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JP2006202032A - 電子メール印刷装置およびシステムおよび確認通知方法およびプログラム - Google Patents

電子メール印刷装置およびシステムおよび確認通知方法およびプログラム Download PDF

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JP2006202032A JP2005012816A JP2005012816A JP2006202032A JP 2006202032 A JP2006202032 A JP 2006202032A JP 2005012816 A JP2005012816 A JP 2005012816A JP 2005012816 A JP2005012816 A JP 2005012816A JP 2006202032 A JP2006202032 A JP 2006202032A
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浩二 寄本
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英隆 浜
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靖 坂田
Keihan Niwa
啓範 丹羽
Takeshi Mizoi
剛 溝井
Takaharu Inaba
隆治 稲葉
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Abstract

【課題】
ユーザによる簡単な操作で印刷文書の内容が確認されたことを確実に認識することができるようにした電子メール印刷装置およびシステムおよび確認通知方法およびプログラムを提供する。
【解決手段】
印刷要求された印刷データを受け付けると、印刷データ制御部５は、印刷制御を行ってプリンタ１２０に対して印刷要求を送信する。また同時に、受信履歴制御部６に受信履歴の生成を指示し、生成した受信履歴を受信履歴保存部７に保存する。プリンタ１２０から印刷出力完了通知を受け付けると、印刷データに対する受信履歴の情報と共に確認通知生成部８に確認通知の生成指示を送出する。生成された確認通知を印刷要求を行ったクライアントＰＣ１００に対して送出する。
【選択図】図１

Description

本発明は、印刷出力された文書の内容確認を行う電子メール印刷装置およびシステムおよび確認通知方法およびプログラムに関し、特に、電子メールで受信し、印刷出力を行った印刷物の内容を確認したことを送信者が確実に認識できるようにした電子メール印刷装置およびシステムおよび確認通知方法およびプログラムに関する。
一般に、インターネットファクシミリやネットワークスキャナまたは電子メールに添付されたファイルの自動印刷など受信したデータを印刷出力する装置・システムでは、出力された文書が送信相手によって確実に確認することができないため送信者から受信者に対して電話やメッセンジャーなどの他の手段を用いて確認作業を行う必要がある。
このため、文書を送信する度にこれらの手段を用いて確認する必要があるためリアルタイムが求められる情報の送受信には用いることができず、さらに確実に伝達したい情報など重要度の高い情報の送受信にも用いることが難しい。
電子メールを受領したことを示す受領確認通知を電子メールの送信側に送信するようにして送信側では相手に電子メールが届いたか否かの確認が行えるようにした従来技術として、特許文献１に開示されたものがある。
この特許文献１に開示された従来技術においては、インターネットを用いるシステム（パーソナルコンピュータ）とインターネット以外の公衆回線を用いるシステム（ファクシミリ装置）とが存在する環境においていずれかのシステムによって原稿の受信を行うことが可能し、インターネットによる電子メールの印字処理等が効率的に行うことも可能である。
また、電子メールにより印刷出力を依頼した内容が、指定した印刷装置により正常に印刷されたか否かを、通知により確実に知ることが可能にした従来技術として特許文献２に開示されたものがある。
この特許文献２に開示された従来技術においては、印刷出力された印刷処理結果に対して、電子メールのメール識別子と対応付けられたレコードを作成し、これを中間ファイルに書き込み、中間ファイルから該レコードを読み出し、それに設定された印刷処理結果の内容に基づき送達通知または不達通知を作成して発信者に通知している。
特開平０９−２４７３３５ 特開平０８−１３０５５４
しかしながら、上記特許文献１、特許文献２に示された従来技術では、電子メールなどの印刷出力依頼した内容が確実に出力されたか否かの確認を行うことができても、宛て先に指定した受信者によって確実に出力文書の内容が確認されたか認識することができず、重要度が高い文書を伝達する場合には、電話などの手段を用いて別途確認する必要がある。
そこで、本発明は、ユーザによる簡単な操作で印刷文書の内容が確認されたことを確実に認識することができるようにした電子メール印刷装置およびシステムおよび確認通知方法およびプログラムを提供することを目的とする。
上記目的を達成するため、請求項１の発明は、ネットワークを介して受信した電子メールおよび該電子メールに添付されたファイルの印刷を行う電子メール印刷処理装置において、前記電子メールの受信履歴を保存する受信履歴保存手段と、前記受信履歴保存手段に保存された前記電子メールの受信履歴の一覧を表示する表示手段と、前記表示手段により表示された前記電子メールの受信履歴の一覧から印刷確認した電子メールをユーザ操作により選択する選択手段と、前記選択手段で選択した電子メールの確認通知を作成する確認通知作成手段と、前記確認通知作成手段で作成した確認通知を送信する確認通知送信手段とを具備することを特徴とする。
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記受信履歴保存手段は、前記電子メールの受信履歴に電子メールの送信者のアドレス、確認通知者のアドレス、受信者アドレスを付加して管理し、前記確認通知送信手段は、前記電子メールの送信者のアドレス、確認通知者のアドレス、受信者アドレスのいずれかに対して前記確認通知を送信することを特徴とする。
また、請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記電子メールおよび該電子メールに添付されたファイルの印刷に際して、前記受信履歴保存手段で保存された電子メールの受信履歴の管理情報を付加して印刷を行うことを特徴とする。
また、請求項４の発明は、電子メールの送信側装置からネットワークを介して受信した電子メールおよび該電子メールに添付されたファイルを電子メール印刷処理装置で印刷して確認する電子メール印刷システムにおいて、前記電子メール印刷処理装置は、前記電子メールの受信履歴を保存する受信履歴保存手段と、前記受信履歴保存手段に保存された前記電子メールの受信履歴の一覧を表示する表示手段と、前記表示手段により表示された前記電子メールの受信履歴の一覧から印刷確認した電子メールをユーザ操作により選択する選択手段と、前記選択手段で選択した電子メールの確認通知を作成する確認通知作成手段と、前記確認通知作成手段で作成した確認通知を送信する確認通知送信手段とを具備し、前記確認通知送信手段により送信された確認通知を受信する装置は、該受信した確認通知の受信履歴を保存する保存手段と、前記保存手段に保存された前記確認通知の受信履歴をユーザ操作により表示する表示手段とを具備することを特徴とする。
また、請求項５の発明は、請求項４の発明において、前記電子メールの送信側装置は、前記電子メールの送信履歴を管理する送信履歴管理手段と、前記確認通知送信手段により送信された確認通知と前記送信履歴管理手段により管理される送信履歴とを照合して該送信履歴に係る電子メールの確認を行う確認手段とを具備することを特徴とする。
また、請求項６の発明は、ネットワークを介して受信した電子メールおよび該電子メールに添付されたファイルの印刷を行う電子メール印刷処理装置における確認通知方法において、前記電子メールの受信履歴を受信履歴保存手段で保存し、前記受信履歴保存手段に保存された前記電子メールの受信履歴の一覧を表示手段で表示し、前記表示手段により表示された前記電子メールの受信履歴の一覧から印刷確認した電子メールをユーザ操作により選択手段で選択し、前記選択手段で選択した電子メールの確認通知を確認通知作成手段で作成し、前記確認通知作成手段で作成した確認通知を確認通知送信手段で送信することを特徴とする。
また、請求項７の発明は、ネットワークを介して受信した電子メールおよび該電子メールに添付されたファイルの印刷を行う電子メール印刷処理装置における確認通知をコンピュータにより実行させる確認通知プログラムであって、前記電子メールの受信履歴を保存する第１のステップと、前記第１のステップで保存された前記電子メールの受信履歴の一覧を表示する第２のステップと、前記第２のステップにより表示された前記電子メールの受信履歴の一覧から印刷確認した電子メールをユーザ操作により選択する第３のステップと、前記第３のステップで選択した電子メールの確認通知を作成する第４のステップと、前記第４のステップで作成した確認通知を送信する第５のステップを含むことを特徴とする。
本発明によれば、受信した印刷データの受信履歴を保存し、保存された受信履歴から受信した印刷データの受信履歴を選択して確認通知を印刷要求元に対して通知するような構成にしたので、受信した印刷データが正常に出力され、かつ、出力された印刷文書を受信者によって確実に確認されたことを送信者が認識することが可能になるという効果を奏する。
以下、本発明に係わる電子メール印刷装置およびシステムおよび確認通知方法およびプログラムの一実施例を添付図面を参照して詳細に説明する。
なお、以下に示す実施例では、印刷制御を行うプリントサーバを設け、プリントサーバによって本願発明を実現するような構成にしているが、プリントサーバを設けることなく、本願発明をプリンタによって実現するような構成にしてもよい。本願発明をプリンタで実施した例を図７に示す。
またさらに、印刷データの印刷要求を行う方法として、電子メール機能を用いて要求を行い、電子メールの本文ならびに添付ファイルを印刷出力する以外に通常の印刷要求などによって印刷出力することも可能である。
図１は、本発明に係わる電子メール印刷装置およびシステムおよび確認通知方法およびプログラムを適用して構成したシステム構成図である。
図１において、この電子メール印刷システムは、印刷要求を行う装置であるクライアントＰＣ１００、クライアントＰＣ１００からの印刷要求に基づいて印刷制御を行う装置であるプリントサーバ１１０、プリントサーバからの指示により印刷データを出力するプリンタ１２０を具備して構成されており、これらの装置はネットワーク回線や公衆回線などの通信回線によって接続されている。もちろん、これらのノードが接続された通信回線上には、所定の処理を行う装置（ネットワーク機器、各種処理サーバ等）が適時配置されている（図示なし）。
この電子メール印刷システムは、クライアントＰＣ１００から印刷要求された印刷データをプリントサーバ１１０によって印刷制御し、プリンタ１２０で印刷出力することができる。上述するように電子メールとして送られてきた印刷データ以外にもインターネットファクシミリやネットワークスキャナ機能における印刷データを出力することができる。
クライアントＰＣ１００は、インターフェース１、印刷データ生成部２、印刷要求制御部３、表示部４を具備して構成されており、インターフェース１は、プリントサーバ１１０との通信を実現する外部インターフェースであり、ネットワーク回線、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）回線などで接続される。
印刷データ生成部２は、印刷要求を行う印刷データの生成を行う。さまざまなアプリケーションを用いて電子データを生成し、メモリに格納して印刷出力要求を行う印刷データに変換する。
印刷要求制御部３は、印刷データ生成部２により生成された印刷データの制御を行う。例えば、印刷出力を行うプリンタや各種印刷設定情報を指定する。このときの印刷要求する印刷データを電子メール機能の本文または添付ファイルとして構成する。
電子メール機能を用いて印刷データを送信する場合には、電子メールソフトを起動して宛て先に印刷要求先を指定し、印刷要求を行う印刷データを電子メール本文または添付ファイルとして送出する。
表示部４は、印刷出力する印刷データや印刷データ生成部２で印刷データを生成する際に用いるユーザインターフェースである。
これにより、クライアントＰＣ１００では、一般的な印刷出力やインターネットファクシミリ、ネットワークスキャナ、電子メールなどの出力要求を行うことができる。
次に、プリントサーバ１１０は、インターフェース１、印刷データ制御部５、受信履歴制御部６、受信履歴保存部７、確認通知生成部８を具備して構成される。
インターフェース１は、上記同様、通信を実現する外部インターフェースであり、クライアントＰＣ１００やプリンタ１２０などのノードとの接続を実現する。
印刷データ制御部５は、クライアントＰＣ１００から受け付けた印刷データを解析し、印刷要求を行った送信者のアドレスである送信元アドレス、返信先のアドレスとして指定された返信アドレス、印刷データそのものの内容などを識別する。このとき、クライアントＰＣ１００から電子メールの本文または添付ファイルとして印刷データが送出されてきた場合には、本文または添付ファイルを印刷データとして識別し、解析する。なお、識別する送信元アドレスや返信アドレスは、電子メールのヘッダーに記載された情報を用いる。
さらに、受け付けた印刷要求に基づいて受信履歴の生成指示を受信履歴制御部６に対して行う。受信履歴が生成された印刷データをプリンタ１２０で印刷出力するためのフォーマットに変換し、インターフェース１を介して送信する。
そして、プリンタ１２０から印刷出力完了通知を受け付けると、印刷データの印刷出力が正常に完了したと判断し、確認通知生成部８に確認通知の生成依頼を送出する。生成された確認通知の送信先アドレスを印刷データの受信履歴から取得し、送信先として指定されたクライアントＰＣに送出する。このとき、確認通知の送信を行ったか否かの情報を受信履歴保存部７の受信履歴に更新する。
受信履歴制御部６は、印刷データ制御部５からの受信履歴生成指示に基づいて印刷データの受信履歴を生成する。このとき、受信履歴として管理する情報には、印刷要求を行った送信者アドレスや返信アドレス、受信者アドレス、受信日時などがあり、生成した受信履歴を受信履歴保存部７に保存する。
なお、生成した受信履歴に管理情報を付与して保存してもよい。例えば、管理情報として受信履歴を一意に識別できる受信履歴管理番号を受信履歴生成部６で生成し、受信履歴に関連付けて管理する。この場合、生成した受信履歴管理番号を印刷要求された印刷データに付与して印刷出力する。
受信履歴保存部７は、受信履歴生成部６により生成された受信履歴を管理保存する。管理保存された受信履歴は、受信履歴制御部６による受信履歴の制御により更新、追加、削除を行うことができる。受信履歴として保存される情報に確認通知の通知状況を確認できる項目がある。
確認通知生成部８は、印刷データ制御部５から受信したによって出力した印刷文書の内容が確認されたことを示す確認通知の作成指示を受けて確認通知を生成する。
そして、プリンタ１２０は、インターフェース１、印刷出力制御部９、入力部１０、表示部１１、エンジン部１２を具備して構成され、印刷出力を行う。このとき、受信履歴制御部６で付与された管理情報と印刷データとが異なるジョブで送られてきた場合においても個別に出力することができる。
インターフェース１は、プリントサーバ１１０からの印刷指示を受け付ける。
印刷出力制御部９は、送られてきた印刷データに対して順序制御などの印刷制御を行う。エンジン部１２に印刷指示を行い、印刷出力が完了すると、プリントサーバ１１０の印刷データ制御部５に対して印刷出力完了通知を送出する。
また、入力部１０で入力されたデータを受け付け、解析することにより印刷制御を行うことができる。例えば、入力部１０で受信履歴の表示指示が入力されると、プリントサーバ１１０の受信履歴保存部７で保存された受信履歴の一覧を成形し、表示部１０に表示する。
入力部１０は、コントロールパネルを示し、プリンタにユーザから指示を送ることができるユーザインターフェースである。印刷出力された印刷文書をユーザが確認し、印刷要求元に対して確認通知を送出するために受信履歴の表示指示を行ったり、表示された受信履歴の一覧から所望の受信履歴を選択したりすることができる。
このとき、受信履歴制御部６で生成した管理情報である受信履歴管理番号が付与されている印刷文書の受信履歴を選択する場合、受信履歴管理番号を入力することにより簡単に受信履歴を特定することもできる。
表示部１１は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display：液晶ディスプレイ）などから構成され、入力部１０で入力されたユーザからの指示に基づいて印刷出力制御部９が制御した情報が表示される。例えば、受信履歴の表示指示が入力部１０によって入力されると受信履歴の一覧が表示される。
エンジン部１２は、印刷出力制御部９で制御された印刷データを印刷出力し、印刷文書を出力する。
このような構成によると、印刷要求された印刷データごとに作成した受信履歴を選択することで印刷データに対する確認通知が生成される。
図２は、本発明に係わる電子メール印刷システムの印刷文書の確認通知を送出する流れを示すシーケンス図である。
図２において、ユーザが印刷データを作成して（Ｓ２０１）プリントサーバに対して印刷データの送信を行い（Ｓ２０２）、印刷データを受信したプリントサーバでは、印刷制御を行い（Ｓ２０３）、プリンタに対して印刷指示を送出する（Ｓ２０４）。プリンタでは、印刷データの印刷出力を行い（Ｓ２０５）、出力結果である印刷出力完了通知をプリントサーバに送出する（Ｓ２０７）。
印刷データの印刷出力指示をプリンタに送出すると同時に、プリントサーバでは、印刷要求の受信履歴を管理する受信履歴管理番号の生成を行う（Ｓ２０６）。生成した受信履歴管理番号を関連付けて受信履歴を作成し（Ｓ２０８）、保存する（Ｓ２０９）。
ユーザが印刷出力された印刷文書を確認すると、プリンタのコントロールパネルを用いて受信履歴の一覧表示操作を行い（Ｓ２１０）、プリントサーバに対して受信履歴の一覧表示指示を送出する（Ｓ２１１）。指示を受けたプリントサーバは、受信履歴の一覧をコントロールパネルの表示部に表示する（Ｓ２１２）。
表示された受信履歴一覧から所望の受信履歴をプリンタのコントロールパネルを用いてユーザが選択操作すると（Ｓ２１３）、選択した受信履歴を抽出する指示を送出し（Ｓ２１４）、プリントサーバによって選択された受信履歴を一覧から抽出する（Ｓ２１５）。抽出した受信履歴に示された情報に基づいて確認通知を生成し（Ｓ２１６）、印刷要求元に送信する（Ｓ２１７）。
確認通知を生成して送信すると、受信履歴の確認通知状況を「未受信」から「受信済」に更新する（Ｓ２１８）。確認通知を受けたクライアントＰＣは、確認通知を確認する（Ｓ２１９）。
これによって、印刷要求した印刷データが正常に印刷出力され、かつ、印刷出力された印刷文書の内容がユーザによって確認されたことが印刷要求元で認識することができる。
なお、より確実に送信先のユーザが確認したことを認証するために受信履歴を選択する際にユーザごとの暗証番号を設定し、暗証番号が承認されたのちに受信履歴に対する確認通知を生成できるような構成にしてもよい。
図３は、受信履歴の一例を示す構成図である。
図３に示す構成図は、図１に示す受信履歴保存部７に保存され、表示部１１に表示される受信履歴を示している。
保存される受信履歴の項目として、受信履歴管理番号３０１、受信者アドレス３０２、送信者アドレス３０３、返信アドレス３０４、受信日時３０５、データサイズ３０６、確認通知状況３０７が表示されており、受信者アドレス３０２、送信アドレス３０３、返信アドレス３０４に電子メールアドレスが示されている場合には、印刷データが電子メールの本文または添付ファイルとして送られてきたことを示している。
それに対して、ＩＰ（Internet Protocol）アドレスやユーザ名などが示されている場合には、通常の印刷出力として印刷データが送られてきたことを示している。
また、確認通知状況３０７は、印刷データに対する印刷文書が受信者によって確認され、確認通知を送信者に対して送信したか否かの状態を示す項目である。例えば、「送信済」と示されている場合には、確認通知が送信された状態を示しており、「未送信」と示されている場合には、印刷出力が行われたが受信者により確認通知が送信されていない状態を示している。
図４は、電子メール機能を用いた送受信データの形式を示す図である。
図４において、図４（ａ）は、電子メール機能を用いた印刷要求のデータ形式であり、図４（ｂ）は、電子メール機能を用いた確認通知のデータ形式である。
図４（ａ）は、印刷データにおける電子メールヘッダー部４００、印刷データのデータ部４１０、エラーチェック符号４２０から構成され、印刷要求を行う印刷データはデータ部４１０の本文または添付ファイルとしてラッピングされる。
電子メールヘッダー部４１０は、受信者（送信先）アドレス４１、送信者アドレス４２、返信アドレス４３などを含んで構成され、受信履歴を作成する際の情報として利用される。
図４（ｂ）は、確認通知における電子メールヘッダー部４３０、確認通知のデータ部４４０、エラーチェック符号４５０から構成され、ユーザによって内容が確認されたことを示す確認状況情報をデータ部４４０に格納して送信する。
電子メールヘッダー４３０は、確認通知を送信する送り先の受信者アドレス４４、確認通知の送り元である送信者アドレス４５を含んで構成され、受信履歴に保存されたアドレスデータを用いる。また、確認通知のデータ部４４０には、内容確認が行われたことを示す確認状況情報４６が含まれる。
このように電子メール機能を用いて印刷要求が行え、さらに印刷要求に対する確認通知を受信することができる。
図５は、本発明における電子メール印刷システムの印刷出力を行う処理の流れを示すフローチャートである。
図５において、プリントサーバで印刷要求を受け付けると処理が開始され、印刷データが正常に受信できたか判断し（Ｓ５０１）、正常に受信できない場合（Ｓ５０１でＮＯ）、不達通知を作成して返信する（Ｓ５０２）。それに対して、正常に受信が行われた場合（Ｓ５０１でＹＥＳ）、印刷データの印刷制御を行って印刷出力処理を行う（Ｓ５０３）。その印刷データに対する受信履歴管理番号を作成し（Ｓ５０４）、作成した受信履歴管理番号を付与した受信履歴を作成する（Ｓ５０５）。作成した受信履歴を保存し（Ｓ５０６）、リプライ処理を行い（Ｓ５０７）、受信履歴を更新する（Ｓ５０８）。
このときのリプライ処理の詳細を図６に示す。
図６は、本発明における電子メール印刷システムのリプライ処理の流れを示すフローチャートである。
図６において、ユーザからの受信履歴の表示指示が行われると処理が開始され、受信履歴の一覧が表示される（Ｓ６０１）。表示された受信履歴から内容確認を行った印刷データの受信履歴を選択し（Ｓ６０２）、ユーザにより選択された受信履歴に対して確認通知を作成する（Ｓ６０３）。作成した確認通知を印刷要求元に対して送信する（Ｓ６０４）。
以上、図５、図６に示す流れにより、プリントサーバで印刷文書の内容確認が行われたことをクライアントＰＣに通知することができる。
図７は、プリンタで確認通知を送信する場合におけるシーケンス図である。
図２では、確認通知の処理をプリントサーバで行うような構成におけるシーケンスであるが、図７では、確認通知の処理をプリンタで行った場合のシーケンスである。図７は、図２のシーケンス図と類似するため異なる点を中心に説明する。
クライアントＰＣによって作成した印刷データをプリンタに送信すると（Ｓ２０２）、プリンタでは、印刷データの印刷制御、印刷出力を行う（Ｓ７０１）。続いて、印刷出力を行った印刷データに対する受信履歴を管理する受信履歴管理番号を生成し（Ｓ２０６）、生成した受信履歴管理番号によって管理される受信履歴を作成して（Ｓ２０８）保存する（Ｓ２０９）。
印刷出力された印刷文書をユーザが確認すると、プリンタに併設されたコントロールパネルを用いて該印刷文書に対する受信履歴を選択するために受信履歴の一覧表示操作を行い（Ｓ２１０）、操作による受信履歴の一覧表示指示（Ｓ２１１）に基づいて受信履歴の一覧を表示する（Ｓ２１２）。
また、表示された受信履歴の一覧から所望の受信履歴をユーザ操作により選択し（Ｓ２１３）、選択操作により選択された受信履歴を抽出する指示（Ｓ２１４）を送り、合致する受信履歴を抽出する（Ｓ２１５）。
このように抽出された受信履歴の情報を基に確認通知を生成し（Ｓ２１６）、印刷要求元であるクライアントＰＣに対して確認通知を送信する（Ｓ２１７）。また、送信と同時に受信履歴の確認通知の送信状況を示す項目を更新する（Ｓ２１８）。これにより、プリンタで受信履歴の一覧を表示させた際に確認通知の送信が行われていることを容易に確認することができる。
確認通知を受け付けると、クライアントＰＣは、受け付けた確認通知を確認する（Ｓ２１９）。
このような処理フローにより、印刷出力が行われたプリンタで内容確認を行ったことを通知するリプライ操作を行うことができるようになるため、利便性が向上し、より確実に確認通知を送信することができるようになる。
図８は、本発明に係わる電子メール印刷装置およびシステムおよび確認通知方法およびプログラムを適用して構成した他の例のブロック図である。
図８では、インターネットファクシミリ機能やネットワークスキャン機能を有する複合機８００、印刷文書を出力するプリンタ８１０を具備して構成されており、複合機８００とプリンタ８１０はＵＳＢケーブルなどで接続されるローカル接続、イーサネット（登録商標）ケーブルなどで接続されるネットワーク接続が可能である。
例えば、この構成によれば、複合機８００でネットワークスキャン機能を用いて印刷文書をスキャンし、電子化した電子文書を上記ケーブルを介してプリンタ８１０に送信することで印刷出力を行うことができる。
複合機８００は、通信インターフェース８０１、制御部８０２、管理情報付与部８０３、送信履歴保存部８０４、操作パネル８０５、読み取り部８０６、出力部８０７を具備して構成される。
通信インターフェース８０１は、上記ローカル接続、ネットワーク接続を実現する通信インターフェースである。
制御部８０２は、インターネットファクシミリ機能やネットワークスキャン機能を実現し、複合機８００全体を制御する。操作パネル８０５を用いたユーザからの指示に基づいて各構成要素に指示を送出したり、通信インターフェース８０１を介して入力された情報に基づいて処理を行ったりする。
また、インターネットファクシミリ機能やネットワークスキャン機能を実現するために読み取り部８０６によって印刷文書の読み取りが行われると、印刷要求を行う印刷データに付与する管理情報の生成・付与指示を管理情報付与部８０３に送出する。
さらに、管理情報が付与された印刷データを通信インターフェース８０１を介してプリンタ８１０に送信すると、送信履歴を作成する。このときの送信履歴として送信先、送信日時など以外に管理情報を含めて作成し、管理情報を指定することにより、印刷データの送信履歴を特定できるようにする。作成した送信履歴を送信履歴保存部８０４に保存する。
またさらに、プリンタ８１０によって出力された印刷文書をユーザによって確認されたことを示す確認通知を受信すると、その確認通知を解析し、管理情報を識別することで、送信履歴保存部８０４に保存された送信履歴を特定してその送信履歴が持つ管理情報と照合する。
確認通知を受信すると、送信履歴保存部８０４で保存された印刷データの送信履歴を更新する。
管理情報付与部８０３は、制御部８０２を介してプリンタ８１０で印刷出力する印刷データに管理情報を付与する。このとき管理情報は、送信内容を管理する情報を示し、送信履歴保存部８０４に保存された送信履歴を特定することができる情報や複合機８００で作成した任意の情報を示す。
なお、印刷出力する印刷データに管理情報を付与するのではなく、印刷データと異なる印刷ジョブとして印刷要求してもよい。
送信履歴保存部８０４は、プリンタ８１０に対して印刷出力要求を行った印刷データの送信履歴（要求履歴）を保存する。送信履歴は、プリンタ８１０に対して印刷出力要求が送信されると制御部８０２で作成され、管理情報付与部８０３によって付与された管理情報を関連付けて保存される。管理情報を用いることで印刷要求した印刷データに対する送信履歴を特定することができる。
操作パネル８０５は、ボタンや十字キーなどの入力部、ＬＣＤなどの表示部、さらにこれらを合わせたタッチパネルなどから構成され、ユーザからの指示を複合機８００に伝達するユーザインターフェースである。送信履歴保存部８０４に保存された送信履歴を表示したり、制御部８０２で実現されるインターネットファクシミリ機能やネットワークスキャン機能の各種設定を行ったりすることができる。
読み取り部８０６は、スキャナやＯＣＲ（Optical Character Reader：光学的文字読取装置）などによって構成され、印刷文書を読み取る。インターネットファクシミリ機能やネットワークスキャン機能を実現するには、いずれの機能も印刷文書を電子化するため読み取り部８０６で読み取りを行う。
出力部８０７は、複合機として印刷出力するエンジンを示す。
このような構成によれば、送信側である複合機で送信履歴を管理するため、複合機で確認通知の受信確認を行うことができる。よって、より確実に印刷文書の内容を送信先のユーザに伝達することができるようになる。
図９は、図８の構成における内容確認を行う流れを示すフローチャートである。
図９は、図７と類似するため異なる点を中心に説明する。複合機の読み取り部などによって読み取った印刷文書からプリンタで印刷出力する印刷データの作成が行われる（Ｓ２０１）と、作成した印刷データに管理情報を付与する（Ｓ９０１）。管理情報を付与した印刷データをプリンタに送出する（Ｓ２０２）ことで図７に示す７０１、２０６〜２１８の各処理が行われる。
複合機では、プリンタからの確認通知を受け付けると、その確認通知を解析し（Ｓ９０３）、確認通知に含まれる管理情報を識別する。識別した管理情報から印刷データに対する送信履歴を特定し、特定した送信履歴が持つ管理情報と照合する（Ｓ９０４）。照合した結果、合致した場合には、送信履歴を更新する。
例えば、送信履歴の一項目である確認通知を受信したか否かを示す[確認通知受信有無]を「未受信」から「受信済」に更新する。
これにより、印刷データの送信側でより確実に印刷出力状況、内容確認状況を把握することができる。
図１０は、送信履歴の一例を示す図である。
図１０は、管理情報１００１、印刷依頼日時１００２、送信先１００３、確認通知受信有無１００４、確認通知受信日時１００５を含んで構成され、印刷要求が行われると図８に示す制御部によって作成され、管理情報付与部によって印刷データに付与された管理情報と共に保存される。
管理情報１００１は、図８に示す管理情報を示し、印刷依頼日時１００２は、プリンタに印刷要求を行った日時を示す。
送信先１００３は、印刷要求先を示し、確認通知受信有無１００４は、プリンタからの確認通知の受信の有無を示し、さらに確認通知受信日時１００５は、確認通知受信有無１００４の値が「受信済」である場合にその受信が行われた受信日時を示すものである。
図８の操作パネル８０５から送信履歴の表示指示を行うことによって送信履歴が表示される。
以上の処理によって、本発明の印刷制御システムでは、印刷要求した印刷データが正常に印刷出力され、かつ、その印刷データの印刷文書がユーザによって確認されたことを印刷要求元で認識することができる。
従って、本発明を適用することにより、インターネットファクシミリ機能やネットワークスキャナ機能などの送信先での印刷出力を行う機能を利用した場合であっても確実にユーザが確認することができるため、電話やインスタントメッセンジャーなどの他の手段を用いた確認作業が不要になり、利便性が向上すると共に迅速に処理を行うことができるという効果を期待できる。
なお、上記フローチャートに示す処理は、コンピュータにより実行可能な確認通知プログラムによっても実現できる。
本発明は、上記し、且つ図面に示す実施例に限定することなく、その要旨を変更しない範囲内で適宜変形して実施できるものである。
本発明は、インターネットファクシミリ機能やネットワークスキャナ機能による印刷出力や、電子メールの本文または添付ファイルの印刷出力などによって出力され印刷出力結果を送信者が確認する電子メール印刷装置および電子メール印刷システムおよび確認通知方法およびプログラムに適用可能であり、特に、印刷出力された印刷文書の内容を受信者が確実に確認したことを送信者が認証するのに有用である。
本発明に係わる電子メール印刷装置およびシステムおよび確認通知方法およびプログラムを適用して構成したシステム構成図。 本発明に係わる電子メール印刷システムの印刷文書の確認通知を送出する流れを示すシーケンス図。 受信履歴の一例を示す構成図。 電子メール機能を用いた送受信データの形式を示す図。 本発明における電子メール印刷システムの印刷出力を行う処理の流れを示すフローチャート。 本発明における電子メール印刷システムのリプライ処理の流れを示すフローチャート。 プリンタで確認通知を送信する場合におけるシーケンス図。 本発明に係わる電子メール印刷装置およびシステムおよび確認通知方法およびプログラムを適用して構成した他の例のブロック図。 図８の構成における内容確認を行う流れを示すフローチャート。 送信履歴の一例を示す図。
符号の説明
１ インターフェース
２ 印刷データ生成部
３ 印刷要求制御部
４ 表示部
５ 印刷データ制御部
６ 受信履歴制御部
７ 受信履歴保存部
８ 確認通知生成部
９ 印刷出力制御部
１０ 入力部
１１ 表示部
１２ エンジン部
１００ クライアントＰＣ
１１０ プリントサーバ
１２０ プリンタ

Claims (7)

  1. ネットワークを介して受信した電子メールおよび該電子メールに添付されたファイルの印刷を行う電子メール印刷処理装置において、
    前記電子メールの受信履歴を保存する受信履歴保存手段と、
    前記受信履歴保存手段に保存された前記電子メールの受信履歴の一覧を表示する表示手段と、
    前記表示手段により表示された前記電子メールの受信履歴の一覧から印刷確認した電子メールをユーザ操作により選択する選択手段と、
    前記選択手段で選択した電子メールの確認通知を作成する確認通知作成手段と、
    前記確認通知作成手段で作成した確認通知を送信する確認通知送信手段と
    を具備することを特徴とする電子メール印刷装置。
  2. 前記受信履歴保存手段は、
    前記電子メールの受信履歴に電子メールの送信者のアドレス、確認通知者のアドレス、受信者アドレスを付加して管理し、
    前記確認通知送信手段は、
    前記電子メールの送信者のアドレス、確認通知者のアドレス、受信者アドレスのいずれかに対して前記確認通知を送信する
    ことを特徴とする請求項１記載の電子メール印刷処理装置。
  3. 前記電子メールおよび該電子メールに添付されたファイルの印刷に際して、前記受信履歴保存手段で保存された電子メールの受信履歴の管理情報を付加して印刷を行う
    ことを特徴とする請求項１または２記載の電子メール印刷処理装置。
  4. 電子メールの送信側装置からネットワークを介して受信した電子メールおよび該電子メールに添付されたファイルを電子メール印刷処理装置で印刷して確認する電子メール印刷システムにおいて、
    前記電子メール印刷処理装置は、
    前記電子メールの受信履歴を保存する受信履歴保存手段と、
    前記受信履歴保存手段に保存された前記電子メールの受信履歴の一覧を表示する表示手段と、
    前記表示手段により表示された前記電子メールの受信履歴の一覧から印刷確認した電子メールをユーザ操作により選択する選択手段と、
    前記選択手段で選択した電子メールの確認通知を作成する確認通知作成手段と、
    前記確認通知作成手段で作成した確認通知を送信する確認通知送信手段と
    を具備し、
    前記確認通知送信手段により送信された確認通知を受信する装置は、
    該受信した確認通知の受信履歴を保存する保存手段と、
    前記保存手段に保存された前記確認通知の受信履歴をユーザ操作により表示する表示手段と
    を具備することを特徴とする電子メール印刷システム。
  5. 前記電子メールの送信側装置は、
    前記電子メールの送信履歴を管理する送信履歴管理手段と、
    前記確認通知送信手段により送信された確認通知と前記送信履歴管理手段により管理される送信履歴とを照合して該送信履歴に係る電子メールの確認を行う確認手段と
    を具備することを特徴とする請求項４記載の電子メール印刷システム。
  6. ネットワークを介して受信した電子メールおよび該電子メールに添付されたファイルの印刷を行う電子メール印刷処理装置における確認通知方法において、
    前記電子メールの受信履歴を受信履歴保存手段で保存し、
    前記受信履歴保存手段に保存された前記電子メールの受信履歴の一覧を表示手段で表示し、
    前記表示手段により表示された前記電子メールの受信履歴の一覧から印刷確認した電子メールをユーザ操作により選択手段で選択し、
    前記選択手段で選択した電子メールの確認通知を確認通知作成手段で作成し、
    前記確認通知作成手段で作成した確認通知を確認通知送信手段で送信する
    ことを特徴とする電子メール印刷処理装置における確認通知方法。
  7. ネットワークを介して受信した電子メールおよび該電子メールに添付されたファイルの印刷を行う電子メール印刷処理装置における確認通知をコンピュータにより実行させる確認認証プログラムであって、
    前記電子メールの受信履歴を保存する第１のステップと、
    前記第１のステップで保存された前記電子メールの受信履歴の一覧を表示する第２のステップと、
    前記第２のステップにより表示された前記電子メールの受信履歴の一覧から印刷確認した電子メールをユーザ操作により選択する第３のステップと、
    前記第３のステップで選択した電子メールの確認通知を作成する第４のステップと、
    前記第４のステップで作成した確認通知を送信する第５のステップ
    を含むことを特徴とする電子メール印刷処理装置における確認通知プログラム。
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