Qu'est-ce que la visioconférence ?
La visioconférence est une réunion en ligne où les participants utilisent des logiciels vidéo et audio pour se rencontrer en temps réel et depuis n'importe quel endroit dans une salle de réunion numérique ou virtuelle.
Populaire auprès des groupes distants ou distribués, la visioconférence permet aux individus et aux équipes de se rencontrer en face à face sans avoir besoin d'être basés au même endroit physique ou même dans le même fuseau horaire.
Les smartphones, tablettes ou ordinateurs de bureau connectés au même logiciel de visioconférence rendent la tenue de ces types de réunions plus simple et accessible à toute personne qui doit se joindre.
Types de visioconférence
La visioconférence peut être utilisée pour les mêmes types de réunions organisées en personne. Elles se déroulent simplement dans un espace numérique plutôt que dans une salle physique. Les utilisations les plus courantes de la visioconférence sont :
- Conversations en tête-à-tête : Qu'il s'agisse d'un manager parlant avec un seul employé ou d'un représentant des ressources humaines (RH) contactant un employé potentiel pour un entretien, les réunions en tête-à-tête sont une situation typique pour utiliser des appels de conférence, surtout lorsque les deux individus se trouvent à deux endroits différents.
- Réunions d'équipe internes : Il est important de tenir tout le monde dans une équipe informé et de se réunir régulièrement pour partager des mises à jour de projet ou des nouvelles. Pour les entreprises avec des employés à distance, la visioconférence en groupe est probablement la meilleure solution pour s'assurer que tout le monde reçoit les informations dont il a besoin en temps réel.
- Appels avec des fournisseurs ou des clients : La plupart des entreprises travailleront avec d'autres entreprises ou clients basés dans une ville ou un état différent. La visioconférence permet à ces groupes de se connecter en face à face et de construire des relations d'affaires plus profondes et plus significatives.
Éléments de base de la visioconférence
Certaines entreprises utilisent une technologie de visioconférence très sophistiquée pour collaborer à travers différents lieux, mais toutes les entreprises n'ont pas besoin de ce niveau de logiciel. Pour des réunions vidéo réussies, les composants de base qu'une entreprise devrait avoir en place sont :
- Une caméra pour chaque participant : Toute personne impliquée dans la réunion devrait avoir accès à une webcam ou une autre caméra connectable afin que tous les participants puissent voir leurs visages.
- Un microphone et une sortie audio pour chaque participant : De même, pour que les autres participants puissent entendre les intervenants individuels, chaque personne devrait avoir un microphone connecté à son appareil et des haut-parleurs pour suivre la conversation.
- Un éclairage adéquat : Une fois qu'une caméra est installée, les participants à la réunion devraient vérifier l'éclairage de leur pièce et comment cela se reflète sur la caméra. S'asseoir devant une fenêtre peut générer une lumière naturelle qui rend le visage de quelqu'un plus facile à voir. Mais s'asseoir dos à la fenêtre peut amener la caméra à se concentrer uniquement sur la lumière et projeter une ombre sur leur visage, rendant difficile de les voir.
- Logiciel de visioconférence : Selon le nombre de personnes impliquées dans la visioconférence, un logiciel spécialisé peut être nécessaire pour accueillir un grand nombre de participants, créer des salles de sous-groupes ou enregistrer la réunion pour la partager plus tard.
Avantages de la visioconférence
Avec le marché mondial de la visioconférence prévu pour doubler en valeur d'ici 2027, c'est certainement un domaine de communication que de nombreuses entreprises envisagent d'adopter. Il y a de nombreux avantages à la visioconférence, notamment :
- Économise de l'argent : Demander aux membres de l'équipe de venir au bureau, surtout s'ils vivent loin, pour une seule réunion peut coûter des montants significatifs à l'individu ou à l'entreprise par membre de l'équipe. Au lieu de cela, la visioconférence ne coûte que le prix de la plateforme utilisée et les coûts d'équipement pour permettre aux membres de l'équipe de rejoindre les réunions depuis leur emplacement.
- Augmente la productivité de l'équipe : Pouvoir se rencontrer en face à face peut souvent améliorer la production collaborative d'une équipe. Avec la visioconférence, cela est toujours aussi possible que si l'équipe était ensemble en personne. Il y a aussi l'avantage supplémentaire de ne pas perdre de temps à voyager pour la réunion, laissant plus de temps pour un travail productif.
- Plus accessible : Les membres individuels de l'équipe peuvent avoir des exigences personnelles qui rendent le travail dans un environnement de bureau difficile, surtout s'ils doivent se déplacer entre les étages du bâtiment ou vers différents sièges sociaux. La visioconférence signifie qu'ils peuvent toujours participer aux réunions d'équipe mais depuis un lieu et un environnement qui leur conviennent mieux.
Bonnes pratiques pour la visioconférence
En particulier lorsqu'il y a plus qu'une poignée de personnes dans une réunion vidéo, il peut devenir difficile de se concentrer et de participer efficacement. En suivant plusieurs bonnes pratiques, cependant, les visioconférences peuvent rester sur la bonne voie et productives. Celles-ci incluent :
- Minimiser le bruit dans la pièce : Les microphones sont incroyablement sensibles et capteront tout bruit de fond lorsque quelqu'un parle. Il est préférable d'utiliser un casque lors des appels vidéo dans un endroit bondé, d'éteindre toute musique de fond ou tout audio qui pourrait être en cours de lecture, ou de demander aux autres dans la maison de réduire le bruit pendant un appel.
- Mettre en sourdine les participants qui ne parlent pas : Avec de nombreux participants, cela peut rapidement devenir chaotique et difficile à entendre si plusieurs personnes essaient de parler en même temps. Garder tout le monde en sourdine jusqu'à ce qu'ils aient besoin de parler réduit le bruit de fond global et donne toute l'attention à la personne qui parle.
- Opter pour l'enregistrement des réunions : La plupart des logiciels de visioconférence offrent la possibilité d'enregistrer les réunions. Bien que cela ne soit pas toujours nécessaire, surtout dans les réunions en tête-à-tête, enregistrer et partager l'appel vidéo peut être utile si certaines personnes ne peuvent pas assister.
- Se souvenir des règles de courtoisie communes aux réunions : Tout comme on le ferait dans une réunion en personne, il est important de se rappeler les règles de base de l'étiquette de réunion. Ne pas interrompre les personnes qui parlent, prêter une attention totale à ce qui se passe dans la réunion, et toujours dire au revoir aux autres participants à la fin.
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Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.