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JPH05303531A - 電子書式処理システム及び方法 - Google Patents

電子書式処理システム及び方法

Info

Publication number
JPH05303531A
JPH05303531A JP4016133A JP1613392A JPH05303531A JP H05303531 A JPH05303531 A JP H05303531A JP 4016133 A JP4016133 A JP 4016133A JP 1613392 A JP1613392 A JP 1613392A JP H05303531 A JPH05303531 A JP H05303531A
Authority
JP
Japan
Prior art keywords
data
data file
format
user
input
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Pending
Application number
JP4016133A
Other languages
English (en)
Inventor
Barrie R Tondevold
バリー・アール・トンデヴォルド
Keith M Vreeken
キース・エム・ヴリーケン
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
FIELDS SOFTWARE GROUP Inc
Original Assignee
FIELDS SOFTWARE GROUP Inc
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by FIELDS SOFTWARE GROUP Inc filed Critical FIELDS SOFTWARE GROUP Inc
Publication of JPH05303531A publication Critical patent/JPH05303531A/ja
Pending legal-status Critical Current

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    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING OR CALCULATING; COUNTING
    • G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
    • G06F40/00—Handling natural language data
    • G06F40/10—Text processing
    • G06F40/166—Editing, e.g. inserting or deleting
    • G06F40/174—Form filling; Merging

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  • Engineering & Computer Science (AREA)
  • Theoretical Computer Science (AREA)
  • Audiology, Speech & Language Pathology (AREA)
  • Health & Medical Sciences (AREA)
  • Computational Linguistics (AREA)
  • General Health & Medical Sciences (AREA)
  • Physics & Mathematics (AREA)
  • General Engineering & Computer Science (AREA)
  • General Physics & Mathematics (AREA)
  • Artificial Intelligence (AREA)
  • Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)
  • Information Transfer Between Computers (AREA)
  • Computer And Data Communications (AREA)
  • Document Processing Apparatus (AREA)

Abstract

(57)【要約】 【目的】ホストコンピュータと複数のローカルコンピュ
ータと書式定義とルーチング定義と組織ヒエラルヒーと
から成る電子書式処理システムを提供する。 【構成】ホスト及びローカルコンピュータは、さらに中
央処理装置、表示装置、入力装置及びアドレスメモリを
含む。処理装置は入力装置及びメモリからの指令及び情
報にアクセスして書式を表示し、書式を完成し、ユーザ
のヒエラルヒー内で完成された書式を追跡する。表示及
び入力装置で、ユーザは必要な情報を入力して書式を選
択し完成する。システムはデータファイルを作成し電子
的にデータファイルを書式種別及びルーチング定義に基
づいて適当な受取人に送る。システムはまたデータファ
イルを追跡して書式の責任者が応答を受け取れるように
する。

Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【産業上の利用分野】本発明は、書式を処理しデータを
入力するための方法及び装置に関する。特に、本発明
は、書式及びデータを電子的に作成し、処理し、記憶す
るためのシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術及びその課題】印刷書式は、完成状態の範
囲を定義することにより、情報収集タスクを簡略化する
ために使用されてきた。印刷書式は通常は、同じ種類の
情報が繰り返し必要であるようなトランザクション処理
において用いられる。例えば、産業界では、作業発注
書、購買発注書、雇用書、販売書、日程調整書及び顧客
情報書などの印刷書式がよく用いられる。しかしなが
ら、コンピュータの発展と共に、印刷書式がデータ処理
の速度と効率に対する制限となっている。
【０００３】印刷書式に関する１つの問題は、ある書式
で適切な情報をコンピュータで処理可能な別の書式に変
換する場合に生じる。多くの場合に、オペレータは各印
刷書式を読み取り、キーボードその他の入力装置を用い
て、その書式に含まれる情報を手作業で入力せねばなら
ない。かかる情報の入力にはかなりの労力と費用がかか
り、処理のために国外に原文書を持ち出すことにより、
安い労働源を探さざるを得なくなる。変換処理の精度
は、論理処理上の問題点と共に時間がかかるという問題
点を含んでいる。
【０００４】最近では、印刷書式の使用は、印刷書式自
体を作成、記憶及び処理することに関する問題を多く発
生している。書式を作成するための費用には、紙、タイ
プ設定、印刷の費用が含まれる。さらに、書式は使用の
前後に記憶される必要がある。いくつかの異なる書式が
使用される場合には、書式を使用可能に保持するための
タスクは特別の労力を必要とし、書式を記憶するための
空間も相当のものとなる。大量の書式を取り扱うことは
物理的に困難であると共に相対的に高価なものとなる。
書式は、典型的には、書式の使用が完了する前に、異な
る個人に送られる必要がある。例えば、購買発注書で
は、各個人が、品目が実際に発注される前に、購買発注
書にサインをすることにより、購買に承認を与える場合
に、いくつかの中間ステップが介在する場合がある。大
量の書式が会社に送られるので、発送及び個人的費用も
大きなものとなる可能性がある。
【０００５】従来の技術では未解決の別の問題点は、損
失を防止するためのトラッキング書式である。上述のよ
うに、書式は、通常は、特定の書式を処理するために必
要な連鎖内の複数の個人により受け取られ、送られるも
のである。書式が受け取られて、送り出される各ポイン
トにおいて、潜在的な損失が存在する。印刷書類書式が
使用される場合には、処理システム内の書式の損失に対
する保護はほとんどない。
【０００６】これらの問題を解決するために従来技術に
おいて試行錯誤が行われてきたにも拘らず、従来の電子
メール及び書式処理システムは完全に成功を収めたもの
ではない。電子メールシステムは、データに関する固定
書式を提供することができず、また、入力されるべき情
報又はフィールドの種類を判別することもないので、限
界を有している。典型的には、電子メールシステムは単
にメッセージその他のデータをコンピュータネットワー
ク又はシステムのユーザに送信するに際して自由書式を
提供するにすぎない。同様に従来の書式処理システム
は、フィールド及びデータ種類の固定スキーム内でデー
タを送受信可能な限定的能力を有するにすぎない。書式
処理システムはまた処理流れ内の書式を追跡することも
ないし、さらに、書式の種類に基づいてルーチン処理さ
れる書式を予め書き込む能力も有していない。
【０００７】従って、紙書式の必要性を完全に減じるこ
とが可能な、電子的に書式を作成し処理するための自動
化システム及び方法の必要性が存在している。
【０００８】
【課題を解決するための手段】書式及びデータを電子的
に作成、処理及び記憶するためのシステム及び方法が開
示される。システムは、表示装置、処理装置、入力装置
及びメモリを備えたコンピュータから構成される。メモ
リは、さらに、書式定義、ルーチング定義及び組織ヒエ
ラルヒー（規則のセット）から構成される。規則は表示
され完成状態とされるフィールド及び書式の各出現に関
するルーチングを特定する。プロセッサはメモリから書
式定義を用いて表示装置上に完成状態が表示されるよう
に空白フィールドを備えた書式を表示する。ユーザは入
力装置を制御してデータを入力して書式の空白フィール
ドを完成する。書式に必要なデータが入力された後に、
システムは自動的に書式又はデータファイルの完成状態
の表示を、ルーチング及び書式定義に従って組織ヒエラ
ルヒー内の適当なユーザに送る。システムは、さらに、
データファイル又は書式の組織ヒエラルヒー内で定義さ
れた位置への送受信を追跡してデータ損失を防止する。
一旦書式の表示がルーチング定義内の最後の位置に送信
されると、書式の複写が処理装置により実行される。
【０００９】好適な実施例においては、システムは、ホ
ストコンピュータと複数のローカルコンピュータを含
む。ホストコンピュータ及びローカルコンピュータは、
同一の書式定義、ルーチング定義及び組織ヒエラルヒー
を含む。各ローカルコンピュータはホストコンピュータ
に接続されて、全てのデータファイルがホストコンピュ
ータを介して送信される必要がある。電子書式（データ
ファイル）はホストコンピュータあるいは他のローカル
コンピュータで作成され送信することも可能である。ホ
ストコンピュータは、好ましくは、各書式の位置を追跡
し、それにより、書式の損失を回避する。ホストコンピ
ュータは、また、応答を必要とする書式が所定の時間期
間内に応答を受けなかった場合に、ユーザに表示を行
う。
【００１０】電子的に印刷書式を処理するための本発明
の好適な方法は、ユーザ及び彼の位置を識別し；書式定
義及びルーチング定義を選択し；書式に必要なデータを
入力し；データ入力の精度を検査し；書式をホストコン
ピュータを介してルーチング定義内で識別された受取人
に送信し；書式の送受信を追跡し；書式が所定の時間内
にルーチング定義内の最後の宛先に到達していない場合
には、最後の受取人を識別する、各ステップから構成さ
れる。
【００１１】
【実施例】本発明は、法的に要求される場合を除き、紙
書式の必要性を、電子的に書式を作成し処理することに
より、なくすためのシステムを提供する。ユーザは本発
明のシステムと会話して、電子書式を選択し完成する。
書式が一旦完成すると（充填されると）、システムは自
動的に電子書式を適当な受取人に送り、ユーザは受取人
を特定する必要はない。システムは、書式の種類及びユ
ーザの識別に基づいて完成された書式に関する適当な受
取人を選択する。システムは、また、完成された書式の
位置を追跡し、返答期限が切れた場合に、受取人に注意
を喚起する。
【００１２】図１を参照するに、本発明のシステムの第
１の実施例のブロック図が描かれている。単一のコンピ
ュータが単独で操作されて本発明の電子書式作成及び処
理機能を実行することも可能であるが、好ましくは複数
のコンピュータを備えたシステムで用いられる。好まし
くは、コンピュータは中央処理装置１１、表示装置１
３、入力装置１５及びアドレスメモリ１８から構成され
る。中央処理装置１１は表示装置１３に接続されて、入
力装置１５のユーザ操作により処理装置１１に加えられ
た入力に応答して、表示装置１３を制御する。処理装置
１１は、また、従来のアーキテクチャ内のアドレスメモ
リ１８、大容量記憶装置２７及びネットワーク２９を含
む他の情報源にも接続される。プリンタ３１が好ましく
は処理装置１１に接続されて、書式のハードコピー用の
情報及びソースに関する出力を行う。
【００１３】表示装置１３及び入力装置１５は当該技術
分野で周知の種類のものである。例えば、表示装置１３
は、従来の方法で処理装置１４内で用いられるラスタ式
表示装置であり、ＡＳＣＩＩのようなコードから発生さ
れた文字の画像を発生することも可能である。入力装置
１５もまた、従来の装置であり、好ましくは、マウス型
制御器を備えたキーボードである。
【００１４】アドレスメモリ１８は、さらに、書式定
義、ルーチング定義及び組織ヒエラルヒーのデータベー
ス１７と、書式処理及び追跡用ルーチン１９と、メイン
メニュー機能２３と、会話型表示制御２５とから構成さ
れる。メモリ１８は、従来タイプのものであり、好まし
くは、ＲＡＭ及びＲＯＭを含む。書式定義及びルーチン
グ定義のデータベース１７は、フィールドの数及びその
位置を特定するために使用される規則である。これらの
規則は、ユーザが各フィールドに固有のデータを入力し
特定の受取人を特定する同じ書式のいくつかの表示又は
瞬間を処理するために用いられる。処理装置１１は、本
発明の動作シーケンスに従い情報を処理するべくメモリ
１８内の情報及び指令にアクセスする。これらの動作シ
ーケンスは、書式の表示、書式の完成及びユーザのヒエ
ラルヒー内での完成した書式のルーチングを実行するた
めのものである。
【００１５】処理装置１１は、図３に示すように、表示
装置１３上の空白書式の画像を表示する。空白書式の画
像（例えば、購買発注書）は、表題６０、いくつかのフ
ィールド６４、６８、７２、７６、８０、８４及び８８
及び個々のラベル６６、７０、７４、７８、８２及び８
６を含んでいる。入力装置１５が画像を編集しフィール
ド６４、６８、７２、７６、８０、８４及び８８を埋め
るために用いられる。表題６０は編集される書式を特定
する。ラベル６６、７０、７４、７８、８２及び８６
は、名称、住所、必要品目、費用見積、納入期限、ユー
ザに供給を行う販売店などを特定する。書式内の大部分
のフィールド６４、６８、７２、７６、８０、８４及び
８８は、処理の許容度を高めるために、ユーザによるデ
ータ入力が可能な構造的フォーマットを有している。フ
ィールド６４、６８、７２、７６、８０、８４及び８８
に関しては、提供される応答及び空間が所定のものに限
定される。しかしながら、書式定義はあるフィールドで
は自由形式の応答が可能である。例えば、図３の書式で
は、フィールド９２はユーザがコメントを入力する領域
である。ユーザによりこのフィールド９２に入力された
応答は、どのようなフォーマットのものでも、どのよう
な長さのものでも構わない。
【００１６】システムは、情報源及び表示画像の形式と
して書式定義のデータベース１７を用いる。書式定義は
書式の種別、フィールドの数、各フィールドのラベル、
各フィールドのデータ種類、各フィールドの保護レベル
及びフィールド間の相互関係を特定する。作業発注書、
購買発注書、雇用書、販売書式、日程調整書式、新規顧
客情報表などの（ただし、これらに限定されるものでは
ないが）印刷書式が同様のフィールド及び情報を備えた
各種書式定義を本発明で用いることが可能である。書式
定義の使用により、ユーザのニーズに応じた別の書式を
作成するにも大きな効果を有することになる。各書式定
義は、好ましくは、ユーザが完成すべき書式を特定する
表題６０を含んでいる。
【００１７】書式定義は、さらに、連係書式のリストを
含んでいる。書式定義においてリストアップされる連記
書式は、書式定義を用いる場合に、システムによりユー
ザに提示される。システムは、ユーザにリストアップさ
れた書式を完成することを考慮するように促す。リスト
アップされた書式は、選択された書式で完成される必要
がある、また完成されることが要求される書式だからで
ある。例えば、図３の購買発注書は、その書式定義内に
スケジュールＡ、スケジュールＢ及びスケジュールＣの
ような書式リストを有することが可能である。ユーザが
購買発注書を選択して完成した後に、システムは自動的
にかつ無条件にユーザが完成するために表示装置１３上
にスケジュールＡ、Ｂ及びＣを表す。こうして、システ
ムは、書式を処理するために必要な全ての情報が書式を
作成する場合に表示されると、仮定することが可能であ
る。書式の連係は、現在の書式が新しい書式と連係され
ることにより組み合わされ再使用される場合に特に有利
である。
【００１８】処理装置１１は、情報が受け入れられる前
に、データ入力を定義情報内の数値、文字、計算又は小
数点などのデータ種類と整合のために比較する。フィー
ルドは、また、入力が有効範囲内にあるのか、またデー
タベース内にあるのかを特定することも可能である。ユ
ーザは、全てのフィールドに応答する必要はないが、重
要なフィールドを応答が必要なものとして特定すること
も可能である。システムは、また、保護レベルを用い
て、ユーザの識別及びフィールドの保護レベルに応じて
表示を修正する。特定フィールド及びそのラベルは、
１）隠れモード、２）表示のみモード又は３）表示かつ
修正可能モードとすることができる。例えば、フィール
ド８４及び８８は、図３に示される書式では監督者の認
証を得るためのものであるが、購買発注書が責任者によ
り作成される場合には視野から隠すことも可能である。
同様に、フィールド８８は、地域主任のために表示され
修正可能である間は、地区主任の視野から隠すように書
式定義を指定することも可能である。これとは別に、フ
ィールド８４及び８８にディスプレイ上でマークを付け
て、責任者が承認フィールド８４、８８を埋める必要は
ないが、その項目が監督者の承認が必要なことを責任者
に知らせることも可能である。
【００１９】本発明は、また、書式定義内のフィールド
間の相互関係に基づいて入力されたデータの有効性を検
査する。例えば、あるフィールドを２つの別のフィール
ドの数学的合計とすることができる。データが入力され
ると、それが他のフィールド内のデータと正確かどうか
比較される。相互関係はデータ入力がデータベースや有
効情報ファイルと比較されることを要求する。例えば、
フィールド７２、７６及び８０は、相互に依存するよう
に定義可能であり、それにより都市名と郵便番号が入力
された国名に関して有効であるかどうかを確認できる。
本発明は、当該分野公知の方法で、数学的操作、フィー
ルド計算及び参照テーブルのような相互関係を定義する
ための方法を用いることが可能である。
【００２０】メモリ１８は、また、組織ヒエラルヒー９
０及びルーチング定義に関する情報を含む。本発明のシ
ステムは、好ましくは、図４に示すように、組織ヒエラ
ルヒー９０を含んでいる。組織ヒエラルヒー９０は、会
社内のユーザの地位及び書式又はデータファイルを送信
するためのユーザの住所の定義である。ヒエラルヒー９
０はいかなる会社の現在の構造にも整合できるように構
成される。例えば、ヒエラルヒーは図示の売り場のよう
な各レベルで数人のユーザを有するような１０レベルを
有することも可能である。図４は説明を容易にするため
に単純化されている。組織ヒエラルヒー９０はルーチン
グ定義と関連づけて用いられて、書式を書式の種類に基
づいて適当なユーザに送る。各書式はルーチング定義を
含みどのユーザが書式を受け取るかどうかを示す。ルー
チング定義は好ましくは、ヒエラルヒー９０内の地位を
参照することにより書式の受取人の地位又は住所を識別
する。例えば、売り場からの販売情報に関するルーチン
グ定義は、地域主任及び地区主任を含んでいる。ルーチ
ング定義とユーザの識別番号から決定されるヒエラルヒ
ー内のユーザの地位に基づいて、システムは、自動的に
（ユーザが受取人を指定せずとも）、書式を適切なユー
ザに送る。同様に、図３に示された購買発注書に関し
て、システムは、購買発注書を完成する個人の地位を決
定し、書式をその地区主任に送り、さらに地域主任に送
り、最後に、購買が承認された場合に、会社レベルで購
買販売店に送る。
【００２１】本発明のシステムでは、書式定義、ルーチ
ング定義及び組織ヒエラルヒーは、会社及び組織の特定
のニーズに適合するように調整することができる点に留
意する必要がある。
【００２２】図２のブロック図に示された本発明の第２
の実施例では、本発明の電子書式処理システムは、ホス
トコンピュータ４０と、少なくとも１つのノード又はロ
ーカルコンピュータ４２と、マスター書式定義４４と、
ルーチング定義のデータベース４６と、組織ヒエラルヒ
ーのデータベース４８と、会計情報の補助データベース
５０とから成っている。図示の通り、複数のローカルコ
ンピュータ４２が、ホストコンピュータ４０に接続され
た各ノード４２として言及されている。ノード４２は、
従来の各種方法により、ホストコンピュータ４０に接続
可能である。例えば、ノード４２は、連続オンライン性
能を有する専用回線でホスト４０に接続することも可能
である。他のノード４２は電話回線及びモデムを用いて
非連続的方法でホスト４０に接続可能である。図２の実
施例の構成では、ホストコンピュータ４０は一対のノー
ド４２に直接接続される。ホスト４０と２つのノード４
２は、ブロック線で示されるように、会社の本部に配置
される。残りのノード４２は世界のどこでも会社の本部
の外部に配置可能であり、従来の方法で電話回線を用い
てホストコンピュータ４０にアクセス可能である。本部
５２におけるノード数はシステムを用いる会社のニーズ
に応じて増減可能であり、本部５２の外部のノード４２
についても同様である。
【００２３】第２の実施例においては、ホストコンピュ
ータ４０は、図１に関連して述べたコンピュータと同様
の構造及び組織を有している。ホストコンピュータ４０
は、中央処理装置と、表示装置と、入力装置と、アドレ
スメモリを含んでいる。実施例では、ホストコンピュー
タはＩＢＭのＡＳ４００コンピュータである。ホストコ
ンピュータ４０は、好ましくは、書式定義４４、ルーチ
ング定義４６、組織ヒエラルヒー４８及び会計情報５０
のマスターコピーのデータベースを含むことが可能な拡
張メモリを有している。
【００２４】ホストコンピュータ４０と同様にノード又
はローカルコンピュータ４２は、図１のコンピュータと
同様の構造及び組織を有する。実施例では、ノード４２
は従来型のパーソナルコンピュータ又はマイクロコンピ
ュータである。各ノード４２は、表示装置、メモリ、処
理装置及びキーボードを含んでおり、それにより、ノー
ドの数だけ、書式を作成し送受信することが可能とな
る。同様の構造は、書式定義４４、ルーチング定義４６
及び組織スキーム４８の同一の複写がホストコンピュー
タ４０及びノード４２の両方に記憶されることを可能に
する。これは、ホストコンピュータ４０とノード４２の
間で書式を転送する場合に必要なデータの量を顕著に減
らすことができるの有利である。特に、書式内の空白フ
ィールドに対応する生データのデータファイル、書式種
類及び責任者の識別（ユーザがデータファイルを作成）
が、書式を承認するために、ノード４２及びホストコン
ピュータ４０の間で送信される必要がある。典型的には
情報の大部分を占めるラベル、データタイプ及び依存性
はホスト４０及びノード４２の間で転送する必要はな
い。データファイルは、また、この特定データファイル
を送受信したユーザの詳細を示す情報のヘッダを含むこ
とも可能である。
【００２５】本発明の方法は、上述のシステムを用い
て、書式を電子的に作成、処理及び記憶する。特に、好
適な方法は、図２において示されるような構成を有する
システムに関連して説明される。本発明の方法は、一般
的には、空白書式を表示し、書式を充填又は完成させ、
書式を受取人に送り、書式の位置を追跡することから構
成される。
【００２６】次に、図５Ａ、図５Ｂ及び図５Ｃの流れ図
を参照して、本発明の方法について詳細に説明する。本
発明の方法は、本発明のシステムとインタフェースする
ために用いられるノード４２とユーザを識別することに
より、図５Ａのステップ１００から開始する。ユーザは
典型的にはシステムにアクセスするためにある種の識別
番号を入力せねばならないので、識別は自動的に行われ
ることが好ましい。ユーザの識別は、従来より公知の各
種方法により行うことが可能である。システムは特定の
ノード４２を識別し、そこから、ユーザは書式がユーザ
の現在の地位に送られるように作業を行う。ステップ１
０２においては、ユーザは入力装置１５を用いて定義さ
れた書式のリストから完成すべき書式を選択する。本発
明は、従来の方法のポップアップメニューとユーザイン
タフェースを用いており、書式選択プロセスを簡略化し
ている。次のステップ１０４において、使用されるノー
ド４２の処理装置１１はメモリ１８からステップ１０２
で選択された書式に対応する書式定義とルーチング定義
を取り出す。ノード４２の処理装置１１は、書式定義に
したがって表示装置１３上に選択された書式に関するラ
ベルとフィールドを表示する。書式定義は、どのフィー
ルドが表示され、また、どのフィールドがユーザによる
修正から保護されているかを定めている。次のステップ
１０６において、ユーザは入力装置１５を操作して、表
示装置１３に示される画像のフィールドにデータを入力
することにより書式を完成する。ステップ１０８におい
て、処理装置１１は相互関係、データ種類及び値範囲を
取り出して、ユーザによるデータ入力の精度を検証す
る。このステップは、ユーザにより入力されたデータを
特定のフィールドに関する値の有効範囲と比較すること
によりデータの正確さを検証する。本発明の方法は、ま
た、特定のフィールドの値がそれらのフィールドの値に
依存している場合には、入力されたデータを他のフィー
ルドの値と比較する。例えば、書式を処理する場合に
は、総計であるフィールドに関して戻された値を総計が
なされるフィールドの値の正確さと比較することも可能
である。データ入力が有効範囲又は正しい種類のもので
ない場合には、処理装置１１は有効データが各フィール
ドに入力されることを要求する。ノード４２の処理装置
１１は、書式定義コード、ユーザ識別及び作成日時に沿
ってデータファイルに入力されたデータを効果的に入力
する。こうして、システムを介して作成された全ての書
式が原本及びデータ損失を防止する固有の識別番号をも
つことになる。書式に関するルーチングは、典型的には
選択された書式に対応するルーチング定義内に予め定義
されており、ユーザはステップ１１０においてルーチン
グ定義を修正することにより別の受取人を特定すること
が可能である。それから、システムは、データファイル
１１２を適当なユーザへの転送のためにホストコンピュ
ータ４０に送る。
【００２７】本発明のシステムは、また、ホスト４０に
伝送された全てのデータファイルから重要なデータを抽
出して、ホストコンピュータ４０及びノード４２の双方
においてデータベースの適当な地位を更新する。例え
ば、新しい雇用書は、新規雇用者の名前、住所、社会保
険番号のようなデータを備えており、これらがノード４
２においてメモリ１８に記憶される雇用者マスターリス
トに入力される必要がある。データベースの利用によ
り、ホスト４２に送られる元の雇用書内のデータを備え
たメモリ１８を更新するべく、ホスト４０がノード４２
に指令をする書式を送る必要が効果的に減じられる。デ
ータベースの利用により、書式定義内の指令に基づいて
適当な情報が自動的に抽出されて、データファイルがホ
スト４０に送られる前に、ノード４２のメモリ１８内に
この情報が記録される。これにより、ノード４２とホス
ト４０の間の不要なデータ伝送が回避できるために、特
に有利である。
【００２８】図５Ｂ及び図５Ｃを参照するに、書式を配
送し追跡するための方法が開示されている。ステップ１
１４において、書式定義コード、ユーザ識別及び作成日
時、さらにルーチング定義に対する全ての修正を備えた
データファイルが、ホスト４０により受け取られる。ス
テップ１１６において、ホストコンピュータ４０は、
「書式の寿命（例えば、書式が宛先ノード４２に到達す
るまで）」の間オープン状態になる追跡ファイルをオー
プンする。追跡ファイルは、作成される書式の出現に関
して固有のものである。好適な実施例においては、シス
テムは、書式を追跡するために、従来のエキスパートシ
ステムに基づく規則を用いる。書式は、本発明のシステ
ムにより自動的に追跡されるが、ユーザには分からな
い。しかしながら、ユーザはどの書式がホスト４０に送
られたかどうかを判定するためにホストコンピュータ４
０に照会をすることができる。ステップ１１８におい
て、システムは、ステップ１１４において受け取られた
データファイルに関するルーチング情報を抽出し、書式
の受取人を判定する。ホスト４２は、組織ヒエラルヒ
ー、ルーチング定義、ルーチング定義に対する修正及び
書式種類から受取人を決定する。典型的には、ルーチン
グ定義は、ヒエラルヒー内の特定ユーザ又は送り手に対
する地位を有するユーザを識別することにより、データ
ファイルの受取人を特定する。ステップ１２０におい
て、ホスト４０は、データファイルをステップ１１８に
おいて識別された受取人に適当な順番で送ることによ
り、書式の伝送を完了する。それから、追跡ファイルが
ステップ１２２で更新されて、データファイルが責任者
から最初の受け取りにんんい伝送されたことが表示され
る。
【００２９】追跡ファイルは、作成された書式の種別を
示すフラグ又はマーカを含む。好適な実施例において
は、追跡ファイルは、３つの可能なクラス、すなわち、
情報、行動又は受け取りのうちのいずれかを示すことが
可能である。送られた情報書式は、受取人情報のみであ
り、別の行動は不要である。かかる書式の例は、メモ又
はメッセージである。行動型書式は、書式が受取人から
の入力を要求し、さらに、ユーザが別のユーザ又は発呼
者に何らかの処理をすべきことを表示する。行動型書式
の例は、購買発注書や休暇要求であり、これらはいずれ
も監督者の承認が必要である。書式の最後のクラスは受
け取り型書式である。このクラスの書式では、システム
は書式を追跡し、受取人が書式を受け取り見た場合に、
発呼者に受け取りを送る。ステップ１２４では、システ
ムは、書式の追跡を継続して、別のアクションが書式の
クラスを再確認することにより必要であるかどうかを判
定する。別の行動が不要である場合（すなわち、書式が
情報のみである場合）には、追跡ファイルはステップ１
２６で閉じられ、処理はステップ１２８において完了す
る。
【００３０】他方、情報が行動を要求する場合には、本
発明の方法はステップ１３０に進む。ステップ１３０に
おいては、システムは、ルーチング定義内の受取人が書
式に応答するかどうかを試験する。受取人が応じる場合
には、追跡ファイルがステップ１２６で閉じられ、処理
はステップ１２８で終了する。受取人が応答しない場合
には、処理がステップ１３２に進み、書式が応答に進む
かどうかを試験する。書式が先に進む場合には、本発明
の方法は現在のユーザの受取人をフォームが進められる
受取人と交換することにより、追跡ファイルを更新す
る。方法はそれからステップ１２４にループして、ヒエ
ラルヒー９０内の書式の位置を追跡し続ける。書式が進
まなくなると、システムは所定の時間が経過したかどう
かをステップ１３６において判定する。各書式は書式定
義に応答するまで所定の時間を有している。応答の時間
は、ユーザが最初に書式を完成した時点又はユーザがデ
フォルト値に設定を行う時点に設定可能である。なお、
デフォルト値は１０日後に受取人に応答を促すことが好
ましい。所定の時間が経過しないと、システムはステッ
プ１２４にループする。しかしながら、所定の時間が経
過しても受取人が応答しない場合には、システムはステ
ップ１４０で受取人に追いかけメッセージを送る。ステ
ップ１４２において、追跡ファイルが更新されて、追い
かけメッセージが受取人に送られたことが表示される。
【００３１】最後に、システムは、受取人が未決定の書
式に応答するようにシステムにより以前に求められたど
うかを試験する。最初の場合には、受取人に応答が促さ
れて、方法はステップ１２４に戻り、上述の試験を反復
する。最初でない場合には、受取人は行動を要求する書
式に応答することに失敗しており、システムは組織のヒ
エラルヒー９０を参照して、受取人の上司にメッセージ
を送り、受取人が応答をしていないことを報告する。ス
テップ１４６において、受取人の上司に報告がなされ
て、書式の複写が送られる。本発明の方法は、受取人が
所定の回数応答を求められた後にのみ上司に報告が行え
るようにも容易に修正できるものであると了解された
い。上司報告がなされた後に、本発明の方法はステップ
１２４に戻り書式の進行の追跡を続行する。
【００３２】
【発明の効果】以上のように、本発明によれば、固定書
式を電子的に作成、処理及び記憶が可能であり、さら
に、書式のルーチングが追跡されるので、書式の損失を
回避可能である。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の電子書式処理システムに関する第１の
実施例のブロック図である。
【図２】本発明の電子処理システムの第２の実施例のブ
ロック図である。
【図３】表示装置上の電子書式の画像のグラフィックス
である。
【図４】システムのユーザの組織ヒエラルヒーの図であ
る。
【図５】書式の作成、処理及び追跡の好適な方法の流れ
図である。
【図６】書式の作成、処理及び追跡の好適な方法の流れ
図である。
【図７】書式の作成、処理及び追跡の好適な方法の流れ
図である。
【符号の説明】
１１ 中央処理装置 １３ 表示装置 １５ キーボードその他の入力装置 １７ データベース １８ アドレスメモリ １９ 処理及び追跡ルーチン ２３ メインメニュー機能 ２５ 会話型表示制御 ２７ 大容量記憶装置 ２９ ネットワーク ３１ プリンタ／プロッタ

Claims (25)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】書式を電子的に作成、処理及び記憶するた
    めのシステムであって：書式の画像を生成するための表
    示装置と；書式及びユーザのヒエラルヒーについてのデ
    ータを記憶しかつ取り出すためのメモリ手段と；書式を
    選択して情報を入力して前記入力装置の操作に応答して
    書式を完成させるための入力装置と；前記表示装置、前
    記メモリ手段及び前記入力装置に接続されて、メモリ手
    段に記憶されたデータ及び入力手段により入力されたデ
    ータを処理して表示装置上に書式の画像を提供する処理
    装置と；前記処理装置が入力装置により入力されたデー
    タからデータファイルを作成し、前記データファイルの
    受取人を決定し、前記データファイルを前記受取人に送
    信することと；前記処理装置がさらに前記受取人への前
    記データファイルの送信を追跡することと；から成るこ
    とを特徴とするシステム。
  2. 【請求項２】前記メモリ手段は、書式定義、ルーチング
    定義及びユーザの組織ヒエラルヒーについての情報を含
    むことを特徴とする請求項１に記載のシステム。
  3. 【請求項３】前記書式定義は、書式種類、フィールド
    数、各フィールドのラベル、各フィールドのデータ種
    別、各フィールドの保護ラベル及びフィールドの間の相
    互関係を含むことを特徴とする請求項２に記載のシステ
    ム。
  4. 【請求項４】前記メモリ手段は、データファイルを処理
    し追跡するためのルーチンを含むことを特徴とする請求
    項１に記載のシステム。
  5. 【請求項５】前記メモリ手段は、社員及び会計情報のデ
    ータベースを含むことを特徴とする請求項１に記載のシ
    ステム。
  6. 【請求項６】書式を電子的に作成、処理及び記憶するた
    めのシステムであって：第１のコンピュータが：書式の
    画像を生成するための表示装置と；書式及びユーザのヒ
    エラルヒーについてのデータを記憶しかつ取り出すため
    のメモリ手段と；書式を選択して情報を入力して前記入
    力装置の操作に応答して書式を完成させるための入力装
    置と；前記表示装置、前記メモリ手段及び前記入力装置
    に接続されて、メモリ手段に記憶されたデータ及び入力
    手段により入力されたデータを処理して表示装置上に書
    式の画像を提供する処理装置と；前記処理装置が入力装
    置により入力されたデータからデータファイルを作成
    し、前記データファイルの受取人を決定し、前記データ
    ファイルを前記受取人に送信することと；前記処理装置
    がさらに前記受取人への前記データファイルの送信を追
    跡することと；前記第１コンピュータに接続されて、デ
    ータファイルを作成し、送受信するための第２コンピュ
    ータが：書式の画像を生成するための第２表示装置と；
    書式についてのデータを記憶しかつ取り出すための第２
    メモリ手段と；書式を選択して情報を入力して前記第２
    入力装置の操作に応答して書式を完成させるための第２
    入力装置と；前記第２表示装置、前記第２メモリ手段及
    び前記第２入力装置に接続されて、前記第２メモリ手段
    に記憶されたデータ及び前記第２入力手段により入力さ
    れたデータを処理して前記第２表示装置上に書式の画像
    を提供する第２処理装置と；前記第２処理装置が第２入
    力装置により入力されたデータからデータファイルを作
    成し、前記データファイルを第１コンピュータに送信す
    ることと；から成ることを特徴とするシステム。
  7. 【請求項７】前記メモリ手段と前記第２メモリ手段が書
    式定義、ルーチング定義及びユーザの組織ヒエラルヒー
    に関する同一情報から成ることを特徴とするシステム。
  8. 【請求項８】前記書式定義が、組織種別、フィールド
    数、各フィールドのラベル、各フィールドのデータ種
    別、各フィールドの保護ラベル及びフィールド間の相互
    関係を含むことを特徴とする、請求項７に記載のシステ
    ム。
  9. 【請求項９】前記メモリ手段は、データファイルの処理
    及び追跡のためのルーチンを含むことを特徴とする、請
    求項７に記載のシステム。
  10. 【請求項１０】前記メモリ手段は、社員及び会計情報の
    データベースを含むことを特徴とする、請求項５に記載
    のシステム。
  11. 【請求項１１】表示装置、処理装置、メモリ及び入力装
    置を含むシステム上で書式を電子的に作成及び処理する
    ための方法であって、 完成すべき書式を選択するステップと；表示装置上に書
    式の画像を表示するステップと；入力装置を用いてデー
    タを入力することにより書式を完成するステップと；書
    式を完成することにより選択された書式及びデータ入力
    に関してデータファイルを作成するステップと；選択さ
    れた書式の種別にしたがってユーザにデータファイルを
    転送し；データファイルの転送を追跡するステップと；
    からなることを特徴とする方法。
  12. 【請求項１２】前記選択するステップがメモリから書式
    定義及びルーチング定義を取り出すステップをさらに含
    むことを特徴とする、請求項１１に記載の方法。
  13. 【請求項１３】前記表示するステップが、表示される表
    題、フィールド及びラベルを決定するべく選択された書
    式に関する書式定義を提供することを特徴とする、請求
    項１１に記載の方法。
  14. 【請求項１４】表示するステップが、任意選択により、
    完成するステップの間、書式と入力されたデータを同時
    に表示することを特徴とする、請求項１１に記載の方
    法。
  15. 【請求項１５】さらに、完成するステップの間に入力さ
    れたデータを書式定義を用いて有効であるかどうかを検
    証するステップをさらに含むことを特徴とする、請求項
    １１に記載の方法。
  16. 【請求項１６】前記検証するステップが、さらに、入力
    装置で入力されたデータ種別を書式定義により特定され
    たデータ種別を比較するステップを含むことを特徴とす
    る、請求項１５に記載の方法。
  17. 【請求項１７】前記検証するステップが、入力されたデ
    ータを有効データのデータベースと比較するステップを
    さらに含むことを特徴とする、請求項１５に記載の方
    法。
  18. 【請求項１８】前記検証するステップが、各フィールド
    に入力されたデータを書式定義から特定された相互関係
    に基づいて他のフィールドに入力されたデータとひかく
    するステップをさらに含むことを特徴とする、請求項１
    ５に記載の方法。
  19. 【請求項１９】さらに、作成されたデータファイルに関
    するルーチング定義を修正するステップを含むことを特
    徴とする、請求項１１に記載の方法。
  20. 【請求項２０】作成されたデータファイルが書式種別、
    責任者の識別及び書式を完成することによるデータ入力
    をさらに含むことを特徴とする、請求項１１に記載の方
    法。
  21. 【請求項２１】作成されたデータファイルがさらにデー
    タファイルを受け取ったユーザの履歴を含むことを特徴
    とする、請求項１１に記載の方法。
  22. 【請求項２２】前記転送するステップが、さらに、選択
    された書式及び組織ヒエラルヒーのルーチング定義を用
    いてどのユーザがデータファイルを受け取るかを決定す
    るステップをさらに含むことを特徴とする、請求項１１
    に記載の方法。
  23. 【請求項２３】前記追跡ステップが、さらに、データフ
    ァイルが転送されたユーザのデータファイルを開くステ
    ップと、最後のユーザにメッセージを送り転送するステ
    ップから所定の時間経過後にデータファイルを受け取る
    ステップから成ることを特徴とする、請求項１１に記載
    の方法。
  24. 【請求項２４】最後のユーザの上司にメッセージを受け
    取るステップから所定時間経過後にデータファイルを受
    け取るように報告するステップをさらに含むことを特徴
    とする、請求項２３に記載の方法。
  25. 【請求項２５】前記報告するステップが、さらに、デー
    タファイルの複写をデータファイルを受け取るべく最後
    のユーザの上司に送るステップを含むことを特徴とす
    る、請求項２４に記載の方法。
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