La sfida

I fratelli Julius e Lawrence Holmefjord-Sarabi hanno lanciato l'Aureus Academy nel 2013 proponendo un approccio diverso all'educazione musicale: piuttosto che seguire i rigidi metodi di formazione offerti dalla maggior parte delle scuole di musica, Aureus avrebbe permesso agli studenti di imparare ciò che volevano utilizzando un approccio immersivo e personalizzato. Il modello di Aureus fu un successo e l'azienda riuscì a soddisfare la crescente domanda degli studenti aprendo continuamente nuovi centri musicali in tutta Singapore.

Per supportare quella crescita, Aureus si è resa conto che doveva passare dai pagamenti in contanti, comunemente utilizzati per i servizi formativi a Singapore, a un sistema basato su carta di credito che consentisse all'azienda di dedicare meno tempo alla gestione dei pagamenti e più tempo a perseguire la propria missione di servire gli studenti. Aureus pianificava inoltre di cambiare il proprio schema di abbonamento eseguendo gli addebiti su una carta registrata all'inizio di ogni mese, anziché riscuotere manualmente i pagamenti da ogni studente.

Nel 2016, Aureus iniziò a implementare quelle modifiche con un fornitore di servizi di pagamento che offriva le funzioni di base di fatturazione ed elaborazione delle carte di credito, ma le limitazioni dei servizi di quel fornitore lasciavano ancora molto lavoro ad Aureus. Ad esempio, il personale finanziario doveva riconciliare manualmente le transazioni e le fatture, un processo che richiedeva molto tempo e lavoro.

Divenne chiaro che Aureus aveva bisogno di un nuovo partner di pagamento con le capacità, l'infrastruttura e la flessibilità necessarie per supportare l'evoluzione del modello aziendale. Oltre a semplificare e automatizzare ulteriormente il processo di fatturazione, pagamento e riconciliazione, Aureus desiderava una maggiore flessibilità per sperimentare modelli di tariffe che attirassero e fidelizzassero gli studenti. Un'altra esigenza primaria era di migliorare i dati di pagamento e le funzioni di reportistica per conferire all'azienda in crescita una maggiore visibilità sulle proprie finanze.

Soprattutto, Aureus voleva ridurre il tempo che il team dedicava alla gestione dei pagamenti e della fatturazione. "Volevo che il nostro team tecnico si concentrasse maggiormente sulla costruzione del nostro prodotto piuttosto che sulla creazione di un prodotto relativo all'infrastruttura, come un sistema di pagamento", ha affermato Julius Holmefjord-Sarabi, cofondatore, chief technology officer e chief financial officer dell'azienda.

La soluzione

Nel 2018, Aureus decise di sostituire con Stripe il proprio fornitore di servizi di pagamento originale, aggiungendo gradualmente i prodotti dalla suite Revenue di Stripe per favorire l'automazione dell'intero ciclo di vita dei ricavi dell'azienda, dalla definizione dei prezzi e dalla fatturazione alla riscossione dei pagamenti, alla riconciliazione e alla reportistica. Inoltre, Aureus iniziò anche a rivalutare la propria struttura aziendale in 26 centri di formazione e a gestire in modo efficiente i flussi di cassa di ciascun centro musicale utilizzando Stripe Connect.

L'azienda ha implementato per la prima volta Stripe Payments per elaborare le transazioni su carta di credito, e questo ha permesso all'azienda di elaborarle da un hub di pagamento centrale, anziché dal personale di ogni sede. Più avanti, Aureus ha adottato Stripe Billing per sostituire il proprio sistema interno di fatturazione, offrendo all'azienda una maggiore flessibilità offrendo pacchetti di lezioni specializzati e promozioni, come la possibilità di pagare in anticipo le lezioni di un anno a una tariffa scontata.

Aureus ha anche utilizzato Connect per consentire a ciascuno dei suoi centri di fatturare ai propri studenti e di riscuotere i pagamenti attraverso Billing. Questo ha contribuito a semplificare il processo di fatturazione e ha semplificato di standardizzare il momento in cui vengono eseguiti la fatturazione e gli addebiti agli abbonati per le lezioni. Invece di avere accrediti distribuiti nel corso del mese, Aureus fu in grado di spostare la maggior parte delle fatture all'inizio di ogni mese. Oltre a migliorare il flusso di cassa, questo ha anche evitato che il team finanziario di Aureus dovesse gestire gli accrediti o affrontare problemi come le scadenze maturate delle fatture.

L'adozione di Stripe Revenue Recognition ha aiutato l'azienda a semplificare e automatizzare i processi contabili e di riconciliazione, fornendo ad Aureus maggiori informazioni in tempo reale sui ricavi e sulle prestazioni finanziarie di ogni sede. Per migliorare ulteriormente la visibilità finanziaria, Aureus ha inoltre implementato Stripe Sigma per sviluppare report personalizzati che possano consentire decisioni informate basate sui dati.

Nell'ambito di questo impegno pluriennale, Aureus ha lavorato a stretto contatto con i servizi professionali di Stripe per implementare nuovi prodotti. Ad esempio, il team dei servizi professionali di Stripe ha fornito ulteriori indicazioni e competenze per l'implementazione di Billing, aiutando Aureus ad allineare i requisiti alle funzionalità del prodotto e lavorando su casi d'uso speciali. Il team ha lavorato a stretto contatto con Aureus per preparare e pianificare il processo di migrazione, conducendo l'implementazione iniziale di Billing in diversi centri. Questo approccio ha contribuito a ridurre al minimo i rischi e ha permesso ad Aureus di procedere su oltre 25 sedi aggiuntive nell'arco di sei mesi, assicurando che ogni sede funzionasse senza interruzioni prima di passare alla sede successiva.

La profonda integrazione di Aureus con Stripe ha recentemente supportato una ristrutturazione aziendale che ha distaccato la maggior parte dei centri in filiali indipendenti della casa madre. L'integrazione con Connect ha aiutato Aureus a creare una piattaforma semplificata e automatizzata che consente a ciascun centro di ricevere senza problemi i pagamenti dalla casa madre di Aureus. Aureus ha collaborato con il team dei servizi professionali di Stripe per spiegare la struttura aziendale e ideare un piano di integrazione.

"Il team è stato utile per l'impostazione delle prime due o tre sedi e capire come controllare e configurare Connect", ha affermato Julius. "Poi si trattava solo di eseguire più di 20 volte lo stesso processo."

I risultati

Payments riduce del 90% il tempo impiegato per la gestione delle fatture

Con l'integrazione di Payments, Aureus è stata in grado di ridurre al minimo la quantità di lavoro manuale che il suo team finanziario doveva svolgere per riconciliare i pagamenti con le fatture. "Gestire questo processo era un incubo", ha detto Julius. "Dopo la migrazione a Stripe Payments, l'abbiamo semplificato del tutto".

Circa il 30% del tempo di sviluppo risparmiato dall'integrazione con Billing

La migrazione a Billing ha ridotto sostanzialmente il tempo che gli sviluppatori di Aureus dedicavano alla manutenzione del sistema di fatturazione interno. "Invece, hanno dedicato il loro tempo a creare funzionalità avanzate per la nostra app di formazione, che quest'anno siamo in grado di implementare perché non dobbiamo gestire le modifiche di un prodotto di fatturazione", ha affermato Julius. L'utilizzo di Stripe su AWS fornisce alle attività come Aureus gli strumenti per semplificare le operazioni

Ora il 95% delle fatture viene pagato all'inizio di ogni mese

Billing e Connect hanno contribuito a semplificare e standardizzare i processi di fatturazione. Invece di inviare e pagare le fatture nel corso del mese, Aureus è ora in grado di riscuotere la maggior parte dei ricavi degli abbonamenti nei primi giorni di ogni mese.

Stripe apre la strada all'espansione internazionale

Nei prossimi cinque anni, Aureus prevede di essere presente in mercati internazionali come Corea, Indonesia, Emirati Arabi Uniti e Stati Uniti. Grazie all'infrastruttura finanziaria di Stripe, Aureus Academy è stata in grado di avviare nuove sedi il 50% più velocemente, accelerando notevolmente i tempi dell'espansione. Julius si aspetta che Stripe svolga un ruolo chiave in questi piani di espansione, tra cui l'accettazione di più valute e metodi di pagamento con Billing, fino all'integrazione senza intoppi di nuove entità aziendali con Connect. "Senza Stripe non saremmo in grado di farlo", ha affermato.