Mejor Software de tutoría
El software de tutoría ayuda a los usuarios a gestionar el lado operativo de una empresa de tutoría o educación privada. Las soluciones de tutoría se utilizan para gestionar las lecciones de los tutores, conectarse con los estudiantes y rastrear las asistencias de los estudiantes. El software de tutoría también maneja funciones administrativas de oficina al proporcionar una plataforma única desde la cual los usuarios pueden gestionar horarios, facturar a los estudiantes, procesar pagos, gestionar la nómina de los empleados y organizar los datos de la empresa.
Cierto software de tutoría también ofrece funcionalidad de CRM para gestionar cuentas de clientes y permite a los usuarios crear informes en tiempo real preformateados utilizando datos recopilados por el sistema para obtener información adicional sobre las operaciones comerciales. Los conjuntos de características del software de tutoría pueden incluir creación de lecciones, emparejamiento estudiante-tutor, seguimiento de asistencia, correo electrónico automatizado y funcionalidad de calificación.
Las soluciones de tutoría proporcionan una funcionalidad similar a la que se ofrece en los sistemas de información estudiantil y sistemas de gestión de aprendizaje pero es específica para la industria de la tutoría. La mayoría del software de tutoría se integrará con software de contabilidad para proporcionar una solución integral de oficina administrativa.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Tutoría, un producto debe: Proporcionar un calendario receptivo para que los estudiantes y tutores manejen la programación Gestionar la facturación de los estudiantes y aceptar pagos de lecciones Contener un canal para la comunicación estudiante-tutor Enviar automáticamente notificaciones por correo electrónico a los estudiantes sobre las leccionesBest Software de tutoría At A Glance
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Más Información Sobre Software de tutoría
¿Qué es el Software de Tutoría?
El software de tutoría permite a los propietarios de empresas de tutoría privada gestionar todos los aspectos de sus operaciones diarias. Empresas de tutoría de varios tamaños, desde operaciones de una sola persona hasta negocios con docenas de tutores, utilizan software de tutoría para agilizar las interacciones entre tutores y clientes, con herramientas que automatizan la programación, facturación y comunicación. El software ayuda a las empresas a mantenerse organizadas mientras coordinan horarios con múltiples estudiantes y profesores. El software de tutoría permite a las organizaciones adaptarse a una variedad de necesidades estudiantiles, desde tutorías individuales de escritura en el hogar de un cliente hasta sesiones de práctica del SAT en grupo pequeño en un centro de tutoría.
Los usuarios más comunes del software de tutoría son los propietarios de empresas de tutoría, quienes utilizan estas herramientas para llevar un registro de las citas programadas y anotar el progreso de los estudiantes. Los estudiantes y padres utilizan el software para reservar sesiones o enviar pagos electrónicos.
¿Por qué Usar Software de Tutoría?
El software de tutoría permite a las empresas mantenerse organizadas y eficientes, incluso cuando una empresa de tutoría crece para incluir muchos estudiantes y tutores en diferentes ubicaciones.
Mantiene todo organizado — El software de tutoría ayuda a simplificar el proceso de citas. Los estudiantes pueden ver la disponibilidad actualizada de sus tutores y pueden reservar citas para diferentes días o ubicaciones.
Simplifica la facturación — El software de tutoría automatiza procesos financieros importantes como la generación de facturas y la gestión de nóminas. Los propietarios de negocios pueden decidir con qué frecuencia enviar facturas y si enviarlas antes o después de que se realicen las sesiones. Muchos productos de software de tutoría permiten a los padres pagar facturas con una tarjeta bancaria en línea.
Aumenta el compromiso del cliente — Muchas herramientas de gestión de tutoría incorporan modalidades de mensajería, como correo electrónico, texto o un portal en línea, para que los tutores puedan comunicarse fácilmente con los clientes. Algunos incluyen integraciones de marketing por correo electrónico para enviar correos masivos a grupos específicos de clientes.
Hace visibles las tendencias — Las funciones de informes integradas dan a los usuarios el poder de generar informes sobre nóminas, ingresos, impuestos, progreso académico de los estudiantes y otros datos importantes. Esta información proporciona inteligencia empresarial que ayuda a las empresas a crecer.
¿Quién Usa el Software de Tutoría?
Propietarios de negocios — El software de tutoría ayuda a las empresas de tutoría privada a gestionar los muchos aspectos de dirigir un negocio de tutoría que de otro modo necesitarían ser manejados por múltiples software o hacerse manualmente. Muchos propietarios de negocios de tutoría utilizan software de tutoría para programar sesiones con clientes y gestionar otros tutores que trabajan para la empresa. Cuando se vencen las facturas, los propietarios de negocios pueden generar fácilmente facturas y ver los saldos de cuenta de cada cliente. Los propietarios de negocios de tutoría podrían usar herramientas de análisis para analizar tendencias en todo el negocio.
Tutores — Un tutor individual que dirige su propia empresa de tutoría podría usar software de tutoría para mantenerse organizado. Alternativamente, los tutores empleados por una empresa de tutoría pueden usar software de tutoría para reservar directamente citas con clientes y comunicar resultados a los padres o a su jefe. Varias herramientas de comunicación integradas en el software de tutoría permiten a los tutores enviar mensajes a los estudiantes sobre su progreso o responder a las preguntas de seguimiento de los estudiantes después de una lección. Algunos productos incluso tienen herramientas de enseñanza que los educadores pueden utilizar, como pizarras digitales y herramientas de creación de cuestionarios.
Padres — Muchas herramientas dan a los padres acceso al sitio web de una empresa de tutoría. De esta manera, los padres pueden programar citas para sus hijos, enviar mensajes a los tutores o realizar pagos en línea.
Estudiantes — Para impulsar el compromiso de los estudiantes, algunos productos permiten a los estudiantes iniciar sesión en un portal estudiantil. Allí, pueden ver las próximas citas, dejar notas o preguntas para los tutores y calificar a sus tutores.
Características del Software de Tutoría
Los productos de software de tutoría son típicamente soluciones multipropósito que incluyen una variedad de características.
Gestión de información del estudiante — El software de tutoría alberga datos importantes sobre cada estudiante, incluida la información de contacto, necesidades académicas y horarios de tutoría preferidos.
Programación de lecciones — La mayoría de los productos de software de tutoría proporcionan un sistema de programación para que los clientes puedan ver qué días y horas están disponibles los tutores. Algunos productos incluso sincronizan plataformas de calendario personal con el horario de tutoría del software, permitiendo a todas las partes evaluar sin problemas la disponibilidad de un tutor.
Seguimiento de asistencia — Esta característica permite a los tutores rastrear cuándo los estudiantes asisten o faltan a las sesiones. A veces, esta característica incluye una opción para información más detallada, como si un estudiante debe obtener crédito en su cuenta porque dio aviso anticipado de su ausencia.
Notas de lecciones — Con una función de notas, los tutores pueden registrar cuándo un estudiante progresa o indicar áreas de mejora, luego enviar esa información a los estudiantes o padres. Rastrear el progreso del estudiante de una lección a la siguiente es una parte crucial para mantener a los estudiantes motivados.
Facturación automática — La mayoría del software de tutoría permite que las facturas se envíen automáticamente a múltiples clientes a la vez. Esto ahorra tiempo a los usuarios de este software, ya que generar facturas manualmente lleva mucho tiempo. Algunos software permiten que las facturas se personalicen con un logotipo de la empresa u otros detalles.
Pagos en línea — Para agilizar el pago, algunos productos tienen portales de pago en línea donde los clientes pueden ver sus facturas y pagar su saldo.
Contabilidad — Los propietarios de negocios pueden rastrear ingresos y gastos utilizando herramientas de contabilidad disponibles en algunos software de tutoría. Esto ayuda a los usuarios a ver a dónde va el dinero y mantiene la información financiera clave en un solo lugar.
Portales en línea — Las cuentas de usuario en línea proporcionadas por algunos software de tutoría dan a los estudiantes acceso personalizado a información como fechas de citas próximas y notas de los tutores. Los padres también pueden ver facturas o comentarios sobre el progreso de su hijo.
Herramientas de informes — Muchas herramientas de software de tutoría pueden generar informes sobre datos clave, como ingresos generales, número de estudiantes, lecciones impartidas y otras métricas. Algunas herramientas tienen docenas de diferentes opciones de informes.
Mensajería de texto y notificaciones por correo electrónico — Algunas herramientas incluyen recordatorios automáticos que pueden enviarse a los clientes por SMS o correo electrónico. Estos recordatorios pueden configurarse para llegar horas o días antes de una cita. Los usuarios pueden enviar correos masivos con información importante o anuncios utilizando esta característica también.
Tendencias Relacionadas con el Software de Tutoría
Adopción de la computación en la nube — Al igual que otras industrias han migrado a la nube, el software de tutoría se vende cada vez más en un formato de suscripción, con tarifas mensuales que reemplazan una tarifa única más grande. Algunos proveedores de software basado en la nube cobran tarifas basadas en el número de miembros del personal en una empresa mientras permiten que un número ilimitado de estudiantes use la plataforma. Otros software de tutoría cobran una tarifa base más un cargo adicional por cada lección, mientras que otros tienen tarifas que toman un porcentaje de los pagos procesados a través del software. La mayoría de las empresas ofrecen tarifas mensuales económicas, permitiendo que las empresas de tutoría de propiedad única obtengan los beneficios de automatizar muchos de sus procesos con este software. Sin embargo, dependiendo de la estructura de precios del producto, el software de tutoría basado en la nube puede volverse costoso rápidamente.
Analítica — Muchas empresas están recurriendo a herramientas que generan datos procesables, y los servicios de tutoría no son una excepción. A medida que las empresas de tutoría consideran hacer crecer su negocio, podrían recurrir al software de tutoría. Este software puede compilar conjuntos de datos en ideas importantes que revelan oportunidades de crecimiento. Muchas herramientas permiten a los usuarios ejecutar informes personalizables sobre métricas que incluyen ingresos, horas de tutoría, número de clientes y saldos de cuenta. La analítica avanzada hace posible desglosar los datos de manera granular. Por ejemplo, un propietario de negocio podría identificar qué materias de tutoría (álgebra, biología, práctica del ACT) están generando más ingresos y dedicar tutores adicionales a esos servicios. Además de ayudar a los usuarios a tomar decisiones estratégicas, estas funciones de informes pueden ayudar a que la información financiera de una empresa sea fácilmente accesible para fines fiscales o contables.
Problemas Potenciales con el Software de Tutoría
Precios — Algunas empresas de software de tutoría fijan el precio de sus productos en función de cuántos tutores o estudiantes atiende la empresa. Como resultado, la cantidad que las empresas de tutoría más grandes gastan en software podría aumentar rápidamente.
Seguridad de datos — Dado que muchos productos de software de tutoría gestionan pagos en línea, también manejan datos sensibles de los clientes, incluidos los números de tarjetas bancarias. Los compradores deben preguntar sobre las prácticas de seguridad de datos de una empresa antes de usar el portal de pagos en línea de la empresa en particular.
Software y Servicios Relacionados con el Software de Tutoría
Muchos productos de tutoría se integran y complementan con varios software para hacer la experiencia del usuario final más eficiente.
Plataformas de procesamiento de pagos — Muchos productos líderes de software de tutoría se integran con plataformas de procesamiento de pagos. Esto da a los clientes otra opción para pagar facturas. También ayuda a la empresa de tutoría a agilizar sus procesos contables.
Software de contabilidad — Algunas plataformas de tutoría también se integran con software de contabilidad para mantener registros financieros actualizados. Esto ayuda a las empresas de tutoría cuando llega la temporada de impuestos también.
Plataformas de marketing por correo electrónico — Las plataformas de marketing por correo electrónico permiten a las empresas de tutoría ejecutar campañas de correo electrónico dirigidas tanto a clientes actuales como anteriores. Esto también es importante si hay cambios significativos en la empresa que todos los clientes y tutores necesitan saber.