JP2008198094A - 電子承認システムおよび当該システムを用いた電子承認方法 - Google Patents

Abstract

【課題】携帯端末を利用した電子ドキュメントの確認・承認システムの便利性およびセキュリティ性を向上する。
【解決手段】ユーザ管理サーバとドキュメント管理サーバとが通信ネットワークに接続されており、ドキュメント作成ユーザの通信端末から送られる電子ドキュメントをドキュメント管理サーバに登録し、承認ユーザの携帯端末に送信して承認を得る電子承認システムにおいて、
前記ドキュメント管理サーバが、登録された電子ドキュメントを前記承認ユーザの携帯端末に送信する際に、当該携帯端末で扱えるファイル形式や画面のサイズおよび／または画素数の情報を取得し、前記変換モジュールで前記電子ドキュメントを前記携帯端末で扱えるファイル形式や画面に適合するように変換して送出する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、電子承認システムおよび方法に関し、特に、携帯電話端末による文書の承認を安全かつ好適に実現するシステムおよび方法に関する。

従来、承認権限を有する人間が出先などにいる場合には、発行文書（以下、「ドキュメント」と言う。）の内容確認や承認を行うことが困難という問題があった。このため、承認が必要なドキュメントを承認者の携帯端末に送信して、この端末で承認者が内容確認や承認手続を行えるようにしたシステムが提案されている（例えば、特許文献１）。また、特許文献２には、携行している紙文書に掲載された二次元バーコードから携帯電話機を用いてサーバにアクセスし承認できるようにしたシステムが開示されている。
特開２００２−２８８３９８号公報 特開２００５−３２２１６３号公報

しかしながら、携帯端末からサーバにアクセスしてドキュメントの内容確認や承認手続を行う際に、端末にユーザＩＤやパスワードを入力して送信したり、承認対象となるドキュメントを表示させるため、これらが端末メモリに残ってしまうことがある。このため、携帯端末を不正利用されたり不正アクセスがあった場合に、第三者によるサーバへの付勢ログインや無断閲覧など情報漏洩が生じる可能性が残る課題があった。

本発明の目的の一つは、携帯端末を利用した電子ドキュメントの確認・承認システムにおいて、パスワードや閲覧ドキュメントを有効に保護して漏洩を防止することである。また、本発明の別の目的は、承認者の有する携帯電話機の機種に応じてドキュメントのデータ形式やサイズ等を変更し、機種毎に異なる画面での閲覧を実現することである。

上記目的を達成すべく本発明は、少なくともユーザ管理サーバとドキュメント管理サーバとが通信ネットワークに接続されており、ドキュメント作成ユーザの通信端末から送られる電子ドキュメントをドキュメント管理サーバに登録し、承認ユーザの携帯端末に送信して承認を得る電子承認システムにおいて、
前記ユーザ管理サーバが、ドキュメント作成ユーザごとに当該ユーザの特定情報；当該ユーザに対応する１またはそれ以上の承認ユーザの特定情報が関連づけられたドキュメント作成ユーザデータベースを格納した第１の記憶領域と、承認ユーザごとに当該ユーザの特定情報；この承認ユーザの携帯端末のメールアドレスが関連づけられた承認ユーザデータベースを格納した第２の記憶領域とを具え、
前記ドキュメント管理サーバが、ドキュメントごとに、ドキュメントデータ；作成ユーザの特定情報；当該作成ユーザに指定された承認ユーザの特定情報；承認ステータス情報を関連づけて格納する記憶領域と、各種ドキュメントの形式およびサイズおよび／または画素数の変換モジュールとを具え、
前記ドキュメント管理サーバが、登録された電子ドキュメントを前記承認ユーザの携帯端末に送信する際に、当該携帯端末で扱えるファイル形式や画面のサイズおよび／または画素数の情報を取得し、前記変換モジュールで前記電子ドキュメントを前記携帯端末で扱えるファイル形式や画面に適合するように変換して送出することを特徴とする。

前記ドキュメント作成ユーザのドキュメント作成端末および／または前記承認ユーザの携帯端末が、前記ユーザ管理サーバおよび／またはドキュメント管理サーバへのアクセス時に、前記承認ユーザによって入力され送信したユーザＩＤおよびパスワードを送信後に前記ドキュメント作成端末および／または携帯端末のすべての記憶手段から消去することが望ましい。

また、前記ドキュメント管理サーバは、前記承認ユーザの携帯端末からドキュメントを承認する旨の通知を受けた場合、当該ドキュメントを印刷イメージデータに変換するとともに、承認された旨と承認日時および／または承認者の情報を当該データに電子的に付加して上書き保存することが望ましい。

また本発明は、少なくともユーザ管理サーバとドキュメント管理サーバとが通信ネットワークに接続されており、ドキュメント作成ユーザから送られる電子ドキュメントをドキュメント管理サーバに登録し、承認ユーザの携帯端末に送信して承認を得る電子承認方法であって、
前記ユーザ管理サーバが、ドキュメント作成ユーザごとに当該ユーザの特定情報；当該ユーザに対応する１またはそれ以上の承認ユーザの特定情報が関連づけられたドキュメント作成ユーザデータベースを格納した第１の記憶領域と、承認ユーザごとに当該ユーザの特定情報；この承認ユーザの携帯端末のメールアドレスが関連づけられた承認ユーザデータベースを格納した第２の記憶領域と、各種ドキュメントの形式およびサイズおよび／または画素数の変換モジュールとを具えるとともに、
前記ドキュメント管理サーバが、ドキュメントごとにドキュメントデータ；作成ユーザの特定情報；当該作成ユーザに指定された承認ユーザの特定情報；承認ステータス情報を関連づけて格納する記憶領域を具え、
前記ユーザ管理サーバが、前記ドキュメント作成ユーザからドキュメントの登録要求を受けた場合に、前記ドキュメント作成ユーザデータベースを参照し、当該ドキュメント作成ユーザに対応して登録された１またはそれ以上の承認ユーザを前記ドキュメント作成ユーザに提示して１以上の承認ユーザを選択させるステップを具えることを特徴とする電子承認方法に関する。

前記ドキュメント管理サーバが、登録された電子ドキュメントを前記承認ユーザの携帯端末に送信する際に、当該携帯端末で扱えるファイル形式や画面のサイズおよび／または画素数の情報を取得し、前記変換モジュールで前記電子ドキュメントを前記携帯端末で扱えるファイル形式や画面に適合するように変換して送出するステップを含むことが望ましい。

さらに、前記ドキュメント作成ユーザのドキュメント作成端末および／または前記承認ユーザの携帯端末が、前記ユーザ管理サーバおよび／またはドキュメント管理サーバへのアクセス時に、前記承認ユーザによって入力され送信したユーザＩＤおよびパスワードを送信後に前記ドキュメント作成端末および／または携帯端末のすべての記憶手段から消去するステップを具えることが望ましい。

また、前記ドキュメント管理サーバが、前記承認ユーザの携帯端末からドキュメントを承認する旨の通知を受けた場合、当該ドキュメントを印刷イメージデータに変換するとともに、承認された旨と承認日時および／または承認者の情報を当該データに電子的に付加して上書き保存することが望ましい。

本発明の電子承認システムおよび方法によれば、ドキュメント管理サーバから承認ユーザの携帯端末に内容確認のためドキュメントを送る際に、当該ユーザの携帯端末に合ったファイル形式とサイズに変換して送出するため、ドキュメントを作成したアプリケーションに依存することなく承認ユーザの携帯端末で表示させることができる。

また、ドキュメント作成端末および／または承認端末からいずれかのサーバにアクセスする際に、アクセスが成功したら入力したＩＤおよびパスワードを端末から完全に消去するため、サーバアクセス用のＩＤやパスワードがメモリに残ることがなく以降の不正利用を防止することができる。

また、承認されたドキュメントを印刷データに変換することにより、以降に第三者によるデータの改竄を防止することができる。

また、本発明では予めドキュメント作成ユーザデータベースに１のドキュメント作成ユーザに対応する複数の承認者を登録可能であり、ドキュメントの登録時にこれらの承認者の群から希望する承認者を選択することができる。したがって、ドキュメントごとにその内容に応じて適切な承認者を変更できるという柔軟な運用を行うことができる。

以下、本発明を実施するための最良の形態について、添付の図面を参照しながら詳細に説明する。

図１は、本発明にかかる電子承認システムの全体構成を示す概略図である。本図に示す電子承認システムの実施例は、各ドキュメント作成ユーザが利用する端末装置１０と、各承認ユーザが利用する携帯電話機２０と、ユーザ管理サーバ３０と、ドキュメント管理サーバ４０とがネットワーク１００を介して相互に接続されている。このネットワーク１００は例えばインターネットであるが、社内ＬＡＮその他の特定ユーザのみアクセス可能なネットワークであってもよい。

端末装置１０は、承認対象となるドキュメントを作成する情報端末であり、例えばドキュメント作成ユーザが社内で使用するパーソナルコンピュータ端末である。図２にその機能概念を示す。図２に示すように、端末装置１０は、情報送受信部１０１と、情報表示部１０２と、情報入力部１０３と、制御部１０４と、ドキュメント作成アプリケーション１０５とを具えている。情報送受信部１０１は、ネットワーク１００を介してユーザ管理サーバ３０やドキュメント管理サーバ４０と情報の送受信を処理する手段であり、通信ポートなどのハードウェアと通信プロトコルなどのソフトウェア概念を含む。情報表示部１０２は、例えばパーソナルコンピュータの液晶モニタであり、ドキュメント作成ユーザが作成するドキュメントや、後述するサーバ３０へのログイン画面、承認結果情報などを表示する。情報入力部１０３は、例えばパーソナルコンピュータのキーボードやマウスが相当し、ドキュメントの作成やサーバ２０へのログインＩＤ・パスワード入力等に用いられる。制御部１０４は例えばＣＰＵやここで動作するオペレーティングシステムを含む概念であり、端末装置１０全体の動作を制御する。ドキュメント作成アプリケーション１０５は、端末装置１０でドキュメントを作成するための１以上のユーザアプリケーションであり、例えばマイクロソフト社のオフィス製品などが相当する。本発明の電子承認システムでは、複数の端末装置１０がネットワーク１００に接続されてもよい。

携帯電話機２０は、承認者がドキュメントを確認し、承認手続を行う携帯情報端末である。図３は、この携帯電話機２０の概略構成を示す図である。図３に示すように、携帯電話機２０は、情報送受信部２０１と、情報表示部２０２と、情報入力部２０３と、制御部２０４とを具えている。情報送受信部２０１は、ネットワーク１００を介してユーザ管理サーバ３０やドキュメント管理サーバ４０と情報の送受信を処理する手段であり、ワイヤレス通信ポートや通信プロトコルを含む概念である。情報表示部２０２は、例えば携帯電話機の液晶表示画面であり、一般にドキュメントを作成する端末装置１０の表示部１０２よりもサイズが小さく解像度も低い。この表示部２０２は、サーバ３０へのログイン画面や承認対象となるドキュメント、その承認可否登録画面などを表示する。情報入力部１０３は、携帯電話機２０の各押下ボタンやジョグダイヤルであり、サーバ２０へのアクセス時にＩＤやパスワードを入力したり、承認可否を選択したりするのに用いられる。制御部２０３は、携帯電話機２０の基本動作プログラム（図示せず）を読み込んで携帯電話機２０の各機能を制御する手段である。なお、後述する本発明特有の携帯電話機２０の動作もこの基本プログラムのモジュールとして予めプログラミングされているものとする。本発明の電子承認システムにおいてこの携帯電話機２０は承認者ごとに複数あり、また機種ごとに扱えるドキュメント形式の種類、表示部２０２のサイズや解像度などが異なるものが混在しているものとする。本発明の目的の一つは、この機種毎の違いを吸収することにある。

ユーザ管理サーバ３０は、ドキュメント作成ユーザと承認ユーザの情報をそれぞれ管理するとともに、ネットワーク１００経由で各ユーザからのアクセスを受けてログイン認証を行うサービスサーバである。図４は、このユーザ管理サーバ３０の概略構成を示す図である。図４に示すように、ユーザ管理サーバ３０は、情報送受信部３０１と、制御部３０２と、画面情報管理部３０３と、メール送信部３０４と、ドキュメント作成ユーザデータベース３０５と、承認ユーザデータベース３０６とを具えている。

情報送受信部３０１はネットワーク１００に接続しており、端末装置１０、携帯電話機２０、ドキュメント管理サーバ４０と情報の送受信を行う。制御部３０２は、サーバ３０全体の動作を制御する手段であり、以降に詳細に説明する動作を実現するプログラム（図示せず）で動作する。画面情報管理部３０３は、各ユーザ端末からのアクセス時に図１１〜１４に示すような入力画面を提示する手段であり、これらの例えば入力画面を記述するＨＴＭＬデータを格納する記憶領域（図示せず）を含んでいる。メール送信部３０４は、承認ユーザに承認依頼の電子メールを送信したり、ドキュメント作成ユーザに承認結果の電子メールを送信するプログラムモジュールである。

ドキュメント作成ユーザデータベース３０５は、ドキュメント作成ユーザのＩＤやパスワード、当該ユーザに対応する承認ユーザの情報を管理するデータベースであり、サーバ３０内の固定ディスク（ＨＤＤ）などに格納されている。図５に、このドキュメント作成ユーザＤＢ３０５の一例を示す。本図に示すように、データベース３０５は、ドキュメント作成ユーザごとに、少なくともユーザ名；ユーザＩＤ；パスワード；メールアドレス；１またはそれ以上の承認ユーザＩＤが登録されている。この承認ユーザＩＤは、例えば直轄の上司やその上の上司など、このドキュメント作成ユーザが作成するドキュメントの承認権限を有する１人以上のユーザのＩＤが事前に登録される。このデータベース３０５の登録内容は、予め各ユーザあるいはシステムの管理者などが登録するものである。また、必要に応じて適宜更新できるものとする。

承認ユーザデータベース３０６は、各承認ユーザのＩＤやメールアドレスが登録されるデータベースであり、サーバ３０内の固定ディスク（ＨＤＤ）などに格納されている。図６に、この承認ユーザＤＶ３０６の一例を示す。本図に示すように、データベース３０６は、承認ユーザごとに、少なくともユーザ名；ユーザＩＤ；パスワード；メールアドレスが登録されている。

ドキュメント管理サーバ４０は、ドキュメント作成ユーザが作成したドキュメントを固定ディスク（ＨＤＤ）に保存し、また各ドキュメントの情報をデータベース管理し、必要なドキュメントを承認ユーザの携帯電話機１０に応じた形式およびサイズに変更して携帯電話機１０に送出する。図７に、ドキュメント管理サーバ４０の概略構成を示す。図７に示すように、ドキュメント管理サーバ３０は、情報送受信部４０１と、制御部４０２と、ドキュメント管理部４０３お、ドキュメント変換部４０４と、ドキュメント情報データベース４０５と、ドキュメント保存データベース４０６とを具えている。

情報送受信部４０１はネットワーク１００に接続しており、端末装置１０、携帯電話機２０、ユーザ管理サーバ３０との情報の送受信を行う。制御部４０２は、サーバ４０全体の動作を制御する手段であり、以降に詳細に説明する動作を実現するプログラム（図示せず）で動作する。ドキュメント管理部４０３は、ドキュメント作成ユーザから受信されるドキュメントをＤＢ４０５やＤＢ４０６に登録したり、承認ユーザからの承認可否を処理するプログラムモジュールである。ドキュメント変換部４０４は、ドキュメント作成ユーザから受信して保存したドキュメントを承認ユーザの携帯電話機１０に送出する前に、当該携帯電話機１０に応じたファイル形式とサイズおよび／または解像度に変換する手段である。また、ドキュメントが承認されたら、ドキュメントを印刷イメージに変換する。したがって、このドキュメント変換部４０４は、各端末装置１０で使用されているドキュメント作成アプリケーションをすべて有する他、必要に応じて画像処理プログラムやファイル変換プログラムを有するものとする（図示せず）。

ドキュメント情報管理データベース４０５は、ドキュメント作成ユーザが作成しドキュメント管理サーバ３０に送信したドキュメント毎に、承認ユーザと承認可否情報と承認日時の情報を関連づけして管理するデータベースである。図８に、このドキュメント情報管理ＤＢ４０５の一例を示す。本図に示すように、データベース４０５はドキュメントごとに、ドキュメント番号；ファイル名；作成ユーザＩＤ；承認ユーザＩＤ；承認可否情報；承認日時が登録される。各レコードはこのサーバ４０がドキュメントを受信する際に、ドキュメント管理部４０３により作成され、このときユニークのドキュメント番号が付与される。

ドキュメント保存データベース４０６は、ドキュメントのデータファイルを内蔵の固定ディスク（ＨＤＤ）で管理するデータベースである。図９にこのドキュメント保存データベース４０６の一例を示す。本図に示すように、データベース４０６はユーザから受信されるドキュメント毎に、ドキュメント番号；ファイル名；作成ユーザＩＤ；変換ファイル名；承認可否情報が登録されている。ここで変換ファイル名は、作成ユーザから受信したドキュメントをドキュメント変換部４０４で指定された承認ユーザの携帯電話機に適した形式・サイズに変換した後のファイル名である。

次に、図１０を参照しながら、この電子認証システムの動作を説明する。ドキュメント作成ユーザは、端末装置１０で任意のアプリケーションを用いて承認対象となるドキュメントを作成する（ステップＡ１）。ドキュメントが完成したら、ネットワーク１００を介してユーザ管理サーバ３０に接続要求を行う（ステップＡ２）。ユーザ管理サーバ３０は、端末装置１０から接続要求を受信すると、画面情報管理部３０３にて管理しているドキュメント作成ユーザ用ログイン画面を端末装置１０に返信する（ステップＡ３）。このログイン画面の例を図１１に示す。本図に示すように、ログイン画面はユーザＩＤとパスワードの入力欄が設けられており、ドキュメント作成ユーザは端末装置１０の情報入力部１０３を操作して予め付与されているユーザＩＤとパスワードを入力し、送信ボタン押下によりユーザ管理サーバ３０に返信する（ステップＡ４）。このとき、端末装置１０の制御部１０４は、ユーザ管理サーバ３０に送信されたユーザＩＤとパスワードを端末装置１０のメモリからその都度完全に消去して（ステップＡ５）、後の不正アクセスを防ぐようにする。

ユーザ管理サーバ３０は、受信したユーザＩＤとパスワードを文書作成ユーザデータベース３０５にあるデータと比較し、一致するレコードがない場合には、ステップＡ３に戻り端末装置１０に再びユーザＩＤとパスワードの入力画面を送信する（ステップＡ６）。ＩＤとパスワードが一致する場合、ユーザ管理サーバ３０は、画面情報管理部３０３にて管理しているドキュメント登録画面をネットワーク１００を介して端末装置１０に送信する（ステップＡ７）。このドキュメント登録画面の一例を図１２に示す。図１２に示すように、ドキュメント登録画面には、ドキュメント作成ユーザのユーザ名、ユーザＩＤ、選択可能な承認ユーザ情報、および端末装置１０における承認対象ドキュメントへのアクセスパス指定欄が掲載されている。この画面の作成時、ユーザ管理サーバ３０の画面情報管理部３０３は、ドキュメント作成ユーザＤＢ３０５（図５）に予め登録されている承認ユーザＩＤに基づき、承認ユーザＤＢ３０６（図６）を参照して各ＩＤに対応する承認ユーザ名を抽出し、ドキュメント登録画面に列記する。したがって、予めドキュメント作成ユーザＤＢ３０５に複数の承認ユーザＩＤが登録されていれば、図１２のドキュメント登録画面に列挙される承認ユーザが複数人となる。ドキュメント作成ユーザはこの画面でドキュメントと承認ユーザの指定を行い送信ボタンを押下すると、画面掲載情報および承認対象ドキュメントがネットワーク１００を介してドキュメント管理サーバ４０に送信される（ステップＡ８）。

ドキュメント管理サーバ４０は、ドキュメントその他の情報を受信すると、まずユニークなドキュメント番号を付与する（ステップＡ９）。次に、図８に示すドキュメント情報管理ＤＶ４０６に新たなレコードを作成し、受信情報に含まれるドキュメント作成ユーザＩＤと、指定された承認ユーザＩＤと、付与されたドキュメント番号と、ファイル名とを関連づけて登録する（ステップＡ１０）。ここで、レコード作成時には承認可否情報の欄は「未承認」となり、承認日時は空欄である。次に、ドキュメント管理サーバ４０は、ネットワーク１００を介してユーザ管理サーバ３０に、ドキュメント番号と、指定された承認ユーザＩＤを送信する（ステップＡ１１）。さらにドキュメント名などを送信してもよく、これらの受信情報はユーザ管理サーバ３０の記憶領域（図示せず）に蓄積される。

ユーザ管理サーバ３０は、受信した承認ユーザＩＤに基づいて承認ユーザＤＢ３０６を参照してメールアドレスを抽出し、画面情報管理部３０３にて管理しているユーザ管理サーバ３０に接続するためのアドレスが記載されたメールを作成し、該当する承認ユーザの携帯電話機２０に送信する。ここで、サーバ３０はドキュメントごとにアクセスページを用意するとともに、ドキュメントメールに記載されるアドレスには承認ユーザＩＤやドキュメント番号、あるいはこれらを符号化した情報を含めて、承認ユーザが承認依頼にかかるドキュメントにのみアクセスできるように構成してもよい。

承認ユーザの携帯電話機２０でこのメールが受信され、承認ユーザは承認依頼メールを確認して記載されているアドレスからユーザ管理サーバ３０に接続要求を行う（ステップＡ１３）。この場合、携帯電話機２０のメールアプリケーションがハイパーリンク機能を有し、メールに記載されたネットワークアドレスを選択すると接続要求が発信されることが好ましい。ユーザ管理サーバ３０は、携帯電話機２０から接続要求を受けると、画面情報管理部３０３にて管理している承認ユーザログイン画面をネットワーク１００を介して返信する（ステップＡ１４）。この承認ユーザログイン画面の例を図１３に示す。承認ユーザは携帯電話機２０の情報入力部２０３を操作して画面上でユーザＩＤとパスワードを入力し送信ボタンを押下すると、これらの情報がユーザ管理サーバ３０に送信される（ステップＡ１５）。このとき、携帯電話機２０の機種情報も送信情報に含まれるようにする。この携帯電話機の機種情報は、送信情報に自動的に含められるよう構成してもよいし、機種情報の入力欄に承認ユーザが入力あるいは選択するようにしてもよい。さらに、携帯電話機２０は、ログイン情報の送信後にユーザＩＤとパスワードをメモリ上から自動的に削除されるように構成して、以降の不正アクセスを防止する（ステップＡ１６）。

ユーザ管理サーバ３０は、承認ユーザデータベース３０６を参照して、受信した承認ユーザのＩＤとパスワードをレコードと比較する（ステップＡ１７）。この比較により、一致するユーザ情報がない場合は、ステップＡ１４に戻り再び携帯電話機２０にログイン画面を送信する。一致するユーザ情報があった場合、ステップＡ１８に進む。

ステップＡ１８において、ユーザ管理サーバ３０は、画面情報管理部３０３にて管理しているドキュメント選択画面（図示せず）を携帯電話機２０に送信する（ステップＡ１８）。このドキュメント選択画面には、ステップＡ１１でドキュメント管理サーバ４０から受信したドキュメント番号が掲載され、承認ユーザが選択できるよう構成されている。この場合、承認ユーザのアクセス時点で承認待ちドキュメントが複数あれば複数のドキュメント番号やドキュメント名が表示され、ユーザはいずれかのドキュメントを選択することができる。なお、予めステップＡ１１でドキュメントの標題などの情報もドキュメント管理サーバ４０からユーザ管理サーバ３０に通知されるようにして、ドキュメント選択画面にこれらの情報が列挙されるようにしてもよい。

承認ユーザは、携帯電話機２０を操作し、承認しようとするドキュメントを特定する情報と、携帯電話機２０の機種情報とを、ネットワーク１００を介してドキュメント管理サーバ４０に送信する（ステップＡ１９）。このドキュメント選択画面は、例えば１以上のドキュメントが択一入力可能なラジオボタンで選択できるよう構成されており、選択により該当するドキュメントのドキュメント番号がドキュメント管理サーバ４０に通知される。ドキュメント管理サーバ４０は、受信したドキュメント番号と携帯電話機２０の機種情報に基づき、ドキュメント変換部４０４にて指定されたドキュメントを記憶領域から抽出して、携帯電話機２０のブラウザに適したファイル形式・サイズに変換する（ステップＡ２１）。すなわち、例えば携帯電話機２０から機種名が通知されるとともに、ドキュメント管理サーバ４０は、予め機種名から、各携帯電話機で扱えるファイル形式、表示画面のサイズや解像度の情報が登録されたテーブル（図示せず）を管理しており、通知された機種名をキーとしてこのテーブルを参照するとともに、通知されたドキュメント番号からドキュメント情報管理データベース４０６を参照して承認対象ドキュメントのファイル形式を把握し、ドキュメント変換部４０４にて必要なファイル変換アプリケーションを起動してドキュメントを携帯電話機２０のブラウザに適した形式（例えばＨＴＭＬなど）およびサイズに変更する。例えば機種Ａは画面サイズが２．５インチ、解像度が４８０×６９０ｄｐｉ、機種Ｂは画面サイズが２．１インチ、解像度が２４０×３４５ｄｐｉであり、このような情報に基づいて適したドキュメントに変換される。

ドキュメント管理サーバ４０は、この変換後のドキュメントと承認可否選択画面とをネットワーク１００を介して携帯電話機２０に送信する（ステップＡ２２）。この承認可否選択画面の一例を、図１４に示す。携帯電話機２０は、受信したドキュメントを画面に表示し、承認ユーザがその内容を確認する（ステップＡ２３）。このドキュメントは、携帯電話機２０のブラウザに表示できる形式（ＨＴＭＬなど）に変換されているため、ドキュメントを作成するときに使用したアプリケーションに依存することなく表示することができる。その後、図１４に示すような登録画面で承認可否を選択していずれかのボタンを押下すると、その情報がユーザ管理サーバ３０に通知される（ステップＡ２４）。この通知には、ドキュメント番号などのドキュメントを特定する情報も含まれる。

携帯電話機２０から通知を受けたユーザ管理サーバ３０は、内容が承認可の場合、ネットワーク１００を介してドキュメント管理サーバ４０にその情報を送信する（ステップＡ２７）。ドキュメントが承認否の場合には、ネットワーク１００を介してドキュメント作成ユーザの端末装置１０のメールアドレスに、ドキュメントが承認否である内容のメールを作成して送信する（ステップＡ２６）。この場合、ユーザ管理サーバ３０は承認ユーザの携帯電話機２０から通知されたドキュメント番号をキーとして、ドキュメント管理サーバ４０に当該ドキュメントを作成したユーザのメールアドレスを照会するようにする。別の実施例では、承認ユーザによる承認可否情報が、直接ドキュメント管理サーバ４０に送信されるように構成してもよい。

承認可情報を受信したドキュメント管理サーバ４０は、ドキュメント情報管理データベース４０６に、承認可否情報と、通知を受けた日時を登録する。また、通知されたドキュメント番号から当該ドキュメントファイルを抽出し、ドキュメント変換部４０４により当該ドキュメントを印刷イメージなどの表示形式に変換し、記憶領域上に上書き保存する（ステップＡ２９）。この変換により、第三者による以降のデータ改竄が防止される。なお、図１０には明示していないが、承認ユーザによる承認可否情報は直接このドキュメント管理サーバにも伝達され、それに基づきドキュメント管理サーバ４０がＤＢ４０５、４０６の承認可否情報や承認日時などの情報が登録されるようにしてもよい。

その後、ドキュメント管理サーバ４０は、データベース更新にかかるドキュメント番号、ドキュメント作成ユーザＩＤ、承認日時や承認者の情報をユーザ管理サーバ３０に送信し（ステップＡ３０）、先ほど承認ユーザの携帯電話機に送信した、当該携帯電話機で表示可能な形式に変換したドキュメントファイルを記憶領域から消去する（ステップＡ３１）。ユーザ管理サーバ３０は、通知される作成ユーザＩＤからドキュメント作成ユーザデータベース３０５を参照してドキュメント作成ユーザの端末装置１０のメールアドレスを抽出し、当該ドキュメントが承認可である旨のメールを作成して送信する（ステップＡ３２）。端末装置１０は、受信した承認可否情報を表示する（ステップＡ３３）。図１５は、この画面例を示す図である。本図に示すように、承認欄に承認印が押された画面が端末装置１０に表示される。ここで、承認者と承認日時の情報はドキュメント管理端末４０からの通知情報を転記する。

以上に本発明の一実施例を詳細に説明したが、本発明は上記実施例の構成および動作に限らず、他の様々な変更を加えることができる。例えば、上記実施例ではユーザ管理サーバ３０とドキュメント管理サーバ４０を別に構成しているが、これは上述した各機能を実現する限りにおいて一台のサーバとして構成することができる。また、携帯電話機２０からドキュメント管理サーバ４０に機種情報を通知する際に、携帯電話機２０が機種名のみではなく、自端末で扱えるファイル形式や画面サイズなどの情報を直接ドキュメント管理サーバ４０に通知するように構成してもよい。また、承認ユーザが携帯電話機２０でドキュメントの内容確認を終了したら、当該携帯電話機にあるドキュメントファイルが自動的にメモリ上から消去されるように構成してもよい。

上記のとおり、本発明によれば、承認権限を有するユーザが所有する携帯電話機を利用してドキュメントの内容確認や承認作業を実現したため、承認ユーザが社外に出ているような場合であっても迅速に承認作業を実施することができる。また、承認ユーザの携帯電話機に、当該携帯電話機に適した表示ならびにブラウザにて表示できる形式（ＨＴＭＬなど）に変換して送信するため、ドキュメントを作成したアプリケーションに依存せず携帯電話機で内容確認することができる。また、各端末からサーバへアクセスした際のＩＤやパスワードが自動的にすぐ消去されるようにしたため、第三者による付勢ログインや無断閲覧を未然に防ぐことができる。また、ドキュメント管理サーバ４０にて承認がとれたドキュメントを印刷イメージに変換して保管するため、承認後に第三者による改竄を防止することができる。

本発明は、企業や各種団体における文書の承認作業に好適に用いることができる。

本発明の電子承認システムの全体の構成図である。 図１に示す端末装置１０の構成を示す概略図である。 図１に示す携帯電話機２０の構成を示す概略図である。 図１に示すユーザ管理サーバ３０の構成を示す概略図である。 図４に示すドキュメント作成ユーザデータベース３０５の実施例を示すである。 図４に示す承認ユーザ情報データベース３０５の実施例を示すである。 図１に示すドキュメント管理サーバ３０の構成を示す概略図である。 図７に示すドキュメント情報管理データベース４０５の実施例を示すである。 図７に示すドキュメント保存データベース３０５の実施例を示すである。 本発明にかかる電子承認方法の各ステップを説明するフロー図である。 ドキュメント作成ユーザのログイン画面例を示す図である。 ドキュメント登録画面例を示す図である。 承認ユーザのログイン画面例を示す図である。 携帯電話機２０に示される承認可否画面例を示す図である。 端末装置１０に示される承認情報表示画面例を示す図である。

符号の説明

１０ 端末装置
２０ 携帯電話機
３０ ユーザ管理サーバ
４０ ドキュメント管理サーバ
１００ ネットワーク

Claims (7)

1. 少なくともユーザ管理サーバとドキュメント管理サーバとが通信ネットワークに接続されており、ドキュメント作成ユーザの通信端末から送られる電子ドキュメントをドキュメント管理サーバに登録し、承認ユーザの携帯端末に送信して承認を得る電子承認システムにおいて、
   前記ユーザ管理サーバが、ドキュメント作成ユーザごとに当該ユーザの特定情報；当該ユーザに対応する１またはそれ以上の承認ユーザの特定情報が関連づけられたドキュメント作成ユーザデータベースを格納した第１の記憶領域と、承認ユーザごとに当該ユーザの特定情報；この承認ユーザの携帯端末のメールアドレスが関連づけられた承認ユーザデータベースを格納した第２の記憶領域とを具え、
   前記ドキュメント管理サーバが、ドキュメントごとに、ドキュメントデータ；作成ユーザの特定情報；当該作成ユーザに指定された承認ユーザの特定情報；承認ステータス情報を関連づけて格納する記憶領域と、各種ドキュメントの形式およびサイズおよび／または画素数の変換モジュールとを具え、
   前記ドキュメント管理サーバが、登録された電子ドキュメントを前記承認ユーザの携帯端末に送信する際に、当該携帯端末で扱えるファイル形式や画面のサイズおよび／または画素数の情報を取得し、前記変換モジュールで前記電子ドキュメントを前記携帯端末で扱えるファイル形式や画面に適合するように変換して送出することを特徴とする電子承認システム。
2. 請求項１に記載の電子承認システムにおいて、前記ドキュメント作成ユーザのドキュメント作成端末および／または前記承認ユーザの携帯端末が、前記ユーザ管理サーバおよび／またはドキュメント管理サーバへのアクセス時に、前記承認ユーザによって入力され送信したユーザＩＤおよびパスワードを送信後に前記ドキュメント作成端末および／または携帯端末のすべての記憶手段から消去することを特徴とする電子承認システム。
3. 請求項１または２に記載の電子承認システムにおいて、前記ドキュメント管理サーバは、前記承認ユーザの携帯端末からドキュメントを承認する旨の通知を受けた場合、当該ドキュメントを印刷イメージデータに変換するとともに、承認された旨と承認日時および／または承認者の情報を当該データに電子的に付加して上書き保存することを特徴とする電子承認システム。
4. 少なくともユーザ管理サーバとドキュメント管理サーバとが通信ネットワークに接続されており、ドキュメント作成ユーザから送られる電子ドキュメントをドキュメント管理サーバに登録し、承認ユーザの携帯端末に送信して承認を得る電子承認方法であって、
   前記ユーザ管理サーバが、ドキュメント作成ユーザごとに当該ユーザの特定情報；当該ユーザに対応する１またはそれ以上の承認ユーザの特定情報が関連づけられたドキュメント作成ユーザデータベースを格納した第１の記憶領域と、承認ユーザごとに当該ユーザの特定情報；この承認ユーザの携帯端末のメールアドレスが関連づけられた承認ユーザデータベースを格納した第２の記憶領域と、各種ドキュメントの形式およびサイズおよび／または画素数の変換モジュールとを具えるとともに、
   前記ドキュメント管理サーバが、ドキュメントごとにドキュメントデータ；作成ユーザの特定情報；当該作成ユーザに指定された承認ユーザの特定情報；承認ステータス情報を関連づけて格納する記憶領域を具え、
   前記ユーザ管理サーバが、前記ドキュメント作成ユーザからドキュメントの登録要求を受けた場合に、前記ドキュメント作成ユーザデータベースを参照し、当該ドキュメント作成ユーザに対応して登録された１またはそれ以上の承認ユーザを前記ドキュメント作成ユーザに提示して１以上の承認ユーザを選択させるステップを具えることを特徴とする電子承認方法。
5. 請求項４に記載の電子承認方法において、前記ドキュメント管理サーバが、登録された電子ドキュメントを前記承認ユーザの携帯端末に送信する際に、当該携帯端末で扱えるファイル形式や画面のサイズおよび／または画素数の情報を取得し、前記変換モジュールで前記電子ドキュメントを前記携帯端末で扱えるファイル形式や画面に適合するように変換して送出するステップを含むことを特徴とする電子承認方法。
6. 請求項４または５に記載の電子承認方法がさらに、
   前記ドキュメント作成ユーザのドキュメント作成端末および／または前記承認ユーザの携帯端末が、前記ユーザ管理サーバおよび／またはドキュメント管理サーバへのアクセス時に、前記承認ユーザによって入力され送信したユーザＩＤおよびパスワードを送信後に前記ドキュメント作成端末および／または携帯端末のすべての記憶手段から消去するステップを具えることを特徴とする電子承認方法。
7. 請求項４乃至６のいずれか１項に記載の電子承認方法において、
   前記ドキュメント管理サーバが、前記承認ユーザの携帯端末からドキュメントを承認する旨の通知を受けた場合、当該ドキュメントを印刷イメージデータに変換するとともに、承認された旨と承認日時および／または承認者の情報を当該データに電子的に付加して上書き保存することを特徴とする電子承認方法。

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