Die Herausforderung

Die Brüder Julius und Lawrence Holmefjord-Sarabi gründeten 2013 die Aureus Academy mit einem neuen Ansatz in der Musikausbildung: Anstatt den starren Lehrmethoden der meisten Musikschulen zu folgen, sollten die Schülerinnen und Schüler bei Aureus lernen, was sie möchten – mit einem immersiven und individuellen Ansatz. Das Modell von Aureus war erfolgreich und das Unternehmen ist der steigenden Nachfrage nachgekommen, indem es kontinuierlich neue Musikzentren in Singapur eröffnet hat.

Um dieses Wachstum zu unterstützen, erkannte Aureus, dass es von Barzahlungen – die in Singapur im Bildungsbereich weit verbreitet sind – auf ein kreditkartenbasiertes System umstellen musste. Dadurch konnte das Unternehmen weniger Zeit mit der Zahlungsverwaltung verbringen und sich stärker auf seine Mission konzentrieren, Schülerinnen und Schüler zu fördern. Zudem plante Aureus, sein Abonnementmodell so umzustellen, dass eine hinterlegte Karte zu Beginn jedes Monats belastet wird, anstatt Zahlungen manuell von jeder/jedem Schüler/in einzuziehen.

2016 begann Aureus, diese Veränderungen mit einem Zahlungsanbieter umzusetzen, der grundlegende Funktionen für Rechnungsstellung und Kreditkartenverarbeitung anbot. Doch die begrenzten Leistungen dieses Anbieters bedeuteten weiterhin viel zusätzlichen Aufwand für Aureus. So musste das Finanzteam beispielsweise Transaktionen und Rechnungen manuell abgleichen – ein zeitaufwändiger und arbeitsintensiver Prozess.

Schnell wurde deutlich, dass Aureus einen neuen Zahlungspartner benötigte, der über die notwendigen Funktionen, die Infrastruktur und die Flexibilität verfügte, um das sich weiterentwickelnde Geschäftsmodell zu unterstützen. Neben der weiteren Vereinfachung und Automatisierung von Abrechnung, Zahlungen und Abgleich wünschte sich Aureus auch mehr Flexibilität, um mit Preisgestaltungsmodellen zu experimentieren und so Schülerinnen und Schüler zu gewinnen und zu binden. Ein weiteres zentrales Bedürfnis waren bessere Zahlungsdaten und Reporting-Funktionen, die dem wachsenden Unternehmen mehr Transparenz über seine Finanzen verschaffen würden.

Am wichtigsten war für Aureus, die Zeit zu reduzieren, die das Team für das Management von Zahlungen und Abrechnung aufwendete. „Ich wollte, dass sich unser Tech-Team stärker auf den Aufbau unseres Produkts konzentriert und nicht auf die Entwicklung eines infrastrukturbezogenen Produkts wie ein Zahlungssystem“, sagte Julius Holmefjord-Sarabi, Mitgründer, Chief Technology Officer und Chief Financial Officer des Unternehmens.

Die Lösung

2018 entschied sich Aureus, den ursprünglichen Zahlungsanbieter durch Stripe zu ersetzen und nach und nach Produkte aus der Revenue Suite von Stripe einzuführen, um den gesamten Umsatzlebenszyklus des Unternehmens zu automatisieren – von Preisgestaltung und Abrechnung über Zahlungseinzug bis hin zu Abstimmung und Reporting. Darüber hinaus begann Aureus, seine Unternehmensstruktur über 26 Unterrichtszentren hinweg neu zu bewerten und mithilfe von Stripe Connect effiziente Wege zu entwickeln, Geldflüsse zu jedem Musikzentrum zu steuern.

Zunächst implementierte das Unternehmen Stripe Payments, um Kreditkartentransaktionen abzuwickeln. Damit konnte Aureus Zahlungen über ein zentrales Zahlungs-Hub verarbeiten, anstatt dass Mitarbeitende diese an jedem Standort einzeln bearbeiten mussten. Später führte Aureus Stripe Billing ein, um das interne Abrechnungssystem zu ersetzen. Dies verschaffte dem Unternehmen mehr Flexibilität, spezielle Unterrichtspakete und Aktionen anzubieten – beispielsweise die Möglichkeit, ein Jahr Unterricht im Voraus zu einem vergünstigten Preis zu bezahlen.

Aureus nutzte außerdem Connect, um es jedem seiner Zentren zu ermöglichen, eigene Schüler/innen zu fakturieren und diese Zahlungen über Billing einzuziehen. Das half, den Rechnungsstellungsprozess zu optimieren und die Standardisierung des Zeitpunkts zu erleichtern, zu dem Abonnentinnen und Abonnenten für ihren Unterricht in Rechnung gestellt und belastet werden. Anstatt Forderungen über den gesamten Monat verteilt zu haben, konnte Aureus den Großteil dieser Rechnungen auf den Monatsanfang verschieben. Neben der Verbesserung des Cashflows musste sich das Finanzteam von Aureus dadurch nicht mehr um Forderungen aus Lieferungen und Leistungen oder Probleme wie überfällige Rechnungen kümmern.

Die Einführung von Stripe Revenue Recognition half dem Unternehmen, den Buchhaltungs- und Abgleichsprozess zu vereinfachen und zu automatisieren, wodurch Aureus mehr Einblicke in die Echtzeit-Umsätze und die finanzielle Performance jeder Niederlassung erhielt. Um die finanzielle Transparenz weiter zu verbessern, implementierte Aureus außerdem Stripe Sigma, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, die datengestützte Entscheidungen unterstützen konnten.

Im Rahmen dieses mehrjährigen Engagements arbeitete Aureus eng mit den Fachdienstleistungen von Stripe zusammen, um neue Produkte zu implementieren. So bot das Team für Fachdienstleistungen von Stripe zusätzliche Anleitung und Fachwissen bei der Implementierung der Abrechnung, was Aureus dabei half, die Anforderungen an die Produktfunktionen anzupassen und spezielle Anwendungsszenarien zu bearbeiten. Das Team arbeitete eng mit Aureus zusammen, um den Prozess der Migration vorzubereiten und zu planen und leitete die anfängliche Einführung von Billing in mehreren Zentren. Dieser Ansatz trug dazu bei, Risiken zu minimieren und ermöglichte es Aureus, innerhalb von sechs Monaten mehr als 25 weitere Standorte zu migrieren, wobei sichergestellt wurde, dass jeder Standort reibungslos funktionierte, bevor der nächste Standort in Angriff genommen wurde.

Die tiefe Integration von Aureus in Stripe hat kürzlich eine Unternehmensumstrukturierung unterstützt, bei der die meisten Zentren in unabhängige Tochtergesellschaften der Muttergesellschaft ausgegliedert wurden. Die Connect-Integration half Aureus dabei, eine optimierte, automatisierte Plattform zu schaffen, über die jedes Zentrum nahtlos Zahlungen von der Aureus-Muttergesellschaft empfangen kann. Aureus arbeitete mit dem Team für Fachdienstleistungen von Stripe zusammen, um die Unternehmensstruktur zu erläutern und einen Integrationsplan zu entwickeln.

„Das Team war hilfreich, um die ersten zwei oder drei Standorte einzurichten und zu verstehen, wie Connect gesteuert und konfiguriert wird“, sagt Julius. „Danach war es nur noch eine Frage, denselben Prozess 20 Mal oder mehr zu wiederholen.“

Die Ergebnisse

Payments reduziert den Zeitaufwand für die Rechnungsverwaltung um 90 %

Durch die Integration von Payments konnte Aureus den manuellen Arbeitsaufwand seines Finanzteams für den Abgleich von Zahlungen mit Rechnungen minimieren. „Die Verwaltung dieses Prozesses war früher ein Albtraum“, erklärte Julius. „Nach der Umstellung auf Stripe Payments hatten wir vollständige Transparenz.“

### Durch die Integration von Billing etwa 30 % der Entwicklerzeit eingespart

Die Migration zu Billing konnte Aureus den Zeitaufwand für die Wartung seines internen Abrechnungssystems erheblich reduzieren. „Stattdessen konnten die Entwickler ihre Zeit für die Entwicklung erweiterter Funktionen für unsere Lern-App nutzen, die wir in diesem Jahr auf den Markt bringen können, da wir uns nicht mit Änderungen am Abrechnungsprodukt befassen müssen“, sagt Julius. Die Nutzung von Stripe auf AWS bietet Unternehmen wie Aureus die erforderlichen Tools zur Optimierung ihrer Betriebsabläufe.

95 % der Rechnungen werden nun zu Beginn jedes Monats beglichen

Billing and Connect trug zur Optimierung und Standardisierung des Rechnungsstellungsprozesses bei. Anstatt Rechnungen über den gesamten Monat hinweg zu versenden und zu begleichen, kann Aureus nun den Großteil seiner Abo-Umsätze innerhalb der ersten Tage jedes Monats einziehen.

Stripe ebnet den Weg für internationale Expansion

Innerhalb der nächsten fünf Jahre plant Aureus die Eröffnung von Zentren in internationalen Märkten wie Korea, Indonesien, den Vereinigten Arabischen Emiraten und den USA. Dank der Finanzinfrastruktur von Stripe ist Aureus Academy in der Lage, neue Standorte um 50 % schneller zu eröffnen und damit seine Expansionspläne erheblich zu beschleunigen. Julius rechnet damit, dass Stripe eine Schlüsselrolle bei diesen Expansionsplänen spielen wird – von der einfachen Annahme mehrerer Währungen und Zahlungsmethoden über Billing bis hin zur nahtlosen Integration neuer Geschäftseinheiten mit Connect. „Ohne Stripe wäre dies nicht möglich“, erklärte er.