JP2018148391A - 画像通信装置及び、制御方法 - Google Patents

Abstract

【課題】MFPを用いて行われる送信のほとんどがユーザに紐付く宛先への送信のみである場合、操作性の向上及びセキュリティの観点から、MFPの設定をユーザに紐付く宛先以外の設定を不可とする場合がある。一方、例外的に定型的な作業の為、特定の宛先に対し特定の設定で送信可能とするため、特定宛先に対する送信設定をMFPに登録する事がある。しかし、MFPの設定がユーザに紐付く宛先以外の設定を不可となっていた場合、定型的な作業の為に送信する宛先を登録する事が出来ない為、都度設定を戻す必要があり、操作が煩雑である。【解決手段】機器を操作するユーザの権限を判定する手段を設け、機器を操作するユーザが管理者権限を持つ場合、MFPの設定がユーザに紐付く宛先以外の設定を不可となっていた場合でも、それ以外の送信宛先を設定可能とするよう、操作画面を制御する。【選択図】 図９

Description

本発明は、ファクシミリ専用装置及び、複数の送信手段を有する多機能複合機(Multi Function Peripheral、以下 MFP)に適用される画像通信装置に関する。さらに詳しくは、ユーザ認証機能を備え、ユーザに紐づけられた宛先への送信を可能とする画像処理装置と、それらの装置を含むシステム及びその制御方法に関する。

様々な宛先に文書を送信したいというユーザの要求に従い、MFPにはFaxやEメール、ファイル送信等、複数の送信手段を設け、これらを利用可能とするスキャン機能が搭載されてきた。また、スキャン機能で指定する宛先を都度入力する手段だけではなく、多くの送信宛先の利用、管理を容易にする為にアドレス帳やワンタッチも備えてきた。

一方、MFPの送信機能を外部の宛先に送信する為ではなく、紙文書を電子化し、自分で利用する為に利用するユーザも存在する。この場合、送信先として選択される宛先はユーザに紐づいた特定の宛先である事が多い。例えば、ユーザ自身のメールアドレスや、ファイルサーバ上のユーザに割り当てられた特定のフォルダ等である。

このような宛先の指定を容易にする為、ユーザ認証を行い、取得したユーザに紐づけられたメールアドレスをスキャン画面の特定のボタンに割り当て、そのボタンを押下することで宛先の指定を可能とする、「自分へメール送信」機能が知られている。(例えば特許文献１参照)。この機能を利用すれば、ユーザは自分に紐付く宛先を簡便な操作で選択する事が出来る。

更に、ユーザの使用状況によっては、スキャン機能はほとんどユーザに紐付く宛先への送信のみである場合もある。また、セキュリティの観点から、ユーザが送信可能な宛先をユーザに紐付く自分の宛先に限定する設定が行われることもある(例えば特許文献２参照)。このような環境では、ユーザの利便性の更なる向上と誤操作を防ぐため、ユーザがスキャン画面を呼び出した時点でユーザに紐付くメールアドレスをプリセットし、宛先指定や宛先登録を不可とすることも行われている。

この場合、ユーザはスキャン画面を開いた後で「自分へメール送信」ボタン自分に紐づいたメールアドレス以外送信が出来ない。しかしながら、このような環境は一般的では無いので、この機能を活性化させるか否かは、MFPに設けたスイッチで管理者が選択可能となっている。

特開2012-114958号公報 特開2013-187706号公報

MFPの設定が、ユーザがスキャン画面を呼び出した時点でユーザに紐付くメールアドレスがプリセットされ、他の宛先の指定が不可となっていても、例外的に定型的な作業の為、特定の宛先に対し特定の設定で送信することが求められる事がある。その場合、管理者が宛先と送信設定を記憶したボタンを登録し、ユーザがこれを押下することで、宛先と送信設定を可能とすることが考えられる。しかし、スキャン画面に管理者のメールアドレスがプリセットされていても、他の宛先の指定が不可である状態では、管理者が定型的な作業の為の宛先と送信設定を記憶したボタンを登録しようとしても、宛先を登録する事が出来ない。

この場合、一度スイッチを操作して設定を解除し宛先指定を可能にした後、所望の設定でボタンを登録した後、改めてスイッチを操作して宛先指定が不可な動作に戻す必要がある。これは操作が煩雑であり、仮に管理者が設定を戻し忘れた場合、セキュリティ上の問題が発生する可能性がある。

また、定型的な作業の為に送信する宛先は、管理者ユーザに紐づいたメールアドレスと異なる事が多い。この時、スキャン画面に管理者ユーザのメールアドレスがプリセットされていると、一度この宛先を削除し、改めて所望の宛先を設定する必要があり、操作が煩雑である。

上述した課題を解決するため、本発明では、
ユーザの指定に従い指定宛先に文書を送信するスキャン機能と、それを操作可能とするスキャン操作画面を設け、
機器を使用するユーザを認証するユーザ認証手段(S901)と、スキャン操作画面を開いた時、自動的にユーザに紐付く宛先を設定するか否かを設定する手段(S904)と、 機器の設定がスキャン操作画面を開いた時、自動的にユーザに紐付く宛先を設定である場合、更にユーザに紐付く宛先以外の送信を制限するか否かを設定する手段(S907)を設け、
機器の設定がスキャン操作画面を開いた時に自動的にユーザに紐付く宛先を設定でありかつ、ユーザに紐付く宛先以外の送信を制限する設定であっても、ユーザ認証手段によって認証されたユーザが管理者権限を有する場合、ユーザに紐付く宛先以外の送信を制限する設定が適用されないよう(S909)、スキャン操作画面を制御する
ようにした。

送信先を限定した設定がされているMFPに管理者ユーザが、送信宛先含んだ送信設定ボタンを登録する際、煩雑な操作を行わずとも登録可能な操作性を提供することが出来る。

画像通信装置の概略構成を示すブロック図である。 画像通信装置を制御するソフトウェア構成を示すブロック図である。 本実施例が適用されるシステムを表した図である。 操作部とホーム画面の例である。 スキャン操作画面の例である。 ユーザに紐づいたアドレスが設定されたスキャン操作画面の例である。 良く使う設定画面の例である。 メールアドレスプリセット設定画面の例である。 第一の実施例における、スキャン操作画面を開く処理を表した流れ図である。 良く使う設定を登録する処理を表した流れ図である。 ユーザに紐づいたアドレスが設定されないスキャン操作画面の例である。 第二の実施例における、スキャン操作画面を開く処理を表した流れ図である。

以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
［実施例１］
図１は、本発明の画像通信装置を適用した多機能複合機（MFP）の概略構成を示すブロック図である。この複合機は、電子写真方式等の方式で記録紙上に画像を形成する画像形成部101、本複合機を統御する制御部102を備えている。また、ステイプル処理等の後処理を行うフィニッシャ103、原稿画像を読取るスキャナ部104、各種のデータやコマンドを入力する操作部105を備えている。

また、ネットワークを介して画像データ送受信するネットワークインタフェース106および、ファクスデータを送受信するファクシミリインタフェース107、機器を使用するユーザ認証を行うカードリーダ110も備えている。そして、これら101、103〜107、110は、それぞれ専用インタフェースで制御部102に接続されている。また、制御部102は、中央処理装置（CPU）108と記憶装置（メモリ）109とにより、その主要部が構成されている。メモリ109には、図9、10、12の複合機のフローチャートに対応する制御プログラムが格納されている。また、図4、5、6、7、8、11に示した設定ダイアログ・ボックスの制御プログラム、及び操作画面情報を記述したコンテンツ等が格納されている。

図２は、本発明の複合機を制御するソフトウェアの構成を示すブロック図である。UI制御部201は、操作部105に操作画面を表示し、ユーザの操作を受け付けるユーザインタフェース（UI）を制御する。スキャン制御部202は、スキャナ部104を制御し、原稿画像を読み取る処理を制御する。送信制御部203は、スキャン制御部202が読み取った画像データを、ネットワークインタフェース106を用いてユーザが指定した宛先に送信する処理を制御する。具体的には、Eメール送信、ファイルサーバ等への送信を制御する。

ファクス制御部204は、ファクシミリインタフェース107を用いて、G3ファクスの送受信を制御する。ジョブ制御部205は、UI制御部201が受け付けたユーザの送信要求および、その実行状態と履歴を管理する。画像管理部206は、スキャナ部104で読み取った画像の管理情報を管理する。宛先管理部207（図では宛先管理部となっている。整合をとること）は、送信処理で用いられる、送信相手先の送信宛先情報を管理する。

認証制御部208は、カードリーダ110で読み取った情報を元に、本複合機を使用するユーザを特定し、そのユーザに関する情報を管理する。設定管理部209は、メモリ109に保存した、機器の動作を制御する各種設定値を管理する。印刷制御部210は、画像形成部101を用いて、スキャナ部で読み取った画像データや、受信したファクス文書、送信結果レポート等の、紙への印刷を制御する。この制御ソフトウェアは、メモリ109に格納され、中央処理装置108で実行される。

図3は、本実施例が適用されるシステムを表した図である。この図において、301は本発明が適用される複合機である。302はネットワークスキャンの送信宛先となるファイルサーバであり、複合機301とはネットワークを介して接続されている。ユーザは、後述する複合機の操作画面から送信宛先、送信時の詳細な設定を指定することで、所望の宛先に送信することが出来る。

図４は、操作部105及び、そこに表示されるホーム画面の例である。この図において、401は、ユーザの指示に従い、適切な操作画面を呼び出すアプリケーション選択ボタン401である。この例では、コピー機能、ネットワークスキャン機能、ファクス機能、ボックス機能の操作画面を呼び出す「コピー」ボタン406、「スキャン」ボタン407、「ファクス」ボタン408、「ボックス」ボタン409が表示されている。また、操作部105には、テンキー402、ジョブ開始を指示するスタートキー403が配置されている。更に、機器の設定画面を呼び出す「設定・登録」画面呼び出しボタン404や、ジョブの履歴・状況画面を呼び出す「履歴・状況」ボタン405も配置されている。

図５は、ユーザが「スキャン」ボタン407を押下することで、操作部105に表示される、スキャン操作画面の例である。この図では、ユーザがこれを押下することで送信宛先を指定可能な宛先入力ボタン501が表示されている。宛先入力は、「アドレス帳」「ワンタッチ」「新規宛先」いずれの方法でも可能である。また、ユーザに紐づいたメールアドレスを設定する「自分へメール送信」ボタン504も表示されている。

ユーザがいずれかの方法で宛先を指定すると、この宛先入力ボタン501の領域は、指定された宛先リストを表示する送信宛先リスト601に切り替わる。宛先入力ボタン501と送信宛先リスト601とは、宛先の指定ボタン506を操作することで切り替えることが出来る。502は、読み取り解像度、読み取りカラーモード等の送信設定を設定する、送信設定ボタンであり、503は、読み取り、送信時のさまざまな詳細設定を呼び出す応用機能ボタンである。505は、送信宛先と読取設定、送信時の設定を登録したボタンが表示される画面を呼び出す、「良く使う設定」ボタンである。

図6-(a)は、ユーザに紐づいたアドレスが設定されたスキャン操作画面の例である。601は、ユーザが指定した宛先を表示する送信宛先リストである。602は、ユーザが「自分へメール送信」ボタン504を押下して設定した、ユーザに紐づいたメールアドレスの例である。また、スキャン画面を開いた時にプリセットする設定にしておくと、ユーザに紐づいたメールアドレスは、スキャン画面を開いた時に自動的に設定される。603は、送信宛先リスト601からユーザが選択した宛先の詳細情報画面を開く詳細情報ボタンである。604は、送信宛先リスト601からユーザが選択した宛先を、送信宛先から削除する宛先削除ボタンである。

図6-(b)は、プリセットされたユーザに紐づいたメールアドレス以外の宛先を設定不可とした場合の、スキャン画面の例である。ここでは、図6-(a)にはあった宛先入力ボタン501を表示する為の「宛先の指定」506、ユーザが選択した宛先の詳細情報を表示する「詳細情報」603、誤って設定した宛先を削除する為の「宛先削除」604ボタンが非表示となっている。

図７は、ユーザが「良く使う設定」ボタン504を押下することで開かれる、良く使う設定画面の例である。この図において、701は登録されている良く使う設定ボタンの表示領域である。ここには、Server1に送信する為の宛先と送信設定を保存しているServer1への送信ボタン702を始め、Server2営業第一、第二課フォルダへの送信設定ボタンが表示されている。また、良く使う設定ボタンの登録処理を行う「登録」ボタン703、編集処理を行う「編集」ボタン704も表示されている。

図8は、スキャン画面を開いた時、ユーザに紐付くメールアドレスを設定するか否か、また、自分のメールアドレス宛先以外の送信制限を行うか否かを設定する、メールアドレスプリセット設定画面の例である。

801は、スキャン画面を開いた時、ユーザに紐付くメールアドレスをプリセットするよう設定するボタンである。802は、ユーザに紐付くアドレス以外の宛先を指定できないよう、スキャン画面から「宛先指定」ボタン506及び関連する「詳細情報」ボタン603、「宛先削除」ボタン604を非表示とすることを設定するボタンである。801及び802が共に「する」と設定されている場合でスキャン画面を開くと、図6-(b)の状態となる。また、801のみ「する」と設定された場合、スキャン画面を開くと図6-(a)の状態になる。

上記設定は、メモリ109に格納され、設定管理部209により管理される。以下、ユーザがホーム画面の「スキャン」ボタン407を押下することに伴い、スキャン画面を開く処理を、図10のフローチャートを用いて説明する。なお、本フローに係る制御プログラムはメモリ109に格納されており、中央処理装置108で実行される。また、以降に示す流れ図も、同様に制御プログラムはメモリ109に格納され、中央処理装置108で実行される。

図９は、ユーザの「スキャン」ボタン407の押下に伴い、スキャン画面を開く処理を表した流れ図である。

・認証情報管理部でのユーザ認証
ユーザがカードリーダ110にユーザ認証用のカードをかざす、または操作部105に表示されるユーザ認証画面でユーザ名、パスワードを入力すると、認証情報管理部208はこの情報を用いてユーザ認証を行う(S901)。続いて、認証情報管理部208はこのユーザが機器を使用可能か否か判定する(S902)。S902の判定がNoならば処理は終了し、Yesならば、ユーザは機器を操作可能となる。

・UI制御部でのスキャン操作画面表示制御
続いて、UI制御部201で、ユーザが図4に例示するホーム画面のスキャンボタン407を押下したことを検知し、スキャン画面を開く要求を受け付ける(S903)。続いて、UI制御部201は、設定管理部209が管理している設定を参照し、スキャン画面を開いた時、ユーザに紐付くメールアドレスをセットする設定がなされているか否か判定する(S904)。S904 の判定がYesならば、UI制御部201は、認証情報管理部208からS901で認証したユーザに紐づいたメールアドレスを取得し(S905)、送信宛先として設定する(S906)。

S904の判定がNoならば、UI制御部201はS901で認証したユーザに紐づいたメールアドレスを設定せず、宛先指定に関連するボタン「宛先の指定」506、「詳細情報」603、「宛先削除」604を表示とする設定を行い(S909)、スキャン画面を開く(S910)。プリセットされる宛先は無い為、画面は図5で例示するものとなる。

続いて、UI制御部201は、設定管理部209が管理している設定を参照し、自分のメールアドレス宛先以外の送信制限する設定がなされているか否か判定する(S907)。S907の判定がYesならば、UI制御部201は認証情報管理部208からS901で認証したユーザ権限を取得し、それが管理者権限であるか否か判定する(S908)。

S907の判定がNoならば処理はS909 に移り、宛先指定に関連するボタン「宛先の指定」506、「詳細情報」603、「宛先削除」604を表示とする設定で、UI制御部201はスキャン画面を開く。既にS906でユーザに紐づいたメールアドレスを送信宛先として設定されているので、画面は図6-(a)に例示するものとなる。S908の判定がYesならば、UI制御部201は、図６に例示するスキャン画面から宛先指定に関連するボタン「宛先の指定」506、「詳細情報」603、「宛先削除」604を表示する設定を行い(S909)、スキャン画面を開く(S910)。宛先の指定に関連するボタンを表示されるので、画面は図6-(a)に例示するものとなる。

S908の判定がNoならば、UI制御部201は、宛先指定に関連するボタン「宛先の指定」506、「詳細情報」603、「宛先削除」604を非表示とする設定を行い(S911)、スキャン画面を開く(S910)。宛先の指定に関連するボタンを非表示となるので、画面は図6-(b)に例示するものとなる。

図10は、ユーザの指示に従い、良く使う設定ボタンを登録する処理を表した流れ図である。まずユーザが登録する内容を設定し、その設定を良く使う設定に登録するという流れになる。ユーザが宛先の指定ボタン602を押下すると、UI制御部201は宛先入力ボタン501を表示する。ユーザは、アドレス帳、ワンタッチ、新規宛先等、所望の送信宛先を指定する。UI制御部201は、これを送信宛先として設定する(S1001)。

続いて、UI制御部201は、ユーザが送信設定502や応用機能503を操作して設定した内容を、送信設定として設定する(S1002)。続いて、ユーザが良く使う設定の登録ボタン703を押下し、UI制御部201が良く使う設定の登録要求を受け付けると(S1003)、UI制御部201はS1001とS1002でユーザが設定した宛先と送信設定をメモリ109に保存し、新しい良く使う設定ボタンとして登録する(S1004)。

これにより、自分のメールアドレス宛先以外の送信制限を行う設定であっても、管理者であれば送信宛先設定が可能となり、機器の設定を変更せずとも定型的な作業の為の宛先と送信設定を良く使う設定として登録可能となる。

［実施例２］
第一の実施例では、自分のメールアドレス宛先以外の送信制限を行う設定であっても、管理者であれば機器の設定を変更せずとも、良く使う設定を登録出来る例を示した。

一方、定型的な作業の為に送信する宛先は、管理者ユーザに紐づいたメールアドレスと異なる事が多い。管理者権限を持つユーザであっても、通常は一般ユーザ権限で機器を操作し、機器の設定変更を行う時のみ管理者権限で機器を操作する事がある。このとき、スキャン画面を開いた時に管理者ユーザのメールアドレスがプリセットされていると、一度この宛先を削除し、改めて所望の宛先を設定する必要があり、操作が煩雑である。このような場合、スキャン画面を開いた時、管理者ユーザであった場合はユーザに紐付くメールアドレスがプリセットされない方が良い。

以下、本実施例において、ユーザがホーム画面の「スキャン」ボタン407を押下することに伴い、スキャン画面を開く処理を、図12のフローチャートを用いて説明する。なお、本フローに係る制御プログラムはメモリ109に格納されており、中央処理装置108で実行される。

図１２は、本実施例にいて、ユーザの「スキャン」ボタン407の押下に伴い、スキャン画面を開く処理を表した流れ図である。なお、図１２は図９と類似部分も多いため、説明は適宜省略する。

・認証情報管理部でのユーザ認証
ユーザがカードリーダ110にユーザ認証用のカードをかざす、または操作部105に表示されるユーザ認証画面でユーザ名、パスワードを入力すると、認証情報管理部208はこの情報を用いてユーザ認証を行う(S1201)。続いて、認証情報管理部208はこのユーザが機器を使用可能か否か判定する(S1202)。S1202の判定がNoならば処理は終了し、Yesならば、ユーザは機器を操作可能となる。

・UI制御部でのスキャン操作画面表示制御
続いて、UI制御部201で、ユーザが図4に例示するホーム画面のスキャンボタン407を押下したことを検知し、スキャン画面を開く要求を受け付ける(S1203)。続いて、UI制御部201は、設定管理部209が管理している設定を参照し、スキャン画面を開いた時、ユーザに紐付くメールアドレスをセットする設定がなされているか否か判定する(S1204)。

S1204の判定がNoならば、UI制御部201は通常のスキャン操作画面を開く。宛先はプリセットせず、「宛先の指定」506、「詳細情報」603、「宛先削除」604を表示する設定を行い(S1208)、スキャン基本画面を表示し(1209)、処理は終了する。表示される画面は図５に例示するものとなる。S1204の判定がYesならば、UI制御部201は認証情報管理部208からS1201で認証したユーザ権限を取得し、それが管理者権限であるか否か判定する(S1205)。

S1205の判定がYesならば、UI制御部201は、設定管理部209が管理している設定を参照し、送信宛先として、ユーザに紐付くメールアドレス以外を制限する設定がなされているか否か判定する(S1206)。S2014の判定がNoならば、機器を操作するユーザは管理者ではない。UI制御部201は、認証情報管理部208からS1201で認証したユーザに紐づいたメールアドレスを取得し(S1210)、送信宛先として設定し(S1211)、処理はS1206に戻る。

S1206の判定がYesならば、再びUI制御部201は認証情報管理部208からS1201で認証したユーザ権限を取得し、それが管理者権限であるか否か判定する(S1207)。S1206の判定がNoならば、UI制御部201は「宛先の指定」506、「詳細情報」603、「宛先削除」604を表示する設定を行い(S1208)、スキャン基本画面を表示し(1209)、処理は終了する。S1207の判定がYesであれば、UI制御部201は図６に例示するスキャン画面から宛先指定に関連するボタン「宛先の指定」506、「詳細情報」603、「宛先削除」604を表示する設定を行い(S1208)、スキャン画面を開く(S1209)。

メールアドレスのプリセットがなされず、また宛先指定に関するボタンが表示されるので、表示される画面は図11に例示するものとなる。これにより、ユーザに紐付くメールアドレスをプリセットする設定であっても、管理者であればスキャン画面を開いた時に宛先が設定されない。このため、機器に定型的な作業の為の宛先と送信設定を良く使う設定として登録する場合、自分のメールアドレスを削除する手間を省くことが出来る。

S904 ユーザに紐付くメールアドレスをプリセットするか否かを判定するステップ
S906 ユーザに紐付くメールアドレスをプリセットするステップ
S907 ユーザに紐付くメールアドレス以外の宛先を制限するか否かを判定するステップ
S908 ユーザの権限を判定するステップ
S909 宛先指定関係のボタンを表示するステップ
S911 宛先指定関係のボタンを非表示とするステップ
S1204 ユーザに紐付くメールアドレスをプリセットするか否かを判定するステップ
S1205 ユーザの権限を判定するステップ
S1206 ユーザに紐付くメールアドレス以外の宛先を制限するか否かを判定するステップ
S1207 ユーザの権限を判定するステップ
S1208 宛先指定関係のボタンを表示するステップ
S1211 ユーザに紐付くメールアドレスをプリセットするステップ
S1212 宛先指定関係のボタンを非表示とするステップ

Claims (2)

1. ユーザの指定に従い指定宛先に文書を送信するスキャン機能と、それを操作可能とするスキャン操作画面を有し、
   機器を使用するユーザを認証するユーザ認証手段(S901)と、
   スキャン操作画面を開いた時、自動的にユーザに紐付く宛先を設定するか否かを設定する手段(S904)と、
   機器の設定がスキャン操作画面を開いた時、自動的にユーザに紐付く宛先を設定である場合、更にユーザに紐付く宛先以外の送信を制限するか否かを設定する手段(S907)を備え、
   機器の設定がスキャン操作画面を開いた時に自動的にユーザに紐付く宛先を設定でありかつ、ユーザに紐付く宛先以外の送信を制限する設定であっても、ユーザ認証手段によって認証されたユーザが管理者権限を有する場合、ユーザに紐付く宛先以外の送信を制限する設定が適用されないよう(S909)、スキャン操作画面を制御する(S910)手段を有すること
   を特徴と画像通信装置。
2. ユーザの指定に従い指定宛先に文書を送信するスキャン機能と、それを操作可能とするスキャン操作画面を有し、
   機器を使用するユーザを認証するユーザ認証手段(S1201)と、
   スキャン操作画面を開いた時、自動的にユーザに紐付く宛先を設定するか否かを設定する手段(S1204)と、
   機器の設定がスキャン操作画面を開いた時、自動的にユーザに紐付く宛先を設定である場合、更にユーザに紐付く宛先以外の送信を制限するか否かを設定する手段(S1208)を備え、
   機器の設定がスキャン操作画面を開いた時に自動的にユーザに紐付く宛先を設定でありかつ、ユーザに紐付く宛先以外の送信を制限する設定であっても、ユーザ認証手段によって認証されたユーザが管理者権限を有する場合、キャン操作画面を開いた時に自動的にユーザに紐付く宛先を設定せず(S1205,1210,1211)、ユーザに紐付く宛先以外の送信を制限する設定が適用されないよう(S1208)、スキャン操作画面を制御する(1209)手段を有すること
   を特徴と画像通信装置。