Melhor Software de Gerenciamento de Portfólio de Aplicativos
O software de gerenciamento de portfólio de aplicativos permite que os usuários administrativos unifiquem aplicativos locais e SaaS para eliminar sistemas redundantes e melhorar a organização e a eficiência. Essas ferramentas fornecem um console para mapear o panorama de aplicativos de uma organização. O software ajuda os usuários a padronizar tecnologias, racionalizar casos de uso e alinhar acordos de nível de serviço. Eles se integram com dados dos aplicativos em uso para ajudar os gerentes de TI a identificar o valor de um aplicativo, reduzir a sobreposição de tecnologia e mitigar riscos. As ferramentas apresentam o panorama em um modelo de fluxo de trabalho ou mapeamento, o que permite aos usuários agrupar tecnologias por uso ou departamento e visualizar todo o conjunto de software e serviços da empresa.
Existe uma forte relação entre soluções de gerenciamento de portfólio de aplicativos e software de arquitetura empresarial. A diferença reside no fato de que as ferramentas de gerenciamento de portfólio de aplicativos são voltadas para alinhar as tecnologias em uso, enquanto as ferramentas de arquitetura empresarial são inclinadas para o planejamento de projetos e gerenciamento da execução tecnológica, políticas e organização.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Gerenciamento de Portfólio de Aplicativos, um produto deve:
Mapear visualmente os aplicativos em uso Acompanhar o uso de aplicativos para cada equipe Classificar aplicativos com base em seu valor para os objetivos de negócios Identificar redundâncias, sobreposições e ineficiências organizacionaisFeatured Software de Gerenciamento de Portfólio de Aplicativos At A Glance
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Saiba Mais Sobre Software de Gerenciamento de Portfólio de Aplicativos
O que é Software de Gerenciamento de Portfólio de Aplicações?
O software de gerenciamento de portfólio de aplicações permite que as empresas vejam que tipos de aplicações de software estão em sua arquitetura empresarial para reduzir a redundância e o custo. As empresas usam uma coleção de softwares para otimizar suas capacidades de negócios, como melhorar a eficiência operacional, conquistar mercados-chave ou racionalizar custos. O gerenciamento de portfólio de aplicações é a prática de identificar, monitorar e gerenciar o ciclo de vida das aplicações para alcançar objetivos de negócios e maximizar o retorno sobre o investimento (ROI) para o orçamento de TI.
O termo gerenciamento de portfólio de aplicações, também conhecido como gerenciamento de portfólio de TI, é muito semelhante ao gerenciamento de portfólio de investimentos. As empresas financeiras gerenciam ativamente seu portfólio de investimentos para reduzir o risco de grandes perdas financeiras. Da mesma forma, as empresas precisam gerenciar ativamente seu portfólio de aplicações de negócios para evitar estouro de custos de software e desperdício de recursos. É importante construir e manter um portfólio de tecnologia que economize custos e contribua ativamente para os objetivos de negócios. À medida que a demanda por software continua a aumentar, o software de gerenciamento de portfólio de aplicações ajuda as empresas a remover software subutilizado e priorizar aplicações críticas para a missão.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Gerenciamento de Portfólio de Aplicações?
A seguir estão alguns recursos principais dentro do gerenciamento de portfólio de TI que podem ajudar os usuários a gerenciar seu inventário de software:
Descoberta de software: As soluções de gerenciamento de portfólio de aplicações precisam descobrir automaticamente todos os softwares em todos os dispositivos e na nuvem. Isso inclui software local e aplicações SaaS. A entrada manual de software é ineficiente e não reflete dados em tempo real.
Categorização de software: Embora o usuário possa categorizar o software manualmente, as ferramentas de gerenciamento de portfólio de aplicações devem etiquetar automaticamente o software em diferentes categorias. Isso permite que as empresas identifiquem redundâncias e lacunas para cada tipo de software.
Mapeamento de software: Não há melhor maneira de entender pilhas de TI do que mapear todo o software e conectá-lo a projetos e equipes. A visualização permite que os gerentes de TI vejam qual software está sendo usado, quem está usando o software e para qual finalidade.
Utilização de software: Os gerentes de TI precisam entender como cada software está sendo usado e por quanto tempo está sendo usado. O software subutilizado pode estar desatualizado ou não foi fornecido treinamento suficiente para usá-lo. O software superutilizado pode correr o risco de problemas de conformidade de licença. Esses problemas não podem ser gerenciados sem dados de utilização.
Benchmark de software: O software avançado de gerenciamento de portfólio de aplicações coleta dados de comparação e envia pesquisas aos usuários para classificar todo o software com base na satisfação do usuário, desempenho e contribuição para os objetivos de negócios. Isso permite que os gerentes de TI vejam qual software é importante e qual não é.
Análise financeira: Algumas soluções têm capacidades de gerenciamento de ativos de software que contabilizam o custo total de propriedade (TCO). Este é a soma de todos os custos diretos e indiretos incorridos por esse software e é uma parte crítica do cálculo do ROI. As empresas podem identificar o custo real do software analisando o custo inicial (software, hardware, migração, treinamento, implementação, licença, personalização), custos operacionais (manutenção, atualizações, depreciação, tempo de inatividade, suporte, segurança) e custo de aposentadoria (exportação de dados, arquivamento de dados, licenças inativas). Uma transformação digital bem-sucedida deve ter gerenciamento de riscos para evitar estouros de custos.
Identificação de oportunidades: Após coletar e analisar todos os dados, o software de gerenciamento de portfólio de tecnologia fornecerá relatórios com áreas onde as empresas podem economizar dinheiro, reinvestir em software existente ou comprar novo software que preencha a lacuna de capacidade. O objetivo final é alinhar a pilha de software aos objetivos de negócios, não apenas obter reembolso e cortar o software subutilizado.
Quais são os Benefícios do Software de Gerenciamento de Portfólio de Aplicações?
Aumentar a visibilidade: Os tomadores de decisão têm acesso imediato a dados em tempo real sobre o cenário de TI a partir de uma única fonte de verdade. A maioria das soluções também possui relatórios e diagramas pré-construídos em um painel central para mostrar o status atual de todo o software. Isso não apenas acelera o processo de tomada de decisão, mas permite uma comunicação clara.
Reduzir riscos: As soluções de gerenciamento de portfólio de TI reduzem os riscos de transformação ao entender quando, onde, como e por que fazer mudanças no portfólio de software. O mapeamento visual e os relatórios de dependência permitem mudanças consistentes e transparentes.
Reduzir custos de TI: Uma prática bem estabelecida de gerenciamento de portfólio de aplicações alinhará os gastos de TI à estratégia de negócios, manterá as capacidades necessárias e descobrirá novas demandas. Ao evitar investir em sistemas e softwares redundantes, os gerentes de TI liberam recursos que podem ser usados para adquirir novas capacidades.
Quem Usa Software de Gerenciamento de Portfólio de Aplicações?
Gerentes de TI: A equipe que mais usa a solução de gerenciamento de portfólio de aplicações seria a equipe de TI, já que eles gerenciam o inventário de software. Eles saberão qual software comprar, aposentar e reinvestir. Além disso, eles podem usar os relatórios de gerenciamento de portfólio de TI para comunicar melhor o status do inventário de software com outras partes interessadas.
Equipe de compras: A equipe de compras usa o software de gerenciamento de portfólio de aplicações para negociação de compra de software. Por exemplo, ao entender qual software está subutilizado, a equipe de compras pode negociar para o reembolso ou preço mais baixo.
Software Relacionado ao Software de Gerenciamento de Portfólio de Aplicações
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com ferramentas de gerenciamento de portfólio de tecnologia incluem:
Software de gerenciamento de ativos de software (SAM): Este tipo de software documenta e gerencia licenças de software locais usadas por uma empresa. As empresas usam o software SAM para complementar o gerenciamento de portfólio de aplicações para gerenciamento de contratos e licenças.
Software de gerenciamento de operações SaaS: O software de gerenciamento de operações SaaS gerencia produtos SaaS para fornecer às empresas maior controle e visibilidade sobre seus portfólios SaaS.
Desafios com Software de Gerenciamento de Portfólio de Aplicações
As soluções de software podem vir com seu próprio conjunto de desafios.
Gerenciamento a longo prazo: O gerenciamento de portfólio de TI não é uma racionalização de aplicações única que se concentra em custos e problemas técnicos de curto prazo. Limpar o cenário de software apenas uma vez e depois esquecê-lo resultará no reaparecimento dos mesmos problemas no futuro. As empresas precisam adotar uma abordagem de ciclo de vida. O monitoramento regular do uso técnico e comercial das aplicações e a avaliação de opções futuras são necessários para alinhar o portfólio aos objetivos de negócios.
Entendendo dependências: As aplicações não devem ser julgadas como autônomas, mas como um cenário. Os gerentes de TI precisam considerar as dependências entre as aplicações e os negócios que elas suportam. A análise de dependência mostrará a complexidade, os riscos e o valor comercial do cenário de aplicações. Substituir ou aposentar uma aplicação isoladamente resulta em consequências não intencionais que impactam outras equipes e aplicações.
Determinando métricas objetivas: Não há uma estratégia ou métrica que possa refletir com precisão o valor de cada aplicação. Mas, por outro lado, perguntar aos usuários quão valiosa é cada aplicação é extremamente tendencioso. Em vez disso, os gerentes de TI precisam estudar casos de uso que identifiquem as cadeias de valor e os fluxos de trabalho da aplicação. Isso mostra como as aplicações suportam funcionalidades comerciais e técnicas para produtos e clientes. Em seguida, a equipe de TI pode avaliar a aplicação com métricas adequadas que sejam relevantes para essas funcionalidades e também pode descobrir novos usos potenciais.
Como Comprar Software de Gerenciamento de Portfólio de Aplicações
Comprar uma solução de gerenciamento de portfólio de aplicações pode ser complicado com base na infraestrutura existente e na compatibilidade de software. Muitas vezes, ao comprar soluções de gerenciamento de portfólio de aplicações, as empresas enfrentam problemas de estouro de custos de software, então o desejo de fazer uma compra rápida enquanto há interesse e pressão corporativa pode ser forte. No entanto, a compra de software empresarial requer dedicação e tempo. Se a empresa não gostar do software após a compra, mudar para outro software é caro e demorado.
Coleta de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gerenciamento de Portfólio de Aplicações
As empresas devem ter uma boa compreensão de por que precisam de soluções de gerenciamento de portfólio de TI. Além de razões simples, como obter visibilidade do cenário de aplicações, geralmente há razões mais profundas pelas quais a empresa precisa dessa capacidade.
Uma solução de gerenciamento de portfólio de aplicações dedicada à equipe financeira pode ser muito diferente daquela dedicada à equipe de compras — e sua suposição sobre por que precisam dessa capacidade também pode estar errada. A equipe financeira pode pensar que uma ferramenta de gerenciamento de portfólio de aplicações ajudaria significativamente com seu processo de orçamento desorganizado para novos softwares, mas o software pode fazer muito mais do que isso, então o valor e o orçamento da aplicação devem ser maiores do que antes. A melhor maneira de ver um quadro claro da situação é trabalhar com todas as partes interessadas para casos de uso para responder quem quer fazer o quê, e por que isso é importante para o negócio.
Com casos de uso, os compradores podem formular requisitos de recursos desejados e classificá-los objetivamente. Os compradores devem fazer uma lista classificada dos recursos de gerenciamento de portfólio de aplicações que mais diretamente abordam os problemas que estão tentando resolver, e então referenciá-la no RFP. Priorizar o conjunto de recursos desejados pode ajudar a restringir o pool potencial de ferramentas de gerenciamento de portfólio de tecnologia, permitindo que as equipes apliquem considerações adicionais para orçamento, facilidade de integração com outros sistemas, requisitos de segurança e mais. Esta abordagem holística capacita os compradores a avançar com uma lista de verificação focada, que pode ser usada em conjunto com as pontuações do G2 para selecionar o melhor produto de gerenciamento de portfólio de aplicações para o negócio.
Comparar Produtos de Software de Gerenciamento de Portfólio de Aplicações
Crie uma lista longa
Os compradores devem começar com um grande pool de fornecedores de software de gerenciamento de portfólio de aplicações e informar os recursos obrigatórios desejados e o orçamento, para que possam responder se são adequados ou não desde o início. O objetivo é ter pelo menos 5 a 10 fornecedores que atendam aos critérios gerais.
Crie uma lista curta
Agora é hora de cruzar os resultados das avaliações iniciais dos fornecedores com as avaliações do G2 de outros compradores, cuja combinação ajudará a focar em uma lista curta de três a cinco produtos. A partir daí, os compradores podem comparar preços e recursos para determinar o melhor ajuste.
Conduza demonstrações
As demonstrações são a parte mais importante do processo de RFP porque o comprador deve garantir que seu software seja compatível com a solução de gerenciamento de portfólio de aplicações do fornecedor. As empresas devem informar os fornecedores desde o início que precisam ver os dados em seu sistema e entender como isso funcionará. Às vezes, os fornecedores podem pegar os dados do comprador e trabalhar rapidamente em segundo plano e depois voltar com resultados para o comprador explorar. Esta é uma mini implementação, então nem todos os problemas e capacidades são abordados neste tipo de demonstração. Portanto, os compradores devem discutir as limitações com as principais partes interessadas. Em seguida, o comprador deve ter os dados selecionados prontos para fornecer ao fornecedor. Dar aos fornecedores dados brutos é demorado e arriscado, por isso não é recomendado.
Durante as demonstrações, os compradores devem fazer perguntas específicas relacionadas às funcionalidades que mais lhes interessam; por exemplo, alguém pode pedir para ser guiado por uma análise de dependência de aplicações construindo um mapa de cenário de aplicações para determinar o valor de todo o cenário.
Seleção de Software de Gerenciamento de Portfólio de Aplicações
Escolha uma equipe de seleção
Independentemente do tamanho da empresa, é importante envolver as personas mais relevantes ao iniciar o processo de seleção de software de gerenciamento de portfólio de aplicações. Empresas maiores podem incluir membros individuais da equipe para preencher funções como gerente de projeto, tomador de decisão, proprietário do sistema e profissionais de TI e desenvolvedores que trabalharão mais de perto com o software. Empresas menores com menos funcionários podem sobrepor funções.
Negociação
É muito provável que o comprador escolha software de gerenciamento de portfólio de tecnologia baseado em SaaS. Nesse caso, os compradores devem determinar que tipo de relacionamento o comprador e o fornecedor podem ter. Os fornecedores de SaaS estarão instalando, configurando, atualizando e interagindo com o comprador a longo prazo, enquanto com fornecedores de software local, é mais provável que seja uma interação única. O comprador precisa determinar o nível de conhecimento de domínio do serviço ao cliente do fornecedor de SaaS, a qualidade do suporte e a adequação às partes interessadas. Também há funcionalidades e pacotes específicos que o comprador pode não precisar. Tudo isso pode ser negociado.
Decisão final
Após esta etapa, é importante realizar um teste, se possível, com a equipe de partes interessadas. Se a ferramenta de gerenciamento de portfólio de aplicações for bem aceita e bem utilizada, o comprador pode considerar isso como um sinal de que sua escolha é a correta. Caso contrário, pode ser necessário reavaliar as opções.
Antes da compra final, o comprador também deve saber o que acontece se o contrato terminar antecipadamente. As soluções de gerenciamento de portfólio de aplicações estão evoluindo muito rapidamente, então os jogadores estão mudando a cada ano com novas funcionalidades. O ajuste perfeito pode ser o caso para hoje, mas não para os próximos três a cinco anos. Como o comprador trará dados valiosos para o fornecedor, o comprador precisa saber como os dados serão tratados se o contrato terminar antecipadamente. Qual processo e formato os dados serão extraídos? Quais regras ambas as partes devem seguir? Quais são os custos e penalidades? É melhor ter clareza sobre esses tópicos nas etapas iniciais do processo de compra do que quando as coisas não saem como planejado.