JP3478681B2 - 文書情報管理システム - Google Patents
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Description
【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は，文書情報管理シス
テムに関し，より詳細には，文書が記録された紙（媒体
用紙）を媒体として，人間とコンピューター環境との関
わり合い（ＨＣＩ：Ｈｕｍａｎ―Ｃｏｍｐｕｔｅｒ―Ｉ
ｎｔｅｒａｃｔｉｏｎ）の向上を図った文書情報管理シ
ステムに関する。 【０００２】 【従来の技術】近年，コンピューター関連技術・マンマ
シンインタフェースの発達や，ネットワーク環境の整備
によって文書の電子化が進み，これによってオフィスの
ペーパーレス化が促進されている。 【０００３】具体的には，各種書類や文書等をパソコン
・ワークステーションの画面上で作成（電子化）し，電
子化した文書の編集，コピー，転送，共有，ファイリン
グ，校正，検索等がコンピューターの中（デジタルの世
界または仮想現実）で行えるようになっている。特に，
ネットワークの発展によって，電子化した文書をプリン
ター等で出力することなく，そのまま個人宛に配布（転
送）することができるため，さらにオフィスのペーパー
レス化が進みつつある。 【０００４】また，電子化された文書は，コンピュータ
ー中に構築された文書情報管理システムによって自動的
・体系的に管理することが可能であるため，保存文書の
分類作業や，参照したい文書の検索作業が容易となり，
さらに文書の共有化による全体の文書量の低減，パスワ
ード等の設定による機密文書のセキュリティの向上，各
文書間の情報の関連付け等を図れるという利点を有して
いる。 【０００５】ところが，電子化された文書には多くの利
点があるものの，実際の紙に出力された文書（以下，紙
の文書と記載する）と比較した場合に，読みやすさ，持
ち運びの利便性，扱いやすさ，利用可能な環境条件，実
務作業との連続性等において種々の制限が存在するた
め，電子化した文書を現実作業において使用する場合に
は，一旦，プリンター等で記録紙に出力した後，紙の文
書として使用した方が効率の良いことも多い。したがっ
て，これからのオフィス環境では，作業の目的に応じて
紙の文書と電子化した文書が共存する状況になる。 【０００６】ところが，このような従来の技術によれ
ば，コンピューター等のデジタルの世界と紙の文書との
間には，デジタル情報としての情報の連続性・関連性が
ないため，以下の不具合があった。 【０００７】第１に，デジタルの世界に構築された文書
情報管理システムで電子化した文書の管理を行っている
場合でも，一旦，電子化した文書を紙の文書として出力
すると，電子化した文書の有する関連情報，例えば，文
書情報管理システム内におけるアドレス情報，パスワー
ド等のセキュリティ情報，他の文書との連結情報等が消
失するため，紙の文書は文書情報管理システムから出力
された単なるアウトプットとしての価値しか持たないと
いう不具合があった。 【０００８】第２に，紙の文書を媒体として，デジタル
の世界に直接アクセスすることができないため，ユーザ
ーがキーボード等を操作してデジタルの世界にアクセス
する必要があり，利便性が悪いという不具合があった。 【０００９】第３に，デジタルの世界において，電子化
した文書の先進概念としてハイパーテキストの文書が存
在するが，このハイパーテキストの文書を紙の文書とし
て出力した場合，平面的な情報（視覚化された２次元の
情報）のみが出力されて，本来のハイパーテキストとし
ての情報が失われるため，情報の損失および利便性の低
下を招来するという不具合があった。 【００１０】具体的には，ハイパーテキストとは，リン
ク（関連づけ）されたテキスト（電子化した文書）の集
まりであり，リンク構造を通じて，階層的・多元的に関
連づけされた各テキストを任意の順序で参照できるよう
にしたマルチメディアソフトの基本概念である。したが
って，このハイパーテキストの文書には，ユーザーに対
して視覚的に提供される情報の他に，リンク構造を形成
するための情報（すなわち，ハイパーテキストとしての
情報）が含まれている。ところが，一旦，ハイパーテキ
ストの文書を紙の文書として出力すると，このハイパー
テキストとしての情報が失われるため，出力された紙の
文書は，もはやハイパーテキストの文書ではなくなる。 【００１１】なお，従来，ハイパーテキストの文書は電
子化した文書としてのみ存在可能であるため，ハイパー
テキストの概念そのものが，電子化した文書を扱うデジ
タルの世界（仮想現実）の中のみで利用されていた。し
たがって，紙の文書をハイパーテキストの文書として扱
い，現実世界において紙の文書を用いてハイパーテキス
トを実現するという概念（この概念を紙ハイパーテキス
トと定義し，以下，紙ハイパーテキストと記載する）は
存在していなかった。 【００１２】このためこれを解決するものとして，本出
願人によって，コンピューター等のデジタルの世界と紙
の文書との間に情報の連続性・関連性を構築することに
より，紙の文書をデジタルの世界の文書情報管理システ
ム内に組み込むと共に，紙の文書を媒体としてデジタル
の世界に直接アクセス可能とし，さらに紙の文書を用い
たハイパーテキスト（紙ハイパーテキスト）を実現する
文書情報管理システムおよび文書情報管理方法が提案さ
れている。 【００１３】一方，電子化された文書を取り出し，プリ
ント出力する方法には幾つかの方法がある。例えば，最
も良く知られている方法は，自分の管理するパソコンや
サーバーのメモリ中に保存されている電子文書のファイ
ル一覧を閲覧し，文書名を見つけ出すことで該当する電
子文書を特定し，プリント出力する方法である。 【００１４】また，他の方法として，電子ファイルに保
管されている電子文書をパソコンから書誌事項および／
またはワードで検索して該当する電子文書を見つけ出
し，プリント出力する方法である。 【００１５】上記２つの方法は，何れもパソコンが手元
にあって電子ファイルと接続された環境下で作業を行う
のに適した方法である。しかし，最近は手元にパソコン
が無いような状況でも必要な電子文書を入手したいとい
う要望が出ている。 【００１６】従来，このような要望に応える方法とし
て，ファクシミリ機能と文書トークンを利用する方法が
提供されている。この方法では，先ず，電子ファイルと
ファクシミリ機能とを有する複合機のスキャナーで，あ
る紙の文書を読み取り，コピー，ファクシミリ送信，電
子ファイルへの保存というような作業を行った時に，自
動的に当該文書のイメージを縮小して一覧表の形で紙に
プリントアウトする。このプリントアウトされた紙が，
通常，文書トークンと呼ばれる。 【００１７】次に，必要に応じて文書トークンを用い
て，自分がプリントアウトしたいページ（文書トークン
の一覧表上の縮小画像）に対応するマスを黒く塗り潰し
て，ファクシミリ機能を有する装置で読み取って複合機
へ送信すると，複合機側では，この文書トークンのフォ
ームの特定により，電子ファイルの中の文書を特定する
と共に，プリントアウト指定のあるページを確認してフ
ァクシミリ機能を使って発信側の装置へ該当するページ
を送信するものである。 【００１８】 【発明が解決しようとする課題】しかしながら，上記従
来のファクシミリ機能と文書トークンを利用する方法に
よれば，マークシートのように紙を媒体として直接電子
ファイル（デジタルの世界）へアクセスすることができ
るものの，あらかじめ定型化された専用のマークシート
（文書トークン）を用いるため，種々の制約があり，一
般的な文書・書類として使用可能なものではないという
問題点があった。 【００１９】具体的には，基本的にある一連の作業（コ
ピー，ファクシミリ送信，電子ファイル化）を行った時
に出力されるフォームを利用しているため，このような
作業を行わずに作成した電子文書を取り出すことができ
ない。 【００２０】また，作業をした時に自動的に出力するフ
ォームは，文書の各ページのイメージ情報を縮小したも
のであるため，必ずしも必要な情報のみを選択すること
はできない。 【００２１】また，一般的な文書・書類とは別に，専用
のマークシート（文書トークン）を管理・保存する必要
があるため，書類が増えて煩雑になると共に，ペーパー
レス化の観点から好ましくない。 【００２２】さらに，従来の技術によれば，紙の一部に
パスワードを記入させる方法を採用することにより，ユ
ーザーのアクセス権の有無をチェックして，情報の機密
保護を行えるようにしているものもある。ところが，パ
スワードとは元来，絶対他人に知られてはいけないもの
であるにもかかわらず，他人の目に触れる形式で紙の上
に記入するため，例えば，パスワードを記入したマーク
シートを不用意に机の上や，ファクシミリ装置等の近傍
に置いたままにしておくと，本来アクセス権限を付与さ
れていない人がアクセス権を盗んで（または借りて）容
易に情報を取り出してしまうという問題点があった。換
言すれば，十分な機密保護を行えないという問題点があ
った。 【００２３】一方，前述したように本出願人は，以前，
ハイパーテキスト化された紙文書（紙ハイパーテキス
ト：媒体用紙と記載する）を電子ファイルと接続したス
キャナーで読み取らせて，媒体用紙内の単語，文章，シ
ンボルまたはグラフィック等のハイパー化された部分の
選択されたものに関連する情報（関連情報ファイル）を
取り出す文書情報管理システムおよび文書情報管理方法
を提案しているが，このシステムおよび方法において，
ローカルな場所から，ファクシミリ装置を用いて関連情
報ファイルを取り出す方法については述べていなかっ
た。 【００２４】本発明は上記に鑑みてなされたものであっ
て，ハイパーテキスト化された紙文書とファクシミリ装
置とを用いて，遠隔地から所望の情報を取り出すことが
できる文書情報管理システムを提供することを目的とす
る。 【００２５】また，本発明は上記に鑑みてなされたもの
であって，専用のマークシートに代えて，一般的な文書
・書類と同様に扱えるハイパーテキスト化された紙文書
を用いることにより，専用のマークシートの作成や，保
存の必要をなくし，ファクシミリ装置のある場所から，
必要な時に所望の情報のみを選択的に取り出すことがで
きる文書情報管理システムを提供することを目的とす
る。 【００２６】また，本発明は上記に鑑みてなされたもの
であって，アクセス権を判定するための情報を，他人に
容易に知られないようにして，アクセス権の付与されて
いる人にのみアクセスを確実に許可できる文書情報管理
システムを提供することを目的とする。 【００２７】 【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に，本発明に係る文書情報管理システムは，あらかじめ
特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィックに関連
する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手
段と，単語，文章，シンボル，グラフィックの何れかか
らなる少なくとも一つの記載情報，前記記載情報と前記
ファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるための
連結情報および前記記載情報の中から特定の記載情報を
選択するための選択情報が記録された媒体用紙と，前記
ファイル手段と連結されており，かつ，通信回線を介し
てファクシミリデータの送受信を行うファクシミリ通信
機能および前記ファイル手段から所望の関連情報ファイ
ルを検索する検索機能とを有した制御端末装置と，通信
回線を介してファクシミリデータの送受信を行うファク
シミリ装置と，を備え，前記ファクシミリ装置で，前記
媒体用紙を読み取って前記選択情報および前記連結情報
を前記制御端末装置へファクシミリ送信すると，前記制
御端末装置が，ファクシミリ受信した前記選択情報およ
び前記連結情報に基づいて，前記ファイル手段から該当
する関連情報ファイルを検索し，検索した関連情報ファ
イルの内容および同一の媒体用紙の最新版を前記ファク
シミリ装置へ送信し，前記ファクシミリ装置が，受信し
た関連情報ファイルの内容および前記同一の媒体用紙の
最新版を出力するものである。 【００２８】また，本発明に係る文書情報管理システム
は，前記同一の媒体用紙の最新版の出力を行うか否かを
選択する選択手段を有し，前記制御端末装置は，前記選
択手段によって出力しないことが選択された場合，前記
同一の媒体用紙の最新版を前記ファクシミリ装置へ送信
しないものである。 【００２９】また、本発明の文書情報管理システムは，
あらかじめ特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィ
ックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶した
ファイル手段と，単語，文章，シンボル，グラフィック
の何れかからなる少なくとも一つの記載情報，前記記載
情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを連結さ
せるための連結情報および前記記載情報の中から特定の
記載情報を選択するための選択情報が記録された媒体用
紙と，前記ファイル手段と連結されており，かつ，通信
回線を介してファクシミリデータの送受信を行うファク
シミリ通信機能および前記ファイル手段から所望の関連
情報ファイルを検索する検索機能とを有した制御端末装
置と，通信回線を介してファクシミリデータの送受信を
行うファクシミリ装置と，を備え，前記ファクシミリ装
置で，前記媒体用紙を読み取って前記制御端末装置へフ
ァクシミリ送信すると，前記制御端末装置が，ファクシ
ミリ受信した前記媒体用紙の情報中の前記選択情報およ
び連結情報に基づいて，前記ファイル手段から該当する
関連情報ファイルを検索し，検索した関連情報ファイル
の内容を前記ファクシミリ装置へ送信し，前記ファクシ
ミリ装置が，受信した関連情報ファイルの内容を出力す
るものである。 【００３０】また、本発明の文書情報管理システムは，
前記ファクシミリ装置が，前記媒体用紙を読み取って前
記制御端末装置へファクシミリ送信する際に，前記選択
情報および連結情報のみを送信するものである。 【００３１】また、本発明の文書情報管理システムは，
あらかじめ特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィ
ックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶した
ファイル手段と，単語，文章，シンボル，グラフィック
の何れかからなる少なくとも一つの記載情報，前記記載
情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを連結さ
せるための連結情報および前記記載情報の中から特定の
記載情報を選択するための選択情報が記録された媒体用
紙と，前記ファイル手段と連結されており，かつ，通信
回線を介してファクシミリデータの送受信を行うファク
シミリ通信機能および前記ファイル手段から所望の関連
情報ファイルを検索する検索機能とを有し，さらにユー
ザーＩＤ要求を発信すると共に，受信したユーザーＩＤ
を照合するユーザーＩＤ照合機能を有した制御端末装置
と，通信回線を介してファクシミリデータの送受信を行
うと共に，ユーザーＩＤの入力が可能なファクシミリ装
置と，を備え，前記ファクシミリ装置で，前記媒体用紙
を読み取ると共にユーザーＩＤを入力して，前記制御端
末装置へファクシミリ送信すると，前記制御端末装置
が，ファクシミリ受信した前記ユーザーＩＤ並びに前記
媒体用紙の情報中の前記選択情報および連結情報に基づ
いて，前記ファイル手段から該当する関連情報ファイル
を検索し，検索した関連情報ファイルの内容を前記ファ
クシミリ装置へ送信し，前記ファクシミリ装置が，受信
した関連情報ファイルの内容を出力するものである。 【００３２】また、本発明の文書情報管理システムは，
前記媒体用紙には，あらかじめユーザーＩＤが記載され
ており，前記制御端末装置におけるユーザーＩＤの照合
とは，前記ファクシミリ装置で入力されたユーザーＩＤ
と前記媒体用紙中に記載されているユーザーＩＤとの照
合であるものである。 【００３３】また、本発明の文書情報管理システムは，
前記制御端末装置におけるユーザーＩＤの照合とは，前
記ファクシミリ装置で入力されたユーザーＩＤと前記関
連情報ファイル中にあらかじめ保管してあるユーザーＩ
Ｄとの照合であるものである。 【００３４】また、本発明の文書情報管理システムは，
前記制御端末装置は，前記ユーザーＩＤの照合結果が一
致の場合，前記該当する関連情報ファイルを前記ファク
シミリ装置へ送信する処理を行い，不一致の場合，前記
該当する関連情報ファイルの送信を禁止する処理を行う
ものである。 【００３５】また、本発明の文書情報管理システムは，
前記制御端末装置は，前記ユーザーＩＤの照合結果が不
一致の場合，不一致である旨の情報を前記ファクシミリ
装置へ送信し，前記ファクシミリ装置を介して，音声出
力，メッセージ表示またはメッセージプリント出力を行
うものである。 【００３６】また、本発明の文書情報管理システムは，
あらかじめ特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィ
ックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶した
ファイル手段と，単語，文章，シンボル，グラフィック
の何れかからなる少なくとも一つの記載情報，前記記載
情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを連結さ
せるための連結情報，前記記載情報の中から特定の記載
情報を選択するための選択情報およびユーザーＩＤが記
録された媒体用紙と，前記ファイル手段と連結されてお
り，かつ，通信回線を介してファクシミリデータの送受
信を行うファクシミリ通信機能および前記ファイル手段
から所望の関連情報ファイルを検索する検索機能とを有
し，さらにユーザーＩＤを照合するユーザーＩＤ照合機
能を有した制御端末装置と，通信回線を介してファクシ
ミリデータの送受信を行うファクシミリ装置と，を備
え，前記ファクシミリ装置で，前記媒体用紙を読み取っ
て，前記選択情報，連結情報およびユーザーＩＤを前記
制御端末装置へファクシミリ送信すると，前記制御端末
装置が，ファクシミリ受信した前記選択情報，連結情報
およびユーザーＩＤに基づいて，前記ファイル手段から
該当する関連情報ファイルを検索し，検索した関連情報
ファイルの内容を前記ファクシミリ装置へ送信し，前記
ファクシミリ装置が，受信した関連情報ファイルの内容
を出力するものである。 【００３７】また、本発明の文書情報管理システムは，
前記制御端末装置は，前記ユーザーＩＤの照合結果が一
致の場合，前記該当する関連情報ファイルを前記ファク
シミリ装置へ送信する処理を行い，不一致の場合，前記
該当する関連情報ファイルの送信を禁止する処理を行う
ものである。 【００３８】 【発明の実施の形態】以下，本発明の文書情報管理シス
テムについて，〔実施の形態１〕，〔実施の形態２〕の
順で，図面を参照して詳細に説明する。 【００３９】〔実施の形態１〕 実施の形態１の文書情報管理システムについて， （１）実施の形態１の概略構成 （２）ＰＵＩの概念の提唱 （３）Ｉｎｐｅｒ（媒体用紙）の構成 （４）Ｄｉｃｏｎ（記載情報）の役割 （５）選択情報の具体例 （６）連結情報の構成 （７）関連情報ファイルとＩｎｐｅｒの関係およびＩｎ
ｐｅｒ間リンク （８）実施の形態１の動作 の順で図面を参照して詳細に説明する。 【００４０】（１）実施の形態１の概略構成 図１は，実施の形態１の文書情報管理システムのブロッ
ク構成図を示し，あらかじめ特定の単語，文章，シンボ
ルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイ
ルとして記憶したファイル手段としてのＰＵＩファイル
記憶装置１０１と，単語，文章，シンボル，グラフィッ
クの何れかからなる少なくとも一つの記載情報，前記記
載情報とＰＵＩファイル記憶装置１０１の関連情報ファ
イルとを連結させるための連結情報および前記記載情報
の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が記
録された媒体用紙としてのＩｎｐｅｒ１０２と，ＰＵＩ
ファイル記憶装置１０１と連結されており，かつ，通信
回線を介してファクシミリデータの送受信を行うファク
シミリ通信機能およびＰＵＩファイル記憶装置１０１か
ら所望の関連情報ファイルを検索する検索機能とを有し
た制御端末装置としてのＰＵＩ端末装置１０３と，通信
回線を介してファクシミリデータの送受信を行うファク
シミリ装置１０４と，から構成される。 【００４１】なお，図において，１０５はファクシミリ
装置１０４から出力された関連情報（後述する関連情報
ファイルの内容）を示す。また，ＰＵＩ端末装置１０３
とＰＵＩファイル記憶装置１０１とは，ネットワークを
介して接続されており，ファクシミリ装置１０４とＰＵ
Ｉ端末装置１０３とは，電話回線（通信回線）によって
接続されている。 【００４２】また，ＰＵＩファイル記憶装置１０１に記
憶する関連情報ファイルは，特定の単語，文章，シンボ
ルまたはグラフィックに関連する情報であるが，このと
きの特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィック
が，Ｉｎｐｅｒ１０２の記載情報として使用可能な単
語，文章，シンボルまたはグラフィックとなる。換言す
れば，Ｉｎｐｅｒ１０２の記載情報として使用可能な単
語，文章，シンボルまたはグラフィックは，あらかじめ
ＰＵＩファイル記憶装置１０１に関連情報ファイルとし
て記憶されていることになる。 【００４３】また，Ｉｎｐｅｒ１０２上の記載情報（単
語，文章，シンボル，グラフィックの何れかからなる情
報）は，Ｉｎｐｅｒ１０２の任意の位置に記録されてお
り，連結情報を用いてこの任意の位置に記録されている
記載情報とＰＵＩファイル記憶装置１０１の関連情報フ
ァイルとを連結させ，さらに，選択情報を用いてこの任
意位置に記憶されている記載情報の中から特定の記載情
報を選択する構成である。 【００４４】換言すれば，連結情報は，Ｉｎｐｅｒ１０
２上におけるそれぞれの記載情報の記載位置情報と，該
記載位置情報と関連情報ファイルとを対応させるための
アドレス情報とから構成されているか，または，Ｉｎｐ
ｅｒ１０２上におけるそれぞれの記載情報の記載位置情
報と，該記載位置情報の位置に記載された記載情報を認
識するための記載認識情報とから構成されており，この
記載位置情報を特定することによって対応する関連情報
ファイルが検索可能な情報構成となっている。したがっ
て，選択情報によって特定の記載情報を選択すると，該
当する記載情報の記載位置情報から対応する関連情報フ
ァイルが検索可能となる。 【００４５】（２）ＰＵＩの概念の提唱 実施の形態１の文書情報管理システムは，前述したよう
にコンピューター等のデジタルの世界（ＰＵＩファイル
記憶装置１０１中の関連情報ファイル）と紙の文書（Ｉ
ｎｐｅｒ１０２）との間に情報の連続性・関連性を構築
することができ，Ｉｎｐｅｒ１０２をデジタルの世界の
文書情報管理システム内に組み込むことができると共
に，Ｉｎｐｅｒ１０２を媒体としてデジタルの世界に直
接アクセスすることができ，さらにＩｎｐｅｒ１０２を
用いた紙ハイパーテキストを実現することができる。 【００４６】したがって，Ｐａｐｅｒ（紙：Ｉｎｐｅｒ
１０２）を用いたＵｓｅｒ（人）とコンピューターとの
Ｉｎｔａｒａｃｔｉｏｎ（情報伝達，相互インターフェ
ース）を実現するシステムおよび方法として，以下，実
施の形態１の文書情報管理システムをＰＵＩ（Ｐａｐｅ
ｒ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔａｒａｃｔｉｏｎ）として提唱す
る。 【００４７】また，ＰＵＩにおいて，媒体用紙を前述し
たようにＩｎｐｅｒ（Ｉｎｔｅｒａｃｔ Ｐａｐｅｒ）
１０２と定義し，Ｉｎｐｅｒ１０２内に記録されている
記載情報をＤｉｃｏｎ（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ ｉｃｏｎ）
と定義する。 【００４８】さらに，前述したように，紙の文書をハイ
パーテキストの文書として扱い，現実世界において紙の
文書を用いてハイパーテキストを実現する概念を，紙ハ
イパーテキストとして定義した。したがって，ＰＵＩの
Ｉｎｐｅｒ１０２は紙ハイパーテキストの概念における
ハイパーテキストの文書そのものであり，Ｉｎｐｅｒ１
０２内のＤｉｃｏｎは紙に印刷されたスイッチ（一般的
なハイパーテキストのボタンやアイコン等に相当する）
である。 【００４９】（３）Ｉｎｐｅｒ（媒体用紙）の構成 次に，ＰＵＩのＩｎｐｅｒ１０２についてさらに詳細に
説明する。Ｉｎｐｅｒ１０２は，単語，文章，シンボ
ル，グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
載情報であるＤｉｃｏｎと，ＤｉｃｏｎとＰＵＩファイ
ル記憶装置１０１の関連情報ファイルとを連結させるた
めの連結情報と，Ｄｉｃｏｎの中から特定のＤｉｃｏｎ
を選択するための選択情報と，記録されている文書を識
別するための文書識別情報（Ｉｎｐｅｒ ＩＤ）が記録
された紙（用紙）である。ただし，記載情報，連結情報
および文書識別情報はあらかじめＩｎｐｅｒ１０２に記
録されているが，選択情報はユーザーが任意に書き込む
（マークする）ことにより，Ｉｎｐｅｒ１０２上に記録
されるものとする。 【００５０】図２および図３はＩｎｐｅｒ１０２の具体
例を示し，図２はＤｉｃｏｎを通常の文書の構成要素と
して文書中に配置した文書形式のＩｎｐｅｒ２０１を示
し，図３はＤｉｃｏｎをタイトルとして使用したリスト
・ディレクトリー形式のＩｎｐｅｒ３０１を示す。 【００５１】図２に示すように，文書形式のＩｎｐｅｒ
２０１には，単語および文章がテキストＤｉｃｏｎ２０
２として記録されており，書類を示すアイコン（シンボ
ル）がシンボルＤｉｃｏｎ２０３として記録されてお
り，コンピューター図形がグラフィックＤｉｃｏｎ２０
４として記録されており，単語および短い文書がタイト
ルＤｉｃｏｎ２０５として記録されている。また，連結
情報および文書識別情報は，２次元バーコードのように
光学的に読み取り可能な形式でコードエリア２０６内に
記録されている。なお，２０７はユーザーが文書識別情
報の内容を確認できるように文字で示したＩｎｐｅｒ
ＩＤであり，２０８はユーザーがＩｎｐｅｒ２０１の所
有者（Ｏｗｎｅｒ）を確認できるように文字で示したＯ
ｗｎｅｒ ＩＤであり，２０９は配布先のユーザー名を
示すＵｓｅｒ ＩＤである。 【００５２】このように文書形式のＩｎｐｅｒ２０１
は，見かけ上において，記録紙に出力された通常の文書
と同一である。したがって，Ｉｎｐｅｒ２０１（すなわ
ち，Ｉｎｐｅｒ１０２）を通常の書類として利用できる
のは勿論である。 【００５３】また，図３に示すように，リスト・ディレ
クトリー形式のＩｎｐｅｒ３０１には，単語および文章
がタイトルＤｉｃｏｎ２０５として記録されている。ま
た，連結情報および文書識別情報は，２次元バーコード
のように光学的に読み取り可能な形式でコードエリア２
０６内に記録されている。なお，２０７はユーザーが文
書識別情報の内容を確認できるように文字で示したＩｎ
ｐｅｒ ＩＤであり，２０８はユーザーがＩｎｐｅｒ２
０１の所有者（Ｏｗｎｅｒ）を確認できるように文字で
示したＯｗｎｅｒ ＩＤであり，２０９は配布先のユー
ザー名を示すＵｓｅｒ ＩＤである。 【００５４】詳細な説明は後述するが，このようなリス
ト・ディレクトリー形式のＩｎｐｅｒ３０１は，必要最
小限（ここでは，タイトルＤｉｃｏｎ）の情報を記載し
たインデックスカードとして使用することができ，さら
にタイトルＤｉｃｏｎに対応するＰＵＩファイル記憶装
置１０１の関連情報ファイルへのアクセス用カードとし
て使用することができる。 【００５５】したがって，上記Ｉｎｐｅｒ２０１，３０
１から明らかなように，Ｉｎｐｅｒ１０２は，人間（ユ
ーザー）とコンピューター（デジタルの世界）の双方で
読み取り可能な特殊な紙の文書であると定義することが
できる。 【００５６】（４）Ｄｉｃｏｎ（記載情報）の役割 ここで，Ｉｎｐｅｒ２０１，３０１に記録されたＤｉｃ
ｏｎの役割について詳細に説明する。 【００５７】図４に示すように，Ｉｎｐｅｒ２０１，３
０１に記録されているＤｉｃｏｎ（２０２〜２０５）
は，コードエリア２０６内の連結情報を介してＰＵＩフ
ァイル記憶装置１０１の関連情報ファイルとリンク（連
結）されている。したがって，Ｉｎｐｅｒ２０１，３０
１上に記録されている複数のＤｉｃｏｎの中から所望の
Ｄｉｃｏｎを選択すると，選択されたＤｉｃｏｎにリン
クされている関連情報ファイルを特定することができ
る。 【００５８】すなわち，Ｄｉｃｏｎは，Ｉｎｐｅｒ２０
１，３０１上に記録された視覚的な情報としての役割と
共に，関連情報ファイルを選択するためのスイッチの役
割を果たすものである。換言すれば，概念的に，ハイパ
ーテキスト上のボタンやアイコンと同様にスイッチの役
割を果たすものであると定義できる。 【００５９】次に，Ｄｉｃｏｎの種類について説明す
る。Ｄｉｃｏｎは，図２に示したようにテキストＤｉｃ
ｏｎ２０２，シンボルＤｉｃｏｎ２０３，グラフィック
Ｄｉｃｏｎ２０４，タイトルＤｉｃｏｎ２０５の４種類
からなり，それぞれのＤｉｃｏｎを以下のように定義す
る。 【００６０】テキストＤｉｃｏｎ ： ハイパーテキスト形式の文章の中の単語や短い文章の形
式で書かれたＤｉｃｏｎ。 シンボルＤｉｃｏｎ ： 長い文章の最後に付加したり，Ｉｎｐｅｒの内容全体に
対して付加するアイコン形式のＤｉｃｏｎ。 グラフィックＤｉｃｏｎ ： 詳細なイラスト・写真・図面（関連情報ファイル）にリ
ンクしてある大まかなイラスト・写真形式のＤｉｃｏ
ｎ。 タイトルＤｉｃｏｎ ： 該当するＤｉｃｏｎのリンクしている関連情報ファイル
のタイトルが目次・リスト等の形式で書かれている。 【００６１】次に，図５を参照して，これらのＤｉｃｏ
ｎの表示内容と，対応する関連情報ファイルのデータ内
容との関係について説明する。これらのＤｉｃｏｎは，
図示の如く，テキストＤｉｃｏｎ２０２およびタイトル
Ｄｉｃｏｎ２０５のデータ形式がテキスト形式で，シン
ボルＤｉｃｏｎ２０３およびグラフィックＤｉｃｏｎ２
０４のデータ形式がグラフィック／イメージ形式であ
る。 【００６２】また，これらのＤｉｃｏｎの表示内容がタ
イトルの場合，関連情報ファイルのデータ内容を書類と
し，リファレンスの場合には書類，抄録の場合には全
文，人名の場合にはパーソナル・レポート，モノクロの
場合にはフルカラー，ディザの場合にはグレースケー
ル，縮小レイアウトの場合には等倍，シンボルマークの
場合には書類等のように対応づけることができる。 【００６３】図６は，Ｄｉｃｏｎの標記方法を示す説明
図である。ユーザーがＩｎｐｅｒ１０２（２０１および
３０１）上のＤｉｃｏｎを確実かつ容易に認識するため
には，ＤｉｃｏｎとＤｉｃｏｎ以外の情報とが視覚的に
区別できる必要がある。したがって，実施の形態１で
は，Ｄｉｃｏｎを以下のように装飾することにより可視
化する。 【００６４】 テキストＤｉｃｏｎ２０２の装飾は，図示の如く，背景
色を付ける方法や，フォントの字体を換える方法（例え
ば，明朝体→ゴシック体等），書体を換える方法（例え
ば，イタリック体，ボルト体，アンダーラインの付加
等），文字の色を換える方法（例えば，黒色→青色），
枠で囲む方法が適用できる。 【００６５】また，タイトルＤｉｃｏｎ２０５，グラフ
ィックＤｉｃｏｎ２０４の装飾は，図示の如く，枠で囲
む方法，背景色を付ける方法が適用できる。 【００６６】また，シンボルＤｉｃｏｎ２０３は，それ
自体でＤｉｃｏｎであることが明確であるので，装飾不
要である。ただし，装飾を施しても良いのは勿論であ
る。 【００６７】（５）選択情報の具体例 選択情報は，Ｉｎｐｅｒ１０２上に記載されたＤｉｃｏ
ｎの中から特定のＤｉｃｏｎを選択するための情報であ
る。例えば，加筆（マーキング）されたマークを選択情
報として用いることができる。加筆（マーキング）は，
ファクシミリ装置１０４で光学的に読み取れるものであ
ればどのような用具を使っても良く，鉛筆や，ペン，ま
たはサインペン等のマーカーを使用することができる。 【００６８】図７（ａ），（ｂ）は選択情報の加筆（マ
ーキング）の例を示し，文書形式のＩｎｐｅｒ２０１の
場合には，同図（ａ）に示すような加筆が適している。
また，リスト・ディレクトリー形式のＩｎｐｅｒ３０１
の場合には，同図（ｂ）に示すような加筆が適してい
る。 【００６９】（６）連結情報の構成 連結情報は，前述したようにコードエリア２０６に２次
元バーコードとして記載されており，ＤｉｃｏｎとＰＵ
Ｉファイル記憶装置１０１の関連情報ファイルとを連結
させるための情報である。 【００７０】また，連結情報は，例えば，Ｉｎｐｅｒ１
０２上におけるそれぞれのＤｉｃｏｎの記載位置情報
と，該記載位置情報と関連情報ファイルとを対応させる
ためのアドレス情報とから構成されているか，または，
Ｉｎｐｅｒ１０２上におけるそれぞれのＤｉｃｏｎの記
載位置情報と，該記載位置情報の位置に記載された記載
情報を認識するための記載認識情報とから構成されてい
る。 【００７１】ここで，図８を参照して，連結情報の一部
である記載位置情報について説明する。記載位置情報は
Ｉｎｐｅｒ上におけるそれぞれのＤｉｃｏｎの位置を特
定するための情報であり，例えば，図示の如く，Ｉｎｐ
ｅｒの座標と対応させたマップを用いて，マップ上にお
けるＤｉｃｏｎの位置および範囲と，各Ｄｉｃｏｎがマ
ップに出現する順番で番号を付したＤｉｃｏｎ番号とか
らなる情報で構成することができる。 【００７２】図９は，この記載位置情報とアドレス情報
とで連結情報（連結情報テーブル）を構成した例を示
す。該連結情報テーブルから明らかなように，記載位置
情報が特定されると，対応する関連情報ファイルのアド
レスが特定される。すなわち，図７で示したように選択
情報でＤｉｃｏｎを選択すると，該選択情報の座標位置
から図８のマップ上の座標位置が特定され，特定された
座標位置の記載位置情報（Ｄｉｃｏｎ番号）によって，
Ｄｉｃｏｎと対応する関連情報ファイルの検索が可能と
する。したがって，連結情報でＤｉｃｏｎと関連情報フ
ァイルの連結を行うことができる。 【００７３】図１０（ａ）は，記載位置情報と記載認識
情報とで連結情報（連結情報テーブル）を構成した例を
示す。ここで，記載認識情報は，各記載位置情報の位置
に記載されたＤｉｃｏｎを認識するための情報であり，
例えば，あらかじめ各Ｄｉｃｏｎ毎にＤｉｃｏｎ ＩＤ
を付して，このＤｉｃｏｎ ＩＤを用いることができ
る。該連結情報テーブルから明らかなように，記載位置
情報が特定されると，対応する記載位置情報（Ｄｉｃｏ
ｎ ＩＤ）が特定される。すなわち，図７で示したよう
に選択情報でＤｉｃｏｎを選択すると，該選択情報の座
標位置から図８のマップ上の座標位置が特定され，特定
された座標位置の記載位置情報（Ｄｉｃｏｎ番号）によ
って，対応するＤｉｃｏｎ ＩＤを特定することができ
る。 【００７４】この場合には，検索を行うＰＵＩ端末装置
１０３側に図１０（ｂ）に示すようなアドレス変換テー
ブルを設けておくことにより，Ｄｉｃｏｎ ＩＤから対
応する関連情報ファイルを検索することができる。換言
すれば，連結情報でＤｉｃｏｎと関連情報ファイルの連
結を行うことができる。 【００７５】上記図９および図１０の連結情報テーブル
から明らかなように，図９の連結情報（連結情報テーブ
ル）は，記載位置情報（換言すれば，Ｄｉｃｏｎ）とア
ドレス情報（換言すれば，関連情報ファイル）が１対１
でリンクされており，連結情報テーブル自体がアドレス
変換テーブルの役割を果しているので，Ｉｎｐｅｒ上に
Ｄｉｃｏｎを作成してから関連情報ファイルを作成する
場合に適している。ただし，この場合には，Ｉｎｐｅｒ
を作成後に，関連情報ファイルのアドレスを変更するこ
とが困難であるので，小規模システムに採用することが
望ましい。 【００７６】一方，図１０の連結情報（連結情報テーブ
ル）は，記載位置情報（換言すれば，Ｄｉｃｏｎ）と記
載認識情報（Ｄｉｃｏｎ ＩＤ）が１対１でリンクされ
ているだけであり，記載認識情報と関連情報ファイルと
のリンクは，ＰＵＩ端末装置１０３側に設けられたアド
レス変換テーブルで行っているので，例えば，記載認識
情報をシステム全体で普遍（共通）の情報として定義し
た場合には，ＰＵＩ端末装置１０３側に１つのアドレス
変換テーブルを設定するだけで，Ｄｉｃｏｎと関連情報
ファイルとを連結することが可能である。したがって，
システムの拡張性および管理性が高く，大規模システム
の構築に適している。 【００７７】さらに必要に応じて，図８に示すように，
Ｉｎｐｅｒ上にＤｉｃｏｎ設定可能領域を指定すること
により，コードエリア２０６内の連結情報のデータ量を
少なくすることができる。特に，Ｉｎｐｅｒ上における
Ｄｉｃｏｎの配置に片寄りがある場合には有効である。 【００７８】なお，前述した連結情報（図９および図１
０）では，最終的にＤｉｃｏｎと関連情報ファイルが１
対１（１：１）で対応する場合を示したが，特にこれに
限定するものではなく，例えば，Ｄｉｃｏｎと関連情報
ファイルとの対応関係は，１対多数（１：ｎ）や，多数
対１（ｎ：１）が存在するのは勿論である。 【００７９】（７）関連情報ファイルとＩｎｐｅｒの関
係およびＩｎｐｅｒ間リンク 次に，関連情報ファイルとＩｎｐｅｒの関係およびＩｎ
ｐｅｒ間リンクについて説明する。関連情報ファイル
は，Ｉｎｐｅｒ上に記載されたＤｉｃｏｎに関連する情
報であり，Ｉｎｐｅｒの作成後またはＩｎｐｅｒを作成
する前に，ＰＵＩファイル記憶装置１０１に記憶させて
おく。 【００８０】具体的には，Ｉｎｐｅｒおよび関連情報フ
ァイルの作成は，図１１に示すように，パーソナルコン
ピューター上で専用のＩｎｐｅｒ作成アプリケーション
プログラムを用いるものとする。なお，ここでは，説明
を簡単にするために概略動作について記述する。 【００８１】先ず，図１１（ａ）に示すように，パーソ
ナルコンピューター上でＩｎｐｅｒ作成ダイアログを開
けてテンプレート（ヘッダー付きのシート）を選択す
る。 【００８２】次に，テンプレートのヘッダー部（上側ス
ペース）にタイトルや作成者等の項目を書き込み，ＤＴ
Ｐと同様の手法でテンプレートに文書を作成する。 【００８３】続いて，文書中からＤｉｃｏｎにしたい単
語，短い文章，イラスト，写真等を選択し，図１１
（ｂ）に示すように，関連情報ファイルダイアログを開
ける。 【００８４】次に，選択したＤｉｃｏｎをＰＵＩファイ
ル記憶装置１０１に登録済の関連情報ファイルとリンク
させる場合には，選択したＤｉｃｏｎ（すなわち，単
語，短い文章，イラスト，写真等）を基にして，ＰＵＩ
ファイル記憶装置１０１を検索し，関連情報ファイルダ
イアログ上で適切なものが見つかるとそれを選択する。
一方，選択したＤｉｃｏｎに対応する関連情報ファイル
を新規に作成する場合には，関連情報ファイルダイアロ
グ上の新規作成ボタンを選択し，新規作成ダイアログ
（Ｉｎｐｅｒ作成ダイアログと同じ）を開けて，ヘッダ
ー付きのシート（Ｉｎｐｅｒ作成ダイアログと同じ）を
選択し，Ｉｎｐｅｒ作成と同じ方法で関連情報ファイル
を作成する。 【００８５】その後，関連情報ファイルダイアログを閉
じると，選択したＤｉｃｏｎとそれに対応する関連情報
ファイル（ＰＵＩファイル記憶装置１０１から選択した
関連情報ファイルまたは新規作成の関連情報ファイル）
がリンクさせる。 【００８６】最後に，Ｉｎｐｅｒ作成ダイアログを閉じ
ると，コードエリア２０６の情報（連結情報および文書
識別情報）が自動生成され，電子化された状態の新規Ｉ
ｎｐｅｒが登録される。この電子化された状態の新規Ｉ
ｎｐｅｒをプリンター等で出力することにより，所望の
Ｉｎｐｅｒが作成される。 【００８７】なお，Ｄｉｃｏｎおよび関連情報ファイル
の選択と関連情報ファイルの新規作成は，電子化された
状態の新規Ｉｎｐｅｒを作成中および作成後，任意の時
点で行うことも可能であり，同様にＤｉｃｏｎの追加・
変更等を行うことも可能である。 【００８８】上記したように関連情報ファイルの新規作
成ダイアログがＩｎｐｅｒ作成ダイアログと同じである
ことから明らかなように，関連情報ファイル自体を電子
化された状態のＩｎｐｅｒとして作成することも可能で
ある。すなわち，関連情報ファイルを作成する際に，関
連情報ファイルの文書中にＤｉｃｏｎを設定し，該Ｄｉ
ｃｏｎと他の関連情報ファイルをリンクさせ，関連情報
ファイル内に連結情報および文書識別情報を記録するこ
とにより，関連情報ファイル自体を電子化された状態の
Ｉｎｐｅｒとして作成する。このように作成した関連情
報ファイルをプリンターで出力してＩｎｐｅｒを作成で
きるのは勿論である。 【００８９】このように関連情報ファイルをＩｎｐｅｒ
として作成することにより，Ｉｎｐｅｒ中のＤｉｃｏｎ
と関連情報ファイルとのリンク関係をさらに拡張するこ
とができる。 【００９０】（８）実施の形態１の動作 以上の構成において，実施の形態１の文書情報管理シス
テムの動作について説明する。例えば，図１２に示すよ
うなＩｎｐｅｒ１０２を有している人は，前述したよう
にＩｎｐｅｒ１０２内のＤｉｃｏｎ（図中に網点で示
す）の中から詳細な情報を必要とするものを選択し，例
えば１２０１で示すように円で囲んでマーキングをす
る。 【００９１】その後，ファクシミリ装置１０４でＤｉｃ
ｏｎにマークしたＩｎｐｅｒ１０２を読み取らせると，
ファクシミリ装置１０４から少なくとも選択情報と連結
情報とを含むファクシミリデータが電話回線を介してＰ
ＵＩ端末装置１０３へ送信される。 【００９２】ＰＵＩ端末装置１０３は，前述したように
選択情報と連結情報とに基づいて，ＰＵＩファイル記憶
装置１０１から該当する関連情報ファイルを検索し，電
話回線を介して検索した関連情報ファイルの内容をファ
クシミリ装置１０４へファクシミリ送信する。 【００９３】ファクシミリ装置１０４は，受信した関連
情報ファイルの内容を関連情報１０５として記録紙に出
力する。 【００９４】このようにＩｎｐｅｒ１０２を所有してい
れば，遠隔地にいても近くのファクシミリ装置１０４で
Ｉｎｐｅｒ１０２を読み取らせて，必要な関連情報１０
５を入手することができる。 【００９５】換言すれば，ハイパーテキスト化された紙
文書であるＩｎｐｅｒ（媒体用紙）１０２とファクシミ
リ装置１０４とを用いて，遠隔地から所望の情報を取り
出すことができる。また，専用のマークシートに代え
て，一般的な文書・書類と同様に扱えるハイパーテキス
ト化されたＩｎｐｅｒ１０２を用いるため，専用のマー
クシートの作成や，保存の必要をなくし，ファクシミリ
装置１０４のある場所から，必要な時に所望の情報のみ
を選択的に取り出すことができる。 【００９６】また，ファクシミリ装置１０４が，Ｉｎｐ
ｅｒ１０２を読み取って制御端末装置へファクシミリ送
信する際に，Ｉｎｐｅｒ１０２のイメージ情報を全て送
信しても良いが，ファクシミリ装置１０４側の機能とし
て選択情報および連結情報のみを選択的に送信可能な機
能を設けることにより，ファクシミリデータの全体の情
報量を少なしてファクシミリ送信時間を短縮することが
できる。 【００９７】〔実施の形態２〕 図１３は，実施の形態２の文書情報管理システムの概略
構成を示す。なお，基本的な構成は実施の形態１の文書
情報管理システムと同様につき，ここでは異なる部分の
みを説明する。 【００９８】ＰＵＩ端末装置１０３は，ＰＵＩファイル
記憶装置１０１と連結されており，かつ，通信回線を介
してファクシミリデータの送受信を行うファクシミリ通
信機能およびＰＵＩファイル記憶装置１０１から所望の
関連情報ファイルを検索する検索機能とを有し，さらに
ユーザーＩＤ要求を発信すると共に，受信したユーザー
ＩＤを照合するユーザーＩＤ照合機能１０３ａを有して
いる。 【００９９】また，ファクシミリ装置１０４は，通信回
線を介してファクシミリデータの送受信を行うと共に，
ユーザーＩＤの入力が可能な操作パネル等のユーザーＩ
Ｄ入力部１０４ａを有している。 【０１００】なお，図中の１０６は，Ｉｎｐｅｒ１０２
と同一のＩｎｐｅｒ（媒体用紙）の最新版の情報である
最新Ｉｎｐｅｒを示す。 【０１０１】以上の構成において，その動作を説明す
る。操作者は，先ず，Ｉｎｐｅｒ１０２のＤｉｃｏｎに
マーキングをして，必要な情報を選択する。次に，近く
のファクシミリ装置１０４で，Ｉｎｐｅｒ１０２を読み
取らせると，ファクシミリ装置１０４からＰＵＩ端末装
置１０３へＩｎｐｅｒ１０２の情報がファクシミリ送信
させる。 【０１０２】ＰＵＩ端末装置１０３は，Ｉｎｐｅｒ１０
２の情報を入力すると，送信側のファクシミリ装置１０
４へユーザーＩＤ要求を発信する。 【０１０３】ファクシミリ装置１０４は，ユーザーＩＤ
要求を受信すると，操作パネルの表示部（図示せず）に
ユーザーＩＤを入力するようにメッセージを出力する。 【０１０４】ユーザーＩＤ入力のメッセージにしたがっ
て，操作者が，操作パネルのテンキー（ユーザーＩＤ入
力部１０４ａ）を使用してあらかじめ決められたユーザ
ーＩＤを入力すると，ユーザーＩＤがファクシミリ装置
１０４からＰＵＩ端末装置１０３へ送信され，ＰＵＩ端
末装置１０３がユーザーＩＤ照合機能１０３ａによって
ユーザーＩＤの照合を行う。 【０１０５】ここで，ユーザーＩＤの照合結果が一致の
場合，先に受信したＩｎｐｅｒ１０２の情報（選択情報
および連結情報）に基づいて，ＰＵＩファイル記憶装置
１０１から該当する関連情報ファイルを検索し，検索し
た関連情報ファイルの内容をファクシミリ装置１０４へ
送信すると共に，Ｉｎｐｅｒ１０２と同一のＩｎｐｅｒ
の情報をファクシミリ装置１０４へ送信する。一方，ユ
ーザーＩＤの照合結果が不一致の場合，該当する関連情
報ファイルの送信を禁止し，ユーザーＩＤの照合結果が
不一致である旨の情報をファクシミリ装置１０４へ送信
する。 【０１０６】ファクシミリ装置１０４は，関連情報ファ
イルの内容を受信すると，関連情報１０５を出力すると
共に，Ｉｎｐｅｒ１０２と同一のＩｎｐｅｒの情報を記
録紙に記録して最新Ｉｎｐｅｒ１０６として出力する。
出力された関連情報１０５には，元の文書番号（Ｉｎｐ
ｅｒ Ｎｏ）および選択情報（Ｄｉｃｏｎ）も図１４に
示すように併せて出力される。このようにすることによ
り，関連情報１０５だけが出力された場合でも，何のた
めに出力されたか後で容易に判断することができる。ま
た，図１４の１０５ａで示すように，関連情報１０５を
出力するように指示した操作者の名前を記載するように
すると，出力した関連情報１０５を配布するときに便利
である。また，関連情報１０５を他の人が間違って持っ
ていくことを回避できる。 【０１０７】また，ファクシミリ装置１０４は，ユーザ
ーＩＤの照合結果が不一致である旨の情報を受信する
と，音声出力，メッセージ表示またはメッセージプリン
ト出力を行って，操作者の入力したユーザーＩＤが正し
くないことを通知して，アクセスできないこと，すなわ
ち，アクセス権がないことを知らせる。 【０１０８】さて，ＰＵＩ端末装置１０３のユーザーＩ
Ｄ照合機能１０３ａの具体的な方法としては，例えば，
ファクシミリ装置１０４から入力したユーザーＩＤと，
あらかじめ登録されているＩｎｐｅｒ１０２のアクセス
権限者のユーザーＩＤとが一致しているかを照合する方
法がある。この場合，ユーザーＩＤ照合機能１０３ａ
は，ＰＵＩファイル記憶装置１０１に問い合わせを行
う。ＰＵＩファイル記憶装置１０１には，特定のＩｎｐ
ｅｒ１０２のアクセス権限を有する人のユーザーＩＤが
登録されている。したがって，今，ファクシミリ装置１
０４で読み込まれたＩｎｐｅｒ１０２のアクセス権限者
のユーザーＩＤリストを受け取ることで，ＰＵＩ端末装
置１０３にて照合を行うことができる。 【０１０９】なお，変形例として，ユーザーＩＤの照合
をＰＵＩファイル記憶装置１０１で行うこともできる。 【０１１０】前述したように実施の形態２によれば，ハ
イパーテキスト化された紙文書であるＩｎｐｅｒ１０２
とファクシミリ装置１０４とを用いて，遠隔地から所望
の情報を取り出すことができる。また，専用のマークシ
ートに代えて，一般的な文書・書類と同様に扱えるハイ
パーテキスト化されたＩｎｐｅｒ１０２を用いるため，
専用のマークシートの作成や，保存の必要をなくし，フ
ァクシミリ装置のある場所から，必要な時に所望の情報
のみを選択的に取り出すことができる。さらに，アクセ
ス権を判定するための情報（ユーザーＩＤ）を，他人に
容易に知られないようにして，アクセス権の付与されて
いる人にのみアクセスを確実に許可できる。換言すれ
ば，ユーザーＩＤを用いて関連情報ファイルへのアクセ
スを管理して，情報の機密保護を徹底することができ
る。 【０１１１】以上説明したように，本発明の文書情報管
理システムは，あらかじめ特定の単語，文章，シンボル
またはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイル
として記憶したファイル手段と，単語，文章，シンボ
ル，グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
載情報，記載情報とファイル手段の関連情報ファイルと
を連結させるための連結情報および記載情報の中から特
定の記載情報を選択するための選択情報が記録された媒
体用紙と，ファイル手段と連結されており，かつ，通信
回線を介してファクシミリデータの送受信を行うファク
シミリ通信機能およびファイル手段から所望の関連情報
ファイルを検索する検索機能とを有した制御端末装置
と，通信回線を介してファクシミリデータの送受信を行
うファクシミリ装置と，を備え，ファクシミリ装置で，
媒体用紙を読み取って制御端末装置へファクシミリ送信
すると，制御端末装置が，ファクシミリ受信した媒体用
紙の情報中の選択情報および連結情報に基づいて，ファ
イル手段から該当する関連情報ファイルを検索し，検索
した関連情報ファイルの内容をファクシミリ装置へ送信
し，ファクシミリ装置が，受信した関連情報ファイルの
内容を出力するため，ハイパーテキスト化された紙文書
である媒体用紙とファクシミリ装置とを用いて，遠隔地
から所望の情報を取り出すことができる。また，専用の
マークシートに代えて，一般的な文書・書類と同様に扱
えるハイパーテキスト化された紙文書（媒体用紙）を用
いるため，専用のマークシートの作成や，保存の必要を
なくし，ファクシミリ装置のある場所から，必要な時に
所望の情報のみを選択的に取り出すことができる。 【０１１２】また，本発明の文書情報管理システムにお
いては、ファクシミリ装置が，媒体用紙を読み取って制
御端末装置へファクシミリ送信する際に，選択情報およ
び連結情報のみを送信するため，ファクシミリ送信時間
を短縮することができる。 【０１１３】また，文書情報管理システムは，あらかじ
め特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィックに関
連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル
手段と，単語，文章，シンボル，グラフィックの何れか
からなる少なくとも一つの記載情報，記載情報とファイ
ル手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情
報および記載情報の中から特定の記載情報を選択するた
めの選択情報が記録された媒体用紙と，ファイル手段と
連結されており，かつ，通信回線を介してファクシミリ
データの送受信を行うファクシミリ通信機能およびファ
イル手段から所望の関連情報ファイルを検索する検索機
能とを有し，さらにユーザーＩＤ要求を発信すると共
に，受信したユーザーＩＤを照合するユーザーＩＤ照合
機能を有した制御端末装置と，通信回線を介してファク
シミリデータの送受信を行うと共に，ユーザーＩＤの入
力が可能なファクシミリ装置と，を備え，ファクシミリ
装置で，媒体用紙を読み取ると共にユーザーＩＤを入力
して，制御端末装置へファクシミリ送信すると，制御端
末装置が，ファクシミリ受信したユーザーＩＤ並びに媒
体用紙の情報中の選択情報および連結情報に基づいて，
ファイル手段から該当する関連情報ファイルを検索し，
検索した関連情報ファイルの内容をファクシミリ装置へ
送信し，ファクシミリ装置が，受信した関連情報ファイ
ルの内容を出力するため，ハイパーテキスト化された紙
文書である媒体用紙とファクシミリ装置とを用いて，遠
隔地から所望の情報を取り出すことができる。また，専
用のマークシートに代えて，一般的な文書・書類と同様
に扱えるハイパーテキスト化された紙文書（媒体用紙）
を用いるため，専用のマークシートの作成や，保存の必
要をなくし，ファクシミリ装置のある場所から，必要な
時に所望の情報のみを選択的に取り出すことができる。
さらに，アクセス権を判定するための情報（ユーザーＩ
Ｄ）を，他人に容易に知られないようにして，アクセス
権の付与されている人にのみアクセスを確実に許可でき
る。換言すれば，ユーザーＩＤを用いて関連情報ファイ
ルへのアクセスを管理して，情報の機密保護を徹底する
ことができる。 【０１１４】また，本発明の文書情報管理システムにお
ける媒体用紙には，あらかじめユーザーＩＤが記載され
ており，制御端末装置におけるユーザーＩＤの照合と
は，ファクシミリ装置で入力されたユーザーＩＤと媒体
用紙中に記載されているユーザーＩＤとの照合であるた
め，媒体用紙を配布されたユーザーのみに関連情報ファ
イルのアクセス権を付与することができる。換言すれ
ば，情報の機密保護を徹底することができる。 【０１１５】また，本発明の文書情報管理システムで
は、制御端末装置におけるユーザーＩＤの照合とは，フ
ァクシミリ装置で入力されたユーザーＩＤと関連情報フ
ァイル中にあらかじめ保管してあるユーザーＩＤとの照
合であるため，あらかじめアクセス権限を付与されたユ
ーザーのみに関連情報ファイルのアクセス権を許可する
ことができる。換言すれば，情報の機密保護を徹底する
ことができる。また，媒体用紙の配布先（配布された
人）とアクセス権の付与とを別々に設定することが可能
となり，さらに利便性が向上する。 【０１１６】また，本発明の文書情報管理システムの制
御端末装置は，ユーザーＩＤの照合結果が一致の場合，
該当する関連情報ファイルをファクシミリ装置へ送信す
る処理を行い，不一致の場合，該当する関連情報ファイ
ルの送信を禁止する処理を行うため，情報の機密保護を
徹底することができる。 【０１１７】また，本発明の文書情報管理システムの制
御端末装置は，ユーザーＩＤの照合結果が不一致の場
合，不一致である旨の情報をファクシミリ装置へ送信
し，ファクシミリ装置を介して，音声出力，メッセージ
表示またはメッセージプリント出力を行うため，アクセ
ス権限のない人にその旨を通知することができ，利便性
が向上する。 【０１１８】また，本発明の文書情報管理システムにお
いては，あらかじめ特定の単語，文章，シンボルまたは
グラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして
記憶したファイル手段と，単語，文章，シンボル，グラ
フィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報，
記載情報とファイル手段の関連情報ファイルとを連結さ
せるための連結情報，記載情報の中から特定の記載情報
を選択するための選択情報およびユーザーＩＤが記録さ
れた媒体用紙と，ファイル手段と連結されており，か
つ，通信回線を介してファクシミリデータの送受信を行
うファクシミリ通信機能およびファイル手段から所望の
関連情報ファイルを検索する検索機能とを有し，さらに
ユーザーＩＤを照合するユーザーＩＤ照合機能を有した
制御端末装置と，通信回線を介してファクシミリデータ
の送受信を行うファクシミリ装置と，を備え，ファクシ
ミリ装置で，媒体用紙を読み取って，選択情報，連結情
報およびユーザーＩＤを制御端末装置へファクシミリ送
信すると，制御端末装置が，ファクシミリ受信した選択
情報，連結情報およびユーザーＩＤに基づいて，ファイ
ル手段から該当する関連情報ファイルを検索し，検索し
た関連情報ファイルの内容をファクシミリ装置へ送信
し，ファクシミリ装置が，受信した関連情報ファイルの
内容を出力するため，ハイパーテキスト化された紙文書
である媒体用紙とファクシミリ装置とを用いて，遠隔地
から所望の情報を取り出すことができる。また，専用の
マークシートに代えて，一般的な文書・書類と同様に扱
えるハイパーテキスト化された紙文書（媒体用紙）を用
いるため，専用のマークシートの作成や，保存の必要を
なくし，ファクシミリ装置のある場所から，必要な時に
所望の情報のみを選択的に取り出すことができる。さら
に，アクセス権を判定するための情報（ユーザーＩＤ）
を，他人に容易に知られないようにして，アクセス権の
付与されている人にのみアクセスを確実に許可できる。
換言すれば，ユーザーＩＤを用いて関連情報ファイルへ
のアクセスを管理して，情報の機密保護を徹底すること
ができる。さらにユーザーＩＤを入力するための工程を
不要であるため，作業の簡素化を図ることができる。 【０１１９】また，本発明の文書情報管理システムの制
御端末装置は，ユーザーＩＤの照合結果が一致の場合，
該当する関連情報ファイルをファクシミリ装置へ送信す
る処理を行い，不一致の場合，該当する関連情報ファイ
ルの送信を禁止する処理を行うため，情報の機密保護を
徹底することができる。 【０１２０】 【発明の効果】以上説明したように，本発明の文書情報
管理システムは，あらかじめ特定の単語，文章，シンボ
ルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイ
ルとして記憶したファイル手段と，単語，文章，シンボ
ル，グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
載情報，記載情報とファイル手段の関連情報ファイルと
を連結させるための連結情報および記載情報の中から特
定の記載情報を選択するための選択情報が記録された媒
体用紙と，ファイル手段と連結されており，かつ，通信
回線を介してファクシミリデータの送受信を行うファク
シミリ通信機能およびファイル手段から所望の関連情報
ファイルを検索する検索機能とを有した制御端末装置
と，通信回線を介してファクシミリデータの送受信を行
うファクシミリ装置と，を備え，ファクシミリ装置で，
媒体用紙を読み取って選択情報および連結情報を制御端
末装置へファクシミリ送信すると，制御端末装置が，フ
ァクシミリ受信した媒体用紙中の選択情報および連結情
報に基づいて，ファイル手段から該当する関連情報ファ
イルを検索し，検索した関連情報ファイルの内容および
同一の媒体用紙の最新版をファクシミリ装置へ送信し，
ファクシミリ装置が，受信した関連情報ファイルの内容
および同一の媒体用紙の最新版を出力するため，ハイパ
ーテキスト化された紙文書である媒体用紙とファクシミ
リ装置とを用いて，遠隔地から所望の情報を取り出すこ
とができる。また，専用のマークシートに代えて，一般
的な文書・書類と同様に扱えるハイパーテキスト化され
た紙文書（媒体用紙）を用いるため，専用のマークシー
トの作成や，保存の必要をなくし，ファクシミリ装置の
ある場所から，必要な時に所望の情報のみを選択的に取
り出すことができる。さらに，常に最新版の媒体用紙が
出力されるため，次回の情報出力時に最新版の媒体用紙
を使用することができ，利便性が向上する。 【０１２１】また，本発明の文書情報管理システムは，
さらに，同一の媒体用紙の最新版の出力を行うか否かを
選択する選択手段を有し，制御端末装置は，選択手段に
よって出力しないことが選択された場合，同一の媒体用
紙の最新版をファクシミリ装置へ送信しないため，最新
版の媒体用紙が不要である場合に，無駄に媒体用紙を出
力することを回避できる。
テムに関し，より詳細には，文書が記録された紙（媒体
用紙）を媒体として，人間とコンピューター環境との関
わり合い（ＨＣＩ：Ｈｕｍａｎ―Ｃｏｍｐｕｔｅｒ―Ｉ
ｎｔｅｒａｃｔｉｏｎ）の向上を図った文書情報管理シ
ステムに関する。 【０００２】 【従来の技術】近年，コンピューター関連技術・マンマ
シンインタフェースの発達や，ネットワーク環境の整備
によって文書の電子化が進み，これによってオフィスの
ペーパーレス化が促進されている。 【０００３】具体的には，各種書類や文書等をパソコン
・ワークステーションの画面上で作成（電子化）し，電
子化した文書の編集，コピー，転送，共有，ファイリン
グ，校正，検索等がコンピューターの中（デジタルの世
界または仮想現実）で行えるようになっている。特に，
ネットワークの発展によって，電子化した文書をプリン
ター等で出力することなく，そのまま個人宛に配布（転
送）することができるため，さらにオフィスのペーパー
レス化が進みつつある。 【０００４】また，電子化された文書は，コンピュータ
ー中に構築された文書情報管理システムによって自動的
・体系的に管理することが可能であるため，保存文書の
分類作業や，参照したい文書の検索作業が容易となり，
さらに文書の共有化による全体の文書量の低減，パスワ
ード等の設定による機密文書のセキュリティの向上，各
文書間の情報の関連付け等を図れるという利点を有して
いる。 【０００５】ところが，電子化された文書には多くの利
点があるものの，実際の紙に出力された文書（以下，紙
の文書と記載する）と比較した場合に，読みやすさ，持
ち運びの利便性，扱いやすさ，利用可能な環境条件，実
務作業との連続性等において種々の制限が存在するた
め，電子化した文書を現実作業において使用する場合に
は，一旦，プリンター等で記録紙に出力した後，紙の文
書として使用した方が効率の良いことも多い。したがっ
て，これからのオフィス環境では，作業の目的に応じて
紙の文書と電子化した文書が共存する状況になる。 【０００６】ところが，このような従来の技術によれ
ば，コンピューター等のデジタルの世界と紙の文書との
間には，デジタル情報としての情報の連続性・関連性が
ないため，以下の不具合があった。 【０００７】第１に，デジタルの世界に構築された文書
情報管理システムで電子化した文書の管理を行っている
場合でも，一旦，電子化した文書を紙の文書として出力
すると，電子化した文書の有する関連情報，例えば，文
書情報管理システム内におけるアドレス情報，パスワー
ド等のセキュリティ情報，他の文書との連結情報等が消
失するため，紙の文書は文書情報管理システムから出力
された単なるアウトプットとしての価値しか持たないと
いう不具合があった。 【０００８】第２に，紙の文書を媒体として，デジタル
の世界に直接アクセスすることができないため，ユーザ
ーがキーボード等を操作してデジタルの世界にアクセス
する必要があり，利便性が悪いという不具合があった。 【０００９】第３に，デジタルの世界において，電子化
した文書の先進概念としてハイパーテキストの文書が存
在するが，このハイパーテキストの文書を紙の文書とし
て出力した場合，平面的な情報（視覚化された２次元の
情報）のみが出力されて，本来のハイパーテキストとし
ての情報が失われるため，情報の損失および利便性の低
下を招来するという不具合があった。 【００１０】具体的には，ハイパーテキストとは，リン
ク（関連づけ）されたテキスト（電子化した文書）の集
まりであり，リンク構造を通じて，階層的・多元的に関
連づけされた各テキストを任意の順序で参照できるよう
にしたマルチメディアソフトの基本概念である。したが
って，このハイパーテキストの文書には，ユーザーに対
して視覚的に提供される情報の他に，リンク構造を形成
するための情報（すなわち，ハイパーテキストとしての
情報）が含まれている。ところが，一旦，ハイパーテキ
ストの文書を紙の文書として出力すると，このハイパー
テキストとしての情報が失われるため，出力された紙の
文書は，もはやハイパーテキストの文書ではなくなる。 【００１１】なお，従来，ハイパーテキストの文書は電
子化した文書としてのみ存在可能であるため，ハイパー
テキストの概念そのものが，電子化した文書を扱うデジ
タルの世界（仮想現実）の中のみで利用されていた。し
たがって，紙の文書をハイパーテキストの文書として扱
い，現実世界において紙の文書を用いてハイパーテキス
トを実現するという概念（この概念を紙ハイパーテキス
トと定義し，以下，紙ハイパーテキストと記載する）は
存在していなかった。 【００１２】このためこれを解決するものとして，本出
願人によって，コンピューター等のデジタルの世界と紙
の文書との間に情報の連続性・関連性を構築することに
より，紙の文書をデジタルの世界の文書情報管理システ
ム内に組み込むと共に，紙の文書を媒体としてデジタル
の世界に直接アクセス可能とし，さらに紙の文書を用い
たハイパーテキスト（紙ハイパーテキスト）を実現する
文書情報管理システムおよび文書情報管理方法が提案さ
れている。 【００１３】一方，電子化された文書を取り出し，プリ
ント出力する方法には幾つかの方法がある。例えば，最
も良く知られている方法は，自分の管理するパソコンや
サーバーのメモリ中に保存されている電子文書のファイ
ル一覧を閲覧し，文書名を見つけ出すことで該当する電
子文書を特定し，プリント出力する方法である。 【００１４】また，他の方法として，電子ファイルに保
管されている電子文書をパソコンから書誌事項および／
またはワードで検索して該当する電子文書を見つけ出
し，プリント出力する方法である。 【００１５】上記２つの方法は，何れもパソコンが手元
にあって電子ファイルと接続された環境下で作業を行う
のに適した方法である。しかし，最近は手元にパソコン
が無いような状況でも必要な電子文書を入手したいとい
う要望が出ている。 【００１６】従来，このような要望に応える方法とし
て，ファクシミリ機能と文書トークンを利用する方法が
提供されている。この方法では，先ず，電子ファイルと
ファクシミリ機能とを有する複合機のスキャナーで，あ
る紙の文書を読み取り，コピー，ファクシミリ送信，電
子ファイルへの保存というような作業を行った時に，自
動的に当該文書のイメージを縮小して一覧表の形で紙に
プリントアウトする。このプリントアウトされた紙が，
通常，文書トークンと呼ばれる。 【００１７】次に，必要に応じて文書トークンを用い
て，自分がプリントアウトしたいページ（文書トークン
の一覧表上の縮小画像）に対応するマスを黒く塗り潰し
て，ファクシミリ機能を有する装置で読み取って複合機
へ送信すると，複合機側では，この文書トークンのフォ
ームの特定により，電子ファイルの中の文書を特定する
と共に，プリントアウト指定のあるページを確認してフ
ァクシミリ機能を使って発信側の装置へ該当するページ
を送信するものである。 【００１８】 【発明が解決しようとする課題】しかしながら，上記従
来のファクシミリ機能と文書トークンを利用する方法に
よれば，マークシートのように紙を媒体として直接電子
ファイル（デジタルの世界）へアクセスすることができ
るものの，あらかじめ定型化された専用のマークシート
（文書トークン）を用いるため，種々の制約があり，一
般的な文書・書類として使用可能なものではないという
問題点があった。 【００１９】具体的には，基本的にある一連の作業（コ
ピー，ファクシミリ送信，電子ファイル化）を行った時
に出力されるフォームを利用しているため，このような
作業を行わずに作成した電子文書を取り出すことができ
ない。 【００２０】また，作業をした時に自動的に出力するフ
ォームは，文書の各ページのイメージ情報を縮小したも
のであるため，必ずしも必要な情報のみを選択すること
はできない。 【００２１】また，一般的な文書・書類とは別に，専用
のマークシート（文書トークン）を管理・保存する必要
があるため，書類が増えて煩雑になると共に，ペーパー
レス化の観点から好ましくない。 【００２２】さらに，従来の技術によれば，紙の一部に
パスワードを記入させる方法を採用することにより，ユ
ーザーのアクセス権の有無をチェックして，情報の機密
保護を行えるようにしているものもある。ところが，パ
スワードとは元来，絶対他人に知られてはいけないもの
であるにもかかわらず，他人の目に触れる形式で紙の上
に記入するため，例えば，パスワードを記入したマーク
シートを不用意に机の上や，ファクシミリ装置等の近傍
に置いたままにしておくと，本来アクセス権限を付与さ
れていない人がアクセス権を盗んで（または借りて）容
易に情報を取り出してしまうという問題点があった。換
言すれば，十分な機密保護を行えないという問題点があ
った。 【００２３】一方，前述したように本出願人は，以前，
ハイパーテキスト化された紙文書（紙ハイパーテキス
ト：媒体用紙と記載する）を電子ファイルと接続したス
キャナーで読み取らせて，媒体用紙内の単語，文章，シ
ンボルまたはグラフィック等のハイパー化された部分の
選択されたものに関連する情報（関連情報ファイル）を
取り出す文書情報管理システムおよび文書情報管理方法
を提案しているが，このシステムおよび方法において，
ローカルな場所から，ファクシミリ装置を用いて関連情
報ファイルを取り出す方法については述べていなかっ
た。 【００２４】本発明は上記に鑑みてなされたものであっ
て，ハイパーテキスト化された紙文書とファクシミリ装
置とを用いて，遠隔地から所望の情報を取り出すことが
できる文書情報管理システムを提供することを目的とす
る。 【００２５】また，本発明は上記に鑑みてなされたもの
であって，専用のマークシートに代えて，一般的な文書
・書類と同様に扱えるハイパーテキスト化された紙文書
を用いることにより，専用のマークシートの作成や，保
存の必要をなくし，ファクシミリ装置のある場所から，
必要な時に所望の情報のみを選択的に取り出すことがで
きる文書情報管理システムを提供することを目的とす
る。 【００２６】また，本発明は上記に鑑みてなされたもの
であって，アクセス権を判定するための情報を，他人に
容易に知られないようにして，アクセス権の付与されて
いる人にのみアクセスを確実に許可できる文書情報管理
システムを提供することを目的とする。 【００２７】 【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に，本発明に係る文書情報管理システムは，あらかじめ
特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィックに関連
する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル手
段と，単語，文章，シンボル，グラフィックの何れかか
らなる少なくとも一つの記載情報，前記記載情報と前記
ファイル手段の関連情報ファイルとを連結させるための
連結情報および前記記載情報の中から特定の記載情報を
選択するための選択情報が記録された媒体用紙と，前記
ファイル手段と連結されており，かつ，通信回線を介し
てファクシミリデータの送受信を行うファクシミリ通信
機能および前記ファイル手段から所望の関連情報ファイ
ルを検索する検索機能とを有した制御端末装置と，通信
回線を介してファクシミリデータの送受信を行うファク
シミリ装置と，を備え，前記ファクシミリ装置で，前記
媒体用紙を読み取って前記選択情報および前記連結情報
を前記制御端末装置へファクシミリ送信すると，前記制
御端末装置が，ファクシミリ受信した前記選択情報およ
び前記連結情報に基づいて，前記ファイル手段から該当
する関連情報ファイルを検索し，検索した関連情報ファ
イルの内容および同一の媒体用紙の最新版を前記ファク
シミリ装置へ送信し，前記ファクシミリ装置が，受信し
た関連情報ファイルの内容および前記同一の媒体用紙の
最新版を出力するものである。 【００２８】また，本発明に係る文書情報管理システム
は，前記同一の媒体用紙の最新版の出力を行うか否かを
選択する選択手段を有し，前記制御端末装置は，前記選
択手段によって出力しないことが選択された場合，前記
同一の媒体用紙の最新版を前記ファクシミリ装置へ送信
しないものである。 【００２９】また、本発明の文書情報管理システムは，
あらかじめ特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィ
ックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶した
ファイル手段と，単語，文章，シンボル，グラフィック
の何れかからなる少なくとも一つの記載情報，前記記載
情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを連結さ
せるための連結情報および前記記載情報の中から特定の
記載情報を選択するための選択情報が記録された媒体用
紙と，前記ファイル手段と連結されており，かつ，通信
回線を介してファクシミリデータの送受信を行うファク
シミリ通信機能および前記ファイル手段から所望の関連
情報ファイルを検索する検索機能とを有した制御端末装
置と，通信回線を介してファクシミリデータの送受信を
行うファクシミリ装置と，を備え，前記ファクシミリ装
置で，前記媒体用紙を読み取って前記制御端末装置へフ
ァクシミリ送信すると，前記制御端末装置が，ファクシ
ミリ受信した前記媒体用紙の情報中の前記選択情報およ
び連結情報に基づいて，前記ファイル手段から該当する
関連情報ファイルを検索し，検索した関連情報ファイル
の内容を前記ファクシミリ装置へ送信し，前記ファクシ
ミリ装置が，受信した関連情報ファイルの内容を出力す
るものである。 【００３０】また、本発明の文書情報管理システムは，
前記ファクシミリ装置が，前記媒体用紙を読み取って前
記制御端末装置へファクシミリ送信する際に，前記選択
情報および連結情報のみを送信するものである。 【００３１】また、本発明の文書情報管理システムは，
あらかじめ特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィ
ックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶した
ファイル手段と，単語，文章，シンボル，グラフィック
の何れかからなる少なくとも一つの記載情報，前記記載
情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを連結さ
せるための連結情報および前記記載情報の中から特定の
記載情報を選択するための選択情報が記録された媒体用
紙と，前記ファイル手段と連結されており，かつ，通信
回線を介してファクシミリデータの送受信を行うファク
シミリ通信機能および前記ファイル手段から所望の関連
情報ファイルを検索する検索機能とを有し，さらにユー
ザーＩＤ要求を発信すると共に，受信したユーザーＩＤ
を照合するユーザーＩＤ照合機能を有した制御端末装置
と，通信回線を介してファクシミリデータの送受信を行
うと共に，ユーザーＩＤの入力が可能なファクシミリ装
置と，を備え，前記ファクシミリ装置で，前記媒体用紙
を読み取ると共にユーザーＩＤを入力して，前記制御端
末装置へファクシミリ送信すると，前記制御端末装置
が，ファクシミリ受信した前記ユーザーＩＤ並びに前記
媒体用紙の情報中の前記選択情報および連結情報に基づ
いて，前記ファイル手段から該当する関連情報ファイル
を検索し，検索した関連情報ファイルの内容を前記ファ
クシミリ装置へ送信し，前記ファクシミリ装置が，受信
した関連情報ファイルの内容を出力するものである。 【００３２】また、本発明の文書情報管理システムは，
前記媒体用紙には，あらかじめユーザーＩＤが記載され
ており，前記制御端末装置におけるユーザーＩＤの照合
とは，前記ファクシミリ装置で入力されたユーザーＩＤ
と前記媒体用紙中に記載されているユーザーＩＤとの照
合であるものである。 【００３３】また、本発明の文書情報管理システムは，
前記制御端末装置におけるユーザーＩＤの照合とは，前
記ファクシミリ装置で入力されたユーザーＩＤと前記関
連情報ファイル中にあらかじめ保管してあるユーザーＩ
Ｄとの照合であるものである。 【００３４】また、本発明の文書情報管理システムは，
前記制御端末装置は，前記ユーザーＩＤの照合結果が一
致の場合，前記該当する関連情報ファイルを前記ファク
シミリ装置へ送信する処理を行い，不一致の場合，前記
該当する関連情報ファイルの送信を禁止する処理を行う
ものである。 【００３５】また、本発明の文書情報管理システムは，
前記制御端末装置は，前記ユーザーＩＤの照合結果が不
一致の場合，不一致である旨の情報を前記ファクシミリ
装置へ送信し，前記ファクシミリ装置を介して，音声出
力，メッセージ表示またはメッセージプリント出力を行
うものである。 【００３６】また、本発明の文書情報管理システムは，
あらかじめ特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィ
ックに関連する情報を関連情報ファイルとして記憶した
ファイル手段と，単語，文章，シンボル，グラフィック
の何れかからなる少なくとも一つの記載情報，前記記載
情報と前記ファイル手段の関連情報ファイルとを連結さ
せるための連結情報，前記記載情報の中から特定の記載
情報を選択するための選択情報およびユーザーＩＤが記
録された媒体用紙と，前記ファイル手段と連結されてお
り，かつ，通信回線を介してファクシミリデータの送受
信を行うファクシミリ通信機能および前記ファイル手段
から所望の関連情報ファイルを検索する検索機能とを有
し，さらにユーザーＩＤを照合するユーザーＩＤ照合機
能を有した制御端末装置と，通信回線を介してファクシ
ミリデータの送受信を行うファクシミリ装置と，を備
え，前記ファクシミリ装置で，前記媒体用紙を読み取っ
て，前記選択情報，連結情報およびユーザーＩＤを前記
制御端末装置へファクシミリ送信すると，前記制御端末
装置が，ファクシミリ受信した前記選択情報，連結情報
およびユーザーＩＤに基づいて，前記ファイル手段から
該当する関連情報ファイルを検索し，検索した関連情報
ファイルの内容を前記ファクシミリ装置へ送信し，前記
ファクシミリ装置が，受信した関連情報ファイルの内容
を出力するものである。 【００３７】また、本発明の文書情報管理システムは，
前記制御端末装置は，前記ユーザーＩＤの照合結果が一
致の場合，前記該当する関連情報ファイルを前記ファク
シミリ装置へ送信する処理を行い，不一致の場合，前記
該当する関連情報ファイルの送信を禁止する処理を行う
ものである。 【００３８】 【発明の実施の形態】以下，本発明の文書情報管理シス
テムについて，〔実施の形態１〕，〔実施の形態２〕の
順で，図面を参照して詳細に説明する。 【００３９】〔実施の形態１〕 実施の形態１の文書情報管理システムについて， （１）実施の形態１の概略構成 （２）ＰＵＩの概念の提唱 （３）Ｉｎｐｅｒ（媒体用紙）の構成 （４）Ｄｉｃｏｎ（記載情報）の役割 （５）選択情報の具体例 （６）連結情報の構成 （７）関連情報ファイルとＩｎｐｅｒの関係およびＩｎ
ｐｅｒ間リンク （８）実施の形態１の動作 の順で図面を参照して詳細に説明する。 【００４０】（１）実施の形態１の概略構成 図１は，実施の形態１の文書情報管理システムのブロッ
ク構成図を示し，あらかじめ特定の単語，文章，シンボ
ルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイ
ルとして記憶したファイル手段としてのＰＵＩファイル
記憶装置１０１と，単語，文章，シンボル，グラフィッ
クの何れかからなる少なくとも一つの記載情報，前記記
載情報とＰＵＩファイル記憶装置１０１の関連情報ファ
イルとを連結させるための連結情報および前記記載情報
の中から特定の記載情報を選択するための選択情報が記
録された媒体用紙としてのＩｎｐｅｒ１０２と，ＰＵＩ
ファイル記憶装置１０１と連結されており，かつ，通信
回線を介してファクシミリデータの送受信を行うファク
シミリ通信機能およびＰＵＩファイル記憶装置１０１か
ら所望の関連情報ファイルを検索する検索機能とを有し
た制御端末装置としてのＰＵＩ端末装置１０３と，通信
回線を介してファクシミリデータの送受信を行うファク
シミリ装置１０４と，から構成される。 【００４１】なお，図において，１０５はファクシミリ
装置１０４から出力された関連情報（後述する関連情報
ファイルの内容）を示す。また，ＰＵＩ端末装置１０３
とＰＵＩファイル記憶装置１０１とは，ネットワークを
介して接続されており，ファクシミリ装置１０４とＰＵ
Ｉ端末装置１０３とは，電話回線（通信回線）によって
接続されている。 【００４２】また，ＰＵＩファイル記憶装置１０１に記
憶する関連情報ファイルは，特定の単語，文章，シンボ
ルまたはグラフィックに関連する情報であるが，このと
きの特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィック
が，Ｉｎｐｅｒ１０２の記載情報として使用可能な単
語，文章，シンボルまたはグラフィックとなる。換言す
れば，Ｉｎｐｅｒ１０２の記載情報として使用可能な単
語，文章，シンボルまたはグラフィックは，あらかじめ
ＰＵＩファイル記憶装置１０１に関連情報ファイルとし
て記憶されていることになる。 【００４３】また，Ｉｎｐｅｒ１０２上の記載情報（単
語，文章，シンボル，グラフィックの何れかからなる情
報）は，Ｉｎｐｅｒ１０２の任意の位置に記録されてお
り，連結情報を用いてこの任意の位置に記録されている
記載情報とＰＵＩファイル記憶装置１０１の関連情報フ
ァイルとを連結させ，さらに，選択情報を用いてこの任
意位置に記憶されている記載情報の中から特定の記載情
報を選択する構成である。 【００４４】換言すれば，連結情報は，Ｉｎｐｅｒ１０
２上におけるそれぞれの記載情報の記載位置情報と，該
記載位置情報と関連情報ファイルとを対応させるための
アドレス情報とから構成されているか，または，Ｉｎｐ
ｅｒ１０２上におけるそれぞれの記載情報の記載位置情
報と，該記載位置情報の位置に記載された記載情報を認
識するための記載認識情報とから構成されており，この
記載位置情報を特定することによって対応する関連情報
ファイルが検索可能な情報構成となっている。したがっ
て，選択情報によって特定の記載情報を選択すると，該
当する記載情報の記載位置情報から対応する関連情報フ
ァイルが検索可能となる。 【００４５】（２）ＰＵＩの概念の提唱 実施の形態１の文書情報管理システムは，前述したよう
にコンピューター等のデジタルの世界（ＰＵＩファイル
記憶装置１０１中の関連情報ファイル）と紙の文書（Ｉ
ｎｐｅｒ１０２）との間に情報の連続性・関連性を構築
することができ，Ｉｎｐｅｒ１０２をデジタルの世界の
文書情報管理システム内に組み込むことができると共
に，Ｉｎｐｅｒ１０２を媒体としてデジタルの世界に直
接アクセスすることができ，さらにＩｎｐｅｒ１０２を
用いた紙ハイパーテキストを実現することができる。 【００４６】したがって，Ｐａｐｅｒ（紙：Ｉｎｐｅｒ
１０２）を用いたＵｓｅｒ（人）とコンピューターとの
Ｉｎｔａｒａｃｔｉｏｎ（情報伝達，相互インターフェ
ース）を実現するシステムおよび方法として，以下，実
施の形態１の文書情報管理システムをＰＵＩ（Ｐａｐｅ
ｒ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔａｒａｃｔｉｏｎ）として提唱す
る。 【００４７】また，ＰＵＩにおいて，媒体用紙を前述し
たようにＩｎｐｅｒ（Ｉｎｔｅｒａｃｔ Ｐａｐｅｒ）
１０２と定義し，Ｉｎｐｅｒ１０２内に記録されている
記載情報をＤｉｃｏｎ（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ ｉｃｏｎ）
と定義する。 【００４８】さらに，前述したように，紙の文書をハイ
パーテキストの文書として扱い，現実世界において紙の
文書を用いてハイパーテキストを実現する概念を，紙ハ
イパーテキストとして定義した。したがって，ＰＵＩの
Ｉｎｐｅｒ１０２は紙ハイパーテキストの概念における
ハイパーテキストの文書そのものであり，Ｉｎｐｅｒ１
０２内のＤｉｃｏｎは紙に印刷されたスイッチ（一般的
なハイパーテキストのボタンやアイコン等に相当する）
である。 【００４９】（３）Ｉｎｐｅｒ（媒体用紙）の構成 次に，ＰＵＩのＩｎｐｅｒ１０２についてさらに詳細に
説明する。Ｉｎｐｅｒ１０２は，単語，文章，シンボ
ル，グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
載情報であるＤｉｃｏｎと，ＤｉｃｏｎとＰＵＩファイ
ル記憶装置１０１の関連情報ファイルとを連結させるた
めの連結情報と，Ｄｉｃｏｎの中から特定のＤｉｃｏｎ
を選択するための選択情報と，記録されている文書を識
別するための文書識別情報（Ｉｎｐｅｒ ＩＤ）が記録
された紙（用紙）である。ただし，記載情報，連結情報
および文書識別情報はあらかじめＩｎｐｅｒ１０２に記
録されているが，選択情報はユーザーが任意に書き込む
（マークする）ことにより，Ｉｎｐｅｒ１０２上に記録
されるものとする。 【００５０】図２および図３はＩｎｐｅｒ１０２の具体
例を示し，図２はＤｉｃｏｎを通常の文書の構成要素と
して文書中に配置した文書形式のＩｎｐｅｒ２０１を示
し，図３はＤｉｃｏｎをタイトルとして使用したリスト
・ディレクトリー形式のＩｎｐｅｒ３０１を示す。 【００５１】図２に示すように，文書形式のＩｎｐｅｒ
２０１には，単語および文章がテキストＤｉｃｏｎ２０
２として記録されており，書類を示すアイコン（シンボ
ル）がシンボルＤｉｃｏｎ２０３として記録されてお
り，コンピューター図形がグラフィックＤｉｃｏｎ２０
４として記録されており，単語および短い文書がタイト
ルＤｉｃｏｎ２０５として記録されている。また，連結
情報および文書識別情報は，２次元バーコードのように
光学的に読み取り可能な形式でコードエリア２０６内に
記録されている。なお，２０７はユーザーが文書識別情
報の内容を確認できるように文字で示したＩｎｐｅｒ
ＩＤであり，２０８はユーザーがＩｎｐｅｒ２０１の所
有者（Ｏｗｎｅｒ）を確認できるように文字で示したＯ
ｗｎｅｒ ＩＤであり，２０９は配布先のユーザー名を
示すＵｓｅｒ ＩＤである。 【００５２】このように文書形式のＩｎｐｅｒ２０１
は，見かけ上において，記録紙に出力された通常の文書
と同一である。したがって，Ｉｎｐｅｒ２０１（すなわ
ち，Ｉｎｐｅｒ１０２）を通常の書類として利用できる
のは勿論である。 【００５３】また，図３に示すように，リスト・ディレ
クトリー形式のＩｎｐｅｒ３０１には，単語および文章
がタイトルＤｉｃｏｎ２０５として記録されている。ま
た，連結情報および文書識別情報は，２次元バーコード
のように光学的に読み取り可能な形式でコードエリア２
０６内に記録されている。なお，２０７はユーザーが文
書識別情報の内容を確認できるように文字で示したＩｎ
ｐｅｒ ＩＤであり，２０８はユーザーがＩｎｐｅｒ２
０１の所有者（Ｏｗｎｅｒ）を確認できるように文字で
示したＯｗｎｅｒ ＩＤであり，２０９は配布先のユー
ザー名を示すＵｓｅｒ ＩＤである。 【００５４】詳細な説明は後述するが，このようなリス
ト・ディレクトリー形式のＩｎｐｅｒ３０１は，必要最
小限（ここでは，タイトルＤｉｃｏｎ）の情報を記載し
たインデックスカードとして使用することができ，さら
にタイトルＤｉｃｏｎに対応するＰＵＩファイル記憶装
置１０１の関連情報ファイルへのアクセス用カードとし
て使用することができる。 【００５５】したがって，上記Ｉｎｐｅｒ２０１，３０
１から明らかなように，Ｉｎｐｅｒ１０２は，人間（ユ
ーザー）とコンピューター（デジタルの世界）の双方で
読み取り可能な特殊な紙の文書であると定義することが
できる。 【００５６】（４）Ｄｉｃｏｎ（記載情報）の役割 ここで，Ｉｎｐｅｒ２０１，３０１に記録されたＤｉｃ
ｏｎの役割について詳細に説明する。 【００５７】図４に示すように，Ｉｎｐｅｒ２０１，３
０１に記録されているＤｉｃｏｎ（２０２〜２０５）
は，コードエリア２０６内の連結情報を介してＰＵＩフ
ァイル記憶装置１０１の関連情報ファイルとリンク（連
結）されている。したがって，Ｉｎｐｅｒ２０１，３０
１上に記録されている複数のＤｉｃｏｎの中から所望の
Ｄｉｃｏｎを選択すると，選択されたＤｉｃｏｎにリン
クされている関連情報ファイルを特定することができ
る。 【００５８】すなわち，Ｄｉｃｏｎは，Ｉｎｐｅｒ２０
１，３０１上に記録された視覚的な情報としての役割と
共に，関連情報ファイルを選択するためのスイッチの役
割を果たすものである。換言すれば，概念的に，ハイパ
ーテキスト上のボタンやアイコンと同様にスイッチの役
割を果たすものであると定義できる。 【００５９】次に，Ｄｉｃｏｎの種類について説明す
る。Ｄｉｃｏｎは，図２に示したようにテキストＤｉｃ
ｏｎ２０２，シンボルＤｉｃｏｎ２０３，グラフィック
Ｄｉｃｏｎ２０４，タイトルＤｉｃｏｎ２０５の４種類
からなり，それぞれのＤｉｃｏｎを以下のように定義す
る。 【００６０】テキストＤｉｃｏｎ ： ハイパーテキスト形式の文章の中の単語や短い文章の形
式で書かれたＤｉｃｏｎ。 シンボルＤｉｃｏｎ ： 長い文章の最後に付加したり，Ｉｎｐｅｒの内容全体に
対して付加するアイコン形式のＤｉｃｏｎ。 グラフィックＤｉｃｏｎ ： 詳細なイラスト・写真・図面（関連情報ファイル）にリ
ンクしてある大まかなイラスト・写真形式のＤｉｃｏ
ｎ。 タイトルＤｉｃｏｎ ： 該当するＤｉｃｏｎのリンクしている関連情報ファイル
のタイトルが目次・リスト等の形式で書かれている。 【００６１】次に，図５を参照して，これらのＤｉｃｏ
ｎの表示内容と，対応する関連情報ファイルのデータ内
容との関係について説明する。これらのＤｉｃｏｎは，
図示の如く，テキストＤｉｃｏｎ２０２およびタイトル
Ｄｉｃｏｎ２０５のデータ形式がテキスト形式で，シン
ボルＤｉｃｏｎ２０３およびグラフィックＤｉｃｏｎ２
０４のデータ形式がグラフィック／イメージ形式であ
る。 【００６２】また，これらのＤｉｃｏｎの表示内容がタ
イトルの場合，関連情報ファイルのデータ内容を書類と
し，リファレンスの場合には書類，抄録の場合には全
文，人名の場合にはパーソナル・レポート，モノクロの
場合にはフルカラー，ディザの場合にはグレースケー
ル，縮小レイアウトの場合には等倍，シンボルマークの
場合には書類等のように対応づけることができる。 【００６３】図６は，Ｄｉｃｏｎの標記方法を示す説明
図である。ユーザーがＩｎｐｅｒ１０２（２０１および
３０１）上のＤｉｃｏｎを確実かつ容易に認識するため
には，ＤｉｃｏｎとＤｉｃｏｎ以外の情報とが視覚的に
区別できる必要がある。したがって，実施の形態１で
は，Ｄｉｃｏｎを以下のように装飾することにより可視
化する。 【００６４】 テキストＤｉｃｏｎ２０２の装飾は，図示の如く，背景
色を付ける方法や，フォントの字体を換える方法（例え
ば，明朝体→ゴシック体等），書体を換える方法（例え
ば，イタリック体，ボルト体，アンダーラインの付加
等），文字の色を換える方法（例えば，黒色→青色），
枠で囲む方法が適用できる。 【００６５】また，タイトルＤｉｃｏｎ２０５，グラフ
ィックＤｉｃｏｎ２０４の装飾は，図示の如く，枠で囲
む方法，背景色を付ける方法が適用できる。 【００６６】また，シンボルＤｉｃｏｎ２０３は，それ
自体でＤｉｃｏｎであることが明確であるので，装飾不
要である。ただし，装飾を施しても良いのは勿論であ
る。 【００６７】（５）選択情報の具体例 選択情報は，Ｉｎｐｅｒ１０２上に記載されたＤｉｃｏ
ｎの中から特定のＤｉｃｏｎを選択するための情報であ
る。例えば，加筆（マーキング）されたマークを選択情
報として用いることができる。加筆（マーキング）は，
ファクシミリ装置１０４で光学的に読み取れるものであ
ればどのような用具を使っても良く，鉛筆や，ペン，ま
たはサインペン等のマーカーを使用することができる。 【００６８】図７（ａ），（ｂ）は選択情報の加筆（マ
ーキング）の例を示し，文書形式のＩｎｐｅｒ２０１の
場合には，同図（ａ）に示すような加筆が適している。
また，リスト・ディレクトリー形式のＩｎｐｅｒ３０１
の場合には，同図（ｂ）に示すような加筆が適してい
る。 【００６９】（６）連結情報の構成 連結情報は，前述したようにコードエリア２０６に２次
元バーコードとして記載されており，ＤｉｃｏｎとＰＵ
Ｉファイル記憶装置１０１の関連情報ファイルとを連結
させるための情報である。 【００７０】また，連結情報は，例えば，Ｉｎｐｅｒ１
０２上におけるそれぞれのＤｉｃｏｎの記載位置情報
と，該記載位置情報と関連情報ファイルとを対応させる
ためのアドレス情報とから構成されているか，または，
Ｉｎｐｅｒ１０２上におけるそれぞれのＤｉｃｏｎの記
載位置情報と，該記載位置情報の位置に記載された記載
情報を認識するための記載認識情報とから構成されてい
る。 【００７１】ここで，図８を参照して，連結情報の一部
である記載位置情報について説明する。記載位置情報は
Ｉｎｐｅｒ上におけるそれぞれのＤｉｃｏｎの位置を特
定するための情報であり，例えば，図示の如く，Ｉｎｐ
ｅｒの座標と対応させたマップを用いて，マップ上にお
けるＤｉｃｏｎの位置および範囲と，各Ｄｉｃｏｎがマ
ップに出現する順番で番号を付したＤｉｃｏｎ番号とか
らなる情報で構成することができる。 【００７２】図９は，この記載位置情報とアドレス情報
とで連結情報（連結情報テーブル）を構成した例を示
す。該連結情報テーブルから明らかなように，記載位置
情報が特定されると，対応する関連情報ファイルのアド
レスが特定される。すなわち，図７で示したように選択
情報でＤｉｃｏｎを選択すると，該選択情報の座標位置
から図８のマップ上の座標位置が特定され，特定された
座標位置の記載位置情報（Ｄｉｃｏｎ番号）によって，
Ｄｉｃｏｎと対応する関連情報ファイルの検索が可能と
する。したがって，連結情報でＤｉｃｏｎと関連情報フ
ァイルの連結を行うことができる。 【００７３】図１０（ａ）は，記載位置情報と記載認識
情報とで連結情報（連結情報テーブル）を構成した例を
示す。ここで，記載認識情報は，各記載位置情報の位置
に記載されたＤｉｃｏｎを認識するための情報であり，
例えば，あらかじめ各Ｄｉｃｏｎ毎にＤｉｃｏｎ ＩＤ
を付して，このＤｉｃｏｎ ＩＤを用いることができ
る。該連結情報テーブルから明らかなように，記載位置
情報が特定されると，対応する記載位置情報（Ｄｉｃｏ
ｎ ＩＤ）が特定される。すなわち，図７で示したよう
に選択情報でＤｉｃｏｎを選択すると，該選択情報の座
標位置から図８のマップ上の座標位置が特定され，特定
された座標位置の記載位置情報（Ｄｉｃｏｎ番号）によ
って，対応するＤｉｃｏｎ ＩＤを特定することができ
る。 【００７４】この場合には，検索を行うＰＵＩ端末装置
１０３側に図１０（ｂ）に示すようなアドレス変換テー
ブルを設けておくことにより，Ｄｉｃｏｎ ＩＤから対
応する関連情報ファイルを検索することができる。換言
すれば，連結情報でＤｉｃｏｎと関連情報ファイルの連
結を行うことができる。 【００７５】上記図９および図１０の連結情報テーブル
から明らかなように，図９の連結情報（連結情報テーブ
ル）は，記載位置情報（換言すれば，Ｄｉｃｏｎ）とア
ドレス情報（換言すれば，関連情報ファイル）が１対１
でリンクされており，連結情報テーブル自体がアドレス
変換テーブルの役割を果しているので，Ｉｎｐｅｒ上に
Ｄｉｃｏｎを作成してから関連情報ファイルを作成する
場合に適している。ただし，この場合には，Ｉｎｐｅｒ
を作成後に，関連情報ファイルのアドレスを変更するこ
とが困難であるので，小規模システムに採用することが
望ましい。 【００７６】一方，図１０の連結情報（連結情報テーブ
ル）は，記載位置情報（換言すれば，Ｄｉｃｏｎ）と記
載認識情報（Ｄｉｃｏｎ ＩＤ）が１対１でリンクされ
ているだけであり，記載認識情報と関連情報ファイルと
のリンクは，ＰＵＩ端末装置１０３側に設けられたアド
レス変換テーブルで行っているので，例えば，記載認識
情報をシステム全体で普遍（共通）の情報として定義し
た場合には，ＰＵＩ端末装置１０３側に１つのアドレス
変換テーブルを設定するだけで，Ｄｉｃｏｎと関連情報
ファイルとを連結することが可能である。したがって，
システムの拡張性および管理性が高く，大規模システム
の構築に適している。 【００７７】さらに必要に応じて，図８に示すように，
Ｉｎｐｅｒ上にＤｉｃｏｎ設定可能領域を指定すること
により，コードエリア２０６内の連結情報のデータ量を
少なくすることができる。特に，Ｉｎｐｅｒ上における
Ｄｉｃｏｎの配置に片寄りがある場合には有効である。 【００７８】なお，前述した連結情報（図９および図１
０）では，最終的にＤｉｃｏｎと関連情報ファイルが１
対１（１：１）で対応する場合を示したが，特にこれに
限定するものではなく，例えば，Ｄｉｃｏｎと関連情報
ファイルとの対応関係は，１対多数（１：ｎ）や，多数
対１（ｎ：１）が存在するのは勿論である。 【００７９】（７）関連情報ファイルとＩｎｐｅｒの関
係およびＩｎｐｅｒ間リンク 次に，関連情報ファイルとＩｎｐｅｒの関係およびＩｎ
ｐｅｒ間リンクについて説明する。関連情報ファイル
は，Ｉｎｐｅｒ上に記載されたＤｉｃｏｎに関連する情
報であり，Ｉｎｐｅｒの作成後またはＩｎｐｅｒを作成
する前に，ＰＵＩファイル記憶装置１０１に記憶させて
おく。 【００８０】具体的には，Ｉｎｐｅｒおよび関連情報フ
ァイルの作成は，図１１に示すように，パーソナルコン
ピューター上で専用のＩｎｐｅｒ作成アプリケーション
プログラムを用いるものとする。なお，ここでは，説明
を簡単にするために概略動作について記述する。 【００８１】先ず，図１１（ａ）に示すように，パーソ
ナルコンピューター上でＩｎｐｅｒ作成ダイアログを開
けてテンプレート（ヘッダー付きのシート）を選択す
る。 【００８２】次に，テンプレートのヘッダー部（上側ス
ペース）にタイトルや作成者等の項目を書き込み，ＤＴ
Ｐと同様の手法でテンプレートに文書を作成する。 【００８３】続いて，文書中からＤｉｃｏｎにしたい単
語，短い文章，イラスト，写真等を選択し，図１１
（ｂ）に示すように，関連情報ファイルダイアログを開
ける。 【００８４】次に，選択したＤｉｃｏｎをＰＵＩファイ
ル記憶装置１０１に登録済の関連情報ファイルとリンク
させる場合には，選択したＤｉｃｏｎ（すなわち，単
語，短い文章，イラスト，写真等）を基にして，ＰＵＩ
ファイル記憶装置１０１を検索し，関連情報ファイルダ
イアログ上で適切なものが見つかるとそれを選択する。
一方，選択したＤｉｃｏｎに対応する関連情報ファイル
を新規に作成する場合には，関連情報ファイルダイアロ
グ上の新規作成ボタンを選択し，新規作成ダイアログ
（Ｉｎｐｅｒ作成ダイアログと同じ）を開けて，ヘッダ
ー付きのシート（Ｉｎｐｅｒ作成ダイアログと同じ）を
選択し，Ｉｎｐｅｒ作成と同じ方法で関連情報ファイル
を作成する。 【００８５】その後，関連情報ファイルダイアログを閉
じると，選択したＤｉｃｏｎとそれに対応する関連情報
ファイル（ＰＵＩファイル記憶装置１０１から選択した
関連情報ファイルまたは新規作成の関連情報ファイル）
がリンクさせる。 【００８６】最後に，Ｉｎｐｅｒ作成ダイアログを閉じ
ると，コードエリア２０６の情報（連結情報および文書
識別情報）が自動生成され，電子化された状態の新規Ｉ
ｎｐｅｒが登録される。この電子化された状態の新規Ｉ
ｎｐｅｒをプリンター等で出力することにより，所望の
Ｉｎｐｅｒが作成される。 【００８７】なお，Ｄｉｃｏｎおよび関連情報ファイル
の選択と関連情報ファイルの新規作成は，電子化された
状態の新規Ｉｎｐｅｒを作成中および作成後，任意の時
点で行うことも可能であり，同様にＤｉｃｏｎの追加・
変更等を行うことも可能である。 【００８８】上記したように関連情報ファイルの新規作
成ダイアログがＩｎｐｅｒ作成ダイアログと同じである
ことから明らかなように，関連情報ファイル自体を電子
化された状態のＩｎｐｅｒとして作成することも可能で
ある。すなわち，関連情報ファイルを作成する際に，関
連情報ファイルの文書中にＤｉｃｏｎを設定し，該Ｄｉ
ｃｏｎと他の関連情報ファイルをリンクさせ，関連情報
ファイル内に連結情報および文書識別情報を記録するこ
とにより，関連情報ファイル自体を電子化された状態の
Ｉｎｐｅｒとして作成する。このように作成した関連情
報ファイルをプリンターで出力してＩｎｐｅｒを作成で
きるのは勿論である。 【００８９】このように関連情報ファイルをＩｎｐｅｒ
として作成することにより，Ｉｎｐｅｒ中のＤｉｃｏｎ
と関連情報ファイルとのリンク関係をさらに拡張するこ
とができる。 【００９０】（８）実施の形態１の動作 以上の構成において，実施の形態１の文書情報管理シス
テムの動作について説明する。例えば，図１２に示すよ
うなＩｎｐｅｒ１０２を有している人は，前述したよう
にＩｎｐｅｒ１０２内のＤｉｃｏｎ（図中に網点で示
す）の中から詳細な情報を必要とするものを選択し，例
えば１２０１で示すように円で囲んでマーキングをす
る。 【００９１】その後，ファクシミリ装置１０４でＤｉｃ
ｏｎにマークしたＩｎｐｅｒ１０２を読み取らせると，
ファクシミリ装置１０４から少なくとも選択情報と連結
情報とを含むファクシミリデータが電話回線を介してＰ
ＵＩ端末装置１０３へ送信される。 【００９２】ＰＵＩ端末装置１０３は，前述したように
選択情報と連結情報とに基づいて，ＰＵＩファイル記憶
装置１０１から該当する関連情報ファイルを検索し，電
話回線を介して検索した関連情報ファイルの内容をファ
クシミリ装置１０４へファクシミリ送信する。 【００９３】ファクシミリ装置１０４は，受信した関連
情報ファイルの内容を関連情報１０５として記録紙に出
力する。 【００９４】このようにＩｎｐｅｒ１０２を所有してい
れば，遠隔地にいても近くのファクシミリ装置１０４で
Ｉｎｐｅｒ１０２を読み取らせて，必要な関連情報１０
５を入手することができる。 【００９５】換言すれば，ハイパーテキスト化された紙
文書であるＩｎｐｅｒ（媒体用紙）１０２とファクシミ
リ装置１０４とを用いて，遠隔地から所望の情報を取り
出すことができる。また，専用のマークシートに代え
て，一般的な文書・書類と同様に扱えるハイパーテキス
ト化されたＩｎｐｅｒ１０２を用いるため，専用のマー
クシートの作成や，保存の必要をなくし，ファクシミリ
装置１０４のある場所から，必要な時に所望の情報のみ
を選択的に取り出すことができる。 【００９６】また，ファクシミリ装置１０４が，Ｉｎｐ
ｅｒ１０２を読み取って制御端末装置へファクシミリ送
信する際に，Ｉｎｐｅｒ１０２のイメージ情報を全て送
信しても良いが，ファクシミリ装置１０４側の機能とし
て選択情報および連結情報のみを選択的に送信可能な機
能を設けることにより，ファクシミリデータの全体の情
報量を少なしてファクシミリ送信時間を短縮することが
できる。 【００９７】〔実施の形態２〕 図１３は，実施の形態２の文書情報管理システムの概略
構成を示す。なお，基本的な構成は実施の形態１の文書
情報管理システムと同様につき，ここでは異なる部分の
みを説明する。 【００９８】ＰＵＩ端末装置１０３は，ＰＵＩファイル
記憶装置１０１と連結されており，かつ，通信回線を介
してファクシミリデータの送受信を行うファクシミリ通
信機能およびＰＵＩファイル記憶装置１０１から所望の
関連情報ファイルを検索する検索機能とを有し，さらに
ユーザーＩＤ要求を発信すると共に，受信したユーザー
ＩＤを照合するユーザーＩＤ照合機能１０３ａを有して
いる。 【００９９】また，ファクシミリ装置１０４は，通信回
線を介してファクシミリデータの送受信を行うと共に，
ユーザーＩＤの入力が可能な操作パネル等のユーザーＩ
Ｄ入力部１０４ａを有している。 【０１００】なお，図中の１０６は，Ｉｎｐｅｒ１０２
と同一のＩｎｐｅｒ（媒体用紙）の最新版の情報である
最新Ｉｎｐｅｒを示す。 【０１０１】以上の構成において，その動作を説明す
る。操作者は，先ず，Ｉｎｐｅｒ１０２のＤｉｃｏｎに
マーキングをして，必要な情報を選択する。次に，近く
のファクシミリ装置１０４で，Ｉｎｐｅｒ１０２を読み
取らせると，ファクシミリ装置１０４からＰＵＩ端末装
置１０３へＩｎｐｅｒ１０２の情報がファクシミリ送信
させる。 【０１０２】ＰＵＩ端末装置１０３は，Ｉｎｐｅｒ１０
２の情報を入力すると，送信側のファクシミリ装置１０
４へユーザーＩＤ要求を発信する。 【０１０３】ファクシミリ装置１０４は，ユーザーＩＤ
要求を受信すると，操作パネルの表示部（図示せず）に
ユーザーＩＤを入力するようにメッセージを出力する。 【０１０４】ユーザーＩＤ入力のメッセージにしたがっ
て，操作者が，操作パネルのテンキー（ユーザーＩＤ入
力部１０４ａ）を使用してあらかじめ決められたユーザ
ーＩＤを入力すると，ユーザーＩＤがファクシミリ装置
１０４からＰＵＩ端末装置１０３へ送信され，ＰＵＩ端
末装置１０３がユーザーＩＤ照合機能１０３ａによって
ユーザーＩＤの照合を行う。 【０１０５】ここで，ユーザーＩＤの照合結果が一致の
場合，先に受信したＩｎｐｅｒ１０２の情報（選択情報
および連結情報）に基づいて，ＰＵＩファイル記憶装置
１０１から該当する関連情報ファイルを検索し，検索し
た関連情報ファイルの内容をファクシミリ装置１０４へ
送信すると共に，Ｉｎｐｅｒ１０２と同一のＩｎｐｅｒ
の情報をファクシミリ装置１０４へ送信する。一方，ユ
ーザーＩＤの照合結果が不一致の場合，該当する関連情
報ファイルの送信を禁止し，ユーザーＩＤの照合結果が
不一致である旨の情報をファクシミリ装置１０４へ送信
する。 【０１０６】ファクシミリ装置１０４は，関連情報ファ
イルの内容を受信すると，関連情報１０５を出力すると
共に，Ｉｎｐｅｒ１０２と同一のＩｎｐｅｒの情報を記
録紙に記録して最新Ｉｎｐｅｒ１０６として出力する。
出力された関連情報１０５には，元の文書番号（Ｉｎｐ
ｅｒ Ｎｏ）および選択情報（Ｄｉｃｏｎ）も図１４に
示すように併せて出力される。このようにすることによ
り，関連情報１０５だけが出力された場合でも，何のた
めに出力されたか後で容易に判断することができる。ま
た，図１４の１０５ａで示すように，関連情報１０５を
出力するように指示した操作者の名前を記載するように
すると，出力した関連情報１０５を配布するときに便利
である。また，関連情報１０５を他の人が間違って持っ
ていくことを回避できる。 【０１０７】また，ファクシミリ装置１０４は，ユーザ
ーＩＤの照合結果が不一致である旨の情報を受信する
と，音声出力，メッセージ表示またはメッセージプリン
ト出力を行って，操作者の入力したユーザーＩＤが正し
くないことを通知して，アクセスできないこと，すなわ
ち，アクセス権がないことを知らせる。 【０１０８】さて，ＰＵＩ端末装置１０３のユーザーＩ
Ｄ照合機能１０３ａの具体的な方法としては，例えば，
ファクシミリ装置１０４から入力したユーザーＩＤと，
あらかじめ登録されているＩｎｐｅｒ１０２のアクセス
権限者のユーザーＩＤとが一致しているかを照合する方
法がある。この場合，ユーザーＩＤ照合機能１０３ａ
は，ＰＵＩファイル記憶装置１０１に問い合わせを行
う。ＰＵＩファイル記憶装置１０１には，特定のＩｎｐ
ｅｒ１０２のアクセス権限を有する人のユーザーＩＤが
登録されている。したがって，今，ファクシミリ装置１
０４で読み込まれたＩｎｐｅｒ１０２のアクセス権限者
のユーザーＩＤリストを受け取ることで，ＰＵＩ端末装
置１０３にて照合を行うことができる。 【０１０９】なお，変形例として，ユーザーＩＤの照合
をＰＵＩファイル記憶装置１０１で行うこともできる。 【０１１０】前述したように実施の形態２によれば，ハ
イパーテキスト化された紙文書であるＩｎｐｅｒ１０２
とファクシミリ装置１０４とを用いて，遠隔地から所望
の情報を取り出すことができる。また，専用のマークシ
ートに代えて，一般的な文書・書類と同様に扱えるハイ
パーテキスト化されたＩｎｐｅｒ１０２を用いるため，
専用のマークシートの作成や，保存の必要をなくし，フ
ァクシミリ装置のある場所から，必要な時に所望の情報
のみを選択的に取り出すことができる。さらに，アクセ
ス権を判定するための情報（ユーザーＩＤ）を，他人に
容易に知られないようにして，アクセス権の付与されて
いる人にのみアクセスを確実に許可できる。換言すれ
ば，ユーザーＩＤを用いて関連情報ファイルへのアクセ
スを管理して，情報の機密保護を徹底することができ
る。 【０１１１】以上説明したように，本発明の文書情報管
理システムは，あらかじめ特定の単語，文章，シンボル
またはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイル
として記憶したファイル手段と，単語，文章，シンボ
ル，グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
載情報，記載情報とファイル手段の関連情報ファイルと
を連結させるための連結情報および記載情報の中から特
定の記載情報を選択するための選択情報が記録された媒
体用紙と，ファイル手段と連結されており，かつ，通信
回線を介してファクシミリデータの送受信を行うファク
シミリ通信機能およびファイル手段から所望の関連情報
ファイルを検索する検索機能とを有した制御端末装置
と，通信回線を介してファクシミリデータの送受信を行
うファクシミリ装置と，を備え，ファクシミリ装置で，
媒体用紙を読み取って制御端末装置へファクシミリ送信
すると，制御端末装置が，ファクシミリ受信した媒体用
紙の情報中の選択情報および連結情報に基づいて，ファ
イル手段から該当する関連情報ファイルを検索し，検索
した関連情報ファイルの内容をファクシミリ装置へ送信
し，ファクシミリ装置が，受信した関連情報ファイルの
内容を出力するため，ハイパーテキスト化された紙文書
である媒体用紙とファクシミリ装置とを用いて，遠隔地
から所望の情報を取り出すことができる。また，専用の
マークシートに代えて，一般的な文書・書類と同様に扱
えるハイパーテキスト化された紙文書（媒体用紙）を用
いるため，専用のマークシートの作成や，保存の必要を
なくし，ファクシミリ装置のある場所から，必要な時に
所望の情報のみを選択的に取り出すことができる。 【０１１２】また，本発明の文書情報管理システムにお
いては、ファクシミリ装置が，媒体用紙を読み取って制
御端末装置へファクシミリ送信する際に，選択情報およ
び連結情報のみを送信するため，ファクシミリ送信時間
を短縮することができる。 【０１１３】また，文書情報管理システムは，あらかじ
め特定の単語，文章，シンボルまたはグラフィックに関
連する情報を関連情報ファイルとして記憶したファイル
手段と，単語，文章，シンボル，グラフィックの何れか
からなる少なくとも一つの記載情報，記載情報とファイ
ル手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情
報および記載情報の中から特定の記載情報を選択するた
めの選択情報が記録された媒体用紙と，ファイル手段と
連結されており，かつ，通信回線を介してファクシミリ
データの送受信を行うファクシミリ通信機能およびファ
イル手段から所望の関連情報ファイルを検索する検索機
能とを有し，さらにユーザーＩＤ要求を発信すると共
に，受信したユーザーＩＤを照合するユーザーＩＤ照合
機能を有した制御端末装置と，通信回線を介してファク
シミリデータの送受信を行うと共に，ユーザーＩＤの入
力が可能なファクシミリ装置と，を備え，ファクシミリ
装置で，媒体用紙を読み取ると共にユーザーＩＤを入力
して，制御端末装置へファクシミリ送信すると，制御端
末装置が，ファクシミリ受信したユーザーＩＤ並びに媒
体用紙の情報中の選択情報および連結情報に基づいて，
ファイル手段から該当する関連情報ファイルを検索し，
検索した関連情報ファイルの内容をファクシミリ装置へ
送信し，ファクシミリ装置が，受信した関連情報ファイ
ルの内容を出力するため，ハイパーテキスト化された紙
文書である媒体用紙とファクシミリ装置とを用いて，遠
隔地から所望の情報を取り出すことができる。また，専
用のマークシートに代えて，一般的な文書・書類と同様
に扱えるハイパーテキスト化された紙文書（媒体用紙）
を用いるため，専用のマークシートの作成や，保存の必
要をなくし，ファクシミリ装置のある場所から，必要な
時に所望の情報のみを選択的に取り出すことができる。
さらに，アクセス権を判定するための情報（ユーザーＩ
Ｄ）を，他人に容易に知られないようにして，アクセス
権の付与されている人にのみアクセスを確実に許可でき
る。換言すれば，ユーザーＩＤを用いて関連情報ファイ
ルへのアクセスを管理して，情報の機密保護を徹底する
ことができる。 【０１１４】また，本発明の文書情報管理システムにお
ける媒体用紙には，あらかじめユーザーＩＤが記載され
ており，制御端末装置におけるユーザーＩＤの照合と
は，ファクシミリ装置で入力されたユーザーＩＤと媒体
用紙中に記載されているユーザーＩＤとの照合であるた
め，媒体用紙を配布されたユーザーのみに関連情報ファ
イルのアクセス権を付与することができる。換言すれ
ば，情報の機密保護を徹底することができる。 【０１１５】また，本発明の文書情報管理システムで
は、制御端末装置におけるユーザーＩＤの照合とは，フ
ァクシミリ装置で入力されたユーザーＩＤと関連情報フ
ァイル中にあらかじめ保管してあるユーザーＩＤとの照
合であるため，あらかじめアクセス権限を付与されたユ
ーザーのみに関連情報ファイルのアクセス権を許可する
ことができる。換言すれば，情報の機密保護を徹底する
ことができる。また，媒体用紙の配布先（配布された
人）とアクセス権の付与とを別々に設定することが可能
となり，さらに利便性が向上する。 【０１１６】また，本発明の文書情報管理システムの制
御端末装置は，ユーザーＩＤの照合結果が一致の場合，
該当する関連情報ファイルをファクシミリ装置へ送信す
る処理を行い，不一致の場合，該当する関連情報ファイ
ルの送信を禁止する処理を行うため，情報の機密保護を
徹底することができる。 【０１１７】また，本発明の文書情報管理システムの制
御端末装置は，ユーザーＩＤの照合結果が不一致の場
合，不一致である旨の情報をファクシミリ装置へ送信
し，ファクシミリ装置を介して，音声出力，メッセージ
表示またはメッセージプリント出力を行うため，アクセ
ス権限のない人にその旨を通知することができ，利便性
が向上する。 【０１１８】また，本発明の文書情報管理システムにお
いては，あらかじめ特定の単語，文章，シンボルまたは
グラフィックに関連する情報を関連情報ファイルとして
記憶したファイル手段と，単語，文章，シンボル，グラ
フィックの何れかからなる少なくとも一つの記載情報，
記載情報とファイル手段の関連情報ファイルとを連結さ
せるための連結情報，記載情報の中から特定の記載情報
を選択するための選択情報およびユーザーＩＤが記録さ
れた媒体用紙と，ファイル手段と連結されており，か
つ，通信回線を介してファクシミリデータの送受信を行
うファクシミリ通信機能およびファイル手段から所望の
関連情報ファイルを検索する検索機能とを有し，さらに
ユーザーＩＤを照合するユーザーＩＤ照合機能を有した
制御端末装置と，通信回線を介してファクシミリデータ
の送受信を行うファクシミリ装置と，を備え，ファクシ
ミリ装置で，媒体用紙を読み取って，選択情報，連結情
報およびユーザーＩＤを制御端末装置へファクシミリ送
信すると，制御端末装置が，ファクシミリ受信した選択
情報，連結情報およびユーザーＩＤに基づいて，ファイ
ル手段から該当する関連情報ファイルを検索し，検索し
た関連情報ファイルの内容をファクシミリ装置へ送信
し，ファクシミリ装置が，受信した関連情報ファイルの
内容を出力するため，ハイパーテキスト化された紙文書
である媒体用紙とファクシミリ装置とを用いて，遠隔地
から所望の情報を取り出すことができる。また，専用の
マークシートに代えて，一般的な文書・書類と同様に扱
えるハイパーテキスト化された紙文書（媒体用紙）を用
いるため，専用のマークシートの作成や，保存の必要を
なくし，ファクシミリ装置のある場所から，必要な時に
所望の情報のみを選択的に取り出すことができる。さら
に，アクセス権を判定するための情報（ユーザーＩＤ）
を，他人に容易に知られないようにして，アクセス権の
付与されている人にのみアクセスを確実に許可できる。
換言すれば，ユーザーＩＤを用いて関連情報ファイルへ
のアクセスを管理して，情報の機密保護を徹底すること
ができる。さらにユーザーＩＤを入力するための工程を
不要であるため，作業の簡素化を図ることができる。 【０１１９】また，本発明の文書情報管理システムの制
御端末装置は，ユーザーＩＤの照合結果が一致の場合，
該当する関連情報ファイルをファクシミリ装置へ送信す
る処理を行い，不一致の場合，該当する関連情報ファイ
ルの送信を禁止する処理を行うため，情報の機密保護を
徹底することができる。 【０１２０】 【発明の効果】以上説明したように，本発明の文書情報
管理システムは，あらかじめ特定の単語，文章，シンボ
ルまたはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイ
ルとして記憶したファイル手段と，単語，文章，シンボ
ル，グラフィックの何れかからなる少なくとも一つの記
載情報，記載情報とファイル手段の関連情報ファイルと
を連結させるための連結情報および記載情報の中から特
定の記載情報を選択するための選択情報が記録された媒
体用紙と，ファイル手段と連結されており，かつ，通信
回線を介してファクシミリデータの送受信を行うファク
シミリ通信機能およびファイル手段から所望の関連情報
ファイルを検索する検索機能とを有した制御端末装置
と，通信回線を介してファクシミリデータの送受信を行
うファクシミリ装置と，を備え，ファクシミリ装置で，
媒体用紙を読み取って選択情報および連結情報を制御端
末装置へファクシミリ送信すると，制御端末装置が，フ
ァクシミリ受信した媒体用紙中の選択情報および連結情
報に基づいて，ファイル手段から該当する関連情報ファ
イルを検索し，検索した関連情報ファイルの内容および
同一の媒体用紙の最新版をファクシミリ装置へ送信し，
ファクシミリ装置が，受信した関連情報ファイルの内容
および同一の媒体用紙の最新版を出力するため，ハイパ
ーテキスト化された紙文書である媒体用紙とファクシミ
リ装置とを用いて，遠隔地から所望の情報を取り出すこ
とができる。また，専用のマークシートに代えて，一般
的な文書・書類と同様に扱えるハイパーテキスト化され
た紙文書（媒体用紙）を用いるため，専用のマークシー
トの作成や，保存の必要をなくし，ファクシミリ装置の
ある場所から，必要な時に所望の情報のみを選択的に取
り出すことができる。さらに，常に最新版の媒体用紙が
出力されるため，次回の情報出力時に最新版の媒体用紙
を使用することができ，利便性が向上する。 【０１２１】また，本発明の文書情報管理システムは，
さらに，同一の媒体用紙の最新版の出力を行うか否かを
選択する選択手段を有し，制御端末装置は，選択手段に
よって出力しないことが選択された場合，同一の媒体用
紙の最新版をファクシミリ装置へ送信しないため，最新
版の媒体用紙が不要である場合に，無駄に媒体用紙を出
力することを回避できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施の形態１の文書情報管理システムのブロッ
ク構成図である。 【図２】文書形式のＩｎｐｅｒ（媒体用紙）を示す説明
図である。 【図３】リスト・ディレクトリー形式のＩｎｐｅｒ（媒
体用紙）を示す説明図である。 【図４】Ｄｉｃｏｎとファイル手段の関連情報ファイル
とのリンク関係を示す説明図である。 【図５】Ｄｉｃｏｎの表示内容と対応する関連情報ファ
イルのデータ内容の関係例を示す説明図である。 【図６】Ｄｉｃｏｎの標記方法を示す説明図である。 【図７】選択情報の加筆（マーキング）の例を示す説明
図である。 【図８】連結情報の一部である記載位置情報を示す説明
図である。 【図９】記載位置情報とアドレス情報とで連結情報（連
結情報テーブル）を構成した例を示す説明図である。 【図１０】記載位置情報と記載認識情報とで連結情報
（連結情報テーブル）を構成した例を示す説明図であ
る。 【図１１】Ｉｎｐｅｒおよび関連情報ファイルの作成方
法を示す説明図である。 【図１２】実施の形態１の動作例を示す説明図である。 【図１３】実施の形態２の文書情報管理システムのブロ
ック構成図である。 【図１４】実施の形態２の関連情報の出力例を示す説明
図である。 【符号の説明】 １０１ ＰＵＩファイル記憶装置（ファイル手段） １０２，２０１，３０１ Ｉｎｐｅｒ（媒体用紙） １０３ ＰＵＩ端末装置（制御端末装置） １０４ ファクシミリ装置 １０５ 関連情報 ２０２ テキストＤｉｃｏｎ ２０３ シンボルＤｉｃｏｎ ２０４ グラフィックＤｉｃｏｎ ２０５ タイトルＤｉｃｏｎ ２０６ コードエリア ２０７ Ｉｎｐｅｒ ＩＤ ２０８ Ｏｗｎｅｒ ＩＤ ２０９ Ｕｓｅｒ ＩＤ
ク構成図である。 【図２】文書形式のＩｎｐｅｒ（媒体用紙）を示す説明
図である。 【図３】リスト・ディレクトリー形式のＩｎｐｅｒ（媒
体用紙）を示す説明図である。 【図４】Ｄｉｃｏｎとファイル手段の関連情報ファイル
とのリンク関係を示す説明図である。 【図５】Ｄｉｃｏｎの表示内容と対応する関連情報ファ
イルのデータ内容の関係例を示す説明図である。 【図６】Ｄｉｃｏｎの標記方法を示す説明図である。 【図７】選択情報の加筆（マーキング）の例を示す説明
図である。 【図８】連結情報の一部である記載位置情報を示す説明
図である。 【図９】記載位置情報とアドレス情報とで連結情報（連
結情報テーブル）を構成した例を示す説明図である。 【図１０】記載位置情報と記載認識情報とで連結情報
（連結情報テーブル）を構成した例を示す説明図であ
る。 【図１１】Ｉｎｐｅｒおよび関連情報ファイルの作成方
法を示す説明図である。 【図１２】実施の形態１の動作例を示す説明図である。 【図１３】実施の形態２の文書情報管理システムのブロ
ック構成図である。 【図１４】実施の形態２の関連情報の出力例を示す説明
図である。 【符号の説明】 １０１ ＰＵＩファイル記憶装置（ファイル手段） １０２，２０１，３０１ Ｉｎｐｅｒ（媒体用紙） １０３ ＰＵＩ端末装置（制御端末装置） １０４ ファクシミリ装置 １０５ 関連情報 ２０２ テキストＤｉｃｏｎ ２０３ シンボルＤｉｃｏｎ ２０４ グラフィックＤｉｃｏｎ ２０５ タイトルＤｉｃｏｎ ２０６ コードエリア ２０７ Ｉｎｐｅｒ ＩＤ ２０８ Ｏｗｎｅｒ ＩＤ ２０９ Ｕｓｅｒ ＩＤ
─────────────────────────────────────────────────────
フロントページの続き
(51)Int.Cl.7 識別記号 ＦＩ
Ｈ０４Ｎ 1/00 Ｈ０４Ｎ 1/00 １０７Ｚ
1/32 1/32 Ｚ
1/44 1/44
(56)参考文献 特開 平６−342426（ＪＰ，Ａ)
特開 平７−107256（ＪＰ，Ａ)
特開 平４−40562（ＪＰ，Ａ)
特開 平４−330484（ＪＰ，Ａ)
特開 平４−331313（ＪＰ，Ａ)
特開 平５−73624（ＪＰ，Ａ)
特開 平５−324737（ＪＰ，Ａ)
特開 平６−44319（ＪＰ，Ａ)
特開 平６−44320（ＪＰ，Ａ)
特開 平６−215045（ＪＰ，Ａ)
特開 平７−44572（ＪＰ，Ａ)
特開 平７−58935（ＪＰ，Ａ)
特開 平７−108786（ＪＰ，Ａ)
特開 平７−200631（ＪＰ，Ａ)
特開 平７−210577（ＪＰ，Ａ)
特開 平９−44383（ＪＰ，Ａ)
特開 平９−91301（ＪＰ，Ａ)
特開 平９−146719（ＪＰ，Ａ)
特開 平９−163107（ＪＰ，Ａ)
特開 平９−223240（ＪＰ，Ａ)
特開 平10−97522（ＪＰ，Ａ)
欧州特許出願公開775962（ＥＰ，Ａ
１)
大村隆宏 外，ＷＷＷ対応ＦＡＸ情報
システムの開発，平成８年度電気関係学
会北陸支部連合大会講演論文集，1996年
10月 ２日，第221頁
ＦＡＸでＷＷＷの情報を検索／登録す
るシステムを製品化，日経オープンシス
テム，日経ＢＰ社，1996年 ７月15日,
第40号，第188〜189頁
(58)調査した分野(Int.Cl.7，ＤＢ名)
G06F 17/30
H04M 3/42
H04M 11/00
H04N 1/00
Claims (1)
- (57)【特許請求の範囲】 【請求項１】 あらかじめ特定の単語，文章，シンボル
またはグラフィックに関連する情報を関連情報ファイル
として記憶したファイル手段と， 単語，文章，シンボル，グラフィックの何れかからなる
少なくとも一つの記載情報，前記記載情報と前記ファイ
ル手段の関連情報ファイルとを連結させるための連結情
報および前記記載情報の中から特定の記載情報を選択す
るための選択情報が記録された媒体用紙と， 前記ファイル手段と連結されており，かつ，通信回線を
介してファクシミリデータの送受信を行うファクシミリ
通信機能および前記ファイル手段から所望の関連情報フ
ァイルを検索する検索機能とを有した制御端末装置と， 通信回線を介してファクシミリデータの送受信を行うフ
ァクシミリ装置と， 前記ファクシミリ装置が前記同一の媒体用紙の最新版の
出力を行うか否かを選択する選択手段と を備え， 前記ファクシミリ装置で，前記媒体用紙を読み取って前
記選択情報および前記連結情報を前記制御端末装置へフ
ァクシミリ送信すると，前記制御端末装置が，ファクシ
ミリ受信した前記選択情報および前記連結情報に基づい
て，前記ファイル手段から該当する関連情報ファイルを
検索し，検索した関連情報ファイルの内容および同一の
媒体用紙の最新版を前記ファクシミリ装置へ送信し，前
記ファクシミリ装置が，受信した関連情報ファイルの内
容および前記同一の媒体用紙の最新版を出力し、前記選
択手段によって出力しないことが選択された場合，前記
制御端末装置は，前記同一の媒体用紙の最新版を前記フ
ァクシミリ装置へ送信しないことを特徴とする文書情報
管理システム。
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|---|---|---|---|
| JP26643396A JP3478681B2 (ja) | 1996-10-07 | 1996-10-07 | 文書情報管理システム |
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Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP26643396A JP3478681B2 (ja) | 1996-10-07 | 1996-10-07 | 文書情報管理システム |
Publications (2)
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|---|---|
| JPH10111871A JPH10111871A (ja) | 1998-04-28 |
| JP3478681B2 true JP3478681B2 (ja) | 2003-12-15 |
Family
ID=17430875
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP26643396A Expired - Lifetime JP3478681B2 (ja) | 1996-10-07 | 1996-10-07 | 文書情報管理システム |
Country Status (2)
| Country | Link |
|---|---|
| US (1) | US6014668A (ja) |
| JP (1) | JP3478681B2 (ja) |
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Also Published As
| Publication number | Publication date |
|---|---|
| JPH10111871A (ja) | 1998-04-28 |
| US6014668A (en) | 2000-01-11 |
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