mais comumente, cobra uma taxa com base em quantos assentos de usuário o comprador precisa. Os compradores também devem observar se podem negociar para adicionar mais assentos de usuário a um pacote que de outra forma atenderia às suas necessidades. Eles também podem considerar negociar um desconto em troca de assinar um contrato de vários anos.
Decisão final
A decisão final provavelmente caberá aos gerentes, que são os mais diretamente responsáveis por lidar com pedidos de licença de ausência de funcionários, bem como à equipe de RH que deve administrar as políticas de ausência da empresa. Todas as partes devem considerar se o software provavelmente simplificará o processo de solicitação, gestão e rastreamento de ausências.
