Le logiciel d'instructions de travail, également appelé instructions de travail visuelles ou logiciel d'instructions de travail numériques, permet aux utilisateurs de créer et de distribuer des instructions étape par étape pour les procédures commerciales. Alors que des outils comme le logiciel de gestion des connaissances peuvent offrir une base de connaissances pour des faits ou des informations sous forme de puces, les solutions d'instructions de travail permettent aux utilisateurs de créer des guides détaillés pour des processus distincts, complets avec des conseils, des images et même des vidéos.
Les guides d'utilisation sont universellement utiles, mais les industries qui nécessitent des tâches pratiques et mécaniques trouvent encore plus de valeur dans les plateformes d'instructions de travail dédiées. Des industries telles que la fabrication, le pétrole et le gaz, et les services sur le terrain sont quelques-unes de celles qui bénéficient le plus des instructions de travail visuelles ; certains fournisseurs d'instructions de travail offrent même des modules complémentaires ou des solutions spécifiques à l'industrie qui incluent des fonctionnalités répondant aux besoins de leurs cas d'utilisation.
Les solutions d'instructions de travail sont livrées avec des intégrations qui leur permettent d'être des outils complets de gestion des connaissances. Elles peuvent s'intégrer à d'autres systèmes de gestion des connaissances et à des systèmes de gestion de contenu afin que les guides puissent extraire des informations pertinentes, comme des documents ou des images, d'autres référentiels si nécessaire.
Pour être inclus dans la catégorie des instructions de travail, un produit doit :
Créer des guides et des instructions utilisateur étape par étape pour les processus liés aux affaires
Soutenir le contrôle de version pour les guides utilisateur
Stocker les guides dans le stockage en nuage et/ou sur des serveurs locaux
Recueillir les commentaires des employés concernant les guides et les procédures
Fournir un support multimédia
Être disponible sur les appareils de bureau et mobiles
Comment acheter un logiciel d'instructions de travail
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel d'instructions de travail
Avant de rechercher une solution logicielle pour les instructions de travail, les acheteurs doivent se demander quels objectifs ils souhaitent atteindre avec le logiciel. S'agit-il d'objectifs plus simples, tels que simplement convertir des documents papier en format numérique ? Ou ont-ils besoin d'une refonte complète de leurs pratiques opérationnelles pour les rendre plus automatisées ? Quoi qu'il en soit, il est important de les noter avant de rechercher un logiciel, car différentes solutions offrent différentes fonctionnalités et niveaux de robustesse. Voici quelques éléments à considérer :
Comparer les produits de logiciels d'instructions de travail
Créer une liste longue
Après avoir listé les exigences, les acheteurs peuvent commencer à parcourir les produits à un niveau élevé pour créer une liste longue. Ces produits ne répondront pas nécessairement à toutes les exigences, donc les acheteurs devront prioriser leur liste d'exigences. En visitant la catégorie de logiciels d'instructions de travail de G2.com, les acheteurs peuvent parcourir les plateformes d'instructions de travail et ajouter des produits à leur "Ma Liste" sur G2.com.
Créer une liste courte
Une fois que les acheteurs ont créé une liste courte, ils peuvent affiner leurs options en vérifiant les évaluations des produits sur le G2 Grid® et en lisant les avis des utilisateurs pour comprendre comment leurs pairs expérimentent le logiciel. De cette façon, les acheteurs peuvent trouver la meilleure plateforme d'instructions de travail pour leurs besoins.
Conduire des démonstrations
Après avoir réduit la sélection, les acheteurs doivent contacter les fournisseurs pour planifier des démonstrations de la solution. Les entreprises peuvent contacter de nombreux fournisseurs directement sur G2.com pour demander des démonstrations en sélectionnant le bouton "Obtenir un devis". À chaque démonstration, les acheteurs doivent s'assurer de poser les mêmes questions et scénarios d'utilisation pour évaluer au mieux chaque produit.
Sélection du logiciel d'instructions de travail
Choisir une équipe de sélection
Selon la façon dont la plateforme sera utilisée, différentes personnes devront être impliquées dans le processus de sélection. Cependant, dans la plupart des cas, les personnes qui doivent être impliquées sont :
Négociation
Les plateformes d'instructions de travail ont des prix fixes en fonction des fonctionnalités qu'un acheteur nécessite, et il n'y a généralement pas de négociation. Les organisations de niveau entreprise qui nécessitent un espace de stockage plus important et d'autres fonctionnalités avancées peuvent être en mesure de négocier leur plan et leur tarification.
Décision finale
Le membre de l'équipe qui supervisera le plus la plateforme devrait prendre la décision finale.