JP2008123033A - 注文関連レポート中継システム、複合機、注文関連レポート中継方法、およびコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】発注担当者の個人情報を発注先に伝えることなく、注文に関するレポートを手間なく発注担当者に届ける。
【解決手段】画像形成装置１に、発注先からのレポートを受け取る受取先とする電子メールアドレスをユーザごとに記憶する個人情報記憶部１Ｂ１と、ユーザが行った注文を識別する注文識別情報とそのユーザを識別するユーザ識別情報とを対応付けて記憶する注文履歴記憶部１Ｂ３と、発注先からの、注文に関するレポートを受信する、レポートデータ受信部１０２と、受信したレポートを、そのレポートに係る注文の注文識別情報に対応付けられて注文履歴記憶部１Ｂ３に記憶されているユーザ識別情報のユーザの、個人情報記憶部１Ｂ１に記憶されている電子メールアドレスに転送する、レポートデータ送信部１０５と、を設ける。
【選択図】図３

Description

本発明は、発注に関する処理を行うシステムおよび複合機などに関する。

近年、需要者と供給者との間で、インターネットなどのコンピュータネットワークを使用し、商品またはサービスの受発注が行われるようになった。

さらに、受発注を便利に行うための方法も提案されている。特許文献１に記載される方法によると、ファクシミリサーバにトナー切れ等の異常が発生した場合に、トナー交換等のサービスを受けるための発注文書をネットワーク管理者用のクライアント上に表示する。そして、クライアント上において入力された発注内容をサービスセンタへファクシミリ送信または電子メールで送信する。

特許文献２に記載される方法によると、商品を注文した利用者から注文商品についての問合せがあると、利用者のクライアント端末に対して、注文商品の商品発送状況の情報を送信する。
特開２０００−３５８１２３号公報 特開２００５−８４８５４号公報

また、近年、個人情報が不正に取得され悪用されることが問題視されている。そこで、役所または企業など個人情報を取り扱う組織は、市民または顧客の個人情報を従来よりも厳しく管理し、個人情報の保護に努めている。組織自身の従業員の個人情報を安全に管理することも、当然、重要である。

しかし、コンピュータネットワークを使用した従来の受発注の方法では、組織が発注者である場合であっても、連絡をスムーズに取れるようにするためには、発注の業務を担当する従業員（以下、「発注担当者」と記載する。）の個人情報（例えば、氏名など）を発注先（受注者）に知らせることが望ましい。これが知らされなければ、受注者は、注文を受け付けた旨のレポートまたは注文に係る商品の発送のレポートなど、注文に関連するレポートを、誰に宛てて送信すればよいのか、分からない。発注した組織では、発注担当者の指定がないままレポートが送信されてきたら、発注担当者を一々調べてそれらを仕分けしなければならず、面倒である。

受注者には、当然、知り得た個人情報を保護する義務が課せられている。しかし、近年、自らの個人情報は自分自身で守ることも重要である、という意識を持つ人が増えている。よって、たとえ受注者にそのような義務が課せられていたとしても、自分の個人情報を発注先に開示することに抵抗を持つ人が、今後、増えるかもしれない。

したがって、業務において発注を行う必要のある組織においても、従業員が安心して発注を行うことができるように努めることが、求められている。また、受注者にとっても、顧客に対して安心を与えるために、個人情報がなくても注文を受け付け、それに対応できることが、望ましい。

本発明は、このような問題点に鑑み、発注担当者の個人情報を発注先に伝えることなく、注文に関するレポートを手間なく発注担当者に届けることができるようにすることを、目的とする。

本発明に係る注文関連レポート中継システムは、発注先からのレポートを受け取る受取先をユーザごとに記憶する受取先記憶手段と、ユーザが行った注文を識別する注文識別情報と当該ユーザを識別するユーザ識別情報とを対応付けて記憶する注文ユーザ対応情報記憶手段と、発注先からの、注文に関するレポートを受信する、レポート受信手段と、前記レポート受信手段によって受信された前記レポートを、当該レポートに係る注文の前記注文識別情報に対応付けられて前記注文ユーザ対応情報記憶手段に記憶されている前記ユーザ識別情報のユーザの、前記受取先記憶手段に記憶されている前記受取先に転送する、レポート転送手段と、を有することを特徴とする。

好ましくは、前記レポート受信手段によって受信された前記レポートを印刷するレポート印刷手段と、前記レポートを受け取る方法をユーザに選択させる受取方法選択手段と、を有し、前記レポート印刷手段は、前記レポートを印刷物として受け取ることをユーザが選択した場合のみに、当該レポートを印刷し、前記レポート転送手段は、前記レポートを電子メールとして受け取ることをユーザが選択した場合のみに、当該レポートを前記受取先に転送する。

さらに好ましくは、前記レポート印刷手段は、前記レポートとともに、当該レポートに係る注文を行ったユーザの識別情報を印刷する。

本発明に係る複合機は、発注先からのレポートを受け取る受取先をユーザごとに記憶する受取先記憶手段と、ユーザが行った注文を識別する注文識別情報と当該ユーザを識別するユーザ識別情報とを対応付けて記憶する注文ユーザ対応情報記憶手段と、発注先からの、注文に関するレポートを受信する、レポート受信手段と、前記レポートを受け取る方法をユーザに選択させる受取方法選択手段と、前記レポート受信手段によって受信された前記レポートを、当該レポートを電子メールとして受け取ることが前記受取方法選択手段によって選択された場合に、当該レポートに係る注文の前記注文識別情報に対応付けられて前記注文ユーザ対応情報記憶手段に記憶されている前記ユーザ識別情報のユーザの、前記受取先記憶手段に記憶されている前記受取先に転送する、レポート転送手段と、前記レポート受信手段によって受信された前記レポートを、当該レポートを印刷物として受け取ることが前記受取方法選択手段によって選択された場合に、印刷するレポート印刷手段と、を有することを特徴とする。

本発明によると、発注担当者の個人情報を発注先に伝えることなく、注文に関するレポートを手間なく発注担当者に届けることができる。

図１は注文システムＣＳＹの全体的な構成の例を示す図、図２は画像形成装置１のハードウェア構成の例を示す図、図３は画像形成装置１の機能的構成の例を示す図である。

図１に示すように、注文システムＣＳＹは、１組または複数組の発注側システムＣＳＡ、１組または複数組の受注側システムＣＳＢ、および通信回線ＴＫ１、ＴＫ２などによって構成される。

通信回線ＴＫ１は、ＴＣＰ／ＩＰに基づいて通信を行うための回線であって、インターネットまたは専用線などが用いられる。通信回線ＴＫ１の一部分または全部に、ＡＤＳＬ回線、ＦＴＴＨ回線、ＩＳＤＮ回線、またはアナログ電話回線などが用いられることもある。

通信回線ＴＫ２は、Ｇ３またはＧ４などのプロトコルに基づいてＦＡＸ通信を行うための回線であって、アナログ電話回線またはＩＳＤＮ回線などが用いられる。

この注文システムＣＳＹは、商品またはサービスなどの注文に関するデータを顧客と提供者との間でやり取りするために、用いられる。

発注側システムＣＳＡは、画像形成装置１、端末装置２、ルータＲＴＡ、およびＬＡＮ回線ＫＳＡなどによって構成される。画像形成装置１および端末装置２は、ＬＡＮ回線ＫＳＡを介してルータＲＴＡに繋がれている。ルータＲＴＡは、発注側システムＣＳＡとインターネットとを接続する。

発注側システムＣＳＡは、注文を発する側つまり顧客ごとに１組ずつ設けられる。例えば、顧客が企業または役所などの組織である場合は、組織のイントラネットに発注側システムＣＳＡが設けられる。以下、ある企業Ｘに設けられている発注側システムＣＳＡを例に説明する。

画像形成装置１は、コピー、スキャナ、ＦＡＸ、ネットワークプリンティング、ドキュメントサーバ、およびファイル転送などの様々な機能を集約した画像処理装置である。複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）などと呼ばれることもある。

画像形成装置１は、図２に示すように、ＣＰＵ１０ａ、ＲＡＭ１０ｂ、ＲＯＭ１０ｃ、ハードディスク１０ｄ、操作パネル１０ｅ、スキャナユニット１０ｆ、印刷ユニット１０ｇ、ネットワークインタフェース１０ｈ、モデム１０ｉ、その他種々の回路などによって構成される。

操作パネル１０ｅは、ユーザに対してメッセージまたは指示を与えるための画面、ユーザが所望する処理の種類および処理条件を入力するための画面、およびＣＰＵ１０ａで実行された処理の結果を示す画面などを表示する。また、ユーザは、操作パネル１０ｅの所定の位置に触れることによって画像形成装置１に対して指令を与えたり処理条件の指定を行ったりすることができる。このように、操作パネル１０ｅは、画像形成装置１を操作するユーザのユーザインタフェースの役割を果たしている。

スキャナユニット１０ｆは、用紙に記されている、文章、数式、記号、写真、図表、またはイラストなどからなる原稿の画像を、光学的に読み取って画像データを生成する。

印刷ユニット１０ｇは、スキャナユニット１０ｆで得られた画像データまたは端末装置２などから送信されてきた印刷ジョブに基づいて形成される画像を用紙に印刷する。

ネットワークインタフェース１０ｈは、他の装置を相手にＴＣＰ／ＩＰなどのプロトコルによってデータ通信を行うためのＮＩＣ（Network Interface Card）である。モデム１０ｉは、ＦＡＸ端末を相手にＧ３またはＧ４などのＦＡＸプロトコルによってデータ通信を行うためのインタフェースである。

ハードディスク１０ｄまたはＲＯＭ１０ｃには、図３に示すようなＷｅｂブラウザ１０１、レポートデータ受信部１０２、注文レコード抽出部１０３、テキスト化処理部１０４、レポートデータ送信部１０５、レポート印刷部１０６、個人情報記憶部１Ｂ１、部署情報記憶部１Ｂ２、および注文履歴記憶部１Ｂ３などの機能を実現するためのプログラムおよびデータがインストールされている。これらのプログラムおよびデータは必要に応じてＲＡＭ１０ｂにロードされ、ＣＰＵ１０ａによってプログラムが実行される。

また、画像形成装置１には、電子メールアドレスが与えられている。この電子メールアドレスは、企業Ｘの各従業員が行った注文に関する電子メールを、一元的に、発注先から受信するために用いられる。つまり、発注先である提供者からの電子メールを受け付けるための共用の電子メールアドレスである。

図１に戻って、端末装置２は、電子メールソフトがインストールされているパーソナルコンピュータ、ワークステーション、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）、または携帯電話端末などの装置である。企業Ｘの従業員には、１台ずつ端末装置２が与えられ、さらに、電子メールアドレスおよび画像形成装置１のユーザアカウントが１つずつ与えられている。端末装置２には、その所有者である従業員の電子メールアドレス宛ての電子メールが受信できるように設定されている。従業員は、自分の端末装置２を用いて、自ら担当した注文に関するレポートを受け取ることができる。この仕組みについては、後に説明する。また、自分のユーザアカウントを用いて画像形成装置１にログインし、画像形成装置１を使用することができる。

企業Ｘを構成する各部署には、グループアカウントが与えられている。このグループアカウントは、それが与えられた部署に所属するメンバ（従業員、ユーザ）が共用する、画像形成装置１のユーザアカウントである。つまり、ユーザは、自分の所属する部署のグループアカウントによって画像形成装置１にログインし画像形成装置１を使用することも、可能である。

受注側システムＣＳＢは、Ｗｅｂサーバ３、画像形成装置４、端末装置５、ルータＲＴＢ、およびＬＡＮ回線ＫＳＢなどによって構成される。Ｗｅｂサーバ３、画像形成装置４、および端末装置５は、ＬＡＮ回線ＫＳＢを介してルータＲＴＢに繋がれている。ルータＲＴＢは、受注側システムＣＳＢとインターネットとを接続する。

受注側システムＣＳＢは、注文を受ける側つまり商品またはサービスの提供者（事業者）ごとに１組ずつ設けられる。

Ｗｅｂサーバ３は、提供者のＷｅｂサイトをインターネット上で公開するサーバである。そのＷｅｂサイトには、顧客からの注文を受け付けるためのＷｅｂページおよびＣＧＩ（Common Gateway Interface）などが用意されている。企業Ｘの従業員は、端末装置２のＷｅｂブラウザを用いてそのＷｅｂページにアクセスし、商品またはサービスの注文を提供者に対して行うことができる。

画像形成装置４は、複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）などと呼ばれる画像処理装置である。

端末装置５は、提供者の従業員によって使用されるパーソナルコンピュータまたはワークステーションである。端末装置５は、顧客から受けた注文の内容が表示し、注文に係る商品またはサービスを手配し、その他注文に関する種々の処理を実行する。

図４は個人情報記憶部１Ｂ１の例を示す図、図５は部署情報記憶部１Ｂ２の例を示す図、図６はＷｅｂページ画面ＨＧ１の例を示す図、図７は注文履歴記憶部１Ｂ３の例を示す図、図８はレポートの印刷物の例を示す図である。

次に、画像形成装置１の各部、端末装置２、Ｗｅｂサーバ３、画像形成装置４、および端末装置５における処理内容などについて、詳細に説明する。

図３において、画像形成装置１の個人情報記憶部１Ｂ１には、企業Ｘの従業員つまり画像形成装置１のユーザごとの個人情報が記憶されている。具体的には、図４に示すように、１人の従業員（ユーザ）ごとに１つレコードが個人情報記憶部１Ｂ１に記憶されている。そのレコードには、そのユーザのユーザアカウントのアカウント名（以下、「ユーザＩＤ」と記載する。）、そのユーザが注文に関する電子メールの受取りのために使用する電子メールアドレス、そのユーザの氏名、およびそのユーザの連絡である電話番号など、そのユーザに関する種々の事項の個人情報が示されている。以下、個人情報記憶部１Ｂ１に記憶されるレコードを「ユーザレコードＤＴＡ」と記載する。

部署情報記憶部１Ｂ２には、企業Ｘを構成する部署ごとの情報が記憶されている。具体的には、図５に示すように、１つの部署ごとに１つのレコードが個人情報記憶部１Ｂ１に記憶されている。そのレコードには、その部署のグループアカウントのアカウント名（以下、「部署ＩＤ」と記載する。）、その部署のメンバが注文に関する電子メールを受信するために共通に使用する電子メールアドレス、その部署の名称（部署名）、およびその部署の連絡である電話番号など、その部署に関する種々の事項の情報が示されている。以下、部署情報記憶部１Ｂ２に記憶されるレコードを「部署レコードＤＴＢ」と記載する。

ユーザレコードＤＴＡおよび部署レコードＤＴＢは、画像形成装置１の管理者によって個人情報記憶部１Ｂ１または部署情報記憶部１Ｂ２に予め登録される。そして、必要に応じて、レコードの内容が修正され、既存のレコードが削除され、または新たなレコードが追加される。

なお、ユーザがユーザアカウントを用いて画像形成装置１にログインし注文の作業を行う場合も、グループアカウントを用いて画像形成装置１にログインしそれを行う場合も、注文システムＣＳＹの各部の処理の内容は、基本的に同じである。そこで、以下、説明の簡単のため、ユーザアカウントが用いられる場合を中心に説明する。

Ｗｅｂブラウザ１０１は、ユーザが指定したＵＲＬに基づいてインターネット上のＷｅｂサーバからＷｅｂページのデータをダウンロードしＷｅｂページを操作パネル１０ｅに表示させる。本実施形態では、特に、ユーザが所望する注文の内容を受け付けるためおよびその内容を示すデータを発注先（商品などの提供者）に送信するために、用いられる。つまり、Ｗｅｂブラウザ１０１は、注文入力部および発注処理部を兼ねている。

注文の内容の入力および発注に関する処理は、次のような手順で行われる。ユーザは、画像形成装置１の操作パネル１０ｅにログイン用の画面が表示された状態で、自分のユーザＩＤおよびパスワードを入力し、画像形成装置１にログインする。ログイン後、ユーザが所定のコマンドを入力すると、Ｗｅｂブラウザ１０１が起動する。ここで、ユーザは、自分の所望する商品またはサービスを提供する提供者のＷｅｂサイト上の、注文用のＷｅｂページのＵＲＬを指定する。

すると、Ｗｅｂブラウザ１０１は、その提供者の受注側システムＣＳＢのＷｅｂサーバ３にアクセスし、そのＷｅｂページのデータをダウンロードし、図６に示すように、そのＷｅｂページを記載したＷｅｂページ画面ＨＧ１を操作パネル１０ｅに表示させる。

ユーザは、自分が注文したい商品またはサービスおよび種々の必要事項（例えば、希望の個数または納品日など）を入力する。さらに、発注後に発注先から送信されてくる、今回のその注文に関するレポートの受取方法を指定する。レポートを印刷物として受け取りたい場合は「レポートプリント」ボタンを押して指定する。レポートを電子メールとして自分自身の電子メールアドレスで受け取りたい場合は「レポートメール」ボタンを押して指定する。そして、入力および指定が完了したら「発注」ボタンを押す。

すると、Ｗｅｂブラウザ１０１は、入力された注文の内容とその画像形成装置１自身の電子メールアドレスおよびＦＡＸ番号とを示す注文データＤＴ１をＷｅｂサーバ３に送信する。これにより、提供者に対して注文がなされる。

Ｗｅｂサーバ３は、注文データＤＴ１を受信すると、その注文データＤＴ１に係る注文に対して、ユニークな注文ＩＤを発行する。そして、その注文ＩＤを、注文データＤＴ１の送信元つまり発注元のＷｅｂブラウザ１０１に対して送信する。

Ｗｅｂブラウザ１０１は、Ｗｅｂサーバ３から受信した注文ＩＤとともに、発注が完了した旨のメッセージを操作パネル１０ｅに表示させる。そして、その注文ＩＤ、注文の操作を行ったユーザつまり画像形成装置１に現在ログインしているユーザのユーザＩＤ、発注先の提供者の注文用のＷｅｂページの識別情報（例えば、その提供者のドメイン名またはそのＷｅｂページのＵＲＬなど）、およびユーザがＷｅｂページ画面ＨＧ１で指定した受取方法などの情報を互いに対応付けて、次に説明する注文履歴記憶部１Ｂ３に記憶させる。

注文履歴記憶部１Ｂ３には、提供者に対して行った注文に関する情報が記憶されている。具体的には、図７に示すように、１回の注文ごとに１つレコードが注文履歴記憶部１Ｂ３に記憶されている。そのレコードには、その注文に対してＷｅｂサーバ３が発行した注文ＩＤ、注文を行ったユーザのユーザＩＤ、発注先のＷｅｂサイトの識別情報（発注先識別情報）、および発注先からのレポートの受取方法（レポート受取方法）が示されている。「レポート受取方法」のフィールドには、レポートを印刷物として受け取る場合は「プリント」と示され、電子メールとして受け取る場合は「メール」と示される。

ただし、ユーザは、注文に係るレポートが不要である場合は、Ｗｅｂページ画面ＨＧ１において、レポートの受取方法を指定しなければよい。この場合は、その注文のレコードは、注文履歴記憶部１Ｂ３に記憶させなくてもよい。したがって、注文履歴記憶部１Ｂ３は、レポートを必要とする注文のリストつまりレポート待ちのリストであると、言える。

また、注文ＩＤの代わりに、ユーザが指定したキーワードの文字列（以下、単に「注文キーワード」と記載する。）に基づいて、注文を識別してもよい。

この場合は、Ｗｅｂページ画面ＨＧ１に、注文キーワードを入力し指定するためのテキストボックスを設けておく。Ｗｅｂブラウザ１０１は、その注文キーワードを注文データＤＴ１に含めてＷｅｂサーバ３に送信する。注文履歴記憶部１Ｂ３には、注文ＩＤの代わりに注文キーワードを含めたレコードを登録しておく。

または、Ｗｅｂブラウザ１０１が注文の識別用のユニークな文字列を発行し、画像形成装置１および発注先の受注側システムＣＳＢの両方で認識できるようにしてもよい。いずれの方法にせよ、画像形成装置１および発注先の受注側システムＣＳＢの両方で注文の識別が可能になるようにすればよい。

以下、注文履歴記憶部１Ｂ３に記憶されるレコードを「注文レコードＤＴＣ」と記載する。また、画像形成装置１で注文（発注）の作業を行うユーザを「発注担当ユーザ」と記載する。

なお、Ｗｅｂブラウザを有するＭＦＰ自体は、特開２００４−２７２７７９号公報および特開２００５−２３５０３４号公報に記載されるように、公知である。

受注側システムＣＳＢにおいて、注文を受けた提供者の従業員は、端末装置５を操作するなどして、その注文の注文データＤＴ１に示される内容に基づいて、商品またはサービスの手配などを行うとともに、受注した旨を知らせるレポートを作成する。

すると、端末装置５は、そのレポートのデータを電子メールに添付して、その注文データＤＴ１に示される画像形成装置１の電子メールアドレスに宛てて送信する。以下、受注した旨を知らせるレポートのデータが添付された電子メールを「受注レポートデータＤＴ２Ａ」と記載する。

受注レポートデータＤＴ２Ａには、その注文の注文ＩＤが示されるようにしておく。例えば、受注レポートデータＤＴ２Ａのタイトルまたは本文に、注文ＩＤを記載しておいてもよい。レポートの所定の位置（ヘッダまたはフッタなど）に記載しておいてもよい。

または、Ｗｅｂサーバ３によって注文データＤＴ１が受け付けられた後、提供者の従業員を介さずに、自動的に、その電子メールを送信するように構成してもよい。

または、従業員は、受注した旨を知らせるレポートのデータを、画像形成装置４のＦＡＸ機能を用いて、画像形成装置１に送信させることができる。この場合は、受注した注文の注文データＤＴ１に示されるＦＡＸ番号にダイアルし、そのデータを送信させればよい。以下、ＦＡＸ機能によって送信したデータを「受注レポートデータＤＴ２Ｂ」と記載する。

受注レポートデータＤＴ２Ｂにも、受注レポートデータＤＴ２Ａの場合と同様に、その注文の注文ＩＤが示されるようにしておく。例えば、そのレポートの所定の位置（例えば、ヘッダまたはフッタ）に、その注文の注文ＩＤを記載しておく。

また、受注レポートデータＤＴ２Ｂも、受注レポートデータＤＴ２Ａと同様に、Ｗｅｂサーバ３によって注文データＤＴ１が受け付けられた後、画像形成装置４によって自動的に送信されるように構成してもよい。

以下、受注レポートデータＤＴ２Ａ、ＤＴ２Ｂを「受注レポートデータＤＴ２」と総称することがある。

なお、発注担当ユーザが発注の際に注文キーワードを指定した場合は、受注レポートデータＤＴ２には、注文ＩＤの代わりにその注文キーワードが示される。

レポートデータ受信部１０２は、受注側システムＣＳＢに対して行った注文に係る受注レポートデータＤＴ２を受注側システムＣＳＢから受信する処理を行う。

テキスト化処理部１０４は、受注レポートデータＤＴ２として受注レポートデータＤＴ２Ｂ（つまり、ＦＡＸデータ）が受信された場合に、その受注レポートデータＤＴ２Ｂに含まれる文字画像が表わす文字列を、公知のＯＣＲ（Optical Character Reader）技術によって認識し、その文字列のテキストデータを生成する。

注文レコード抽出部１０３は、注文履歴記憶部１Ｂ３の中から、受信された受注レポートデータＤＴ２に係る注文の注文レコードＤＴＣを、次のような手順で抽出する。

その受注レポートデータＤＴ２の所定の位置から注文ＩＤまたは注文キーワード（具体的には、注文ＩＤまたは注文キーワードを表わす文字列）を抽出する。ただし、受注レポートデータＤＴ２Ｂが受信された場合は、テキスト化処理部１０４によって生成されたテキストデータの中から注文ＩＤまたは注文キーワードを抽出する。

そして、注文履歴記憶部１Ｂ３の中から、その注文ＩＤまたは注文キーワードと同一の文字列が「注文ＩＤ」のフィールドに格納されている注文レコードＤＴＣを抽出する。

レポートデータ受信部１０２によって受信された受注レポートデータＤＴ２に示されるレポートは、注文レコード抽出部１０３によって抽出された注文レコードＤＴＣの「レポート受取方法」の値に応じて、レポートデータ送信部１０５によって電子メールとして発注担当ユーザの電子メールアドレスに送信されまたはレポート印刷部１０６によって印刷される。

すなわち、レポートデータ送信部１０５は、抽出されたその注文レコードＤＴＣの「レポート受取方法」が「メール」である場合に、その受注レポートデータＤＴ２に示されるレポートのデータを含む電子メールを、その発注担当ユーザの電子メールアドレスに宛てて送信する。レポートのデータは、電子メールの本文に記載してもよいし、電子メールの添付ファイルとして添付してもよい。その発注担当ユーザの電子メールアドレスは、個人情報記憶部１Ｂ１の中の、その発注担当ユーザのユーザレコードＤＴＡを参照すれば分かる。

一方、レポート印刷部１０６は、抽出されたその注文レコードＤＴＣの「レポート受取方法」が「プリント」である場合に、その受注レポートデータＤＴ２に示されるレポートの画像が用紙に印刷されるように、印刷ユニット１０ｇを制御する。この際に、図８に示すように、ヘッダまたはフッタに、発注担当ユーザの氏名およびユーザＩＤを配置する。発注担当ユーザの氏名は、個人情報記憶部１Ｂ１の中の、その発注担当ユーザのユーザレコードＤＴＡを参照すれば分かる。

図９は画像形成装置１における発注の処理の流れの例を説明するフローチャート、図１０は画像形成装置１におけるレポートの受信の処理の流れの例を説明するフローチャートである。

次に、画像形成装置１における注文に関する処理の流れを、図９および図１０のフローチャートを参照して説明する。

図９において、画像形成装置１は、発注担当ユーザのユーザ認証を行い発注担当ユーザのログインを許可すると（＃１１でＹｅｓ）、発注担当ユーザが指定したＵＲＬに基づいてＷｅｂサーバ３にアクセスして注文用のＷｅｂページをダウンロードし（＃１２）、図６のようなＷｅｂページ画面ＨＧ１を表示する（＃１３）。

発注担当ユーザが入力した注文の内容と画像形成装置１自身の電子メールアドレスおよびＦＡＸ番号とを記載した注文データＤＴ１を生成しＷｅｂサーバ３に送信することによって、発注を行う（＃１４、＃１５）。

発注担当ユーザが今回の注文についてのレポートの受取方法を指定した場合は（＃１６でＹｅｓ）、今回の注文に関する情報を格納した注文レコードＤＴＣを注文履歴記憶部１Ｂ３（図７参照）に登録する（＃１８または＃１９）。

注文の際にユーザが注文キーワードを指定した場合は（＃１７でＮｏ）、注文レコードＤＴＣの「注文ＩＤ」のフィールドには、その注文キーワードが格納される（＃１８）。この場合は、ステップ＃１５において、その注文キーワードを含めた注文データＤＴ１をＷｅｂサーバ３に送信するようにする。ユーザが注文キーワードを指定しなかった場合は（＃１７でＹｅｓ）、Ｗｅｂサーバ３から伝えられた注文ＩＤがそのフィールドに格納される（＃１９）。

発注担当ユーザが受取方法を指定しなかった場合は（＃１６でＮｏ）、注文レコードＤＴＣの登録は行わない。

画像形成装置１は、図９の処理と並行して、図１０に示すような手順で、適宜、その注文に係るレポートを発注担当ユーザに届けるための処理を行う。

図１０において、画像形成装置１は、受注レポートデータＤＴ２Ａ（つまり、電子メールによる受注レポートデータＤＴ２）を受信すると（＃２１でＮｏ、＃２２でＹｅｓ）、その受注レポートデータＤＴ２Ａに示される注文ＩＤまたは注文キーワードをチェックし、両者のうちのいずれかが「注文ＩＤ」のフィールドに示されている注文レコードＤＴＣを注文履歴記憶部１Ｂ３の中から検索する。そのような注文レコードＤＴＣがあれば（＃２４でＹｅｓ）、それを抽出する（＃２５）。

抽出した注文レコードＤＴＣに示される受取方法が「メール」である場合は（＃２６でＹｅｓ）、受注レポートデータＤＴ２Ａに含まれるレポートのデータを、電子メールによって発注担当ユーザの電子メールアドレスに送信する（＃２７）。発注担当ユーザが誰であるのかは、その注文レコードＤＴＣの「ユーザＩＤ」によって知ることができる。また、発注担当ユーザの電子メールアドレスは、個人情報記憶部１Ｂ１に格納されているその発注担当ユーザのユーザレコードＤＴＡを参照すれば分かる。

受取方法が「プリント」である場合は（＃２６でＮｏ）、図８のように、受注レポートデータＤＴ２Ａに示されるレポートを、発注担当ユーザのユーザＩＤおよび氏名とともに用紙に印刷する（＃２８）。

一方、受注レポートデータＤＴ２Ｂ（つまり、ＦＡＸによる受注レポートデータＤＴ２）が受信された場合は（＃２１でＹｅｓ）、その受注レポートデータＤＴ２Ｂに含まれる文字画像に対して文字認識の処理を施し、レポートおよび注文ＩＤまたは注文キーワードのテキストデータを生成する（＃２３）。その後の処理は、そのテキストデータを使用する点以外は、受注レポートデータＤＴ２Ａが受信された場合と同様である。

本実施形態によると、発注担当ユーザの個人情報を発注先に伝えることなく、注文に関するレポートを手間なく発注担当ユーザに届けることができる。

本実施形態では、注文の作業を画像形成装置１によって行ったが、端末装置２にもＷｅｂブラウザをインストールしておき、端末装置２によって行うことができるように構成してもよい。この場合は、端末装置２は、画像形成装置１を代理して注文データＤＴ１をＷｅｂサーバ３に送信する。しかし、その注文に係る注文レコードＤＴＣは、画像形成装置１の注文履歴記憶部１Ｂ３に記憶させる。また、注文後の処理、つまり、受注側システムＣＳＢからの受注レポートデータＤＴ２に関する処理も、画像形成装置１が実行する。

本実施形態では、企業Ｘが１つの提供者との間で取引を行う場合を例に説明したが、同時期に複数の提供者との間で取引を行う場合にも、発注側システムＣＳＡは対応可能である。この場合は、画像形成装置１は、受信した受注レポートデータＤＴ２がどの提供者からのものであるのかを、その受注レポートデータＤＴ２の送信元の電子メールアドレスに含まれるドメイン名または発信者番号に基づいて特定すればよい。

本実施形態では、企業内のＬＡＮに設けられた端末装置２にレポートのデータを受信させたが、社外の端末装置に受信させることもできる。

本実施形態では、Ｗｅｂサーバ３を受注側システムＣＳＢに設けた場合を例に説明したが、ＡＳＰ（Application Service Provider）などが運営するＷｅｂサーバをＷｅｂサーバ３として用いてもよい。

本実施形態では、注文を受け付けた旨の確認のレポートを発注側から発注担当ユーザに中継する場合を例に説明したが、本発明は、注文に係る商品の発送のレポート、注文に係る商品の納期の変更のレポート、または注文に係るサービスの実施のスケジュールのレポートなど、注文に関する種々のレポートの中継のために適用可能である。

本実施形態では、注文データＤＴ１を、Ｗｅｂサーバ３にアップロードすることによって発注先に与えたが、ＦＡＸによって与えるようにしてもよい。

その他、注文システムＣＳＹ、発注側システムＣＳＡ、画像形成装置１の全体または各部の構成、処理内容、処理順序、データベースの構成などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。

注文システムの全体的な構成の例を示す図である。 画像形成装置のハードウェア構成の例を示す図である。 画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。 個人情報記憶部の例を示す図である。 部署情報記憶部の例を示す図である。 Ｗｅｂページ画面の例を示す図である。 注文履歴記憶部の例を示す図である。 レポートの印刷物の例を示す図である。 画像形成装置における発注の処理の流れの例を説明するフローチャートである。 画像形成装置におけるレポートの受信の処理の流れの例を説明するフローチャートである。

符号の説明

１ 画像形成装置（注文関連レポート中継システム、複合機）
１０１ Ｗｅｂブラウザ（受取方法選択手段）
１０２ レポートデータ受信部（レポート受信手段）
１０５ レポートデータ送信部（レポート転送手段）
１０６ レポート印刷部（レポート印刷手段）
１Ｂ１ 個人情報記憶部（受取先記憶手段）
１Ｂ３ 注文履歴記憶部（注文ユーザ対応情報記憶手段）

Claims (8)

1. 発注先からのレポートを受け取る受取先をユーザごとに記憶する受取先記憶手段と、
   ユーザが行った注文を識別する注文識別情報と当該ユーザを識別するユーザ識別情報とを対応付けて記憶する注文ユーザ対応情報記憶手段と、
   発注先からの、注文に関するレポートを受信する、レポート受信手段と、
   前記レポート受信手段によって受信された前記レポートを、当該レポートに係る注文の前記注文識別情報に対応付けられて前記注文ユーザ対応情報記憶手段に記憶されている前記ユーザ識別情報のユーザの、前記受取先記憶手段に記憶されている前記受取先に転送する、レポート転送手段と、
   を有することを特徴とする注文関連レポート中継システム。
2. 前記レポート受信手段によって受信された前記レポートを印刷するレポート印刷手段と、
   前記レポートを受け取る方法をユーザに選択させる受取方法選択手段と、を有し、
   前記レポート印刷手段は、前記レポートを印刷物として受け取ることをユーザが選択した場合のみに、当該レポートを印刷し、
   前記レポート転送手段は、前記レポートを電子メールとして受け取ることをユーザが選択した場合のみに、当該レポートを前記受取先に転送する、
   請求項１記載の注文関連レポート中継システム。
3. 前記レポート印刷手段は、前記レポートとともに、当該レポートに係る注文を行ったユーザの識別情報を印刷する、
   請求項２記載の注文関連レポート中継システム。
4. 発注先からのレポートを受け取る受取先をユーザごとに記憶する受取先記憶手段と、
   ユーザが行った注文を識別する注文識別情報と当該ユーザを識別するユーザ識別情報とを対応付けて記憶する注文ユーザ対応情報記憶手段と、
   発注先からの、注文に関するレポートを受信する、レポート受信手段と、
   前記レポートを受け取る方法をユーザに選択させる受取方法選択手段と、
   前記レポート受信手段によって受信された前記レポートを、当該レポートを電子メールとして受け取ることが前記受取方法選択手段によって選択された場合に、当該レポートに係る注文の前記注文識別情報に対応付けられて前記注文ユーザ対応情報記憶手段に記憶されている前記ユーザ識別情報のユーザの、前記受取先記憶手段に記憶されている前記受取先に転送する、レポート転送手段と、
   前記レポート受信手段によって受信された前記レポートを、当該レポートを印刷物として受け取ることが前記受取方法選択手段によって選択された場合に、印刷するレポート印刷手段と、
   を有することを特徴とする複合機。
5. 発注先からのレポートを受け取る受取先をユーザごとに受取先記憶手段に記憶させ、
   ユーザが行った注文を識別する注文識別情報と当該ユーザを識別するユーザ識別情報とを対応付けて注文ユーザ対応情報記憶手段記憶させ、
   発注先からの、注文に関するレポートを受信し、
   受信した前記レポートを、当該レポートに係る注文の前記注文識別情報に対応付けられて前記注文ユーザ対応情報記憶手段に記憶されている前記ユーザ識別情報のユーザの、前記受取先記憶手段に記憶されている前記受取先に転送する、
   ことを特徴とする注文関連レポート中継方法。
6. 複合機に、発注先からのレポートを受け取る受取先をユーザごとに記憶する受取先記憶手段と、ユーザが行った注文を識別する注文識別情報と当該ユーザを識別するユーザ識別情報とを対応付けて記憶する注文ユーザ対応情報記憶手段と、を設けておき、
   前記複合機に、
   注文に関するレポートを受け取る方法をユーザに選択させる処理を実行させ、
   注文の発注先から前記レポートを受信する処理を実行させ、
   受信した前記レポートについて、電子メールとして受け取ることが選択されている場合は、当該レポートに係る注文の前記注文識別情報に対応付けられて前記注文ユーザ対応情報記憶手段に記憶されている前記ユーザ識別情報のユーザの、前記受取先記憶手段に記憶されている前記受取先に転送する処理を実行させ、
   受信した前記レポートについて、印刷物として受け取ることが選択されている場合は、当該レポートを印刷する処理を実行させる、
   ことを特徴とする注文関連レポート中継方法。
7. 注文に関する処理を行うコンピュータを制御するために用いられるコンピュータプログラムであって、
   前記コンピュータに、
   ユーザが行った注文を識別する注文識別情報と当該ユーザを識別するユーザ識別情報とを対応付けて注文ユーザ対応情報記憶手段に記憶させる処理と、
   注文に関するレポートを当該注文の発注先から受信する処理と、
   受信した前記レポートを、当該レポートに係る注文の前記注文識別情報に対応付けられて前記注文ユーザ対応情報記憶手段に記憶されている前記ユーザ識別情報のユーザの受取先に転送する処理と、
   を実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
8. 複合機を制御するために用いられるコンピュータプログラムであって、
   前記複合機に、
   ユーザが行った注文を識別する注文識別情報と当該ユーザを識別するユーザ識別情報とを対応付けて注文ユーザ対応情報記憶手段に記憶させる処理、を実行させ、
   注文に関するレポートを受け取る方法をユーザに選択させる処理を実行させ、
   注文の発注先から前記レポートを受信する処理を実行させ、
   受信した前記レポートについて、電子メールとして受け取ることが選択されている場合は、当該レポートに係る注文の前記注文識別情報に対応付けられて前記注文ユーザ対応情報記憶手段に記憶されている前記ユーザ識別情報のユーザの受取先に転送する処理を実行させ、
   受信した前記レポートについて、印刷物として受け取ることが選択されている場合は、当該レポートを印刷する処理を実行させる、
   ことを特徴とするコンピュータプログラム。

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