DE10115585A1 - Verfahren zum Frankieren und Bearbeiten von Sendungen - Google Patents

Abstract

Das Übermitteln von Informationen über vorgesehene Sendungen einschließlich der Empfängerangaben durch den Versandkunden an den Versanddienst mit der Auslösung eines Vorganges zur Gebührenentrichtung, das Generieren einer Frankiernummer für jede angekündigte Sendung nach Akzeptierung des Vorganges zur Gebührenentrichtung durch den Versanddienst, wobei die Frankiernummer nur für einen vereinbarten Zeitraum gültig sein muss und daher auch nur eine begrenzte Stellenanzahl benötigt, das Abspeichern der Frankiernummer mit den Empfängerangaben in einer recherchierbaren Frankierdatenbasis, das Übermitteln der Frankiernummern an den Versandkunden, das Aufbringen dieser Nummern auf die jeweiligen Sendungen durch den Versandkunden, das Lesen der Empfängerangaben und der Frankiernummern der aufgegebenen Sendungen und das Suchen in der Frankierdatenbasis, wobei nach Auffinden eines entsprechenden Eintrages die Weiterverarbeitung der Sendung und das Ungültigmachen des Eintrages erfolgt, stellt ein Verfahren mit ausreichender Sicherheit dar, das nur geringe Anforderungen hinsichtlich des Aufbringens und Lesens der Frankiernummern sowie des Ablaufes bei der Frankierung stellt und damit auch besonders aufwandsarm ist.

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Frankieren und Bear­ beiten von Sendungen. Insbesondere für Großkunden von Ver­ sanddiensten sind elektronische Verfahren zur Frankierung von Sendungen bekannt geworden. Dabei erhalten die Sendungen spe­ zielle zweidimensionale Wertzeichen-Aufdrucke (zweidimensio­ naler Barkode) mit hohen Anforderungen hinsichtlich der Auf­ lösung. Dies erfordert hochwertige Druck- und Lesetechnik. Zum Drucken und Lesen dieser Zeichen wird eine umfangreiche Software benötigt, da im starken Maße Sicherheitsaspekte zur Vermeidung von Fehlern und Fälschungen (u. a. unerlaubtes Ko­ pieren der Zeichen) implementiert werden müssen.

So können z. B. in den Zeichen neben dem Frankierwert die Empfängeradresse oder Teile davon, eine digitale Signatur, eine Wertzeichenlizenznummer, eine fortlaufende Sendungsnum­ mer, eine Fehlerkorrektur kodiert enthalten sein. Der Daten- und Programmtransfer muss dabei sicher unter Verwendung von Verschlüsselungsverfahren erfolgen (WO 00/19382, US 5801944).

Diese bekannten Verfahren sind sehr aufwändig und erfordern zusätzlich bei der Verwendung von Fensterumschlägen eine ge­ naue Zuordnung des jeweiligen Umschlages mit dem Frankierauf­ druck zu dem Inhalt mit der Empfängeradresse.

Der Erfindung liegt daher die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren zum Frankieren von Sendungen durch die Versandkunden zu schaffen, das den notwendigen Softwareaufwand und Anforderun­ gen an die Druck- und Lesetechnik reduziert.

Erfindungsgemäß wird die Aufgabe durch die Merkmale des An­ spruches 1 gelöst.

Das Übermitteln von Informationen über vorgesehene Sendungen einschließlich der Empfängerangaben durch den Versandkunden an den Versanddienst mit der Auslösung eines Vorganges zur Gebührenentrichtung, das Generieren einer Frankiernummer für jede angekündigte Sendung nach Akzeptierung des Vorganges zur Gebührentrichtung durch den Versanddienst, wobei die Fran­ kiernummer nur für einen vereinbarten Zeitraum gültig sein muss und daher auch nur eine begrenzte Stellenanzahl benö­ tigt, das Abspeichern der Frankiernummer mit den Empfängeran­ gaben in einer recherchierbaren Frankierdatenbasis, das Über­ mitteln der Frankiernummern an den Versandkunden, das Auf­ bringen dieser Nummern auf die jeweiligen Sendungen durch den Versandkunden, das Lesen der Empfängerangaben und der Fran­ kiernummern der aufgegebenen Sendungen und das Suchen in der Frankierdatenbasis, wobei nach Auffinden eines entsprechenden Eintrages die Weiterverarbeitung der Sendung und das Ungül­ tigmachen des Eintrages erfolgt, stellt ein Verfahren mit ausreichender Sicherheit dar, das nur geringe Anforderungen hinsichtlich des Aufbringens und Lesens der Frankiernummern sowie des Ablaufes bei der Frankierung stellt und damit auch besonders aufwandsarm ist.

Dabei können folgende Vorteile genannt werden:

• 1. Es können übliche Standard-Drucker eingesetzt werden.
• 2. Das Verfahren ist auch bei Fensterumschlägen einsetzbar.
• 3. Das Verfahren kann problemlos in die vorhandene OCR-/­ Videokodiertechnik sowie die bestehenden Automatisierungs­ lösungen eingebunden werden.
• 4. Auch bei handgeschriebenen Adressen ist das Verfahren ein­ setzbar.

Vorteilhafte Ausgestaltungen der Erfindung sind in den Unter­ ansprüchen dargestellt.

Vorteilhaft ist es, nach Ermittlung eines gültigen Eintrages in der Frankierdatenbasis vom Versanddienst einen maschinen­ lesbaren Kode auf die Sendung aufzubringen, der dann die Grundlage für die automatischen Sortier- und Verteilprozesse ist. Dieser Kode ist vorteilhaft ein die gültige Empfängerad­ resse kennzeichnender Barkode, wobei die gültige Adresse auch eine Nachsendeadresse, die in einer Nachsendedatenbank für Nachsendeverfügungen gespeichert ist, sein kann.

In einer weiteren vorteilhaften Ausprägung teilt der Versand­ dienst dem Versandkunden mit, ob und wie die übermittelte Empfängeradresse vor dem Aufbringen auf die Sendung neu for­ matiert werden muss, damit der OCR-Leseprozess möglichst feh­ lerarm abläuft. Damit kann die Leserate erhöht werden.

Vorteilhaft ist es auch, wenn der Versanddienst den Versand­ kunden über eine wegen einer Nachsendeverfügung geänderte, auf die Sendung aufzubringende Empfängeradresse informiert.

Damit die Frankiernummer auf der Sendung leicht zu finden ist, kann sie durch eine oder mehrere zusätzliche, leicht zu identifizierende Zeichen gekennzeichnet werden.

Eine weitere Möglichkeit der Kennzeichnung der Frankiernummer besteht darin, diese stets an einer definierten Lage auf der Sendung aufzubringen.

Zur Kennzeichnung dieser Frankierungsart ist es auch vorteil­ haft an der für Briefmarken vorgesehenen Stelle ein weiteres Zeichen aufzubringen.

Vorteilhaft ist es auch zur Überprüfung, ob der Versandkunde die Versandgebühr in der richtigen Höhe entrichtet hat, dass der Versanddienst die die Gebühren beeinflussenden Eigen­ schaften der Sendungen ermittelt und anhand einer Gebührenta­ belle überprüft, ob der geforderte Betrag entrichtet wurde. Bei zu gering entrichteten Gebühren erfolgen entsprechende Nachforderungen an die Versandkunden oder Empfänger.

Die Frankiernummer allein oder zusammen mit der kodierten gültigen Adresse kann auch zum Identifizieren der jeweiligen Sendung im Rahmen einer Transportverfolgung und Verteilüber­ wachung (Track and Trace) verwendet werden.

Anschließend wird die Erfindung in einem Ausführungsbeispiel anhand der Zeichnung näher erläutert.

Dabei zeigen

Fig. 1-7 schematische Darstellungen des Verfahrensablaufes in verschiedenen Phasen.

Der Versandkunde kündigt als erstes Sendungen beim Versand­ dienst an und übermittelt über eine sichere Datenübertragung oder auch telefonisch die entsprechenden Empfängerangaben (Fig. 1).

Danach werden gemäß Fig. 2 vom Versanddienst für jede Sendung folgende Schritte durchgeführt:

• 1. Überprüfung im Adresswörterbuch, ob die Adresse existiert. Wenn nein, erfolgt eine Mitteilung an den beauftragenden Versandkunden.
• 2. Überprüfung in einer Nachsendedatenbasis, ob der Empfänger einen Nachsendeauftrag ausgelöst hat. Wenn ja, wird die neue Nachsendeadresse als nunmehr gültige Adresse regist­ riert.
• 3. Überprüfung, ob die vom Versandkunden mitgeteilte Adresse entsprechend der Konvention formatiert wurde, damit ein OCR-Leser einen erfolgreichen Leseprozess durchführen kann. Ist dies nicht der Fall, wird die Adresse gemäß den Anforderungen umformatiert.
• 4. Generieren einer vierstelligen Frankiernummer. Auf der Ba­ sis vorliegender statistischer Auswertungen über den Sendungsanfall und die Laufzeiten der Sendungen wurde eine vierstellige Frankiernummer festgelegt, die gewährleistet, dass während der Laufzeit der Sendungen keine Doppelverga­ be einer Frankiernummer für eine bestimmte Adresse er­ folgt. Vor diese Frankiernummer wird zur besseren Identi­ fizierung ein spezielles Zeichen - π gesetzt.
• 5. Generieren eines Datensatzes, bestehend aus der gültigen Empfängeradresse und der Frankiernummer und Abspeicherung in einer Frankierdatenbasis.

Entsprechend Fig. 3 teilt der Versanddienst anschließend dem Versandkunden über eine sichere Datenverbindung, z. B. Inter­ netverbindung, E-Mail oder Telefonverbindung zu jeder Sendung die Frankiernummer und gegebenenfalls die neu formatierte Ad­ resse oder Nachsendeadresse mit.

In diesem Beispiel wurde die Empfängeradresse

umformatiert.

Es erfolgt dann auch die Entrichtung der Gebühren durch den Versandkunden. Dies kann durch unterschiedliche, aber an sich bekannte Modalitäten erfolgen, z. B. durch eine Überweisung oder auch über ein Abbuchungsverfahren mit Kreditrahmen.

Zur besseren Erkennung dieses Gebührenverfahrens auf der Sen­ dung wird an der für Briefmarken vorgesehenen Stelle durch den Kunden eine zusätzliche Kennzeichnung "EP" (für Electro­ nic Postage) aufgebracht. Unterhalb der reformierten Empfän­ geradresse wird die Frankiernummer "π5381" aufgebracht. Dies kann aufgedruckt, aber auch mit der Hand geschrieben werden. Werden Fensterumschläge eingesetzt, wird die Frankiernummer in das Adressgebiet der Einlage geschrieben.

Danach werden die Sendungen beim Versanddienst aufgegeben und es erfolgt ein Suchen der Aufschriften mittels entsprechender Lesetechnik (OCR). Dabei wird die elektronische Frankierung anhand der identifizierten Zeichen EP und/oder π erkannt (Fig. 4).

Nun wird die Adresse mit dem OCR-Leser und wenn notwendig zu­ sätzlich an einem Videokodierplatz gelesen. Aufgrund der richtig formatierten Adressen ist eine geringere Rückwei­ sungsrate zu verzeichnen. Auch die Frankiernummer wird gele­ sen (Fig. 5) und es wird dann die Frankierdatenbasis durch­ sucht, ob ein Datensatz mit dieser Adresse und Frankiernummer vorhanden ist. Wenn ja, wird auf die Sendung ein maschinen­ lesbarer Barkode aufgebracht, mit dessen Hilfe die Sendung automatisch verteilt werden kann. Anschließend oder spätes­ tens nach Durchlaufen der letzten Bearbeitungsstation des Versanddienstes wird die Frankiernummer ungültig gemacht (Fig. 6).

In der Zeit, in der sich eine Sendung mit "elektronischer" Frankierung im Bereich des Versanddienstes befindet, ist es möglich, dass weitere Sendungen mit der gleichen Empfängerad­ resse oder Sendungen mit der gleichen Frankiernummer im Ver­ teilprozess sind.

Erst wenn beide sich auf einer Sendung befinden und nur beim ersten Finden dieser Kombination in der Frankierdatenbasis erfolgt die Bestätigung der Gebührenentrichtung.

Um eine missbräuchliche Verwendung dieser Frankiernummer zu verhindern, wird danach diese Frankiernummer als ungültig markiert, d. h. wird eine zweite Sendung mit dieser Empfänger­ adresse und dieser Frankiernummer identifiziert, so wird sie zurückgewiesen. Hat die Sendung das Netz des Versanddienstes verlassen oder nach einer festgelegten Zeitspanne, wird diese Frankiernummer wieder freigegeben.

Mit der Bestätigung erfolgt auch das Aufbringen des die Emp­ fängeradresse kennzeichnenden Barkodes, wodurch die automati­ sche Weiterverarbeitung auf der Basis von Barkodelesern mög­ lich wird. Dieser Barkode kann die Empfängeradresse direkt oder auch indirekt (über eine Identifikationsnummer, mit der in einer Datenbank die Adresse ermittelt wird) kennzeichnen.

Konnten die Adressangaben und die Frankiernummer der gelese­ nen Sendung als Datensatz nicht in der Frankierdatenbasis ge­ funden werden, so kann optional die Frankiernummer videoko­ diert und der Prozess wiederholt werden, oder die Sendung wird aus dem Sortierprozess ausgesondert (Fig. 7).

Das Lesen kann mindestens teilweise auch durch den Zusteller erfolgen, der über ein mobiles Gerät einen Zugang zur Fran­ kierdatenbasis besitzt und der sozusagen in letzter Instanz die Gebührenentrichtung bestätigt und die Frankiernummer un­ gültig macht.

Folgende zusätzliche Ausgestaltungen bringen weitere Vorteile:
Um zu überprüfen, ob die Gebühr in voller Höhe entrichtet wurde, werden beim Versanddienst die die Gebühren beeinflus­ senden Eigenschaften der Sendungen (Abmessungen, Gewicht, Sendungsart) und daraus die Sollgebühren ermittelt und mit in der Frankierdatenbasis zu jeder Sendung zusätzliche eingetra­ genen, entrichteten Gebühren verglichen. Sind die entrichte­ ten Gebühren zu gering, werden Nachzahlungsforderungen ausge­ löst, die dann dem Absender oder gegebenenfalls dem Empfänger zugestellt werden.

Es ist auch möglich, die Frankiernummer allein oder zusammen mit dem Barkode zum Überwachen des Transportprozesses (Track and Trace) einzusetzen.

Claims (12)

1. Verfahren zum Frankieren und Bearbeiten von Sendungen, gekennzeichnet durch folgende Verfah­ rensschritte:

• - ein Versandkunde übermittelt an einen Versanddienst In­ formationen über vorgesehene Sendungen einschließlich der jeweiligen Empfängerangaben und löst einen Vorgang für die Entrichtung der Postgebühren aus,
• - der Versanddienst generiert nach Akzeptierung des Vor­ ganges zur Gebührenentrichtung eine Frankiernummer für jede angekündigte Sendung und speichert sie mit den mitgeteilten Empfängerangaben in einer recherchierbaren Frankierdatenbasis ab, wobei die Anzahl der Stellen der Frankiernummer so gewählt wird, dass für einen bestimm­ ten Zeitraum pro Empfänger jede anfallende Sendung eine eigene Frankiernummer erhält,
• - der Versanddienst übermittelt für jede avisierte Sen­ dung die Frankiernummer an den Versandkunden,
• - der Versandkunde bringt die Frankiernummer als solche erkennbar, unkodiert und durch den Menschen lesbar auf die dazugehörende Sendung auf,
• - die Aufschriften der beim Versanddienst vom Versandkun­ den aufgegebenen Sendungen werden gelesen; nach Ermit­ teln und Lesen der Empfängeradresse und einer aufge­ brachten Frankiernummer wird in der Frankierdatenbasis gesucht, ob ein entsprechender Eintrag vorhanden ist,
• - nach Ermitteln eines entsprechenden gültigen Eintrages in der Frankierdatenbasis erfolgt die Weiterverarbei­ tung der Sendung und der Eintrag in der Frankierdaten­ basis wird sofort oder spätestens nach seiner Registrierung in der letzten Verteilstation als ungültig mar­ kiert; wird kein entsprechender Eintrag in der Fran­ kierdatenbasis gefunden, erfolgt die Zurückweisung der Sendung.

2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekenn­ zeichnet, dass nach Ermittlung eines entspre­ chenden gültigen Eintrages in der Frankierdatenbasis vom Versanddienst ein die automatische Verteilung ermögli­ chender maschinenlesbarer Kode auf die Sendung aufge­ bracht wird.

3. Verfahren nach Anspruch 2, dadurch gekenn­ zeichnet, dass als maschinenlesbarer Kode ein die gültige Empfängeradresse kennzeichnender Barkode auf­ gebracht wird.

4. Verfahren nach Anspruch 3, dadurch gekenn­ zeichnet, dass zur Ermittlung der gültigen Empfängeradresse vom Versanddienst überprüft wird, ob für den Empfänger eine Nachsendeverfügung vorliegt und wenn ja, die Nachsendeadresse als gültige Adresse kodiert wird.

5. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekenn­ zeichnet, dass der Versanddienst den Versand­ kunden über eine zum sicheren OCR-Lesen notwendige Neu­ formatierung der auf die Sendung aufzubringenen Empfän­ geradresse informiert.

6. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekenn­ zeichnet, dass der Versanddienst den Versand­ kunden über eine wegen einer Nachsendeverfügung des Emp­ fängers geänderte, auf die Sendung aufzubringende Empfän­ geradresse informiert.

7. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekenn­ zeichnet, dass die Frankiernummer auf der Sendung durch ein oder mehrere zusätzliche, leicht iden­ tifizierbare Zeichen gekennzeichnet wird.

8. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekenn­ zeichnet, dass die Frankiernummer durch eine definierte Lage auf der Sendung gekennzeichnet wird.

9. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekenn­ zeichnet, dass an der für Briefmarken vorge­ sehenen Stelle der Sendung ein zusätzliches Zeichen zur Kennzeichnung dieser Frankierung mit der Frankiernummer aufgebracht wird.

10. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekenn­ zeichnet, dass in der Frankierdatenbasis zu jeder Sendung die Höhe der entrichteten Gebühr eingetra­ gen wird.

11. Verfahren nach Anspruch 10, dadurch gekenn­ zeichnet, dass vom Versanddienst die Gebühren beeinflussende Eigenschaften der Sendungen ermittelt wer­ den und überprüft wird, ob die entrichteten Gebühren den zu entrichtenden Gebühren entsprechen und bei zu gering entrichteten Gebühren den Versandkunden oder den Empfän­ gern Nachforderungen übermittelt werden.

12. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekenn­ zeichnet, dass die kodierte gültige Empfän­ geradresse und die Frankiernummer zusammen zum Identifi­ zieren der jeweiligen Sendung im Rahmen einer Transport­ verfolgung und Verteilüberwachung verwendet wird.