JP2011060054A - 会議時間管理装置および会議時間管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】会議時間管理装置および会議時間管理方法を提供する。
【解決手段】本発明にかかる会議時間管理装置１は、会議の無駄時間を測定する無駄時間測定部１０と、会議出席者に応じて会議の時間当たりのコストを算出する単位コスト算出部１５と、単位コストと無駄時間とを積算して無駄コストを算出するコスト算出部１６と、を有する。無駄時間測定部１０は、会議の中断した時間を測定する会議中断時間測定部１１と、会議開始予定時刻と実際の会議開始予定時刻との差を測定する会議遅延時間測定部１２と、会議出席者の発言のない無音時間を測定する無音時間測定部１３と、のいずれか１つ以上を有する。
【選択図】図１

Description

本発明は会議時間管理装置および会議時間管理方法に関し、特に会議中の無駄な時間を測定し、コストに換算して無駄コストを算出する会議時間管理装置および会議時間管理方法に関する。

会議に会議識別番号を付けて体系的に管理する会議管理システムが特許文献１に記載されている。特許文献１に記載の会議管理システムは、会議識別情報と、開始時間や会議出席者などを登録した会議情報とを対応させて保持し、複数の会議を管理する。また、会議出席者の会議室への入退室時間および会議出席者それぞれの会議にかかる経費から、会議にかかったコストを算出する。

特開２００５−３１９４４号公報

しかしながら、従来の会議管理システムでは会議出席者の単位コストに基づいて会議にかかったコストを表示するのみであり、算出された会議コストの内容は解析することができなかった。よって、会議出席者が会議の内容に対して適正であったか、また会議時間は適当であったか等を客観的に評価することができないという問題点があった。

本発明は、このような問題点を解決するためになされたものであり、会議中の無駄な時間を測定し、コストに換算して無駄コストを算出する会議時間管理装置および会議時間管理方法を提供することを目的とする。

本発明にかかる会議時間管理装置は、会議の無駄時間を測定する無駄時間測定部と、会議出席者に応じて会議の時間当たりのコストを算出する単位コスト算出部と、前記単位コストと前記無駄時間とを積算して無駄コストを算出するコスト算出部と、を有するものである。これにより、会議における無駄時間を測定し、無駄コストを算出することができる。

また、本発明にかかる会議管理装置は、会議出席者が会議室に入室してから会議が開始されるまでの準備時間を測定する準備時間測定部をさらに有し、前記コスト算出部は前記単位コストと前記準備時間とを積算して準備コストを算出する。これにより、会議出席者が入室してから会議が開始されるまでの準備にかかる時間を測定し、準備コストを算出することができる。

さらにまた、前記無駄コスト若しくは前記準備コストのいずれか一方、またはその両方、または前記無駄コストおよび前記準備コストの合計のいずれかをリアルタイムで表示する表示部をさらに有することが望ましい。これにより、時間が経過するごとに上昇するコストを可視化してリアルタイムに表示することができる。

加えて、前記無駄時間測定部は、会議の中断を検出する会議中断時間測定部と、会議開始予定時刻と実際の会議開始予定時刻との差を測定する会議遅延時間測定部と、会議出席者の発言のない時間を測定する無音時間測定部と、のいずれか１つ以上を有することが望ましい。これにより、より詳細に会議における無駄時間を測定することができる。

さらに加えて、前記コスト算出部は、会議開始からの経過時間と前記単位コストとを積算して会議コストを算出し、前記表示部は、前記会議コストを、前記無駄コスト若しくは前記準備コストのいずれか一方、またはその両方、または前記無駄コストおよび前記準備コストの合計のいずれかと共にリアルタイムに表示することが望ましい。これにより、会議全体にかかる会議コスト、無駄コスト、準備コストおよび無駄コストと準備コストの合計とを同時に表示し、比較することができる。

また、前記コスト算出部は、さらに個人貢献コストを算出する個人貢献コスト算出部を有し、前記個人貢献算出部は、会議出席者毎に設置され、会議出席者の発言した個人発言時間を測定し、前記個人発言時間と前記単位コストとを積算して個人貢献コストを算出することが望ましい。これにより、各会議出席者がどれだけ会議に貢献したか、より明確にすることができる。

さらにまた、前記表示部は、単位時間ごとに前記無駄コスト、前記準備コストおよび前記会議コストを更新することが望ましい。これにより、リアルタイムにコスト表示を更新し、また、ある程度まとまった金額が上昇するごとに更新することができる。

さらに加えて、前記単位時間は、３０秒乃至１２０秒であることが望ましく、特に６０秒前後であることが望ましい。これにより、ユーザである会議出席者が、表示コストが更新されていることを認識しやすく、したがってインパクトのある表示をすることができる。

本発明によれば、会議中の無駄な時間を測定し、コストに換算して無駄コストを算出する会議時間管理装置および会議時間管理方法を提供することができる。

実施の形態１にかかる会議時間管理装置１を示す図である。 実施の形態１にかかる会議の状態を判別するためのタイミングチャートである。 実施の形態１にかかる表示部１８に表示する画面の一例を示す図である。 実施の形態１にかかる会議時間管理システムを示す図である。 実施の形態１にかかる個人ＤＢを示す図である。 実施の形態１にかかる会議管理ＤＢを示す図である。 実施の形態１にかかる会議管理システムの動作を示すフローチャートである。

実施の形態１
以下、図面を参照して本発明の実施の形態について説明する。図１は、本実施の形態にかかる会議時間管理装置１を示す図である。本実施の形態にかかる会議管理装置１は、会議の無駄時間を測定する無駄時間測定部１０と、会議出席者に応じて会議の時間当たりのコストを算出する単位コスト算出部１５と、単位コストと無駄時間とを積算して無駄コストを算出するコスト算出部１６と、を有する。

また、本実施の形態に係る会議時間管理装置１は、会議出席者が会議室に入室してから会議が開始されるまでの準備時間を測定する準備時間測定部１４をさらに有し、コスト算出部１６は単位コストと準備時間とを積算して準備コストを算出する。

無駄時間測定部１０は、会議の中断を検出する会議中断時間測定部１１と、会議開始予定時刻と実際の会議開始予定時刻との差を測定する会議遅延時間測定部１２と、会議出席者の発言のない時間を測定する無音時間測定部１３と、のいずれか１つ以上を有する。

準備時間測定部１４と、無駄時間測定部１０に含まれる会議中断時間測定部１１、会議遅延時間測定部１２および無音時間測定部１３はコスト算出部に接続され、それぞれが測定した無駄時間および準備時間をコスト算出部１６に出力する。

会議中断時間測定部１１は、会議中の会議の中断時間を検出し、測定する。会議の中断時間とは、会議において、休憩時間とは異なり、何らかのトラブルがあって会議が進行しない時間をいう。具体的な検出方法としては、例えば、会議が中断した場合に、会議中断時間であることを入力できる会議中断入力ボタンなどを設け、司会者などが中断を判断し、入力するなどすればよい。

無音時間測定部１３は、無音時間を検知し、無音時間として測定する。無音時間とは、会議において発言がない時間のことをいう。無音時間の検知は、例えば会議の司会者が発言のない時間を入力するボタンなどを設置するか、既存の音声認識システムなどを用い、会議出席者の発言時間を測定するなどすればよい。また、無音時間測定部１３は会議全体の無音時間だけでなく、会議出席者毎に設置され、会議出席者毎の無音時間を測定し、全ての会議出席者の発言のない時間を無音時間として測定するなどしてもよい。

準備時間測定部１４は、会議出席者が会議室に入室した時間を入手し、入室時間と会議開始時刻との差の時間を測定する。

単位コスト算出部１５は、会議出席者全員の会議にかかる経費を単位時間当たりに換算する。ここで、本実施の形態にかかる単位時間は、６０秒とする。したがって、単位コストは、１分あたりの会議にかかるコストを示す。ここで、単位時間について説明する。ここで本実施の形態における単位時間とは、表示コストが更新される間隔である。

コスト算出部１６は、会議開始からの経過時間と前記単位コストとを積算して会議コストを算出する。また、表示部１８は、会議コストを、無駄コスト若しくは準備コストのいずれか一方、またはその両方、または無駄コストおよび準備コストの合計のいずれかと共にリアルタイムに表示する。

コスト算出部１６は、外部から入力された会議の開催予定時刻を記憶し、会議開始からの経過時間および会議中の休憩時間を計測する。計測した会議の経過時間と単位コストとを積算して会議コストを算出する。

表示部１８は、この単位時間毎に更新されたコストを表示する。単位時間毎、リアルタイムにコストを更新することで、ある程度まとまった金額が上昇するごとに更新することができる。単位時間は、好ましくは３０秒乃至１２０秒であり、更に好ましくは６０秒前後であることを特徴とする。このことで、会議出席者は表示コストが更新されていることを認識しやすく、したがってインパクトのある表示をすることができる。

コスト算出部１６は、無駄コストおよび準備コストを算出する。無駄コストの算出方法の詳細について説明する。無駄時間測定部１０は会議中断時間測定部１１、会議遅延時間測定部１２、無音時間測定部１３のいずれか１以上を有し、それぞれの時間測定部が測定した会議中断時間、会議遅延時間および無音時間をコスト算出部１６に出力する。コスト算出部１６は、会議中断時間、会議遅延時間および無音時間のいずれか１つだけを無駄時間としてもよいし、１つ以上を合計して無駄時間としてもよい。コスト算出部１６は単位コスト算出部１５の算出した単位コストと、無駄時間とを積算して無駄コストを算出する。

コスト算出部１６は、さらに個人貢献コストを算出する個人貢献コスト算出部１７を有する。個人貢献コスト算出部１７は、各会議出席者の発言した個人発言時間を測定し、個人発言時間と単位コストとを積算して個人貢献コストを算出する。個人発言時間は、音声認識システムなどを用いて測定する。もしくは無音時間測定部１３が会議出席者毎に無音時間を測定するなどした場合には、会議時間から個別の無音時間を差算して求めるなどしてもよい。また、個別に発言時間を記録する記録部などを設置して測定してもよい。

コスト算出部１６は、準備コストを算出する。準備時間測定部１４は、最も早く会議室に入室した会議出席者の入室時刻から会議が開始されるまでの時間と、単位コスト算出部が算出した単位コストとを積算して準備コストとする。これは一例であり、例えば会議出席者毎に会議室に入室した時間を入手し、各会議出席者の入室した時間と会議の開始された時間との差と、各会議出席者の時間あたりの会議にかかるコストとを積算し、その合計を準備コストとしてもよい。また、準備時間測定部１４が、会議出席者の入室した時間を会議の議長など代表者の入室した時間としてもよい。この場合、会議の代表者が入室した時間と会議の開始された時間との差と、単位コスト算出部１５が算出する単位コストとを積算した値を準備コストとする。

ここで、無駄時間測定部１０および準備時間測定部１４が無駄時間および準備時間を測定する方法について説明する。図２は、会議の状態を判別するためのタイミングチャートを示す。図２（ａ）は、会議の出席者の入室および退室タイミングを示す。この例では、時刻ｔ_１に会議出席者が会議室に入室し、時刻ｔ_１４に会議出席者が退室した場合を示している。なお、図２（ａ）においては、会議出席者においてもっとも早い出席者の入室したタイミングと、会議終了後に最も遅く退室した出席者の退室したタイミングを示したタイミングチャートであるが、会議出席者毎に入退室を記録するなどしてもよい。

図２（ｂ）は、会議予定時刻を示し、コスト算出部１６により測定される。本例では、会議開始予定時刻がｔ_２であり、会議終了予定時刻がｔ_１３である例を示す。

図２（ｃ）は、会議の行われた時間を示し、コスト算出部１６により測定される。時刻ｔ_３で会議が始まり、時刻ｔ_１２で会議が終了する例を示している。

図２（ｄ）は、会議の休憩時間を示し、コスト算出部１６により測定される。本例では、時刻ｔ_８に休憩開始し、時刻ｔ_９で休憩が終了している。

図２（ｅ）は、会議遅延時間を演算するためのタイミングチャートである。会議遅延時間測定部１２により測定され、会議開始予定時刻ｔ_２でハイとし、実際の会議終了時刻ｔ_１２でローとする。

図２（ｆ）は、会議開始遅延時間を示す。会議開始予定時刻を過ぎても会議が開始されない場合に会議開始遅延測定部１２により会議開始遅延時間が測定される。本例では、会議開始予定時間ｔ_２から、実際の会議開始時刻ｔ_３までの時間を測定する。

図２（ｇ）は、会議の中断時間を示す。会議の中断時間とは、会議において、休憩とは異なり何らかのトラブルがあって議論が進行しない時間をいう。会議の中断時間は、会議が行われていてかつ休憩中でない場合に、会議中断時間測定部１１により測定される。本例では、会議が中断した時刻ｔ_４から会議が再開した時刻ｔ_５までの時間を会議中断時刻として測定する。

図２（ｈ）は、会議の無音時間を示す。会議の無音時間とは、会議出席者の発言がない時間をいう。無音時間は、会議の中断時間と同様に会議が行われていてかつ休憩時間中でない場合に測定される。無音時間測定部１３は、会議出席者の発言がなくなった時刻ｔ_６から会議出席者が発言を再開した時刻ｔ_７までの時間と、会議出席者の発言がなくなった時刻ｔ_１０から会議出席者が発言を再開した時刻ｔ_１１までの時間とを無音時間として測定する。

図２（ｉ）は、会議の準備時間を示す。本実施の形態では、会議準備時間は、最も早く入室した会議出席者が会議室に入室してから会議が開始されるまでの時間のこととする。準備時間測定部１４は、会議出席者が会議室に入室した時刻ｔ_１から会議が開始される時刻ｔ_３を準備時間として測定する。

さらに、無駄コスト若しくは準備コストのいずれか一方、またはその両方、または無駄コストおよび準備コストの合計のいずれかをリアルタイムで表示する表示部１８を有する。図３は、表示部１８に表示する画面の一例を示す図である。会議コスト、無駄コストおよび準備コストを比較して表示することで、ユーザに対してコストの削減を視覚的に訴えることができる。また、表示部１８は単位時間ごとに表示を更新する。単位時間ごとに表示を更新することで、さらにユーザにとってインパクトのある表示ができる。

会議時間管理装置１は、外部からの情報を入力したり、外部へ情報を送信したりできるよう、ネットワークに接続されている。図４は会議時間管理システムを示す図である。会議時間管理装置１はネットワーク２を介して外部入力手段もしくは外部情報収集手段としてのクライアントＰＣ２１、カードリーダ２２および会議室クライアントＰＣ２３に接続されている。

クライアントＰＣ２１は、入力手段を有し、会議データとして少なくとも会議名、会議の日時、会議出席者、会議場所を入力することができる。入力された会議の情報は、ネットワーク２を通じて会議時間管理装置１および会議室クライアントＰＣ２３に記録される。

カードリーダ２２は、会議出席者が会議室へ入退室した情報を入手する。カードリーダ２２は、会議室の入口に配置され、少なくとも各ユーザが会議室に入室したことを検知し、ＩＤカードに登録された会議出席者毎の時間当たりの会議にかかるコストを読み込むことができる。

会議室クライアントＰＣ２３は、会議出席者の職種、氏名および時間当たりの会議出席者の会議にかかる経費の情報である個人ＤＢを有している。図５は個人ＤＢを示す図である。会議室クライアントＰＣ２３は、クライアントＰＣ２１から入力された会議のデータおよび会議出席者の時間当たりにかかる経費を会議管理ＤＢに保持し、会議時間管理装置１に出力する。図６は会議管理ＤＢを示す図である。会議管理ＤＢは、会議名、会議参参加者、会議日時、会議場所および時間当たりの会議出席者の会議にかかる経費と会議予定時間とを積算した会議予定コストとを保持する。また、会議出席者のクライアントＰＣ２１に対し、ネットワーク２を通じて会議の通知を行う。

会議室クライアントＰＣ２３は、会議の際には会議時間、無駄コスト、準備コスト、個人貢献コストを記録し、管理することができる。

会議管理システムの動作について詳細に説明する。図７は、会議管理システムの動作を示すフローチャートである。まず、クライアントＰＣ２１から会議の情報が入力される（ステップＳ５０）。次に、会議室クライアントＰＣ２３において、会議管理ＤＢが作成され（ステップＳ５１）、各会議出席者に会議の情報が通知される（ステップＳ５２）。

会議開始時刻に近づくと、会議出席者が会議室に入室したことをカードリーダ２２が検出する（ステップＳ５３）。会議出席者が会議室へ入室すると（ステップＳ５３：Ｙｅｓ）、準備時間測定部１４は会議出席者が入室してから会議が開始されるまでの準備時間を測定し（ステップＳ５４）、コスト算出部１６は準備コストを算出し、表示部１８は準備コストを表示する（ステップＳ５５）。

会議が開始される（ステップＳ５６）、この際、会議出席者が全員会議の開始予定時刻前に入室した場合、会議開始予定時刻に会議が開始される（ステップＳ５７:Ｙｅｓ）。会議開始予定時刻より会議の開始時刻が遅い場合（ステップＳ５７：Ｎｏ）、会議遅延時間測定部１２は会議開始予定時刻から会議が開始されるまでの時間を会議遅延時間として測定し（ステップＳ５８）、コスト算出部１６は無駄コストを算出し、表示部１８は無駄コストを表示する（ステップＳ５９）。

会議が進行し、会議中常に会議出席者の発言がある場合、無音時間は測定されない（ステップＳ６０:Ｙｅｓ）。会議出席者の発言がなく、無音の時間があった場合（ステップＳ６０:Ｎｏ）、無音時間測定部１３は無音時間を測定し（ステップＳ６１）、コスト算出部１６は無駄コストを算出し、表示部１８は無駄コストを表示する（ステップＳ６２）。

会議中に何のトラブルもなく会議がスムーズに進行している場合、会議の中断時間は測定されない（ステップＳ６３:Ｙｅｓ）。会議時間中に、休憩時間とは異なり何らかのトラブルがあって会議が進行しない場合（ステップＳ６４：Ｎｏ）、会議中断時間測定部１１は会議の中断時間を測定し（ステップＳ６４）、コスト算出部１６は無駄コストを算出し、表示部１８は無駄コストを表示する（ステップＳ６５）。

会議が終了するまで無音時間の測定と中断時間の測定は繰り返され（ステップＳ６６:Ｎｏ）、会議が終了した場合（ステップＳ６６：Ｙｅｓ）、会議毎に会議コスト、無駄コスト、個人貢献コストおよび準備コストといった会議の実績値が会議室クライアントＰＣに記録される（ステップＳ６７）。

本実施の形態によれば、会議における無駄時間を会議中断時間、会議遅延時間、無音時間として判別し、無駄コストを算出することでより詳細に会議時間を分析できる。また、準備時間および準備コストを算出することで会議中だけでなく準備の時間を短くするようユーザに意識させることができる。

また、会議において個人がどれだけ貢献したかを集計することは難しいが、本実施の形態のように個人の発言時間を記録し、個人貢献コストを算出することで、個人の会議に対する姿勢などについて一定の評価をすることができる。

また、会議におけるコストを可視化し、無駄コストを表示することでユーザに対しよりコスト削減の意識を高めることができるとともに、会議コストと同時に表示することでよりコスト削減の意識を高めることができる。

また、無駄コストを表示せず、個人貢献コストを表示することで会議での発言意欲を高め、より活発な意見交換を誘発することができる。

なお、本発明は上記実施の形態に限られたものではなく、趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更することが可能である。例えば、会議出席者の個人データをＩＤカードから読み取るのではなく、データベースから取得するなどしてもよい。また、準備時間を無駄時間とみなして無駄コストを算出してもよいし、準備コストだけでなく会議終了から会議出席者が退出するまでの時間を測定して撤収時間とし、撤収コストを算出してもよい。

１ 会議管理装置
２ ネットワーク
１０ 無駄時間測定部
１１ 会議中断時間測定部
１２ 会議遅延時間測定部
１３ 無音時間測定部
１４ 準備時間測定部
１５ 単位コスト算出部
１６ コスト算出部
１７ 個人貢献コスト算出部
１８ 表示部
２１ クライアントＰＣ
２２ カードリーダ
２３ 会議室クライアントＰＣ
４０ 表示画面

Claims (13)

1. 会議の無駄時間を測定する無駄時間測定部と、
   会議出席者に応じた会議の時間当たりのコストを算出する単位コスト算出部と、
   前記単位コストと前記無駄時間とを積算して無駄コストを算出するコスト算出部と、を有する会議時間管理装置。
2. 会議出席者が会議室に入室してから会議が開始されるまでの準備時間を測定する準備時間測定部をさらに有し、
   前記コスト算出部は前記単位コストと前記準備時間とを積算して準備コストを算出する請求項１記載の会議時間管理装置。
3. 前記無駄コスト若しくは前記準備コストのいずれか一方、またはその両方、または前記無駄コストおよび前記準備コストの合計のいずれかをリアルタイムで表示する表示部をさらに有する請求項２記載の会議時間管理装置。
4. 前記無駄時間測定部は、会議の中断した時間を測定する会議中断時間測定部と、
   会議開始予定時刻と実際の会議開始予定時刻との差を測定する会議遅延時間測定部と、
   会議出席者の発言のない無音時間を測定する無音時間測定部と、のいずれか１つ以上を有する請求項１記載の会議時間管理装置。
5. 前記コスト算出部は、会議開始からの経過時間と前記単位コストとを積算して会議コストを算出し、
   前記表示部は、前記会議コストを、前記無駄コスト若しくは前記準備コストのいずれか一方、またはその両方、または前記無駄コストおよび前記準備コストの合計のいずれかと共にリアルタイムに表示する請求項４記載の会議時間管理装置。
6. 前記コスト算出部は、さらに個人貢献コストを算出する個人貢献コスト算出部を有し、
   前記個人貢献算出部は、各会議出席者の発言した時間の合計である個人発言時間を測定し、前記個人発言時間と前記単位コストとを積算して個人貢献コストを算出する請求項１記載の会議時間管理装置。
7. 前記表示部は、単位時間ごとに前記無駄コスト、前記準備コストおよび前記会議コストを更新する、請求項３記載の会議時間管理装置。
8. 前記単位時間は、３０秒乃至１２０秒であることを特徴とする請求項７記載の会議時間管理装置。
9. 前記単位時間は、６０秒前後であることを特徴とする請求項７記載の会議時間管理装置。
10. 会議の無駄時間を測定する無駄時間測定工程と、
    会議出席者に応じた会議の時間当たりのコストを算出する単位コスト算出工程と、
    前記単位コストと前記無駄時間とを積算して無駄コストを算出するコスト算出工程と、を有する会議時間管理方法。
11. 会議出席者が会議室に入室してから会議が開始されるまでの準備時間を測定する準備時間測定工程をさらに有し、
    前記コスト算出工程では、前記単位コストと前記準備時間とを積算して準備コストを算出する請求項１０記載の会議時間管理方法。
12. 前記無駄時間測定工程は、会議の中断を検出する会議中断時間測定工程と、
    会議開始予定時刻と実際の会議開始予定時刻との差を測定する会議遅延時間測定工程と、
    会議出席者の発言のない時間を測定する無音時間測定工程と、のいずれか１つ以上を有する請求項１０記載の会議時間管理方法。
13. .
    各会議出席者の発言した時間の合計である個人発言時間を測定し、
    前記個人発言時間と前記単位コストとを積算して個人貢献コストを算出する個人貢献コスト算出工程をさらに有する請求項１０記載の会議時間管理方法。

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