Mejor Software de Gestión de Registros Públicos
El software de gestión de registros públicos ayuda a las agencias gubernamentales a archivar, gestionar y digitalizar registros públicos, a menudo con el propósito de apoyar las solicitudes de Libertad de Información (FOI) realizadas por los ciudadanos; los documentos comunes incluyen registros de tierras, licencias de matrimonio, certificados de nacimiento y defunción, y contratos legales. Las soluciones de gestión de registros públicos automatizan el flujo de trabajo para dirigir las solicitudes de registros, independientemente de cómo se recibieron, a las partes apropiadas y manejar el procesamiento de pagos. También aseguran la privacidad y seguridad de la información gubernamental sensible, redactando documentos para evitar la divulgación de detalles confidenciales a los ciudadanos. Típicamente, estos productos proporcionan un portal público de interfaz para permitir la búsqueda de registros públicos y la recopilación de solicitudes de ciudadanos para dichos registros, y los solicitantes pueden rastrear su solicitud desde la recepción hasta la finalización.
Internamente, estas soluciones ofrecen a las agencias gubernamentales una funcionalidad similar a la del software de archivo de información empresarial. En los Estados Unidos, las agencias federales están obligadas a gestionar todos los registros electrónicamente desde 2020; por lo tanto, los sistemas de gestión de registros públicos son ahora una necesidad para muchas entidades gubernamentales estadounidenses. Permiten a las agencias cargar y almacenar muchos de sus registros electrónicamente, con características de indexación para una recuperación rápida para responder a las solicitudes. El software de gestión de registros públicos también mantiene registros de auditoría para todos los registros para monitorear cuándo se acceden y por quién. La mayoría de las soluciones ofrecen características de informes y análisis para rastrear métricas de rendimiento e identificar tendencias en los tipos de solicitudes de registros que se realizan.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Registros Públicos, un producto debe:
Permitir la creación de formularios de solicitud para apoyar múltiples tipos de solicitudes de registros públicos Almacenar registros públicos electrónicamente o integrarse con soluciones dedicadas de gestión de documentos Cumplir con programas regulatorios que protegen la información gubernamental sensible, como FedRAMP, CJIS y HIPAABest Software de Gestión de Registros Públicos At A Glance
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Más Información Sobre Software de Gestión de Registros Públicos
¿Qué es el Software de Gestión de Registros Públicos?
El software de gestión de registros públicos ayuda a las agencias gubernamentales y organizaciones del sector público a gestionar y mantener eficientemente los registros públicos. Los registros públicos son documentos oficiales e información creada y mantenida por el gobierno, instituciones públicas u otras organizaciones accesibles al público. Estos registros están sujetos a ciertas restricciones legales y de privacidad.
Los sistemas de gestión de registros públicos ofrecen a las agencias gubernamentales una solución centralizada y digital de extremo a extremo para organizar, rastrear, almacenar, recuperar y eliminar registros públicos. Estos productos optimizan todo el ciclo de vida de los registros, desde la creación hasta la eliminación, asegurando el cumplimiento de los requisitos legales y regulatorios.
Por otro lado, los ciudadanos que interactúan con los registros públicos se benefician de la transparencia y accesibilidad del software de gestión de registros públicos. El software permite a los ciudadanos solicitar registros públicos de manera más eficiente al ofrecer portales públicos y mecanismos de seguimiento, fomentando un mayor compromiso cívico.
Al mejorar la capacidad de los ciudadanos para solicitar y recibir registros públicos, estos productos de software fomentan un sentido más fuerte de responsabilidad y cooperación entre los organismos gubernamentales y el público al que sirven.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Gestión de Registros Públicos?
Las siguientes son algunas características principales dentro del software de gestión de registros públicos que pueden ayudar a los usuarios de varias maneras:
Captura y almacenamiento de documentos: Esto permite la captura y almacenamiento digital de registros públicos, asegurando un archivo, indexación y recuperación de información eficientes, mejorando así la accesibilidad y recuperación.
Acceso basado en roles: Esto permite a los administradores establecer y supervisar permisos de usuario, asegurando que solo el personal autorizado pueda acceder a los registros designados. Esta característica ayuda a mantener la confidencialidad de los datos y previene la divulgación no autorizada de información sensible.
Redacción: La redacción ayuda a bloquear selectivamente información sensible dentro de los documentos que invade la privacidad personal y compromete la seguridad. Las características de redacción digital automatizan este proceso estableciendo reglas de exención que se aplican a todos los documentos, asegurando que tipos específicos de información, como números de seguridad social, números de teléfono y registros médicos, estén ocultos cuando se realizan solicitudes de registros públicos.
Automatización de flujos de trabajo: Los flujos de trabajo automatizados optimizan los procesos de revisión y aprobación de registros públicos. Su diseño flexible permite la personalización para satisfacer los requisitos únicos de diferentes organizaciones, mejorando así el tiempo de procesamiento de solicitudes en general. El software también puede automatizar varias tareas, como la clasificación de registros, la entrada de datos, el enrutamiento de solicitudes y los sistemas de notificación, con plantillas personalizables, reduciendo la carga de trabajo manual y aumentando la eficiencia general de la gestión de registros públicos.
Herramientas de colaboración: Múltiples departamentos o usuarios pueden colaborar, ver y trabajar simultáneamente en registros públicos. También permite que los solicitantes y el personal se comuniquen si surgen preguntas mientras se cumple con la solicitud.
Monitoreo de cumplimiento: El software de gestión de registros públicos ayuda a monitorear y gestionar el cumplimiento de las leyes y regulaciones relevantes que rigen los registros públicos. Ayuda a rastrear los horarios de retención de registros, los plazos y otros requisitos de cumplimiento para evitar problemas legales y sanciones.
Rastro de auditoría: Los sistemas de gestión de registros públicos crean un rastro de auditoría detallado que registra todas las actividades relacionadas con los registros públicos, incluidas las acciones de los usuarios, las modificaciones de documentos y los intentos de acceso. Esta característica promueve la transparencia y la responsabilidad y ayuda a abordar posibles problemas o discrepancias.
Tableros y reportes: Las características de tableros y reportes representan visualmente los indicadores clave de rendimiento (KPI), las métricas de registros y el análisis de datos relacionados con la gestión de registros públicos que involucran a las partes interesadas. Esto permite a los administradores tomar decisiones, identificar tendencias y optimizar procesos.
Portal público: Los ciudadanos pueden utilizar el portal para una gestión eficiente de solicitudes. A medida que se alcanzan hitos, el sistema puede enviar notificaciones a los ciudadanos, manteniéndolos informados sobre el estado de sus solicitudes. El portal también facilita la comunicación entre los ciudadanos y el personal gubernamental.
Procesamiento de pagos: Los ciudadanos pueden pagar en línea si hay tarifas asociadas con una solicitud de registros. Estas herramientas pueden mantener un registro de la información financiera y biográfica y producir facturas para la facturación fuera de línea.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Gestión de Registros Públicos?
El software de gestión de registros públicos tiene una variedad de beneficios. Ellos son:
Seguridad de datos: Protege los registros sensibles del acceso no autorizado y las violaciones de datos mediante medidas de seguridad de datos robustas. El software mitiga el riesgo de pérdida de datos al adherirse a regulaciones estrictas de protección de datos e implementar prácticas organizativas estandarizadas. Este software mejora la preparación para desastres al ofrecer soluciones de almacenamiento de datos seguras como repositorios basados en la nube y copias de seguridad automáticas regulares.
Transparencia de registros: Promueve la transparencia al proporcionar una plataforma clara y organizada para acceder y compartir información pública con las partes interesadas. El software mejora la confianza y la confianza del público en las agencias gubernamentales al proporcionar un sistema transparente y responsable.
Aumento de la productividad: Encontrar registros puede llevar tiempo. Los sistemas de gestión de registros públicos permiten a los solicitantes buscar archivos digitalmente y ofrecen funcionalidades de solicitud en línea, ahorrando tiempo, reduciendo costos y aumentando la productividad. Características como informes fáciles de usar que ayudan a identificar cuellos de botella y rastrear solicitudes, flujos de trabajo automatizados y notificaciones de tareas ayudan a amplificar la eficiencia de los empleados y el cumplimiento oportuno.
Asegurar el cumplimiento regulatorio: Las características robustas y los procesos automatizados ayudan a asegurar la adherencia a los requisitos regulatorios relacionados con la gestión de registros públicos. Al mantener registros precisos y actualizados, la organización puede minimizar el riesgo de litigios y consecuencias legales, promoviendo un entorno conforme y legalmente sólido.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Registros Públicos?
Ciudadanos: En los Estados Unidos, las leyes de registros abiertos—Ley de Libertad de Información (FOIA)—exigen la divulgación completa o parcial de datos y documentos no publicados o no compartidos gestionados por entidades federales, estatales u otras entidades públicas de EE. UU. a solicitud. De manera similar, numerosos gobiernos a nivel mundial tienen sus versiones de esta legislación. Las agencias gubernamentales utilizan el software de gestión de registros públicos para recuperar y compartir registros públicos con los ciudadanos a través de sus solicitudes realizadas a través del portal público del software.
Agencias gubernamentales: La gestión de registros públicos para las agencias gubernamentales es crucial. Los gobiernos estatales, federales y locales producen registros públicos constantemente. Estos registros proporcionan información sobre la conducta y las acciones tomadas que son de interés público. El software de gestión de solicitudes de registros públicos permite a las organizaciones gubernamentales aceptar, procesar y responder a las solicitudes de FOIA.
Equipos legales: Los equipos legales utilizan el software de gestión de registros públicos para acceder a documentos legales, registros judiciales y otra información pública crucial para la gestión de casos, realizar investigaciones y preparar argumentos legales de manera eficiente y precisa.
Medios de comunicación y periodismo: Los periodistas utilizan sistemas de gestión de registros públicos para acceder a registros gubernamentales, datos públicos e información histórica, lo que les permite investigar historias, verificar información y proporcionar noticias confiables y precisas.
¿Cuáles son las Alternativas al Software de Gestión de Registros Públicos?
Las soluciones alternativas que pueden reemplazar parcialmente el software de gestión de registros públicos incluyen:
Sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM): Los sistemas ECM ofrecen capacidades integrales de gestión de registros y documentos, características avanzadas de flujo de trabajo y colaboración. Si bien las soluciones ECM pueden manejar efectivamente los registros públicos, a menudo requieren una configuración más extensa para abordar las particularidades legales y de cumplimiento necesarias para la gestión de registros del sector público.
Software de archivo de información empresarial: El software de archivo de información empresarial puede almacenar y gestionar de manera segura grandes volúmenes de información crítica, proporcionando almacenamiento a largo plazo y capacidades de recuperación eficientes para registros públicos archivados.
Software Relacionado con el Software de Gestión de Registros Públicos
Las soluciones relacionadas que pueden usarse junto con el software de gestión de registros públicos incluyen:
Software de eDiscovery: El software de eDiscovery ayuda a buscar y recuperar documentos específicos del sistema de gestión de registros públicos relevantes para casos legales. Este proceso disminuye la posibilidad de pasar por alto detalles importantes. Además, el software mejora las capacidades de reporte y análisis, fortaleciendo en última instancia la toma de decisiones legales.
Software de compromiso ciudadano: El software de compromiso ciudadano facilita la interacción entre entidades gubernamentales y ciudadanos, y cuando se combina con el software de gestión de registros públicos, permite un acceso público transparente a la información, retroalimentación y servicios gubernamentales, fomentando una ciudadanía más comprometida e informada.
Desafíos con el Software de Gestión de Registros Públicos
El software de gestión de registros públicos puede presentar su propio conjunto de desafíos.
Transformación digital y datos heredados: Muchos registros públicos se mantenían tradicionalmente en formatos físicos, pero ahora se están digitalizando. La transición de sistemas basados en papel a formatos digitales mientras se preserva la integridad y accesibilidad de los registros históricos puede ser compleja. Los usuarios han citado problemas de precisión, consistencia y completitud de datos durante el proceso de migración.
Privacidad de datos: A pesar de todas las características de seguridad que ofrece el software de gestión de registros públicos, persisten las preocupaciones potenciales sobre la privacidad de los datos. Las violaciones de datos siguen siendo un riesgo, ya que incluso los sistemas más seguros pueden ser vulnerables. Además, el acceso inadecuado, las amenazas internas, la falta de conciencia y capacitación de los usuarios, y las regulaciones en evolución pueden crear complejidades en la protección de los registros públicos.
¿Cómo Comprar Software de Gestión de Registros Públicos?
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Registros Públicos
Reunir la mayor cantidad de información posible es crucial al planificar la compra de software de gestión de registros públicos para asegurar que el software cumpla con las necesidades de la organización. Aquí hay algunas preguntas para hacer mientras se busca una solución de software de gestión de registros públicos:
- ¿Cuáles son las características clave?
- ¿Es el software intuitivo y fácil de usar, o requiere una capacitación extensa?
- ¿Es el software personalizable para alinearse con las necesidades y flujos de trabajo de la organización?
- ¿Cómo asegura el software la seguridad y confidencialidad de los registros públicos sensibles?
- ¿Cumple con las regulaciones y estándares relevantes para la gestión de registros públicos, como HIPAA o GDPR?
- ¿Puede el software integrarse con otros sistemas que utiliza la organización?
- ¿El proveedor ofrece capacitación para el equipo sobre cómo usar el software, y ofrecen soporte técnico continuo si surgen problemas?
- ¿Cuál es la estructura de precios, y el costo incluye tarifas de licencia, costos de implementación y mantenimiento continuo?
- ¿Puede el software manejar el crecimiento potencial de las necesidades de gestión de registros de la agencia con el tiempo, y hay costos adicionales asociados con la ampliación?
- ¿Puede el software ayudar en la migración de registros públicos existentes desde el sistema actual con integridad de datos?
- ¿El proveedor proporciona actualizaciones y mejoras regulares al software, y las actualizaciones están incluidas en el precio, o requieren costos adicionales?
Responder estas preguntas puede ser difícil. Sin embargo, proporcionan una base sólida para construir la lista larga.
Comparar Productos de Software de Gestión de Registros Públicos
Crear una lista larga
Dada la cantidad de opciones para elegir en el mercado de software de gestión de registros públicos, es crucial evaluar y comparar las respuestas a las preguntas anteriores. En esta etapa, también es esencial evaluar la reputación del proveedor y las experiencias de los compradores de organizaciones similares leyendo reseñas auténticas de usuarios en G2.com.
Crear una lista corta
Después de compilar las respuestas a la pregunta anterior y compararlas, el siguiente paso es profundizar en cada software de gestión de registros públicos con más escrutinio. Los compradores necesitan hacer una comparación más detallada lado a lado para verificar si el software se alinea con los requisitos de la organización.
Esto incluye evaluar características y funcionalidades adicionales más allá de las características esenciales del sistema de gestión de registros públicos que beneficiarían a la organización. Los compradores pueden usar las reseñas y características de comparación de G2 para comparar productos y reducir su lista.
Realizar demostraciones
Después de seleccionar a los proveedores, los compradores pueden solicitar demostraciones para obtener experiencia práctica y evaluar la idoneidad del software para sus necesidades específicas. Es importante tener en cuenta que para una experiencia de demostración sin problemas, los usuarios deben asegurarse de que el proveedor esté bien informado sobre sus necesidades y requisitos con anticipación. Esta preparación permite al proveedor adaptar su presentación de manera efectiva.
Durante la demostración, los usuarios deben explorar varios aspectos, como probar las capacidades de escaneo y carga de documentos del software, comprender la funcionalidad de la característica de redacción y aprender el flujo de trabajo del software para gestionar solicitudes. Comprender cómo el software optimiza el proceso para los ciudadanos que realizan solicitudes frente a los empleados que responden a estas solicitudes proporciona información valiosa sobre la practicidad y facilidad de uso del software.
Al simular escenarios y buscar explicaciones detalladas en áreas específicas, los usuarios pueden comprender mejor cómo el software se alinea con sus necesidades operativas y cumplimiento regulatorio, permitiendo un proceso de toma de decisiones bien informado.
Selección de Software de Gestión de Registros Públicos
Elegir un equipo de selección
Elegir el equipo de selección adecuado para decidir la mejor solución de software es crítico. El equipo de selección para el software de gestión de registros públicos debe incluir diferentes personas con las habilidades, intereses y tiempo requeridos del equipo de gestión de registros, el equipo de TI, el equipo legal y de cumplimiento, y líderes clave de diferentes departamentos.
Negociación
El precio es una decisión clave que podría hacer o deshacer un trato. Los compradores deben discutir la estructura de precios y verificar si hay tarifas de licencia o costos adicionales. Los compradores pueden solicitar cotizaciones de múltiples proveedores, compararlas y usarlas como palanca para negociar mejores términos con su proveedor preferido.
El comprador debe prestar atención a los términos del contrato, incluida la duración del acuerdo y los términos de renovación, y puede negociar términos que funcionen para las necesidades a largo plazo de su organización y no debe dudar en pedir descuentos, especialmente si están considerando un compromiso a largo plazo. Una vez que el comprador ha llegado a un acuerdo, debe asegurarse de que los términos negociados estén documentados en el contrato para evitar malentendidos más adelante.
Decisión final
Los compradores pueden optar por una prueba de software si es posible. Probar el software permite a los usuarios evaluar sus características de manera práctica. Después de la prueba, los usuarios pueden recopilar comentarios que contribuyan al proceso de toma de decisiones final. La decisión final requiere consenso de todo el equipo de selección, lo que garantiza la alineación con los requisitos de la organización.
¿Cuánto Cuesta el Software de Gestión de Registros Públicos?
El costo del software de gestión de registros públicos está influenciado por factores como la industria, la región geográfica, las características y funcionalidades, y la empresa que ofrece el software.
Generalmente hay dos formas principales de comprar este software: una compra única o un modelo de suscripción. El costo inicial de una compra única es más alto que el de una suscripción, pero elimina las tarifas continuas por usar el software año tras año. Por otro lado, un modelo de suscripción suele ser más rentable al principio. Permite más flexibilidad, pero podría limitar cuántos usuarios pueden acceder a él a la vez.
La personalización y las integraciones también podrían resultar en gastos adicionales. Por lo tanto, obtener cotizaciones exactas para todas las características ofrecidas por diferentes proveedores y compararlas es crucial. Muchos proveedores también ofrecen pruebas gratuitas o versiones limitadas del software de gestión de registros públicos para que las organizaciones prueben antes de hacer un compromiso financiero.
Tendencias del Software de Gestión de Registros Públicos
Aumento de la adopción de plataformas en la nube
La nube ofrece accesibilidad remota, escalabilidad, eficiencia de costos y actualizaciones automáticas, fomentando la colaboración mientras mejora la seguridad y asegura el cumplimiento de las leyes. Las organizaciones se benefician de una reducción en la carga de TI y una recuperación ante desastres robusta.
Integración de capacidades de IA
La IA y la automatización se están integrando en el software de gestión de registros públicos para optimizar los procesos de gestión de registros, categorizar datos y mejorar las capacidades de búsqueda. Esto ha mejorado la eficiencia general de la gestión de registros al reducir el esfuerzo manual.