ความท้าทาย

สองพี่น้อง Julius และ Lawrence Holmefjord-Sarabi เปิดตัว Aureus Academy ในปี 2013 พร้อมแนวทางการศึกษาดนตรีที่แตกต่างออกไป แทนที่จะปฏิบัติตามวิธีการสอนที่เข้มงวดของโรงเรียนดนตรีส่วนใหญ่ Aureus จะอนุญาตให้นักเรียนเรียนรู้ในสิ่งที่ต้องการโดยใช้วิธีการเหมาะสำหรับแต่ละบุคคลและประสบการณ์ที่สมจริง โมเดลของ Aureus ประสบความสําเร็จ และบริษัทก็ได้ตอบสนองความต้องการที่เพิ่มขึ้นของนักเรียนด้วยการเปิดศูนย์ดนตรีแห่งใหม่ทั่วสิงคโปร์อย่างต่อเนื่อง

เพื่อสนับสนุนการเติบโตเช่นนั้น Aureus ตระหนักว่าจําเป็นต้องเปลี่ยนการชําระเงินด้วยเงินสดที่ใช้กันทั่วไปในแวดวงการให้บริการด้านการศึกษาในสิงคโปร์ ให้เป็นระบบชำระเงินด้วยบัตรเครดิต ซึ่งจะช่วยให้บริษัทใช้เวลาจัดการการชําระเงินน้อยลง และมีเวลาดําเนินภารกิจให้บริการนักเรียนมากขึ้น Aureus ยังวางแผนที่จะเปลี่ยนรูปแบบการชำระเงินตามรอบบิลเป็นการเรียกเก็บเงินจากบัตรที่บันทึกไว้ในช่วงต้นเดือนของแต่ละเดือน แทนการเรียกเก็บเงินจากนักเรียนแต่ละคน

ในปี 2016 Aureus เริ่มดําเนินการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นกับผู้ให้บริการชำระเงินที่นำเสนอความสามารถในการออกใบแจ้งหนี้ขั้นพื้นฐานและการดำเนินการบัตรเครดิต แต่บริการที่จํากัดของผู้ให้บริการรายนั้นทําให้ยังคง Aureus มีงานมากมาย เช่น เจ้าหน้าที่การเงินต้องกระทบยอดธุรกรรมและใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง ซึ่งเป็นการดำเนินการที่ใช้เวลานานและใช้แรงงานมาก

เห็นได้ชัดว่า Aureus ต้องการพันธมิตรด้านการชำระเงินรายใหม่ที่มาพร้อมความสามารถ โครงสร้างพื้นฐาน และความยืดหยุ่นเพื่อรองรับรูปแบบการพัฒนาของบริษัท นอกเหนือจากการลดความซับซ้อนและทําให้การเรียกเก็บเงิน การชำระเงิน และการกระทบยอดเป็นระบบอัตโนมัติแล้ว Aureus ยังต้องการความยืดหยุ่นมากขึ้นในการทดลองรูปแบบการกําหนดราคาเพื่อดึงดูดและรักษานักเรียนไว้ ความต้องการหลักอีกประการหนึ่งคือข้อมูลการชำระเงินที่ดีขึ้นและความสามารถในการรายงานเพื่อให้บริษัทที่กําลังเติบโตนี้ได้มองเห็นการเงินของตนได้มากขึ้น

สิ่งสําคัญที่สุดคือ Aureus ต้องการลดเวลาที่ทีมทุ่มเทให้กับการจัดการการชําระเงินและการเรียกเก็บเงิน Julius Holmefjord-Sarabi ผู้ร่วมก่อตั้ง ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายเทคโนโลยี และประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินของบริษัทกล่าวว่า "ผมต้องการให้ทีมเทคโนโลยีมุ่งเน้นไปที่การสร้างสรรค์ผลิตภัณฑ์ของเราเองมากกว่าการสร้างผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับโครงสร้างพื้นฐาน เช่น ระบบการชําระเงิน"

โซลูชัน

Aureus ตัดสินใจเปลี่ยนผู้ให้บริการชำระเงินจากเจ้าเดิมเป็น Stripe ในปี 2018 โดยค่อยๆ เพิ่มผลิตภัณฑ์จากชุดเครื่องมือ Revenue ของ Stripe ที่ช่วยทําให้วงจรรายรับทั้งหมดของบริษัทเป็นระบบอัตโนมัติ ตั้งแต่การกําหนดราคาและการเรียกเก็บเงิน ไปจนถึงการรับชำระเงิน การกระทบยอด และการรายงาน นอกจากนี้ Aureus ยังเริ่มประเมินโครงสร้างองค์กรใหม่ในศูนย์การสอน 26 แห่ง และประเมินวิธีใหม่ในการจัดการกระแสเงินทุนไปยังศูนย์ดนตรีแต่ละแห่งให้มีประสิทธิภาพโดยใช้Stripe Connect

บริษัทเริ่มนำStripe Payments มาใช้ครั้งแรกเพื่อดำเนินการธุรกรรมบัตรเครดิต ซึ่งช่วยให้บริษัทดำเนินการธุรกรรมจากศูนย์กลางการชำระเงิน แทนที่การใช้พนักงานของแต่ละสาขา ต่อมา Aureus นำStripe Billing มาใช้แทนที่ระบบการเรียกเก็บเงินภายในองค์กร ทําให้บริษัทมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในการเสนอแพ็คเกจหลักสูตรเฉพาะทางและโปรโมชัน เช่น ตัวเลือกในการชําระล่วงหน้าสําหรับหลักสูตรหนึ่งปีในราคาลดพิเศษ

Aureus ยังใช้ Connect เพื่อให้แต่ละศูนย์สามารถออกใบแจ้งหนี้ให้กับนักเรียนของตนและเรียกเก็บเงินผ่าน Billing ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการออกใบแจ้งหนี้ และทําให้ง่ายต่อการสร้างมาตรฐานเมื่อสมาชิกได้รับใบแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงินค่าเรียน แทนที่จะมีลูกหนี้กระจัดกระจายตลอดทั้งเดือน Aureus สามารถส่งใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ในช่วงต้นเดือนได้ นอกเหนือจากการปรับปรุงกระแสเงินสดแล้ว Connect ยังทําให้ฝ่ายการเงินของ Aureus ไม่ต้องจัดการบัญชีลูกหนี้หรือปัญหาต่างๆ เช่น อายุของใบแจ้งหนี้

การนำ Stripe Revenue Recognition มาใช้ช่วยให้บริษัทลดความซับซ้อนของงานบัญชีและการกระทบยอด ทั้งยังเปลี่ยนให้เป็นระบบอัตโนมัติ Aureus จึงได้รับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มขึ้นเกี่ยวกับรายได้และประสิทธิภาพทางการเงินของแต่ละสาขาแบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ Aureus ยังนำ Stripe Sigma มาใช้พัฒนารายงานแบบกําหนดเองเพื่อให้สามารถใช้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจได้อย่างถี่ถ้วน

ตลอดการร่วมงานหลายปีมานี้ Aureus ได้ทํางานใกล้ชิดกับบริการเฉพาะทางจาก Stripe เพื่อนำผลิตภัณฑ์ใหม่มาใช้ เช่น ทีมบริการเฉพาะทางของ Stripe ได้ให้คําแนะนําและความรู้เพิ่มเติมสำหรับการใช้งาน Billing ซึ่งช่วยให้ Aureus ปรับข้อกําหนดให้สอดคล้องกับฟีเจอร์ผลิตภัณฑ์และลองใช้ผ่านกรณีการใช้งานพิเศษ ทีมงานทํางานอย่างใกล้ชิดกับ Aureus เพื่อจัดเตรียมและวางแผนการย้ายข้อมูล โดยแนะนําการเริ่มใช้งาน Billing เบื้องต้นให้กับหลายสาขา แนวทางนี้ช่วยลดความเสี่ยงและช่วยให้ Aureus ก้าวไปข้างหน้าพร้อมกับสาขาต่างๆ กว่า 25 แห่งในช่วงหกเดือน สร้างความมั่นใจว่าแต่ละสาขาสามารถดำเนินงานได้อย่างราบรื่นก่อนมุ่งหน้าสู่สาขาต่อไป

เมื่อไม่นานมานี้ การผสานการทำงานเชิงลึกของ Aureus กับ Stripe สนับสนุนการปรับโครงสร้างองค์กรในการแยกศูนย์ส่วนใหญ่ไปอยู่ภายใต้บริษัทอิสระในเครือของบริษัทแม่ได้สำเร็จ การผสานการทำงานของ Connect ช่วยให้ Aureus สร้างแพลตฟอร์มระบบอัตโนมัติประสิทธิภาพสูง แต่ละศูนย์จึงสามารถรับชําระเงินจากบริษัทแม่ของ Aureus ได้อย่างราบรื่น Aureus ทํางานร่วมกับทีมบริการเฉพาะทางของ Stripe ในการอธิบายโครงสร้างองค์กรและวางแผนการผสานการทำงาน

Julius กล่าวว่า "ทีมงานให้ความช่วยเหลือเป็นอย่างดีแก่ศูนย์ 2-3 แห่งแรกในการเริ่มต้นติดตั้งระบบและสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีควบคุมและกําหนดค่า Connect" "จากนั้นก็เป็นการทำแบบเดิมกว่า 20 ครั้ง"

ผลลัพธ์

Payments ช่วยลดเวลาที่ใช้ในการจัดการใบแจ้งหนี้ได้ถึง 90%

การผสานการทำงาน Payments ทําให้ Aureus สามารถลดปริมาณงานกระทบยอดการชำระเงินกับใบแจ้งหนี้ที่ฝ่ายการเงินเคยต้องทําด้วยตนเอง Julius กล่าวว่า "การจัดการขั้นตอนนี้เคยเป็นฝันร้าย" "หลังจากเปลี่ยนไปใช้ Stripe Payments เราก็เห็นภาพทั้งหมดอย่างชัดเจน"

นักพัฒนาประหยัดเวลาได้ประมาณ 30% จากการผสานการทำงาน Billing

การย้ายไปใช้ Billing ช่วยลดเวลาที่นักพัฒนาของ Aureus เคยใช้ในการบํารุงรักษาระบบการเรียกเก็บเงินภายในองค์กรลงอย่างมาก Julius กล่าวว่า "พวกเขาจะได้เอาเวลาไปใช้พัฒนาฟีเจอร์สําหรับแอปการเรียนรู้ของเราแทน เราสามารถเปิดตัวได้ในปีนี้ เนื่องจากไม่ต้องจัดการกับการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์การเรียกเก็บเงิน" การใช้ Stripe บน AWS ช่วยให้ธุรกิจอย่าง Aureus มีเครื่องมือในการปรับปรุงการทํางาน

ปัจจุบัน 95% ของใบแจ้งหนี้ได้รับการชําระทุกต้นเดือน

Billing และ Connect ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพและสร้างมาตรฐานให้กับการดำเนินการออกใบแจ้งหนี้ แทนที่การส่งใบแจ้งหนี้และรับชําระตลอดทั้งเดือน วันนี้ Aureus สามารถเรียกเก็บเงินจากการชำระเงินตามรอบบิลเป็นจํานวนมากภายในสองสามวันแรกของแต่ละเดือน

Stripe ปูทางสู่การขยายธุรกิจระหว่างประเทศ

ภายในห้าปีข้างหน้า Aureus คาดว่าจะเป็นศูนย์ปฏิบัติการในตลาดต่างประเทศ เช่น เกาหลี อินโดนีเซีย สหรัฐอาหรับเอมิเรตส์ และสหรัฐอเมริกา โครงสร้างพื้นฐานทางการเงินของ Stripe ทําให้ Aureus Academy สามารถเปิดสาขาใหม่ได้เร็วขึ้น 50% ซึ่งช่วยเร่งไทม์ไลน์การขยายธุรกิจเป็นอย่างยิ่ง Julius คาดหวังว่า Stripe จะมีบทบาทสําคัญในแผนการขยายธุรกิจเหล่านั้น ซึ่งรวมถึงการรับชำระในสกุลเงินต่างๆ และหลากหลายวิธีการชำระเงินที่ง่ายดายด้วย Billing เพื่อผสานการทํางานกับหน่วยงานธุรกิจใหม่ๆ กับ Connect ได้อย่างราบรื่น Julius ยังกล่าวอีกว่า "เราคงทําไม่ได้หากไม่มี Stripe"