JP2007096460A - 文書データ蓄積システム - Google Patents

Abstract

【課題】文書データ蓄積システムを利用する際のルールを知っている利用者に対しては、文書データ蓄積システムを利用する際の手間を省き利便性を高め、また外部からの不正使用に対する安全性も従来と同等に保持する。
【解決手段】ファイリング機能を有するデジタル複合機に外部の入出力機からデータが入力されると、保存・アクセスを要求するのか、処理を要求するのかが判断され、データの保存要求であればデータをハードディスク装置のドキュメント・ファイリングエリアに保存するとともに、入力してきた機器の情報を管理情報として管理表４４ａに登録する。保存されたデータへのアクセス要求であれば、入力してきた機器がアクセスしようとしているデータが、入力してきた機器が登録したデータと一致するか否かを管理表４４ａの管理情報を参照して判断し、両者が一致しアクセスが許される機器に対して保存されたデータを提供する。
【選択図】図３

Description

本発明は、文書データ蓄積システムに関し、さらに詳しくは、ファイリング機能を有するデジタル複写機等の機器と文書データを生成する複数の端末機器がネットワークを介して接続され、文書データを生成する複数の端末機器からデジタル複写機等の機器に蓄積する文書データを登録し、登録した端末機器からのみデジタル複写機等の機器にアクセス可能とした文書データ蓄積システムに関する。

従来、ファイリング機能を有する複写機にネットワークを介してパーソナルコンピュータやスキャナを接続し、パーソナルコンピュータやスキャナから複写機にデータファイルやイメージデータを送信し登録しておくことにより、ネットワークを介して接続された任意の機器から複写機にアクセスし、登録されたデータを自由に利用可能とした文書データ蓄積システムが知られている。

しかしながら、このような文書データ蓄積システムは、複写機に対しネットワークを介して接続され機器からアクセスすることが可能であって、だれでも、どこからでも複写機に蓄積されたデータを利用可能で使い勝手がよい反面、あまりに開放的であるため外部から不正アクセスされ、ファイリングデータが勝手に閲覧されたり、持ち出されたり、また改変されたりする危険性がある。

前記したような危険性を防ぐため、外部から複写機等に登録されたデータにアクセスする際、特許文献１，２に開示された発明のようにパスワードを要求する等してガードをかけることが一般的であるが、場合によってはガードをあまり厳重にすると利用する際の手間が多く、使い勝手が悪くなり、非能率的なシステムとなる。

前記のような危険性を防ぐための具体例として、特許文献１，２に記載された技術が開示されている。特許文献１に開示されたファイリング装置は、公開範囲が制限される画像情報について、その一部の画像情報領域毎の公開制限を可能にして、蓄積された画像情報の有効利用と機密性の保持を両立させるもので、画像情報中の任意の領域の画像情報に任意の検索情報を対応させて公開範囲を制限している。また、特許文献２に開示された情報処理装置は、ファイリング機能を有するデジタル複写機等において、情報の不正な流出を防ぎ、機密を確実に保持するためのもので、パスワードを受付け情報処理機能を実行した後、新たなパスワードをランダムに発行し、新たなパスワードを次の情報処理機能の実行のためのパスワードとしている。
特開平４−３３５４７６号公報 特開２０００−２１５１３１号公報

本発明は、前記したような事情に鑑みてなされたもので、文書データ蓄積システムを利用する際のルールを知っている利用者に対しては、文書データ蓄積システムを利用する際の手間を省き利便性を高め、また外部からの不正使用に対する安全性も従来と同等に保持することができる文書データ蓄積システムを提供することを目的とする。

本発明の第１の技術手段は、文書データを蓄積する蓄積装置と、文書データを生成する複数の端末機器がネットワークを介して接続された文書データ蓄積システムにおいて、前記蓄積装置は前記端末機器が生成した文書データを蓄積するとともに、前記文書データを蓄積する際に用いた前記端末機器からのアクセスのみを可能とすることを特徴とする。

第２の技術手段は、第１の技術手段の文書データ蓄積システムにおいて、蓄積された前記文書データと該文書データを蓄積する際に用いた前記端末機器に関する情報を管理する管理装置を備えることを特徴とする。

第３の技術手段は、入力された文書データを蓄積する蓄積手段と、該蓄積手段に文書データを入力し、また蓄積された文書データを読み出す複数の端末手段がネットワークを介して接続された文書データ蓄積システムにおいて、前記文書データが蓄積された際の端末手段に関する情報を管理する管理手段と、前記蓄積された文書データにアクセスする手段を介してアクセスした端末手段が前記蓄積された文書データを蓄積する際に用いた端末手段であるか否かを確認する手段と、前記蓄積された文書データにアクセスした前記端末手段が前記文書データを蓄積する際に使用した端末手段である場合に前記蓄積された文書データの読み出しを可能とする制御手段を備えていることを特徴とする。

第４の技術手段は、第３の技術手段の文書データ蓄積システムにおいて、読み出した前記文書データを出力する出力手段を有し、アクセスが許可された文書データを出力することを特徴とする。

第５の技術手段は、第３または４の技術手段の文書データ蓄積システムにおいて、前記端末手段はデジタル複写機であることを特徴とする。

本発明によれば、文書データ蓄積システムにおいて、蓄積装置に対して文書データを蓄積する際に用いた機器からのアクセスのみを可能とするので、不正使用に対する安全性を確保した上で、文書データ蓄積システムを利用する際のルールを知っている利用者に対しては、蓄積する機器に文書データを登録する際の手間を省略し、また端末機器から蓄積する機器にアクセスして利用する際の手間を省略して利便性を高めることが可能となる。

以下、本発明の文書データ蓄積システムの実施形態について、図面を参照して説明する。
図１は、本発明の実施形態に係る文書データ蓄積システムの全体構成を示す概念図である。本実施形態の文書データ蓄積システムは、ファイリング機能を有するデジタル複合機１０を中心にして、ＬＡＮ、インターネット等のネットワーク５１を介してパーソナルコンピュータ５２ａ，５２ｂのようなデータファイルを作成する機器や、スキャナ５３、デジタル複写機５４のように画像をイメージとして取り込む複数の入出力機器からなる端末機器が接続されている。また、電話回線網５６を介してファクシミリ５７ａ，５７ｂが接続されている。

図１に示す文書データ蓄積システムにおいて、蓄積手段として用いられるデジタル複合機１０は、スキャナ部１１、レーザプリンタ部１２、用紙収納・搬送部１３、後処理部１４から構成され、レーザ記録部本体には操作部（操作パネル）が設けられている。また、オプションとして大容量給紙ユニット１７が装着されている。

スキャナ部１１は、透明ガラスからなる原稿載置台１５、原稿載置台１５上へ自動的に原稿を供給搬送するための両面対応自動原稿送り装置（ＲＡＤＦ）１６、及び原稿載置台１５上に載置された原稿の画像を走査して読み取るための原稿画像読み取りユニット、すなわちスキャナユニット２０から構成されている。このスキャナ部１１にて読み取られた原稿画像は、画像データとして画像データ入力部へ送られ、画像データに対して所定の画像処理が施される。

用紙収納・搬送部１３は、給紙カセット３１、両面複写ユニット３２、及びマルチ手差しトレイ３３を有している。また、大容量給紙ユニット１７には第１カセット３４、第２カセット３５、第３カセット３６が内蔵され、第１〜３カセット３４〜３６からの搬送路は給紙カセット３１の搬送路とデジタル複合機１０内の搬送経路３８で合流している。

この用紙収納・搬送部１３及び大容量給紙ユニット１７の各カセットには、用紙の束がサイズ毎に収容されており、使用者が所望するサイズの用紙が収容されているカセットを選択すると、そのカセット内の用紙束の上から１枚ずつ送りだされ、搬送経路３８を経由して順次レーザプリンタ部１２へ向けて搬送される。

ＲＡＤＦ１６は、所定の原稿トレイ上に複数枚の原稿を一度にセットしておき、セットされた原稿を１枚ずつ自動的にスキャナユニット２０の原稿載置台１５上へ送給する装置である。また、このＲＡＤＦ１６は、使用者の選択に応じて原稿の片面又は両面をスキャナユニット２０に読み取らせるように、片面原稿のための搬送経路、両面原稿のための搬送経路、搬送経路切り換え手段等から構成されている。

スキャナ部１１は、原稿面上を露光するランプリフレクタアセンブリと第１の反射ミラーからなる第１の走査ユニット２１、第２、第３反射ミラーからなる第２の走査ユニット２２、光学レンズ体２３、原稿からの反射光像を画像信号に変換する光電変換素子（ＣＣＤ）２４から構成される。

原稿画像をスキャナユニット２０で読み取って得られた画像データは画像処理部へ送られ、各種画像処理が施された後、画像メモリに記憶され、レーザプリンタ部１２のレーザ書き込みユニット（ＬＳＵ）２６に与えられて、感光体ドラム２８上に可視画像として再現した後、用紙上に画像を転写形成する。

レーザプリンタ部１２は用紙収納・搬送部１３、レーザ書き込みユニット２６及び画像を形成するための電子写真プロセス部２７を備えている。レーザ書き込みユニット２６は、画像データによって変調されたレーザ光を出射する半導体レーザ、レーザ光を等角速度偏向するポリゴンミラー、等角速度偏向されたレーザ光が感光体ドラム２８上で等速度偏向されるように補正するｆ−θレンズ等を有している。

電子写真プロセス部２７は、感光体ドラム２８の周囲に帯電器、現像器、転写器、剥離器、クリーニング器、除電器及び定着器２９を配置している。定着器２９の下流側には用紙排出搬送路３０が設けられており、後処理装置１４へ通じる搬送路３７と、両面複写ユニット３２へ通じる搬送路３８とに分岐している。

レーザ書込みユニット２６及び電子写真プロセス部２７において、画像メモリから読み出された画像データは、レーザ書き込みユニット２６によってレーザ光線を走査させることにより感光体ドラム２８の表面上に静電潜像として形成され、トナーにより可視像化されたトナー像は、給紙カセット３１、第１〜３カセット３４〜３６から搬送された用紙に静電転写され定着される。

図２は、実施形態に係る文書データ蓄積システムの電気的な回路構成を示すブロック図である。本実施形態の文書データ蓄積システムは、原稿の画像データを読み取るスキャナ部１１、処理モード等を入力する操作部（操作パネル）４１、デジタル複合機全体の動作を制御するシステム制御部４３、システム制御部４３の情報を管理する管理部４４、ＬＡＮ、インターネット等のネットワーク５１あるいは電話回線網５６を介してパーソナルコンピュータ５２、スキャナ５３、デジタル複写機５４等の外部端末や相手先ファクシミリ５７から画像データ等を受信する通信部４５、ＦＡＸモデム４６、送信処理部４７、画像メモリ４８、画像データの印刷物を出力するレーザプリンタ部１２、ハードディスク装置４９等から構成されている。

デジタル複合機１０を複写機として利用する場合、スキャナ部１１により読み取られた原稿の画像データは、画像処理部で適宜の画像処理が施され、揮発性の画像メモリ４８上に出力画像として完成され、一旦ハードディスク装置４９へ記憶される。原稿が複数存在する場合は、この読み取りと記憶の動作とが繰り返される。

その後、操作部４１の入力部から指示された処理モードに基づいて、ハードディスク装置４９に記憶された画像データが適切なタイミングで順次読み出され、画像メモリ４８に読み出される。そして、レーザプリンタ部１２内のレーザ書き込みユニット（ＬＳＵ）２６への書き込みタイミングに合わせて画像データが画像メモリ４８からレーザ書き込みユニット２６へ転送される。

また、読み取った画像データを複数枚印刷する場合も、同様に出力画像としてページ単位でハードディスク装置４９へ記憶され、出力するモードに合わせてハードディスク装置４９から画像メモリ４８に送られ、出力枚数の分だけ繰り返しレーザプリンタ部１２への書き込みタイミングに合わせてレーザ書き込みユニット２６へ転送される。

デジタル複合機１０には、通信部４５にＬＡＮ、インターネット等のネットワーク５１を介してパーソナルコンピュータ５２、スキャナ５３、デジタル複写機５４等が接続され、またＦＡＸモデム４６に電話回線網５６を介してファクシミリ５７が接続されており、文書データあるいはイメージデータをＬＡＮ、インターネット等のネットワーク５１や電話回線網５６から取り込み、画像メモリ４８やハードディスク装置４９に記憶させ、レーザプリンタ部１２によって印刷物として出力することができる。また、スキャナ部１１で読み込んだ画像データを送信処理部４７の管理のもとに通信部４５、ネットワーク５１や、ＦＡＸモデム４６、電話回線網５６を介して、外部のパーソナルコンピュータ５２やファクシミリ５７等に送信することもできる。

次に、文書データ蓄積システムにおけるデジタル複合機で行われる処理について説明する。
図３は、デジタル複合機で行われる処理を管理部に記憶された管理表とともに示すブロック図である。デジタル複合機１０の管理部４４にはデジタル複合機に外部からアクセスしてくる機器や蓄積しているデータを管理するための管理表４４ａが記憶されている。管理表４４ａにはファイリング管理情報、送信先管理情報、履歴管理情報からなる管理情報が消去できないように、かつバックアップされた状態で記憶されており、使用者が外部からデジタル複合機１０にデータを蓄積する際、必要な情報が書き込まれ、また蓄積されたデータにアクセスしようとする際にアクセスを許可するか否かを決定するために参照される。

管理表４４ａは図３に示すようなもので、ファイリング管理情報には登録された文書データに関する情報がフォルダ毎に、用紙サイズ情報、枚数情報、フォルダの名前、登録者（利用者）情報、日時情報等が記憶されるとともに、登録端末欄にはこの文書データを登録してきた入出力機器の情報が記憶されている。図に示す例では、フォルダ（１）〜（４）に関する情報が記載され、フォルダ（１）、（２）は「ａ」の入力機器から登録され、フォルダ（３）は「ｃ」の入力機器から登録され、フォルダ（４）は「ｂ」の入力機器から登録されたものであることが記載されている。

送信先管理情報にはデジタル複合機１０に接続された入出力機器の情報が記憶され、送信先の名前、入出力機器の種類、電話番号、メールアドレス等の情報が記憶されている。図に示す例では、送信先（１）ＡＢＤ（株）、（２）○×営業部、（３）△△△販売（株）に関する情報が記載されている。

また、利用履歴管理情報にはデジタル複合機１０が処理を行った履歴が、日時情報、ジョブ情報、用紙サイズ情報、枚数情報、使用者（登録者）名等の情報が記憶されている。図に示す例では、２００４年９月１日に行った５件の処理の履歴（１）〜（５）が記載されている。

図３において、データが入力されると、保存・アクセスを要求するのか、処理を要求するのかが判断され、データの保存要求であればハードディスク装置のドキュメント・ファイリングエリアに保存するとともに、入力してきた機器の情報を管理情報として管理表４４ａに書き込む。また、保存されたデータへのアクセス要求であれば、入力してきた機器がアクセスしようとしているデータが、入力してきた機器が登録したデータであるか否かを管理表４４ａに書き込まれた管理情報を参照して判断し、アクセスが許される機器に対して保存されたデータを提供する。

入力されたデータを処理する要求であれば、データがハードディスク装置の処理作業エリアに保存され、操作部からの指示に基づき適宜データ処理された後、例えばレーザプリンタ部で印刷物として出力される。

図４は、外部の入出力機器からデジタル複合機に対し、文書データを保存する要求が行われた際の処理を示すフローチャートである。図３に示すブロック図において、外部の入出力機器からデジタル複合機に対し文書データを保存する要求が行われると、利用者により特定の入出力機器から保存するデータが特定され（ステップ１）、その入出力機器を用いてデジタル複合機にアクセスし（ステップ２）、入出力機器がデジタル複合機に接続されるまで待機した後（ステップ３）、保存する文書データとその入出力機器の端末情報を転送してデータ保存を依頼する（ステップ４）。デジタル複合機１０に保存する文書データとその入出力機器の端末情報が受信されると（ステップ５）、文書データをデジタル複合機のハードディスクのドキュメント・ファイリングエリアに保存するとともに（ステップ６）、入出力機器の端末情報を管理部内の管理表にファイリング管理情報として書き込み（ステップ７）、処理を終了する。

図５は、外部の入出力機器からデジタル複合機に対し、保存された文書データにアクセスする要求が行われた際の処理を示すフローチャートである。使用者が外部の入出力機器からデジタル複合機のインターネットアドレス等を入力してアクセスし、保存されている文書データにアクセスする要求が行われると（ステップ１１）、アクセスが許可されるまで待機した後（ステップ１２）、デジタル複合機の管理部内の管理表に保存されているファイリング管理情報を利用者の入出力機器に送信し、概要を一覧で提示する（ステップ１３）。利用者は一覧の中から要求する文書データを特定し（ステップ１４）、その後入出力機器に関する端末情報を送信する（ステップ１５）。

デジタル複合機１０は、使用者の入出力機器から送信されてきた端末情報と文書データ登録時の端末情報とを比較し（ステップ１６）、比較の結果両者が一致していれば（ステップ１７）、その文書データを複写するか、特定の端末装置に送信するか、デジタル複合機で表示するか等の処理方法について指示するよう要求し（ステップ１８）、指示があるまで待機した後（ステップ１９）、指示された処理のデータ処理を行った後、データを出力し（ステップ２０）、処理を終了する。以上の処理では、ステップ１３で保存されているファイリング管理情報の概要を一覧で提示しているが、セキュリティの面で問題があれば、ステップ１７以降で提示可能なデータに限って一覧で提示するようにしてもよい。

また、ステップ１７において、利用者の入出力機器から送信されてきた端末情報と文書データ登録時の端末情報とが一致しない場合は、要求されたデータを提示することはできないから、利用者に対してこのシステムを利用できない旨案内し（ステップ２１）、データアクセス要求をキャンセルするか否か選択させた後（ステップ２２）、キャンセルされれば処理を終了し、要求するデータを間違えた等の理由によりキャンセルされない場合にはステップ１３に戻って、処理をやり直すことになる。

図６は、図５において入出力機器側でファイリング管理情報を一覧で表示する際の表示例を示す図である。なお、図６はユーザの入出力機器がデジタル複写機である場合のものである。図６に示す操作パネル６０は、入力部６１、表示部６２から構成され、表示部６２は利用者に報知すべき情報を詳細に案内表示するもので、例えばドットマトリックスタイプの液晶パネルにより形成されている。また、液晶パネルの画面上には透明なタッチパネルが積層されており、液晶パネル上に表示される情報に基づいてタッチパネルを押圧操作する。このタッチパネルは入出力機器に指示情報を入力指示するための入力部６１の構成要素でもある。

また、入力部６１には、この他に、液晶パネルに隣接して配置されたキー群があり、コピースタートを指示するためのスタートキー、実行中の処理を中断せしめるためのクリアオールキー、指示したモードの内容をクリアするクリアキー、コピー枚数等を指示するためのテンキー、モード毎の切り換えキー、ユーザ設定キー等が含まれる。

表示部６２の初期画面では、「コピーモード」に基本画面が表示された状態で待機しているが、図５に示すステップ１３において、デジタル複合機１０の管理部４４に記憶されている管理表４４ａに保存されているファイリング管理情報を使用者の入出力機器（デジタル複写機）に送信し、概要を一覧で提示する際には、図６に示すように一覧表示される。つまり、図３に示すファイリング管理情報においてフォルダの概要として、それぞれのフォルダ名と蓄積された日時が表示されている。使用者は、図６の表示を見て所望のファイルを指定するために該当する部分のタッチパネルを押圧する（ステップ１４）。

図７は、表示部の異なる表示例を示す図である。この表示例は使用者のデジタル複写機に３個のファイリングデータが保存されている場合で、各ファイルのファイル名と保存された日時が表示されている。

図８は、表示部のさらに異なる表示例を示す図である。この表示例は使用者のデジタル複写機に３個のフォルダが保存されている場合で、各フォルダのフォルダ名と保存された日時が表示されている。

図９は、ファイルへのアクセスが許可された際に操作パネルに表示される表示例を示す図である。外部の入出力機器から指定したファイルへのアクセスが許可され、処理方法として印刷が指示された際には図９のような表示がなされる。図９に示す表示画面のタッチパネルからは、印刷、送信、属性変更、移動、削除、詳細情報が入力可能で、印刷を選択すると画像形成部によって印刷出力され、送信を選択すると指定した端末機器にデータが送信され、属性変更を選択するとファイルの属性が変更され、移動を選択するとファイルの移動が行われ、削除を選択するとデータが削除され、詳細情報を選択すると現在選択しているファイルのより詳細な情報（ファイル名）と使用者名に加えてこの情報は、いつ、どの端末機器から入力したかといったさらに詳細な情報を表示することができる。

図１０は、印刷が指示された際に操作パネルに表示される表示例を示す図である。図９に示す表示例において、印刷ボタンが押圧されると、図１０に示す印刷画面が表示され、印刷部数、使用する用紙、ステープル、パンチ穴あけ等の仕上げ、両面印刷、タンデム印刷の使用等が選択され、また印刷後データを削除するか、印刷後データを保存するかを選択し、印刷を実行する。

本発明の実施形態に係る文書データ蓄積システムの全体構成を示す概念図である。 本発明の実施形態に係る文書データ蓄積システムの電気的な回路構成を示すブロック図である。 デジタル複合機で行われる処理を管理部に記憶された管理表とともに示すブロック図である。 外部の入出力機器からデジタル複合機に対し、文書データを保存する要求が行われた際の処理を示すフローチャートである。 図５は、外部の入出力機器からデジタル複合機に対し、保存された文書データにアクセスする要求が行われた際の処理を示すフローチャートである。 入出力機器側でファイリング管理情報を一覧で表示する際の表示例を示す図である。 表示部の異なる表示例を示す図である。 表示部のさらに異なる表示例を示す図である。 ファイルへのアクセスが許可された際に操作パネルに表示される表示例を示す図である。 印刷が指示された際に操作パネルに表示される表示例を示す図である。

符号の説明

１０…デジタル複合機、１１…スキャナ部、１２…レーザプリンタ部、１３…用紙収納・搬送部、１４…後処理部、１５…原稿載置台、１６…両面対応自動原稿送り装置（ＲＡＤＦ）、１７…大容量給紙ユニット、２０…スキャナユニット、２４…光電変換素子（ＣＣＤ）、２６…レーザ書き込みユニット、２７…電子写真プロセス部、２８…感光体ドラム、２９…定着器、３１…給紙カセット、４１…操作部、４３…システム制御部、４４…管理部、４５…通信部、４６…ファクシミリモデム、４８…画像メモリ、４９…ハードディスク装置、５１…ＬＡＮ、インターネット等のネットワーク、５２…パーソナルコンピュ−タ、５３…スキャナ、５４…デジタル複写機、５６…電話回線網、５７…ファクシミリ、６０…操作パネル、６１…入力部、６２…表示部。

Claims (5)

1. 文書データを蓄積する蓄積装置と、文書データを生成する複数の端末機器がネットワークを介して接続された文書データ蓄積システムにおいて、前記蓄積装置は前記端末機器が生成した文書データを蓄積するとともに、前記文書データを蓄積する際に用いた前記端末機器からのアクセスのみを可能とすることを特徴とする文書データ蓄積システム。
2. 蓄積された前記文書データと該文書データを蓄積する際に用いた前記端末機器に関する情報を管理する管理装置を備えることを特徴とする請求項１に記載の文書データ蓄積システム。
3. 入力された文書データを蓄積する蓄積手段と、該蓄積手段に文書データを入力し、また蓄積された文書データを読み出す複数の端末手段がネットワークを介して接続された文書データ蓄積システムにおいて、前記文書データが蓄積された際の端末手段に関する情報を管理する管理手段と、
   前記蓄積された文書データにアクセスする手段を介してアクセスした端末手段が前記蓄積された文書データを蓄積する際に用いた端末手段であるか否かを確認する手段と、
   前記蓄積された文書データにアクセスした前記端末手段が前記文書データを蓄積する際に使用した端末手段である場合に前記蓄積された文書データの読み出しを可能とする制御手段を備えていることを特徴とする文書データ蓄積システム。
4. 前記端末手段は読み出した前記文書データを出力するデータ出力手段を有し、アクセスが許可された文書データを出力することを特徴とする請求項３に記載の文書データ蓄積システム。
5. 前記端末手段はデジタル複写機であることを特徴とする請求項３または４に記載の文書データ蓄積システム。

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