DE69430081T2

DE69430081T2 - Dokumentensurrogate

Info

Publication number: DE69430081T2
Application number: DE69430081T
Authority: DE
Original assignee: Xerox Corp
Current assignee: Xerox Corp
Priority date: 1993-04-22
Filing date: 1994-04-20
Publication date: 2002-07-11
Anticipated expiration: 2014-04-21
Also published as: JPH0721214A; EP0621721B1; EP0621721A2; US5682540A; BR9401558A; EP0621721A3; JP3689127B2; CA2121848C; DE69430081D1; CA2121848A1

Description

Die vorliegende Erfindung bezieht sich allgemein auf die Erzeugung und die Verwendung von Dokumentenzusammenfassungsblättern, und insbesondere auf Dokumentenzusammenfassungsblätter, die einen maschinenlesbaren Code haben, der das zugeordnete Dokument in einem Speicherbereich anzeigt.
Vor der Einführung von auf Computern basierenden Systemen war Papier das primäre Medium der Bürokommunikation. Berichte wurden manuell geschrieben und in Ablageschränken abgelegt. Falls Duplikate erforderlich wurden, wurden Kohlepapierkopien erstellt. Eine Kommunikation zwischen Büros wurde primär über geschriebene Notizen vorgenommen. Diese Notizen wurden mit Post, zugestellt durch das Postamt, in "Posträume" des Büros für eine darauffolgende Verteilung zugestellt.
Die Einführung von Kopierern half dabei, einen Teil der Büroarbeit zu automatisieren. Zum Beispiel vermieden Kopierer das Erfordernis, manuell Kohlepapierkopien zu schreiben, um Kopien von Dokumenten zu erhalten. Diese zunehmende Erhöhung der Automatisation verminderte allerdings nicht das Vertrauen auf Papier als primäres Medium der Kommunikation in dem Büro. Tatsächlich gestalteten Kopierer die umfangreiche Verteilung von Dokumenten einfach; dies wiederum erhöhte den Umfang an Papier, der in dem Büro verbraucht wurde.
Die Art der Büroarbeit hat sich beträchtlich geändert seit der Einführung von Computersystemen. Viele Bürofunktionen, wie beispielsweise Textverarbeitung, Informations- Management, Formularverarbeitung und Zwischenbürokommunikationen, sind aufgrund der Verwendung von automatisierten Systemen schlanker geworden. Computersysteme haben in einigen Fällen erfolgreich die Menge an Papier, verbraucht in dem Büro, herabgesetzt. Zum Beispiel werden viele Zwischenbürokommunikationen über elektronische Mail-Systeme vorgenommen. Unerwünschte Kommunikationen können dann geschrieben und ohne die Verwendung von Papier ausgesondert werden.
Mit der zunehmenden Verwendung von elektronischen Medien erschien das Nichtgebrauchen von Papier als Kommunikationsmedium plausibel. Allerdings ist das Versprechen des "papierlosen" Büros bis jetzt noch nicht eingetreten. Diese Tatsache unterliegt dem Grundgedanken, daß sowohl Papier als auch elektronische Medien gegenläufige Stärken und Schwächen als Kommunikationsmedien haben.
Unter deren Nachteilen ist Papier in gewisser Hinsicht unflexibel. Zum Beispiel sind Eintragungen, geschrieben auf Papier, fixiert, und können nicht verschoben werden. Zusätzlich ist Papier passiv. Wörter können weder automatisch innerhalb von Absätzen umgeordnet werden noch können Rechtschreibfehler automatisch erfaßt und korrigiert werden. Große Papierdokumente sind aufwendig und schwierig zu transportieren, verglichen mit Dateien, gespeichert und transportiert auf einer Floppy-Disk oder elektronisch übertragen. Diese Qualitäten sind exakt die Stärken, die elektronische Medien besitzen.
Unter seinen Vorteilen ist Papier relativ kostengünstig herzustellen, verglichen mit den Computersystemen, die benötigt werden, um es zu ersetzen. Papier ist auch einfach zu verwenden. Das Aufsetzen eines Stifts auf Papier erfordert keine spezielle Kenntnis über die Schreibkunst hinaus, die im frühen Alter gelehrt wird. Eine Person, die Papier verwendet, wird nur mit dieser Aufgabe per Hand beansprucht. Im Gegensatz dazu wird von einer Person, die eine Wortverarbeitung zum Beispiel durchführt, eine gewisse Kenntnis über das Schriftsystem und die spezifische Anwendungssoftware gefordert. Eine solche Kenntnis steht nicht direkt mit der unmittelbaren Aufgabe in Bezug. Diese Vorteile machen es unwahrscheinlich, daß Papier vollständig durch elektronische Medien ersetzt wird. Derzeit ist ein Interesse zum Kombinieren der relativen Stärken von Papier und von elektronischen Medien für die Zwecke des Erzeugens eines stärker integrierten Mediums vorhanden. Die grundsätzliche Idee ist diejenige, zu ermöglichen, daß Papier als eine aktive Schnittstelle in ein elektronisches System hinein verwendbar ist. Bei einer solchen Anwendung werden Papierdokumente durch den Benutzer in der gewöhnlichen Weise mit einem Schreiber oder Stift markiert. Diese Dokumente werden darauffolgend durch das System eingescannt. Das eingescannte Bild kann dann durch das System als Daten, Maschineninstruktionen oder andere Informationen interpretiert werden.
Dieses System wendet sich allerdings nicht dem Problem eines Verringerns der Menge an Papier, die heutzutage in Büros verwendet wird, zu. Tatsächlich können, weit entfernt von einem Beseitigen von Papier, elektronische Medien zu der Menge von Papier, die am Ort des Büros erzeugt werden, beitragen. "Junk" Faxe und Mails, erzeugt von Computerdatenbasen, belegen Mail-Rooms. Wortprozessoren und Kopierer ermöglichen Benutzern, schnell und einfach mehrfache Kopien von Berichten und Notizen zu erzeugen. Als Folge existiert hier das Potential in Büros und bei Benutzern dieser Systeme, daß sie in einer Flut von Papier versinken. Demzufolge ist ein Erfordernis entstanden, diesen "Papiereinschlag" zu kontrollieren und zu managen.
Eine Art und Weise, den Papiergebrauch zu reduzieren, ist diejenige gewesen, längliche Orignaldokumente zusammenzufassen. Mit einer Zusammenfassung können Benutzer entscheiden, ob sie das Original-Dokument sehen wollen oder nicht, ohne dessen Gesamtheit ausdrucken zu müssen. Zusammenfassungen sind für eine gewisse Zeit üblich gewesen. Vor der Einführung von automatisierten Systemen lasen Personen Dokumente und faßten deren Inhalte zusammen.
Seit dieser Zeit sind verschiedene Verfahren zum automatischen Erzeugen von Zusammenfassungen Stand der Technik geworden. Heutzutage existieren Programme mit künstlicher Intelligenz, die semantische Bedeutungen aus gespeicherten Textdateien extrahieren und zusammenfassen. Diese Programme können als Back-End-Prozesse bei optischen Zeichenerkennungssystemen, die einen Text von einem abgetasteten Bild unterscheiden, verwendet werden.
Weiterhin sind neuartige Verfahren beschrieben worden, die eine Semantik oder andere Arten von Bedeutungen von Dokumentenbildern ohne die Notwendigkeit zum Dekodieren des Bilds in Textzeichen unterscheiden.
Zusammenfassungen und Verfahren zum Erzeugen davon schlagen allerdings dahingehend fehl, sich dem Bedürfnis zuzuwenden, die Schnittstelle zwischen der Papierwelt und der elektronischen Welt zu überbrücken. Kurz gesagt sind diese Zusammenfassungen nur für Personen-Benutzer nützlich. Es wäre wünschenswert, die Stärken von sowohl Papier als auch elektronischen Medien zu kombinieren, um ein System zu kreieren, das die Menge an Papier, die erzeugt ist, verringert, während gleichzeitig dem Benutzer ermöglicht wird, Papier als eine aktive Schnittstelle in ein elektronisches Medium hinein zu verwenden. Eine Art und Weise, um dieses Ziel zu erreichen, würde diejenige sein, Dokumenten- Surrogate zu erzeugen, die Zusammensetzungen einschließen, die für automatisierte Systeme ebenso nützlich sind wie für Personen.
Die EP-0561606, veröffentlicht am 22.09.93, offenbart ein Verfahren und ein System zum Kennzeichnen eines Dokuments zur Speicherung, zur Manipulation und zum Aufsuchen. Eine Speicherung, eine Manipulation und ein Aufsuchen von Dateien, zum Beispiel von Daten-Darstellungen von abgetasteten Dokumenten, wird durch Einrichten einer Beziehung zwischen einer wahlweisen Bilddomänendateikennzeichnung und einem durch einen Computer erkennbaren Textdomänendateinamen für die Datei erleichtert. Eine Auswahl der wahlweisen Bilddomänendateikennzeichnung wird als eine Auswahl der in Bezug stehenden Datei interpretiert. Der wahlweise Bilddomänendateiname wird mittels einer Papierform oder dergleichen zugeordnet und kann zu dem Zeitpunkt einer Dokumentenspeicherung zugeordnet werden. Die wahlweise Bilddomänendateikennzeichnung erleichtert eine bedeutungsvolle Benennung einer Datei zur Speicherung, wenn ein Tastenfeld oder eine andere, typische Texteingabevorrichtung nicht verfügbar ist, wie beispielsweise dann, wenn ein Dokument zum Speichern mittels einer Facsimilie-Maschine eingegeben wird. Eine Zeichenerkennung wird nicht in Bezug auf die wahlweise Bilddomänendateikennzeichnung durchgeführt, so daß die Belastung an der Verarbeitungssressource minimiert wird, während Fehler von einer Ungenauigkeit eliminiert werden. Eine Auswahl einer wahlweisen Datei zum Verarbeiten kann eine Bilddomänendateikennzeichnung durch geeignetes Anzeigen auf entweder einer Bildschirmanzeige oder einer gedruckten Form sein.
Die WO-92107440 offenbart ein Verfahren und eine Vorrichtung für eine primäre und sekundäre Weiterleitung von Fax-Nachrichten unter Verwendung von mit der Hand gedruckten Zeichen. Das System umfaßt einen offen endenden Satz von Abdeckplatt- Formen, die leicht durch ein Fax-Server-System interpretiert werden können. In diesem System wird ein erstes, standardisiertes Abdeckblatt so ausgelegt, um mit der Hand gedruckte Zeichen zu akzeptieren. Dieses erste Deckblatt wird dann zu einem speziellen Fax-Server übertragen, um ein alternatives, vollständig getrenntes Abdeckblatt für eine automatische Übertragung zu dessen spezifischem Empfänger zu erzeugen. Die Arbeit wird minimiert, indem dem Sendenden ermöglicht wird, mit der Hand eine minimale Menge an im höchsten Maße erforderlichen Telefonnummern, oder die Initialen des Empfängers, auf einem Entwurfdeckblatt zu drucken, wenn eine Versendeliste zuvor in einem Speicher gespeichert worden ist. Das erste Abdeckblatt wird optional automatisch durch ein endgültiges, ordentliches Druckerabdeckblatt ersetzt, indem die abgekürzten Informationen unter Verwendung von vorab gespeicherten Informationen erweitert werden, um ausreichend Informationen zu liefern, um zu ermöglichen, daß die sekundären Faxnachrichten- Abdeckblätter zu einer Person oder einer Maschine weitergeleitet werden. Die vorliegende Erfindung wirkt als ein Zwischenglied zwischen heutzutage manuell präparierten Abdeckblättern und E-Mail-Systemen, die automatisch Nachrichten weiterführen und speichern. Es ist eine Aufgabe der vorliegenden Erfindung, eine neuartige Form eines Hartkopie- Mediums und eines Verfahrens zur Erzeugung und zur Verwendung dieses Hartkopie- Medums zu schaffen, die die Menge an Papier, erzeugt durch automatisierte Systeme, die im gewöhnlichen Geschäftsverkehr verwendet werden, reduzieren können. Es ist eine weitere Aufgabe der vorliegenden Erfindung, zu ermöglichen, daß diese neuartige Form eines Hartkopie-Mediums durch das elektronische System gelesen und interpretiert werden kann; dadurch wird eine zusätzliche Integration zwischen Hartkopie- Medien und elektronischen Medien geschaffen.
Gemäß einem ersten Aspekt der vorliegenden Erfindung wird ein System geschaffen, das aufweist:
einen Speicherbereich zum Speichern von elektronischen Dateien;
ein Hartkopie-Medium bzw. Ausdruck-Medium zum Darstellen von elektronischen Dateien, gespeichert in dem Speicherbereich, wobei das Hartkopie-Medium Markierungen darauf trägt, wobei die Markierungen umfassen:
einen maschinenerkennbaren Code, der einen Indikator zu mindestens entweder der elektronischen Datei, einem Surrogat-Hinweiszeichen zum Anzeigen, daß das Hartkopie- Medium eine elektronische Datei darstellt, oder zu durch eine Person lesbaren Informationen zum Anzeigen der Inhalte der mindestens einen elektronischen Datei aufweist;
eine Einrichtung zum Eingeben von Bildern des Hartkopie-Mediums;
einen digitalen Prozessor, der mit dem Speicherbereich und mit der Einrichtung zum Eingeben von Bildern verbunden ist, dadurch gekennzeichnet, daß der digitale Prozessor ausgewählte Verarbeitungsaufgaben bei Fällen von Hartkopie-Medium-Bildern durchführt, so daß der Prozessor bestimmt, ob das Surrogat-Hinweiszeichen in dem Hartkopie- Medium-Bild vorhanden ist, und falls es vorhanden ist, die mindestens eine elektronische Datei, angezeigt in dem Hartkopie-Medium-Bild als das Objekt, auf dem die ausgewählte Verarbeitungsaufgabe durchgeführt wird, substituiert, und falls das Surrogat-Zeichen nicht in dem Hartkopie-Medium-Bild vorhanden ist, Verwendung des Hartkopie-Medium-Bilds als das Objekt, auf dem die ausgewählte Verarbeitungsaufgabe durchgeführt wird. Gemäß einem zweiten Aspekt der vorliegenden Erfindung wird ein Verfahren zum Erzeugen eines Exemplars eines Hartkopie-Mediums geschaffen, das eine elektronische Datei darstellt, empfangen durch ein Dokumentenverarbeitungssystem, wobei das Dokumentenverarbeitungssystem eine Eingabevorrichtung, eine Ausgabevorrichtung, einen Prozessor zum Ausführen von Dokumentenverarbeitungsfunktionen in Bezug auf ein Eingabeobjekt, und einen Speicherbereich zum Speichern der elektronischen Datei besitzt, wobei die Schritte des Verfahrens aufweisen:
Empfangen einer elektronischen Datei;
Speichern der elektronischen Datei in dem Speicherbereich; und gekennzeichnet durch Ausgeben mindestens eines Teils des Hartkopie-Mediums, das die elektronische Datei darstellt, wobei das Hartkopie-Medium darauf einen maschinenlesbaren Code besitzt, wobei der Code einen Indikator zu der elektronischen Datei, gespeichert in dem Speicherbereich, ein Hinweiszeichen, angepaßt so, um das Dokumentenverarbeitungssystem freizugeben, um die elektronische Datei aufzusuchen und anstelle des Hartkopie-Mediums als ein Eingabeobjekt für eine weitere Dokumentenverarbeitungsfunktion und durch eine Person lesbare Informationen zum Anzeigen der Inhalte der elektronischen Datei aufweist. Gemäß einem dritten Aspekt der vorliegenden Erfindung wird ein Verfahren zum Spezifizieren von Dokumenten, gespeichert in einem Dokumentenverarbeitungssystem, als das Objekt einer Dokumentenverarbeitungsfunktion geschaffen, wobei das Verfahren die Schritte aufweist:
Erzeugen einer elektronischen Darstellung eines Dokuments zum Speichern in dem Dokumentenverarbeitungssystem;
Speichern der elektronischen Darstellung in dem Dokumentenverarbeitungssystem;
Erzeugen einer Hartkopie-Form für ein Zugreifen auf das gespeicherte, elektronische Dokument,
wobei die Form darauf maschinenlesbare Informationen besitzt, umfassend ein Hinweiszeichen zum Anzeigen, daß die Form ein gespeichertes, elektronisches Dokument darstellt, und Datei-Identifizierer-Informationen für ein Zugreifen auf das gespeicherte, elektronische Dokument, wobei die Form weiterhin durch eine Person lesbare Informationen zum Anzeigen der Inhalte des gespeicherten, elektronischen Dokuments, das die Form darstellt, aufweist;
Anfordern einer ersten Dokumentenverarbeitungsfunktion in dem Dokumentenverarbeitungssystem;
Eingeben der Form als das Objekt der ersten Dokumentenverarbeitungsfunktion;
wobei das Dokumentenverarbeitungssystem erfaßt, daß die Form die gespeicherte, elektronische Datei darstellt;
wobei das Dokumentenverarbeitungssystem die elektronische Datei, dargestellt durch die Form, basierend auf den Datei-Identifizierer-Informationen, aufsucht; und wobei das Dokumentenverarbeitungssystem die erste Dokumentenverarbeitungsfunktion in Bezug auf die aufgesuchte, elektronische Datei durchführt.
Zusammenfassend setzt die vorliegende Erfindung eine neuartige Form eines Hartkopie- Mediums und eines Verfahrens ein, um solche Medien zu erzeugen und zu verwenden. Diese Medien sind Surrogate von zugeordneten Objekten, wie beispielsweise einem Original-Dokument, Prozessen oder deren Kopien, gespeichert in einem Dokumentenverarbeitungssystem. Ein Dokumenten-Surrogat, hergestellt entsprechend einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung, weist mindestens ein Blatt eines Informationen speichernden Substratmaterials (herkömmlich Papier) auf, das einen durch eine Person lesbaren Bereich und einen durch eine Maschine lesbaren Bereich aufweist. Der durch eine Person lesbare Bereich kann mindestens einen Bereich aus Material enthalten, der das Originaldokument zusammenfaßt. Diese durch eine Person verwendbare Zusammenfassung kann entweder manuell durch den Benutzer hergestellt oder automatisch durch das Dokumentenverarbeitungssystem erzeugt werden oder kann leer verbleiben, und zwar entsprechend den Erfordernissen des Benutzers.
Der maschinenlesbare Bereich weist einen Dokumentenreferenzcode auf, der durch das Dokumentenverarbeitungssystem lesbar und erkennbar ist. Der Code ist auf dem Bildsurrogat angeordnet und wird davon erkannt. Der Referenzcode codiert einen Indikator zu dessen zugeordnetem Objekt. Unter Auffinden eines Dokumenten-Surrogats interpretiert das System das Surrogat dahingehend, daß es das Äquivalent seines zugeordneten Objekts ist, und verwendet den Indikator, um auf das geeignete Objekt zuzugreifen. Ein Mechanismus kann bei dem System vorgesehen werden, um diese Äquivalenz zu sperren. Falls gesperrt ist, würde das System das Dokumenten-Surrogat ähnlich einer typischen Seite in einem Dokument behandeln. Alternativ könnte das System normalerweise einen Prozeß eines Dokumenten-Surrogats als eine typische Seite erkennen, ohne daß die Äquivalenz freigegeben wurde.
Ein Vorteil der vorliegenden Erfindung ist derjenige, daß der Benutzer ein großes Dokument in einen Surrogat einer Seite zusammenfassen kann, das physikalisch oder elektronisch anstelle des Original-Dokuments gespeichert oder verteilt werden kann. Ein anderer Vorteil der vorliegenden Erfindung ist derjenige, daß das Dokumenten- Surrogat den Benutzer mit einem ausreichenden Speicherauftrag versehen kann, um dem Benutzer zu ermöglichen, zu entscheiden, ob die Informationen, die der Benutzer wünscht, innerhalb des Original-Dokuments enthalten sind.
Ein anderer Vorteil der vorliegenden Erfindung ist derjenige, daß das Dokumenten- Surrogat ein integraler Teil einer größeren, auf Papier basierenden Benutzerschnittstelle ist, da das Dokumenten-Surrogat als ein symbolisches Äquivalent eines Original- Dokuments, gespeichert in einem Dokumentenverarbeitungssystem, erkannt werden kann.
Ein anderer Vorteil der vorliegenden Erfindung ist derjenige, daß die Menge an Papier, verwendet durch ein solches System, verringert wird. Als ein Beispiel kann ein Dokumenten-Surrogat automatisch durch das Dokumentenverarbeitungssystem in Abhängigkeit einer ankommenden Facsimile-Nachricht erzeugt werden. Ein Benutzer kann entscheiden, irgendwelche nicht erwünschten Fax-Nachrichten auszusondern, ohne daß er die gesamte Fax-Nachricht ausdrucken muß. Eine andere Art und Weise, um eine Papierbenutzung zu verringern, ist diejenige eines Verteilens von Dokumenten-Surrogaten unter Benutzern anstelle von Dokumenten. Benutzer können dann entscheiden, ob sie gerne das Original- Dokument in seiner Gesamtheit haben wollen.
Ein anderer Vorteil der vorliegenden Erfindung ist die Portabilität. Zum Beispiel muß ein Benutzer nur Dokumenten-Surrogate, anstelle der gesamten Dokumente, zu einer entfernten Stelle mitnehmen. Die Dokumenten-Surrogate können dann abgescannt und zu dem Dokumentenverarbeitungssystem über eine Fern-Facsimile-Übertragung oder eine andere Übertragungseinrichtung übertragen werden. Das Dokumentenverarbeitungssystem kann das Originaldokument von dem maschinenlesbaren Indikator, vorgesehen in dem Dokumenten-Surrogat, lokalisieren und übertragen.
Ein anderer Vorteil der vorliegenden Erfindung ist derjenige, daß ein Blatt Papier verwendet werden kann, um einen Katalog zu liefern, der mehrere Dokumente, gespeichert in dem Dokumentenverarbeitungssystem, auflistet.
Die vorliegende Erfindung wird weiterhin, anhand von Beispielen, unter Bezugnahme auf die beigefügten Zeichnungen beschrieben, in denen:-
Fig. 1 zeigt ein Blockdiagramm auf hohem Niveau eines Dokumentenverarbeitungssystems, das Dokumenten-Surrogate liest und erkennt,
Fig. 2A-2C zeigen verschiedene, bevorzugte Ausführungsformen von Dokumenten- Surrogaten, erstellt gemäß den Prinzipien der vorliegenden Erfindung. Die Dokumenten- Surrogate variieren entsprechend dem Inhalt und der Art und Weise, in der die durch eine Person lesbaren Zusammenfassungen erzeugt sind,
Fig. 3 zeigt eine typische Verwendung von Dokumenten-Surrogaten für die entfernte oder lokale Verteilung eines Dokuments, auf das durch das Dokumenten-Surrogat hingewiesen ist,
Fig. 4 zeigt eine Verwendung der vorliegenden Erfindung als einen Dokumentenkatalog,
Fig. 5 zeigt ein Dokumenten-Surrogat, das auf einen Prozeß, im Gegensatz zu einem statischen Dokument, gespeichert in dem Dokumentenverarbeitungssystem, hinweist,
Fig. 6 zeigt eine Art und Weise eines Aufsuchens eines gesamten Dokuments von irgendeiner Seite des Dokuments, das mit einem Dokumenten-Surrogat-Code eingebunden ist.
Die folgende Beschreibung wird präsentiert, um irgendeinem Fachmann auf dem betreffenden Fachgebiet in die Lage zu versetzen, von der Erfindung Gebrauch zu machen, und wird im Zusammenhang mit einer bestimmten Anwendung und deren Erfordernissen vorgenommen. Verschiedene Modifikationen in Bezug auf die bevorzugte Ausführungsform werden leicht für Fachleute auf dem betreffenden Fachgebiet ersichtlich werden, und die allgemeinen Prinzipien, die hier definiert sind, können bei anderen Ausführungsformen und Anwendungen angewandt werden, ohne den Schutzumfang der vorliegenden Erfindung zu verlassen, wie er durch die beigefügten Ansprüche definiert ist. Demzufolge ist die vorliegende Erfindung nicht dazu vorgesehen, auf die Ausführungsform, die dargestellt ist, eingeschränkt zu sein, sondern sie soll gemäß ihrem weitesten Schutzumfang innerhalb der Prinzipien und Merkmale, die hier offenbart sind, ausgelegt werden.
In Fig. 1 ist ein Dokumentenverarbeitungssystem 10, das Dokumenten-Surrogate lesen und erkennen kann, gezeigt. Das System 10 weist sowohl Hardware- als auch Software- Komponenten auf. Die Hardware-Komponenten, die das System 10 umfassen, sind eine zentrale Verarbeitungseinheit (CPU) 12, ein Speicherbereich 14, ein Eingabeterminal 16 und ein Ausgabeterminal 18. Das Eingabeterminal 16 ist allgemein angegeben und umfaßt eine breite Vielfalt solcher Vorrichtungen. Diese Eingabevorrichtungen umfassen Kopierer, Fax-Scanner, optische Zeichenerkennungs-Scanner (OCR), Streifencode-Scanner und dergleichen, ebenso wie Netzwerk- und Telefonkommunikationsanschlüsse. Ähnlich ist das Ausgabeterminal 18 allgemein bezeichnet und kann Drucker, Bildschirmanzeigen, Fax-Terminals, Netzwerk- und Telefonkommunikationsanschlüsse und dergleichen umfassen. Es wird ersichtlich werden, daß das Eingabeterminal 16 und das Ausgabeterminal 18 in derselben Vorrichtung in der tatsächlichen Praxis umfaßt sein können.
In ähnlicher Weise ist der Speicherbereich 14 allgemein und kann einen RAM, einen ROM, eine CD-ROM oder andere Medien zum Speichern, wie beispielsweise eine Festplatte, ein Magnetband, oder dergleichen, aufweisen. Andere Vorrichtungen zum Annehmen, Erfassen und Speichern von Daten sind ausreichend bekannt und die vorstehende Liste sollte nicht dahingehend ausgelegt werden, daß sie erschöpfend ist. Der Speicherbereich 14 kann gespeicherte Dokumenten-Dateien, wie beispielsweise eine Dokumentendatei 17, eine Systemsoftware 15 und Prozesse 19, die Dokumente erzeugen, die sich aus deren Ausführung ergeben, enthalten. Die Systemsoftware 15, die die CPU 12 steuert, kann in entweder einem ROM, einem RAM oder anderen Einheiten einer Speicherung vorhanden sein. Es wird auch ersichtlich werden, daß der Speicher 14 eine gemeinsam geteilte oder verteilte Ressource unter vielen Prozessoren (nicht dargestellt in Fig. 1) in einer netzwerkartigen Konfiguration sein kann.
In einer typischen Anwendung wird das Dokument 20 abgetastet oder in anderer Weise durch ein Eingabeterminal 16 eingegeben. Es sollte ersichtlich werden, daß verschiedene Eingabeformate, wie beispielsweise eine Bitlistendarstellung, ein komprimiertes Bild- Format oder dergleichen ausreichend im Stand der Technik bekannt sind und daß die vorliegende Erfindung nicht auf irgendein bestimmtes Format beschränkt sein sollte. Es sollte angemerkt werden, daß die Dokumente, gespeichert in dem Speicher 14, nicht auf Bilddokumente beschränkt sind. Insbesondere können sie zusätzlich strukturierte, elektronische Dokumente solcher Formate, wie beispielsweise Seiten-Beschreibungs- Sprach-(PDL)-Dokumente, Wortprozessor-Formate, Dokumenten-Austausch-Formate, oder dergleichen, enthalten. Solche Formate sind im Stand der Technik ausreichend bekannt und die vorliegende Erfindung sollte nicht auf Dokumente irgendeines bestimmten Formats beschränkt sein.
Die CPU 12 verarbeitet, unter der Software 15, das Bild eines Dokuments 20. Das System 10 wirkt auf das Bild einer Seite zu einer bestimmten Zeit als ein natürlicher Block von Daten ein. Diese Einwirkung, die verschiedene Arten annehmen kann, ob sich die CPU 12 nun auf die Seite als Darstellungs-Daten, auf eine Maschinen-Instruktion, oder andere Informationen bezieht. Wenn die Seite ein Datenbildelement ist, kann sie in einem Speicher 14 gespeichert werden. Falls die Dokumenten-Seite als Maschineninstruktionen konstruiert ist, wird die CPU 12 die entsprechenden Instruktionen ausführen. Wie das System ein Dokument in dem Zusammenhang von Dokumenten-Surrogaten eingibt und verarbeitet, wird in größerem Detail nachfolgend diskutiert werden.
Während das System diskutiert wurde, das Dokumenten-Surrogate verarbeitet, werden nun verschiedene Merkmale und Aspekte von Dokumenten-Surrogaten diskutiert werden. Die Fig. 2A-2C sind beispielhafte Ausführungsformen von Dokumenten-Surrogaten, aufgebaut gemäß den Prinzipien der vorliegenden Erfindung. Der Hauptunterschied zwischen diesen Beispielen liegt in der Art und Weise einer Erzeugung und des Inhalts von durch eine Person lesbaren Zusammenfassungen des Original-Dokuments. Es sollte ersichtlich werden, daß die Zusammenfassungen, entweder durch einen Benutzer zugeführt, oder automatisch erzeugt, oder irgendeine Kombination davon, sein können.
Fig. 2A stellt eine bevorzugte Ausführungsform eines Dokumenten-Surrogats, hergestellt gemäß den Prinzipien der vorliegenden Erfindung, dar. Das Dokumenten-Surrogat 30 weist ein Papierblatt mit einer personenlesbaren Zusammenfassung auf, die verkleinerte Bilder 36 der ersten sechs Seiten des Originaldokuments darstellt. Verfahren zum Erzeugen von verkleinerten Seiten-Bildern von vollständigen Bildern sind ausreichend im Stand der Technik einer Bildverarbeitung und Xerografie bekannt. Die Größe der Verkleinerung sollte idealerweise so sein, daß das verkleinerte Bild dem Leser eines Surrogats 30 einen annehmbaren Speicherhinweis über die Identität des vollständigen Dokuments gibt. Die obere, linksseitige Ecke eines Surrogats 30 enthält einen Markierer 34. Der Markierer 34 kann durch das System 10 als ein "Hinweiszeichen" verwendet werden, um die Seite als ein Dokumenten-Surrogat von gewöhnlichen Seiten zu unterscheiden. Der Markierer 34 ist optional indem Sinne, daß die anderen Verfahren für ein "zeichenmäßiges Hinweisen" verfügbar sind, und wird nachfolgend diskutiert. Es wird ersichtlich werden, daß die tatsächliche Form und die Stelle eines Markierers 34 in dem Umfang wahlweise ist, daß das System in der Lage ist, einzigartig die Seite als ein Dokumenten-Surrogat zu identifizieren.
Die obere, rechtsseitige Ecke eines Surrogats 30 enthält einen maschinenlesbaren Code 32. Der Code 32 kann verschiedene Typen von Informationen in Bezug auf die Form codierern. Zum Beispiel kann der Code 32 die Tatsache codieren, daß diese Seite ein Dokumenten-Surrogat ist, was demzufolge als ein zweites Verfahren eines "zeichenmäßigen Hinweisens" wirkt. Dies könnte dadurch ausgeführt werden, indem ein Datenfeld in einem Code 32 eingeschlossen wird. Das Datenfeld könnte ein Bool'sches oder irgendein anderes, mehrwertiges Datenelement sein. Falls der Code 32 als ein Zeichen wirkt, würde der Markierer 34 eine Redundanz sein und könnte gelöscht werden.
Eine andere Art und Weise, ein "Hinweiszeichen" in einem Code 32 einzuschließen, ist diejenige durch Verwendung eines "Indikators". Ein "Indikator" in dem vorliegenden Zusammenhang ist eine allgemeine Art und Weise zum Hinweisen auf ein bestimmtes Objekt. Ein Indikator könnte einen Adressenhinweiszeiger auf eine reale oder eine virtuelle Adresse sein. Ein Indikator kann auch eine Durchsichtstabelle oder eine Hash-Funktion umfassen. Ein Indikator, eingebettet in einen Code 32, könnte auf ein Programm hinweisen, das das System 10 veranlassen würde, die momentane Seite als ein Dokumenten- Surrogat zu behandeln. Dieses Programm könnte in einem Speicher 14 oder in irgendeinem anderen Speicherbereich, zugänglich für das System 10, sein. Es wird verständlich werden, daß andere Arten und Weisen zum Anzeigen ausreichend im Stand der Technik bekannt sind und daß die vorliegende Erfindung nicht auf diejenigen, die hier offenbart sind, beschränkt sein sollte. Zusätzlich wird verständlich werden, daß andere Verfahren für ein "zeichenmäßiges Hinweisen" ausreichend im Stand der Technik bekannt sind und daß die vorliegende Erfindung nicht in ähnlicher Weise beschränkt sein sollte.
Andere Informationen können in dem Code 32 eingebettet sein. Zum Beispiel kann der Code 32 auch Informationen darüber enthalten, welcher Typ einer durch eine Person lesbaren Dokumentenzusammenfassung an dem Surrogat 30 eingeschlossen ist. Es wird ersichtlich werden, daß die tatsächlichen Stellen von durch eine Person oder Maschine lesbaren Informationen unwichtig sind.
In der bevorzugten Ausführungsform ist der Code 32 in der Form von "Glyphen" codiert. Glyphen sind eine Art und Weise eines Codierens von Daten mit einer Reihe von Markierungen, die sich entweder von oben links nach unten rechts oder von unten links nach oben rechts erstrecken. Obwohl die bevorzugte Ausführungsform Glyphen-Code einsetzt, sollte ersichtlich werden, daß viele maschinenlesbare Code ausreichend aus dem Stand der Technik bekannt sind und daß die vorliegende Erfindung nicht durch die Art und Weise eines Codierens beschränkt sein sollte.
In der derzeit bevorzugten Ausführungsform können Dokumenten-Surrogate durch das System 10 in zwei möglichen Arten und Weisen aufgebaut sein. Dokumenten-Surrogate können so aufgebaut sein, um das Äquivalent zu irgendwelchen Original-Dokumenten oder Ergebnissen von zugänglichen Prozessen oder Kopien von solchen Dokumenten oder Ergebnissen sein. In jedem Fall sind Dokumenten-Surrogate immer als ein Äquvialent eines dieser "zugeordneten Objekte" aufgebaut, ohne daß dieses Äquivalent spezifisch gesperrt ist. Ein separater "Indikator", eingebettet in dem Code 32, weist darauf hin, welches zugeordnete Objekt äquivalent ist. Zugreifbare Prozesse, die Ergebnisse erzeugen, können entweder extern zu dem System 10, wie beispielsweise außerhalb der Prozesse 27, oder intern zu dem System 10, wie beispielsweise gespeicherte Prozesse 19, wie dies in Fig. 1 dargestellt ist, vorhanden sein.
Es ist die zugeordnete Aufgabe, daß das System 10 dann anstatt der Dokumenten- Surrogate arbeitet. Zum Beispiel wird ein Kopierbefehl an einem Dokumenten-Surrogat bewirken, daß das System 10 das zugeordnete Objekt, im Gegensatz zu dem Dokumenten-Surrogat, kopiert. Diese Separation von Objekten von Funktionen ist ein Vorliel des Dokumenten-Surrogats. Das Dokumenten-Surrogat selbst spezifiziert nicht, welche Funktion in Bezug auf das zugeordnete Objekt durchgeführt werden muß. Demzufolge kann eine Verarbeitung zu einer späteren Zeit auftreten. Diese Separation gibt dem Benutzer eine größere Flexibilität in der auf Papier basierenden Benutzerschnittstelle. Zugeordnete Objekte können an andere Objekte und Dokumente angehängt werden, um größere Dokumente zu bilden. Das Dokumentenverarbeitungssystem kann dann dieses größere Dokument zu einer bestimmten späteren Zeit verarbeiten.
Wenn die bevorzugte Ausführungsform ein Dokument eingibt, wie beispielsweise ein Dokument 20, und auf ein Dokumenten-Surrogat trifft, wird das System entweder das zugeordnete Dokument aufsuchen oder den zugreifbaren Prozeß aufrufen und seine Ergebnisse an irgendeine gespeicherte Dokumentendatei oder an ein Ausgabedokument anhängen, wie beispielsweise an eine Datei 17 oder ein Dokument 22 jeweils. Obwohl die derzeit bevorzugte Voreinstellung diejenige ist, Dokumenten-Surrogate deren zugeordneten Dokumenten immer anzugleichen, ohne daß dies gesperrt ist, wird ersichtlich werden, daß das System so ausgelegt werden könnte, um diese Äquivalenz zu ignorieren, ohne daß sie freigegeben ist, und daß eine solche Design-Auswahl nicht dahingehend ausgelegt werden sollte, die vorliegende Erfindung zu beschränken.
Wie vorstehend erwähnt ist, kann dieser Voreinstellungs-Mode eines fortwährenden Behandelns von Dokumenten-Surrogaten nun als äquivalent zu zugeordneten Dokumenten oder Prozessen gesperrt werden. Falls gesperrt ist, wird das System 10 ein Dokumenten- Surrogat so behandeln, als wäre es irgendeine andere Seite eines Dokuments. Demzufolge kann ein Benutzer in der Lage sein, eine Kopie eines individuellen Dokumenten- Surrogats ohne Empfangen des gesamten Dokuments an seiner Stelle erhalten.
Dabei sind verschiedene Arten und Weisen vorhanden, in denen dieser Voreinstellungs- Mode gesperrt werden kann. Zuerst kann ein Dokumenten-Surrogat einen Prüfkasten auf der Seite des Surrogats enthalten. Der Prüfkasten 38 in Fig. 2A ist beispielhaft. Falls, zum Beispiel, der Benutzer eine Prüfmarkierung in dem Kasten 38 plaziert, wird das System 10 sein Vorhandensein erfassen. Aufgrund einer Konvention kann entweder das Vorhandensein oder das Nichtvorhandensein einer Prüfmarkierung bedeuten, die Voreinstellung zu sperren. Zum Beispiel würde eine Markierung, die in dem Kasten 38 vorhanden ist, so ausgelegt werden, daß sie eine Sperrungs-Anforderung ist. Demzufolge würde das System 10, das eine Markierung in dem Kasten 38 erfaßt, ein Surrogat 30 als eine reguläre Seite behandeln. Es wird ersichtlich werden, daß die Markierung eine physikalische Markierung sein könnte, vorgenommen mit einem Schreiber oder Stift oder dergleichen, und das Surrogat könnte als ein Bild eingescannt werden. Alternativ könnte die Markierung für das bloße Auge unsichtbar sein; allerdings in einem bestimmten anderen Spektrum erfaßbar. Solche Systeme mit unsichtbaren Markierungen sind ausreichend im Stand der Technik bekannt.
Ein anderer, überschreibbarer Kasten 39 ist in Fig. 2A dargestellt. Das System, das eine Markierung in dem Kasten 39 erfaßt, würde dadurch ansprechen, eine saubere, nicht markierte Kopie dieses Dokumenten-Surrogats zu verteilen. Dieses Merkmal ist erwünscht, da, nachdem ein Surrogat physikalisch markiert worden ist, es nicht länger als ein Dokumenten-Surrogat dienen kann, ohne daß die Markierung effektiv gelöscht werden kann. Der Kasten 39 ermöglicht die Erzeugung von Dokumenten-Surrogaten, nachdem Markierungen des Benutzers die momentane Seite als ein Dokumenten-Surrogat gesperrt haben.
Ein zweiter Sperrmechanismus könnte derjenige sein, dem Benutzer zu ermöglichen, den Modus des Systems direkt einzustellen - entweder durch physikalisches Einstellen von Schaltern auf einer Tafel (nicht dargestellt in Fig. 1), verbunden mit dem System 10, oder durch Einstellen von Parametern in der Betriebssystemsoftware 15 über eine Schnittstelle (nicht in Fig. 1 dargestellt), verbunden mit dem System. Die vorstehend erwähnten Schalter können das System 10 zwischen einem geraden "Kopie" Modus, in dem Surrogate als gewöhnliche Seiten eingegeben werden, oder als einem "Dokumenten- Maschinen" Modus, wo alle Surrogate deren originalen Dokumenten gleichen, eingegeben werden. Es wird ersichtlich werden, daß diese Verfahren Benutzern ermöglichen, Software-Parameter auszutauschen, wie dies ausreichend im Stand der Technik bekannt ist. Ein dritter Sperrmechanismus könnte durch Verarbeiten von Formen durchgeführt werden. Zum Beispiel könnte der Benutzer eine Seite eingeben, die das System als eine Form ansieht, die Maschineninstruktionen enthält. Diese Form könnte das System 10 instruieren, die Äquivalenz zu sperren, bis ein anderer Freigabebefehl empfangen ist. Alternativ könnte die Form das System 10 instruieren, die Dokumenten-Surrogat-Verarbeitung für eine spezifische Zeitperiode, für Seiten oder für Dokumente zu überschreiben. Zum Beispiel könnte die Form das System 10 instruieren, die nächsten N Surrogate oder Dokumente, die eingegeben sind, zu überschreiben, wobei N eine bestimmte, ganze Zahl größer als Null ist. Für die Zwecke der vorliegenden Erfindung kann diese Form den Dokumenten, die eingegeben werden sollen, entweder vorausgehen oder folgen. Es wird ersichtlich werden, daß andere Sperrmechanismen möglich sind und der Schutzumfang der vorliegenden Erfindung sollte nicht durch diejenigen, die hier angeführt sind, beschränkt werden.
Fig. 2B zeigt eine zweite, bevorzugte Ausführungsform der vorliegenden Erfindung. Das Dokumenten-Surrogat 40 besitzt eine durch eine Person lesbare Zusammenfassung, die verschiedene, verkleinerte Seitenbilder 36 von dem Originaldokument ebenso wie einen Schlüsselwortabschnitt 42 aufweist. Der Schlüsselwortabschnitt 42 kann eine Liste von üblich erscheinenden Worten oder Ausdrücken umfassen oder kann Überschrifttitel von Abschnitten enthalten. Während der Schlüsselwortabschnitt 42 direkt durch den Benutzer eingegeben werden kann, ist es möglich, daß der Abschnitt 42 automatisch direkt von einem gespeicherten Dokumentenbild erzeugt werden kann.
Fig. 2C zeigt eine dritte, bevorzugte Ausführungsform der vorliegenden Erfindung. Ein Dokumenten-Surrogat 50 ist dargestellt, das vier Fenster-Anzeige-Zusammenfassungen 52 besitzt, die jeweils eine separate Zusammenfassung des Dokuments enthalten. Zum Beispiel können die Zusammenfassungen verkleinerte Bilder von Seiten des Dokuments, eine Liste von Schlüsselworten und Ausdrücken, die größte Figur, umfaßt in dem Dokument, eine Liste von Abschnittsüberschriften oder Schlüsselwortpassagen umfassen. Es wird ersichtlich werden, daß eine bestimmte Anzahl von Fenstern, offenbart in Fig. 2C, wahlweise ist, und daß irgendeine Anzahl ausreichend sein wird, so lange wie sie für den Benutzer erkennbar verbleibt.
In Fig. 3 ist nun eine beispielhafte Verwendung der vorliegenden Erfindung dargestellt. Dieses Beispiel demonstriert, wie Dokumenten-Surrogate verwendet werden können, um lokal oder entfernt eine Verteilung von zugeordneten Objekten, die sie anzeigen, anzufordern. In dem Fall einer entfernten Verteilung werden ein Dokumenten-Surrogat 62 und ein Verteilungsabdeckblatt 60 in das Eingabeterminal 16 eingegeben. Das Vertelungsabdeckblatt 60 ist eine Form, die Maschineninstruktionen enthält. Die Instruktionen bewirken, daß das Dokumentenverarbeitungssystem 10 irgendwelche Dokumente, die dem Blatt 60 folgen, zu irgendwelchen Adressen, spezifiziert in dem Verteilungsblatt 60, verteilen. Das Dokumentenverarbeitungssystem 10 scannt das Dokumenten-Surrogat 62 ab und analysiert den maschinenlesbaren Code, der auf dem Surrogat vorhanden ist. Ein Hinweiszeichen zeigt an, daß das Blatt ein Dokumenten-Surrogat ist, das entsprechend verarbeitet werden soll. Das System 10 extrahiert die Stelle eines zugeordneten Objekts 64 von dem Indikator, der in den Code, vorgefunden auf dem Surrogat 62, eingebettet ist. Das Dokument 70 wird dann entfernt als eine Hartkopie-Version des zugeordneten Objekts 64 über eine Facsimile-Übetragung oder irgendeine andere Einrichtung zum Verteilen, wie dies als Ausgabe-Terminal 18 angezeigt ist, verteilt.
In dem Fall einer lokalen Anforderung für eine Verteilung von zugeordneten Objekten muß der Benutzer nur ein Dokumenten-Surrogat 62 ohne ein Abdeckblatt 60 liefern. Die Verteilungsadressen könnten durch eine bestimmte Benutzerschnittstelle, wie beispielsweise einer Tafel auf der Vorderseite des Systems 10 (nicht dargestellt) zugeführt werden. Das System 10 behandelt, auf einen Druckbefehl, einen Kopierbefehl, einen Faxbefehl, oder dergleichen, hin, das Dokumenten-Surrogat 62 als das Originaldokument und wird das Dokument 70 drucken, kopieren oder faxen, ohne daß das System 10 überschrieben wird.
Falls das System 10 überschrieben wird, wird dann das System 10 eine Kopie oder einen Druck des Dokumenten-Surrogats verteilen.
Das Beispiel in Fig. 3 demonstriert, wie die derzeit bevorzugte Ausführungsform ein Dokument abtasten oder in sonstiger Weise eingeben würde. Die Funktionalität des Dokumentenverarbeitungssystems ist besser nachfolgend in den folgenden Tabellen zusammengefaßt. Es wird ersichtlich werden, daß die nachfolgende Beschreibung ein Verständnis des derzeit bevorzugten Systems, das Dokumenten-Surrogate verarbeiten würde, erleichtert.
Das derzeit bevorzugte System ist dazu vorgesehen, auf dem Gebiet von System- Reprografiken zu arbeiten. Systemreprografiken sind ein ausreichend bekanntes Feld, das digitale Elektroniken zum Fotokopien, für eine Facsimile-Übertragung, für ein Dokumentendrucken, und dergleichen, anwendet. Reprografik-Anwendungen sind um die Erzeugung, Verarbeitung und das Drucken von Dokumenten, bestehend aus elektronisch dargestellten Dokumentenseiten, herum strukturiert.
Das derzeit bevorzugte System weist drei Niveaus von Betriebsweisen auf. Das erste und das höchste Niveau sind Systemanwendungen. Die Systemanwendungen umfassen ein Dokumentenkopieren, eine Dokumenten-Facsimile-Übertragung, einen Dokumenten- Facsimile-Empfang, eine Dokumentenspeicherung, ein Dokumenten-Aufsuchen, ein Dokumentendrucken, und dergleichen. Tabelle 1 listet eine Beschreibung für ein Dokumentenkopieren, für eine Dokumenten-Facsimile-Übertragung und ein netzwerkmäßiges Dokumentendrucken auf. Es wird ersichtlich werden, daß irgendwelche andere Anwendungen in einer ähnlichen Weise geschrieben werden und werden für Fachleute auf dem betreffenden Fachgebiet ersichtlich werden. TABELLE 1 - LEVEL 1 SYSTEM-ANWENDUNG (TABLE 1 - LEVEL 1 SYSTEM APPLICATIONS) ANWENDUNG 1: DOKUMENTEN-KOPIEREN LAPPLICATION 1: DOCUMENT COPYING) ANWENDUNG 2: DOKUMENTEN-FACSIMILE-ÜBERTRAGUNG (APPLICATION 2: DOCUMENT FACSIMILE TRANSMISSION) ANWENDUNG 3: NETZWERKMÄSSIGES DOKUMENTEN-DRUCKEN (APPLICATION 3: NETWORKED DOCUMENT PRINTING)
Um die Level 1 Anwendungen auszuführen, wird ein zweiter Level von Dokumentenspezifischen Operationen eingesetzt. Tabelle 2 faßt diese Level 2 Dokumenten- Operationen zusammen. TABELLE 2 - LEVEL 2 DOKUMENTEN-OPERATIONEN (TABLE 2 - LEVEL 2 DOCUMENT OPERATIONS) OPERATION 1: ABTASTEN UND SPEICHERN EINES DOKUMENTS (OPERATION 1: SCAN AND STRORE DOCUMENT) OPERATION 2-1: DRUCKEN VON GESPEICHERTEM DOKUMENT (OPERATION 2-1: PRINT STORED DOCUMENT) OPERATION 2-2: DRUCKEN VON GESPEICHERTEM DOKUMENT (OPERATION 2-2: PRINT STORED DOCUMENT) OPERATION 3: LÖSCHEN VON GESPEICHERTEM DOKUMENT (OPERATION 3: DELETE STORED DOCUMENT) OPERATION 3: FAXEN VON GESPEICHERTEM DOKUMENT (OPERATION 3: FAX STORED DOCUMENT) OPERATION 4-1: ERZEUGEN VON DOKUMENTEN SURROGAT (OPERATION 4-1: CREATE DOCUMENT SURROGATE) OPERATION 4-2: ERZEUGEN VON DOKUMENTEN SURROGAT (OPERATION 4-2: CREATE DOCUMENT SURROGATE) OPERATION 4-3: ERZEUGEN VON DOKUMENTEN SURROGAT INTERN (OPERATION 4-3: CREATE DOGUMENT SURROGATE INTERNAL)
Der dritte Level bzw. das dritte Niveau von Operationen, um das derzeit bevorzugte System auszuführen, würden Grundstruktur-Operationen sein. Diese Grundstrukturen sind Funktionen auf einem niedrigen Niveau bzw. Level, die auf einer bestimmten Hardware- Vorrichtung und Teilung von Seitendaten arbeiten. Als ein Beispiel von Hardwarespezifischen Grundstrukturen würden Funktionen, wie: "erzeuge ein leeres Dokument", "lösche eine gespeicherte Seite", "erzeuge eine einzigartige ID" und dergleichen für die Verwendung einer Massenspeicherung ausgeführt werden. Fax-Grundstrukturen könnten umfassen: "verbinden mit einer Fax-Maschine", "unterbrechen" und "faxe eine Seite". Andere Grundstrukturen für eine Hardware, verfügbar zu dem System 10, sind ähnlich definiert.
Zusätzlich würden Grundstruktur-Operationen ausgeführt werden, um bei Dokumenten- Surrogaten zu arbeiten. Zum Beispiel könnten zum Lesen eines Dokumenten-Surrogats Grundstruktur-Operationen umfassen: "testen, ob eine Seite nicht ein Dokumenten- Surrogat ist", "testen, ob eine Dokumenten-Surrogat-Verarbeitung gesperrt ist", "analysieren von Dokumenten-Surrogat-Glyphen", und dergleichen. Zum Drucken eines Dokumenten-Surrogats könnten Grundstruktur-Operationen umfassen: "markieren eines Dokumenten-Surrogats", "erzeugen von Dokumenten-Surrogat-Glyphen", und dergleichen. Während Ausführungs-Details diskutiert wurden, werden nun zusätzliche Vorteile und Merkmale von Dokumenten-Surrogaten diskutiert werden. Zum Beispiel stellt Fig. 4 ein Dokumenten-Surrogat dar, das als ein "Dokumenten-Katalog" dient. Ein Dokumenten- Katalog ist ein Dokumenten-Surrogat, das Zusammenfassungen von mehr als einem Dokument enthält. Ein Dokumenten-Surrogat 80, wie es gezeigt ist, enthält Zusammenfassungen von vier unterschiedlichen Dokumenten. Jede Dokumenten-Zusammenfassung enthält einen Dokumenten-Auswahl-Kasten 82, ein erstes Fenster 84 und zweites Fenster 86. Das erste Fenster 84 kann eine Zusammenfassung des Dokuments enthalten, das nur von primärer Wichtigkeit ist, oder andere Informationen, die sich auf das Dokument beziehen. Das zweite Fenster 86 ist als eine 9-Fenster-Zusammenfassung des Dokuments dargestellt und kann verkleinerte Bilder enthalten.
Der Auswahlkasten 82 ist eine Art und Weise für einen Benutzer, einen Untersatz von Dokumenten auszuwählen, die an dem Surrogat zusammengefaßt sind. Der Benutzer muß nur eine Prüfmarkierung in jedem Auswahlkasten 82 plazieren, um eine geeignete Auswahl vorzunehmen. Das Dokumentenverarbeitungssystem wird den maschinenlesbaren Code 32 im Hinblick auf die Existenz von Auswahlkästen, angehängt an das Surrogat, analysieren. Das Dokumentenverarbeitungssystem wird dann erkennen, das Bild abzutasten, wo Auswahlkästen 82 angeordnet sind, und das Vorhandensein oder das Nichtvorhandensein von durch den Benutzer gelieferten Auswahlen erfassen. Falls das Dokumentenverarbeitungssystem das Vorhandensein einer solchen Markierung erfaßt, erkennt das System, wie das ausgewählte Dokument an das neue Dokument, das das System erzeugt, anzuhängen ist.
Fig. 5 zeigt einen anderen Typ eines Dokumenten-Surrogats, der eine zusätzliche Verarbeitung erfordert. Wie vorstehend diskutiert ist, können Dokumenten-Surrogate zugreifbare Prozesse als deren zugeordnetes Objekt haben. Diese Prozesse erzeugen Ergebnisse, die als Dokumente gespeichert oder verteilt werden können. Dokumenten-Surrogate, die diesen Prozessen zugeordnet sind, können erfordern, daß entweder das System den Prozeß ausführt oder auf Ergebnisse einer unabhängigen Ausführung vor Integrieren der Ergebnisse in ein Dokument wartet. Das Dokumenten-Surrogat 90 stellt eine Wetterkarte der Vereinigten Staaten zu einer bestimmten Zeit dar. Zu jeder Zeit, zu der das Dokumentverarbeitungssystem ein Dokumenten-Surrogat 90 auffindet, kann es auf eine aktualisierte Version der Wetterkarte anstelle des Dokumenten-Surrogats 90, auf das zu einer bestimmte Zeit Bezug genommen ist, Bezug nehmen. Der konzeptmäßige Unterschied ist derjenige, daß das Dokumenten-Surrogat 90 auf einen Prozeß hinweist, der durch das Dokumentenverarbeitungssystem zugänglich ist, anstelle eines statischen Dokuments, angeordnet in seinem Speicherbereich. Das Ergebnis eines Analysierens eines Dokumenten-Surrogats 90 ist dasjenige, daß eine aktualisierte Liste an das neue Dokument, das das System gerade erzeugt, angehängt wird. Es wird ersichtlich werden, daß andere Prozesse, zugänglich für das System, möglich sind, um mit Dokumenten-Surrogaten zusammenzufassen.
Eine andere Anwendung eines Dokumenten-Surrogats setzt individuelle Seiten eines Dokuments ein, die einen maschinenlesbaren Code enthalten. Der Code ist im wesentlichen identisch zu demjenigen, der in dem regulären Dokumenten-Surrogat, wie es vorstehend beschrieben ist, enthalten ist. Der Hauptunterschied ist derjenige, daß Hinweiszeichen in dem Code der Seite das System instruieren, das Äquivalent als die Voreinstellung des Systems zu ignorieren. Diese Äquivalenz kann spezifisch durch die Verwendung eines Abdeckblatts oder durch irgendeinen anderen, bestimmten Mechanismus freigegeben werden, der die Voreinstellung einstellt, wie dies vorstehend beschrieben ist. Diese Verwendung ermöglicht die erneute Erzeugung und das Aufsuchen eines vollständigen Dokuments oder irgendeines Bereichs davon von irgendeiner seiner Seiten, die so codiert sind, wenn die Voreinstellung freigegeben ist. Der Vorteil, daß die Voreinstellung normalerweise gesperrt ist, ist derjenige, daß Seiten, die so codiert sind, gewöhnlich als Seiten durch das System anstelle des vollständigen Dokuments angesehen werden.
In einer bevorzugten Ausführungsform sind die Zeichen, die bezeichnen, daß die Äquivalenz gesperrt ist, und die Zeichen, die bezeichnen, daß die Äquivalenz gesperrt ist, unterscheidbar. Fig. 6 zeigt eine beispielhafte Awendung dar. Das Dokumenten-Surrogat 102 wird zusammen mit einem Abdeckblatt 100 eingegeben. Das Abdeckblatt 100 instruiert spezifisch das System 10, das Äquivalent zwischen dem Surrogat 102 und seinem zugeordneten Objekt 104, gehalten in einem Speicher 14, freizugeben. Mit der Äquivalenz, die so freigegeben ist, kann das System 10 das dazu zugeordnete Objekt 104 verarbeiten, und, zum Beispiel, das Dokument 106 ausgeben, das eine Hartkopie-Version des Objekts 104 ist.
Zusammenfassend wird ersichtlich werden, daß die vorliegende Erfindung verschiedene Arten und Weisen liefert, um Dokumenten-Zusammenfassungen zu liefern, die als das symbolische Äquivalent zu original gespeicherten Dokumenten oder von zugreifbaren Prozessen in dem Dokumentenverarbeitungssystem interpretiert werden. Diese Äquivalenz ermöglicht einen großen Umfang einer Flexibilität bei der entfernten Verarbeitung von Dokumenten. Es sollte ersichtlich werden, daß die vorstehend diskutierten Verfahren einer Verwendung der vorliegenden Erfindung nicht erschöpfend sind und daß Fachleute auf dem betreffenden Fachgebiet in einfacher Weise weitere aufbauen können.

Claims

1. System, das aufweist:

einen Speicherbereich (14) zum Speichern von elektronischen Dateien;

ein Hartkopie-Medium (30) zum Darstellen von elektronischen Dateien, gespeichert indem Speicherbereich, wobei das Hartkopie-Medium Markierungen darauf trägt, wobei die Markierungen umfassen:

einen maschinenerkennbaren Code (32), der einen Indikator zu mindestens entweder der elektronischen Datei, einem Surrogat-Hinweiszeichen (34) zum Anzeigen, daß das Hartkopie-Medium eine elektronische Datei darstellt, oder zu durch eine Person lesbaren Informationen (36) zum Anzeigen der Inhalte der mindestens einen elektronischen Datei aufweist;

eine Einrichtung (16) zum Eingeben von Hartkopie-Medium-Bildern;

einen digitalen Prozessor (12), der mit dem Speicherbereich (14) und mit der Einrichtung (16) zum Eingeben von Bildern verbunden ist, dadurch gekennzeichnet, daß der digitale Prozessor ausgewählte Verarbeitungsaufgaben bei Fällen von Hartkopie-Medium-Bildern durchführt, so daß der Prozessor bestimmt, ob das Surrogat-Hinweiszeichen in dem Hartkopie-Medium-Bild vorhanden ist, und falls es vorhanden ist, die mindestens eine elektronische Datei, angezeigt in dem Hartkopie-Medium-Bild als das Objekt, auf dem die ausgewählte Verarbeitungsaufgabe durchgeführt wird, substituiert, und falls das Surrogat- Zeichen nicht in dem Hartkopie-Medium-Bild vorhanden ist, Verwendung des Hartkopie- Medium-Bilds als das Objekt, auf dem die ausgewählte Verarbeitungsaufgabe durchgeführt wird.

2. System nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß die mindestens eine elektronische Datei ein Originaldokument oder ein Prozeß ist, oder deren Kopien, zugreifbar für den digitalen Prozessor (10), sind.

3. System nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß das Hartkopie-Medium weiterhin einen Bereich für durch eine Person lesbares Material umfaßt.

4. System nach Anspruch 3, dadurch gekennzeichnet, daß das durch eine Person lesbare Material mindestens eine Zusammenfassung der mindestens einen elektronischen Datei enthält.

5. System nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, daß die Zusammenfassung durch einen Benutzer zugeführt wird, oder automatisch erzeugt wird, oder teilweise durch einen Benutzer zugeführt wird und teilweise automatisch erzeugt wird; und/oder ein verkleinertes Bild einer Seite der mindestens einen elektronischen Datei (36) ist, und/oder eine Liste von Schlüsselworten (42) ist, und/oder eine Liste von Abschnittsüberschriften (52) ist.

6. System nach einem der Ansprüche 1 bis 5, dadurch gekennzeichnet, daß das Hartkopie-Medium weiterhin umfaßt:

mindestens einen Auswahlbereich entsprechend zu individuellen, elektronischen Dateien, so daß ein Benutzer irgendeinen Untersatz der individuellen, elektronischen Dateien auswählen kann; und/oder einen überschreibbaren Auswahlbereich, so daß ein Benutzer das System instruieren kann, das Hartkopie-Medium-Bild anstelle der mindestens einen elektronischen Datei für eine weitere Verarbeitung auszuwählen.

7. System nach einem der Ansprüche 1 bis 6, dadurch gekennzeichnet, daß die Kombination weiterhin aufweist:

einen Sperrmechanismus zum Instruieren des digitalen Prozessors, das Hartkopie- Medium-Bild anstelle der elektronischen Datei für eine weitere Verarbeitung auszuwählen, oder einen Freigabemechanismus zum Instruieren des digitalen Prozessors aufweist, um die elektronische Datei anstelle des Hartkopie-Medium-Bilds für eine weitere Verarbeitung auszuwählen.

8. Verfahren zum Erzeugen eines Exemplars eines Hartkopie-Mediums (30), das eine elektronische Datei darstellt, empfangen durch ein Dokumentenverarbeitungssystem, wobei das Dokumentenverarbeitungssystem eine Eingabevorrichtung (16), eine Ausgabevorrichtung (18), einen Prozessor (12) zum Ausführen von Dokumentenverarbeitungsfunktionen in Bezug auf ein Eingabeobjekt, und einen Speicherbereich (14) zum Speichern der elektronischen Datei besitzt, wobei die Schritte des Verfahrens aufweisen:

Empfangen einer elektronischen Datei;

Speichern der elektronischen Datei in dem Speicherbereich (14); und gekennzeichnet durch

Ausgeben mindestens eines Teils des Hartkopie-Mediums (30), das die elektronische Datei darstellt, wobei das Hartkopie-Medium darauf einen maschinenlesbaren Code (32) besitzt, wobei der Code (32) einen Indikator zu der elektronischen Datei, gespeichert in dem Speicherbereich, ein Hinweiszeichen (34), angepaßt so, um das Dokumentenverarbeitungssystem freizugeben, um die elektronische Datei aufzusuchen und anstelle des Hartkopie-Mediums (30) als ein Eingabeobjekt für eine weitere Dokumentenverarbeitungsfunktion und durch eine Person lesbare Informationen (36) zum Anzeigen der Inhalte der elektronischen Datei zu verwenden, wenn das Hartkopie-Medium in das Dokumentenverarbeitungssystem eingegeben ist.

9. Verfahren zum Spezifizieren von Dokumenten, gespeichert in einem Dokumentenverarbeitungssystem, als das Objekt einer Dokumentenverarbeitungsfunktion, wobei das Verfahren die Schritte aufweist:

Erzeugen einer elektronischen Darstellung eines Dokuments zum Speichern in dem Dokumentenverarbeitungssystem;

Speichern der elektronischen Darstellung in dem Dokumentenverarbeitungssystem;

Erzeugen einer Hartkopie-Form für ein Zugreifen auf das gespeicherte, elektronische Dokument,

wobei die Form darauf maschinenlesbare Informationen besitzt, umfassend ein Hinweiszeichen zum Anzeigen, daß die Form ein gespeichertes, elektronisches Dokument darstellt, und Datei-Identifizierer-Informationen für ein Zugreifen auf das gespeicherte, elektronische Dokument, wobei die Form weiterhin durch eine Person lesbare Informationen zum Anzeigen der Inhalte des gespeicherten, elektronischen Dokuments, das die Form darstellt, aufweist;

Anfordern einer ersten Dokumentenverarbeitungsfunktion in dem Dokumentenverarbeitungssystem;

Eingeben der Form als das Objekt der ersten Dokumentenverarbeitungsfunktion;

wobei das Dokumentenverarbeitungssystem erfaßt, daß die Form die gespeicherte, elektronische Datei darstellt;

wobei das Dokumentenverarbeitungssystem die elektronische Datei, dargestellt durch die Form, basierend auf den Datei-Identifizierer-Informationen, aufsucht; und

wobei das Dokumentenverarbeitungssystem die erste Dokumentenverarbeitungsfunktion in Bezug auf die aufgesuchte, elektronische Datei durchführt.

10. Verfahren nach Anspruch 9, wobei der Schritt eines Eingebens der Form als das Objekt der ersten Dokumentenverarbeitungsfunktion weiterhin die Schritte umfaßt:

Abtasten der Form, um eine Bitlisten-Darstellung der Form zu erzeugen; und

Zuführen der Bitlisten-Darstellung zu dem Dokumenten-Management-System als eine Eingabe.

11. Verfahren nach Anspruch 10, wobei der Schritt des Dokumentenverarbeitungssystems, der bestimmt, daß die Form die gespeicherte, elektronische Datei darstellt, weiterhin den Schritt eines Erfassens umfaßt, daß die Bitlisten-Darstellung der Form das Hinweiszeichen zum Anzeigen enthält, daß die Form ein gespeichertes, elektronisches Dokument darstellt.

12. Verfahren nach Anspruch 11, das weiterhin die Schritte aufweist:

das Dokumentenverarbeitungssystem erfaßt, daß die Bitlisten-Darstellung der Form nicht das Hinweiszeichen zum Anzeigen enthält, daß die Form ein gespeichertes, elektronisches Dokument darstellt; und

das Dokumentenverarbeitungssystem führt die erste Dokumentenverarbeitungsfunktion in Bezug auf die Bitlisten-Darstellung der Form durch.