DE69930903T2

DE69930903T2 - Archivierungssystem und Verfahren mit der Fähigkeit, das Archivieren von identischen Dokumenten zu vermeiden

Info

Publication number: DE69930903T2
Application number: DE69930903T
Authority: DE
Inventors: Hiroshi Takahashi
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1998-08-10
Filing date: 1999-08-09
Publication date: 2007-01-25
Anticipated expiration: 2019-08-10
Also published as: CN1245938A; EP0980178A3; EP0980178B1; KR20000017233A; EP1650948B1; US6832221B2; US20030041306A1; EP0980178A2; US20050152191A1; US7509317B2; JP3836261B2; EP1650948A2; JP2000057159A; DE69930903D1; CN1178149C; EP1650948A3; KR100328960B1

Description

Die vorliegende Erfindung betrifft ein Ablagesystem und insbesondere ein Ablagesystem, das bei einem Datenverarbeitungssystem zum Kopieren, zur Fax-Netzübertragung, zum Drucken oder in anderen Formen der Datenverarbeitung verwendet wird und in der Lage ist, das Ablegen von identischen Dokumentendaten zu vermeiden, um die Speicherkapazität einer Speichereinrichtung des Ablagesystems vorteilhaft zu nutzen.
Herkömmlich werden gedruckte Dokumente, die wichtig sind, oder Dokumente, die möglicherweise später verwendet werden, abgelegt und der Reihe nach in einem Schrank oder dergleichen angeordnet. In einem Büro, bei dem ein enormer Umfang von Dokumenten anfällt, ist jedoch ein großer Raum erforderlich, um die Dokumente aufzubewahren und es dauert außerdem lange, um ein benötigtes Dokument herauszusuchen.
In den letzten Jahren ist dementsprechend bei weiterentwickelten schnellen Datenverarbeitungstechnologien und bei tendenziell sinkenden Preisen von Speichereinrichtungen ein Ablagesystem vorgeschlagen worden, bei dem Dokumente mit einem Scanner gelesen werden und in einer Massenspeichereinrichtung gespeichert werden. Diese Ablagesysteme werden nicht nur in Büros, die einen enormen Umfang von Dokumenten haben, sondern auch an anderen Stellen eingeführt.
Ähnlich wie dieser Typ von Ablagesystemen sind Ablagesysteme vorgeschlagen worden, die Merkmale enthalten, die so beschaffen sind, dass sie ein einfaches Abrufen von betroffenen Dokumenten gewährleisten, indem Dokumente systematisch nach Typen in Datenbanken sortiert werden, wobei in letzter Zeit Ablagesysteme vorgeschlagen wurden, bei denen eine bessere Verfügbarkeit vorhanden ist. In der japanischen Patentoffenlegungsschrift Nr. 5-35737 ist z. B. ein Ablagesystem beschrieben, bei dem reduzierte Bilder von gespeicherten Dokumentendaten erzeugt werden und in einem Kalendersichtformat angezeigt werden, und in der japanischen Patentoffenlegungsschrift Nr. 6-119393 ist ein Ablagesystem beschrieben, bei dem Daten in einem Kasten-, Kalender- oder Kartenformat sortiert, registriert (gespeichert) und abgerufen werden. Ferner sind in den japanischen Patentoffenlegungsschriften Nr.8-255220 und Nr.9-128402 Ablagesysteme beschrieben, bei denen die Kontinuität oder Ähnlichkeit von Dokumentendaten analysiert wird.
Bei diesen herkömmlichen Ablagesystemen ist es jedoch erforderlich, Dokumente mit einem Scanner zu lesen und Informationen zum Abrufen einzugeben, was zeitaufwändig ist. Deswegen besteht die Tendenz, Dokumente, die für eine spätere Verarbeitung verbleiben, einfach zu stapeln. Um diese Dokumente der Reihe nach in dem Ablagesystem zu speichern, muss zunächst festgestellt werden, ob die Dokumente gespeichert werden müssen, und anschließend müssen die erforderlichen Dokumente mit dem Scanner einzeln gelesen werden und es ist eine Eingabetätigkeit zum Sortieren erforderlich. Wegen dieser komplizierten Ablagetätigkeit neigt der Benutzer dazu, den Umfang von Dokumenten für die Ablage zu reduzieren, indem Dokumente verworfen werden, die nicht wichtig sind.
Dies kann dahingehend ein Problem darstellen, dass einige der verworfenen Dokumente nicht zur Verfügung stehen, wenn sie später benötigt werden.
Bei der Prüfung, ob ein Dokument gespeichert werden sollte, ist die Festlegung dementsprechend nicht immer einfach und die Festlegungstätigkeit dauert lange. Ferner können Dokumente, die zu diesem Zeitpunkt nicht erforderlich sind, zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden.
Dokumente, die in einem Ablagesystem gespeichert werden, sind im Allgemeinen jene Dokumente, die zur Verwendung in einer Konferenz kopiert werden, die über ein Faxgerät an einen Kunden gesendet werden oder von diesem empfangen werden oder die durch eine Arbeitsstation (WS) oder einen Personalcomputer (PC) erzeugt und ausgedruckt werden. Mit anderen Worten, Dokumente, die in dem Ablagesystem zu speichern sind, sind in elektrische Signale umgesetzt und auf einem Aufzeichnungsblatt einmalig oder mehrmals aufgezeichnet worden. Dokumente, die für eine Konferenz verwendet werden oder die in Umlauf gebracht werden sollen, können außerdem zu verschiedenen Zeitpunkten und an verschiedenen Orten wiederholt kopiert werden.
Die Patente DE-A-195 34 225 und US 4.437.127 offenbaren Ablagesysteme gemäß dem Oberbegriff von Anspruch 1.
Die vorliegende Erfindung wurde im Hinblick auf die oben erläuterten und weitere Probleme gemacht und bevorzugte Ausführungsformen der vorliegenden Erfin dung schaffen ein Ablagesystem, bei dem die verschwenderische Verwendung von Speicherkapazität einer Speichereinrichtung vermieden wird, indem die Speicherung von identischen Daten in der Speichereinrichtung verhindert wird, und bei dem verarbeitete Daten, die in der Speichereinrichtung gespeichert sind, bei Bedarf in einfacher Weise wiederverwendet werden können.
Gemäß einer bevorzugten Ausführungsform der vorliegenden Erfindung enthält ein Ablagesystem eine Verarbeitungseinrichtung, die eine Verarbeitung ausführt, um Verarbeitungsdaten mit zumindest einer von einer Kopierfunktion, um Bilddaten von einem Originaldokument zu lesen und die gelesenen Daten auf einem Blatt aufzuzeichnen, einer Übertragungsfunktion, um Bilddaten und/oder Buchstaben- bzw. Zeichendaten über eine Kommunikationsleitung zu senden und zu empfangen, und einer Aufzeichnungsfunktion, um empfangene Bilddaten und/oder Buchstaben- bzw. Zeichendaten auf einem Blatt aufzuzeichnen, zu verarbeiten, und eine Speichereinrichtung, um die Verarbeitungsdaten, die durch die Verarbeitungseinrichtung verarbeitet worden sind, zu speichern. Das Ablagesystem enthält ferner eine Identitätsbestimmungseinrichtung, um eine Identität zwischen den Verarbeitungsdaten und Daten, die in der Speichereinrichtung gespeichert sind, zu bestimmen, und eine speichernde Verwaltungseinrichtung speichert die Verarbeitungsdaten in der Speichereinrichtung auf der Grundlage eines Ergebnisses einer Bestimmung, die durch die Identitätsbestimmungseinrichtung vorgenommen worden ist. Die speichernde Verwaltungseinrichtung macht ein Speichern der Verarbeitungsdaten in der Speichereinrichtung ungültig bzw. hebt dieses auf, wenn die Identitätsbestimmungseinrichtung bestimmt, dass die Verarbeitungsdaten mit Daten identisch sind, die in der Speichereinrichtung gespeichert sind. Die speichernde Verwaltungseinrichtung fügt den Daten in der Speichereinrichtung Verknüpfungsinformationen hinzu, die die Verarbeitungsdaten betreffen und von der Identitätsbestimmungseinrichtung so ermittelt werden, dass sie mit Daten in der Speichereinrichtung identisch sind.
Gemäß der Erfindung kann die Identitätsbestimmungseinrichtung die Identität zwischen den Verarbeitungsdaten und den Daten, die in der Speichereinrichtung gespeichert sind, auf der Grundlage von Informationen von Prozessen, mit welchen die Verarbeitungsdaten mit der Verarbeitungseinrichtung verarbeitet worden sind, bestimmen.
Die Prozessinformationen können Informationen von einem Originaldokument ent halten, das mit den Verarbeitungsdaten verknüpft ist.
Die Informationen von einem Originaldokument können Informationen von der Größe und Richtung des Originaldokuments, Informationen, ob das Originaldokument ein Bild auf einer Seite oder beiden Seiten des Originaldokuments hat, oder Informationen, ob das Originaldokument ein Blatt oder ein Buch ist, enthalten.
Die Identitätsbestimmungseinrichtung kann einen Grad der Identität zwischen den Verarbeitungsdaten und den Daten, die in der Speichereinrichtung gespeichert sind, bestimmen.
Die Identitätsbestimmungseinrichtung kann den Grad der Identität zwischen den Verarbeitungsdaten und den Daten, die in der Speichereinrichtung gespeichert sind, auf der Grundlage eines Grades einer Identität eines Bildes eines Originaldokuments, das mit den Verarbeitungsdaten verknüpft ist, und/oder einem Grad einer Identität des Originaldokuments bestimmen.
Die speichernde Verwaltungseinrichtung fügt Verknüpfungsinformationen, die die Verarbeitungsdaten betreffen, den in der Speichereinrichtung gespeicherten Daten hinzu basierend auf dem Grad der Identität, der durch die Identitätsbestimmungseinrichtung bestimmt worden ist.
Das Ablagesystem kann ferner aufweisen: eine Anzeigeeinrichtung, um Informationen anzuzeigen; eine Betriebseinrichtung, um Befehle einzugeben; und eine Ausgabeverwaltungseinrichtung, umspezifische Informationen für spezifische Daten in der Speichereinrichtung zu erzeugen, um die spezifischen Informationen auf der Anzeigeeinrichtung anzuzeigen, um so durch die Betriebseinrichtung ausgewählt zu werden, und um Daten auszulesen, die über die Auswahl der spezifischen Informationen, die die Daten von der Speichereinrichtung spezifizieren, spezifiziert worden sind, um die spezifizierten Daten zu der Verarbeitungseinrichtung auszugeben. Die Ausgabeverwaltungseinrichtung zeigt die spezifischen Informationen der Verarbeitungsdaten an, zu denen die Verknüpfungsinformationen auf der Anzeigeeinrichtung hinzugefügt sind, wobei der Grad der Identität hervorgehoben wird.
Die Speicherverwaltungseinrichtung kann in der Betriebseinrichtung eine Nachricht anzeigen, um eine Person, welche die Verarbeitungsdaten verarbeitet, über eine Speicherung der Verarbeitungsdaten zu der Speichereinrichtung zu fragen.
Die Speicherverwaltung kann ferner eine ID-Beschaffungseinrichtung enthalten, um eine Benutzer-ID von einem Benutzer zu erhalten, welcher die Verarbeitungsdaten mit der Verarbeitungseinrichtung verarbeitet, und die Benutzer-ID, die von der ID-Beschaffungseinrichtung erhalten worden ist, zu den Verarbeitungsdaten hinzuzufügen, die in der Speichereinrichtung zu speichern sind, wobei die Identität durch die Identitätsbestimmungseinrichtung zwischen den Verarbeitungsdaten und den Daten, die in der Speichereinrichtung gespeichert sind, die die gleiche Benutzer-ID haben, bestimmt wird.
In dem Ablagesystem können die Verarbeitungseinrichtung und die Speichereinrichtung an im Wesentlichen das gleiche Intranet angeschlossen sein.
Gemäß einer weiteren Ausführungsform der vorliegenden Erfindung kann das Ablagesystem eine erste Speichereinrichtung und eine zweite Speichereinrichtung enthalten, um die Verarbeitungsdaten, die durch die Verarbeitungseinrichtung verarbeitet worden sind, zu speichern, und die speichernde Verwaltungseinrichtung kann einen gegebenen Umfang von Dokumentdaten aus der ersten Speichereinrichtung auslesen und den gegebenen Umfang von Dokumentdaten zu der zweiten Speichereinrichtung übertragen, wenn eine voreingestellte Kapazität der ersten Speichermittel überschritten wird.
Gemäß der vorliegenden Erfindung werden Daten, die durch die Verarbeitungseinrichtung verarbeitet worden sind, in der Speichereinrichtung auf der Grundlage eines Bestimmungsergebnisses gespeichert, ob die Daten, die durch die Verarbeitungseinrichtung verarbeitet worden sind, mit Daten, die bereits in der Speichereinrichtung gespeichert worden sind, identisch sind. Wenn bestimmt wird, dass die Verarbeitungsdaten mit Daten in der Speichereinrichtung identisch sind, wird das Speichern der Verarbeitungsdaten in der Speichereinrichtung ungültig gemacht oder abgebrochen, andernfalls werden die Verarbeitungsdaten in der Speichereinrichtung gespeichert. Deswegen werden die Verarbeitungsdaten nicht nur durch die Verarbeitungseinrichtung verarbeitet, sondern außerdem in der Speichereinrichtung ohne jegliche Tätigkeiten zum Speichern der Daten in der Speichereinrichtung gespeichert, falls die Daten mit den gespeicherten Daten nicht identisch sind, und ferner wird die Speicherkapazität der Speichereinrichtung geschont, indem die Speicherung der Verarbeitungsdaten in der Speichereinrich tung vermieden wird, wenn die identischen Daten in der Speichereinrichtung vorhanden sind.
Ferner werden dann, wenn die Verarbeitungsdaten mit Daten in der Speichereinrichtung eine gewisse Identität besitzen, die Verarbeitungsdaten, die durch die Verarbeitungseinrichtung verarbeitet worden sind, in der Speichereinrichtung mit Verknüpfungsinformationen, die die Verarbeitungsdaten betreffen, mit den bereits gespeicherten Daten gespeichert, die mit den Verarbeitungsdaten verknüpft sind, und spezifische Informationen der Daten in der Speichereinrichtung, z. B. ein Miniaturbild der Daten, wird in einem Kalenderanzeigeformat angezeigt, wobei ein Grad der Identität hervorgehoben wird. Deswegen können Verarbeitungsdaten, die einen höheren Grad der Identität aufweisen, einfacher von anderen Daten unterschieden werden, um ausgewählt zu werden, und werden an eine angeschlossene Verarbeitungseinrichtung ausgegeben, um die Daten dort zu verarbeiten.
Ferner fragt die speichernde Verwaltungseinrichtung eine Person, die die Verarbeitungsdaten mit einer Verarbeitungseinrichtung verarbeitet, über das Speichern der Verarbeitungsdaten in der Speichereinrichtung und das Speichern der Verarbeitungsdaten, die mit bereits gespeicherten Daten identisch sind, wird lediglich gemäß eines Befehls der Person, die die Verarbeitungsdaten verarbeitet, ungültig gemacht bzw. aufgehoben, d. h. nur dann, wenn die Person, die die Daten mit der Verarbeitungseinrichtung verarbeitet, festlegt, dass die Speicherung in den Speichermitteln nicht erforderlich ist. Deswegen wird weder gegen den Willen einer Bedienperson eine automatische Speicherung der Verarbeitungsdaten jemals ungültig gemacht bzw. aufgehoben, noch werden die Verarbeitungsdaten gegen den Willen einer Bedienperson mit anderen Daten verknüpft.
Ein vollständigeres Verständnis der vorliegenden Erfindung und von vielen der damit verbundenen Vorteile wird in einfacher Weise erreicht, wenn diese unter Bezugnahme auf die folgende genaue Beschreibung verstanden wird, die in Verbindung mit der beigefügten Zeichnung zu betrachten ist, in der:
1 eine Darstellung eines Ablagesystems gemäß der vorliegenden Erfindung ist, die den Umfang des Systemaufbaus darstellt;
2 ein Blockschaltplan einer Verarbeitungseinheit in dem Ablagesystem ist;
3 eine Draufsicht ist, die eine Anzeigeeinrichtung und eine Betriebseinrichtung der Verarbeitungseinheit veranschaulicht;
4 eine perspektivische Ansicht ist, die eine Leseeinrichtung der Verarbeitungseinheit veranschaulicht;
5 eine perspektivische Seitenansicht der Leseeinrichtung ist;
6 ein Blockschaltplan ist, der einen Hauptabschnitt veranschaulicht, der eine Speichereinheit in dem Ablagesystem bildet;
7 ein Ablaufplan für die Erläuterung eines Teils der Ablageverarbeitung des Ablagesystems ist;
8 ein Zeitablaufplan für die Erläuterung des Hinzufügens von zusätzlichen Daten zu Verarbeitungsdaten in dem Ablagesystem ist;
9 ein Zeitablaufplan für die Erläuterung des Hinzufügens von zusätzlichen Daten in einer anderen Weise als in 8 ist;
10 eine Draufsicht ist, die einen Teil der Anzeigebetriebseinrichtung der Verarbeitungseinheit zur Erläuterung von zusätzlichen Daten ist, die in dem Ablagesystem zu verarbeiten sind;
11 eine Liste zur Erläuterung von zusätzlichen Daten für die Ablageverarbeitung des Ablagesystems ist;
12 eine Liste für die Erläuterung eines Datenabschnitts der zusätzlichen Daten des Ablagesystems ist;
13 ein Ablaufplan für die Erläuterung eines Teils der Ablageverarbeitung ist, der von dem Teil von 7 verschieden ist;
14 ein Ablaufplan für die Erläuterung der Wiederverwendung von abgelegten Verarbeitungsdaten in dem Ablagesystem ist;
15 ein Anzeigebildschirm für die Erläuterung der Bezugnahme auf abgelegte Verarbeitungsdaten in dem Ablagesystem ist;
16 eine teilweise vergrößerte Ansicht des Anzeigebildschirms des Ablagesystems ist;
17 eine Darstellung für die Erläuterung der Referenzverarbeitung ist, die Listen veranschaulicht, die in dem Anzeigebildschirm nach der Auswahl einer Abrufschaltfläche in dem Anzeigebildschirm von 15 angezeigt werden;
18 eine Darstellung für die Erläuterung der Referenzverarbeitung ist, die von 17 verschieden ist;
19 ein Blockschaltplan für die Erläuterung der Übertragung von Daten ist, die in dem Ablagesystem zu verarbeiten sind;
20 eine Darstellung ist, die ein Beispiel eines Dokuments veranschaulicht, das in den Ablagesystemen zu verarbeiten ist; und die 21(a) und 21(b) Darstellungen für die Erläuterung von Aspekten eines Bildes eines Dokuments und des Dokuments zum Bestimmen eines Grades einer Identität von Dokumentendaten sind.
Es erfolgt nun eine Bezugnahme auf die Zeichnung, wobei gleiche Bezugszeichen identische oder entsprechende Teile in allen verschiedenen Ansichten bezeichnen, wobei bevorzugte Ausführungsformen der vorliegenden Erfindung beschrieben werden.
In 1 ist ein Datenverwaltungssystem 10 so konfiguriert, dass es als ein Datensicherungssystem zum Sichern von Daten funktioniert, die mit einer Verarbeitungseinheit durch einen Benutzer verarbeitet werden, und das außerdem als ein Ablagesystem funktioniert, falls der Benutzer dies wünscht. Das Datenverwaltungssystem 10 enthält eine digitale Kopiermaschine 11 mit höheren Funktionen (MFP: Mehrfunktionsdrucker), die in dem Büro eines Benutzers an ein Intranet angeschlossen ist, eine Servermaschine 12, eine Massenspeichereinrichtung (IMS: Server mit infinitem Speicher) 13, einen Personalcomputer (PC) 14, eine Verbindungseinrichtung (MFB: Mehrtunktionsbox) 15 und eine Massenspeicherein richtung (Web IMS) 16, die am Internet angeschlossen ist, um Dienste eines Dienstleistungsanbieters, der später beschrieben wird, bereitzustellen.
Die Kopiermaschine 11 enthält, wie in 2 dargestellt ist, einen Steuerungsabschnitt 21, der Komponenten der Maschine 11 integral steuert, und einen Anzeigeabschnitt 22, einen Betätigungsabschnitt 23 (Betriebsabschnitt), einen NCU-Abschnitt (eine Netzwerksteuereinheit) 24, einen Kommunikationssteuerabschnitt 25, eine Leseeinrichtung 26, eine Aufzeichnungseinrichtung 27, einen Bildspeicherabschnitt 28 und einen Bildverarbeitungsabschnitt 29, die alle über einen Bus 30 mit dem Steuerungsabschnitt 21 verbunden sind. Der Steuerungsabschnitt 21 führt verschiedene Verarbeitungstypen der vorliegenden Erfindung und verschiedene Funktionen, die später beschrieben werden, aus, indem verschiedene Informationen, wie etwa Ansteuerungszustände der Komponenten der Maschine 11 sowie Verwaltungsdaten gemäß einem Steuerungsprogramm, das aus einem ROM (Festwertspeicher) durch eine eingebaute CPU (zentrale Verarbeitungseinheit) ausgelesen wird, gespeichert werden, und indem ein RAM (Arbeitsspeicher) verwendet wird, in welchem erforderliche Daten für den Betrieb gespeichert werden.
Der Anzeigeabschnitt 22 und der Betätigungsabschnitt 23 sind in einem Betriebs- und Anzeigefeld angeordnet, das an der Oberseite eines vorderen Abschnitts des Maschinenkörpers vorgesehen ist, der in 3 dargestellt ist. Wie in der Zeichnung dargestellt ist, sind eine Berührungsfeld-Betätigungsanzeige-LCD (Flüssigkristallanzeige) 22a, ein Zehntastenfeld 23b, Funktionstasten (F-Tasten) 23c, eine Starttaste 23d und eine Halttaste 23e in dem Betriebs- und Anzeigefeld für Eingabeoperationen von Benutzereinstellungen, Befehlen oder dergleichen und zum Anzeigen von verschiedenen Informationen, wie etwa Ansteuerungszustände, ein Einstellungsstatus oder Eingabeinformationen, angeordnet. Ein Schlitz, der nicht gezeigt ist, um eine ID-Karte zum Lesen oder Schreiben von verschiedenen Informationen von der ID-Karte bzw. auf diese einzusetzen, ist außerdem in dem Betriebs- und Anzeigefeld angeordnet.
Der Kommunikationssteuerabschnitt 25 ist zum Anschalten oder Trennen einer Leitung durch das Ausführen einer vorgegebenen Leitungssteuerung mit dem NCU-Abschnitt (Netzwerksteuereinheit) 24 verbunden, wenn ein abgehender oder ankommender Anruf über ein PSTN (öffentliches Fernsprechwählnetz) hergestellt werden soll. Der Kommunikationssteuerabschnitt 25 moduliert oder demoduliert Bilddaten oder verschiedene Prozedursignale mit einem eingebauten Modem und führt eine Fax-Netzwerkkommunikation (Sende- oder Empfangsverarbeitung) über den NCU-Abschnitt 24 aus. Der Kommunikationssteuerabschnitt 25 ist ferner über eine Schnittstelle (I/F), die nicht dargestellt ist, mit einem Intranet verbunden und führt eine Übertragung (Senden und Empfangen) von Dokumentendaten aus, wie etwa Bilddaten und Buchstaben- bzw. Zeichendaten.
Die Leseeinrichtung 26 ist so konfiguriert, wie in den 4 und 5 gezeigt ist, so dass ein Dokument P aufgelegt wird, wobei es in der Weise positioniert wird, dass ein Winkel des Dokuments mit einer Dokumentpositionsreferenz 26c übereinstimmt, die durch einen eingeschlossenen Winkel einer Dokumentskala 26b auf einer großflächigen Kontaktglasplatte 26a gebildet ist. Die Leseeinrichtung 26 liest Bilddaten, die von dem Dokument P übertragen oder kopiert werden sollen, wobei das Dokument P in einen engen Kontakt mit der Kontaktglasplatte 26a durch eine Druckbeaufschlagungsplatte 26d gebracht wird, die auf der Kontaktglasplatte 26a vorgesehen ist und geöffnet und geschlossen wird, um in engem Kontakt mit dem Dokument P zu sein oder von diesem getrennt zu werden. Ein Lichtstrahl wird von einer Belichtungslampe 26f ausgesendet, die sich in einer horizontalen Abtastrichtung an einem ersten Träger 26e erstreckt. Der erste Träger 26e bewegt sich in einer vertikalen Abtastrichtung auf dem Dokument P, das aufgelegt wurde. Reflektiertes Licht von einer Bildoberfläche des Dokuments P wird durch einen ersten Spiegel 26g abgelenkt und wird dann durch einen zweiten Spiegel und einen dritten Spiegel 26i und 26j, die an einem zweiten Träger 26h angebracht sind, umgekehrt, der sich mit der Hälfte der Geschwindigkeit des ersten Träger 26e bewegt, um eine konstante optische Weglänge L des reflektierten Lichts aufrechtzuerhalten. Das reflektierte Licht wird auf eine CCD (ladungsgekoppelte Einrichtung) 26m durch eine Bilderzeugungslinse 26k projiziert und die Bilddaten des Dokuments P werden durch photoelektrische Umsetzung gelesen. Es erübrigt sich zu erwähnen, dass die Leseeinrichtung 26 anstelle der Druckbeaufschlagungsplatte eine automatische Dokumentzufuhreinrichtung (ADF) aufweisen kann, um Dokumente P, die auf einen Dokumententisch gelegt werden, automatisch auf die Kontaktglasplatte 26a zu transportieren und sie nach dem Lesen der Dokumente zu einem Ausgabetisch zu entladen, so dass mehrere Dokumente P automatisch verarbeitet werden können.
Die Aufzeichnungseinrichtung 27 zeichnet ein Bild gemäß Bilddaten, die gelesen wurden oder empfangen und in einer Bitabbildung in dem Bildspeicherabschnitt 28, der eine Festplatteneinheit enthält, gespeichert wurden, auf einem Blatt z. B. mit einer Dichte von 400 dpi und 256 Graustufen durch ein bekanntes elektrophotographisches Aufzeichnungsverfahren auf. Während die Einzelheiten an dieser Stelle nicht beschrieben werden, wird in dem bekannten elektrophotographischen Verfahren ein elektrostatisches latentes Bild gemäß gelesenen oder empfangenen Bilddaten durch optisches Schreiben der Daten auf einen lichtempfindlichen Körper gebildet, der während seiner Drehung aufgeladen wurde, und anschließend wird Toner auf dem lichtempfindlichen Körper aufgebracht, um das latente Bild mit dem Toner zu entwickeln, und ein Blatt mit einer für das Aufzeichnungsbild geeigneten Größe oder einer spezifizierten Größe wird aus einer Zufuhrkassette transportiert, um das entwickelte Tonerbild darauf zu übertragen, und anschließend wird das das Tonerbild tragende Blatt aus der Maschine 11 entladen, nachdem das Tonerbild fixiert wurde. Es erübrigt sich zu erwähnen, dass die Aufzeichnungseinrichtung 27 außer vom elektrophotographischen Aufzeichnungstyp vom Tintenstrahltyp, Wärmeaufzeichnungstyp oder irgendeinem anderen Typ sein kann.
Der Bildverarbeitungsabschnitt 29 komprimiert und codiert Bilddaten, die zu senden sind, und dekomprimiert und decodiert empfangene Bilddaten. Der Bildverarbeitungsabschnitt 29 führt des Weiteren eine Umsetzungsverarbeitung aus, um Zeichendaten (Codedaten) von Dokumenten, die von einem Benutzer unter Verwendung des PC 14 erzeugt wurden, bei Bedarf durch eine Bitabbildung der Zeichendaten in dem Bildspeicherabschnitt 28 in Bilddaten umzusetzen. Die Bilddatenkompression, die durch den Bildverarbeitungsabschnitt 29 ausgeführt wird, ist vorgesehen, um einen Umfang der Daten zu verringern, und deswegen können alle bekannten Verfahren nur dann angewendet werden, wenn sowohl die Kopiermaschine 11 als auch die Servermaschine 12 die Daten verarbeiten kann. Ein GBTC-Verfahren (Codierung durch allgemeine Blockkürzung) kann z. B. in dem Bildspeicher 28 für eine Komprimierung von Bitabbildungsdaten von 400 dpi bei 8 Bit pro Pixel angewendet werden.
Diese Kopiermaschine 11 enthält dementsprechend eine Verarbeitungseinheit mit einer Übertragungsfunktion zum Ausführen einer Fax-Netzwerkkommunikation, bei der Bilddaten übertragen werden, und einer Datenkommunikation, bei der Dokumentendaten zwischen PCs 14 übertragen werden, einer Kopierfunktion zum Aufzeichnen von gelesenen Bilddaten auf ein Blatt und zum Ausgeben des aufgezeichneten Blattes und einer Aufzeichnungsfunktion zum Aufzeichnen von emp fangenen Dokumentendaten und zum Ausgeben des Aufzeichnungsblattes, wodurch sie als ein Faxgerät, ein Drucker oder ein Scanner sowie als eine Kopiermaschine arbeitet.
Die ID-Karte, die in den Betriebsabschnitt 23 der Kopiermaschine 11 eingesetzt ist, enthält Informationen, wie etwa Telephonnummern für eine Fax-Kommunikation, Adressen des PC 14, Verarbeitungsbedingungen wie z. B. ein Verkleinerungsverhältnis zum Kopieren, eine Benutzer-ID, einen Benutzernamen usw.
Die Kopiermaschine 11 liest die Verarbeitungsbedingungen, die in der ID-Karte enthalten sind, wenn die Starttaste 23d niedergedrückt wird, nachdem durch Niederdrücken einer F-Taste 23c des Betriebsabschnitts 23 eine Funktion ausgewählt wurde, so dass der Benutzer verschiedene Funktionen der Maschine 11 einfach verwenden kann. Ferner wird die Benutzer-ID von der ID-Karte gelesen (oder die Benutzer-ID wird mit Dokumentendaten für eine Verwendung bei dem PC 14 empfangen) und Verwaltungsinformationen, wie etwa die verwendete Verarbeitungsfunktion oder die Anzahl der verarbeiteten Blätter, wird in einem RAM des Steuerabschnitts 21 für jede Benutzer-ID gespeichert, so dass sie für eine Abrechnungsverarbeitung verwendet werden können. Wenn die Kopiermaschine 11 eine gewünschte Datenverarbeitung an Dokumentendaten mit den vorgesehenen Funktionen gemäß eines von einem Benutzer eingegebenen Verarbeitungsbefehls ausführt (einschließlich Verarbeitungsbefehle vom PC 14 und Aufzeichnungsbefehle der empfangenen Dokumentendaten, die in der Maschine 11 lokal zu verarbeiten sind), greift die Kopiermaschine 11 in geeigneter Weise ein und fügt die Benutzer-ID den verarbeiteten Dokumentendaten als zusätzliche Daten (spezifische Informationen) hinzu ohne eine Eingabe der Benutzer-ID anzufordern, wenn die Dokumentendaten an die Servermaschine 12 gesendet werden (wird später beschrieben).
Wenn die Kopiermaschine 11 ohne Einsetzen der IC-Karte betrieben wird (ohne Eingabe der Benutzer-ID), liest die Kopiermaschine 11 eine gemeinsam genutzte Benutzer-ID, die der Kopiermaschine 11 zuvor zur Verwendung für allgemeine Kosten bei einer Abrechnungsverarbeitung zugewiesen wurde, aus einem nichtflüchtigen RAM aus, um die gemeinsam genutzte Benutzer-ID als Benutzer-ID zu verwenden, und verarbeitet die Dokumentendaten als gemeinsame Dokumentendaten.
Die Verbindungseinrichtung 15 funktioniert als ein Netzwerkverteiler von Endgeräteeinrichtungen, wie etwa die Kopiermaschine 11, die Servermaschine 12 und die PCs 14, und bildet eine lokale Netzwerkumgebung (LAN) durch die Vermittlung der Datenkommunikation zwischen den Endgeräteeinrichtungen. Die Verbindungseinrichtung 15 verbindet ferner mit weiteren lokalen Netzwerken, die eine Intranet-Umgebung bilden. Die Verbindungseinrichtung 15 verbindet ferner mit dem Internet, wodurch ein Benutzer verschiedene Typen von Informationen verwenden kann, indem er von der Kopiermaschine 11, der Servermaschine 12 oder dem PC 14 auf eine Dienstleitungsanbieterfirma im Internet zugreift.
Der PC 14 enthält eine CPU, einen Speicher (ROM, RAM usw.), eine E/A-Schaltung (Eingabe/Ausgabe) oder dergleichen. Der PC 14 kann als ein System zum Ausführen von verschiedenen Verarbeitungstypen verwendet werden, wie etwa die Erzeugung eines Dokuments oder eines Bildes, durch arithmetische Operationen gemäß einem Anwendungsprogramm, das von einer nicht dargestellten Festplatteneinheit (ein Speichermedium) durch Betätigungen einer Tastatur oder einer Maus auslesen wird, während eine Anzeige betrachtet wird. Dokumentendaten, die durch den PC 14 erzeugt werden, können mit verschiedenen Funktionen der Kopiermaschine 11 ausgedruckt werden, indem ein Verarbeitungsbefehl gemeinsam mit einer Benutzer-ID an die Kopiermaschine 11 ausgesendet wird oder an ein Faxgerät an einem eingegebenen Ziel gesendet wird. Der PC 14 kann ferner Bilddaten, die durch die Kopiermaschine 11 von einem Faxgerät empfangen werden, oder Bilddaten, die durch die Kopiermaschine 11 gelesen werden, empfangen.
Die Massenspeichereinrichtung 16 ist über eine Kommunikationssteuereinheit (nicht gezeigt) eines Dienstleistungsanbieters mit dem Internet verbunden. Wenn ein Zugriff von einem registrierten Benutzer empfangen wird, ermöglicht die Kommunikationssteuereinheit, dass die Massenspeichereinrichtung 16 gemäß einem Steuerungsprogramm, das aus einer Speichereinrichtung durch eine CPU ausgelesen wird, gelesen oder beschrieben wird. Wenn ein Speicherbefehl empfangen wird, speichert die Massenspeichereinrichtung 16 gemäß dem Befehl Dokumentendaten, die mit empfangenen Zusatzdaten (spezifischen Informationen) verknüpft sind, die später beschrieben werden. Wenn ein Referenzbefehl für die Dokumentendaten zur Speicherung unmittelbar nach dem Zugriff empfangen wird, befolgt die Massenspeichereinrichtung den Referenzbefehl. Wenn z. B. ein Übertragungsbefehl von der Servermaschine 12 für Dokumentendaten gesendet wird, deren Adresse durch eine Spezifikation der Zusatzdaten (Benutzer-ID) spezifiziert ist, liest die Massenspeichereinrichtung 16 Dokumentendaten von der Adresse aus und sendet die gelesenen Dokumentendaten.
Wie in 6 dargestellt ist, enthält die Servermaschine 12 einen PC mit einer CPU 41, einen Speicher (ROM, RAM usw.) 42, eine Festplatteneinheit (ein Speichermedium) 43, eine Anzeige 44, ein Berührungsfeld 45, eine Tastatur 46, eine Maus 47, eine E/A-Schaltung (Eingabe/Ausgabe) 48, eine Netzwerkschnittstelle 49 und eine Zeitgebereinrichtung 50. Der PC kann wie der PC 14 verwendet werden. Die Servermaschine 12 führt verschiedene Verarbeitungstypen der vorliegenden Erfindung aus bei einer integrierten Steuerung der Komponenten 42 bis 49 der Servermaschine 12 durch Anweisen von verschiedenen Ansteuerungseinrichtungen, wie etwa eine Ablageansteuerung 51 oder eine Anzeigeansteuerung 52, die in 19 dargestellt sind, gemäß einem Anwendungsprogramm, das durch die CPU 41 von der Festplatteneinheit 43 ausgelesen wird. Die Servermaschine 12 ist über die Eingabe/Ausgabe-Schaltung 48 mit der Massenspeichereinrichtung 13 und über die Netzwerkschnittstelle 49 mit einem Ethernet-Kabel, das ein Intranet bildet, verbunden. Ein nichtflüchtiger RAM in dem Speicherabschnitt 42 speichert Daten, die für den Empfang von Sicherungsdiensten eines Dienstleistungsanbieters bei einer Verbindung mit dem Internet erforderlich sind, wie etwa eine Adresse des Dienstleistungsanbieters, eine registrierte ID (eine Benutzer-ID zum Empfangen der Dienste, die mit der Benutzer-ID in der ID-Karte zur Verwendung der Kopiermaschine 11 identisch sein kann) und ein Kennwort, um die Dienste zu empfangen. Die Netzwerkschnittstelle 49 kann als ein Modem funktionieren, um eine Verbindung mit dem Dienstleistungsgeber über eine Telephonleitung ohne Verwendung des Internet herzustellen.
Die Servermaschine 12 ist konfiguriert, um Daten, die durch die Kopiermaschine 11 zu verarbeiten sind, über das Intranet zu empfangen und die Daten gleichzeitig zu der Massenspeichereinrichtung 13 zu senden, um die empfangenen Daten in einer Speichereinrichtung der Massenspeichereinrichtung 13 zu speichern. Zu diesem Zeitpunkt wird eine genutzte Kapazität (eine genutzte Speicherkapazität) der Massenspeichereinrichtung 13 bestimmt und wenn festgestellt wird, dass die genutzte Kapazität eine im Voraus festgelegte Menge überschreitet, wird eine vorgegebene Menge von Dokumentendaten aus der Massenspeichereinrichtung 13 nacheinander in der Reihenfolge des Alters ausgelesen und wird an die Massenspeichereinrichtung 16 übertragen, um darin gespeichert zu werden, indem unter Verwendung der Adresse des Dienstleistungsanbieters, der registrierten ID oder des Kennworts in dem Speicherabschnitt 42, vor oder nach der Ausführung einer Speicherung der Dokumentendaten auf den Dienstleistungsanbieter im Internet zugegriffen wird. Gemäß einer Anforderung durch den Benutzer liest die Servermaschine 12 außerdem einen Teil der in der Massenspeichereinrichtung 13 gespeicherten Dokumentendaten aus, z. B. ein Miniaturbild der ersten Seite der Dokumentendaten oder zusätzliche Daten, die den Dokumentendaten hinzugefügt wurden, und zeigt die gelesenen Daten in einer Weise an der Anzeige 44 an, bei der der Benutzer gewünschte Dokumentendaten auswählen kann. Die ausgewählten Dokumentendaten werden aus der Massenspeichereinrichtung 13 ausgelesen und können an die Kopiermaschine 11 übertragen werden, so dass sie als eine Hardcopy der Dokumentendaten gedruckt und ausgegeben werden können. Dadurch funktioniert die Servermaschine 12 als eine Ablageeinheit, so dass das Ablageverwaltungssystem 10 ebenfalls als ein Ablagesystem dient. Wenn eine Einsicht von Dokumentendaten, die in der Massenspeichereinrichtung 16 gespeichert sind, gefordert wird, greift die Servermaschine 12 im Internet unter Verwendung der Adresse des Dienstleistungsanbieters, der registrierten ID oder des Kennworts in dem Speicherabschnitt 42 auf den Dienstleistungsanbieter zu, um die Daten in der Massenspeichereinrichtung 16 in der gleichen Weise zu verarbeiten. Mit anderen Worten, die Servermaschine 12 funktioniert als eine speichernde Verwaltungseinrichtung und eine Ausgabeverwaltungseinrichtung.
Wenn im Einzelnen z. B. durch ein direktes Drücken der Starttaste 23d (die Schritte P1 und P2) eine Kopieroperation durch einen Betrieb des Betätigungsabschnitts 23 der Kopiermaschine 11 ausgewählt wird, liest und kopiert die Kopiermaschine 11 Dokumentendaten von einem Dokument, das in die Leseeinrichtung 26 eingesetzt wurde (Schritt P3) und gleichzeitig mit dieser Operation berechtigt die Kopiermaschine 11 dann, wenn die ID-Karte in den Betriebsabschnitt 23 eingesetzt ist, eine Bedienperson (einen Benutzer der Kopiermaschine 11) anhand der Benutzer-ID, die aus der ID-Karte ausgelesen wird (die Schritte P4 und P5). Wenn die Benutzer-ID nicht erhalten werden kann, wird angenommen, dass eine gemeinsam verwendete ID, die aus dem nichtflüchtigen RAM des Steuerabschnitts 21 gelesen wird, eine Benutzer-ID ist und die Berechtigung der Bedienperson wird auf "kein Einstellwert" gesetzt (die Schritte P4, P5 und P7).
Gleichzeitig mit der Verarbeitung gemäß der ausgewählten Funktion codiert und komprimiert die Kopiermaschine 11 diese Dokumentendaten durch den Bildverar beitungsabschnitt 29, fügt Verarbeitungsdaten und Zeitinformationen, die von einer Zeitgebereinrichtung (nicht gezeigt) ausgegeben werden und Verarbeitungsbedingungen (ein Verkleinerungsverhältnis usw.) gemeinsam mit der Benutzer-ID den Dokumentendaten als zusätzliche Daten (Codedaten) hinzu und sendet die codierten und komprimierten Dokumentendaten mit den zusätzlichen Daten an die Servermaschine 12, damit sie in der Massenspeichereinrichtung 13 in dem Intranet gespeichert (abgelegt) werden können (Schritt P8). Bei dieser Verarbeitung werden die Dokumentendaten vorübergehend in dem Bildspeicherabschnitt 28 der Kopiermaschine 11 gespeichert und werden dann an die Servermaschine 12 gesendet, wobei sie mit einem FGATE-Signal, das einen Speicherbereich angibt, synchronisiert sind. Die zusätzlichen Daten werden außerdem, mit einem COMM-Signal synchronisiert, das einen Informationsbereich angibt, an die Servermaschine 12 gesendet. Die zusätzlichen Daten werden, wie in 8 dargestellt ist, in einer Form gesendet, bei der die zusätzlichen Daten lediglich den ersten oder letzten Dokumentendaten hinzugefügt werden, selbst wenn ein Dokument P einen Bereich über mehrere Seiten einnimmt. Dadurch werden die Dokumentendaten und die zusätzlichen Daten miteinander verknüpft und für eine einzelne Verarbeitung integriert, um Speicherraum in der Massenspeichereinrichtung 13 oder 16 zu sparen. Es erübrigt sich zu erwähnen, dass dann, wenn Verarbeitungsbedingungen genauer berücksichtigt werden sollen, wie z. B. dann, wenn die Kopierdichte bei einer Kopierverarbeitung für jede Seite eingestellt wird, die zusätzlichen Daten den Dokumentendaten seitenweise hinzugefügt werden können, um an die Servermaschine 12 gesendet zu werden, wie in 9 dargestellt ist.
Dadurch werden Dokumentendaten, die durch die Kopiermaschine 11 zu verarbeiten sind, in der Massenspeichereinrichtung 13 oder 16 automatisch gespeichert, ohne dass spezielle Eingabeoperationen erforderlich sind (d. h. unabhängig vom Vorhandensein oder Fehlen einer Speicherbefehlseingabe), mit Ausnahme der Operationen zum Ausführen der Verarbeitung, wobei die zusätzlichen Daten zum Spezifizieren der Dokumentendaten diesen automatisch hinzugefügt (mit diesen verknüpft) werden. Selbst bei Dokumentendaten, die ohne eine Benutzer-ID zu verarbeiten sind, speichert die Kopiermaschine 11 die Dokumentendaten im Wesentlichen in der gleichen Weise, ohne eine Eingabe einer Benutzer-ID anzufordern, unter Verwendung einer gemeinsam verwendeten ID.
Wenn anschließend die IC-Karte herausgezogen wird, stellt die Kopiermaschine 11 fest, dass die Bedienperson die Verarbeitung beendet (Schritt P9). Wenn an hand der Zeit, die durch die Zeitgebereinrichtung (nicht gezeigt) für eine Zeitperiode von einem Ende des Lesens des Dokuments, das in die Leseeinrichtung 26 eingesetzt wurde, registriert wurde, erfasst wird, dass eine voreingestellte Zeit abgelaufen ist, stellt die Kopiermaschine 11 ebenfalls fest, dass die Bedienperson die Verarbeitung beendet hat (Schritt 11). Wenn eine der Bedingungen erfüllt ist, löscht die Kopiermaschine 11 die Benutzer-ID zum Spezifizieren der Bedienperson, die die Verarbeitung von Dokumentendaten ausgeführt hat, und stellt eine gemeinsam verwendete ID einer Vorzugseinstellung ein (berechtigt diese), die für eine Verwendung durch einen Benutzer vorgesehen ist, der keine Benutzer-ID erhalten kann, als "kein Einstellwert" einer Bedienperson, um zu verhindern, dass ein anderer Benutzer eine identische Benutzer-ID verwendet (Schritt P12). Wenn in diesen Schritten P9 und P11 ein Startbefehl einer neuen Verarbeitung durch Drücken einer weiteren Eingabetaste ausgegeben wird, wie z. B. die F-Taste 23 oder die Starttaste 23D, bevor die voreingestellte Zeit abgelaufen ist, wobei die IC-Karte eingesetzt ist (Schritt P10), kehrt der Prozess zum Schritt P1 zurück, wobei die identische Benutzer-ID beibehalten wird, um die gleiche Verarbeitung zu wiederholen.
Wenn die Bedienperson wechselt, wird deswegen wieder eine Benutzer-ID erhalten und dadurch wird der Wechsel der Bedienperson zuverlässig erfasst und die Benutzer-ID wird den Dokumentendaten korrekt hinzugefügt.
Wenn ferner ein Knopf "Widerrufen" (Rücknahmefunktion), der nicht gezeigt ist (und von dem "Auftragsabruf' 23f von 3 verschieden ist) und in dem Betätigungsabschnitt (Bedienfeld) 23 zum Spezifizieren einer Eingabe eines Speichersperrbefehls angeordnet ist, zwischen den Schritten 2 und 11 (Schritt P100) niedergedrückt wird, überspringt die Kopiermaschine 11 die Schritte zum Speichern der Dokumentendaten in der Massenspeichereinrichtung 13 oder 16, d. h. die Schritte P4 bis P11 und setzt lediglich die Verarbeitung der vorgesehenen Funktionen in dem Steuerprogramm fort. Wenn der Knopf "Widerrufen" gedrückt werden, nachdem begonnen wurde, die Dokumentendaten durch die Ausführung des Schritts P8 zu speichern, die Dokumentendaten, die gespeichert wurden oder sich in der Speicherverarbeitung befinden, zum Lesen ungültig gemacht und werden gelöscht, indem die zusätzlichen Daten der Dokumentendaten vor der Ausführung eines nächsten Verarbeitungsbefehls gelöscht werden, so dass ein Speichern der Dokumentendaten ungültig gemacht bzw. aufgehoben wird. Wenn der "Knopf zum Auftragsabruf' 23f gedrückt wird, um den Befehl der Kopierverar beitung zu löschen, wird die gleiche Verarbeitung ausgeführt wie beim Drücken des Knopfes "Widerrufen".
Demzufolge können Dokumentendaten, die in der Massenspeichereinrichtung 13 oder 16 als Sicherungsdaten ohne die Anforderung nach einer Eingabeoperation gespeichert sind, mit Ausnahme der Operationen, die durch einen Benutzer ausgeführt werden, um Funktionen der Kopiermaschine 11 zu verwenden, lediglich durch Niederdrücken des Knopfes "Widerrufen" des Betriebsabschnitts 23 zwischen den Schritten P2 und P11 gelöscht werden. Deswegen kann dann, wenn z. B. ein vertrauliches Bild kopiert wird, in einfacher Weise vermieden werden, dass die Daten des vertraulichen Bildes in der Massenspeichereinrichtung 13 oder 16 zur Wiederverwendung abgelegt werden.
Als zusätzliche Daten, die von der Kopiermaschine 11 zu der Servermaschine 12 zu senden sind, erhält die Kopiermaschine 11 Übertragungsverarbeitungsbedingungen für die Übertragung, wie etwa eine Telephonnummer und eine Adresse eines Ziels, und Verarbeitungsbedingungen zum Kopieren (Aufzeichnen), wie etwa Bedingungen, die Dokumentenblätter oder Aufzeichnungsblätter betreffen, und Bedingungen, die eine Bildverarbeitung an Bilddaten betreffen, und fügt dann diese Bedingungen den zu speichernden Dokumentendaten hinzu. Die zusätzlichen Daten können Informationen sein, die zum Spezifizieren der Verarbeitung nützlich sind. Bei einer Kopierverarbeitung ermöglicht z. B. die Kopiermaschine 11, dass ein Benutzer folgende Funktionen auswählt, um die Gebrauchsfähigkeit der Kopierverarbeitung zu verbessern: eine Kopierdichte, ein Bildverarbeitungsmodus (wie etwa Bildqualität-Korrekturverarbeitung usw.), ein Vergrößerungsverhältnis (zur Verkleinerung und Vergrößerung), Nachbearbeitung von Blättern (wie etwa Sortierung und Stapelung von Blättern), beidseitiges Kopieren, geteiltes Kopieren, Sammelkopieren, Hinzufügen von Informationen des Datums, eines Stempels oder einer Seite, die auf ein Blatt gedruckt ist, und Editierkopieren. Die Kopiermaschine 11 empfängt (erhält) diese Bildverarbeitungsbedingungen als Verarbeitungsbedingungen gemeinsam mit den Dokument- und Blattbedingungen, wie etwa die Anzahl der Kopierblätter, die Dokumentgröße und die Richtung des Dokuments, die in einem Bereich von der maximalen Größe A3 bis zur minimalen Größe B6 automatisch erkannt werden oder gemäß Einstellungen durch den Benutzer ausgewählt werden, und fügt die Verarbeitungsbedingungen und die Dokumenten- und Blattbedingungen den zu speichernden Dokumentendaten hinzu.
Wenn in der Kopiermaschine 11 die Kopierfunktion durch Drücken der F-Taste 23C ausgewählt wird anstelle des Beginns des Kopierens von Dokumenten durch Drücken der Starttaste 23d unter den voreingestellten Kopierbedingungen (automatische Blattwahl, Vergrößerungsverhältnis 100 %, automatische Dichte usw.), ermöglicht die Kopiermaschine 11, dass der Benutzer numerische Werte der Dokumenten- und Blattbedingungen und die Bildverarbeitungsbedingungen sowie verschiedene Moden (entsprechend Befehlen in 11) durch Betätigungen eines Bildschirms, der in 10 auf der Anzeigebetätigungs-LCD 22A angezeigt wird, und des Zehntastenfeldes 23b einstellt oder auswählt. Die Anzahl von Kopierblättern, die von dem Zehntastenfeld 23b eingegeben wird (die Anzahl der Kopien, die außerdem als Vorzugswert eingestellt sein kann) kann z. B. als zusätzliche Daten eingestellt werden, indem z. B. Registrierungsdaten für die eingegebene Anzahl von Kopierblättern nach dem Befehl 26H hinzugefügt werden. Wenn die Registrierungsdaten z. B. 1 sind, wird ein Befehl wie "26" "00" "01" angewendet, wie in 12 dargestellt ist. Als zusätzliche Daten der Dokumenten- und Blattbedingungen oder der Bildverarbeitungsbedingungen, die von der Anzeigebetätigungs-LCD 22a eingegeben werden, werden Daten der automatischen Dichteeinstellung für eine automatische Einstellung der Kopierdichte gemäß Bild- oder Dichteeinstellungsdaten für eine beliebige Kopierdichteeinstellung in einer von sieben Stufen in einen Befehl 33H eingesetzt. Ferner werden Dokumenttypdaten für einen Bildtyp, wie etwa ein Bild aus Zeichen, ein Bild aus Photographien und ein gemischtes Bild aus Zeichen/Photographien, in einen Befehl 38H eingesetzt, Blattzufuhrdaten für eine Blattgröße und/oder Richtung durch Angabe von einer der Zufuhrkassetten für Blätter, die zu verwenden ist, in einen Befehl 31H eingesetzt, und Einstellungsdaten für den Modus der automatischen Blattwahl zum automatischen Wählen einer Zufuhrkassette (Blätter) gemäß einer Dokumentengröße und Richtung sowie ein Vergrößerungsverhältnis für das Dokument in einen Befehl 32H eingesetzt. Ferner werden Vergrößerungsmodus-Einstelldaten für ein Vergrößerungsverhältnis, wie etwa eine Standardvergrößerung, die durch eine Dokumentengröße und eine Blattgröße festgelegt ist, das Zoomen in Einheiten eines Anteils, der durch eine willkürliche Eingabeeinstellung festgelegt ist, eine Abmessungsvergrößerung, die durch eingegebene Einstellungen der Länge eines Dokumentenbildes und eines kopierten Bildes bewirkt wird, und eine unabhängige Vergrößerung, die durch das Eingeben der Einstellung der Vergrößerungsverhältnisse bewirkt wird, die in vertikalen und horizontalen Richtungen verschieden sind, in einen Befehl 35H eingesetzt. Außerdem werden Einstelldaten des beidseitigen Kopiermodus für ein beidseitiges Kopieren, bei dem ein Bild auf einem beidseitigen oder einseitigen Dokument oder ein auf zwei Seiten verteiltes Dokument auf beiden Seiten eines Blattes aufgezeichnet wird, in einen Befehl 27H eingesetzt, Einstelldaten für einen geteilten Kopiermodus zum Unterteilen des Kopierens, bei dem jedes Bild eines beidseitigen oder auf zwei Seiten verteilten Dokuments jeweils auf einer einzelnen Seite der Blätter aufgezeichnet wird, in einen Befehl 28H eingesetzt, Einstelldaten des Sammelkopiermodus zum gemeinsamen Kopieren von mehreren Bildern, bei dem mehrere Dokumentenbilder auf einer einzelnen Seite oder auf beiden Seiten der Blätter gesammelt werden, in einen Befehl 29H eingesetzt, Daten des Druckmodus zum Drucken von zusätzlichen Informationen, wie etwa ein Verarbeitungsdatum, ein Stempel wie etwa "dringend" oder eine Benutzermarkierung, und die Seitennummern, die einem kopierten Bild automatisch hinzugefügt werden, in einen Befehl 2AH eingesetzt, sowie Editiermodusdaten zum Editieren des Kopierens, wie etwa eine doppelte Kopie, bei der identische Bilder auf einer einzigen Seite angeordnet werden, eine Randerzeugung, bei der an einem Mittel- oder Randabschnitt von Buchdokumenten Ränder verbleiben, eine Binderanderzeugung, bei der längs einer einzelnen Kante eines Blattes ein Rand verbleibt, eine Löschverarbeitung, bei der lediglich eine spezifizierte Farbe gelöscht wird, in einen Befehl 34H eingesetzt.
Die Servermaschine 12 besitzt dagegen eine Datenbank, in der zusätzliche Daten gespeichert sind, die in der Festplatteneinheit 43 für jede Benutzer-ID unterteilt sind, so dass Dokumentendaten, die in den Massenspeichereinrichtungen 13 und 16 gespeichert sind, leicht abgerufen werden können. Wenn zusätzliche Daten, die Anhangsinformationen, wie etwa eine Benutzer-ID, Informationen des Verarbeitungsdatums, Verarbeitungsbedingungen und einen Titel enthalten, der den von dem PC 14 empfangenen Dokumentendaten hinzugefügt wurde, gemeinsam mit Dokumentendaten von der Kopiermaschine 11 über das Intranet durch eine Ausführung des Schrittes P8 in 7 empfangen werden, wie in 13 dargestellt ist, speichert die Servermaschine 12 die empfangenen Dokumentendaten in der Massenspeichereinrichtung 13 als Sicherungsdaten der empfangenen Dokumentendaten und registriert des Weiteren die zusätzlichen Daten, die von der Kopiermaschine 11 gesendet werden, wie etwa Informationen zum Verarbeitungsdatum, Verarbeitungsbedingungen, einen Titel oder dergleichen zum Spezifizieren von Dokumentendaten, in einem Feld, das für jeden Typ der zusätzlichen Daten in der Datenbank der Festplatteneinheit 43 vorbereitet ist, wobei sie mit einer Benutzer-ID verknüpft werden, so dass sie in einfacher Weise zum Abrufen von Doku mentendaten verwendet werden können (Schritt P31).
Die CPU 41 der Servermaschine 12 führt weiterhin eine Dokumentenanalyseverarbeitung aus, wie etwa eine Korrektur oder Ergänzung von Dokumentendaten, Verarbeitung zum Unterscheiden von Dokumentenbereichen p1 bis p4 oder Bildbereichen p5 und p6 untereinander in dem Dokument P, das in 20 dargestellt ist, um zusätzliche Daten zum weiteren Spezifizieren der Dokumentendaten zu erhalten (Schritt P32). Ferner werden Buchstaben- bzw. Zeichendaten der Dokumentendaten codiert, indem sie mit einer optischen Zeichenerkennung (OCR) verarbeitet werden, wobei anschließend Schlüsselwörter, die in den Sätzen häufig verwendet werden, erhalten werden (Schritt P34). Die Schlüsselwörter werden dann in der Datenbank registriert, damit sie mit den gespeicherten Dokumentendaten verknüpft werden können (Schritt P35). Deswegen können Dokumentendaten, die in den Massenspeichereinrichtungen 13 und 16 gespeichert sind, in einfacher Weise außerdem gemäß den oben beschriebenen zusätzlichen Daten spezifiziert werden.
Wenn demzufolge in der Servermaschine 12 ein Benutzer eine Einsicht auf Dokumentendaten fordert durch Eingeben einer Benutzer-ID, liest die CPU 41 die Dokumentendaten, die mit der Benutzer-ID verknüpft sind, aus den Massenspeichereinrichtungen 13 und 16 sowie zusätzliche Daten aus der Festplatteneinheit 43 der Servermaschine 12 aus und zeigt sie gemäß den Referenzanweisungen auf der Anzeige 44 an. An diesem Punkt erzeugt die CPU, wie in einem Ablaufplan in 14 dargestellt ist, einen Anzeigebildschirm in einem Kalendersichtformat 60, der mit Scrollknöpfen 59 schnell oder langsam gescrollt werden kann, wie in 15 dargestellt ist, und erzeugt außerdem Miniaturbilder 61, wie in 16 dargestellt ist, indem die ersten Seiten der Dokumentendaten verkleinert werden und die Miniaturbilder 61 gemäß den jeweiligen Verarbeitungsdaten (Verarbeitungsdateninformationen) angezeigt werden (Schritt P51). Wenn ein Befehl ausgegeben wurde, um ähnliche Dokumente anzuzeigen, die später beschrieben werden, wobei sie mit den Dokumentendaten in Bezug gebracht werden, führt die CPU 41 die entsprechende Verarbeitung aus (die Schritte P52 und P53) und wenn des Weiteren ein Betriebsbefehl zum Abrufen von Dokumentendaten anschließend eingegeben wird (Schritt P54), führt die CPU 41 verschiedene Verarbeitungstypen aus (Schritt P55). Wenn z. B. ein Benutzer den Inhalt des Dokuments prüfen möchte, können ausgewählte Dokumentendaten angezeigt werden, wobei sie durch die Auswahl des entsprechenden Miniaturbildes 61 mit einem Klick einer Maus 47 oder mit einem Drücken der angezeigten Stelle des Miniaturbildes 61 auf dem Berührungsfeld 45 auf die gesamte Anzeige 44 ausgedehnt werden. Das angezeigte Bild kann durch Betätigung des Scrollknopfes 59 gescrollt werden.
In der Servermaschine 12 können des Weiteren eine Reihe von Listen, die in 17 dargestellt sind, aus der Liste in der Zeichnung links oben nacheinander angezeigt werden, indem der Abrufknopf 64 in dem Anzeigebildschirm in dem Kalendersichtformat 60 der Anzeige 44 ausgewählt wird, so dass ein Benutzer den Inhalt der Dokumentendatenverarbeitung prüfen kann. Wenn ein Benutzer den Inhalt von Dokumentendaten eines Bildes, das kopiert wurde, prüfen möchte, wird eine Liste 66 zusätzlicher Daten angezeigt, die einen Titel oder ein Schlüsselwort der Dokumentendaten enthält, indem ein Kopierknopf 65 ausgewählt wird, so dass er den Inhalt prüfen kann, und des Weiteren wird durch Auswählen von Verarbeitungsbedingungen in der Liste 66 eine Liste 67 zusätzlicher Daten angezeigt, die die Anzahl von Kopien, einen Dokumententyp usw. enthält, die geprüft werden sollen. Wenn bei dieser Verarbeitung ein Benutzer eine Einsicht auf Dokumentendaten fordert, die in einer willkürlichen Periode enthalten sind, wobei die Periode als zusätzliche Daten durch eine Eingabe von Datumsinformationen spezifiziert wird, führt die Servermaschine 12 eine Referenzverarbeitung unter Verwendung eines Kalenders aus, auf dem die Periode angezeigt ist.
Wenn ein Benutzer zusätzlich die Einsicht auf Dokumentendaten durch Eingabe einer Benutzer-ID fordert, zeigt die Servermaschine 12 Listen, die in 18 dargestellt sind, in der Anzeige 44 nacheinander von der Liste in der Zeichnung oben links an, indem ein Eingrenzungsknopf 63, der in 15 dargestellt ist, ausgewählt wird, und zeigt Miniaturbilder 61 in der Kalendersicht 60 an, damit diese ausgewählt werden können, wobei nicht benötigte Dokumentendaten weggelassen werden, indem ein Typ der zusätzlichen Daten ausgewählt wird. Wenn die Eingrenzungsverarbeitung anhand der zusätzlichen Daten in Bezug auf das Dokument ausgeführt wird, indem ein Dokumentknopf 68 ausgewählt wird, wird eine Zustandsliste 69 von einstellbaren Moden angezeigt und ein Zustand kann spezifiziert werden, indem auf eine "∇"-Markierung in der rechten Spalte der Dokumentengröße oder dergleichen angeklickt wird. Bei einem beidseitigen Kopiermodus zeigt die Servermaschine z. B. einseitig → doppelseitig, doppelseitig → doppelseitig, doppelseitig für linke und rechte Seiten und doppelseitig für doppelseitige Seiten zur Auswahl an und nach der Auswahl werden die Miniaturbilder 61 in der Kalendersicht 60 der Dokumentendaten, die mit den entsprechen den zusätzlichen Daten verknüpft sind, durch Auswahl eines Ausführungsknopfes 70, der auf dem gleichen Bildschirm angezeigt ist, umgewandelt. Wenn mehrere entsprechende Dokumentendaten vorhanden sind, kann außerdem die Liste 66 zusätzlicher Daten angezeigt werden, die einen Titel oder ein Schlüsselwort der Dokumentendaten enthält, indem der Abrufknopf 64 und der Kopierknopf 65, die in den 15 und 17 dargestellt sind, in der oben beschriebenen Weise ausgewählt werden. Der Benutzer kann dann ein gewünschtes Miniaturbild 61 auswählen und die gewünschten Dokumentendaten auf der gesamten Anzeige 44 durch Auswählen eines Aufrufknopfes 62 anzeigen.
Wenn ein Benutzer Dokumentendaten, die durch die Kopiermaschine 11 verarbeitet worden sind, zur Wiederverwendung der Dokumentendaten durch Auswählen eines Menüs zum Anfordern der Einsichtnahme abrufen möchte, kann die Servermaschine 12 deswegen Miniaturbilder 61 der Dokumentendaten mit einer identischen Benutzer-ID z. B. vom letzten Mal oder von einem beliebigen Zeitpunkt in einem Kalenderformat anzeigen. Außerdem können durch Wählen des Miniaturbildes 61 von gewünschten Dokumentendaten unter Verwendung einer Maus die gewünschten Dokumentendaten aus der Massenspeichereinrichtung 13 richtig ausgelesen werden (die gesamten Dokumentendaten, die bereits verarbeitet worden sind, werden erneut erhalten). Die Dokumentendaten werden dann gemeinsam mit den zusätzlichen Daten zu der Kopiermaschine 11 gesendet und die Kopiermaschine 11 kann die Dokumentendaten wiederherstellen, in dem sie diese unter Verwendung des Bildverarbeitungsabschnitts 29 decodiert, und kann sie anhand der zusätzlichen Daten, die zur Bildverarbeitung verwendet werden, aufzeichnen. Somit können Dokumentendaten, die als Sicherungsdaten gespeichert werden, wenn die Dokumentendaten bei bestimmten Verarbeitungsbedingungen verarbeitet werden, reproduziert werden, damit sie ohne Eingabeoperationen der Verarbeitungsbedingungen zur Verfügung stehen.
Wenn in 14 gewünschte Dokumentendaten durch Wählen des entsprechenden Miniaturbildes 61 mit einer Maus oder auf einem Berührungsfeld und durch Wählen des Aufrufknopfes 62 gefunden wurden, um ein Ausgabeziel zu spezifizieren (Schritt P56), können die Dokumentendaten aus der Massenspeichereinrichtung 13 richtig ausgelesen werden (wobei die gesamten Dokumentendaten, die bereits verarbeitet worden sind, erneut erhalten werden), um auf der gesamten Anzeige 44 angezeigt zu werden, oder die Dokumentendaten können wieder hergestellt werden, indem sie unter Verwendung des Bildverarbeitungsabschnitts 29 decodiert werden, und können anhand der zusätzlichen Daten, die für die Bildverarbeitung verwendet werden, aufgezeichnet werden, indem die Dokumentendaten gemeinsam mit den zusätzlichen Daten zu der Kopiermaschine 11 gesendet werden (Schritt P57), so dass die Dokumentendaten, die als Sicherungsdaten gespeichert wurden, wenn die Dokumentendaten verarbeitet wurden, reproduziert werden können, so dass sie ohne Eingabeoperationen der Verarbeitungsbedingungen zur Verfügung stehen. Bis ein (nicht gezeigter) Bestätigungsknopf ausgewählt wird, kehrt der Prozess zum Schritt P51 zurück, um im Wesentlichen die gleiche Verarbeitung zu wiederholen. Diese Verarbeitung endet, wenn der Bestätigungsknopf ausgewählt wird (Schritt P58). Der Benutzer der die Dokumentendaten einsehen möchte, kann die zusätzlichen Daten für die Bildverarbeitung von dem Betriebsabschnitt 23 der Kopiermaschine 11 eingeben. Wenn ferner eine Anforderung für Einsichtnahme für Dokumentendaten gemacht wird, die älter sind als die in der Massenspeichereinrichtung 13 gespeicherten Daten, liest die Servermaschine 12 eine Adresse eines Dienstleistungsanbieters, eine registrierte ID für jede Benutzer-ID und ein Kennwort aus dem eingebauten nichtflüchtigen RAM aus, greift auf den Dienstleistungsanbieter im Internet zu, um einen Referenzbefehl der Dokumentendaten auszusenden, durch den die Massenspeichereinrichtung 16 am Internet im Wesentlichen in der gleichen Weise wie die Massenspeichereinrichtung 13 zur Einsichtnahme der gespeicherten Dokumentendaten behandelt werden kann. Die Servermaschine 12 kann außerdem einen Bezug zu gemeinsam genutzten Dokumentendaten herstellen, die ohne eine Eingabe einer Benutzer-ID verarbeitet werden und die verarbeitet werden, wobei sie mit einer gemeinsam genutzten ID gemäß eines Referenzbefehls der gemeinsam genutzten Dokumentendaten verknüpft sind, unter der Bedingung, dass eine Benutzer-ID, die für die Kopiermaschine 11 verwendet wird, eingegeben wird unter Berücksichtigung der gemeinsam genutzten ID für die Kopiermaschine 11 als eine Benutzer-ID, die für die Einsichtnahme verwendet wird.
Bei dieser Verarbeitung enthält die CPU 41 der Servermaschine 12 eine Identitätsbestimmungseinrichtung 53, die in 19 dargestellt ist und prüft, ob die Dokumentendaten, die von der Kopiermaschine 11 gesendet wurden, eine bestimmte Beziehung zu den bereits in der Massenspeichereinrichtung 13 oder 16 gespeicherten Dokumentendaten aufweist, die mit der identischen Benutzer-ID in der Datenbank verknüpft sind. Wenn bestimmt wird, dass die Dokumentendaten eine bestimmte Beziehung aufweisen, werden beiden Dokumentendaten Verknüpfungsinformationen hinzugefügt (mit anderen Worten wird die Beziehung erwei tert), bevor die Dokumentendaten gespeichert werden. Während die CPU 41 als die Identitätsbestimmungseinrichtung 53 funktioniert, unmittelbar nachdem die Dokumentendaten in dieser Ausführungsform empfangen wurden, kann die CPU 41 so konfiguriert sein, dass sie in einer Zeitperiode, wie etwa die Nachtzeit, in der die Kopiermaschine 11 nicht verwendet wird, als die Identitätsbestimmungseinrichtung 53 funktioniert.
Nochmals in 13 bestimmt die Identitätsbestimmungseinrichtung 53 im Einzelnen, nachdem Schlüsselwörter erhalten wurden, indem die OCR-Verarbeitung auf die Dokumentendaten angewendet wird, die von der Kopiermaschine 11 empfangen wurden, und die Kennwörter in der Datenbank registriert wurden (die Schritte P34 und P35), ob neue Dokumentendaten (neue Dokumentendaten) eine bestimmte Beziehung zu den bereits gespeicherten Dokumentendaten (alte Dokumentendaten) aufweisen, z. B. ob die neuen Dokumentendaten ein Dokument darstellen, das mit den alten Dokumentendaten vollständig identisch ist, ob die neuen Dokumentendaten ein aktualisiertes Dokument darstellen, das gegenüber den alten Dokumentendaten teilweise geändert wurde, oder ob die neuen Dokumentendaten ein ähnliches Dokument darstellen, das eine bestimmte Beziehung zu dem Inhalt der alten Dokumentendaten aufweist (Schritt P36).
Wenn als ein Ergebnis der Bestimmung (Schritt P37) bestimmt wird, dass die neuen Dokumentendaten mit den alten Dokumentendaten vollständig identisch sind, sind die gleichen Verknüpfungsinformationen mit beiden zusätzlichen Daten verknüpft, so dass die zusätzlichen Daten in der Datenbank registriert werden und die neuen Dokumentendaten aus der Massenspeichereinrichtung 13 gelöscht (ungültig gemacht) werden (Schritt P38). Wenn der Schritt P53 von 14 ausgeführt wird, wird das Miniaturbild 61 erzeugt und wird in der Kalenderansicht 60 für jedes Datum bei der gemeinsamen Verwendung der alten Dokumentendaten angezeigt und das Miniaturbild 61 für jedes Datum blinkt (wird invertiert dargestellt), wobei sie miteinander synchronisiert sind, um hervorzuheben, dass die Dokumentendaten, die durch jedes Miniaturbild 61 dargestellt werden, ein identisches Dokument darstellen. Das Vorhandensein des identischen Dokuments wird in der Liste der zusätzlichen Daten angezeigt, so dass die zusätzlichen Daten für eine Prüfung angezeigt werden können. Somit kann der Benutzer die Dokumentendaten im Wesentlichen in der gleichen Weise wiederverwenden, indem er eines der Miniaturbilder auswählt und die zusätzlichen Daten prüft. Die obige Operation kann außerdem bei einem Fall angewendet werden, wenn Dokumentenda ten mit den alten Dokumentendaten nicht vollständig identisch sind, was später beschrieben wird.
Wenn bestimmt wird, dass die neuen Dokumentendaten aktualisierte Dokumentendaten sind, die gegenüber den alten Dokumentendaten teilweise geändert wurden (Schritt P39), werden Dokumentendaten, die sich von den Dokumentendaten in den aktualisierten Bereich (aktualisierte Daten) unterscheiden, aus der Massenspeichereinrichtung 13 oder 16 gelöscht und nur die aktualisierten Daten werden in der Massenspeichereinrichtung 13 oder 16 gespeichert, so dass sie mit den zusätzlichen Daten verknüpft sind. Ferner werden aktualisierte Verknüpfungsinformationen, wie z. B. Versionsinformationen, mit den zusätzlichen Daten von beiden Dokumentendaten verknüpft (Schritt P40), so dass das Miniaturbild 61 der aktualisierten Dokumentendaten erzeugt und angezeigt wird, indem der entsprechende Bereich der alten Dokumentendaten durch aktualisierte Daten ersetzt wird. Bei einer Ausführung von Schritt P53 in 14 wird das entsprechende Miniaturbild 61 invertiert dargestellt, wobei es mit verhältnismäßig längeren Intervallen blinkt als bei den identischen Dokumentendaten, da der aktualisierte Bereich kleiner ist, um einen Grad der Identität in der Kalenderansicht 16 hervorzuheben.
Wenn bei einer voreingestellten oder größeren Anzahl von Schlüsselwörtern eine Übereinstimmung zwischen den neuen Dokumentendaten und den alten Dokumentendaten festgestellt wird und als Ergebnis bestimmt wird, dass die neuen Dokumentendaten ähnliche Dokumentendaten sind, die eine bestimmte Beziehung zu den alten Dokumentendaten aufweisen (Schritt P41), werden die ähnlichen Verknüpfungsinformationen mit den zusätzlichen Daten von beiden Dokumentendaten in der gleichen Weise verknüpft (Schritt P42). Bei einer Ausführung des Schrittes P53 von 14 wird das entsprechende Miniaturbild 61 invertiert dargestellt, wobei es mit verhältnismäßig längeren Intervallen blinkt als bei den identischen Dokumentendaten, da es eine geringere Beziehung zwischen den neuen Dokumentendaten und den alten Dokumentendaten gibt, wie etwa eine kleinere Anzahl von übereinstimmenden Schlüsselwörtern, um einen Grad der Identität in der Kalenderansicht 60 hervorzuheben.
Beim Ablegen von Dokumentendaten in der Massenspeichereinrichtung 13 oder 16 als eine Sicherungsdatei kann demzufolge durch Eliminieren des identischen oder aktualisierten Dokuments verhindert werden, dass die Speicherkapazitäten der Massenspeichereinrichtungen 13 und 16 verschwenderisch verwendet werden, wodurch die Anzahl von Dokumentendaten, die in den Massenspeichereinrichtungen 13 und 16 gespeichert werden können, größer ist. Außerdem können Dokumentendaten, die identisch sind, in einfacher Weise von anderen Dokumentendaten unterschieden werden, damit sie ausgewählt werden können.
Ob die neuen Dokumentendaten mit den alten Dokumentendaten identisch oder aktualisierte Dokumentendaten sind, wird durch einen Vergleich zwischen den neuen Dokumentendaten und den alten Dokumentendaten in Einheiten einer Seite oder für jeden Block in einer Seite geprüft, indem Bilddaten von Bildbereichen gemeinsam mit Buchstaben- bzw. Zeichencodedaten aufbewahrt werden, in die die Dokumentendaten durch die OCR-Verarbeitung durch die CPU 41 während einer festen Periode (z. B. ein Monat) in der Festplatteneinheit 43 umgesetzt wurden. Die Bilddaten werden nach einer Korrektur oder Modifikation, wie etwa eine Randanpassung, verglichen. Wie z. B. in 20 dargestellt ist, werden die Daten bei dem Vergleich für jeden Block dann, wenn Dokumentenblöcke wie etwa p1 bis p4, und Bildblöcke, wie etwa p5 und p6, in dem Dokument enthalten sind, für entsprechende Blöcke verglichen. Wenn ein Teil der Blöcke, z. B. der Block p4 nicht übereinstimmt, wird der Block p4 für eine Ablage als aktualisierte Daten gespeichert. Da ferner die OCR-Verarbeitung der Dokumentendaten nicht perfekt ausgeführt worden sein kann, wenn die Dokumentendaten ausschließlich Buchstaben bzw. Zeichen enthalten, kann bestimmt werden, dass die Dokumentendaten mit den alten Dokumentendaten vollständig identisch sind, wenn sie in der Anzahl von Buchstaben bzw. Zeichen, Positionen von Interpunktionszeichen und der Anzahl von Wörtern einschließlich eines Zwischenraums zwischen Buchstaben bzw. Zeichen in englischen Sätzen) übereinstimmen, und sie können als aktualisierte Dokumentendaten bestimmt werden, wenn eine Schriftgröße oder eine Farbfestlegung für Buchstaben bzw. Zeichen sich zwischen ihnen unterscheiden oder die Sätze Korrekturzeichen enthalten (spezifische Zeichen, die Modifikationen in den Sätzen angeben).
Selbst wenn nicht bestimmt wird, dass die neuen Dokumentendaten identische oder aktualisierte Dokumentendaten sind, werden die neuen Dokumentendaten ebenfalls als Ablage von ähnlichen Dokumentendaten gespeichert, wenn bei einer vorbestimmten oder größeren Anzahl von Schlüsselwörtern zwischen den neuen Dokumentendaten und alten Dokumentendaten eine Übereinstimmung auftritt oder ihre Titel identisch sind. Außerdem können dann, wenn wichtige Sätze in den neuen Dokumentendaten, die aus den Dokumentendaten extrahiert sein können, z. B. in einem Verfahren, das in der japanischen Patentoffenlegungsschrift Nr. 9-34905 offenbart ist, mit jenen in anderen alten Dokumentendaten identisch sind, die neuen Dokumentendaten ebenfalls als ähnliche Dokumentendaten für die anderen alten Dokumentendaten, die die identischen Sätze enthalten, gespeichert werden. Bei dieser Verarbeitung können die Kennwörter, die im Allgemeinen nicht in den alten Dokumentendaten enthalten sind, mit den anderen alten Dokumentendaten zusätzlich registriert (mit anderen Worten zusammengefasst) werden, so dass die anderen alten Dokumentendaten gemäß den Kennwörtern, die nicht in den Dokumentendaten enthalten sind, abgerufen werden können. Somit können ähnliche Dokumentendaten, die nicht anhand der in den Dokumentendaten enthaltenen Kennwörter abgerufen werden können, gemäß den hinzugefügten Kennwörtern extrahiert werden, wodurch ein Abrufwirkungsgrad verbessert ist.
Außerdem können Verknüpfungsinformationen in der Datenbank registriert werden, indem das Miniaturbild 61 in der Kalenderansicht 60 durch eine Betätigung der Maus 47 für die Servermaschine 12 übereinander gelegt werden (eine so genannte Operation durch Ziehen und Ablegen) und die Verknüpfungsinformationen in die Datenbank eingegeben werden. Wenn die Beziehung nach Ablauf einer langen Zeit unklar wird, können Verknüpfungsinformationen mit der Operation durch Ziehen und Ablegen registriert werden, nachdem die Dokumentendaten durch Spezifizieren, Anzeigen oder Aufzeichnen von zusätzlichen Daten auf einem Blatt geprüft wurden, wie etwa Kennwörter oder Titel der entsprechenden Dokumentendaten in einer Zeile, damit sie verglichen werden können, oder durch Verarbeiten der Dokumentendaten mit der OCR-Verarbeitung und invertierte Darstellung von lediglich unterschiedlichen Abschnitten in der OCR-Verarbeitung.
Wie oben beschrieben wurde, werden in dieser Ausführungsform neue Dokumentendaten, die durch die Kopiermaschine 11 verarbeitet wurden, mit alten Dokumentendaten verglichen und wenn eine Identität zwischen den neuen und alten Dokumentendaten festgestellt wird, werden sie gemäß den Verknüpfungsinformationen in einen gegenseitigen Bezug gebracht. Wenn das neue und das alte Dokument identisch sind, wird das Speichern der neuen Dokumentendaten vermieden. Wenn festgestellt wird, dass die neuen Dokumentendaten ein aktualisiertes Dokument darstellen, werden nur die aktualisierten Abschnitte gespeichert. Auf diese Weise können die Speicherkapazitäten der Massenspeichereinrichtungen 13 und 16 effizient verwendet werden. Außerdem wird für die Dokumenten daten, die mit den alten Dokumentendaten identisch sind, das jeweilige Miniaturbild 61 in der Kalenderansicht 60 invertiert dargestellt, wobei es blinkt, um einen Grad der Identität hervorzuheben, wodurch das Vorhandensein oder das Fehlen von ähnlichen Dokumentendaten oder duplizierten Dokumentendaten oder Beziehungen zu Dokumentendaten durch die Angaben in der Kalenderansicht 60 und den Anzeigeformaten der Miniaturbilder 61 leicht erkannt werden können. Deswegen können die Dokumentendaten, die identisch sind, leicht von anderen Dokumentendaten unterschieden werden, damit diese ausgewählt werden können.
Demzufolge kann ein Benutzer Dokumentendaten, die mit der Kopiermaschine 11 zu verarbeiten sind, in einer Massenspeichereinrichtung als eine Sicherungsablage speichern, ohne dass Ablagetätigkeiten erforderlich sind, und der Benutzer kann ferner leicht die Dokumentendaten auswählen und sinnvoll wiederverwenden, ohne dass Dokumente, wie etwa kopierte Materialien, in einer Ablage aufbewahrt werden müssen.
Neue Dokumentendaten, die durch die Kopiermaschine 11 verarbeitet wurden, werden ferner in der Massenspeichereinrichtung 13 oder 16 gespeichert oder ihre Speicherung wird unter der Bedingung, dass die gleiche Benutzer-ID verwendet wird, ungültig gemacht bzw. aufgehoben. Selbst wenn das gleiche Dokument mit der Kopiermaschine 11 oder einer anderen Kopiermaschine im Intranet von mehreren Benutzern verarbeitet wird, wie etwa dann, wenn Verteilungsmaterialien für ein Meeting durch die Kopiermaschine 11 oder durch eine andere Kopiermaschine im Intranet durch einen Benutzer erzeugt werden und die verteilten Materialien erneut durch die Kopiermaschine 11 durch einen anderen Benutzer kopiert werden, werden deshalb die gleichen Dokumentendaten in der Massenspeichereinrichtung 13 oder 16 für entsprechende Benutzer gespeichert und es wird verhindert, dass eine Speicherung der gleichen Dokumentendaten durch den anderen Benutzer ungültig gemacht bzw. aufgehoben wird, da sie identische Dokumentendaten sind. Außerdem kann die Sicherheit der Dokumentendaten gewährleistet werden, da Dokumentendaten, die in der Massenspeichereinrichtung 13 oder 16 mit einer bestimmten Benutzer-ID gespeichert sind, lediglich dann eingesehen werden können, wenn die gleiche Benutzer-ID verwendet wird.
Obwohl nicht in der Zeichnung dargestellt, kann gemäß einem weiteren Aspekt der obigen Ausführungsform ein Miniaturbild 61 der Dokumentendaten, die identisch sind, z. B. in roter Farbe angezeigt werden, wenn die Dokumentendaten identisch sind, wobei die Anzeigefarbe schwächer gemacht werden kann, wenn ein Grad der Identität geringer wird. Alternativ können ähnliche Farben verwendet werden, um den Grad der Identität hervorzuheben. Identische Dokumentendaten können z. B. in Rot angezeigt werden, während Dokumentendaten, die eine bestimmte Identität besitzen, in Rosa oder Orange angezeigt werden können.
Als weiterer Aspekt der obigen Erfindung kann das Ablagesystem so konfiguriert sein, dass in der Anzeige 44 eine Nachricht angezeigt wird, die einen Benutzer, der die Kopiermaschine 11 verwendet, befragt, ob festgestellt wurde, dass neue Dokumentendaten aktualisierte Dokumentendaten sind. Dieser Aufbau ermöglicht es für einen Benutzer, eine Speicherung der verarbeiteten Daten in der Massenspeichereinrichtung 13 oder 16 ungültig zu machen bzw. aufzuheben, oder Dokumentendaten als aktualisierte Dokumentendaten nur dann zu speichern, wenn er dies bestätigt und anweist, dass neue Dokumentendaten, die durch die Kopiermaschine 11 verarbeitet wurden, mit alten Dokumentendaten identisch sind, die gespeichert worden sind, oder dass die neuen Dokumentendaten aktualisierte Dokumentendaten sind, wodurch der Benutzer eine Ausführung der Verarbeitung gegen seinen Willen vermeiden kann.
Es ist im Einzelnen schwer, die Identität zwischen neuen Dokumentendaten und alten Dokumentendaten z. B. in Folge von Korrekturen, die in einem Dokument P erfolgt sind, oder von Staub oder dergleichen auf dem Dokument P fehlerfrei zu bestimmen. Wenn die Bestimmungsnorm gesenkt wird, werden viele Dokumentendaten extrahiert, da sie eine Identität besitzen, während dann, wenn die Bestimmungsnorm angehoben wird, nicht nur die Bestimmung lange dauert, sondern fehlerhaft bestimmt werden kann, dass Dokumentendaten eine bestimmte Identität besitzen, wobei sie identische Dokumentendaten sind, oder es kann bestimmt werden, dass sie keine Identität besitzen, wobei sie Dokumentendaten sind, die eine bestimmte Identität aufweisen.
Wenn demzufolge das Vorhandensein von alten Dokumentendaten identifiziert wird als ein Ergebnis der Bestimmung, dass sie eine Identität mit neuen Dokumentendaten bei einem Schwellenwertpegel besitzen, wobei keine Möglichkeit des Lesens und der Erzeugung von Staub auf dem Dokument P bei der Verarbeitung mit der Kopiermaschine 11 besteht, erzeugt die Servermaschine 12 zuerst ein Miniaturbild 61 der neuen Dokumentendaten und zeigt das Miniaturbild 61 blinkend in der Kalenderansicht 60 zusammen mit den entsprechenden alten Dokumentendaten in der Massenspeichereinrichtung 13 oder 16 invertiert dar. Ein Benutzer kann bestimmen, ob die neuen Dokumentendaten mit den alten Dokumentendaten identisch sind basierend auf einer Angabe in der Kalenderansicht 60 und einem Anzeigeformat des Miniaturbildes 61, oder der Benutzer kann für nicht unterscheidbare Dokumentendaten deren Identität oder Notwendigkeit bestimmen, indem er die alten Dokumentendaten auf der Anzeige 44 durch Doppelklicken auf das Miniaturbild 61 der entsprechenden alten Dokumentendaten anzeigt. Wenn ein (nicht gezeigter) Löschknopf angeklickt wird nach dem Anklicken des Miniaturbildes 61 der neuen Dokumentendaten, die als ein Ergebnis dieser Bestimmung blinkend invertiert dargestellt werden, wird eine Speicherung der neuen Dokumentendaten in der Massenspeichereinrichtung 13 oder 16 ungültig gemacht bzw. aufgehoben, während dann, wenn ein (nicht gezeigter) Registerknopf für eine unabhängige Registrierung, eine aktualisierte Registrierung mit Bereichsspezifikation oder eine ähnliche Registrierung angeklickt wird nach dem Anklicken des Miniaturbildes 61, die neuen Dokumentendaten in der Massenspeichereinrichtung 13 oder 16 in der gleichen Weise wie bei der obigen Ausführungsform gespeichert werden.
Es kann demzufolge verhindert werden, dass Dokumentendaten eines Originaldokuments, die mit der Kopiermaschine 11 verarbeitet wurden, versehentlich gelöscht werden oder als aktualisierte Dokumentendaten gespeichert werden als Ergebnis der falschen Bestimmung in Folge von Staub auf dem Originaldokument, wodurch die neuen Dokumentendaten in der Massenspeichereinrichtung 13 oder 16 in geeigneter Weise gespeichert werden können. Es erübrigt sich zu erwähnen, dass die neuen Dokumentendaten in der Festplatteneinheit 43 der Servermaschine 12 vorübergehend gespeichert werden können, um die obige Identitätsbestimmung auszuführen, bevor die Daten in der Massenspeichereinrichtung 13 oder 16 gespeichert werden, und dass ein Miniaturbild 61 der gelöschten Dokumentendaten aus der Kalenderansicht 60 gelöscht werden kann.
Ferner kann der Grad einer Identität von Verarbeitungsdaten, die mit der Kopiermaschine 11 verarbeitet wurden, basierend auf einem Grad einer Identität eines Bildes eines Originaldokuments und des eigentlichen Originaldokuments, von dem die Verarbeitungsdaten mit der Kopiermaschine 11 erhalten wurden, bestimmt werden.
Wie in 21(a) dargestellt ist, kann die Identität des Bildes des Originaldokuments im Einzelnen bestimmt werden, indem die Identität von solchen Aspekten des Bildes, wie etwa die Anordnung von Bildabschnitten und Buchstaben- bzw. Zeichenabschnitten, das Verhältnis zwischen den Bildabschnitten und den Buchstaben- bzw. Zeichenabschnitten und entsprechende Inhalte der Bild- und Buchstaben- bzw. Zeichenabschnitten, bewertet wird. Die Bildabschnitte können bewertet werden, indem solche Aspekte wie z. B. die Anordnung von Bildern und die Farben der Bilder bewertet werden, und die Buchstaben- bzw. Zeichenabschnitte können bewertet werden, indem Aspekte wie z. B. die Anordnung von Buchstaben bzw. Zeichen, die Farben der Buchstaben bzw. Zeichen, die Anzahl der Buchstaben bzw. Zeichen, die Anzahl von Interpunktionszeichen und die Schriftarten bewertet werden, wobei jeder Aspekt gewichtet wird, wie in der Zeichnung dargestellt ist. Die Wörter, die durch die OCR-Verarbeitung extrahiert werden, werden nicht bei der Bestimmung des Grades der Identität verwendet und lediglich für die Bestimmung verwendet, ob das Dokument identisch ist.
Ferner kann die Identität des Originaldokuments selbst bestimmt werden, indem die Identität von solchen Aspekten des eigentlichen Originaldokuments wie z. B. die Größe, die Richtung, ob einseitig oder beidseitig und ob Blatt oder Buch bewertet wird, wie in 21(b) dargestellt ist.
Jedem Aspekt wird ein Bewertungswert gegeben und die Gesamtsumme wird als Identitätsbewertungswert zum Bestimmen eines Grades der Identität verwendet. Wird z. B. angenommen, dass der maximale Gesamtwert von 100 die vollständige Identität repräsentiert, wird dann, wenn die Gesamtsumme zwischen 0 und 40 liegt, bestimmt, dass die Daten keine Identität aufweisen, wenn die Summe zwischen 40 und 95 liegt, besitzen die Daten eine bestimmte Identität, und wenn die Summe 95 übersteigt, sind die Daten identisch.
Die Identität von Daten kann bestimmt werden basierend auf einem Ergebnis einer Bewertung aller Aspekte von sowohl eines Bildes eines Originaldokuments als auch des eigentlichen Originaldokuments, wie oben angegeben ist, oder um die Bestimmung einfach oder schnell auszuführen, basierend auf einem Ergebnis der Bewertung von lediglich einem der Aspekte eines Bildes eines Originaldokuments oder der Aspekte des eigentlichen Originaldokuments, oder basierend auf einem Ergebnis der Bewertung von ausgewählten Aspekten eines Bildes eines Originaldokuments und/oder des eigentlichen Originaldokuments.
Das Ergebnis der oben genannten Bestimmung kann der Bedienperson mitgeteilt werden, indem z. B. die obige Summenzahl oder eine Graphik, die die Zahl repräsentiert, in der Anzeige 44 angezeigt wird, oder indem die Anzeige von betroffenen Miniaturbildern 61 gemäß dem Grad der Identität im Wesentlichen in der gleichen Weise geändert wird, die oben beschrieben wurde, so dass die Bedienperson bestimmen kann, ob die Daten bei Hinzufügung der Verknüpfungsinformationen gespeichert oder gelöscht werden.
Wenn die Daten als identisch bestimmt werden, werden die Daten nicht mit den ihnen hinzugefügten Verknüpfungsinformationen gespeichert, wenn bestimmt wird, dass die Daten keine Identität besitzen, werden die Daten gespeichert, und wenn festgestellt wird, dass die Daten eine bestimmte Identität besitzen, können die Daten unter Hinzufügung der Verknüpfungsinformationen entweder gespeichert oder gelöscht werden.
Obwohl die obige Ausführungsform für eine Verarbeitung unter Verwendung der gleichen Benutzer-ID beschrieben wurde, erübrigt es sich festzustellen, dass eine Benutzer-ID lediglich für die Benutzung der Kopiermaschine 11 oder zum Ermöglichen der Verarbeitung von Dokumentendaten mit der Kopiermaschine 11 verwendet werden kann, wobei alle Dokumentendaten ohne Verwendung einer Benutzer-ID wiederverwendet werden können.
Es erübrigt sich außerdem zu erwähnen, dass Dokumentendaten als Miniaturbilder 61 in der Kalenderansicht 60, als eine Liste in der Reihenfolge eines Identitätsgrades, beginnend mit dem höchsten Identitätsgrad mit Hervorhebung, oder dergleichen oder als eine Kombination davon angezeigt werden können.
Gemäß der vorliegenden Erfindung wird verhindert, dass Verarbeitungsdaten, die durch eine Verarbeitungseinheit verarbeitet wurden, in einer Speichereinrichtung gespeichert werden, wenn basierend auf ihrer Identität bestimmt wird, dass sie mit gespeicherten Daten identisch sind, wodurch eine Speicherkapazität der Speichereinrichtung effektiv verwendet werden kann. Wenn bestimmt wird, dass die Verarbeitungsdaten eine bestimmte Identität besitzen, können sie mit hinzugefügten Verknüpfungsinformationen gespeichert werden, um einen Bezug auf gespeicherte Daten herzustellen, wodurch für die Verarbeitungsdaten, denen die Verknüpfungsinformationen hinzugefügt werden, spezifische Informationen zum Spezifizieren der Daten, z. B. verkleinerte Bilder (Miniaturbilder), die in einem Kalenderformat bei einer Identität dazustellen sind, hervorgehoben werden, um ihren Identitätsgrad anzugeben, und deswegen können die Verarbeitungsdaten, die eine bestimmte Identität besitzen, leicht von anderen Verarbeitungsdaten unterschieden werden, damit sie ausgewählt werden können.
Ein Benutzer kann ferner Verarbeitungsdaten, die als eine Sicherungsablage verarbeitet werden, speichern, ohne die Notwendigkeit von Ablagetätigkeiten, so dass die Daten nützlich wiederverwendet werden können. Deswegen können dann, wenn z. B. kopierte Materialien verloren gegangen sind, gewünschte Verarbeitungsdaten leicht für eine Wiederverwendung ausgewählt werden.
Durch Speichern oder Löschen von Verarbeitungsdaten oder indem sie mit anderen Verarbeitungsdaten für jede Benutzer-ID in Bezug gebracht werden, können die Verarbeitungsdaten ferner für jeden Benutzer gespeichert werden, wobei eine Sicherheit der Verarbeitungsdaten gewährleistet ist. Durch eine Benutzerbestätigung und Spezifizierung der Speicherung von Verarbeitungsdaten kann eine fehlerhafte Löschung von Dokumentendaten oder eine fehlerhafte Bezugnahme von Dokumentendaten untereinander vermieden werden. Folglich wird ein nützliches Ablagesystem geschaffen.
Zahlreiche zusätzliche Modifikationen und Variationen der vorliegenden Erfindung sind im Licht der obigen Erkenntnisse möglich. Es sollte deswegen klar sein, dass die vorliegende Erfindung im Umfang der beigefügten Ansprüche auf andere Weise als hier speziell beschrieben wurde, realisiert werden kann.

Claims

Ablagesystem, das aufweist; Verarbeitungsmittel (11), um Verarbeitungsdaten mit zumindest einer von einer Kopierfunktion, um Bilddaten von einem Originaldokument zu lesen und die gelesenen Bilddaten auf einem Blatt aufzuzeichnen, einer Übertragungsfunktion, um gesendete und empfangene Bilddaten und/oder Buchstaben- bzw. Zeichendaten über eine Kommunikationsleitung zu senden und zu empfangen, und einer Aufzeichnungsfunktion, um empfangene Bilddaten und/oder Buchstaben- bzw. Zeichendaten auf einem Blatt aufzeichnen, zu verarbeiten; Speichermittel (13), um die Verarbeitungsdaten, die durch die Verarbeitungsmittel verarbeitet worden sind, zu speichern; und Identitätsbestimmungsmittel (53), um eine Identität zwischen neuen Verarbeitungsdaten und alten Verarbeitungsdaten in den Speichermitteln zu speichern; speichernde Verwaltungsmittel, um die neuen Verarbeitungsdaten in den Speichermitteln auf der Grundlage eines Ergebnisses einer Bestimmung zu speichern, die durch die Identitätsbestimmungsmittel vorgenommen worden sind, wobei die speichernden Verwaltungsmittel ein Speichern. der neuen Verarbeitungsdaten in den Speichermitteln (13) ungültig machen bzw. ausheben, wenn die Identitätsbestimmungsmittel (53) bestimmen, dass die neuen Verarbeitungsdaten identisch mit alten Verarbeitungsdaten sind, die in den Speichermitteln (13) gespeichert sind, dadurch gekennzeichnet, dass: die speichernden Verwaltungsmittel den Verarbeitungsdaten zusätzliche Daten zuordnen, die zusätzlichen Daten sich auf Merkmale der verarbeiteten Daten oder eine Verarbeitung, die auf die verarbeiteten Daten angewandt worden ist, beziehen, wobei die zusätzlichen Daten in den Speichermitteln gespeichert werden; und wenn die Verarbeitungsdaten als identisch mit alten Verarbeitungsdaten, die in den Speichermittel gespeichert sind, bestimmt werden, werden die zusätzlichen Daten der neuen Verarbeitungsdaten mit den gleichen Verknüpfungsaktionen verbunden, wie sie mit zusätzlichen Informationen zu den alten Verarbeitungsdaten verknüpft sind.
Ablagesystem nach Anspruch 1, wobei die Identitätsbestimmungsmittel die Identität zwischen den neuen Verarbeitungsdaten und den alten Verarbeitungsdaten, die in den Speichermitteln auf der Grundlage von Informationen von Prozessen gespeichert sind, mit welchen die neuen Verarbeitungsdaten mit den Verarbeitungsmitteln verarbeitet worden sind, bestimmen.
Ablagesystem nach Anspruch 2, wobei die Informationen von Prozessen Informationen von einem Originaldokument enthalten, das mit den Verarbeitungsdaten verknüpft ist.
Ablagesystem gemäß Anspruch 3, wobei die Informationen von einem Originaldokument Informationen von der Größe und Orientierung des Originaldokuments enthalten.
Ablagesystem gemäß Anspruch 3 oder 4, wobei die Informationen von einem Originaldokument Informationen enthalten, ob das Originaldokument ein Bild auf einer Seite oder beiden Seiten des Originaldokuments hat.
Ablagesystem gemäß Anspruch 3, 4 oder 5, wobei die Informationen von einem Originaldokument Informationen enthalten, ob das Originaldokument ein Blatt oder ein Buch ist.
Ablagesystem nach irgendeinem der voranstehenden Ansprüche, wobei die Identitätsbestimmungsmittel (53) einen Grad von Identität zwischen den neuen Verarbeitungsdaten und den alten Verarbeitungsdaten, die in den Speichermitteln gespeichert sind, bestimmen.
Ablagesystem nach Anspruch 7, wobei die Identitätsbestimmungsmittel (53) den Grad der Identität zwischen den neuen Verarbeitungsdaten und den alten Verarbeitungsdaten, die in den Speichermitteln gespeichert sind, auf der Grundlage eines Grades einer Identität eines Bildes eines Originaldokuments, das mit den neuen Verarbeitungsdaten verknüpft ist, und/oder einem Grad einer Identität des Originaldokuments bestimmen.
Ablagesystem nach Anspruch 8, wobei sich die Verknüpfungsinformationen auf die neuen Verarbeitungsdaten mit den Daten beziehen, die in den Speichermitteln gespeichert sind, basierend auf dem Grad der Identität, der durch die Identitätsbestimmungsmittel bestimmt worden ist.
Ablagesystem nach Anspruch 9, das ferner aufweist; Anzeigemittel (22), um Informationen anzuzeigen; Betriebsmittel (23), um Befehle einzugeben; und Ausgabeverwaltungsmittel, um spezifische Informationen für spezifische Daten in den Speichermitteln zu erzeugen, um die spezifischen Informationen auf den Anzeigemitteln anzuzeigen, um so durch die Betriebsmittel auswählbar zu sein, und um Daten auszulesen, die über die Auswahl der spezifischen Informationen, die die Daten von den Speichermitteln spezifizieren, spezifiziert worden sind, um die spezifizierten Daten zu den Verarbeitungsmitteln auszugeben, wobei die Ausgabeverwaltungsmittel die spezifischen Informationen der Verarbeitungsdaten anzeigen, zu denen die Verknüpfungsinformationen auf den Anzeigemitteln (44) hinzugefügt sind, wobei der Grad der Identität hervorgehoben wird.
Ablagesystem nach Anspruch 10, wobei die Speicherverwaltungsmittel in den Betriebsmitteln eine Nachricht anzeigen, um eine Person, welche die neuen Verarbeitungsdaten verarbeitet, über Speicherung der Verarbeitungsdaten bezüglich der Speichermittel zu fragen.
Ablagesystem nach irgendeinem der voranstehenden Ansprüche, wobei die Speicherverwaltungsmittel ID-Beschaffungsmittel enthalten, um eine Benutzer-ID von einem Benutzer zu erhalten, welcher die neuen Verarbeitungsdaten mit den Verarbeitungsmitteln verarbeitet, und die Benutzer-ID, die von den ID-Beschaffungsmitteln erhalten worden ist, zu den neuen Verarbeitungsdaten hinzufügt, die in den Speichermitteln zu speichern sind, und wobei die Identität durch die Identitätsbestimmungsmittel zwischen den neuen Verarbeitungsdaten und den alten Verarbeitungsdaten, die in den Speichermitteln gespeichert sind, die die gleiche Benutzer-ID haben, bestimmt wird.
Ablagesystem nach irgendeinem der voranstehenden Ansprüche, wobei die Verarbeitungsmittel (11) und die Speichermittel (13) an im Wesentlichen das gleiche Intranet angeschlossen sind.
Ablagesystem nach irgendeinem der voranstehenden Ansprüche, wobei; die Speichermittel erste und zweite Speichermittel (13, 16) zum Speichern von Verarbeitungsdaten aufweisen, die durch die Verarbeitungsmittel verarbeitet worden sind; die Identitätsbestimmungsmittel (53) zum Bestimmen einer Identität zwischen den neuen Verarbeitungsdaten und den alten Verarbeitungsdaten sind, die in den ersten oder den zweiten Speichermitteln gespeichert sind; die speichernden Verwaltungsmittel sind zum Speichern der neuen Verarbeitungsdaten in den ersten Speichermitteln (13) auf der Grundlage eines Ergebnisses von einer Bestimmung, die durch die Identitätsbestimmungsmittel durchgeführt worden ist, und die speichernden Verwaltungsmittel lesen, einen gegebenen Betrag von Dokumentdaten von den ersten Speichermitteln (13) aus und übertragen den gegebenen Betrag von Dokumentendaten zu den zweiten Speichermitteln (16), wenn eine voreingestellte Kapazität der ersten Speichermittel überschritten wird.
Ablagesystem nach Anspruch 15, wobei die zweiten Speichermittel (16) im Internet sind.
Ablagesystem nach Anspruch 14 oder Anspruch 15, wenn diese von Anspruch 10 abhängen, wobei die speichernden Verwaltungsmittel in den Betriebsmitteln (23) eine Nachricht anzeigen, um eine Person, die die neuen Verarbeitungsdaten verarbeitet, über die Speicherung der neuen Verarbeitungsdaten in den ersten Speichermitteln zu befragen.
Verfahren zur Ablage von Daten, das folgende Schritte aufweist: Daten werden verarbeitet (P31–35) um mit zumindest einem von einer Kopierfunktion, um Bilddaten von einem Originaldokument zu lesen und die gelesenen Bilddaten auf einem Blatt aufzuzeichnen, einer Übertragungsfunktion zum Senden und Empfangen von Bilddaten und/oder Buchstaben- bzw. Zeichendaten über eine Kommunikationsleitung, und eine Aufzeichnungsfunktion zum Aufzeichnen empfangener Bilddaten und/oder Buchstaben- bzw. Zeichendaten auf einem Blatt, verarbeitet zu werden; die neuen Verarbeitungsdaten werden in einer Speichereinrichtung (13) gespeichert; es wird bestimmt (P36), ob die neuen Verarbeitungsdaten identisch mit alten Verarbeitungsdaten sind, die in einer Speichereinrichtung (13) gespeichert sind; die Speicherung der neuen Verarbeitungsdaten in der Speichereinrichtung wird unterbunden, wenn bestimmt worden ist, dass die neuen Verarbeitungsdaten identisch mit alten Verarbeitungsdaten sind, die in der Speichereinrichtung bei dem Identitätsbestimmungsschritt gespeichert worden sind; gekennzeichnet dadurch, dass zusätzliche Daten den Verarbeitungsdaten zugeordnet werden, wobei die zusätzlichen Daten auf Merkmale der Verarbeitungsdaten oder auf Prozesse bezogen sind, die auf die Verarbeitungsdaten angewendet worden sind; wobei die zusätzlichen Daten in den Speichermitteln gespeichert werden; und wenn die neuen Verarbeitungsdaten als identisch zu alten Verarbeitungsdaten, die in den Speichermitteln gespeichert sind, bestimmt worden sind, werden die zusätzlichen Daten der neuen Verarbeitungsdaten mit den gleichen Verknüpfungsinformationen verknüpft, wie sie mit zusätzlichen Informationen verknüpft sind, die den alten Verarbeitungsdaten zugeordnet sind.
Verfahren nach Anspruch 17, wobei die Identität zwischen den Verarbeitungsdaten und den Daten, die in der Speichereinrichtung gespeichert worden sind, basierend auf Informationen von Prozessen bestimmt wird, mit welchen die Verarbeitungsdaten durch den Verarbeitungsschritt verarbeitet worden sind.
Verfahren nach Anspruch 17 oder 18, wobei der Grad an Identität zwischen den Verarbeitungsdaten und den Daten, die in der Speichereinrichtung gespeichert worden sind, bei dem Identitätsbestimmungsschritt bestimmt wird.
Verfahren nach Anspruch 19, wobei der Grad der Identität zwischen den Verarbeitungsdaten und den Daten, die in der Speichereinrichtung gespeichert worden sind, basierend auf einem Grad einer Identität von einem Bild von einem Originaldokument, das mit den Verarbeitungsdaten und/oder einem Grad einer Identität des Originaldokumentes verknüpft ist, bestimmt wird.
Verfahren nach Anspruch 20, wobei die Verknüpfungsinformationen auf die Verarbeitungsdaten mit Daten bezogen sind, die in der Speichereinrichtung basierend auf dem Grad der Identität gespeichert sind, der bei dem Identitätsbestimmungsschritt bestimmt worden ist.
Verfahren nach Anspruch 21, das ferner folgende Schritte aufweist: spezifische Informationen für spezifische Daten werden in der Speichereinrichtung erzeugt (P51) und die spezifischen Informationen werden auf einer Anzeigeeinrichtung angezeigt, um so durch eine Betriebseinrichtung ausgewählt zu werden; die spezifischen Informationen der Verarbeitungsdaten, zu welchen die Verknüpfungsinformationen hinzugefügt werden, werden auf der Anzeigeeinrichtung mit dem hervorgehobenen Grad der Identität angezeigt; und Daten, welche über die Auswahl der spezifischen Informationen, die die Daten von der Speichereinrichtung spezifizieren, spezifiziert worden sind, werden ausgelesen, um die spezifizierten Daten auszugeben.
Verfahren nach irgendeinem der Ansprüche 17 bis 22, das ferner einen Schritt aufweist: eine Nachricht wird angezeigt, um eine Person, welche die Verarbeitungsdaten verarbeitet, über die Speicherung der Bearbeitungsdaten in der Speichereinrichtung zu befragen.
Verfahren nach irgendeinem der Ansprüche 17 bis 23, das ferner folgende Schritte aufweist: eine Benutzer-ID bzw. -Kennung eines Benutzers wird erhalten, welcher die Verarbeitungsdaten verarbeitet; und die Benutzer-ID, die durch den ID-Beschaffungsschritt erhalten worden ist, wird den Verarbeitungsdaten hinzugefügt, um in der Speichereinrichtung gespeichert zu werden, wobei die Identität bei dem Identitätsbestimmungsschritt zwischen den Verarbeitungsdaten und den Daten bestimmt wird, die in der Speichereinrichtung gespeichert sind, die die gleiche Benutzer-ID haben.
Verfahren nach irgendeinem der Ansprüche 17 bis 24, wobei: die Speichereinrichtung erste und zweite Speichereinrichtungen (13, 16) aufweist; in dem Speicherschritt die Verarbeitungsdaten in der ersten Speichereinrichtung (13) gespeichert werden; und in dem Bestimmungsschritt eine Identität zwischen den Verarbeitungsdaten und den Daten, die in der ersten oder der zweiten Speichereinrichtung (13, 16) gespeichert sind, bestimmt wird; und ferner der Schritt zum Auslesen eines gegebenen Betrags bzw. einer gegebenen Menge von Daten von der ersten Speichereinrichtung (13) und die Übertragung des gegebenen Betrags von Daten zu der zweiten Speichereinrichtung (16) vorgesehen ist, wenn eine vorhandene Kapazität der ersten Speichereinrichtung (13) überschritten ist.