JP2008173865A - 文書書き替え装置 - Google Patents

Abstract

【課題】最新の版でない文書が表示されているシート状表示媒体が差し入れられた場合に表示内容を最新の版に書き替えることができる文書書き替え装置を提供する。
【解決手段】書類を取り込んで行きＲＦＩＤチップからＩＤの読み取りを行う（Ｓ１）。次に読み取った個体識別符号から書類を判別し（Ｓ２）、書き替えが必要であると判別した場合は消去部４で消去し（Ｓ３）、印刷部５で新しいデータを印刷（印字）した後（Ｓ４）、排出される。一方、ステップＳ２において書き替えが不要であると判別した場合は、書き換えを行わずにそのままシート状表示媒体２を送って排出する（Ｓ５）。これによりシート状表示媒体２の表示部を必要に応じて書き替えられるようにした。
【選択図】図５

Description

本発明は、シート状表示媒体の書き替えを行う文書書き替え装置に関するものである。

特許文献１では、入力手段で取り込まれた文書データのなかで承認手段により登録・管理すべきと、承認された文書は登録手段にて登録処理され記憶手段に記憶される。登録された文書は配布手段にて指定部署に配布されるが、このとき改訂手段による文書の改訂や廃棄すべき文書が発生した場合、回収手段が既配布文書の回収を行い、廃棄手段が文書の廃棄を行う。文書の登録から廃棄までの文書管理をトータルに行い、文書の配付、回収、廃棄を確実に行える文書管理システムを提供することを目的とする。しかしながら、文書の具体的な回収手段は具体的に示されておらず、配布された文書の管理もなされていない。

特許文献２には、サーバーとデジタル複写機を相互通信可能に接続した文書管理システムにおいて、サーバーは文書データと、各文書に対応付けられ、同一文書のバージョンを識別可能な文書ＩＤを文書ＩＤテーブルとして記憶している。複写機は文書ＩＤ（特定パターン）が埋め込まれた原稿を読み取る画像読み取り部と、読み取った画像から文書ＩＤを検出する検出部を備え、検出した文書ＩＤをサーバーに送信する。サーバーは受信した文書ＩＤに基づいて文書ＩＤテーブルを検索し、読み込んだ原稿よりも新しいバージョンがある場合に、新しい文書データを複写機に送って印刷させる。しかしながら、複写しようとした場合に、新しいバージョンの原稿があるかを確認し、新しいバージョンがある場合にはそちらを印刷する。印刷する場合に、旧バージョンとの違いが分かるようにすることで旧版文書が出回るのを防ぐ。最後の第７項で、古いバージョンの原稿を回収して廃棄するとなっているが、複写機が大型化してしまう。

特許文献３には、必要に応じて新規作成又は改訂される最新版文書を文書登録部に登録し、最新版文書の印刷出力時を示す情報及び当該印刷物上に印字される文書が最新版文書であることが保証されない旨の所定の情報とともに、文書登録部において登録される当該最新版文書を印刷出力させる。しかしながら、電子データとして文書のバージョンを管理しても、それが印刷された後の書類の改訂や回収などの管理については、述べられていない。
特開平８−０３６５６４号公報 特開２００２−１９７１０１公報 特開２００４−２２０４２５公報

ところで、価格表や社内標準のように改訂される可能性がある文書は、改訂後は改訂前の文書との混同を避ける必要がある。そのために、それら書類を複写禁止にして、一元管理したり、グループウェアなどで、必要に応じて、最新版文書にのみにアクセスさせるようにしたりすることがよく行われている。しかし、書類を一元管理した場合は、その書類を参照するたびに管理場所まで行かなければならない、あるいは複数の人が同時に同じ文書を使うことができないなどの欠点がある。また、グループウェアで管理した場合、紙に印刷されたものと違って、並べて比較するのは困難であり、文書の持ち運びに制限がある。そのため各人が電子文書を勝手にプリントアウトすることになり、書類は旧版と新版が入り混じってしまうこともありえる。
また書き替えや見直しのルールによっては、セットされるシート状表示媒体の書き替え要否を版情報に照合しなくとも判定できる場合がある。その場合に、サーバーのデータと個体識別符号を照合したりすると確認に時間がかかってしまうという欠点があった。

また一枚一枚の個体識別符号を確認しながら、書き替えを行う場合には、ページの順番が違ってセットとされても違った順番のまま書き替えが行われてしまうという欠点があった。
またそれぞれの文書の保管・管理者と文書が関連付けられていないと、書き替えが誰によってなされたかが分からなくなることがありえる。同じ文書で保管・管理者とシート状表示媒体が入れ違ってしまうこともありえる。そのような状態にしておくと、文書が漏洩した場合に、誰の保管した文書から流出したかを検証することが難しくなるという欠点があった。
またそれぞれの文書の保管・管理者とシート状表示媒体に付された個体識別符号が関連付けられていないと、書き替えが誰によってなされたかが分からなくなることがありえる。アクセス権限が無い者でも悪意を持って、書類を持ち出し文書書き替え装置にセットすれば最新の情報に接することができてしまう。
また定期的に書き換え装置にセットして、文書の書き換えの要否を確認するようにルールを作っても必ず履行されるとは限らない。

またシート状表示媒体を外部に持ち出しても、外部の装置で面倒な操作をせずに、書き替え要否の確認や書き替えを行えることが望ましい（長期の出張などの場合）。また、外部で、紛失するリスクが高くなるので、シート状表示媒体を外部に持ち出す場合には、より厳格な管理が求められ、その対策が必要となる。
また改訂によってわずかに情報量が増えただけでページ数が増えるとシート状表示媒体の消費量が増えてしまう。また、ページ数が増えた場合に対応できるように、書き替え装置内にシート状表示媒体を蓄積しておいて、内部に蓄積されたシート状表示媒体に印字ができ、かつ外部からセットされたシート状表示媒体も同じように書き込み部に搬送するとなると、装置の機構が複雑化、大型化してしまう。
また上記のようなシステムを使用する場合に、最初の書き替え可能なシート状表示媒体配布時に、余計な操作をせずに済み、確実に受け渡すことが望まれる。
また限られた閲覧場所内で閲覧する場合に、同じ資料を同時に複数の人が閲覧を希望した場合に、限られた人数しか閲覧できなかったり、確実に持ち出しを制限することが難しかったりする（住民基本台帳や登記簿など）。
また、閲覧場所から退出するために一度、返却した資料を再び見ようとする場合に、始めから申請処理を行うのは面倒である。

上記目的を達成するため、請求項１の本発明は、個体識別符号が付された書き替え可能なシート状表示媒体の個体識別符号を読み出す個体識別符号読み出し手段と、前記シート状表示媒体の表示内容を書き替える書き替え手段と、を備える文書書き替え装置において、文書を登録する文書登録手段と、文書の版情報を管理する版情報管理手段と、文書の版と前記シート状表示媒体の個体識別符号の関連付けを管理する関連付け管理手段と、当該文書書き替え装置に差し入れられた前記シート状表示媒体の個体識別符号と版情報とから書き替え要否を判定する書替要否判定手段と、を備え、前記書替要否判定手段により最新の版でない文書が表示されているシート状表示媒体が差し入れられたと判定された場合に、前記書き替え手段により前記シート状表示媒体の表示内容を最新の版に書き替えることを特徴とする。

請求項２の本発明は、書き替え日時に関する書替日時情報を書き換え可能なシート状表示媒体の一部に記録する書替日時情報記録手段と、前記シート状表示媒体に付された書替日時情報を読み出す書替日時情報読出手段と、を備え、前記書替要否判定手段は、前記書替日時情報によって前記シート状表示媒体の書き替え要否を判定する請求項１に記載の文書書き替え装置を特徴とする。
請求項３の本発明は、前記個体識別符号読み出し手段は、前記シート状表示媒体が複数枚に差し入れられた時に複数枚のシート状表示媒体から個体判別符号を略同時に読み出し可能に構成されていると共に、前記複数枚のシート状表示媒体同士の関連を確認する表示媒体関連確認手段と、前記複数枚のシート状表示媒体の印刷順序を決定する印刷順序決定手段と、個体判別符号と文書の対応を変更するための個体判別登録変更手段と、を備え、前記書き替え手段は、順番が違えて重ねられたシート状媒体が差し入れられた場合でも、表示媒体が本来のページ順となって排出されるように前記シート状表示媒体の表示内容の書き替えと、個体判別符号と文書の対応付けを変更することを特徴とする請求項１に記載の文書書き替え装置を特徴とする。

請求項４の本発明は、前記シート状表示媒体の個体識別符号と、前記シート状表示媒体の保管・管理者とを関連付けして登録する個体識別符号情報登録手段と、前記シート状表示媒体の保管・管理者の持つ文書の改訂作業の進捗を確認する改訂進捗確認手段と、を備えた請求項１に記載の文書書き替え装置を特徴とする。
請求項５の本発明は、書き替え作業を行う作業者の個人識別を行う個人識別手段と、前記シート状表示媒体の保管・管理者と、前記個人識別手段により識別された作業者とが異なる場合に書き替え作業を行わないか、シート状表示媒体に書かれた内容を消去する書替動作停止手段と、を備えた請求項４に記載の文書書き替え装置を特徴とする。
請求項６の本発明は、前記版管理手段と保管・管理者と関連付けして登録する個体識別符号登録手段の情報を照合し、書き替えが必要な古い版の文書を保管・管理している者を抽出する保管・管理者情報抽出手段と、該保管・管理者情報抽出手段によって抽出された保管・管理者に、文書の書き替えを促す、文書書き替え催促手段と、を備えた請求項４に記載の文書書き替え装置を特徴とする。

請求項７の本発明は、前記シート状表示媒体の外部絵の持ち出しを登録する持出登録手段と、個体識別符号情報と文書データを外部回線により送受信する送受信手段と、外部から前記文書管理手段または版管理手段にアクセスを求められた際にシート状表示媒体に付された個体識別符号を確認し、前記個体識別符号が持出登録手段によって登録されている場合にのみ、書き替え要否確認、電子データの送信の許可する通信管理手段と、を備えた請求項１に記載の文書書き替え装置を特徴とする。
請求項８の本発明は、書き替えにより表示面の情報量が増える場合にページ数が増えないようにレイアウトを調整するレイアウト調整手段を備えた請求項１に記載の文書書き替え装置を特徴とする。
請求項９の本発明は、作業者識別手段と、作業者と配布資料の関連付けが記録された文書登録手段と、ストックされた書き替え可能なシート状表示媒体に書き替え可能に印刷する印刷手段と、前記文書登録手段の情報に基づいて確認された作業者に配布すべき文書を決定する配布文書決定手段と、を備え、前記印刷手段の前で、前記作業者識別手段で作業者が確認されると、配布されるべき書類が印刷される請求項１に記載の文書書き替え装置を特徴とする。

請求項１０の本発明は、閲覧者を登録する閲覧者登録手段と、閲覧者と、書き替え可能なシート状表示媒体の個体識別符号と、印刷される文書を関連付けて登録する文書登録手段と、登録された閲覧者の求めに応じて必要なデータを個体識別符号の付された書き替え可能なシート状表示媒体に印刷する印刷手段と、閲覧者から閲覧済みのシート状表示媒体の返却を受け付ける表示媒体返却受付手段と、該表示媒体返却手段への返却情報を文書登録手段に伝える返却情報送信手段と、印刷した文書を返却したことを確認することにより閲覧者の退室を許可するゲート手段と、を備えた請求項１に記載の文書書き替え装置を特徴とする。
請求項１１の本発明は、シート状表示媒体返却時に次回閲覧用に再閲覧希望を登録する再閲覧希望登録手段と、該登録情報を記録する再閲覧希望情報記録手段と、を備える請求項１０に記載の文書書き替え装置を特徴とする。

請求項１に記載の本発明によれば、機械が文書の書き替えの要否を判定し、必要であれば書き替えが行われるので、古くなった情報を知らずに持っていることが無くなる。
請求項２に記載の本発明によれば、運用上の規則で、簡単に書き替えの要否が判定できるもの、書き換えの必要が無い場合に、すぐにセットされたシート状表示媒体を排出できる。
請求項３に記載の本発明によれば、複数ページにわたる書類を順番が違った状態でセットしても、順番どおりに出力されるので、後で並べ直す必要がない。
請求項４に記載の本発明によれば、文書を管理者と関連付けて記録されるので、管理者ごとに、持っている文書の書き替えの要否を把握することが出来る。書類を紛失した場合に何時の時点までは、書類を持っていたかが分かるので、秘密が漏洩した場合に漏洩経路を特定しやすくなる。

請求項５に記載の本発明によれば、文書の保管・管理者が作業を行わなければならないようにしておくことで、管理文書の持ち主が入れ替わってしまったり、成りすまして書き替えた情報を持ち出されたりすることを防ぐことができる。
請求項６に記載の本発明によれば、書き替えが必要な書類を持っていることを知らせて、古い情報を知らずに使ってしまうことを防ぐために、必要な書き換えを行わないユーザーに書き替えを催促するので、無効になった古い文書の回収を早めることができる。
請求項７に記載の本発明によれば、外部にシート状表示媒体を持ち出す場合でも、外部の装置を使い、回線を介して、個体識別符号の確認やデータの送受信をすることにより、シート状表示媒体の書き替えを行えるようにする場合に、持ち出し時の登録を行うことで、紛失のリスクに対応することができる。例えば、一時的に表示を消すなどの対応をとることもできる。

請求項８に記載の本発明によれば、印刷すべきデータが増えた場合に、単純にシート枚数を増やすと、予め内部に保管されたシート状表示媒体と、外部から挿入されたシート状表示媒体を夫々消去し、印字できるように、書き替え装置を対応させておかなければならないが、レイアウト調整することで書き替えのときに書類枚数が増えないので、書き替え装置の構造を簡単なものとすることができる。
請求項９に記載の本発明によれば、ユーザーごとに配布されるべき資料が登録されているので、ユーザーは本人確認さえ行えば、特別な操作をせずに、各ユーザーに必要な資料を印刷して提供できる。
請求項１０に記載の本発明によれば、所定の場所で、一時的に資料を参照する場合に、同時に、一度に多くの人が同じ資料を見られるようにできる。また、閲覧させた資料を返却するようにできる。
請求項１１に記載の本発明によれば、退出時に、次回も閲覧したい資料を登録できるようにすることで、続けて利用するユーザーが二度目以降に利用する場合に必要な資料をすぐ取り出すことができる。

以下、図面を参照しながら本発明の実施形態について説明する。
図１は本実施形態の文書書き替え装置の概略構成を示した図である。
この図１に示す文書書き替え装置１は、シート状表示媒体２に付された個体識別符号を読み出す固体識別符号読み出し部３を備える。
また文書書き替え装置１はシート状表示媒体２の表示部の表示を消去する消去部（消去手段）４、シート状表示媒体２の表示部に印刷する印刷部（印刷手段）５を備え、装置にセットされたシート状表示媒体２の表示部の書き替えを行う。
シート状表示媒体２の表示部の消去、記録は、可逆感熱記録方式や、フォトクロミズムを利用したもの、マイクロカプセル型電気泳動方式（基材面にコーティングされた透明なマイクロカプセルの中に、帯電した白と黒の粒子があり、電圧を掛けて顔料粒子を移動させることで表示・非表示の切り換え）などが知られているがそれ以外であってもよい。

シート状表示媒体２に対して個体識別符号を記録する個体識別符号記録手段としては、バーコードや２次元コードをスキャナで読み出す方法や、ＲＦＩＤチップに個体識別符号を記録しておき、電波によって個体識別符号を読み出す方法などが考えられる。
書類の個体識別符号記録手段として、ＲＦＩＤチップを使った場合は、個体識別符号読み出し手段である個体識別符号読み出し部３として、ＲＦＩＤチップと電波の送受信を行うアンテナが必要となり、バーコードなどの印刷されたコードパターンを読み出す場合には撮像手段が必要となる。
また文書書き替え装置１には、データの送受信を行うデータ送受信部６、画像形成部８、シート状表示媒体２の搬送を行う搬送手段８、及び全体制御を行う制御部９などを備えている。

図２は、本実施形態の文書書き替え装置１を用いた文書管理システムの構成を示した図であり、この図２に示すように文書書き替え装置１は、文書や版管理情報が蓄積された文書サーバー１０に接続され、版情報に基づいて書き替えの要否が判定される。
文書サーバー１０には、図３に示すような印刷したシート状表示媒体の個体識別符号と印刷されている文書（データ）との関係、及び図４に示すような印刷されているデータと改訂すべき文書のデータとの関係が記録されている。

図５は本実施形態の文書書き替え装置１における書き替え処理を示したフローチャートである。この図５に示すように本実施形態の文書書き替え装置１では、書類を取り込んで行きＲＦＩＤチップからＩＤの読み取りを行う（Ｓ１）。次に読み取った個体識別符号から書類を判別し（Ｓ２）、書き替えが必要であると判別した場合は、消去部４で消去し（Ｓ３）、印刷部５で新しいデータを印刷（印字）した後（Ｓ４）、排出される。一方、ステップＳ２において書き替えが不要であると判別した場合は、書き換えを行わずにそのまま、シート状表示媒体２を送って排出する（Ｓ５）。これにより図６に示すようにシート状表示媒体２の表示部を必要に応じて書き替えられる。
従って、本実施の形態の文書書き替え装置１によれば、手持ちの書類を書き替え装置にセットすれば、ユーザーが書き替えの要否を確認したり、特別な操作をしたりせずとも、機械がそれを判定して必要な書類をすべて最新の版に書き替えることが出来る。
また廃止とするべき資料はシート状表示媒体２の表示部を消去部４で消去して印刷部５で印刷しなければ回収と同じ効果が得られる。
なお、本実施形態では書き替え装置としてプリンタを例に挙げて説明したが、プリンタ用ばかりではなく電波で書き替えるようなものでも良い。

次に本発明に係る文書書き替え装置の第２の実施形態について説明する。
文書を定期的に見直すルールになっている場合は、一定期間は、書類の書き替えの必要が無いことになり、最終書き替え日時と現在の日時を確認するだけで書き替えの要否が判定できる。また文書の有効期限が決められていれば、文書の有効期限と現在の日時を照合することで書き替え要否判定ができるので、文書の版情報を確認する必要がない。
そこで、個体識別符号記録手段にはそのシート状表示媒体固有の個体識別符号を記録するほかに、消去書き替えの行程と並行して、書類の版（バージョン）や最後に書き替えを行った日付などを、書き替え可能に記録できるようにしておく。
文書書き替え装置１は、セットされたシート状表示媒体に記録された最終更新日時や文書の有効期限を読み取り、版情報管理手段（サーバー）に問い合わせることなく、書き替え要否を判定できる。もし、所定値以上の時間が経過していたり、有効期限が過ぎていたりする場合は、個体識別符号を照合して書き替えの要否を確認し、必要ならば書き替えを行い、不要であればそのまま書き替えを行わずにシート状表示媒体２を排出する。
書き替えが不要な場合はシート状表示媒体２につけられた個体識別符号からファイル名などを照合して、書き替えの要否の確認を行う必要がなくなり、時間の無駄を防ぐことができる。但し、文書見直しを行う時期に文書の改訂が不要と判断されて改訂が行われなかったり、有効期限が過ぎても修正の必要がなく有効期限が延ばされたりした場合などは、書き替えはなされないが版情報管理手段に問い合わせることになる。
また、書き替えを行わない場合であっても、紛失していないことを確認して記録するために装置に差し入れられたことを記録するようにしても良い。

次に、本発明に係る文書書き替え装置の第３の実施形態について説明する。
文書書き替え装置１にＲＦＩＤのアンテナなどを設け、紙に付けられたＲＦＩＤチップの個体識別符号を読み出してシート状表示媒体２が複数枚セットされた場合に夫々の表示媒体に印刷された内容が複数でセットである書類か否かを書き替え前に確認できるようにしておく。書き替え時にシート状表示媒体一枚一枚の個体識別符号を確認できるので、書き替え前の段階では、シート状表示媒体の重ねられた順番が正確に分かっていなくてもよい。
複数枚同時に書き替える場合は、セットとなる文書がそろっているかを確認する。もし欠けたページがある場合は、その旨を告知し、必要なすべてのページを揃えるように促す。もし欠けたページがないことを確認した場合は、書き替え後に、ページ順通りになっているような順序で、シート状表示媒体の書き替えを行う。

例えば、図７に示すように文書Ａの１ページから３ページまでをＡ−１、Ａ−２、Ａ−３の書き替え後の文書ＡをＡ’−１、Ａ’−２、Ａ’−３とし、別の書き替え不要な一枚完結の書類をＣとした場合に、Ａ−１、Ａ−３、Ｃ、Ａ−２と並んでいても、Ａ’−１、Ａ’−２、Ａ’−３、Ｃと並んで排出されるように順序を変えて書き替えを行う。本来Ｃだけがセットされた場合は、Ｃは書き替えが行われないが、この場合、重ねられた順番を変えるためにＣも書き替えが行われる。
このときに、シート状表示媒体の個体識別符号と文書のページの対応が変わるので、図２に示した文書サーバー１０に蓄積された個体識別符号と文書のページの対応付けデータを書き替え後の個体識別符号と文書ページの対応付けになるように変更する。この場合は、Ａ’−１を除き、他の３枚の表示媒体に付けられた個体識別符号と文書（のページ）の関連付けが変更される。

次に、本発明に係る文書書き替え装置の第４の実施形態について説明する。
図８に示すように、シート状表示媒体２の個体識別符号とシート状表示媒体２の所有・管理を行うユーザーを関連付け記録する。誰が、どの個体識別符号のついたシート状表示媒体２を持っているかが分かるので保管の権限や義務のある者が持っていなかったり、保管の権限が無い者が持っていたりということがないように管理できる。このようにすれば、管理責任が明確になるので、紛失や漏洩に留意するようになるし、漏洩した場合に、同じ文書を複数人で持っていたとしても、誰の持っていた文書から漏洩したかが分かる可能性が有るので漏洩経路も追跡できる可能性がある。

また図９に示すように書き替え履歴を記録しておけば、書類が紛失した場合などは、それぞれの表示媒体を最後に書き替えたのが何時だったかが分かるので、書類が紛失したり、漏洩したりした時間などを特定しやすい。
例えば、３月の中ごろに有る文書の第３版が流出したということが分かれば、その時期に第３版の文書を持っていた者からの流出が疑われる。（そのころ、まだ第２版を持っていた者や、既に第４版に書き替えていた者からの流出の可能性が低い）。
保管していた文書を紛失した場合も、どの文書のどの版が印刷された文書が紛失したかが、具体的に分かるので、必要な対策を早く講じることができる。

次に、本発明に係る文書書き替え装置の第５の実施形態について説明する。
同じ版の同じ文書が印刷されたものが、複数の人に配布されているのでシート状表示媒体２の個体識別符号を確認しないと、管理者同士の書類が入れ違う可能性がある。そのため、表示媒体とその管理者が入れ替わっていた場合に、漏洩したときのトレースに問題が生じる。
書き替え前に作業者の確認を行う行程を設け、本来の管理者と書き替え作業を行う者が違うと書き替え作業を行わない。或いは表示面に表示され内容を消去することにより、使えなくすることも考えられる。
また閲覧権限の無い者が他人の管理するシート状表示媒体２を持ち出して、無断で書き替えや印刷を行わないようにする効果もある。
登録されている保管・管理者のみが、書替作業（書類のセット）することで、書類を紛失せずに管理していることが確認できる。

図１０は、第５の実施形態に係る文書書き替え装置１における書き替え処理を示したフローチャートである。この場合、文書書き替え装置１では、先ず、作業者の判別を行い（Ｓ１１）、書類を取り込んで、ＲＦＩＤチップからＩＤの読み取りを行う（Ｓ１２）。次に作業者と文書ＩＤとの照合を行い（Ｓ１３）、ステップＳ１４において文書管理者と作業者が合致する場合、書き替えの要否判定を行い（Ｓ１５）、書き替えが必要であると判別した場合は、消去部４で消去し（Ｓ１６）、印刷部５で新しいデータを印刷（印字）した後（Ｓ１７）、排出される（Ｓ１８）。一方、ステップＳ１４において文書管理者と作業者が合致しない場合、或いはステップＳ１５において書き替えが不要であると判別した場合は、書き換えを行わずにそのまま、シート状表示媒体２を送って排出する。
或いは図１１に示すように、ステップＳ１４において文書管理者と作業者が合致しない場合、シート状表示媒体２の表示面に表示され内容を消去することになる（Ｓ１９）。

次に、本発明に係る文書書き替え装置の第６の実施形態について説明する。
定期的に書き換え装置に入れて、書き換えの要否を確認するようにルールを作っても必ず履行されるとは限らない。そして、古い資料を使って、仕事を進めた場合に不具合が生じる場合は、古い文書の確実な回収が必要である。
そこで、文書と表示媒体と表示媒体の管理・所有者の関係が記録されているで、必要な書き換えを行っていない、媒体の管理者が分かる。書き替えが必要な文書が表示されている表示媒体を持っている管理者に、新しい文書を印刷し直すように、メールなどで促すようにする。
部署内の複写機やファックスなどに個人認証手段を備え、書き替えが必要な表示媒体を持っている管理者には、複写機やファックスが使えないようにすることも考えられる（古い文書を、コピーしたり、送信したりすることを防ぐため）。そのために、複写機やファックスにそのための情報を送信できるようにしておく。

次に、本発明に係る文書書き替え装置の第７の実施形態について説明する。
図１２に示すように、回線２１を介して読み込まれた個体識別符号を伝送して、個体識別符号を確認し、シート状表示媒体に表示されている内容が最新でない場合には回線２１を通して、最新情報のデータを送り書き替え印刷がなされる。回線２１を介して文書サーバーに接続するための動作を省くために、印刷コードパターンやＲＦＩＤチップには、個体識別符号だけではなく、ＵＲＬなどの元の電子文書にアクセスするための情報を記録しておいてもよい。回線２１に接続された外部の文書書き替え装置２２に、シート状表示媒体がセットされると、書き替え装置２２は個体識別符号と一緒にＵＲＬなどの情報を読み出し、文書サーバー２３にアクセスし、書き替えの要否判定を求め、書き替えが必要な場合は更にデータ転送を求める。受け取ったデータが表示されるようにシート状表示媒体を書き換える。

以上のような通信手段だけが用意されるのではなく、個体識別符号が付されたシート状表示媒体を所定範囲外（例えば建物の外）に持ち出す場合に、持ち出しが登録できるようにする。外部回線２１から文書サーバー２３にアクセスしようとした場合に持ち出しが登録されていなければアクセスを許可しない。
持ち出しの際には文書書き替え装置を登録手段として、個体識別符号の読み出しを行って登録するようにしてもよい。このときに、個体判別符号を除き必要な、表面印刷が消去されるようにすることも考えられる。或いは、本来の内容を消去して『このシート状表示媒体を拾われた方は、誠に恐れ入りますが、○○にお知らせくださるようお願いいたします』などの文字を表示するようにしてもよい。外部の文書書き替え装置２２で個体識別符号が読み込まれると、サーバーにアクセスして本来のデータが転送され、元の文書が表示される。そして、登録手段（例えばサーバー）に、外部の機器で印刷されたことが登録される。書き替え印刷か行われるまでは、本来の文書が表示されていないので、途中での紛失リスクを低減することができる。印刷コードパターンやＲＦＩＤチップには、ＵＲＬなどを記録しておき、自動的に、アクセスできるようにしてもよい。その場合は不特定の人に勝手にアクセスされないように、パスワードを設定しておくなどの対策が必要である。
内部の文書書き替え装置２４で書き替えを行ったら、シート状表示媒体が持ち出された状態から、所定範囲内に戻ってきたことを記録するようにしても良い。

次に、本発明に係る文書書き替え装置の第８の実施形態について説明する。
図１３に示すように文書の書き替えによって、書かれている文字や図が増える場合に、文字の大きさや間隔を調整することによりページ数が増えないようにする。
書き替えを行ったときにページ数が増えても対応できるようにするには、書き替え装置側に、シート状表示媒体を蓄えておき、給紙路を切り換えて印字部に搬送できるようにしなくてはならないので、書き替え装置の機構が複雑になってしまう。印刷すべき量がわずかに増えるだけであるならば、書き替えを行う段階で、ページ数が増えないようにレイアウトを調整するようにしても良い。レイアウトの調整方法としては、行間隔を詰めたり、字のポイント数を小さくしたりすることが考えられる。
データが著しく増える場合は、レイアウト調整だけでは限界があるので、実施例９で説明するような方法で、内部に表示媒体を蓄えた印字装置で、必要な表示媒体（増えるページの分）を印刷させるようにしてもよい。

次に、本発明に係る文書書き替え装置の第９の実施形態について説明する。
部署内で、特定の文書を印刷して持つ権限が与えられると、印刷装置の傍で個人認証がなされると、自動的に、必要な書類が印字されるようにする。
例えば、ある部署の部員Ｂに書類Ａを書き替え可能なシート状表示媒体に表示させて、そのシート状表示媒体を持つことが、新たに許されるとする。部員Ｂは、書き替え可能なシート状表示媒体を印刷する装置の、個人認証手段（指紋やＩＤカードを読み込ませるなど）でＢであることが認められると、今までＢが持っておらず、新たにＢに保管・管理が任される文書が、特別な操作をせずに印字される。
この場合の、シート状表示媒体印刷手段は上記の場合とは異なり手持ちのシート状表示媒体をセットして書き替えを行うのではなく、予め、装置内にストックされたシート状表示媒体を印刷するものであってもよい。自席と部署内のメンバーで共用しているプリンタの距離が離れていると、自席のパソコンから印字を命令してから、取りに行くまでに、間違ってもっていかれてしまうこともありえるが、直接印刷手段の個人認証手段により、認証するだけで必要な、文書が印刷されるこのシステムでは、そのような問題が発生しない。

次に、本発明に係る文書書き替え装置の第１０の実施形態について説明する。
図１４に示すように閲覧場所の入り口（ゲート）３１に本人確認手段３２を設ける。社員証のようなものや指紋登録などが考えられる。登記簿や住民基本台帳の閲覧のような場合には、閲覧を希望する資料を指定するときに、閲覧希望者の身元を証明するものを示すと、入場券が渡されるようにしてもよい。
書類を印刷して閲覧する。シート状表示媒体に印刷すると閲覧者とシート状表示媒体の個体識別符号の情報が関連付けられて、個体識別符号管理部に送られる。閲覧後は印刷したシート状表示媒体を返却する。シート状表示媒体が返却されると返却されたシート状表示媒体の個体識別符号が読み込まれ、個体識別符号管理部に送られる。閲覧を終えた人が閲覧所から出ようとしたときに、閲覧者の確認が行われる。閲覧者は、印刷した書類をすべて返却していれば、ゲート３１が開いて外に出られる。しかし、印刷したシート状表示媒体をすべて変換していない場合には、ゲートが開かず、外には出られない。返却されたシート状表示媒体は、プリンタの媒体ストック部に移され、再利用される。
公的機関の閲覧所などでは１つの書類を誰かが見ているとその時点で、他の閲覧希望者は閲覧することができないが、電子化した情報を必要に応じて印刷することにより、同じ資料を同時に、複数人が閲覧できる。

次に、本発明に係る文書書き替え装置の第１１の実施形態について説明する。
ある閲覧希望者が所定の閲覧場所で、書き替え可能な表示部を持つシート状表示媒体に希望する情報をプリントした場合に、一度その場所から離れるために、そのシート状表示媒体を返却したとする。次の機会に閲覧場所に来て、前回見ていた資料などをまた見たいと思っても、最初から資料の名称や番号などを再び入力しなければならないとすると面倒である。
そこで、返却時に個人認証手段と、書類の種類の対応付けを記録できるようにしておいて、次回の利用時には、その記録から使って、個人認証のみで必要な資料がプリントされるようにする。次回閲覧予定を登録手段として、例えば、図１５に示すように表示媒体回収箱４１に閲覧後の返却口を２つ用意し、一方を次回に閲覧を希望する資料の返却に、もう一方を、次回に閲覧を希望しない資料の返却口とする。次回閲覧希望の返却口に返された資料は、返却確認処理と前後して閲覧者と関連付けられて記録される。次回閲覧予定のない返却口に返されたシート状表示媒体は、返却確認のみがなされる。返却されたシート状表示媒体は、プリンタの媒体ストック部に移され、再利用される。

本発明の実施形態に係る文書書き替え装置の概略構成を示した図である。 本実施形態の文書書き替え装置を用いた文書管理システムの構成を示した図である。 印刷したシート状表示媒体の個体識別符号と印刷されている文書（データ）との関係を示した図である。 印刷されているデータと改訂すべき文書のデータとの関係を示した図である。 本発明の第１の実施形態に係る文書書き替え装置１における書き替え処理を示したフローチャートである。 本発明の第１の実施形態に係る文書書き替え装置１による書き替えの様子を示した図である。 本発明に係る文書書き替え装置の第３の実施形態を説明する図である。 本発明に係る文書書き替え装置の第４の実施形態を説明する図である。 本発明に係る文書書き替え装置の第７の実施形態を説明する図である。 本発明の第５の実施形態に係る文書書き替え装置１における書き替え処理を示したフローチャートである。 本発明の第５の実施形態に係る文書書き替え装置１における書き替え処理を示したフローチャートである。 本発明に係る文書書き替え装置の第７の実施形態を説明する図である。 本発明に係る文書書き替え装置の第８の実施形態を説明する図である。 本発明に係る文書書き替え装置の第１０の実施形態を説明する図である。 本発明に係る文書書き替え装置の第１１の実施形態を説明する図である。

符号の説明

１、２２、２４…文書書き替え装置、２…シート状表示媒体、３…固体識別符号読み出し部、４…消去部、５…印刷部、６…データ送受信部、７…画像形成部、１０、２３…文書サーバー、２１…回線、３１…ゲート、３２…本人確認手段、４１…表示媒体回収箱

Claims (11)

1. 個体識別符号が付された書き替え可能なシート状表示媒体の個体識別符号を読み出す個体識別符号読み出し手段と、前記シート状表示媒体の表示内容を書き替える書き替え手段と、を備える文書書き替え装置において、
   文書を登録する文書登録手段と、
   文書の版情報を管理する版情報管理手段と、
   文書の版と前記シート状表示媒体の個体識別符号の関連付けを管理する関連付け管理手段と、
   当該文書書き替え装置に差し入れられた前記シート状表示媒体の個体識別符号と版情報とから書き替え要否を判定する書替要否判定手段と、を備え、
   前記書替要否判定手段により最新の版でない文書が表示されているシート状表示媒体が差し入れられたと判定された場合に、前記書き替え手段により前記シート状表示媒体の表示内容を最新の版に書き替えることを特徴とする文書書き替え装置。
2. 書き替え日時に関する書替日時情報を書き換え可能なシート状表示媒体の一部に記録する書替日時情報記録手段と、
   前記シート状表示媒体に付された書替日時情報を読み出す書替日時情報読出手段と、を備え、前記書替要否判定手段は、前記書替日時情報によって前記シート状表示媒体の書き替え要否を判定することを特徴とする請求項１に記載の文書書き替え装置。
3. 前記個体識別符号読み出し手段は、前記シート状表示媒体が複数枚に差し入れられた時に複数枚のシート状表示媒体から個体判別符号を略同時に読み出し可能に構成されていると共に、
   前記複数枚のシート状表示媒体同士の関連を確認する表示媒体関連確認手段と、
   前記複数枚のシート状表示媒体の印刷順序を決定する印刷順序決定手段と、
   個体判別符号と文書の対応を変更するための個体判別登録変更手段と、を備え、
   前記書き替え手段は、順番が違えて重ねられたシート状媒体が差し入れられた場合でも、表示媒体が本来のページ順となって排出されるように前記シート状表示媒体の表示内容の書き替えと、個体判別符号と文書の対応付けを変更することを特徴とする請求項１に記載の文書書き替え装置。
4. 前記シート状表示媒体の個体識別符号と、前記シート状表示媒体の保管・管理者とを関連付けして登録する個体識別符号情報登録手段と、
   前記シート状表示媒体の保管・管理者の持つ文書の改訂作業の進捗を確認する改訂進捗確認手段と、を備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書書き替え装置。
5. 書き替え作業を行う作業者の個人識別を行う個人識別手段と、
   前記シート状表示媒体の保管・管理者と、前記個人識別手段により識別された作業者とが異なる場合に書き替え作業を行わないか、シート状表示媒体に書かれた内容を消去する書替動作停止手段と、を備えたことを特徴とする請求項４に記載の文書書き替え装置。
6. 前記版管理手段と保管・管理者と関連付けして登録する個体識別符号登録手段の情報を照合し、書き替えが必要な古い版の文書を保管・管理している者を抽出する保管・管理者情報抽出手段と、
   該保管・管理者情報抽出手段によって抽出された保管・管理者に、文書の書き替えを促す、文書書き替え催促手段と、を備えたことを特徴とする請求項４に記載の文書書き替え装置。
7. 前記シート状表示媒体の外部絵の持ち出しを登録する持出登録手段と、
   個体識別符号情報と文書データを外部回線により送受信する送受信手段と、
   外部から前記文書管理手段または版管理手段にアクセスを求められた際にシート状表示媒体に付された個体識別符号を確認し、前記個体識別符号が持出登録手段によって登録されている場合にのみ、書き替え要否確認、電子データの送信の許可する通信管理手段と、を備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書書き替え装置。
8. 書き替えにより表示面の情報量が増える場合にページ数が増えないようにレイアウトを調整するレイアウト調整手段を備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書書き替え装置。
9. 作業者識別手段と、
   作業者と配布資料の関連付けが記録された文書登録手段と、
   ストックされた書き替え可能なシート状表示媒体に書き替え可能に印刷する印刷手段と、
   前記文書登録手段の情報に基づいて確認された作業者に配布すべき文書を決定する配布文書決定手段と、を備え、
   前記印刷手段の前で、前記作業者識別手段で作業者が確認されると、配布されるべき書類が印刷されることを特徴とする請求項１に記載の文書書き替え装置。
10. 閲覧者を登録する閲覧者登録手段と、
    閲覧者と、書き替え可能なシート状表示媒体の個体識別符号と、印刷される文書を関連付けて登録する文書登録手段と、
    登録された閲覧者の求めに応じて必要なデータを個体識別符号の付された書き替え可能なシート状表示媒体に印刷する印刷手段と、
    閲覧者から閲覧済みのシート状表示媒体の返却を受け付ける表示媒体返却受付手段と、
    該表示媒体返却手段への返却情報を文書登録手段に伝える返却情報送信手段と、
    印刷した文書を返却したことを確認することにより閲覧者の退室を許可するゲート手段と、を備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書書き替え装置。
11. シート状表示媒体返却時に次回閲覧用に再閲覧希望を登録する再閲覧希望登録手段と、該登録情報を記録する再閲覧希望情報記録手段と、を備えることを特徴とする請求項１０に記載の文書書き替え装置。

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