Saiba Mais Sobre Software de Governança Digital
O que é Software de Governança Digital?
Governança digital é um conceito usado por empresas para descrever a gestão de seus ambientes digitais, garantindo conformidade, segurança e acessibilidade. Soluções de governança digital surgiram para fornecer controle centralizado sobre os diversos padrões que uma empresa emprega em relação à experiência digital e segurança de sua base de usuários.
Muitas dessas ferramentas ajudam as empresas a começar do zero, fornecendo estruturas que delineiam responsabilidades relacionadas à governança e determinam um responsável por cada processo ou tarefa. Uma vez que as estruturas foram desenvolvidas, estratégias e políticas devem ser delineadas para garantir que todos os padrões sejam atendidos e que os processos operacionais fluam suavemente. Essas políticas vêm em muitas formas. Políticas de segurança ajudam a proteger os usuários e seus dados. Políticas de conformidade e acessibilidade garantem que todos os indivíduos possam usar um produto e que todos os padrões regulatórios sejam atendidos. Outras políticas comuns de governança digital incluem alinhamento de marca, proteção de propriedade intelectual (PI), gestão de domínios e diretrizes de mídia social.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Governança Digital?
O software de governança digital oferece uma ampla gama de recursos, e aqui estão alguns dos mais comuns encontrados no mercado.
Monitoramento de mídia digital: Recursos de monitoramento ajudam os usuários a gerenciar mensagens e garantir que os padrões sejam atendidos em campanhas de publicidade digital.
Monitoramento de conformidade: Recursos adicionais de monitoramento são frequentemente projetados para monitorar requisitos de conformidade de dados, privacidade e acessibilidade.
Monitoramento de mídia social: Recursos de monitoramento de mídia social registram a atividade nas redes sociais, garantindo que o assunto permaneça relevante para os objetivos da empresa.
Gestão de usuários, funções e acesso: Recursos de gestão de identidade individual permitem que administradores concedam acesso a dados, recursos, objetos, etc., com base nos usuários, função do usuário, grupos, etc.
Políticas e controles: A aplicação de políticas fornece a capacidade de controlar o acesso a arquivos e pastas por usuário ou grupo, permissões de compartilhamento externo, políticas de edição, restrições de localização de dispositivos, compartilhamento por dispositivo, e assim por diante.
Segurança: Recursos de segurança permitem que administradores definam padrões para gestão de ativos e riscos.
Relatórios: Recursos de relatórios fornecem a capacidade de criar relatórios que atendam a requisitos específicos de negócios.
Consistência de design de marca: Este recurso monitora ativos de marca para garantir que o conteúdo seja consistente com o design do site.
Padrões de SEO: Padrões de SEO podem se referir a paginação, cabeçalhos e títulos de página, meta tags e estrutura de URL que contribuem bem para o SEO do site.
Internacionalização: A internacionalização permite que organizações multinacionais usem essas ferramentas de forma eficaz em vários idiomas e moedas.
Acessibilidade na web: Recursos de acessibilidade são usados para garantir a disponibilidade de ferramentas de acessibilidade e fornecer informações sobre como os indivíduos estão usando ferramentas de acomodação para interagir com o site.
Quais são os Benefícios do Software de Governança Digital?
Gerenciar um site, aplicativo, comunidade online ou qualquer outro ambiente digital é agora muito mais complicado do que costumava ser. Soluções de governança digital fornecem estrutura para organizações que não sabem como delegar tarefas e aplicar políticas consistentes na visibilidade online de uma empresa. Essas responsabilidades compartilhadas devem ser contabilizadas se uma empresa ou equipe quiser garantir acessibilidade e usabilidade a longo prazo para suas ofertas disponíveis online.
Empresas que têm dificuldades para gerenciar um site, por exemplo, podem melhorar sua eficiência se padrões forem estabelecidos para conteúdo, mídia, links e estrutura do site. Elas também devem estar cientes e contabilizar vários padrões regulatórios para segurança, privacidade e acessibilidade. Soluções de governança digital ajudam as empresas a desenvolver esses processos e delegar a responsabilidade a indivíduos, mas também a permitir manutenção contínua e garantir que os padrões de qualidade sejam atendidos o tempo todo.
Alinhamento interfuncional: O impacto operacional das soluções de governança digital proporciona um nível significativo de alinhamento interdepartamental e interequipes. Quando fluxos de trabalho são implementados, alertas ou gatilhos informam os indivíduos sobre as tarefas que precisam completar. Por exemplo, uma empresa tem um site que armazena algumas informações sensíveis. O recurso de monitoramento da plataforma de governança digital descobre os dados expostos e alerta o administrador. Isso aciona uma tarefa para o indivíduo responsável por criptografar dados sensíveis. Esse indivíduo descobre que é um problema de integração e se comunica com a equipe responsável por isso. Os membros da equipe discutem colaborativamente o problema e seguem os passos necessários para resolver o problema delineado na estrutura de governança.
Padrões e conformidade: Padrões e conformidade referem-se à postura de uma empresa em atender tanto aos padrões internos quanto aos delineados em regulamentos governamentais. As empresas podem usar soluções de governança digital para delinear e aplicar padrões relacionados à publicação, qualidade de dados, necessidades técnicas ou qualquer outra coisa para a qual a empresa estabeleça um padrão. As necessidades de conformidade geralmente se relacionam à proteção de informações pessoais, ocultação de dados sensíveis e garantia de que os requisitos fiscais sejam atendidos. Plataformas de governança digital permitem que os usuários delineiem e priorizem requisitos, depois apliquem essas políticas e monitorem ambientes continuamente para garantir que os padrões sejam atendidos.
Usabilidade e acessibilidade: As empresas usam soluções de governança digital para melhorar a experiência do usuário (ou seja, a experiência em primeira mão de um indivíduo com um produto). Com padrões em vigor, as equipes são capacitadas para definir alertas para links quebrados, mídia com mau funcionamento, desempenho lento e mais. Quando surgem problemas relacionados a esses padrões, as equipes são informadas e os processos de resolução acionam tarefas para os indivíduos relevantes realizarem. Atender aos requisitos de acessibilidade ajuda a capacitar indivíduos com diferentes habilidades a usar software ou navegar em sites. Ferramentas de governança digital garantem que indivíduos com deficiências visuais, auditivas e motoras, bem como aqueles que falam diferentes idiomas, possam utilizar os produtos ou sites de uma empresa.
Quem Usa Software de Governança Digital?
Soluções de governança digital são projetadas para permitir que equipes colaborem entre departamentos e garantam que os ecossistemas digitais atendam aos padrões em todos os níveis. Aqui estão alguns exemplos de usuários típicos de governança digital.
Equipe de TI: A equipe de TI pode ser responsável por qualquer número de tarefas de governança. O caso de uso mais comum aqui é garantir a qualidade dos dados e eliminar problemas técnicos que impactam a usabilidade. Esses indivíduos também podem ser responsáveis por alertar outras equipes, estabelecer padrões digitais e manter a própria plataforma de governança digital.
Equipes de operações: As equipes de operações podem ser encarregadas de implementar o software de governança digital e definir padrões. Elas geralmente fazem parte do design de fluxos de trabalho e transferências operacionais. Elas também podem ser responsáveis por gerenciar o próprio software.
Equipes de segurança: As equipes de segurança provavelmente têm um papel mais tangencial quando se trata de governança digital. Essas equipes podem ser alertadas sobre riscos de segurança ou dados expostos e espera-se que elas resolvam o problema. Em empresas menores, essas equipes também podem ser responsáveis por aplicar vários padrões de conformidade de privacidade de dados.
Equipes de mídia digital: As equipes de mídia digital geralmente estão envolvidas no final dos fluxos de trabalho para corrigir problemas de gramática, links quebrados, mídia que não carrega e outros problemas não técnicos relacionados a texto, vídeo e conteúdo de áudio.
Software Relacionado ao Software de Governança Digital
As seguintes famílias de tecnologia estão intimamente relacionadas às soluções de governança digital ou há uma sobreposição significativa entre as funcionalidades dos produtos.
Software de monitoramento de experiência digital (DEM): As soluções DEM são projetadas para monitorar usuários finais e garantir que aplicativos estejam disponíveis. O monitoramento é uma das funcionalidades do software de governança digital, mas geralmente não fornece o mesmo nível de análise individual. Se um aplicativo estivesse fora do ar, o produto de governança digital, em vez disso, forneceria um alerta para os indivíduos responsáveis por corrigir um aplicativo.
Plataformas de experiência digital (DXP): DXP oferece os mesmos recursos que as soluções DEM e muito mais. Essas soluções têm a funcionalidade de gerenciar conteúdo e armazenar mídia, construir aplicativos simples e integrar dados. Isso é significativamente mais abrangente do que uma solução de governança digital.
Software de governança, risco e conformidade (GRC): Soluções gerais de GRC fornecem análise de risco e ajudam as empresas a atender à conformidade em diversos setores. Essas plataformas são projetadas para facilitar todas as partes dos processos de conformidade relacionados a operações gerais de negócios e necessidades de conformidade específicas de indústrias verticais, enquanto uma solução de governança digital simplesmente informa as equipes de que algum componente de seu ecossistema digital não está em conformidade.
Teste de acessibilidade de sites e software de acessibilidade de sites: As soluções de acessibilidade de sites são projetadas exclusivamente para testar e manter a acessibilidade de sites. No entanto, essas soluções geralmente não ajudam as equipes a construir fluxos de trabalho interfuncionais, alocar responsabilidades ou facilitar fluxos de trabalho para atender a essas necessidades de acessibilidade.
Como Comprar Software de Governança Digital
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Governança Digital
O primeiro passo para adquirir um software de governança digital é delinear as opções e desenvolver uma estrutura para delinear padrões digitais. A partir daí, os compradores de software devem identificar ferramentas que forneçam alguma combinação de recursos destinados a aplicar os padrões escolhidos pelo usuário.
Comparar Produtos de Software de Governança Digital
Crie uma lista longa
As empresas devem delinear os diversos meios online que gostariam de governar e identificar ferramentas que suportem todos os ambientes necessários. Além disso, as empresas devem ter certeza de qual combinação de recursos precisarão, como monitoramento de consistência, monitoramento de acessibilidade e monitoramento de conformidade.
Crie uma lista curta
Uma vez que a lista longa é criada, os compradores podem encurtá-la com base em uma variedade de fatores. Esses fatores podem incluir informações disponíveis de avaliações de usuários reais, analistas do setor, bem como pares. Neste ponto, informações de preços podem ser coletadas e produtos fora do alcance do comprador podem ser eliminados.
Conduza demonstrações
Para os produtos com todos os recursos desejados que se encaixam no orçamento do comprador, eles podem entrar em contato com os fornecedores para agendar uma demonstração. Este é o momento deles conquistarem o comprador. Eles devem trazer todo o pessoal relevante envolvido com a ferramenta e sua implementação para garantir uma avaliação bem equilibrada.
Seleção de Software de Governança Digital
Escolha uma equipe de seleção
Para escolher uma equipe de seleção, os tomadores de decisão precisam envolver especialistas em assuntos de todas as equipes da empresa que usarão o sistema. Ao adquirir software de governança digital, essa equipe de seleção envolve principalmente gerentes de TI, criadores de conteúdo e equipe de marketing digital. Qualquer gerente ou líder de departamento também deve incluir indivíduos que gerenciam qualquer solução com a qual o produto será integrado.
Negociação
Dependendo da maturidade do negócio, a senioridade da equipe de negociação ao comprar soluções pode variar. É aconselhável incluir diretores ou gerentes relevantes nos departamentos de marketing, produto e TI, bem como de quaisquer outros departamentos interfuncionais que possam ser impactados.
Decisão final
Embora a decisão provavelmente esteja nas mãos de um ou dois indivíduos, as opiniões de cada parte relevante devem ser consideradas.
Quanto Custa o Software de Governança Digital?
A maioria das soluções de software de governança digital oferecerá licenciamento típico de software como serviço (SaaS), o que significa que os clientes pagam um valor variável com base no uso. O uso pode se referir ao número de contas individuais que um cliente pode ter ou a várias métricas de uso de largura de banda em escala.
Retorno sobre o Investimento (ROI)
O ROI pode ser um pouco difícil de medir para essas ferramentas, pois a maioria dos benefícios não está centrada em receita. Ainda assim, pode-se garantir que os clientes prefeririam muito mais fornecedores que apresentem conteúdo online de forma consistente e sem erros, em vez de um fornecedor menos organizado. Portanto, se o controle de qualidade online for uma área de foco para um negócio, o ROI será alcançado rapidamente.
