Que n’aimez-vous pas à propos de Square Payroll?
L'interface est très bancale. Tous les employés doivent d'abord être entrés dans Square, puis "invités" à Square Payroll. Les deux processus étaient compliqués et ont complètement embrouillé le personnel, ce qui a entraîné beaucoup de travail administratif inutile de mon côté. Étant donné que Square, en tant qu'entreprise, est très intéressée par les recommandations et veut que tout le monde achète un lecteur Square, de nombreux employés pensaient qu'ils devaient en acheter un. Heureusement, personne ne l'a fait. Le processus d'intégration était facile à transformer en un processus d'inscription à Square, ce que j'ai confirmé lorsque je me suis envoyé une invitation à une adresse e-mail alternative. Une fois que nous avons dépassé cela, tout s'est déroulé sans problème.
Nous sommes une ferme familiale avec environ 35 à 50 employés, dont la plupart sont saisonniers. Nous utilisons Square pour gérer à la fois nos stands de ferme et tous nos marchés de producteurs, donc Square Payroll semblait avoir du sens. Avant de nous inscrire, j'ai posé de nombreuses questions, notamment s'ils soutenaient les fermes, y compris le dépôt IRS 943. On m'a dit "oui, Square Payroll soutient absolument les fermes." En fait, ils ne soutiennent pas les fermes. Toutes les fermes sont tenues de déposer l'IRS 943 pour les travailleurs agricoles. Square Payroll ne prend en charge que l'IRS 941. Malheureusement, nous ne l'avons pas remarqué pendant 2 mois - après avoir commencé à inscrire les employés horaires. Lorsque je les ai contactés pour des éclaircissements, on m'a dit, par le support téléphonique, que le 943 était "pour les travailleurs domestiques et ménagers." Le formulaire 943 indique clairement qu'il est destiné aux travailleurs agricoles directement dans le titre du formulaire. Pas étonnant qu'ils pensent soutenir les fermes, personne n'a jamais regardé le formulaire 943 !
Initialement, nous avons testé uniquement avec une poignée d'employés salariés. Gérer la paie pour les employés salariés est un véritable désordre. Tout le monde est converti à un taux horaire, puis vous entrez combien d'heures l'employé *salarial* travaille. Ce qui va à l'encontre de l'idée de mettre quelqu'un au salaire. De plus, nous payons deux fois par mois (le 1er et le 15). Peu importe la durée de la période de paie, vous n'entrez pas les heures sur la base d'une semaine de travail de 40 heures, ce qu'ils ne vous disent nulle part dans les vidéos, la documentation ou même plusieurs discussions. Vous devez entrer 86,67 heures, ce qui, ne le sachant pas, signifiait que j'ai sous-payé tout le monde pour les deux premiers chèques de paie.
Lorsque nous avons commencé à payer les employés horaires, l'irritation immédiate était que je ne pouvais pas pré-entrer les heures pour la prochaine période de paie car il n'y a pas de fonction de sauvegarde. Cela signifiait que pour les employés qui ne travaillent qu'une fois par semaine sur les marchés de producteurs, je ne pouvais pas entrer leurs heures à l'avance. Nous avons certains employés qui sont payés à la journée et d'autres qui sont payés à la semaine (taux forfaitaire). Toutes ces personnes devaient être entrées comme les personnes salariées - donc je devais me souvenir de qui était payé 8 heures par jour, qui était payé 40 heures par semaine, et qui était payé 20 heures par semaine (mon patron est principalement à blâmer pour cela puisque ce taux journalier / taux hebdomadaire apparemment avait du sens quand elle faisait la paie à la main). Cela signifiait que chaque période de paie était bien plus chronophage que nécessaire.
Devoir entrer chaque employé dans Square d'abord, puis les inviter dans Square Payroll était un désordre. Mais la plus grande partie la plus déroutante de cela était de configurer les autorisations et les groupes d'autorisations pour tout le monde. Square a essentiellement décidé que chacun de ses clients est un restaurant ou un point de vente au détail basé sur la commission. Comme nous ne sommes ni l'un ni l'autre, les autorisations n'avaient aucun sens, surtout puisque seulement une poignée d'employés interagissent jamais avec Square. Nous avons immédiatement réalisé que leur système de suivi du temps n'allait pas fonctionner car il nécessitait que tout le monde pointe à l'entrée et à la sortie en utilisant Square. Pour ceux qui ne travaillent pas à la ferme, ils pouvaient utiliser l'application Square Team pour le faire, mais c'était toujours une chose très déroutante pour beaucoup de personnel, donc nous l'avons abandonné puisque tout le monde est habitué à suivre ses heures par tranches de 15 minutes sur une feuille de temps électronique à la fin de la journée, donc c'était juste une gêne pour la plupart et incroyablement déroutant pour d'autres. Cela a fait un désordre de notre système Square qui, même après avoir complètement annulé Square Payroll, je dois contourner la connexion Square Team pour accéder à mon tableau de bord, et certaines des tablettes de caisse ont encore l'option de pointer à l'entrée / sortie même si nous avons désactivé cette fonctionnalité et qu'elle apparaît comme désactivée à tous les emplacements.
Square Payroll n'exporte pas vers un fichier IIF pour QuickBooks Desktop ou tout autre format / logiciel, il ne prend en charge que QuickBooks Online. Cela signifiait que je devais entrer manuellement toutes les informations de paie dans QBD à la main, à chaque période de paie. C'était un cauchemar. Square Payroll est clair sur le fait qu'il ne prend en charge que QuickBooks Online, mais ne pas avoir même un téléchargement .csv est absurde.
Nos employés voulaient un dépôt direct depuis longtemps. Square Payroll offre cela - tant que vous êtes avec une banque qu'ils soutiennent. Un employé avait un compte courant avec une coopérative de crédit locale. Square Payroll a rejeté chaque dépôt direct, y compris celui effectué après que j'ai moi-même entré les informations bancaires de l'employé. Lorsque nous sommes passés à OnPay, l'employé n'a eu aucun problème pour obtenir un dépôt direct à la même banque.
Les rapports dans Square Payroll sont essentiellement inutiles. Tous les rapports sont des fichiers .csv qui sont générés et téléchargés lorsque vous cliquez sur un lien. Il n'y a pas d'aperçu du 'rapport' et les explications de ce que chaque rapport contient sont sérieusement insuffisantes. Il n'y a pas de personnalisation des rapports. Vous devez choisir entre quelques options pré-générées, puis télécharger le fichier et espérer qu'il contient les informations dont vous avez besoin. Aucun d'entre eux n'était utile pour gérer l'entreprise de quelque manière que ce soit.
Je pense honnêtement que je pourrais écrire un livre sur les problèmes que nous avons eus avec Square Payroll, dont seulement quelques-uns ont été abordés ici. Nous avons quitté Square Payroll après 3 mois pour OnPay. Nous ne pourrions pas être plus heureux avec OnPay. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.
