Types de logiciels de gestion d'association
Le logiciel de gestion d'association peut être aussi varié que les différentes organisations qui l'utilisent. Bien que tous les logiciels de gestion des membres puissent avoir des fonctionnalités de base très similaires, selon le type d'organisation auquel le logiciel s'adresse, il peut y avoir des fonctionnalités supplémentaires très différentes.
Associations à but non lucratif – Les organisations à but non lucratif ont une variété de besoins qui diffèrent des entreprises à but lucratif. Par exemple, les organisations à but non lucratif ont besoin d'outils de collecte de fonds supplémentaires pour aider à lever des fonds en dehors des cotisations. Les outils de gestion des dons sont également importants. Les organisations à but non lucratif peuvent également vouloir être en mesure de configurer différents niveaux d'adhésion pour maximiser les revenus. Si les adhésions doivent être renouvelées annuellement ou mensuellement, les organisations à but non lucratif auront également besoin d'outils qui suivent les adhésions expirantes et disposent de fonctionnalités marketing pour encourager ces membres à renouveler leur adhésion.
Entreprises basées sur l'adhésion – Les entreprises qui dépendent des adhésions, telles que les gymnases et les services d'abonnement mensuel, ont besoin d'outils pour les aider à maintenir des flux de revenus et à développer leur entreprise. Les bases de données des membres sont cruciales, tout comme les passerelles de paiement et les outils de marketing. Un portail membre peut être extrêmement utile, permettant aux membres eux-mêmes de mettre à jour les informations pertinentes et de soumettre des informations de paiement.
Clubs et autres associations – Les clubs plus informels et autres associations peuvent vouloir une solution plus simplifiée qui se concentre davantage sur le suivi des membres et la planification d'événements ou l'envoi de communications de masse. Une APE, par exemple, peut vouloir un moyen d'envoyer facilement des messages de masse aux parents en cas d'urgence ou comme rappel d'un événement scolaire. Une équipe sportive intramurale peut vouloir utiliser les fonctionnalités de contact pour planifier des matchs ou des tournois, et les outils d'inscription aux événements facilitent l'inscription des équipes et des joueurs individuels.
Fonctionnalités du logiciel de gestion d'association
Les solutions de gestion d'association se concentrent sur le maintien des entreprises et des organisations à but non lucratif basées sur l'adhésion. Par conséquent, les fonctionnalités associées sont principalement orientées vers le maintien d'une base d'adhésion et la sécurisation des cotisations.
Base de données des membres – Les membres sont la colonne vertébrale de toute association, il est donc important de pouvoir stocker des informations à leur sujet. Les informations de contact, les informations de paiement, l'historique des adhésions, et les cotisations ou frais dus sont toutes des données pertinentes pour les organisateurs. Les dossiers papier sont difficiles à organiser et mènent souvent à des informations perdues, tandis que les dossiers numériques sont faciles à rechercher et à mettre à jour. Une base de données peut également être utilisée pour des campagnes marketing ciblées et des campagnes de renouvellement d'adhésion.
Portail membre – Certaines plateformes de gestion d'association offrent des portails membres qui permettent aux membres d'accéder à l'outil et de modifier leurs profils ou de payer des frais. Cela est pratique pour tous les utilisateurs, car les organisateurs n'ont pas besoin d'agir en tant qu'intermédiaire et les membres peuvent apporter des modifications à leur convenance. Un portail membre peut également être accessible via une application mobile, ce qui facilite la réception des mises à jour et la modification des informations en déplacement.
Communication de masse – L'un des principaux avantages du logiciel de gestion d'association est la capacité de communiquer facilement avec tous ou certains membres à la fois. Les plateformes de gestion d'association peuvent permettre aux organisateurs d'envoyer des emails ou des textos de masse, facilitant ainsi les annonces ou la publicité d'événements. Même sans outil pour créer des communications de masse, toutes les informations requises sont stockées numériquement, ce qui les rend faciles à récupérer et à utiliser.
Inscription aux événements – Certaines plateformes de gestion d'association incluent des fonctionnalités de planification et d'inscription aux événements de base pour faciliter la planification d'événements de collecte de fonds, de tournois sportifs, et d'autres activités pour la base d'adhésion. En ayant des fonctionnalités d'inscription aux événements et une base de données des membres sur la même plateforme, il devient beaucoup plus facile d'envoyer des invitations et de suivre la participation. Avec un portail client, les membres peuvent facilement s'inscrire eux-mêmes aux événements auxquels ils souhaitent assister.
Passerelle de paiement — Pour faciliter le paiement des frais et cotisations pour les membres et les organisateurs, de nombreuses plateformes de gestion d'association incluront une passerelle de paiement. Cela permet aux membres de payer les frais avec une carte de crédit à leur convenance, ou permet aux organisateurs de traiter les paiements pour les frais ou cotisations sur place. Il peut même être possible de stocker les informations de carte de crédit, ce qui facilite grandement les paiements à temps et de manière fiable.
Outils de marketing – Certaines plateformes de gestion d'association incluent des outils de marketing qui exploitent les informations stockées dans la base de données des membres. Les organisateurs peuvent être en mesure d'envoyer des emails marketing en utilisant les outils de communication de masse et les informations de contact stockées. Les outils de marketing intégrés facilitent l'exploitation des données des membres stockées dans la base de données pour des campagnes marketing ciblées.
