En savoir plus sur Outils de Mining de Processus
Qu'est-ce que les outils de Process Mining ?
À la base, les outils de process mining aident les entreprises à comprendre leurs processus pour mieux comprendre ce qu'ils sont et comment ils fonctionnent. Lorsqu'on creuse dans les racines de n'importe quelle entreprise, les structures sous-jacentes sont souvent soutenues par des processus ou les flux de travail et les fonctions commerciales qui sous-tendent les opérations. Les processus sont les étapes et les tâches effectuées pour accomplir un travail. Les meilleurs processus sont facilement reproductibles et bien documentés. Cependant, il n'est pas toujours facile de maîtriser tous les processus en cours, car ils peuvent être répartis entre individus, équipes et systèmes. C'est là que le logiciel de process mining entre en jeu. Ce logiciel peut aider les entreprises à déterminer comment optimiser leurs processus grâce à l'automatisation ou en rendant ces processus plus efficaces. Les outils de process mining analysent les journaux de divers systèmes commerciaux, tels que CRM, ERP, et logiciel d'achat. À partir de là, les dirigeants d'entreprise peuvent prendre des décisions éclairées et basées sur les données concernant leurs processus et flux de travail.
Les processus peuvent rapidement devenir incontrôlables. Par exemple, une personne peut saisir des données sur un client dans un CRM, une autre peut exporter ces données vers un logiciel financier, et un autre collègue peut analyser ces données pour en tirer des informations. Avec le logiciel de process mining mis en œuvre, les entreprises peuvent obtenir une visibilité sur la façon dont les différentes tâches disparates se combinent en processus et comment elles fonctionnent ensemble.
Traditionnellement, les outils de process mining sont utilisés par les entreprises de taille moyenne et les grandes entreprises. Les grandes entreprises ont tendance à avoir des départements plus cloisonnés, et lorsque les actions commerciales doivent être intégrées pour être efficaces, le logiciel de process mining est une solution facile. Cependant, les petites entreprises peuvent également tirer parti de la technologie RPA, car elles ont aussi des processus.
Quels types d'outils de Process Mining existent ?
Découverte de processus
Le logiciel de process mining peut se concentrer sur la découverte de processus. Ces outils sont plus simples et permettent une vue d'ensemble des processus. Certains, cependant, utilisent des techniques plus avancées, comme l'intelligence artificielle, pour découvrir et regrouper les processus.
Vérification de conformité
La vérification de conformité est une méthode de process mining utilisée pour vérifier la conformité. Elle compare les journaux d'événements ou un processus réel avec le modèle de référence existant, ou modèle cible, pour ce processus. Cette technique détermine si le processus réel correspond au processus cible.
Réingénierie des processus
La réingénierie des processus implique de modifier le modèle de processus. Elle inclut la refonte des processus commerciaux de base pour améliorer considérablement la productivité, les temps de cycle et la qualité. Ces outils se concentrent sur l'analyse et la conception des flux de travail et des processus.
Quelles sont les caractéristiques communes des outils de Process Mining ?
Voici quelques caractéristiques de base des solutions de process mining qui peuvent aider les utilisateurs de plusieurs manières :
Gestion des processus : Pour que le logiciel traite les processus, des capacités d'intégration robustes avec les outils commerciaux, tels que les logiciels CRM et ERP, sont essentielles. Ce logiciel peut permettre aux utilisateurs d'accéder et de comprendre différents processus en fonction de leurs rôles. Cela donnera aux utilisateurs la capacité de trouver des goulots d'étranglement et d'identifier les écarts entre la façon dont les choses devraient être et la réalité.
Analyse des processus : La gestion est la première étape, et l'analyse est la seconde. Les outils de process mining permettent aux utilisateurs de réaliser une analyse des processus en temps réel, leur donnant des capacités de notation des processus et la possibilité de définir des entités commerciales et des responsabilités pour des processus donnés.
Automatisation : L'automatisation n'est pas le seul objectif du process mining, mais c'est souvent le résultat. Beaucoup de ces outils s'intègrent à la technologie RPA, soit nativement, soit via des intégrations tierces. Certains d'entre eux permettent aux clients, partenaires et développeurs tiers de créer des applications sur les processus commerciaux.
Quels sont les avantages des outils de Process Mining ?
Quelques avantages des plateformes de process mining sont mentionnés ci-dessous :
Découverte : La prolifération des systèmes et des applications peut entraîner une prolifération de la confusion, mais cela ne doit pas être le cas. Le process mining peut aider à découvrir les processus en analysant les données de journal produites par les applications. Ce logiciel pourrait s'intégrer à un logiciel CRM, par exemple, pour aider à mieux comprendre l'efficacité et l'efficience de la gestion des relations clients d'une entreprise. La puissance de cette technologie réside dans sa capacité à s'intégrer à une multitude de types d'outils différents et, en tant que tel, à offrir une vue d'ensemble de tous les processus et de leur fonctionnement ensemble.
Surveillance : Une fois les processus découverts, le véritable travail peut commencer. Les systèmes de process mining peuvent fournir une vue de bout en bout des processus à travers l'entreprise à partir d'une multitude d'applications et de systèmes différents. Cette vue peut montrer quels processus prennent le plus de temps et de ressources, qu'il s'agisse de dépenses financières ou de capital humain.
Optimisation : Visualiser les processus n'est pas un objectif en soi. Le but et l'objectif de la surveillance des processus est de les optimiser. Cela peut prendre la forme d'une automatisation (par le biais de logiciels d'automatisation des processus robotiques (RPA), par exemple) ou en s'assurant que les humains impliqués peuvent atteindre leur plein potentiel.
Qui utilise les outils de Process Mining ?
Responsables des ventes : Les processus de lead-to-order peuvent prendre beaucoup de temps, augmentant le temps de retour sur investissement des investissements marketing. Les entreprises peuvent découvrir les raisons de ce problème et prendre des mesures pour réduire le temps de cycle des ventes.
Professionnels de l'informatique : Les systèmes informatiques peuvent ne pas fournir la solution correcte dès le premier essai. Les outils de process mining peuvent produire des informations basées sur les données pour augmenter le taux de résolution dès le premier essai.
Directeurs financiers : Les erreurs et les interventions manuelles dans les processus d'achat à paiement augmentent le temps de traitement. Le process mining peut aider les entreprises à trouver des domaines compatibles avec l'automatisation.
Quelles sont les alternatives aux outils de Process Mining ?
Les alternatives aux outils de process mining peuvent remplacer ce type de logiciel, soit partiellement, soit complètement :
Logiciel d'automatisation des processus robotiques (RPA) : Les solutions logicielles RPA ont parfois des capacités de process mining intégrées. Par conséquent, les entreprises qui utilisent déjà des robots RPA devraient d'abord vérifier si elles disposent de fonctionnalités de process mining.
Logiciels liés aux outils de Process Mining
Les solutions connexes qui peuvent être utilisées avec le logiciel de process mining incluent :
Logiciel de gestion des processus métier (BPM) : Une entreprise peut mettre en œuvre à la fois un logiciel de process mining et un logiciel de gestion des processus métier (BPM) simultanément pour effectuer différentes fonctions d'automatisation des processus. Cependant, une entreprise peut également décider de choisir l'un ou l'autre. Le logiciel BPM, qui existe depuis un certain temps, est utilisé pour analyser les processus à un niveau très élevé, tandis que les outils de process mining vont dans des détails plus granulaires.
Logiciel de simulation de processus métier : Similaire au process mining, le logiciel de simulation de processus métier permet aux entreprises d'évaluer les processus métier. Ce logiciel fournit des outils plus robustes pour simuler ces processus et se concentre sur le test et la validation des scénarios hypothétiques. Il fournit des outils pour créer des modèles ainsi que pour visualiser les modèles et les résultats. Il est généralement utilisé par les dirigeants, les gestionnaires et les consultants externes cherchant à mieux comprendre les processus métier d'une entreprise.
Défis avec les outils de Process Mining
Les solutions logicielles peuvent présenter leur propre lot de défis. Il faut toujours garder à l'esprit que le process mining, comme toute autre solution liée à la transformation numérique ou à l'automatisation, n'est pas une solution miracle. Par conséquent, les utilisateurs doivent garder à l'esprit ces écueils et problèmes :
Intégrations : Un problème dont les utilisateurs de logiciels de process mining doivent être conscients est le type de logiciel avec lequel les outils de process mining peuvent s'intégrer pour automatiser les processus. Souvent, les entreprises déploieront des outils de process mining sur des systèmes ERP, des outils d'infrastructure de centre de contact ou des logiciels de comptabilité, parmi de nombreux autres types de logiciels. Si le logiciel qu'une entreprise espère automatiser les processus n'est pas compatible avec l'outil de process mining de son choix, alors il n'y a aucun intérêt à acheter ce produit spécifique.
Compatibilité : Les acheteurs devraient aller jusqu'à s'assurer que la solution de process mining peut fonctionner sur Windows ou macOS ou tout autre système d'exploitation qu'ils peuvent utiliser dans leur entreprise. La plupart des outils de process mining sont indépendants de la plateforme et peuvent fonctionner avec de nombreux fournisseurs de logiciels différents ; cependant, il est toujours préférable de vérifier lors de l'achat du logiciel.
Coûts inattendus : Comme pour tout logiciel, il est essentiel de prendre en compte tous les coûts potentiels impliqués. Avec le logiciel de process mining, les utilisateurs pourraient découvrir qu'ils finissent par dépenser plus qu'ils ne le pensaient.
Quelles entreprises devraient acheter des outils de Process Mining ?
Chaque industrie peut bénéficier d'une manière ou d'une autre du logiciel de process mining et de la mise en œuvre d'une stratégie d'automatisation. Voici quelques exemples d'industries où les avantages du process mining se font sentir :
Santé : Les quarts de travail à l'hôpital peuvent être mentalement et physiquement épuisants, et la dernière chose dont un technicien médical a besoin est de rester éveillé sur des tâches répétitives et de faible priorité. Le logiciel de process mining peut aider les dirigeants de la santé à prendre en compte les processus et à s'assurer que les processus sont optimisés ou automatisés si nécessaire.
Télécommunications : Les entreprises de télécommunications cherchent toujours à améliorer leurs processus et à offrir les meilleurs et les plus rapides services à leurs clients. Le process mining peut les aider à mieux comprendre leurs processus.
Combien coûtent les outils de Process Mining ?
En général, les outils de process mining nécessitent une licence (tarifée annuellement ou mensuellement). De plus, on paie souvent un supplément par bot, les bots non supervisés étant plus chers que les bots supervisés.
Retour sur investissement (ROI)
Étant donné que le process mining pourrait remplacer les tâches des humains (ou leurs emplois), il faut analyser et comparer le coût de l'automatisation par rapport à celui des humains effectuant les mêmes tâches. Bien que l'ampleur de l'impact du logiciel sur le résultat net de l'entreprise soit un indicateur clé de succès, cela ne devrait pas être le seul. Il faut également enquêter sur le ROI éthique, ou l'impact moral que le déplacement des emplois aura.
Mise en œuvre des outils de Process Mining
Qui est responsable de la mise en œuvre des outils de Process Mining ?
Bien que certaines solutions de process mining nécessitent un support informatique important, la plupart peuvent être déployées directement par les dirigeants d'entreprise. Ces dirigeants auront la meilleure visibilité sur les processus de leur équipe. Pour des déploiements plus complexes, un support de l'équipe informatique sera probablement nécessaire. L'équipe informatique pourrait également être impliquée dans la sécurité. Étant donné que le logiciel de process mining peut accéder aux informations les plus sensibles, l'informatique pourrait être impliquée pour tester la sécurité du logiciel.
À quoi ressemble le processus de mise en œuvre pour un outil de Process Mining ?
Lorsqu'on cherche à automatiser ses processus, il faut commencer par une analyse approfondie de ces processus. Cela ne doit pas commencer par un logiciel coûteux ou une équipe externe. Cela peut commencer avec un stylo et du papier ou sur un tableau blanc, numérique ou autre. L'entreprise, ou l'équipe, peut identifier les processus les plus défaillants ou ceux prêts pour l'automatisation, tels que les plus répétitifs. Ce n'est qu'après ce travail acharné que l'automatisation réelle peut commencer.
Quand devriez-vous mettre en œuvre un outil de Process Mining ?
De nombreuses solutions offrent des essais gratuits pour tester l'efficacité de la technologie. Cela peut aider une entreprise à déterminer si la solution lui convient ou non. Si la décision a été prise de déployer le process mining, il est essentiel qu'il ne soit pas cloisonné dans un seul département ; sinon, son déploiement même pourrait entraîner une complication et une confusion supplémentaires autour des processus.
Tendances des outils de Process Mining
Intelligence artificielle (IA)
Les fournisseurs de process mining s'efforcent d'intégrer des éléments d'IA et d'apprentissage automatique dans leurs solutions pour permettre aux entreprises de mieux comprendre leurs processus. Ces capacités d'IA permettent aux outils de process mining de surveiller visuellement les processus et de les exécuter de manière autonome, sans intervention humaine. Comme pour la plupart des initiatives d'IA, les cas d'utilisation dans le logiciel de process mining sont relativement bruts. Cependant, pour atteindre une véritable automatisation, les deux technologies devront fonctionner de manière transparente. Cela aidera les entreprises dans leur transformation numérique globale.
Comment acheter des outils de Process Mining
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de Process Mining
Lorsqu'on cherche à déployer une solution de process mining, il est crucial de commencer par le début. En d'autres termes, une entreprise devrait commencer par réaliser une vue d'ensemble des processus commerciaux. Si une entreprise débute et cherche à acheter son premier logiciel de process mining, ou quel que soit l'endroit où elle en est dans son processus d'achat, g2.com peut aider à sélectionner la meilleure option. Comme mentionné ci-dessus, les acheteurs devraient également envisager les logiciels et services connexes et auxiliaires qu'ils pourraient vouloir déployer en parallèle du process mining, tels que les services de conseil en RPA ou services de conseil en automatisation des processus robotiques (RPA).
Prendre une vue d'ensemble des systèmes et processus commerciaux aidera les entreprises à identifier les points de douleur. Cela les aidera à déterminer quel logiciel acheter (par exemple, s'il peut gérer efficacement les processus de l'entreprise) et à développer des critères d'achat.
Une demande d'information (RFI) peut être utile, surtout si le déploiement est de grande envergure et d'une portée importante. En produisant cela, une entreprise peut être bien placée pour recueillir des informations auprès des vendeurs. Selon l'ampleur du déploiement, il peut être utile de produire une RFI, une liste d'une page avec quelques points décrivant ce qui est nécessaire du logiciel de process mining.
Comparer les produits de Process Mining
Créer une liste longue
L'évaluation des fournisseurs devrait commencer par une liste longue, ce qui aidera à déterminer si une solution donnée est adaptée. Les acheteurs devraient créer une liste large d'outils qui s'alignent sur leurs objectifs commerciaux. Pour qu'il y ait un terrain de jeu équitable, il est important de poser le même ensemble de questions à chaque vendeur.
Créer une liste courte
Ensuite, un tri devrait avoir lieu. Grâce à des questions ciblées, des démonstrations et des essais, on peut passer d'une liste longue à une liste courte. Bien que cela diffère pour chaque entreprise et cas d'utilisation, trois à cinq produits est généralement un bon nombre. Avec cette liste en main, les entreprises peuvent produire une matrice pour comparer les fonctionnalités et les prix des différentes solutions.
Réaliser des démonstrations
Pour garantir une comparaison approfondie, l'utilisateur devrait démontrer chaque solution de la liste courte en utilisant le même cas d'utilisation et les mêmes ensembles de données. Cela permettra à l'entreprise d'évaluer de manière équitable et de voir comment chaque fournisseur se compare à la concurrence.
Sélection du logiciel de Process Mining
Choisir une équipe de sélection
Avant de commencer, il est crucial de créer une équipe gagnante qui travaillera ensemble tout au long du processus, de l'identification des points de douleur à la mise en œuvre. L'équipe de sélection du logiciel devrait être composée de membres de l'organisation ayant les bons intérêts, compétences et temps pour participer à ce processus. Un bon point de départ est de viser trois à cinq personnes qui occupent des rôles tels que le principal décideur, le chef de projet, le propriétaire du processus, le propriétaire du système ou l'expert en matière de personnel, ainsi qu'un responsable technique, un administrateur informatique ou un administrateur de la sécurité. Dans les petites entreprises, l'équipe de sélection des fournisseurs peut être plus petite, avec moins de participants, multitâches et assumant plus de responsabilités.
Négociation
Ce n'est pas parce que quelque chose est écrit sur la page de tarification d'une entreprise que c'est définitif, bien que certaines entreprises ne bougeront pas. Il est impératif d'ouvrir une conversation concernant les prix et les licences. Par exemple, le fournisseur peut être disposé à accorder une réduction pour les contrats pluriannuels ou à recommander le produit à d'autres.
Décision finale
Après cette étape, et avant de s'engager pleinement, il est recommandé de lancer un test ou un programme pilote pour tester l'adoption avec un petit échantillon d'utilisateurs. Si l'outil est bien utilisé et bien reçu, l'acheteur peut être confiant que la sélection était correcte. Sinon, il pourrait être temps de revenir à la planche à dessin.