DE10202692A1 - E-Mail-Umwandlungsdienst - Google Patents

Abstract

Die vorliegende Erfindung liefert ein Nachrichtenhandhabungssystem und Verfahren zum Umwandeln von Anhängen an E-Mails in ein geeignetes Format. Das Nachrichtenhandhabungssystem umfaßt einen E-Mail-Server zum Empfangen oder Senden einer E-Mail-Nachricht für einen beabsichtigten Empfänger und ein Computersystem, das einen E-Mail-Klienten und eine Gruppe von Softwaremodulen zum Verarbeiten von Datendateien mit jeweiligen kompatiblen Datendateiformaten umfaßt. Ein Auslöser ist für das Antworten auf eine Datendatei, die einer E-Mail-Nachricht zugeordnet ist, vorgesehen und liefert eine Anzeige, daß ein Datenformat der Datendatei, die der E-Mail-Nachricht zugeordnet ist, keines der kompatiblen Datenformate ist. Ein Datendateiumwandler, der auf den Auslöser anspricht, wandelt die Datendateien, die der E-Mail-Nachricht zugeordnet sind, selektiv in eines der benannten kompatiblen Datendateiformate um.

Description

Die vorliegende Erfindung bezieht sich auf Elektronische- Post-Systeme. Insbesondere bezieht sich die vorliegende Er­ findung auf ein System und ein Verfahren zum Umwandeln von E-Mail-Nachrichten in ein Format, das für den Benutzer des Systems lesbar ist.

Der Austausch von elektronischen Nachrichten oder "E-Mails" zwischen Benutzern von Computersystemen begann vor mehreren Jahren. Ursprünglich tauschten die Benutzer aufgrund der Bandbreite typischerweise bei dem Großteil der Kommunikati­ on nur Textnachrichten aus. Mit dem kometenhaften Anstieg der Verwendung des Internets als eine Einrichtung zum Aus­ tauschen von Geschäftskommunikation wurden Computersysteme komplexer bezüglich der Typen von Dateien und Informatio­ nen, die per E-Mail gesendet werden können. Zahlreiche E-Mail-Anwendungen oder -Programme sind derzeit im Handel er­ hältlich. Viele dieser Anwendungen stammen von Personalcom­ putersoftwarefirmen. Beispiele umfassen WORD PERFECT OFFICE™, LOTUS NOTES™, CCMAIL™, MICROSOFT MAIL™, usw. Für einen Computerkonferenzbetrieb sind ebenfalls eine Anzahl von Systemen verfügbar, einschließlich LOTUS NOTES EIES2™, FIRST CLASS™, und SUPERKOM™. Bei den heutigen Systemen können E-Mail-Nachrichten nun große Dokumente, Präsentatio­ nen, Bilder oder Videomaterial aufweisen, die als Anhänge zu den Textnachrichten gesendet werden. Obwohl diese Form der Kommunikation mittlerweile weit verbreitet ist, gibt es nach wie vor eine Anzahl von Problemen bei der Verwendung.

Ein vorherrschendes Problem beim Verwenden von E-Mailkommunikation zum Korrespondieren ist die Inkompatibi­ lität zwischen den Systemen oder der Software des Mailsen­ ders und des Mailempfängers. Wie es für einen Durch­ schnittsfachmann auf diesem Gebiet ersichtlich ist, ist ein Empfänger einer E-Mail-Nachricht häufig nicht in der Lage, eine Anhang zu öffnen und zu betrachten, weil die Software­ anwendung, in der der Anhang erzeugt wurde, nicht kompati­ bel ist mit der Software, die für den Empfänger zugänglich ist. Bei solchen Umständen sind Formatierungsprobleme all­ täglich, und was noch schlimmer ist, oft kann der Empfänger den Anhang nicht bearbeiten oder sogar nicht einmal be­ trachten. Damit der Empfänger den Anhang betrachten kann, muß der Anhang von seiner ursprünglichen Softwareanwendung in eine Anwendung umgewandelt werden, die für den Empfänger zugänglich ist. Nach der Umwandlung kann der Empfänger in der Lage sein, den Anhang zu betrachten und/oder zu bear­ beiten. Falls jedoch der Empfänger beispielsweise den An­ hang bearbeitet und die Änderungen als Anhang in der ge­ wählten Softwareplattform des Empfängers zu dem ursprüngli­ chen Sender sendet, können auf der Seite des ursprünglichen Senders ähnliche Umwandlungsprobleme vorliegen.

Kompatibilitätsprobleme ergeben sich bei zwei unterschied­ lichen Situationen. Erstens können Kompatibilitätsprobleme zwischen unterschiedlichen Versionen der gleichen Software vorliegen. Falls beispielsweise ein Empfänger eine E-Mail-Nachricht mit einem Anhang in einer neueren Version einer Softwareanwendung, die der Empfänger auf seinen Computer hat, empfängt, kann dies dazu führen, daß der Empfänger nicht in der Lage ist, den Anhang zu bearbeiten oder sogar zu betrachten, wenn der Anhang mit der früheren Version nicht rückwärtskompatibel ist. Zweitens können Kompatibili­ tätsprobleme zwischen unterschiedlichen Plattformen oder Softwarepaketen existieren. Wie es beispielsweise für einen Durchschnittsfachmann auf diesem Gebiet ersichtlich ist, kann ein Benutzer, der Mikrosoftprodukte auf seinem System hat, und eine E-Mail mit einem Anhang in LOTUS AMIPRO™ empfängt, nicht in der Lage sein, den Anhang zu lesen oder zu bearbeiten, falls der Benutzer nicht ebenfalls AMIPRO™ auf seinem System hat. Gleichartig dazu ist es offensicht­ lich, daß ein Benutzer, der mit bestimmten Microsoftproduk­ ten für PC arbeitet, und eine E-Mail-Nachricht von einem Sender empfängt, der Microsoftprodukte für Macintosh ver­ wendet, nicht in der Lage sein kann, den Anhang zu lesen oder zu bearbeiten. In jedem Fall bleibt das weitverbreite­ te Problem, daß sich Computersysteme bei dem Versuch, in­ kompatible Dateien zu lesen, "aufhängen" oder abstürzen, in der Branche vorherrschend.

Bisher haben Fachleute fortlaufend nach Lösungen für die obigen Probleme bei der Technik gesucht. In einigen Fällen einigen sich Empfänger und Sender, insbesondere diejenigen in der gleichen Organisation, einfach auf ein gemeinsames Format für Anhänge, die per E-Mail übertragen werden. Lei­ der bestehen nach wie vor mehrere Probleme. Beispielsweise ist die Koordination zeitlich im Voraus manchmal schwierig. In einigen Fällen kann die Inkompatibilität zwischen Ver­ sionen entstehen, weil bestimmte Einzelpersonen in einer Organisation aktualisierte Software vor anderen verwenden. Außerdem können E-Mails von außerhalb nach wie vor zu den oben beschriebenen Inkompatibilitätsproblemen führen, ob­ wohl sich diejenigen innerhalb der gleichen Organisation auf gemeinsame Software einigen.

In einigen Fällen versuchen Computerbenutzer, zahlreiche Softwarepakete auf ihren Systemen zu speichern, in dem Ver­ such, Zugriff auf Plattformen zu haben, in denen Anhänge ankommen können. Diese Lösung ist jedoch ungeeignet auf­ grund der übermäßigen Kosten, die mit dem Kauf von Software und Aktualisieren der Software für die Umwandlung in jede benötigte Version verbunden sind. Gleichermaßen ist diese Lösung ungeeignet aufgrund der begrenzten Speichermenge auf vielen Systemen, die das Laden von umfangreichen Software­ paketen nicht unterstützen kann. Das Kaufen und Aktualisie­ ren von Software (in Verbindung mit dem Verlust von Spei­ cherplatz) ist für die meisten Benutzer unattraktiv, falls der Bedarf für die Software, auf einen E-Mail-Anhang zu­ zugreifen, seiten ist.

Bei einigen Fällen können Computerbenutzer unterschiedliche Software auf den lokalen Festplatten von unterschiedlichen Computern über ein gemeinsames Netzwerk verteilt geladen haben. Wenn bei solchen Fällen der Empfänger einer E-Mail einen Anhang umgewandelt haben muß, sendet der Empfänger die E-Mail zu dem einzelnen Computer mit kompatibler Soft­ ware zum Betrachten des Anhangs oder zum Umwandeln des An­ hangs in eine Plattform, die der Computer des Benutzers verwenden kann. Wie es für einen Durchschnittsfachmann auf diesem Gebiet offensichtlich ist, ist diese Lösung ungeeig­ net, nicht nur aufgrund des unattraktiven Bedarfs zum Kau­ fen und Aktualisieren von Software wie oben erörtert, son­ dern auch aufgrund der offensichtlichen Probleme, die sich aus dem übermäßigen manuellen Eingreifen ergeben, das benö­ tigt wird, um Dateien zu senden und umzuwandeln, dem poten­ tiellen Verlust von Daten und der potentiellen Unfähigkeit des Empfängers, in der Lage zu sein, in einem kompatiblen Format mit dem ursprünglichen Sender zu kommunizieren.

Es ist die Aufgabe der vorliegenden Erfindung, ein Nach­ richtenhandhabungssystem und ein Verfahren zum Betreiben desselben zu schaffen, so daß der Umgang mit Nachrichten im Hinblick auf die Verwendung von Anhängen unaufwendiger wird.

Diese Aufgabe wird durch ein Nachrichtenhandhabungssystem gemäß Anspruch 1 und 14 und durch ein Verfahren gemäß An­ spruch 16 gelöst.

Die vorliegende Erfindung überwindet viele der oben be­ schriebenen praktischen Probleme und bietet auch neue Vor­ teile. Gemäß der Erfindung wird ein Umwandlungsdienst zum Umwandeln von Anhängen an E-Mails, die zu einem Klienten des Dienstes gesendet werden, in ein Format, das von dem Klienten lesbar ist, geliefert. Außerdem wird gemäß der Er­ findung ein System geliefert, das den Umwandlungsdienst verwendet. Außerdem werden gemäß der Erfindung Verfahren zum Verwenden des Systems und des Dienstes geliefert.

"E-Mail" soll sich auf elektronische Nachrichtenhandha­ bungssysteme beziehen, einschließlich denjenigen, die das einfache Nachrichtenübertragungsprotokoll (SMTP = Simple Mail Transfer Protocol) zum Senden von elektronischen Nach­ richten zwischen Servern und/oder von einem Mailklienten zu einem Mailserver verwenden, und das POP-Protokoll (POP = Post Office Protocol) oder das Internetnachrichtenzugriffs­ protokoll (IMAP = Internet Message Access Protocol) zum An­ fordern und Senden von elektronischen Nachrichten von einem Mailserver zu einem Mailserver, ist aber nicht darauf be­ schränkt.

"Klient" soll sich entweder auf die "E-Mail" Klientanwen­ dung beziehen, die den Empfang und die Übertragung einer E-Mail ermöglicht; auf den Klientteil einer Klient-Server- Architektur, typischerweise eine Anwendung, die auf einem Personalcomputer oder einer Workstation bzw. Arbeitsstation läuft und sich auf einen zugeordneten Server verläßt, um bestimmte Operationen durchzuführen; und/oder auf die Plattform, auf der der Klient läuft, wobei die Bedeutung für einen Durchschnittsfachmann auf diesem Gebiet von dem Verwendungszusammenhang deutlich wird.

"Teilnehmer", "Benutzer" und "beabsichtigter Empfänger" sollen im allgemeinen eine Person oder einen Betreiber des E-Mail-Klienten oder zugeordneten Anwendungsprogrammen, Hilfsprogrammen, usw. bedeuten, die auf dem zugeordneten PC oder der zugeordneten Workstation laufen, einschließlich einer Person und einem System, an die/das die E-Mail-Nachricht adressiert ist.

Gemäß einem Aspekt der Erfindung umfaßt ein Nachrichten­ handhabungssystem einen E-Mail-Server, der konfiguriert ist, um eine E-Mail-Nachricht für einen beabsichtigten Emp­ fänger, z. B. einen speziellen E-Mail-Klienten, zu empfan­ gen und/oder zu senden. Ein Computersystem (z. B. der Klient oder PC des Benutzers) umfaßt einen E-Mail-Klienten und eine Gruppe bzw. Familie von Softwaremodulen (z. B. An­ wendungsprogramme), die konfiguriert sind, um Datendateien mit jeweiligen kompatiblen Datendateiformaten zu verarbei­ ten. Ein Auslöser bzw. Auslöser, der beispielsweise an dem E-Mail-Klienten oder -Server positioniert ist, spricht auf eine Datendatei an, die der E-Mail-Nachricht zugeordnet ist (z. B. ein Anhang, wie z. B. eine Textverarbeitungs- oder Tabellendatendatei) und ist konfiguriert, um eine Anzeige zu liefern, daß ein Datenformat der empfangenen Datendatei keines der kompatiblen Datendateiformate ist, d. h. ein in­ kompatibles oder nicht bevorzugtes Format. Ein Datendatei­ umwandler spricht auf den Auslöser an, um die empfangene Datendatei selektiv in eines der kompatiblen Datendateifor­ mate umzuwandeln.

Gemäß einem weiteren Aspekt der Erfindung umfaßt ein Ver­ fahren zum Betreiben eines Nachrichtenhandhabungssystems das Sichern oder Speichern einer Liste von kompatiblen Da­ tendateiformaten, die für einen beabsichtigten Empfänger einer E-Mail-Nachricht akzeptierbar sind. Nach Empfangen einer E-Mail-Nachricht für einen beabsichtigen Empfänger (z. B. E-Mail-Klientenmaschine) wird zumindest eine Datei, die der E-Mail zugeordnet ist (z. B. ein Anhang) unter­ sucht, um ein Datendateiformat der Datei zu identifizieren. Die Kompatibilität der Datei wird bewertet, indem bestimmt wird, ob das Datendateiformat der Datei in der Liste der kompatiblen Datendateiformate enthalten ist. Falls dieselbe inkompatibel ist, wird die Datei zu einem entfernten Um­ wandlungsdienst übertragen, der beispielsweise auf einem LAN, WAN oder über das Internet zugänglich ist. Zusätzlich zum Übertragen der Datei wird das gewünschte Dateiformat (d. h. eines der kompatiblen Datendateiformate) als das Zielformat der Datei bezeichnet. Die Datei wird dann umge­ wandelt, und die umgewandelte Datei wird dem beabsichtigten Empfänger z. B. über den E-Mail-Server und/oder Klienten weitergeleitet.

Für ein vollständigeres Verständnis der vorliegenden Erfin­ dung wird nun auf die folgenden Beschreibungen in Verbin­ dung mit den beiliegenden Zeichnungen Bezug genommen.

Bevorzugte Ausführungsbeispiele der vorliegenden Erfindung werden nachfolgend Bezug nehmend auf die beiliegenden Zeichnungen näher erläutert. Es zeigen:

Fig. 1 ein Blockdiagramm eines Ausführungsbeispiels ei­ nes E-Mail-Systems, das den Umwandlungsdienst ge­ mäß der Erfindung verwendet;

Fig. 2 ein Blockdiagramm eines alternativen Ausführungs­ beispiels eines E-Mail-Systems, das den Umwand­ lungsdienst gemäß der Erfindung verwendet;

Fig. 3 ein anderes Blockdiagramm eines anderen alterna­ tiven Ausführungsbeispiels eines E-Mailsystems, das den Umwandlungsdienst gemäß der Erfindung verwendet; und

Fig. 4 ein anderes Blockdiagramm eines anderen alterna­ tiven Ausführungsbeispiels eines E-Mailsystems, das den Umwandlungsdienst gemäß der Erfindung verwendet.

Gemäß einem derzeit bevorzugten Ausführungsbeispiel zeigt Fig. 1 das E-Mailsystem 100 für die Kommunikation zwischen Personalcomputern. Wie in Fig. 1 gezeigt ist, umfaßt das E- Mailsystem 100 einen Personalcomputer oder eine Workstation bzw. Arbeitsstation 100, auf der geeignete E-Mail-Klientensoftware läuft, und die über eine Verbindung 102 mit dem E-Mail-Server 103 in Kommunikation ist. Wie für ei­ nen Durchschnittsfachmann auf diesem Gebiet zu erkennen ist, kann die Verbindung 102 eine zweckgebundene Verbin­ dung, eine Telephonleitung, ein weites Netz (WAN wide-area network) oder ein lokales Netz (LAN = local area net­ work) sein.

Der E-Mail-Server 103 ist durch jede geeignete Einrichtung, wie z. B. über einen Internet-Dienstanbieter (ISP = Inter­ net Service Provider) in Kommunikation mit dem Internet 104. Der E-Mail-Server 105 ist ebenfalls in Kommunikation mit dem Internet 104. Der E-Mail-Server 103 weist eine Ver­ bindung 106 für die Kommunikation mit der Senderworkstation 107 auf. Es ist offensichtlich, daß die Verbindung 106 auch eine zweckgebundene Verbindung, eine Telephonleitung, ein WAN oder ein LAN sein kann, und daß die Phrase "Sender" bei dem vorliegenden Beispiel verwendet wird, um eine Quelle oder einen Ursprung einer E-Mail zu bezeichnen, die an die Workstation 101 adressiert ist.

Ein Umwandlungsdienst 109 ist in Kommunikation mit dem In­ ternet 104 und darüber zugreifbar. Der Umwandlungsdienst 109 umfaßt eine Prozessorplattform (z. B. entferntes Compu­ tersystem) und Software, die konfiguriert ist, um ein Da­ tenformat in ein anderes gewünschtes Datenformat umzuwan­ deln. Bei einem derzeit bevorzugten Ausführungsbeispiel wird der Umwandlungsdienst von einer Firma betrieben, die gegen Gebühr Datenumwandlung liefert. Auf die Firma und ih­ ren Dienst wird gemäß diesem Ausführungsbeispiel über das Internet zugegriffen. Das Zugreifen auf die Website der Firma und das Registrieren als ein Teilnehmer des Dienstes ermöglicht es einen Teilnehmer, E-Mail-Anhänge, die von dem Teilnehmer empfangen werden, von einem inkompatiblen oder ungewünschten Format in ein anderes kompatibles oder ge­ wünschtes Format umwandeln zu lassen.

Dem Umwandlungsdienst 109 ist ein Auslöser 108 zugeordnet. Der Auslöser 108 umfaßt vorzugsweise Auslösersoftware, die ein Teilnehmer empfängt und als Teil oder in Zusammenhang mit der E-Mail-Klientensoftware oder dem zugeordneten E-Mail-Server installiert, nachdem er für den Dienst regi­ striert ist. Die Auslösersoftware gemäß der Erfindung ist konfiguriert, um Datenformate zu identifizieren, die mit dem Personalcomputer oder der Workstation 101 kompatibel sind. Vorzugsweise ermöglicht es der Auslöser 108 einem Be­ nutzer ebenfalls, Datenformate zu identifizieren, die der Benutzer nicht als Anhänge empfangen möchte, obwohl diesel­ ben mit dem Personalcomputer oder der Workstation 101 kom­ patibel sind. Noch bevorzugter ermöglicht es der Auslöser 108 oder der Umwandlungsdienst 109 einem Benutzer, das Um­ wandlungsformat zu spezifizieren, in das der Benutzer die Anhänge umgewandelt haben möchte.

Der Auslöser 108 führt vorzugsweise eine Pförtnerfunktion durch. Wenn eine E-Mail mit einem Anhang an einem Personal­ computer oder einer Workstation 101 ankommt, tastet der Auslöser 108 vorzugsweise den Anhang ab, um zu bestimmen, ob derselbe in einem Format aufgebaut ist, das kompatibel ist mit Anwendungen, die auf oder für einen Personalcompu­ ter oder eine Workstation 101 verfügbar sind. Falls das Format dieses Anhangs kompatibel ist, tut der Auslöser 108 vorzugsweise nichts oder ermöglicht es, daß die E-Mail und der Anhang normal verarbeitet werden. Falls der Anhang je­ doch inkompatibel ist (oder falls der Anhang in einem For­ mat ist, das der Benutzer als für Anhänge nicht wünschens­ wert angezeigt hat) sendet der Auslöser 108 den Anhang vor­ zugsweise durch das Netzwerk 101 zurück an den E-Mail-Server 103, für die Ablage bei dem Umwandlungsdienst 109 für die Umwandlung in ein kompatibles oder gewünschtes For­ mat durch das Internet 104. Alternativ kann der Auslöser 108 einfach den Teilnehmer benachrichtigen, daß eine E-Mail mit einem inkompatiblen Anhang empfangen wurde und den Teilnehmer aufrufen, anzuzeigen, ob er den Anhang durch den Umwandlungsdienst 109 umgewandelt haben möchte oder nicht.

Der Umwandlungsdienst 109, vorzugsweise in Verbindung mit dem Auslöser 108, kann zusätzliche Funktionen durchführen. Beispielsweise kann der Umwandlungsdienst 109 Rechnungsin­ formationen liefern, wenn ein Anhang zu einem Benutzer zu­ rückgesendet wird. Gleichartig dazu kann der Umwandlungs­ dienst 109 dem Klienten den ursprünglichen Anhang liefern, der für die Umwandlung weitergeleitet wurde, oder andere Funktionen an dem Anhang durchführen, wie z. B. Virenscan­ nen, oder automatisch eine Kopie des Anhangs archivieren. Es ist klar, daß das Behalten der ursprünglichen E-Mail aus gesetzlichen Gründen wichtig sein. Der Umwandlungsdienst 109 kann außerdem dem ursprünglichen Sender eine Anzeige liefern, daß der Dienst notwendig war, um den Anhang umzu­ wandeln, und den ursprünglichen Sender über das umgewandel­ te Format informieren. Zusätzlich kann der Umwandlungs­ dienst 109 automatisch einen umgewandelten Anhang, der von dem Teilnehmer zu dem ursprünglichen Sender gesendet wird, zurück in das Originalformat umzuwandeln. Vorzugsweise führt der Umwandlungsdienst 109 auch Funktionen wie Virens­ cannen und automatische Archivierung von Dateien durch.

Mit Bezugnahme auf Fig. 1 arbeitet das System dieses Aus­ führungsbeispiels wie folgt. Ein Sender löst eine E-Mail-Nachricht von der Senderworkstation 107 aus, die für einen Teilnehmer an einem Personalcomputer oder einer Workstation 107 beabsichtigt ist. Die Nachricht enthält einen Anhang in Originalformatsprache. Die Nachricht verläuft durch die Verbindung 106 zu dem E-Mail-Server 105. Der E-Mail-Server 105 ist in Kommunikation mit dem Internet 104. Der E-Mail-Server 103 ist ebenfalls in Kommunikation mit dem Internet 104. Das Internet 104 leitet die Nachricht zu dem E-Mail-Server 103 durch herkömmliche Kanäle, beispielsweise unter Verwendung von SMTP. Der E-Mail-Server 103 sendet die Nach­ richt durch die Verbindung 102 zu dem Personalcomputer oder der Workstation 101 unter Verwendung von beispielsweise POP oder IMAP, um die Nachricht zu der zugeordneten E-Mail-Klientensoftware zu übertragen.

Auf dem Personalcomputer oder der Workstation 101 befindet sich der Auslöser 108. Der Auslöser 108 bestimmt, ob der Anhang in einem kompatiblen oder gewünschten Format ist. Falls dies der Fall ist, werden die Nachricht und der An­ hang dem Teilnehmer in ihrem gewöhnlichen Ablauf präsen­ tiert. Falls nicht, benachrichtigt der Auslöser 108 den Teilnehmer, daß eine Nachricht mit einem Anhang in einem inkompatiblen oder ungewünschten Format empfangen wurde. Der Teilnehmer entscheidet dann, ob der Anhang für die Um­ wandlung in ein geeignetes Format zu dem Umwandlungsdienst 109 weitergeleitet wird oder nicht. Alternativ sendet der Auslöser 108 automatisch den Anhang zu dem Umwandlungs­ dienst 109 und benachrichtigt vorzugsweise den Teilnehmer, daß ein Anhang zu dem Umwandlungsdienst 109 gesendet wurde.

Nachdem der Auslöser 108 den E-Mail-Klienten des Personal­ computers oder der Workstation 101 anweist, den Anhang zu dem Umwandlungsdienst 109 zu senden, verläuft der Anhang (mit oder ohne die zugeordnete Nachricht) durch die Verbin­ dung 102 zu dem E-Mail-Server 103. Der E-Mail-Server 103 greift über das Internet 104 auf dem Umwandlungsdienst 109 zu. Der Umwandlungsdienst 109 wandelt den Anhang in ein ge­ eignetes Format für die Rücksendung zu dem Personalcomputer oder der Workstation 101 und dem E-Mail-Klienten um. Alter­ nativ können andere Einrichtungen, die nicht auf E-Mail ba­ sieren, verwendet werden, um den Anhang zu dem Umwandlungs­ dienst 109 zu übertragen, einschließlich beispielsweise FTP (file transfer protocol - Dateitransferprotokoll) oder HTTP.

Das "geeignete Format" kann auf eine Vielzahl von Weisen ausgewählt werden. Beispielsweise kann der Umwandlungs­ dienst 109 auf der Basis von Informationen, die von dem Auslöser 108 geliefert werden, auf ein Umwandlungsformat voreingestellt sein, das für den Personalcomputer oder die Workstation 101 zugreifbar ist, und das ebenfalls allgemein für die Umwandlung des Originalformats verwendet wird. Al­ ternativ kann der Umwandlungsdienst 109 durch den Teilneh­ mer durch Informationen, die an den Auslöser 108 oder di­ rekt an den Umwandlungsdienst 109 gesendet werden, über ein besonders gewünschtes Umwandlungsformat für die Verwendung mit bestimmten Datenformaten oder allen Formaten angewiesen werden. Falls bei einer anderen Alternative der Personal­ computer oder die Workstation 101, auf denen die E-Mail-Klientensoftware läuft, die Fähigkeit fehlt, unabhängig von dem Format auf einen Anhang zuzugreifen, (d. h. falls der Anhang Graphiken umfaßt, die der Klientencomputer in keinen Format betrachten kann) kann der Umwandlungsdienst 109 das Originalformat in HTML (hyper-text mark-up language) umwan­ deln, und dem Klienten einen URL (uniform resource lokator = Einheitsressourcenlokator) senden, der zum Betrachten des Anhangs über das Internet zugänglich ist. Dieses Merkmal kann insbesondere wichtig sein, falls der Empfänger ein "Internetgerät" oder anderes Webbrowsergerät ist. Wie für einen Durchschnittsfachmann auf diesem Gebiet offensicht­ lich ist, gibt es eine Anzahl von Möglichkeiten, umgewan­ delte Anhänge zu dem Teilnehmer zu senden, und die Umwand­ lungssprache für den Anhang auszuwählen, und jede davon sollte als innerhalb des Schutzbereichs der Erfindung ange­ sehen werden.

Nach der Umwandlung in ein geeignetes Format sendet der Um­ wandlungsdienst 109 den umgewandelten Anhang mit oder ohne den Originalanhang durch das Internet 104 an den E-Mail-Server 103, für die Darstellung an den Personalcomputer oder die Workstation 101 durch die Verbindung 102. Alterna­ tiv liefert der Umwandlungsdienst eine Nachricht an den Personalcomputer oder die Workstation 101 über den URL, wo der Anhang unter Verwendung eines geeigneten Browsers oder einer Browserfunktion des E-Mail-Klienten in HTML betrach­ tet werden kann. Der Umwandlungsdienst 109 kann außerdem Nachrichten an die Senderworkstation 107 liefern, um den Sender zu informieren, daß der Anhang durch oder für den Teilnehmer umgewandelt wurde.

Alternativ kann der Sender in der Lage sein, die Nachricht und den Anhang direkt für den Teilnehmer an den Umwand­ lungsdienst 109 zu senden, und den Anhang in ein geeignetes Format umwandeln zu lassen, bevor die Nachricht über das Internet 104 an den E-Mail-Server 103 gesendet wird.

Bei einer anderen Alternative muß der Klient den Anhang vielleicht zurück zu dem Sender senden, nach dem der Teil­ nehmer den umgewandelten Anhang betrachtet und/oder bear­ beitet hat. Bei diesem Ausführungsbeispiel kann der Umwand­ lungsdienst 109 verwendet werden, um den umgewandelten An­ hang vor der Rücksendung an den Sender zurück zu seinem Originalformat umzuwandeln. Die Umwandlung kann durch An­ weisung des Teilnehmers oder automatisch durch den Betrieb des Auslösers 108 und/oder des Umwandlungsdienstes 109 er­ folgen. Vorzugsweise sind sowohl der Teilnehmer als auch der Sender Benutzer des Umwandlungsdienstes 109 und die Vor- und Zurück-Umwandlungen finden automatisch als Teil des Dienstes statt.

Fig. 2 zeigt ein weiteres derzeit bevorzugtes Ausführungs­ beispiel des Systems gemäß der Erfindung. Bei diesem Aus­ führungsbeispiel ist der Auslöser 108 auf dem E-Mail-Server 103 vorgesehen. Wie für einen Durchschnittsfachmann auf diesem Gebiet ersichtlich ist, kann das Bereitstellen des Auslösers 108 auf dem E-Mail-Server 103 besonders für große Firmen oder andere Organisationen, die Einheitlichkeit und leichte Benutzung wünschen, vorteilhaft sein. Durch die Be­ reitstellung des Auslösers 108 auf dem E-Mail-Server 103 können auch andere Vorteile realisiert werden. Beispiels­ weise sind die Informationen, die der Auslöser 108 über die Kompatibilität und Erwünschtheit von Formaten an den Um­ wandlungsdienst 109 liefert, viel leichter zu erhalten und zu aktualisieren, wenn der Server die gesamte Organisation bedient, anstatt daß jeder einzelne Klienten-PC seine eige­ nen Parameter an den Dienst liefert. Dies verhindert, daß Anhänge, die nur für einige in der Organisation zugreifbar sind, unter Ausschluß von anderen verwendet werden. Bei­ spielsweise können beim Hin- und Herleiten einer großen Po­ werPoint-Präsentation zwischen Autoren Formatierungsproble­ me, Datenverlust und ähnliche Probleme auftreten, falls ei­ ner ein überholtes oder nicht autorisiertes Format verwen­ det. Ebenso sind Veralterungsinformationen beim Aktualisie­ ren von Software mit neuen Versionen und dergleichen viel leichter zu verfolgen und zu steuern, wenn der E-Mail- Server 103 als Pförtner für die gesamte Organisation arbei­ tet.

Fig. 3 zeigt ein weiteres derzeit bevorzugtes Ausführungs­ beispiel des Systems gemäß der Erfindung. Bei diesem Aus­ führungsbeispiel befinden sich sowohl der Auslöser 108 als auch der Umwandlungsdienst 109 auf dem E-Mail-Server 103. Obwohl sich der Auslöser 108 auf dem Personalcomputer oder der Workstation 101 befinden kann, wenn der Umwandlungs­ dienst 109 auf dem E-Mail-Server 103 vorgesehen ist, werden die Vorteile des Bereitstellens von beiden auf dem E-Mail-Server offensichtlich.

Bei dem Ausführungsbeispiel, das in Fig. 3 dargestellt ist, umfaßt der Umwandlungsdienst 109 Software, die auf der gleichen Plattform (z. B. Computer) wie der E-Mail-Server 103 befindet. Der Umwandlungsdienst 109 führt nach wie vor die oben beschriebene Formatumwandlungsfunktionalität durch, die Bereitstellung des Dienstes auf dem E-Mail-Server 103 beseitigt jedoch die Notwendigkeit, über das In­ ternet 104 auf den Dienst zuzugreifen. Es kann besonders wünschenswert sein, das Internet 104 nicht als Medium zum Weiterleiten von Anhängen zu verwenden, wenn es um Ver­ schlüsselung oder Geheimhaltung geht. Ein Durchschnitts­ fachmann auf diesem Gebiet wird erkennen, daß es wünschens­ wert ist, zu ermöglichen, daß eine Formatumwandlung statt­ findet, ohne die Verbindung 102 zu verlassen und über das Internet 104 auf einen dritten Dienst zuzugreifen. Mit der Bereitstellung des Umwandlungsdienstes 109 auf der gleichen Plattform wie der E-Mail-Server 103 wird ein Durchschnitts­ fachmann auf diesem Gebiet außerdem erkennen, daß es wün­ schenswert ist, den Auslöser 108 als einen Pförtner als Teil des E-Mail-Servers 103 bereitzustellen.

Fig. 4 zeigt ein weiteres Ausführungsbeispiel der vorlie­ genden Erfindung. Anders als die in Fig. 1 bis 3 gezeigten Ausführungsbeispiele weist das Ausführungsbeispiel von Fig. 4 den Auslöser 108 auf der Senderseite des Internets 104 auf. Genauer gesagt, bei diesem Ausführungsbeispiel befin­ det sich der Auslöser 108 auf dem Server 105. Ein Durch­ schnittsfachmann auf diesem Gebiet wird anerkennen, daß es für Organisationen und Teilnehmer wünschenswert sein kann, die Möglichkeit zu haben, Anhänge in ein gewünschtes Datei­ format umgewandelt zu bekommen, wovon der Sender weiß, daß es notwendig ist, um es den Adressaten der E-Mail zu ermög­ lichen, den Anhang zu betrachten oder zu lesen, bevor der Anhang über das Internet 104 zu der Workstation 101 gesen­ det wird.

Beispielsweise sendet die Senderworkstation 107 eine E-Mail mit einem Anhang in einem Dateiformat, das sich auf der Senderworkstation 107 befindet, an einen Adressaten, der eventuell nicht in der Lage ist, dieses Format zu betrach­ ten. Der Anhang wird über die Verbindung 106 zu dem Server 105 übertragen, wo der Auslöser 108 bestimmt, daß der Adressat den Anhang in ein anderes Format umgewandelt benö­ tigt. Der Auslöser 108 kann den Bedarf nach Umwandlung auf der Basis von Informationen bezüglich der Adressaten, die auf dem Server 105 gespeichert sind, bestimmen, oder auf der Basis von Anweisungen, die durch den Sender in Verbin­ dung mit der E-Mail geliefert werden. Der Auslöser 108 kann dynamisch aktualisiert werden, beispielsweise durch den Server 105, der eine Anfrage an eine geeignete Datenbank auslöst. In jedem Fall wird der Anhang über das Internet 104 zu dem Umwandlungsdienst 109 gesendet. Der Umwandlungs­ dienst 109 wandelt den Anhang in ein geeignetes Format um und leitet die umgewandelte Datei zu der Workstation 101 weiter.

Alternativ kann sich sowohl der Auslöser 108 als auch der Umwandlungsdienst 109 auf dem Server 105 befinden, auf eine Weise, die ein wenig ähnlich ist wie bei Fig. 3. Ebenso kann sich der Auslöser 108 auf der Senderworkstation 107 befinden, während der Umwandlungsdienst 109 durch das In­ ternet 104 zugreifbar bleibt, auf eine Weise, die ein wenig ähnlich ist wie bei Fig. 1. Wie für einen Durchschnitts­ fachmann auf diesem Gebiet ersichtlich ist, kann die Be­ reitstellung des Auslösers 108 und des Umwandlungsdienstes 109 an jeder geeigneten Position in dem System sein, um die Zwecke der Erfindung zu erfüllen. Die Plazierung des Auslö­ sers 108 und des Umwandlungsdienstes 109 kann beispielswei­ se davon abhängen, ob der Teilnehmer eine Institution oder Organisation ist, die auf einem gemeinsamen Server arbei­ tet. Gemäß der Erfindung können Organisationen in der Lage sein, spezielle Software zu erwerben, die es dem Auslöser 108 und dem Umwandlungsdienst 109 ermöglichen, sich auf dem Server der Firma zu befinden. Im Gegensatz dazu kann für individuelle Teilnehmer, die keinen gemeinsamen Server auf­ weisen, beispielsweise Einzelpersonen, die von ihren Pri­ vat-PCs arbeiten, die Plazierung des Auslösers 108 an der Senderworkstation 107 sein, und konfiguriert sein, um auf der Basis der Vorlieben und Bedürfnisse der Einzelpersonen auf den Umwandlungsdienst 109 (über das Internet 104) zu­ zugreifen. Bei diesem Beispiel, obwohl es nicht gezeigt ist, identifiziert der Auslöser 108 auf der Senderworksta­ tion 107, daß ein Anhang, der an einen Adressat adressiert ist, in einem Format ist, das für diesen Adressat umgewan­ delt werden muß. Der Anhang wird zu einer Internetwebsite weitergeleitet, die einen Zugriff auf den Umwandlungsdienst 109 erlaubt. Der Umwandlungsdienst 109 wandelt das Format des Anhangs gemäß den Informationen um, die durch den Teil­ nehmer geliefert werden oder mit dem umzuwandelnden Anhang geliefert werden, und leitet die umgewandelte Datei zu dem Adressat oder in dem Fall von mehreren Empfängern zu den Adressaten weiter.

Claims (20)

1. Nachrichtenhandhabungssystem (100), das folgende Merk­ male aufweist:
einen E-Mail-Server (103), der konfiguriert ist, um eine E-Mail-Nachricht für einen beabsichtigten Empfän­ ger zu empfangen;
ein Computersystem (101), das einen E-Mail-Klienten und eine Gruppe von Softwaremodulen umfaßt, die konfi­ guriert sind, um Datendateien mit jeweiligen kompati­ blen Datendateiformaten zu verarbeiten;
einen Auslöser (108), der auf eine Datendatei an­ spricht, die der E-Mail-Nachricht zugeordnet ist, und konfiguriert ist, um eine Anzeige zu liefern, daß ein Datenformat der Datendatei, die der E-Mail zugeordnet ist, keines der kompatiblen Datendateiformate ist; und
einen Datendateiumwandler (109), der auf den Auslöser anspricht und konfiguriert ist, um die Datendatei, die der E-Mail zugeordnet ist, selektiv in eines der kom­ patiblen Datendateiformate umzuwandeln.

2. Nachrichtenhandhabungssystem (100) gemäß Anspruch 1, bei dem der Datendateiumwandler (109) ferner auf eine Benutzereingabe zum Auswählen des einen der kompati­ blen Datendateiformate anspricht, in das die Datenda­ tei, die der E-Mail-Nachricht zugeordnet ist, umgewan­ delt werden soll.

3. Nachrichtenhandhabungssystem (100) gemäß Anspruch 1 oder 2, bei dem der E-Mail-Klient entweder das Post- Office-Protocol (POP) oder das Internetnachrichten­ zugriffsprotokoll (IMAP) implementiert.

4. Nachrichtenhandhabungssystem (100) gemäß einem der An­ sprüche 1 bis 3, bei dem der Auslöser (108) durch das Computersystem (101) implementiert ist und der Daten­ dateiumwandler (109) über ein Paketdatenkommunikati­ onsnetzwerk mit dem Computersystem verbunden ist.

5. Nachrichtenhandhabungssystem (100) gemäß einem der An­ sprüche 1 bis 4, das ferner folgende Merkmale umfaßt:
ein Datennetzwerk (104); und
einen entfernten Prozessor, der den Datendateiumwand­ ler (109) beherbergt, und der mit dem Datennetzwerk (104) verbunden ist,
wobei der E-Mail-Server (103) ebenfalls mit dem Daten­ netzwerk zum Empfangen der E-Mail-Nachricht verbunden ist, und der Auslöser (108) durch das Computersystem (101) implementiert ist, so daß der Empfang eines in­ kompatiblen Dateiformats durch den E-Mail-Server be­ wirkt, daß der Datendateiumwandler (109) die Datenda­ tei, die der E-Mail-Nachricht zugeordnet ist, in eines der kompatiblen Datendateiformate umwandelt.

6. Nachrichtenhandhabungssystem (100) gemäß Anspruch 5, bei dem das Datennetzwerk (104) das Internet umfaßt.

7. Nachrichtenhandhabungssystem (100) gemäß einem der An­ sprüche 1 bis 6, bei dem der Auslöser (108) auf dem E-Mail-Server (103) implementiert ist.

8. Nachrichtenhandhabungssystem (100) gemäß Anspruch 7, bei dem der E-Mail-Server (103) und der Datendateium­ wandler (109) auf einer gemeinsamen Verarbeitungs­ plattform implementiert sind.

9. Nachrichtenhandhabungssystem (100) gemäß Anspruch 7, bei dem der Datendateiumwandler (109) auf einer ent­ fernten Plattform implementiert ist, die über ein Pa­ ketdatenkommunikationsnetzwerk mit dem E-Mail-Server (103) verbunden ist.

10. Nachrichtenhandhabungssystem (100) gemäß einem der An­ sprüche 1 bis 9, bei dem der Auslöser (108) entweder auf Mehrzweck-Internet-Nachrichten-Erweiterungen (MIME = Multipurpose Internet Mail Extensions) oder auf ei­ nen Uuencode-Abschnitt der E-Mail-Nachricht anspricht, und der E-Mail-Server (103) gemäß dem einfachen Nach­ richtenübertragungsprotokoll (SMTP) arbeitet, um die E-Mail-Nachricht zu empfangen.

11. Nachrichtenhandhabungssystem (100) gemäß einem der An­ sprüche 1 bis 10, bei dem der Datendateiumwandler (109) konfiguriert ist, um eine Antwort von dem beab­ sichtigten Empfänger zu empfangen, die Datendatei, die der E-Mail-Nachricht zugeordnet ist, selektiv zu ver­ arbeiten, und die verarbeitete Datendatei in einem vorbestimmten Datenformat zu übertragen.

12. Nachrichtenhandhabungssystem (100) gemäß Anspruch 11, bei dem das Verarbeiten das Bearbeiten der Datendatei umfaßt, die der E-Mail-Nachricht zugeordnet ist, und das vorbestimmte Datenformat das Datenformat der emp­ fangenen Datei vor der Umwandlung ist.

13. Nachrichtenhandhabungssystem (100) gemäß einem der An­ sprüche 1 bis 12, das ferner folgendes Merkmal umfaßt:
eine Datenbank, die dem Computersystem (101) Benennun­ gen der kompatiblen Datendateiformate zuordnet, wobei das Computersystem (101) ferner eine Logik umfaßt, die konfiguriert ist, um ansprechend auf eine Änderung der kompatiblen Datendateiformate automatisch eine Aktua­ lisierung der Datenbank einzuleiten.

14. Nachrichtenhandhabungssystem (100), das folgende Merk­ male aufweist:
einen E-Mail-Server (103), der konfiguriert ist, um eine E-Mail-Nachricht für einen beabsichtigten Empfän­ ger zu senden;
ein Computersystem (101), das einen E-Mail-Klienten und eine Gruppe von Softwaremodulen umfaßt, die konfi­ guriert sind, um Datendateien mit jeweiligen kompati­ blen Datendateiformaten zu verarbeiten;
einen Auslöser (108), der auf eine Datendatei an­ spricht, die der E-Mail-Nachricht zugeordnet ist, und konfiguriert ist, um eine Anzeige zu liefern, daß ein Datenformat der Datendatei, die der E-Mail-Nachricht zugeordnet ist, keines der kompatiblen Datendateifor­ mate ist; und
einen Datendateiumwandler (109), der auf den Auslöser anspricht und konfiguriert ist, um die Datendatei, die der E-Mail-Nachricht zugeordnet ist, selektiv in eines der kompatiblen Datendateiformate umzuwandeln.

15. Nachrichtenhandhabungssystem (100) gemäß Anspruch 14, das ferner folgende Merkmale umfaßt:
ein Datennetzwerk (104); und
einen entfernten Prozessor, auf dem sich der Datenda­ teiumwandler (109) befindet, und der mit dem Daten­ netzwerk (104) verbunden ist,
wobei der E-Mail-Server (103) ebenfalls mit dem Daten­ netzwerk (104) zum Senden der E-Mail-Nachricht verbun­ den ist, und der Auslöser (108) durch das Computersy­ stem (101) implementiert ist, so daß der Empfang eines inkompatiblen Dateiformates durch den E-Mail-Server (103) bewirkt, daß der Datendateiumwandler (109) die Datendatei, die der E-Mail-Nachricht zugeordnet ist, in eines der kompatiblen Datendateiformate umwandelt.

16. Verfahren zum Betreiben eines Nachrichtenhandhabungs­ systems (100), das folgende Schritte umfaßt:
Speichern einer Liste von kompatiblen Datendateiforma­ ten, die für einen beabsichtigten Empfänger einer E- Mail-Nachricht akzeptierbar sind;
Empfangen einer E-Mail-Nachricht für einen beabsich­ tigten Empfänger;
Untersuchen von zumindest einer Datei, die der E-Mail-Nachricht zugeordnet ist, um ein Datendateiformat der­ selben zu identifizieren;
Bestimmen, ob das Datendateiformat der zumindest einen Datei in der Liste der kompatiblen Datendateiformate enthalten ist;
Senden der zumindest einen Datei zu einem entfernten Umwandlungsdienst (109) ansprechend auf den Bestim­ mungsschritt;
Benennen eines gewünschten der kompatiblen Datendatei­ formate, in die die zumindest eine Datei umzuwandeln ist, gegenüber dem entfernten Umwandlungsdienst (109);
Umwandeln der zumindest einen Datei in das gewünschte Dateiformat; und
Weiterleiten der Datei, die in das gewünschte Datei­ format umgewandelt ist, zu dem beabsichtigten Empfän­ ger.

17. Verfahren gemäß Anspruch 16, das ferner einen Schritt des Verarbeitens der weitergeleiteten Datei mit einem Anwendungsprogramm, das durch den beabsichtigten Emp­ fänger gestartet wird, umfaßt.

18. Verfahren gemäß Anspruch 16 oder 17, bei dem der Emp­ fangsschritt entweder gemäß dem Post-Office-Protocol (POP) oder dem Internetnachrichtenzugriffsprotokoll (IMAP) durchgeführt wird.

19. Verfahren gemäß einem der Ansprüche 16 bis 18, bei dem der Bestimmungsschritt durch den beabsichtigten Emp­ fänger durchgeführt wird.

20. Verfahren gemäß einem der Ansprüche 16 bis 19, das ferner folgende Schritte umfaßt:
Speichern einer Originalkopie der zumindest einen Da­ tei vor dem Schritt des Umwandelns;
Empfangen einer Antwort von dem beabsichtigten Empfän­ ger;
Verarbeiten der Originalkopie der zumindest einen Da­ tei gemäß der Antwort; und
Übertragen der verarbeiteten Kopie der zumindest einen Datei.