En savoir plus sur Logiciel de gestion d'association communautaire
Qu'est-ce que le logiciel de gestion d'association communautaire ?
Le logiciel de gestion d'association communautaire aide les gestionnaires de copropriétés, d'appartements et de communautés résidentielles à automatiser les tâches administratives, à résoudre les problèmes des locataires ou des bâtiments, et à se concentrer sur le développement de relations authentiques avec et entre les résidents. Le logiciel permet également aux gestionnaires immobiliers de communiquer plus efficacement avec les membres du conseil d'administration. Avec le logiciel de gestion d'association communautaire, les gestionnaires de biens et d'associations peuvent réduire le temps et les ressources consacrés aux tâches administratives et opérationnelles quotidiennes afin de se concentrer sur la création et le maintien d'un espace de vie idéal pour la communauté. Le logiciel de gestion d'association communautaire est distinct du logiciel de gestion d'association, car ce dernier simplifie et rationalise la gestion des clubs, ligues et autres associations basées sur l'adhésion.
Principaux avantages du logiciel de gestion d'association communautaire
- Rationalise, automatise et simplifie les flux de travail et les fonctions opérationnelles, administratives et de gestion
- Consolide toutes les informations sur les résidents et les propriétés dans une base de données centralisée
- Fournit aux résidents et propriétaires un portail facile à utiliser
- Facilite la gestion efficace des unités, des bâtiments et des propriétés
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion d'association communautaire ?
Les gestionnaires d'associations communautaires sont confrontés à un ensemble de défis distincts. Ces défis vont de la gestion des propriétés et de la communication avec les résidents et les membres du conseil d'administration à l'entretien de la communauté et des propriétés et à la gestion comptable efficace. Les gestionnaires et les membres du conseil doivent également résoudre les problèmes qui surviennent, tels que la non-conformité, les demandes de location et d'architecture, et la sécurité de la communauté. Avec le logiciel de gestion d'association communautaire, les gestionnaires d'associations et de propriétés peuvent créer des gains d'efficacité significatifs dans leurs flux de travail, réduire les coûts dans tous les domaines et améliorer la vie de leurs résidents.
Le logiciel de gestion d'association communautaire permet également de fournir des fonctionnalités communautaires modernes aux résidents. Tout le reste dans le monde a intégré les avancées technologiques, se tournant vers les appareils mobiles et d'autres moyens de commodité - les communautés de vie devraient en faire autant, ne serait-ce que pour prendre une longueur d'avance sur la concurrence.
Quels sont les différents types de logiciels de gestion d'association communautaire ?
Toutes les communautés de vie ne sont pas égales, donc le logiciel de gestion d'association communautaire ne devrait pas être créé de manière égale. Un condo ou une coopérative a des besoins différents de ceux d'une HOA (association de propriétaires), et les gestionnaires recherchent différents ensembles de fonctionnalités lors de la comparaison des produits. Superficiellement, les solutions peuvent satisfaire les mêmes besoins, mais un logiciel de gestion d'association communautaire adapté aux condominiums ou aux appartements doit tenir compte du fait que tous les locataires ne posséderont pas leurs unités, contrairement aux résidents qui font partie d'une HOA.
Association de propriétaires (HOA) — Les lotissements planifiés composés de maisons unifamiliales ont généralement une HOA en place. Le propriétaire d'une maison individuelle possède le bâtiment, le terrain sous le bâtiment et le terrain autour du bâtiment (par exemple, une cour avant ou arrière). Plusieurs propriétaires créent un conseil d'administration qui a la responsabilité de maintenir la communauté et de déterminer les frais et règlements communautaires. Le logiciel HOA, donc, va au-delà des fonctionnalités de gestion communautaire tout-en-un que l'on trouve dans tout logiciel de gestion d'association communautaire. Avec un logiciel de gestion d'association communautaire adapté aux HOA, les fonctionnalités les plus recherchées sont une base de données de contacts de locataires robuste, un système de gestion financière intégré, l'intelligence d'affaires et les rapports, et la transparence des règlements.
Appartements et condominiums — Les résidents qui vivent dans un appartement ou un condo n'ont pas besoin de posséder leur unité et peuvent généralement se tourner vers les gestionnaires immobiliers pour intervenir et résoudre les problèmes de maintenance. Ceux qui possèdent des unités dans l'appartement ou le condo deviennent membres de l'association du bâtiment et doivent respecter les règles et règlements communautaires. Les gestionnaires d'immeubles de condos et d'appartements sont attirés par le logiciel de gestion d'association communautaire qui peut aider les gestionnaires immobiliers à fournir des services de conciergerie, à gérer les commodités de l'appartement ou du condo, et à optimiser des tâches comme le traitement des visiteurs et le suivi des colis.
Bâtiments coopératifs — Personne qui réside dans un bâtiment coopératif (coop) ne possède son unité. Les propriétaires d'une coop reçoivent des droits exclusifs pour occuper une unité spécifique avec des dimensions spécifiques dans le bâtiment. La coop est gérée par un conseil d'administration qui gère l'ensemble de la coop, ses commodités et tout accord d'occupation auquel tous les locataires de la coop doivent se conformer. L'une des fonctionnalités les plus recherchées du logiciel de gestion d'association communautaire adapté aux coops est une fonctionnalité de gestion des services sur le terrain, qui aide le conseil à embaucher et à gérer des prestataires externes pour effectuer des travaux de réparation et d'autres travaux de maintenance. Un dépistage des locataires très complet est également une fonctionnalité nécessaire pour les coops, car les conseils de coop vérifient minutieusement les nouveaux membres potentiels, encore plus que les HOA et les condominiums.
Fonctionnalités du logiciel de gestion d'association communautaire
Les fonctionnalités de la gestion d'association communautaire peuvent couvrir un large éventail, y compris la surveillance et le suivi des violations communautaires, la fourniture d'un accès aux informations critiques de l'association au conseil communautaire, et la gestion de l'externalisation des services de maintenance. En fonction du type de communauté de vie que vous et le conseil concerné gérez, elles peuvent ne pas toutes être nécessaires. Voici les fonctionnalités standard que l'on peut trouver dans toutes les versions de logiciels de gestion d'association communautaire :
Système de communication — La communication avec les propriétaires et les résidents peut aller des bulletins d'information, des mises à jour du bâtiment, des notifications sur les violations communautaires, aux forums de discussion communautaires. Toutes les solutions de gestion d'association communautaire fournissent une sorte de portail résident, de tableau ou d'intégration de marketing numérique. La granularité des offres et des fonctionnalités de communication spécifiques dépend du fournisseur.
Demandes de maintenance — Les conseils communautaires existent pour garantir que les expériences de vie des résidents sont excellentes et cohérentes. Un portail ou un système web pour recevoir, gérer et suivre les demandes de services de maintenance est nécessaire et sera souvent utilisé. Surveillez les logiciels qui peuvent coordonner les horaires et les activités de tout personnel de maintenance externalisé, si vous en avez besoin.
Gestion financière — La facturation, la facturation et les fonctionnalités comptables aident les associations communautaires à réduire les écarts, à rationaliser les flux de travail et à mieux suivre les opérations commerciales. Certaines solutions de gestion d'association communautaire offrent simplement des intégrations ou des partenariats avec des services comptables au lieu de fournir des fonctionnalités comptables intégrées.
Technologie de paiement — Du côté des résidents de la gestion financière se trouvent la technologie et les systèmes de paiement de loyer. À ce stade, il est plus inhabituel pour les résidents de déposer physiquement un chèque de loyer chaque mois. Les pratiques bancaires numériques ont rendu presque attendu que les résidents puissent payer le loyer et les services publics en ligne. Au-delà de la commodité et de la sécurité que les systèmes de paiement de loyer offrent aux résidents, la technologie de paiement intégrée peut également garantir que les gestionnaires et propriétaires immobiliers sont payés plus rapidement et à temps.
Sécurité — La sécurité dans un immeuble d'appartements, un condo, une coopérative ou un développement est cruciale. Les résidents ne continueront pas à vivre dans une communauté qui n'offre pas au moins un minimum de sécurité. De nombreuses solutions de gestion d'association communautaire fournissent une fonctionnalité de suivi des visiteurs, qui aide les gestionnaires immobiliers et communautaires à suivre leurs résidents, les invités de leurs résidents, et même le statut des services récurrents comme la livraison de colis.
Tendances liées au logiciel de gestion d'association communautaire
Le logiciel de gestion d'association communautaire, en particulier, est passé d'un outil de luxe à une solution incontournable. Les tendances immobilières globales ont un impact sur le logiciel de gestion d'association communautaire, et des fonctionnalités comme les portails résidents doivent s'inspirer des attentes et des points de douleur des utilisateurs pour continuer à être utilisés.
Démographie des communautés de vie — La démographie de ceux qui vivent dans des appartements, des condos et des coopératives n'est pas homogène. Les gestionnaires et les membres de la communauté doivent être prêts à traiter et à servir tout type de démographie, qu'il s'agisse d'un mélange de milléniaux et de baby-boomers ou non. Un logiciel qui peut mettre en place et maintenir des processus automatisés ou entièrement numériques - des paiements de loyer aux portails de demandes de maintenance en passant par les bulletins électroniques - sera beaucoup plus souhaitable.
Médias sociaux vs. problèmes juridiques — Les canaux de médias sociaux sont de plus en plus utilisés par les gestionnaires immobiliers pour commercialiser et faire de la publicité auprès des résidents potentiels et existants. L'engagement sur les médias sociaux aide les gestionnaires à interagir avec leurs résidents, mais il n'existe pas de moyen réaliste pour les membres du conseil communautaire de réglementer les activités menées sur les médias sociaux. Les manuels peuvent fonctionner, mais les directeurs de conseil doivent créer et mettre en œuvre des politiques dans les scénarios où les membres du conseil causent accidentellement des problèmes juridiques.
Problèmes potentiels avec le logiciel de gestion d'association communautaire
Le plus grand obstacle lorsqu'il s'agit de déployer et de mettre en œuvre un logiciel de gestion d'association communautaire est de savoir s'il faut investir dans une solution potentiellement gonflée alors que quelque chose comme QuickBooks suffit. Bien que les arguments abondent sur ce que l'automatisation peut faire pour créer de l'efficacité, promouvoir la transparence et optimiser les relations avec les résidents, les développeurs de logiciels et les spécialistes du marketing doivent être en mesure de peser les avantages par rapport aux inconvénients.
Logiciels et services liés au logiciel de gestion d'association communautaire
Gestion immobilière — Le logiciel de gestion immobilière automatise les responsabilités opérationnelles, financières et de location des gestionnaires immobiliers. Le logiciel de gestion immobilière est conçu pour faciliter des opérations commerciales immobilières plus efficaces en simplifiant et en rationalisant des tâches telles que l'administration des baux, la gestion des installations, la comptabilité et la communication locataire/propriétaire. Les communautés de vie sont composées de propriétés et même les HOA peuvent bénéficier d'activités de front-office rationalisées.
Gestion des installations — Le logiciel de gestion des installations est utilisé par les gestionnaires de bâtiments pour gérer et entretenir les propriétés physiques. L'optimisation des demandes de maintenance des bâtiments et des unités et la planification et la gestion faciles du personnel et des ressources sont les deux plus grands avantages du logiciel de gestion des installations. Les résidents et les gestionnaires d'appartements, de condos et de coopératives bénéficient d'un logiciel de gestion d'association communautaire qui fournit des fonctionnalités intégrées ou des intégrations faciles avec des outils de gestion des installations.
Paiement de loyer — Avec le logiciel de paiement de loyer, les gestionnaires immobiliers et les locataires peuvent s'attendre à une collecte de loyer simplifiée et automatisée. Les factures et les factures sont automatiquement créées et distribuées, les paiements peuvent être collectés et traités en ligne, et même les partenariats avec les banques sont grandement facilités.
