JP3062440U - 光学読取装置で読取り可能な事務処理を簡素化した伝票 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 光学読取機での読み取りミスが少なく、日常
の記帳でミス発生が少なく出納帳や分厚い帳簿を必要と
せず、領収証等の保管や業務との関連付けが容易である
光学読取機で読取可能なコンピューター処理に適した伝
票 【解決手段】 用紙１に現金入金欄３と現金出金欄３′
を設けそれぞれに入金科目１３・出金科目１３′設け、
かつ、これらの科目毎に金額記入欄４・４′を併設する
とともに、各科目毎に固有の仕訳コード５と借方・貸方
コード６・７を設け、光学読取機が読み取る場所を、必
要に応じで決める読取ワク８をそれぞれ印刷し、用紙他
面に業務日報欄１０と証憑書２１を糊付けする貼付欄２
０と、内訳明細書２２を設ける。

Description

【考案の詳細な説明】

【０００１】

【考案の属する技術分野】 本考案は、事務処理の簡素化に適した伝票に関する ものである。

【０００２】 他の観点からすると、本考案は複数の事業所間の、特に企業の 本支店間や、チェーンストア等の本部と店舗間や、税理士とその顧客（クライア ント）間における通信を利用した経理情報の伝達方法及びその媒介様式に関連を 有するものであり、従来の伝票と比較して、起票・保管・帳簿作成等の煩雑さや コンピュータ入力ミスを減ずる為の伝票を提供しようとするものである。

【０００３】

【従来の技術】 近年、チェーンストアの本部と店舗間や、事業者の本店と支店 間や、税理士とそのクライアント間等では、支店やクライアント等経理データの 送信者側が、本店や税理士等受信側にその経理データを通信を利用して送信し、 受信側でそのデータをコンピュータ入力する事によって、送信側の経理処理作業 や、コンピュータ技術修得や、経理・税務の専門知識修得等の負担を軽減する手 段や技術が、従前以上に利用されている。例えばファックスを利用した伝票の送 信等では、伝票の起票も楽で、送信も簡易かつ確実であり、送信者側においてコ ンピュータへデータ入力の手間が省力化でき、かつ高価なコンピュータ等の設備 を有しない小規模事業所においても、近代的会計処理を実現できる手法である。

【０００４】 又、ファックスで送信された情報を効率的に処理する為に、最 近では光学的に文字や数字等の図形情報を読取り、コンピュータに情報を伝える 装置（オーシーアール）が利用されており、オーシーアールにて読取り可能な所 定の伝票が用意されている。このオーシーアール用伝票には、起票者が所定の読 取位置を定める枠の中に、文字や数字等を書き込む形式のもの等があり、その使 用方法は、起票者が会計処理に必要な勘定科目や、その内訳・金額・貸借の別・ コンピュータ上の分類等を筆記入力する等の方法をもって起票し、それを入力者 が、オーシーアールにてコンピュータに入力し、入力上の読取りミスを検証の上 読取りミスがあった場合は、入力者が手入力する等して経理処理（帳簿作成、計 算、各種帳票作成等）を行っている。又コンピュータソフトには、ファックスで 送信された所定の伝票をファックス用紙に出力する事なく直接的にコンピュータ に読み込ませるもの（ファックスオーシーアールソフト）等があり、使用する所 定の伝票もより効率化が意図されている。

【０００５】 又、事務処理を簡素化するという観点からは、伝票上にあらか じめ使用する事が考えられる勘定科目や、証憑書貼付欄を事前に印刷しておき、 起票者が金額を記入すれば起票が完了し、帳簿作成・保管等に便利な伝票、例え ば実第３０３１６７９号の事務処理を簡素化した伝票等が利用されている。

【０００６】

【考案が解決しようとする課題】 ファックスを利用した経理データの送信では 伝達されるデータがコンピュータからみて図形的情報である為、受信側のコンピ ュータに入力するためには、技術者がキーボードを通して手入力するか、もっと 効率的な方法として、バーコードリーダーやオーシーアール等の光学読取り装置 を使用して入力を行う必要がある。その為には光学読取装置で読取可能な所定の 伝票を用意する必要があるが、例えばバーコードリーダーを使用する場合等、起 票者がバーコードを筆記入力する事ができない等の問題があり、実用的でなく、 又たとえバーコードがあらかじめ印刷された伝票を利用しても、ファックスで送 られた伝票は、バーコード間の線の鮮明度が減ずる為、しばしば読取りミスを起 こすなど、効率を極めて悪化させている。

【０００７】 オーシーアール用の伝票については、バーコードのかわりに勘 定科目等の文字と金額等の数字を起票者が任意記入できるが、筆記記入された文 字は人による文字のくせにより、オーシーアールによってしばしば読取りミスを 起こし、又上記同様ファックスで送られた伝票は、文字の鮮明度が失われている 為、更に読取りミスを起こしやすくなる。所定の数字コードを記入させて読取り ミスを減じる方法を採るものもあるが、起票の際勘定科目等の文字と、それに対 応する所定の数字コードを、対応表等を用いて確認の上起票しなければならず、 やはり記入ミスや起票時の非効率は避けられない。

【０００８】 又既存のオーシーアール用の伝票は、コンピュータへの読込み 専用に作られていることが多く、経理処理用の伝票としての十分な機能、例えば 税法上の証拠書類・保管用書類としての機能等を備えていない事も多い。又仮に 経理処理用の伝票としての機能を備えていても、事務処理の観点から見るとオー シーアールに入力するまでの過程で旧態然としており、起票の簡易さ、証憑書類 や様々な帳簿との別保存の必要性等合理性を欠いており、不便である。

【０００９】 従って、ファックス等通信を介して、他の場所で経理処理を行 う為のより効率的な伝票は、有益である。更に１つの伝票で合理的な経理用伝票 の要素を備え、オーシーアールで読取り可能でかつ読取りミスを起こしづらい伝 票の提供は高度に有益なはずである。

【００１０】

【課題を解決するための手段】 本考案は、あらかじめ起票者が経理処理を行う のに必要な現金入金欄又は現金出金欄若しくは振替伝票欄のうち、少なくとも１ 種以上の欄と、それぞれの欄に対応する勘定科目、例えば現金入金欄には、売上 ・雑収入等所要の入金科目を、現金出金欄には交通費・会議費等出金科目を、振 替伝票欄には、貸方・借方に通常記載する預金と諸口・家賃・銀行手数料等の勘 定科目をそれぞれ設け、これらの各科目に対応したオーシーアールで読取りが可 能な固有の仕訳コード番号又は適用コード番号等コンピュータが勘定科目を判断 することができるコード番号を、各勘定科目毎に設け、オーシーアールが読取り を行う位置を定める為のワク、並びに金額記入欄をそれぞれ並設することによっ て、オーシーアールで読取り可能な事務処理を簡素化した伝票を提供するもので ある。又、オーシーアール読取りの精度を上げるには、読取り位置を定める枠を あらかじめ固有の仕訳コード番号又は適用コード番号と金額記入欄のみに設定し ておき、勘定科目等オーシーアールが読取りミスを起こしやすい文字情報に読み とり位置を定めるためのワクを設けずにおくと、より効果的である。

【００１１】 更に事務処理や帳票保管の合理性を高める為に、用紙他面に内 訳明細一覧表や証憑書貼付欄や営業日報欄を並設すると、一層効果的である。

【００１２】 又、日次・月次処理等経理処理には、科目の使用頻度に差があ る事が多く、使用頻度に応じて設定する科目を分離し、例えば交通費等日々使用 する科目と家賃等月に１度使用すれば足りる科目を分離して、それぞれ会計日報 会計月報等としてあらかじめ印刷しておくと、起票・保存・コンピュータ入力等 より効果的である。

【００１３】

【考案の実施の形態】 図１は、弁当宅配店のフランチャイズチェーン店向けと した本案伝票の非限定例示で、１は用紙であり、表面上部には会計処理の発生日 を記入する日付欄２、現金入金欄３、現金出金欄３′、差引合計残高記入欄９を 設けている。現金入金欄３には「売上金」等の所要の入金摘要名１３と、その入 金の金額記入欄４を設け、現金出金欄３′には「現金仕入（青果・鮮魚）」「現 金仕入（包材）」「チラシ配布代」などの所要の出金摘要名１３′と、その出金 の金額記入欄４′を、それぞれ印刷しておく。

【００１４】 現金入金欄３及び現金出金欄３′の上部には、摘要文をコンピ ューターが算用数字で判断するために、予め決められた自動仕訳コード５を印刷 し、入金金額記入欄４及び出金金額記入欄４′の上部には、左側に借方コード６ 右側に貸方コード７を印刷しておく。

【００１５】 オーシーアールが読み取る、発生日欄２、店コード１１、担当 コード１１′入金金額欄４、出金金額記入欄４′、自動仕訳コード５、借方コー ド６、右側に貸方コード７、差引合計残高記入欄９のそれぞれは、オーシーアー ルが読取位置を決定する為の読取ワク８を印刷しておく事によって、位置を指定 しておく。読取ワク８は必要情報に応じて設定、印刷の際に適時増減させたり、 位置を変更する事ができる。

【００１６】 １１は会計処理の発生した店、１１′は起票した担当者をそれ ぞれ示す為のコード番号記入欄である。また伝票に番号を打って管理する為の記 入欄１２を設けてある。

【００１７】 自動仕訳コード５は、入金科目１３、出金科目１３′のそれぞ れの科目毎に全てにわたって施した固有の仕訳コードであり、重複することはな い。また借方コード６、貸方コード７は「部門」「科目」「補助科目」「税区」 など、会計処理に必要な、コンピューター上の区分けをグループ毎にコード化し て列挙したもので、読み取りミスを検証する役割も持つ。

【００１８】 １０は金種照会や通信欄、コメント欄等、伝票起票日の業務日 報記入欄であり、業務と会計の関連を記録できるようにしてある。また、起票時 の記入ミスや、コンピューターへの入力ミスを突合する為に差引合計残高記入欄 ９を設けておく。

【００１９】 用紙１の裏面は、図２のように上部に領収書・振込控書といっ た証憑書１を糊付けできるように貼付欄２０を設ける。また下部に内訳明細を記 入するための一覧表２２を設ける。

【００２０】 本案伝票は、予め入金科目１３、出金科目１３′のごとく摘要 文と、それに対応する自動仕訳コード５が印刷されてある為、日常の業務終了後 に、各科目毎に金額を記入する等必要事項を記入することにより、事務処理が適 切になされるが、初めに手元にある証憑書２１の金額の妥当性やどの科目に該当 するか等の内容確認をしておく。

【００２１】 記帳あたっては、まず日付を２に、店コードを１１に、担当コ ードを１１′にそれぞれ記入し、次いで各科目毎に４・４′に同日に発生した同 じ仕訳の合計金額を記入し、入金金額記入欄４の合計から、出金金額記入欄４′ の合計を差引き、残高を差引残高記入欄９に記録して起票を終わる。必要に応じ て業務日報欄１０にコメント等を記入した後、ファックスなどでチェーン本部へ 送信する。送信完了後に、保管の為に証憑書２１を用紙１の裏面の貼付欄２０に 下から順次糊付けしていけばよい。

【００２２】 内訳明細書２２は、現金仕入・厨房器具備品・車両修繕費とい った摘要ごとに支払先や金額や内容等の内訳を記入していくもので、必要に応じ て手書きで記録するのに都合がよい。また、貼付欄２０と内訳明細書２２に見開 き型ファイルに綴じて保管する場合には、前日に起票した用紙１の裏面に当日分 の証憑書２１を貼付し、内訳明細を記入するとよい。

【００２３】 本案伝票は、チェーン本部が統一の様式として予め印刷してお き、各チェーン店に事前に配布しておき、各店で起票させる等チェーン本部の会 計処理の効率化に都合がよいが、印刷に際して予め必要とする情報を選択し、コ ンピューター入力に適した各種コード番号や、読取ワク８を設定して、コンピュ ーターに登録しておく。その後各店から本案伝票がファックス送信されると、チ ェーン本部では、出力されたファックス用紙をオーシーアールで読み取り、本部 コンピューターに所要のデータを記録する。また、ファックスオーシーアールソ フトを使用すると紙での出力をせずに、データの記録ができる。仮に読み取りミ スを犯した場合は、自動仕訳コード５と、借方コード６・貸方コード７との照合 乃至は出金・入金金額記入欄４・４′と差引合計残高記入欄９との金額の突合で 読取ミスや記入ミスをコンピューターから知らせるように設定する事が可能であ る。

【００２４】 本案伝票は殆どの業種にも利用でき、また通信を介さない場合 であっても極めて高効率化を奏する。また全体のフォーム、読取ワクの位置等は 本案の目的作用効果を奏する範囲で、任意に加減・変更が当然に可能である。

【００２５】

【考案の効果】 上述した本考案は、以下のような特有の効果を奏する。 （１） 一つの伝票で保管や、他所への送信、報告、税務資料等様々な用途に使 用でき、かつ別の帳簿を備える煩雑がなく事務処理が極めて容易となる。 （２） コンピューターへの読取にオーシーアールを使用でき、かつ事前に自動 仕訳コードなどが印刷されている為、文字の記入をしなくてよく、記入項 目が少なくて済み、しかも数字のみ記入すれぱよいなど、オーシーアール の読み取りミスが少なくなり、かつ起票作業の効率も上がる。 （３） 読み取りミスがおきた時、自動仕訳コードと貸借のコード、入出金金額 の差引合計と、差引合計残高記入欄記載の金額の照合が、文字情報をコン ピューターに判別させなくてもよい為、容易に行う事が出来る。 （４） 用紙他面に証憑書の貼付欄を設ける場合、証憑書の散逸が防止でき、か つ内容確認が随時可能であるなど、オーシーアール伝票に事務処理効率化 の機能を持たせることが可能である。 （５） フランチャイズチェーンなどのように、チェーン本部が各店を統一的に 管理する場合、売上から各店が直接支払える営業費を予め指定し、印刷し ておくなど、管理業務についても合理的である。 （６） 業務日報を設けた場合、業務と会計の関連性を一つの伝票で確認でき便 利である。 （７） 使用頻度に応じて、科目を日報・月報等に分けた場合、日毎・月毎に行 わなければならない業務を確認でき、また不要な科目を印刷せずにすむた め伝票紙面を整理できる。 （８） 摘要文と自動仕訳コードが対照されて予め印刷されている為、コード対 照表等を用意しなくてもよく、また記入ミスも飛躍的に減少する。 （９） 伝票利用者毎に摘要文と自動仕訳コードを対照させられる為、伝票利用 者毎に使い慣れた伝票を固定化することができ、取扱が容易になる。 （１０）ファックスを通信に使用しても、オーシーアールが読取ミスを起こしづ らいので、送信側に過大な設備投資やコンピューター技術者の教育を行わ せなくてすむ。 （１１）コンピューター入力者が、オーシーアールを使用でき能率がよい。

【図面の簡単な説明】

【図１】本案伝票の一例を示す表面図である。

【図２】図１の裏面図である。

【符号の説明】

１ 用紙 ２ 日付欄 ３ 現金入出金欄 ４ 金額記入欄 ５ 自動仕訳コード ６ 借方コード ７ 貸方コード ８ 読取ワク ９ 差引合計残高記入欄 １０ 業務日報欄 １１ 記入店コード欄 １２ 伝票番号欄 １３ 摘要文 ２０ 証憑貼付欄 ２１ 証憑書 ２２ 内訳明細書

Claims (6)

【実用新案登録請求の範囲】
1. 【請求項１】 用紙表面に現金入金欄又は現金出金欄若
   しくは経理処理用の振替伝票欄のうち、少なくとも１種
   以上の欄を設け、現金入金欄には、売上・雑収入等所要
   の入金科目を、現金出金欄には、交通費・会議費等所要
   の出金科目を、振替伝票欄には、預金と家賃・振込手数
   料等経理処理のための貸方、借方に該当するお互いが貸
   借関係にある勘定科目それぞれを、各々設け、且つこれ
   らの各科目毎にオーシーアールで読取り可能な固有の仕
   訳コード番号又は適用コード番号から選択される１種以
   上のコード番号で記述された算用数字と、オーシーアー
   ルの読取り位置を定めるワク、並びに金額記入欄を並設
   して設けることを特徴とする事務処理を簡素化した伝票
2. 【請求項２】 用紙他面に内訳明細の一覧表を設けた請
   求項１記載の伝票
3. 【請求項３】 用紙他面に領収書等の証憑書を糊付けす
   るための貼付欄を設ける事を特徴とする請求項１〜２記
   載の伝票
4. 【請求項４】 用紙他面に業務日報欄を設ける事を特徴
   とする請求項１〜３記載の伝票
5. 【請求項５】 日次処理・月次処理等使用頻度に応じて
   所要の勘定科目を、あらかじめ複数の伝票に分離作成す
   る事を特徴とする請求項１〜４記載の伝票
6. 【請求項６】 オーシーアールの読みとり位置を定める
   ワクを、文字情報に設けないことを特徴とする請求項１
   〜５記載の伝票