Desafío

Para organismos gubernamentales e instituciones públicas, como concejos y universidades, prestar servicios a un mercado de «todos los ciudadanos» significa que es importante que para personas de cualquier origen sea fácil conectar con sus operaciones. Estas organizaciones dependen de los fondos que reciben de los ciudadanos, pero el procesamiento de los pagos suele ser difícil para quienes aún operan con tecnologías heredadas. Un equipo con experiencia en la provisión de pagos para el sector público fundó HeyCentric al observar una necesidad de integraciones modernizadas.

«En nuestra industria, no le pedimos a las personas que realicen un pago», explicó Gareth Ennis, director general de HeyCentric. «Simplemente tienen que hacerlo. Tienen que pagar los impuestos municipales, las tasas comerciales. Es importante para todos los ciudadanos que las cosas sean más fáciles para tus clientes».

El equipo de HeyCentric tuvo experiencias en las que muchos concejos estaban limitados a plataformas de pago que no eran utilizables en dispositivos móviles y ofrecían opciones de pago poco flexibles. Al ofrecer una plataforma de pago moderna, HeyCentric puede ofrecer una mejor experiencia para los ciudadanos, además de servicios de gestión de ingresos más inteligentes para sus clientes gubernamentales.

«Elegir un sistema de gestión de ingresos no es algo que concejos o educadores hagan de forma regular, por lo que cambiar de [sistema] es una decisión importante», consideró Ennis. «Cuando observamos que podíamos ofrecer transparencia en tiempo real y visibilidad de cada transacción, además de simplificar las conciliaciones y los informes, entendimos que podíamos marcar una diferencia para toda la comunidad. Solo debíamos encontrar la plataforma indicada para que se encargue del proceso de transacciones de una forma acorde con nuestras necesidades».

HeyCentric tenía experiencia en el mercado del Reino Unido. En la actualidad también opera fuera de Reino Unido. El equipo priorizó la búsqueda de un socio de pagos que pudiera ayudar en la llegada de la empresa a Europa y otras regiones.

Solución

Después de explorar distintos proveedores de servicios de pago en el mercado, HeyCentric eligió a Stripe como socio de pago exclusivo al pasar a producción con su primer cliente, en noviembre de 2021.

«Contar con Stripe en su rol de proveedor de servicios de pago y también de adquirente es algo revolucionario para la experiencia de cliente», señaló Ennis. «Conozco concejos donde lleva cinco o seis pantallas distintas realizar un pago de impuesto municipal. En HeyCentric, simplificamos completamente el proceso. Todo es más fácil gracias a Stripe».

Un solo panel de usuario gracias a las integraciones con Stripe

HeyCentric diseñó su servicio para que funcione con Stripe Connect al crear un panel único para sus clientes. El objetivo fue que no debieran gestionar cuentas en HeyCentric y también en Stripe. «Los entornos de prueba y la documentación de Stripe son increíbles», reveló Ennis. «Nos permitió que sea mucho más fácil hacer funcionar todo. La integración nos llevó unas pocas semanas».

HeyCentric utiliza API y webhooks de Stripe para integrar toda la información de la transacción en los registros del cliente en tiempo real mediante la incorporación de metadatos y la importación de registros bancarios de organizaciones más detallados para vincular pagos con facturas y automatizar la mayoría de las tareas de conciliación. Esto también permite que los clientes entiendan más fácilmente las comisiones de transacciones y accedan a otra información contable sin tener que esperar días para conocer el estado de sus ingresos.

«Cuando un concejo recibe un pago de 1.000 £, tiene visibilidad sobre qué tasas se dedujeron. Y esas tasas se desglosan por partida individual para que puedan cobrar esas tasas a cada departamento. Los contadores están encantados con esta función», añadió Ennis.

Información en tiempo real sobre cada transacción

Con sus integraciones profundamente vinculadas a los servicios de Stripe, HeyCentric ofrece a sus clientes visibilidad en tiempo real de cada evento de pago desde el inicio hasta el cobro. Cada transacción, exitosa o fallida, se refleja de inmediato en todos los sistemas conectados, incluidas las plataformas financieras y de ERP, lo que elimina los retrasos y las conciliaciones manuales. HeyCentric proporciona a los ayuntamientos e instituciones públicas una fuente financiera siempre activa, para que los libros de contabilidad, los presupuestos y las posiciones de flujo de caja se actualicen en el momento en que se produce un pago.

Además de la sincronización en tiempo real, HeyCentric enriquece cada transacción con contexto y conocimientos prácticos: señales de fraude de Stripe Radar, análisis de contracargos y razones de pago rechazados granulares por parte de los bancos emisores.

«Si un ciudadano llama a su concejo y dice que intentó realizar un pago, el empleado del municipio puede iniciar sesión en HeyCentric, invocar el pago y ver el motivo real del fallo que el banco envió a Stripe. En sistemas anteriores, es posible que hubieran tenido que llamar al proveedor para obtener más información», explicó Ennis. «Además, en los concejos están acostumbrados a utilizar conjuntos de herramientas individuales para prevención de fraudes. Pero con HeyCentric, pueden acceder a una única herramienta lista para usar, y todo gracias a Stripe».

Flexibilidad de pagos que es más fuerte cada día

Desde el paso a producción de HeyCentric, funcionó de forma alineada con la hoja de ruta de productos de Stripe, a fin de ofrecer un conjunto de opciones de pago en permanente expansión lo más rápido posible. Por ejemplo, HeyCentric ofreció a sus clientes pagos recurrentes con Stripe Billing y además añadió métodos de pago populares como Apple Pay y Google Pay. HeyCentric también ofrece la opción de pagar por transferencia bancaria, que ya utilizan algunos clientes.

La empresa ya implementó 100 dispositivos Stripe Terminal para integrar pagos con chip y PIN en oficinas del concejo. Además, HeyCentric está llevando a cabo un programa piloto de pagos móviles con un cliente para ayudar a que los concejos acepten pagos de ciudadanos en situación de vulnerabilidad, que no pueden recurrir a la modalidad presencial ni utilizar sistemas de pago en línea.

Proceso de compra más rápido con Link, el monedero digital de Stripe

HeyCentric habilitó Link, el monedero digital de Stripe, para facilitar que los ciudadanos guarden de forma segura sus datos de pago una vez y que sus compras sean instantáneas en las futuras transacciones. Al reducir las fricciones en el proceso de compra, Link ofrece a los usuarios que repiten una experiencia más rápida y en un clic, que aumenta la conversión.

Resultados

Ayudamos a que más de 30 clientes realicen 3,4 millones de transacciones al año

Con Stripe, HeyCentric ofrece a los clientes del sector público un sistema de pago fácil de usar, para que pagar facturas importantes sea más simple para los ciudadanos. Al reemplazar los engorrosos sistemas heredados en los que debían confiar las instituciones gubernamentales anteriormente, HeyCentric permite que los entes públicos optimicen sus procesos de pago y ofrece distintos métodos de pago adaptados a las necesidades del público actual.

En menos de dos años, HeyCentric se ha lanzado con 22 clientes, realizando más de 1,7 millones de transacciones y procesando más de 1600 millones de libras en volumen de transacciones a través de Stripe. En la actualidad, la plataforma ayuda a más de 30 clientes y 50 cuentas conectadas a realizar 3,4 millones de transacciones al año.

Stripe ha otorgado a HeyCentric el poder de resolver problemas de atención al cliente en una variedad de escenarios, desde la facturación recurrente integrada hasta los pagos en persona. Gracias a esta mayor transparencia en los problemas de pago, HeyCentric ayuda a las instituciones públicas a mejorar tanto la eficiencia operativa como la experiencia para los ciudadanos que interactúan con los servicios gubernamentales.

Tiempo de inactividad cero durante cambios de normativa

El ritmo de lanzamiento de nuevas funciones de Stripe ayudó a que HeyCentric a su vez lance actualizaciones regulares para sus clientes y permanezca un paso delante de importantes requisitos normativos.

«De manera regular, observamos muchas pequeñas actualizaciones provenientes de Stripe de forma totalmente transparente. Jamás experimentamos tiempo de inactividad de ningún tipo», indicó Ennis. «Al momento del lanzamiento, sabíamos que la estricta normativa de la segunda Directiva sobre servicios de pago (PSD2) era inminente, junto con la autenticación reforzada de clientes (SCA). Otros proveedores cobraban esa actualización a sus clientes, pero Stripe se encargó de todo. Habría sido una situación muy estresante, peo Stripe se ocupó para que nosotros no debiéramos hacerlo».

Un camino simple hacia la expansión internacional

HeyCentric ha comenzado su expansión en Canadá y tiene previsto expandirse en Estados Unidos en 2026. La empresa sabe que Stripe facilitará este proceso. Con sus sistemas principales funcionando sin problemas gracias a una estrecha integración con los servicios de pago de Stripe, HeyCentric logra que los pagos sean más eficientes para sus clientes y los ciudadanos a quienes prestan servicios.

Mayor conversión y eficiencia

Al comenzar a utilizar Link junto con otras soluciones de Stripe, HeyCentric logró mejoras cuantificables tanto en la experiencia del ciudadano como en la eficiencia operativa. Más de un tercio de las transacciones de HeyCentric se procesan mediante Link, lo que les ayuda a reducir las fricciones en el proceso de compra e impulsar la conversión.