¿Quién Usa el Software de Gestión de Proveedores?
Varios departamentos de una organización pueden usar el software de gestión de proveedores para ayudar a rastrear diferentes métricas relacionadas con proveedores y contratistas.
RRHH: Los equipos de recursos humanos usan el VMS para rastrear el número de empleados contingentes, monitorear el rendimiento de esos empleados y asegurar el cumplimiento interno con sus proveedores y contratistas.
Compras: Los equipos de compras utilizan el VMS para encontrar y seleccionar proveedores, definir términos, monitorear el rendimiento de los proveedores y gestionar negociaciones de contratos, renovaciones y terminaciones.
Contabilidad: Los equipos de contabilidad usan este software para rastrear gastos, nóminas y número de empleados relacionados con proveedores. También puede ayudar a planificar y prever futuros gastos y contrataciones de trabajadores externos.
Desafíos con el Software de Gestión de Proveedores
Las soluciones de software de gestión de proveedores pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Almacenamiento de datos: Almacenar y recuperar datos de proveedores es crucial. Sin embargo, si un VMS no tiene capacidad de almacenamiento adecuada o si los datos se almacenan de manera desordenada, gestionar proyectos que requieren múltiples proveedores puede volverse difícil.
Visibilidad inadecuada: Si un VMS no ofrece una vista centralizada de los proveedores a través de paneles de control o informes, puede ser difícil saber cómo están desempeñándose los proveedores y cuáles están por renovarse. Asegurar que cumplan con las regulaciones internas y externas también puede ser difícil.
Establecimiento de estándares para proveedores: Muchas organizaciones utilizan docenas, si no cientos, de proveedores en un momento u otro, y todos esos proveedores deben desempeñarse según los estándares de esa organización. Por lo tanto, es necesario que las empresas que emplean mano de obra contingente establezcan estándares, metas y métricas que sean realistas y alcanzables por diferentes proveedores.
Cómo Comprar Software de Gestión de Proveedores
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Proveedores
Al seleccionar un VMS, es esencial primero observar cómo opera el negocio y luego familiarizarse con los tipos de software disponibles. Hay varias opciones para productos VMS, incluyendo aquellos diseñados para las necesidades empresariales de pequeñas y medianas empresas. Algunas cosas a considerar al comprar software de gestión de proveedores incluyen su capacidad para rastrear el uso de proveedores a través de paneles de control, automatizar tareas como el envío de tarjetas de tiempo y comunicarse fácilmente con los proveedores.
Comparar Productos de Software de Gestión de Proveedores
Crear una lista larga
Dependiendo de la industria, el comprador querrá crear una lista larga de productos de software diseñados para ayudar a las empresas en su industria particular. Por ejemplo, hay plataformas específicamente construidas para empresas, mientras que otras tienen flexibilidad con el número de usuarios y permiten asientos adicionales a medida que una empresa crece.
Crear una lista corta
Después de revisar e investigar el software en la lista larga, el comprador puede reducirla en función de su presupuesto. El VMS está disponible para todos los presupuestos, y algunas aplicaciones generales pueden descargarse de forma gratuita o comprarse a un precio más bajo.
Sin embargo, los compradores deben recordar que cuanto más especializado sea un software, más caro será. Esto se debe a que la base de usuarios para software especializado es relativamente pequeña. La empresa debe estar preparada para pagar una prima si desea algo específico para su industria o personalizado para su negocio.
Realizar demostraciones
Como regla general, las empresas deben realizar demostraciones de todos los productos en su lista corta. Durante las demostraciones, los compradores deben hacer preguntas específicas sobre las funcionalidades que más les importan. Por ejemplo, uno podría pedir que le muestren cualquier característica para gestionar contratos, portales de proveedores o pagos a proveedores.
Selección de Software de Gestión de Proveedores
Elegir un equipo de selección
Los gerentes de departamentos como RRHH, compras, finanzas y contabilidad que usarán este software deben estar involucrados en el proceso de selección. Cada negocio es diferente, y los usuarios frecuentes están en la mejor posición para ofrecer una opinión informada sobre las necesidades particulares del negocio. Los usuarios incluso pueden ayudar a la empresa a instalar y configurar el software elegido.
Después de elegir un software, los compradores deben recordar que no tienen que quedarse con esta selección para siempre; la mayoría de las plataformas permiten complementos o modificaciones. Sin embargo, la empresa no debe tomar esta decisión a la ligera porque, independientemente del software elegido, implicará un compromiso considerable de tiempo y dinero. Para ver un retorno de la inversión (ROI), los compradores no pueden cambiar de opinión en unos meses y cambiar de software.
Negociación
Negociar un contrato de software es vital para minimizar el riesgo, ya sea en términos de protección de rendimiento, protección de seguridad o simplemente asegurando que ambas partes estén de acuerdo en qué esperar de la otra. Si un negocio tiene flujo de efectivo, podría pedir un descuento a cambio de un pago anual por adelantado, y muchos proveedores de software están felices de hacer ese trato. Un proveedor de software puede ofrecer uso ilimitado si el comprador paga por adelantado en lugar de un precio de paquete mensual o trimestral.
Los compradores también deben determinar si necesitan ayuda para implementar o integrar el software con otros sistemas. Por lo general, la primera oferta de un proveedor de software incluirá algunos servicios de implementación en un plazo determinado. Los compradores pueden pedir que se eliminen estos servicios si pueden gestionarlo ellos mismos o si un tercero puede hacerlo más barato. Los compradores también necesitan decidir por cuánto tiempo necesitarán este software. Si la empresa usa el software durante años, el comprador puede negociar términos más largos, a veces resultando en precios más favorables.
Decisión final
La decisión final debe basarse en toda la información recopilada previamente. Las empresas deben priorizar las necesidades y seleccionar la solución que cumpla con la mayoría, si no todas, de sus requisitos. Las empresas deben recordar que no existe un software perfecto, pero sí uno que es el mejor para su negocio.
Si es posible, los compradores deben intentar realizar un programa piloto con una muestra más pequeña de usuarios para evaluar qué tan bien se recibe, integra e implementa el software. Si la plataforma recibe altas calificaciones, entonces pueden comprar con confianza. Si la herramienta es ineficiente o no funciona como se esperaba, podría ser el momento de probar otro software.
