Desafio

Os irmãos Julius e Lawrence Holmefjord-Sarabi lançaram a Aureus Academy em 2013 com uma abordagem diferente para a educação musical: em vez de seguir os métodos rígidos de instrução oferecidos na maioria das escolas de música, a Aureus permitiria que os alunos aprendessem o que quisessem usando uma abordagem imersiva e individualizada. O modelo da Aureus tem sido um sucesso, e a empresa tem atendido à crescente demanda dos alunos abrindo constantemente novos centros de música em Cingapura.

Para aceitar esse crescimento, a Aureus percebeu que precisava fazer a transição dos pagamentos em dinheiro, que são comumente usados para serviços educacionais em Cingapura, para um sistema estabelecido com cartão de crédito que permitiria à empresa passar menos tempo gerenciando pagamentos e mais tempo cumprindo sua missão de atender aos alunos. A Aureus também planejava mudar seu modelo de assinatura para cobrar um cartão registrado no início de cada mês, em vez de recolher manualmente os pagamentos de cada aluno.

Em 2016, a Aureus começou a implementar essas mudanças com um provedor de pagamentos que oferecia funcionalidades básicas de faturamento e processamento de cartões de crédito, mas os serviços limitados desse provedor ainda deixavam a Aureus com muito trabalho. Por exemplo, a equipe financeira tinha de reconciliar manualmente as transações e as faturas, um processo demorado e trabalhoso.

Ficou claro que a Aureus precisava de um novo parceiro de pagamentos com as funcionalidades, infraestrutura e a flexibilidade para aceitar o modelo em evolução da empresa. Além de simplificar e automatizar ainda mais o processo de faturamento, pagamento e reconciliação, a Aureus queria mais flexibilidade para experimentar modelos de preços para atrair e reter alunos. Outra necessidade importante era ter melhores dados de pagamento e funcionalidades de relatório para dar à empresa em crescimento mais visibilidade de suas próprias finanças.

Mais importante ainda, a Aureus queria reduzir o tempo que sua equipe dedicava ao gerenciamento de pagamentos e faturamento. "Eu queria que nossa equipe de tecnologia se concentrasse mais no desenvolvimento do nosso produto em vez de um produto relacionado à infraestrutura, como um sistema de pagamentos", disse Julius Holmefjord-Sarabi, cofundador, diretor de tecnologia e diretor financeiro da empresa.

Solução

A Aureus decidiu substituir seu provedor de pagamento original pela Stripe em 2018, adicionando gradualmente produtos do pacote de pagamentos da Stripe para ajudar a automatizar todo o ciclo da receita da empresa, desde a precificação e o faturamento até a cobrança, reconciliação e os relatórios de pagamentos. Além disso, a Aureus também começou a reavaliar sua estrutura corporativa em 26 centros de ensino e como gerenciar com eficiência os fluxos de fundos para cada centro de música usando o Stripe Connect.

A empresa implementou primeiramente o Stripe Payments para processar pagamentos com cartão de crédito, o que permitiu que a empresa os processassem a partir de um hub de pagamento central, em vez de fazê-lo com a equipe de cada localização. Mais tarde, a Aureus adotou o Stripe Billing para substituir seu sistema interno de faturamento, dando à empresa mais flexibilidade para oferecer pacotes de aulas e promoções especializadas, como opções de pagamento antecipado de um ano de aulas com desconto.

A Aureus também usou o Connect para permitir que cada um de seus centros faturassem seus próprios alunos e que esses pagamentos fossem recolhidos por meio do Billing. Isso ajudou a simplificar o processo de faturamento e facilitou a padronização do momento em que os assinantes são faturados e cobrados por suas aulas. Em vez de ter contas a receber espalhadas ao longo do mês, a Aureus conseguiu empurrar a maioria dessas faturas para o início de cada mês. Além de melhorar o fluxo de caixa, isso também evitou que a equipe financeira da Aureus tivesse que gerenciar as contas a receber ou lidar com problemas como a antiguidade das faturas.

A adoção do Stripe Revenue Recognition ajudou a empresa a simplificar e automatizar o processo de contabilidade e reconciliação, proporcionando à Aureus mais informações sobre as receitas e o desempenho financeiro de cada localização em tempo real. Para aumentar ainda mais a visibilidade financeira, a Aureus também implementou o Stripe Sigma para desenvolver relatórios personalizados que pudessem informar decisões baseadas em dados.

Durante esse compromisso de vários anos, a Aureus trabalhou em estreita colaboração com os serviços profissionais da Stripe para implementar novos produtos. Por exemplo, a equipe de serviços profissionais da Stripe forneceu orientação e experiência adicionais durante a implementação do Billing, ajudando a Aureus a alinhar os requisitos aos recursos do produto e a trabalhar em casos de uso especiais. A equipe trabalhou em estreita colaboração com a Aureus para preparar e planejar o processo de migração, orientando a implementação inicial do Billing em vários centros. Essa abordagem ajudou a minimizar os riscos e permitiu que a Aureus avançasse com mais de 25 outras localizações ao longo de seis meses, garantindo que cada local estivesse funcionando sem problemas antes de passar para o próximo.

A integração profunda da Aureus com a Stripe foi base para, mais recentemente, uma reestruturação corporativa que separou a maioria dos centros em subsidiárias independentes da empresa matriz. A integração do Connect ajudou a Aureus a criar uma plataforma simplificada e automatizada que permite que cada centro receba pagamentos da empresa matriz da Aureus sem problemas. A Aureus trabalhou com a equipe de serviços profissionais da Stripe para explicar a estrutura corporativa e elaborar um plano de integração.

"A equipe foi útil na instalação das duas ou três primeiras localizações e na compreensão de como controlar e configurar o Connect", disse Julius. "Depois, foi só uma questão de fazer o mesmo processo mais de 20 vezes."

Resultados

O Payments reduziu em 90% o tempo gasto no gerenciamento de faturas

Ao integrar o Payments, a Aureus conseguiu minimizar a quantidade de trabalho manual que sua equipe financeira precisava fazer para reconciliar os pagamentos com as faturas. "Gerenciar esse processo costumava ser um pesadelo", disse Julius. "Depois de migrar para o Stripe Payments, tivemos total clareza."

Aproximadamente 30% do tempo de desenvolvimento economizado pela integração do Billing

A migração para o Billing reduziu substancialmente o tempo que os desenvolvedores da Aureus gastavam com a manutenção do sistema de faturamento interno. "Em vez disso, eles gastaram tempo criando recursos aprimorados para nosso aplicativo de aprendizado, que podemos revogar este ano porque não estamos lidando com mudanças em um produto de faturamento", disse Julius. O uso do Stripe na AWS fornece a empresas como a Aureus as ferramentas para simplificar as operações de faturamento, o que é muito importante para a Aureus.

95% das faturas agora são pagas no início de cada mês

O Billing e o Connect ajudaram a simplificar e padronizar o processo de faturamento. Em vez de as faturas serem enviadas e pagas ao longo do mês, a Aureus agora pode recolher a maior parte de suas receitas de assinatura nos primeiros dias de cada mês.

Stripe abre caminho para a expansão internacional

Nos próximos cinco anos, a Aureus espera operar centros em mercados internacionais como Coreia, Indonésia, Emirados Árabes Unidos e EUA. Com a infraestrutura financeira da Stripe, a Aureus Academy conseguiu lançar novas localizações 50% mais rápido, acelerando significativamente seu cronograma de expansão. Julius espera que a Stripe desempenhe uma função fundamental nesses planos de expansão, incluindo a aceitação fácil de várias moedas e formas de pagamento com o Billing e a integração perfeita de novas entidades empresariais com o Connect. "Não seríamos capazes de fazer isso sem a Stripe", disse ele.