JP2005190365A - 出力文書管理システム、出力文書管理サーバ、出力文書管理方法、出力文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 文書の出力から廃棄まで管理可能な出力文書管理システム、出力文書管理サーバ、出力文書管理方法及び出力文書管理プログラム、を提供すること
【解決手段】 ネットワーク１に接続された端末により印刷を指示された文書を、用紙を識別する用紙ＩＤを有する用紙に印刷するプリンタ４と、当該プリンタが印刷する所定の文書を管理する出力文書管理サーバ２と、を有する出力文書管理システムを提供する。端末は、出力文書管理サーバが管理する文書の印刷を、文書を識別する文書ＩＤ及び印刷枚数と共に該出力文書管理サーバ２に依頼する。出力文書管理サーバ２は、所定の文書の印刷を依頼された場合に所定の手順で印刷することをプリンタ４に指示する。プリンタ４は、印刷の指示を受け、所定の文書を印刷する用紙の用紙ＩＤを読み取り、読み取った前記用紙ＩＤを出力文書管理サーバ２に送信する。出力文書管理サーバ２は、用紙ＩＤを受信し、当該用紙ＩＤと共に文書ＩＤを、印刷した文書の履歴を登録する出力履歴ＤＢ２０に登録することを特徴とする。
【選択図】 図１

Description

本発明は、画像形成装置で出力した文書の印刷から破棄までを管理可能な、出力文書管理システム、出力文書管理サーバ、出力文書管理方法、出力文書管理プログラムに関する。

オフィスや研究所などにおいて文書データは種々の場面でセキュリティを考慮の上取り扱われている。例えば、機密性の高い文書データは暗号化され、アクセスする際にはパスワードや生体認識情報の合致を要求することで、権限を有するユーザのみが文書データを閲覧できる。

権限のあるユーザが、文書データを用紙に印刷した場合には、機密文書であることを示す旨のマークがスタンプなどで印字されることで、当該文書が機密文書であることが示される。機密文書であることが示されれば、当該機密文書を取り扱うユーザに注意を促すことが可能となる。

また、権限のあるユーザが、文書データを複数のユーザで共有しているプリンタで印刷する場合には、プリンタに出力された文書が他のユーザに閲覧されないように、プリンタに設置された密閉型のトレイに保持するプリンタが提案されている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１記載のプリンタであれば、機密文書を印刷しても他のユーザに閲覧されないので、印刷時のセキュリティを保つことができる。

また、オフィスなどでは、用紙の裏側などを利用することで紙媒体を再利用することが行われているが、機密性の高い文書が印刷された用紙の再利用を防ぐため、機密文書を裁断する画像形成システムが提案されている（例えば、特許文献２参照。）。特許文献２記載の画像形成システムは、再利用できない用紙は裁断処理により裁断されるので、機密文書が印刷された用紙が再利用されることがない。
特開２０００−１８５４４９号公報 特開２０００−１５９４１０号公報

しかしながら、特許文献１記載のプリンタは、権限のあるユーザのみが印刷された機密文書を入手することを可能とするが、入手した後の機密文書のセキュリティをどのように保つかについては開示されていない。

また、機密文書であることを示す旨のマークが機密文書に印字されていても、いったん用紙として出力されたあとのセキュリティは、本人のセキュリティ意識、注意深さなど不確定な要因にゆだねられてしまう。

また、特許文献２記載の画像形成システムでは、機密文書を破棄することで漏洩を防ぐことは可能であるが、その文書がどこに存在しているのか、正しく破棄されたのか、については確認できない。

したがって、これまでは、文書データをセキュリティで保護しても、出力された機密文書が、悪意のない漏洩や紛失の可能性にさらされているという問題があった。また、機密文書が複製された場合には、複製された枚数だけ漏洩や紛失の可能性が高まる。

本発明は、上記問題に鑑み、文書の出力から廃棄まで管理可能な出力文書管理システム、出力文書管理サーバ、出力文書管理方法及び出力文書管理プログラム、を提供することを目的とする。

上記問題を解決するため、請求項１記載の発明は、ネットワークに接続された端末により印刷を指示された文書を、用紙を識別する用紙ＩＤを有する用紙に印刷するプリンタと、当該プリンタが印刷する所定の文書を管理する出力文書管理サーバと、を有する出力文書管理システムにおいて、前記端末は、前記出力文書管理サーバが管理する文書の印刷を、文書を識別する文書ＩＤ及び印刷枚数と共に該出力文書管理サーバに依頼する管理文書印刷依頼手段を有し、前記出力文書管理サーバは、前記管理文書印刷依頼手段により所定の文書の印刷を依頼された場合に所定の手順で印刷することを前記プリンタに指示する所定文書印刷指示送信手段を有し、前記プリンタは、前記所定文書印刷指示手段により印刷の指示を受ける所定文書印刷指示受信手段と、前記所定文書印刷指示受信手段により受信した前記所定の文書を印刷する用紙の前記用紙ＩＤを読み取る印刷文書用紙ＩＤ読取り手段と、前記印刷文書用紙ＩＤ読み取り手段により読み取った前記用紙ＩＤを前記出力文書管理サーバに送信する印刷文書用紙ＩＤ送信手段と、を有し、前記出力文書管理サーバは、前記印刷文書用紙ＩＤ送信手段により送信された前記用紙ＩＤを受信する印刷文書用紙ＩＤ受信手段と、前記印刷文書用紙ＩＤ受信手段により受信した前記用紙ＩＤと共に前記文書ＩＤを、印刷した文書の履歴を登録する出力履歴ＤＢに登録する出力履歴登録手段と、を有する、ことを特徴とする。

請求項１記載の発明によれば、文書の出力から廃棄まで管理可能な出力文書管理システムを提供することができる。

また、請求項２記載の発明は、請求項１記載の出力文書管理システムにおいて、使用済みの文書が破棄される文書破棄装置を有し、前記文書破棄装置は、破棄される前記所定の文書の前記用紙ＩＤを読み取る破棄文書用紙ＩＤ読み取り手段と、破棄される前記用紙ＩＤを送信する破棄文書用紙ＩＤ送信手段と、を有し、前記出力文書管理サーバは、前記破棄文書用紙ＩＤ送信手段により送信された破棄される前記用紙ＩＤを受信する破棄文書用紙ＩＤ受信手段と、破棄された前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、当該破棄された文書の文書ＩＤを抽出する破棄文書ＩＤ抽出手段と、前記破棄文書ＩＤ抽出手段により抽出された破棄された文書の前記文書ＩＤと共に、破棄された文書の前記用紙ＩＤを、前記出力履歴登録手段により登録する、ことを特徴とする。

請求項２記載の発明によれば、所定の文書が破棄されたことが登録されるので、逆に破棄されていない文書が明確になる。

また、請求項３記載の発明は、請求項１記載の出力文書管理システムにおいて、前記出力文書管理サーバの前記所定文書印刷指示送信手段は、当該文書が前記所定の文書である旨のデータを前記プリンタに送信することを特徴とする。

請求項３記載の発明によれば、文書の内容と共に当該文書が例えば機密文書である旨のメッセージをデータとして含ませることができるので、ユーザに正しく文書を扱うことを喚起できる。

また、請求項４記載の発明は、請求項１記載の出力文書管理システムにおいて、前記出力文書管理サーバは、前記文書ＩＤに対応づけて当該文書の印刷可能枚数が記録された文書データベースと、前記管理文書印刷依頼手段により送信された文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の印刷可能枚数を抽出する印刷可能枚数抽出手段と、前記出力履歴ＤＢを参照し、当該文書ＩＤの文書が出力されている出力枚数を提供する出力枚数提供手段と、前記出力枚数提供手段により提供された当該文書ＩＤの文書の出力枚数と、前記印刷可能枚数抽出手段により抽出された印刷可能枚数との比較の結果に応じて、前記管理文書印刷依頼手段により送信された印刷枚数を制限する信号を、前記プリンタに送信する印刷枚数制限手段とを有することを特徴とする。

請求項４記載の発明によれば、プリンタで印刷する時に、所定枚数以上の複製が存在することが防止できる。

また、請求項５記載の発明は、請求項１記載の出力文書管理システムにおいて、前記文書データベースは、前記文書ＩＤに対応づけて記録された、当該文書を一度に印刷可能な同時印刷可能枚数を更に有し、前記出力文書管理サーバは、前記端末が管理文書印刷依頼手段により送信した文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の同時印刷可能枚数を抽出する同時印刷可能枚数抽出手段と、前記同時印刷可能枚数抽出手段により抽出された同時印刷可能枚数と、前記管理文書印刷依頼手段により送信された前記印刷枚数との比較の結果、同時印刷可能枚数の方が少ない場合には、印刷枚数を制限する信号を、前記プリンタに送信する同時印刷枚数制限手段と、を有することを特徴とする請求項１記載の出力文書管理システム。

請求項５記載の発明によれば、同時に印刷できる部数を制限できる。

また、請求項６記載の発明は、請求項１記載の出力文書管理システムにおいて、前記プリンタは、前記プリンタにおける前記印刷文書用紙ＩＤ読取り手段が、前記用紙ＩＤを読み取れなかった場合に、当該印刷を中止すると共に、前記出力文書管理サーバに、用紙ＩＤが読み取れないことを通知する用紙ＩＤ読み取りエラー送信手段を有することを特徴とする。

請求項６記載の発明によれば、プリンタが用紙ＩＤを読み取れなかった場合には、印刷を中止できるので、用紙ＩＤのない用紙に所定の文書が印刷されることが防止できる。

また、請求項７記載の発明は、請求項１記載の出力文書管理システムにおいて、前記用紙ＩＤを有する用紙に印刷された前記所定の文書を複写する複写装置を有し、前記複写装置は、前記所定の文書が複写される用紙の用紙ＩＤを読み取る複写文書用紙ＩＤ読取り手段と複写する前記所定の文書の用紙ＩＤを読み取る被複写文書用紙ＩＤ読み取り手段と、複写される用紙の前記用紙ＩＤ及び複写する前記所定の文書の用紙ＩＤを複写枚数と共に前記出力文書管理サーバに送信する複写用紙ＩＤ送信手段と、を有し、前記出力文書管理サーバは、前記複写用紙ＩＤ送信手段により送信された複写される用紙の前記用紙ＩＤ及び複写する前記所定の文書の用紙ＩＤを受信する複写用紙ＩＤ受信手段と、前記複写用紙ＩＤ受信手段により受信した複写される用紙の前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、複写される用紙に印刷された文書の文書ＩＤを抽出する被複写文書ＩＤ抽出手段と、を有し、前記被複写文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤと共に、複写される用紙の前記用紙ＩＤ及び複写する前記所定の文書の用紙ＩＤを、前記出力履歴登録手段により前記出力履歴ＤＢに登録する、ことを特徴とする。

請求項７記載の発明によれば、文書が複写されると、当該文書を識別する文書ＩＤと共に複写される文書の用紙ＩＤ及び複写する用紙の用紙ＩＤを登録できる。したがって、文書の内容と共に、複写元と複写先の用紙を管理できる。

また、請求項８記載の発明は、請求項７記載の出力文書管理システムにおいて、前記出力文書管理サーバは、前記文書ＩＤに対応づけて当該文書の複写可能枚数が記録された文書データベースと、前記複写用紙ＩＤ送信手段により送信された複写される用紙の前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、複写される用紙に印刷された文書が出力されている出力枚数を提供する出力枚数提供手段と、前記出力枚数提供手段により提供された出力枚数と、前記被複写文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の複写可能枚数を抽出する複写可能枚数抽出手段と、前記出力枚数提供手段により提供された出力枚数と、前記複写可能枚数抽出手段により抽出された複写可能枚数との比較の結果に応じて、前記複写用紙ＩＤ送信手段により送信された複写枚数を制限する信号を、前記複写装置に送信する複写枚数制限手段と、を有することを特徴とする。

請求項８記載の発明によれば、所定枚数以上の複製が同時に存在することが防止できる。

また、請求項９記載の発明は、請求項７記載の出力文書管理システムにおいて、前記文書データベースは、前記文書ＩＤに対応づけて記録された、当該文書を一度に複写可能な同時複写可能枚数を更に有し、前記出力文書管理サーバは、前記複写装置における前記被複写文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書ＩＤの文書の同時複写可能枚数を抽出する同時複写可能枚数抽出手段と、前記同時複写可能枚数抽出手段により抽出された前記同時複写可能枚数と、前記複写用紙ＩＤ送信手段により送信された前記複写枚数との比較の結果、前記同時複写可能枚数の方が少ない場合には、前記複写枚数を制限する信号を、前記複写装置に送信する同時複写枚数制限手段と、を有することを特徴とする。

請求項９記載の発明によれば、同時に複写できる枚数を制限できる。

また、請求項１０記載の発明は、請求項７記載の出力文書管理システムにおいて、前記複写装置は、前記複写装置における前記複写文書用紙ＩＤ読取り手段が、前記用紙ＩＤを読み取れなかった場合は、当該複写を中止すると共に、前記出力文書管理サーバに、用紙ＩＤが読み取れないことを通知する用紙ＩＤ読み取りエラー送信手段を有する、ことを特徴とする。

請求項１０記載の発明によれば、複写装置が用紙ＩＤを読み取れなかった場合には、複写を中止できるので、用紙ＩＤのない用紙に所定の文書が複写されることが防止できる。

また、請求項１１記載の発明は、請求項１記載の発明において、前記用紙ＩＤを有する用紙に印刷された前記所定の文書をＦＡＸで送信するファクシミリ装置を有し、前記ファクシミリ装置は、ＦＡＸ送信される前記所定の文書の用紙ＩＤを読み取る送信文書用紙ＩＤ読取り手段と、前記送信文書用紙ＩＤ読み取り手段により読み取られた前記用紙ＩＤ及びＦＡＸの送信先を送信する送信先送信手段と、を有し、前記出力文書管理サーバは、前記ファクシミリの前記送信先送信手段により送信された前記用紙ＩＤを受信する送信先受信手段と、前記送信先受信手段により受信した前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、ＦＡＸ送信される文書の文書ＩＤを抽出する送信文書ＩＤ抽出手段と、を有し、前記送信文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤと共に、前記ＦＡＸ送信される文書の用紙ＩＤ及びＦＡＸの送信先を、前記出力履歴登録手段により前記出力履歴ＤＢに登録することを特徴とする。

請求項１１記載の発明によれば、ＦＡＸ送信する文書の用紙ＩＤ及びＦＡＸの送信先を登録できる。

また、請求項１２記載の発明は、請求項１１記載の発明において、前記出力文書管理サーバが有する前記文書データベースは、文書ＩＤに対応づけて記録された、当該文書のＦＡＸ送信が許可されたＦＡＸ可能送信先を有し、前記出力文書管理サーバは、前記ファクシミリの前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先が、前記ＦＡＸ可能送信先に含まれていない場合には、前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先への送信を禁止するＦＡＸ送信禁止手段を有する、ことを特徴とする。

請求項１２記載の発明によれば、例えば重要な書類が誤って社外に送信されてしまうことを防止できる。

また、請求項１３記載の発明は、請求項１１記載の発明において、前記出力文書管理サーバは、前記文書ＩＤに対応づけて当該文書を複写可能な複写可能枚数が記録された文書データベースと、前記ファクシミリにおける前記送信先送信手段により送信された複写される用紙の前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、複写される用紙に印刷された文書が出力されている出力枚数を提供する出力枚数提供手段と、前記ファクシミリにおける前記送信文書ＩＤ抽出手段により抽出されたＦＡＸ送信される文書の文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の複写可能枚数、を抽出する複写可能枚数抽出手段と、前記出力枚数提供手段により提供された出力枚数と、前記複写可能枚数抽出手段により抽出された複写可能枚数との比較の結果に応じて、前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先のうち所定のＦＡＸ送信先へのＦＡＸ送信を制限する信号を、前記ファクシミリに送信するＦＡＸ送信制限手段と、を有することを特徴とする。

請求項１３記載の発明によれば、ＦＡＸの送信により所定枚数以上の複製が同時に存在することが防止できる。

また、請求項１４記載の発明は、請求項１１記載の発明において、前記文書データベースは、前記文書ＩＤに対応づけて記録された、当該文書を一度にＦＡＸ送信可能な同時ＦＡＸ送信可能枚数を更に有し、前記出力文書管理サーバは、前記ファクシミリにおける前記送信文書ＩＤ抽出手段により抽出されたＦＡＸ送信される文書の文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の同時ＦＡＸ送信可能枚数を抽出する同時ＦＡＸ送信可能枚数抽出手段と、前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先の数と、前記同時ＦＡＸ送信可能枚数抽出手段により抽出された同時ＦＡＸ送信可能枚数との比較の結果、同時ＦＡＸ送信可能枚数の方が少ない場合には、前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先のうち所定のＦＡＸの送信先へのＦＡＸ送信を制限する信号を、前記ファクシミリに送信する同時ＦＡＸ送信可能枚数制限手段と、を有することを特徴とする。

請求項１４記載の発明によれば、同時にＦＡＸ送信できるＦＡＸ先を制限できる。

また、請求項１５記載の発明は、請求項１１記載の発明において、前記所定の文書が送信される送信先ファクシミリは、送信された当該所定の文書を印刷する用紙の前記用紙ＩＤを読み取るＦＡＸ印刷用紙ＩＤ読取り手段を有し、前記送信先ファクシミリは、当該送信先ファクシミリにおける前記ＦＡＸ印刷用紙ＩＤ読取り手段が、前記用紙ＩＤを読み取れなかった場合は、当該所定の文書の印刷を中止すると共に、前記出力文書管理サーバに、用紙ＩＤが読み取れないことを通知する用紙ＩＤ読み取りエラー送信手段を有することを特徴とする。

請求項１５記載の発明によれば、送信先のファクシミリが用紙ＩＤを読み取れなかった場合には、当該ファクシミリによる印刷を中止できるので、用紙ＩＤのない用紙に所定の文書が印刷されることが防止できる。

また、請求項１６記載の発明は、請求項１、７又は１１項いずれか一項記載の発明において、前記出力文書管理サーバは、前記プリンタ、前記複写装置又は前記ファクシミリを操作するユーザを識別するためのユーザＩＤ及びユーザＩＤ毎に権限が記録されたユーザＤＢを有し、前記プリンタ、前記複写装置又は前記ファクシミリは、前記プリンタ、前記複写装置又は前記ファクシミリを操作するユーザにより入力された前記ユーザＩＤを前記出力文書管理サーバに送信するユーザＩＤ送信手段を有し、前記出力文書管理サーバは、前記ユーザＩＤ送信手段により送信された前記ユーザＩＤに基づき前記ユーザＤＢを参照して、当該ユーザＩＤのユーザが、当該文書の印刷、複写又はＦＡＸの送信の権限を有していない場合には、当該文書の印刷、複写又はＦＡＸの送信を制限する信号を前記プリンタ、前記複写装置又は前記ファクシミリに送信する操作制限信号送信手段を有することを特徴とする。

請求項１６記載の発明によれば、権限のないユーザが、印刷、複写、ＦＡＸ送信することを防止できる。

また、請求項１７記載の発明は、請求項１、７又は１１項いずれか一項記載の発明において、前記出力履歴ＤＢは、前記プリンタによる印刷、前記複写装置による複写、前記ファクシミリによるＦＡＸ送信毎に、当該操作を行った前記ユーザの前記ユーザＩＤを有し、前記出力文書管理サーバは、前記出力履歴ＤＢを参照し、前記文書破棄装置により破棄されていない文書を抽出する未破棄文書抽出手段と、前記未破棄文書抽出手段により抽出された破棄されていない文書について、前記出力履歴ＤＢに記録された、当該文書の印刷、複写又はＦＡＸ送信の日付に基づき、印刷、複写又はＦＡＸ送信からの経過期間を算出する経過期間算出手段と、前記経過期間算出手段により算出された経過期間が所定の期間を超えている文書を、前記出力履歴ＤＢから抽出する経過期間超過文書抽出手段と、前記経過期間超過文書抽出手段により抽出された文書を、前記出力履歴ＤＢに記録された、印刷、複写又はＦＡＸ送信したユーザのユーザＩＤに基づき、当該文書が破棄されていないことを当該ユーザ又は当該出力文書管理システムを管理する管理者に通知する閲覧期間終了通知手段と、を有することを特徴とする。

請求項１７記載の発明によれば、出力されてから所定の閲覧可能な期間を超過した文書を保持するユーザに、当該文書の破棄を促すことが可能となる。また、当該出力文書管理システムを管理する管理者に通知できる。

また、請求項１８記載の発明は、ネットワークに接続された端末により印刷を指示された文書を、前記ネットワークに接続されたプリンタにより、用紙を識別する用紙ＩＤを有する用紙に印刷し、印刷された所定の文書を管理する出力文書管理サーバにおいて、前記端末から、当該出力文書管理サーバが管理する文書の印刷依頼を、文書を識別する文書ＩＤ及び印刷枚数と共に送信される管理文書印刷依頼受信手段と、前記管理文書印刷依頼受信手段により受信した文書ＩＤの文書の印刷を所定の手順で前記プリンタに指示する所定文書印刷指示送信手段と、前記プリンタが読み取った前記所定の文書を印刷する用紙の前記用紙ＩＤを受信する印刷文書用紙ＩＤ受信手段と、前記印刷文書用紙ＩＤ受信手段により受信した前記用紙ＩＤと共に前記文書ＩＤを出力履歴ＤＢに登録する出力履歴登録手段とを有することを特徴とする。

また、請求項１９記載の発明は、請求項１８記載の出力文書管理サーバにおいて、使用済みの文書を破棄する文書破棄装置により読み取られた、破棄される前記所定の文書の前記用紙ＩＤを受信する破棄文書用紙ＩＤ受信手段と、破棄された前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、当該破棄された文書の文書ＩＤを抽出する破棄文書ＩＤ抽出手段と、前記破棄文書ＩＤ抽出手段により抽出された破棄された文書の前記文書ＩＤと共に、破棄された文書の前記用紙ＩＤを、前記出力履歴登録手段により登録することを特徴とする。

また、請求項２０記載の発明は、請求項１８記載の出力文書管理サーバにおいて、前記出力文書管理サーバにおける前記所定文書印刷指示送信手段は、当該文書が前記所定の文書である旨のデータを前記プリンタに送信する、ことを特徴とする。

また、請求項２１記載の発明は、請求項１８記載の出力文書管理サーバにおいて、前記文書ＩＤに対応づけて当該文書の印刷可能枚数が記録された文書データベースと、前記管理文書印刷依頼手段により送信された文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の印刷可能枚数を抽出する印刷可能枚数抽出手段と、前記出力履歴ＤＢを参照し、当該文書ＩＤの文書が出力されている出力枚数を提供する出力枚数提供手段と、前記出力枚数提供手段により提供された当該文書ＩＤの文書の出力枚数と、前記印刷可能枚数抽出手段により抽出された印刷可能枚数との比較の結果に応じて、前記管理文書印刷依頼手段により送信された印刷枚数を制限する信号を、前記プリンタに送信する印刷枚数制限手段と、を有することを特徴とする。

また、請求項２２記載の発明は、請求項１８記載の出力文書管理サーバにおいて、前記文書データベースは、前記文書ＩＤに対応づけて記録された、当該文書を一度に印刷可能な同時印刷可能枚数を更に有し、前記端末が管理文書印刷依頼手段により送信した文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の同時印刷可能枚数を抽出する同時印刷可能枚数抽出手段と、前記同時印刷可能枚数抽出手段により抽出された同時印刷可能枚数と、前記管理文書印刷依頼手段により送信された前記印刷枚数との比較の結果、同時印刷可能枚数の方が少ない場合には、印刷枚数を制限する信号を、前記プリンタに送信する同時印刷枚数制限手段とを有することを特徴とする。

また、請求項２３記載の発明は、請求項１８記載の出力文書管理サーバにおいて、前記用紙ＩＤを有する用紙に印刷された前記所定の文書を複写する複写装置が読み取った、複写される用紙の前記用紙ＩＤと複写する前記所定の文書の用紙ＩＤを複写枚数と共に受信する複写用紙ＩＤ受信手段と、前記複写用紙ＩＤ受信手段により受信した複写される用紙の前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、複写される用紙に印刷された文書の文書ＩＤを抽出する被複写文書ＩＤ抽出手段と、を有し、前記被複写文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤと共に、複写される用紙の前記用紙ＩＤ及び複写する前記所定の文書の用紙ＩＤを、前記出力履歴登録手段により前記出力履歴ＤＢに登録することを特徴とする。

また、請求項２４記載の発明は、請求項１８記載の出力文書管理サーバにおいて、文書ＩＤに対応づけて当該文書の複写可能枚数が記録された文書データベースと、前記複写用紙ＩＤ受信手段により受信した複写される用紙の前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、複写される用紙に印刷された文書が出力されている出力枚数を提供する出力枚数提供手段と、前記出力枚数提供手段により提供された出力枚数と、前記被複写文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の複写可能枚数を抽出する複写可能枚数抽出手段と、前記出力枚数提供手段により提供された出力枚数と、前記複写可能枚数抽出手段により抽出された複写可能枚数との比較の結果に応じて、前記複写用紙ＩＤ送信手段により送信された複写枚数を制限する信号を、前記複写装置に送信する複写枚数制限手段と、を有することを特徴とする。

また、請求項２５記載の発明は、請求項１８記載の出力文書管理サーバにおいて、前記文書データベースは、前記文書ＩＤに対応づけて記録された、当該文書を一度に複写可能な同時複写可能枚数を更に有し、前記複写装置における前記被複写文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書ＩＤの文書の同時複写可能枚数を抽出する同時複写可能枚数抽出手段と、前記同時複写可能枚数抽出手段により抽出された前記同時複写可能枚数と、前記複写用紙ＩＤ送信手段により送信された前記複写枚数との比較の結果、前記同時複写可能枚数の方が少ない場合には、前記複写枚数を制限する信号を、前記複写装置に送信する同時複写枚数制限手段と、を有することを特徴とする。

また、請求項２６記載の発明は、請求項１８記載の出力文書管理サーバにおいて、前記用紙ＩＤを有する用紙に印刷された前記所定の文書を、ＦＡＸ送信するファクシミリ装置が読み取った、ＦＡＸ送信される前記所定の文書の用紙ＩＤ及びＦＡＸの送信先を受信する送信先用紙ＩＤ受信手段と、前記送信先用紙ＩＤ受信手段により受信した前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、ＦＡＸ送信される文書の文書ＩＤを抽出する送信文書ＩＤ抽出手段と、を有し、前記送信文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤと共に、前記ＦＡＸ送信される文書の用紙ＩＤ及びＦＡＸの送信先を、前記出力履歴登録手段により前記出力履歴ＤＢに登録することを特徴とする。

また、請求項２７記載の発明は、請求項１８記載の出力文書管理サーバにおいて、前記文書データベースは、文書ＩＤに対応づけて記録された、当該文書のＦＡＸ送信が許可されたＦＡＸ可能送信先を有し、前記ファクシミリの前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先が、前記ＦＡＸ可能送信先に含まれていない場合には、前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先への送信を禁止するＦＡＸ送信禁止手段を有することを特徴とする。

また、請求項２８記載の発明は、請求項１８記載の出力文書管理サーバにおいて、前記文書データベースは、前記文書ＩＤに対応づけて記録された当該文書を複写可能な複写可能枚数と、前記ファクシミリにおける前記送信先送信手段により送信された複写される用紙の前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、複写される用紙に印刷された文書が出力されている出力枚数を提供する出力枚数提供手段と、前記ファクシミリにおける前記送信文書ＩＤ抽出手段により抽出されたＦＡＸ送信される文書の文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の前記複写可能枚数、を抽出する複写可能枚数抽出手段と、前記出力枚数提供手段により提供された出力枚数と、前記複写可能枚数抽出手段により抽出された複写可能枚数との比較の結果に応じて、前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先のうち所定のＦＡＸ送信先へのＦＡＸ送信を制限する信号を、前記ファクシミリに送信するＦＡＸ送信制限手段とを有することを特徴とする。

また、請求項２９記載の発明は、請求項１８記載の出力文書管理サーバにおいて、前記文書データベースは、前記文書ＩＤに対応づけて記録された、当該文書を一度にＦＡＸ送信可能な同時ＦＡＸ送信可能枚数を更に有し、前記ファクシミリにおける前記送信文書ＩＤ抽出手段により抽出されたＦＡＸ送信される文書の文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の同時ＦＡＸ送信可能枚数を抽出する同時ＦＡＸ送信可能枚数抽出手段と、前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先の数と、前記同時ＦＡＸ送信可能枚数抽出手段により抽出された同時ＦＡＸ送信可能枚数との比較の結果、同時ＦＡＸ送信可能枚数の方が少ない場合には、前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先のうち所定のＦＡＸの送信先へのＦＡＸ送信を制限する信号を、前記ファクシミリに送信する同時ＦＡＸ送信可能枚数制限手段とを有することを特徴とする。

また、請求項３０記載の発明は、請求項１８、２３又は２６項いずれか１項記載の出力文書管理サーバにおいて、前記プリンタ、前記複写装置又は前記ファクシミリを操作するユーザを識別するためのユーザＩＤ及びユーザＩＤ毎の権限が記録されたユーザＤＢと、前記プリンタ、前記複写装置又は前記ファクシミリから、前記プリンタ、前記複写装置又は前記ファクシミリを操作するユーザにより入力された前記ユーザＩＤを受信するユーザＩＤ受信手段と、前記ユーザＩＤ受信手段により受信した前記ユーザＩＤをキーにして前記ユーザＤＢを参照し、当該ユーザＩＤのユーザが、当該文書の印刷、複写又はＦＡＸの送信の権限を有していない場合には、当該文書の印刷、複写又はＦＡＸの送信を制限する信号を前記プリンタ、前記複写装置又は前記ファクシミリに送信する操作制限信号送信手段と、を有することを特徴とする。

また、請求項３１記載の発明は、請求項１８、２３又は２６項いずれか１項記載の出力文書管理サーバにおいて、前記出力履歴ＤＢは、前記プリンタによる印刷、前記複写装置による複写、前記ファクシミリによるＦＡＸ送信毎に、当該操作を行った前記ユーザの前記ユーザＩＤを有し、前記出力履歴ＤＢを参照し、前記文書破棄装置により破棄されていない文書を抽出する未破棄文書抽出手段と、前記未破棄文書抽出手段により抽出された破棄されていない文書について、前記出力履歴ＤＢに記録された、当該文書の印刷、複写又はＦＡＸ送信の日付に基づき、印刷、複写又はＦＡＸ送信からの経過期間を算出する経過期間算出手段と、前記経過期間算出手段により算出された経過期間が所定の期間を超えている文書を、前記出力履歴ＤＢから抽出する経過期間超過文書抽出手段と、前記経過期間超過文書抽出手段により抽出された文書を、前記出力履歴ＤＢに記録された、印刷、複写又はＦＡＸ送信したユーザのユーザＩＤに基づき、当該文書が破棄されていないことを当該ユーザ又は当該出力文書管理システムを管理する管理者に通知する閲覧期間終了通知手段と、を有することを特徴とする。

また、請求項３２記載の発明は、ネットワークに接続された端末により印刷を指示された文書を、用紙に印刷するプリンタと、当該プリンタが印刷する所定の文書を管理する出力文書管理サーバと、を有する出力文書管理システムにおいて、前記端末は、前記出力文書管理サーバが管理する文書の印刷を、文書を識別する文書ＩＤ及び印刷枚数と共に該出力文書管理サーバに依頼する管理文書印刷依頼手段を有し、前記出力文書管理サーバは、前記管理文書印刷依頼手段により所定の文書の印刷を依頼された場合に、用紙を識別する用紙ＩＤを生成する用紙ＩＤ生成手段と、前記用紙ＩＤ生成手段で生成された用紙ＩＤと共に、前記所定の文書を所定の手順で印刷することを前記プリンタに指示する所定文書印刷指示送信手段と、を有し、前記プリンタは、前記所定文書印刷指示手段により印刷の指示を受ける所定文書印刷指示受信手段と、前記所定文書印刷指示受信手段により受信した前記用紙ＩＤを前記所定の文書の内容と共に用紙に印刷する用紙ＩＤ印刷手段と、を有し、前記出力文書管理サーバは、前記管理文書印刷依頼手段により受信した文書ＩＤと共に、前記用紙ＩＤ生成手段により生成した用紙ＩＤを、印刷した文書の履歴を登録する出力履歴ＤＢに登録する出力履歴登録手段と、を有することを特徴とする。

また、請求項３３記載の発明は、請求項３２記載の出力文書管理システムにおいて、使用済みの文書が破棄される文書破棄装置を有し、前記文書破棄装置は、破棄される前記所定の文書の前記用紙ＩＤを読み取る破棄文書用紙ＩＤ読み取り手段と、破棄される前記用紙ＩＤを送信する破棄文書用紙ＩＤ送信手段と、を有し、前記出力文書管理サーバは、前記破棄文書用紙ＩＤ送信手段により送信された破棄される前記用紙ＩＤを受信する破棄文書用紙ＩＤ受信手段と、破棄された前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、当該破棄された文書の文書ＩＤを抽出する破棄文書ＩＤ抽出手段と、を有し、前記破棄文書ＩＤ抽出手段により抽出された破棄された文書の前記文書ＩＤと共に、破棄された文書の前記用紙ＩＤを、前記出力履歴登録手段により登録する、ことを特徴とする。

また、請求項３４記載の発明は、請求項３２記載の出力文書管理システムにおいて、前記用紙ＩＤを有する用紙に印刷された前記所定の文書を複写する複写装置を有し、前記複写装置は、前記所定の文書が複写される用紙の前記用紙ＩＤを読み取る複写文書用紙ＩＤ読取り手段と、前記複写文書用紙ＩＤ読取り手段により読み取られた複写される用紙の前記用紙ＩＤを複写枚数と共に前記出力文書管理サーバに送信する複写用紙ＩＤ送信手段と、を有し、前記出力文書管理サーバは、前記複写用紙ＩＤ送信手段により送信された複写される用紙の前記用紙ＩＤを受信する被複写用紙ＩＤ受信手段と、前記被複写用紙ＩＤ受信手段により受信した複写される用紙の前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、複写される用紙に印刷された文書の文書ＩＤを抽出する被複写文書ＩＤ抽出手段と、前記複写用紙ＩＤ送信手段により送信された複写される用紙の前記用紙ＩＤを受信した場合に、複写する用紙の前記用紙ＩＤを生成する複写文書用紙ＩＤ生成手段と、前記複写文書用紙ＩＤ生成手段により生成された前記用紙ＩＤを前記複写装置に送信する複写文書用紙ＩＤ送信手段と、を有し、前記被複写文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤと共に、複写される用紙の前記用紙ＩＤ及び複写文書用紙ＩＤ生成手段により生成された前記用紙ＩＤを、前記出力履歴登録手段により前記出力履歴ＤＢに登録する、ことを特徴とする。

また、請求項３５記載の発明は、請求項３２記載の出力文書管理システムにおいて、前記用紙ＩＤを有する用紙に印刷又は複写された前記所定の文書をＦＡＸで送信するファクシミリ装置を有し、前記ファクシミリ装置は、ＦＡＸ送信される前記所定の文書の用紙ＩＤを読み取る送信文書用紙ＩＤ読取り手段と、前記送信文書用紙ＩＤ読み取り手段により読み取られた前記用紙ＩＤ及びＦＡＸの送信先を送信する送信先送信手段と、を有し、前記出力文書管理サーバは、前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸ送信される文書の前記用紙ＩＤを受信する送信先受信手段と、前記送信文書用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、ＦＡＸ送信される文書の文書ＩＤを抽出する送信文書ＩＤ抽出手段と、を有し、前記送信文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤと共に、前記ＦＡＸ送信される文書の用紙ＩＤ及びＦＡＸの送信先を、前記出力履歴登録手段により前記出力履歴ＤＢに登録する、ことを特徴とする。

また、請求項３６記載の発明は、ネットワークに接続された端末により印刷を指示された文書を、前記ネットワークに接続されたプリンタにより用紙に印刷し、印刷された所定の文書を管理する出力文書管理サーバにおいて、前記端末から、当該出力文書管理サーバが管理する文書の印刷を、文書を識別する文書ＩＤ及び印刷枚数と共に送信される管理文書印刷依頼受信手段と、前記管理文書印刷依頼受信手段により所定の文書の印刷を依頼された場合に、用紙を識別する用紙ＩＤを生成する用紙ＩＤ生成手段と、前記用紙ＩＤ生成手段で生成された用紙ＩＤと共に、前記所定の文書を所定の手順で印刷することを前記プリンタに指示する所定文書印刷指示送信手段と、前記管理文書印刷依頼手段により受信した文書ＩＤと共に、前記用紙ＩＤ生成手段により生成した用紙ＩＤを、印刷した文書の履歴を登録する出力履歴ＤＢに登録する出力履歴登録手段と、を有することを特徴とする。

また、請求項３７記載の発明は、請求項３６記載の出力文書管理サーバにおいて、使用済みの文書を破棄する文書破棄装置により読み取られた、破棄される前記所定の文書の前記用紙ＩＤを受信する破棄文書用紙ＩＤ受信手段と、破棄された前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、当該破棄された文書の文書ＩＤを抽出する破棄文書ＩＤ抽出手段と、を有し、前記破棄文書ＩＤ抽出手段により抽出された破棄された文書の前記文書ＩＤと共に、破棄された文書の前記用紙ＩＤを、前記出力履歴登録手段により登録する、ことを特徴とする。

また、請求項３８記載の発明は、請求項３６記載の出力文書管理サーバにおいて、前記用紙ＩＤを有する用紙に印刷された前記所定の文書を複写する複写装置が読み取った、複写される用紙の前記用紙ＩＤを複写枚数と共に受信する被複写文書用紙ＩＤ受信手段と、前記被複写用紙ＩＤ受信手段により受信した複写される用紙の前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、複写される用紙に印刷された文書の文書ＩＤを抽出する被複写文書ＩＤ抽出手段と、前記被複写用紙ＩＤ送信手段により送信された複写される用紙の前記用紙ＩＤを受信した場合に、複写する用紙の前記用紙ＩＤを生成する複写文書用紙ＩＤ生成手段と、前記複写文書用紙ＩＤ生成手段により生成された前記用紙ＩＤを前記複写装置に送信する複写用紙ＩＤ送信手段と、を有し、前記被複写文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤと共に、複写される用紙の前記用紙ＩＤ及び前記複写文書用紙ＩＤ生成手段により生成された前記用紙ＩＤを、前記出力履歴登録手段により前記出力履歴ＤＢに登録する、ことを特徴とする。

また、請求項３９記載の発明は、請求項３６記載の出力文書管理サーバにおいて、前記用紙ＩＤを有する用紙に印刷された前記所定の文書を、ＦＡＸ送信するファクシミリ装置が読み取った、ＦＡＸ送信される前記所定の文書の用紙ＩＤ及びＦＡＸの送信先を受信する送信先用紙ＩＤ受信手段と、前記送信先用紙ＩＤ受信手段により受信した前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、ＦＡＸ送信される文書の文書ＩＤを抽出する送信文書ＩＤ抽出手段と、を有し、前記送信文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤと共に、前記ＦＡＸ送信される文書の用紙ＩＤ及びＦＡＸの送信先を、前記出力履歴登録手段により前記出力履歴ＤＢに登録する、ことを特徴とする。

また、請求項４０記載の発明は、ネットワークに接続された端末により印刷を指示された文書を、プリンタを用いて、用紙を識別する用紙ＩＤを有する用紙に印刷し、印刷された所定の文書を出力文書管理サーバで管理する、出力文書管理方法において、前記端末は、前記出力文書管理サーバが管理する文書の印刷を、文書を識別する文書ＩＤ及び印刷枚数と共に当該出力文書管理サーバに依頼し、前記出力文書管理サーバは、前記端末に依頼された所定の文書の印刷を、所定の手順で印刷することを前記プリンタに指示し、前記プリンタは、前記出力文書管理サーバに指示された、前記所定の文書を印刷する用紙の前記用紙ＩＤを読み取り、次いで、読み取った前記用紙ＩＤを前記出力文書管理サーバに送信し、前記出力文書管理サーバは、前記プリンタから送信された前記用紙ＩＤを受信し、次いで、受信した前記用紙ＩＤと共に、前記文書ＩＤを、印刷した文書の履歴を登録する出力履歴ＤＢに登録する、ことを特徴とする。

また、請求項４１記載の発明は、ネットワークに接続された端末により印刷を指示された文書を、プリンタを用いて、用紙に印刷し、印刷された所定の文書を出力文書管理サーバで管理する、出力文書管理方法において、前記端末は、前記出力文書管理サーバが管理する文書の印刷を、文書を識別する文書ＩＤ及び印刷枚数と共に該出力文書管理サーバに依頼し、前記出力文書管理サーバは、前記端末に所定の文書の印刷を依頼され、用紙を識別する用紙ＩＤを生成し、次いで、生成した用紙ＩＤと共に、前記所定の文書を所定の手順で印刷することを前記プリンタに指示し、前記プリンタは、前記出力文書管理サーバから前記用紙ＩＤを受信し、前記所定の文書の内容と共に用紙に印刷し、前記出力文書管理サーバは、前記端末から受信した文書ＩＤと共に、前記用紙ＩＤ生成手段により生成した用紙ＩＤを、印刷した文書の履歴を登録する出力履歴ＤＢに登録する、ことを特徴とする。

また、請求項４２記載の発明は、請求項４０又は４１記載の出力文書管理方法をコンピュータに実行させるプログラムである。

文書の出力から廃棄まで管理可能な出力文書管理システム、出力文書管理サーバ、出力文書管理方法及び出力文書管理プログラム、を提供することができる。

以下、本発明の実施例を図面に基づいて具体的に説明する。なお、本発明は下記の実施例に限定されるものではなく、本発明の範囲内で種々の変形及び変更が可能である。

図１は、出力された文書を管理する出力文書管理システムの構成図の一例を示す。図１の出力文書管理システムでは、出力文書を管理する出力文書管理サーバ２が、ネットワーク１を介して、プリントサーバ３、プリンタ４、コピー機６、ファクシミリ７、シュレッダ８や文書廃棄箱９、端末９９と接続されている。スキャナ５は画像データを入力又は読み取る入力装置であり、画像を形成することはないが、スキャナ５から入力した画像をプリンタ４などの画像形成装置から出力することができる。出力文書管理サーバ２は、機密文書が予め登録された文書データベース（以下、単に文書ＤＢという）１０及び出力された機密文書の履歴が登録された出力履歴データベース（以下、単に出力履歴ＤＢという）２０を有する。

本実施例では、セキュリティ上の見地から自由な閲覧が制限されている文書（以下、機密文書という。）をプリンタ４により用紙に印刷する（以下、単に出力するという）時点から機密文書の管理を開始する。管理とは、機密文書が出力されたことを出力履歴ＤＢ２０に記録し、また、当該機密文書が破棄されるまでを追跡可能とすることをいう。なお、図１の出力文書管理システムは、機密文書に限らず適用可能であるが、本実施例では機密文書を対象に説明する。

本実施例における機密文書の管理の流れを簡単に説明する。まず、ユーザは、ネットワーク１に接続した端末９９を用いて、出力を希望する機密文書の印刷を出力文書管理サーバ２に指示する。ネットワークにログインしているユーザは例えばユーザＩＤなどで識別される。次いで、プリントサーバ３は出力文書管理サーバ２から指示を受け、機密文書をプリンタ４などの画像形成装置から用紙１１に印刷する。

用紙１１には、予め、用紙を識別できるよう用紙ＩＤが付加されている。用紙ＩＤは個々の用紙に固有なＩＤで、用紙を一意に特定する。図２は、用紙ＩＤが付加された用紙の一例を示す図である。図２（ａ）は、記録媒体として２次元コード１２を用いた用紙１１の一例を示す。２次元コードは、１次元のバーコードがバーの太さとバー同士の間隔というバーの配列でのみ情報を表現するのに対し、マトリックス状のパターンであって、数個のドットで構成されているセルをマトリックスの各行列に配列して情報を表現する。２次元コードとしては、ＱＲコード（登録商標）、ＰＤＦ４１７（登録商標）、ＤａｔａＭａｔｒｉｘ（登録商標）、Ｍａｘｉ Ｃｏｄｅ（登録商標）など種々のタイプが提案されている。本発明では、いずれの２次元コードも利用可能である。なお、用紙ＩＤを１次元のバーコードで付加してもよいし、例えば数桁の数字で表してもよい。また、人間の視覚により認識できるように印刷するのではなく、いわゆる地紋印刷により印刷していてもよい。地紋印刷であれば、文書の視認を阻害しにくくなり、また、コピー機６等では用紙ＩＤを読み取れる。

図２（ｂ）は、用紙ＩＤを記録する記録媒体としてＩＣチップ１３を用いた用紙１１の一例を示す。ＩＣチップ１３は、主に半導体で形成される集積回路であり、情報を記録し、保持する。ＩＣチップにアンテナを設けたＩＣタグは、外部からの電波により接触せず情報の読み取りができる。ＩＣタグは、バーコードと異なり、電波の届く範囲であれば、どんな向きであっても読み取れ、また、情報の更新や追加、複数個体の一括認識が可能である。ＩＣチップ１３は、予め用紙１１に、埋設又は貼付されている。

プリンタ４は、用紙１１の用紙ＩＤをスキャナやＩＣタグリーダにより読み込み、プリントサーバ３を介して、出力文書管理サーバ２へ送信する。バーコードなどで用紙ＩＤが付加されている場合、スキャナで取り込んだ画像データをそのまま送信してもよいし、数値情報に変換してから送信してもよい。また、数桁の数字で表示されている場合には、ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｏｒ Ｒｅａｄｅｒ）で数値情報に変換してから送信してもよい。出力文書管理サーバ２は、受信した用紙ＩＤと共に、印刷した機密文書の文書ＩＤを、出力履歴ＤＢ２０へ登録する。

閲覧などの使用目的を終えた機密文書は、ユーザによりシュレッダ８や文書廃棄箱９（以下、単に文書破棄箱９という）で破棄される。破棄される時に、文書廃棄箱９は用紙ＩＤを読み取り、出力文書管理サーバ２へ送信する。出力文書管理サーバ２は、受信した用紙ＩＤの機密文書が破棄されたことを登録する。出力された機密文書が文書廃棄箱９で破棄されなければ、機密文書を出力したユーザに機密文書の保持の有無などを問い合わせることがきるので、出力された機密文書の出力から破棄まで追跡し管理することが容易となる。

次に、出力文書管理サーバ２の詳細について説明する。図３は、出力文書管理サーバ２のハードウェア構成図の一例を示す。図３のハードウェア構成図は、それぞれバスで相互に接続されているＣＰＵ２１、入力装置２２、表示装置２３、通信装置２４、主記憶装置２５、記憶装置２６、ドライブ装置２７、データベース３０を有するように構成される。

ＣＰＵ２１は、サーバ２が行う処理を統括的に制御する。入力装置２２は、キーボード及びマウスなどで構成され、出力文書管理サーバ２の管理者からの操作指示を入力するために用いられる。表示装置２３は、ＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｙｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）画面を形成し、操作に必要な各種ウィンドウやデータ等を表示する。通信装置２４は、ネットワーク１に接続するためのインターフェイスであり、例えばモデム、ルータ等で構成される。主記憶装置２５は、オペレーティングシステムやプログラム、データを一時保管する記憶領域である。記憶装置２６には、オペレーティングシステムやプログラムが格納されている。ドライブ装置２７は、ＤＶＤ−ＲＯＭやＣＤ−ＲＯＭが挿入可能であり、これら記録媒体２８からプログラムやデータを読み込み、また記録媒体２８に書き込むことも可能である。データベース３０は、上述した文書ＤＢ１０及び出力履歴ＤＢ２０を有する。

記憶媒体２８は、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、光磁気ディスク（ＭＯ）等のように、情報を光学的、電気的或いは磁気的に記録する記録媒体、ＲＯＭ、フラッシュメモリ等のように情報を電気的に記録する半導体メモリ等、様々なタイプの記録媒体を用いことが可能である。出力文書管理サーバ２において機密文書を管理する機能を実現させる出力文書管理プログラムは、記録媒体２８からドライブ装置２７を介して記憶装置２６にインストールされている。

プリントサーバ３のハードウェア構成図は、データベース３０を有さない以外では図３と同一なので、その説明は省略する。なお、プリントサーバ３が、出力文書管理サーバ２やプリンタ４と通信する機能やプリンタ４に出力を行わせる機能を実現させるプリントサーバプログラムは、記録媒体２８からドライブ装置２７を介して記憶装置２６にインストールされている。

続いて、コピー機６のハードウェア構成図について説明する。図４は、コピー機６のハードウェア構成図の一例を示す。図４のコピー機は、操作部コントローラ５００、メインコントローラ５０１、画像処理コントローラ５０２、ＡＤＦ（Ａｕｔｏ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｅｅｄｅｒ）コントローラ５０３、ソータコントローラ５０４、給紙トレイコントローラ５０５、重送検知部５０６、プリンタコントローラ５１０、ＡＣスイッチ５１３、電源装置５１２、主電源スイッチ５１１、通信コントローラ５１５、用紙ＩＤ Ｒ／Ｗコントローラ５１６を有する。操作部コントローラ５００は、液晶・ＬＥＤ表示５１７及び各種入力装置５１８の制御を行う。メインコントローラ５０１は、給紙、搬送、定着、プロセス制御等を行う。画像処理コントローラ５０２は、複写する用紙のスキャナ読み取り制御、読み取った画像の処理を行う。ＡＤＦコントローラ５０３は、ＡＤＦ制御を行う。ソータコントローラ５０４は、ソータの制御を行う。給紙トレイコントローラ５０５は、給紙ユニットの制御を行う。重送検知部５０６は、重送の発生やレベルを検出する。プリンタコントローラ５１０は、プリントデータの処理を行う。主電源スイッチ５１１は、システムの状態を変更し、電源装置５１２は、メインコントローラ及び周辺装置に電源供給し、ＡＣスイッチは、装置全体へのＡＣ電源供給の切り替えを行う。通信コントローラ５１５は、ネットワーク１に接続し出力文書管理サーバ２などと通信を行う。

用紙ＩＤ Ｒ／Ｗコントローラ５１６は、１回の複写動作において、２つの時点で用紙ＩＤを読み取る。１つは、機密文書の画像を光学的に走査して取り込んだ時に読み取る、複写される用紙の用紙ＩＤであり、もう１つは、機密文書を画像形成して出力する時に読み取る、複写に使用する用紙の用紙ＩＤである。用紙ＩＤがバーコードや数桁の数字など文字列で付加されている場合には、読み取られた機密文書の画像データから用紙ＩＤを認識しき、解読する。用紙ＩＤがＩＣタグで付加されている場合には、ＩＣチップリーダがＩＣチップを読み取る。

図５は、ファクシミリ装置７のハードウェア構成図の一例を示す。図５において、図４と同一部分には同一の符号を付しその説明は省略する。図５は、ＦＡＸコントローラ５０７、メモリ装置５０８、Ｇ３コントローラ５０９を有する点でコピー機と異なる。ＦＡＸコントローラ５０７は、ＦＡＸの送受信管理、ファイル管理を行う。Ｇ３コントローラ５０９は、Ｇ３のプロトコル制御を行い、メモリ装置５０８は、送受信するファイルの保存を行う。

プリンタ４のハードウェア構成は、画像処理コントローラ５０２を装備しない点を除き図４と同じであるため、ハードウェア構成図の説明は省略する。また、スキャナ５のハードウェア構成を図６（ａ）に示す。図６（ａ）は、図４のコピー機６から、ＡＤＦコントローラ５０３、ソータコントローラ５０４、給紙トレイコントローラ５０５、重送検知部５０６、プリンタコントローラ５１０を削除したものである。その他の機能については既に説明したのでハードウェア構成図の説明は省略する。なお、コピー機６、ファクシミリ７、プリンタ４及びスキャナ５の区別は、機能面から行ったもので、コピー機６が印刷してもよいし、プリンタ４が複写してもよい。また、これらの機能を併せ持つ画像形成装置や複合機であってもよい。

シュレッダ８や文書破棄箱９は、バーコードなどの用紙ＩＤを読み取り、出力文書管理サーバ２へ用紙ＩＤ送信する。また、機密文書を裁断する機能やトナーを剥離する機能、熱によりトナーを無色化する機能を有していてもよい。図６（ｂ）は、文書破棄箱９のハードウェア構成の一例を示す。図６（ｂ）は、細断コントローラ５１９を有する点で、スキャナ５と異なる。細断コントローラ５１９は、機密文書の裁断を制御する。

次に、出力文書管理サーバ２が実現する機能について説明する。図７は、出力文書管理サーバ２の機能構成図の一例を示す。出力文書管理サーバ２は、ネットワーク１を介してプリンタなどと通信する通信手段３０１、プリンタ４やコピー機６等による機密文書の出力を出力履歴ＤＢ２０に出力ログとして登録する出力履歴登録手段３０２、機密文書を識別する文書ＩＤを抽出する文書ＩＤ抽出手段３０７、コピー機６で複写できる複写枚数を管理する複製枚数管理手段３０６、ユーザが保持している機密文書の閲覧可能期間が経過していることをユーザに通知する閲覧期間終了通知手段３０３、とを有するように構成される。なお、図７の機能構成図は、説明に不用な機能を一部省略している。

通信手段３０１は、ネットワーク１を介してプリントサーバ３や文書廃棄箱９等と種々の信号を送受信する。具体的には、所定文書印刷指示送信手段３１１、印刷文書用紙ＩＤ受信手段３２１、破棄文書用紙ＩＤ受信手段３３１、複写用紙ＩＤ受信手段３４１、送信先受信手段３５１、操作制限信号送信手段３６１、印刷・複写中止信号送信手段３７１、を有する。所定文書印刷指示送信手段３１１は、プリンタ４に機密文書の所定の手順で印刷するように指示する信号を送信する。印刷文書用紙ＩＤ受信手段３２１は、プリンタ４から機密文書を印刷した用紙の用紙ＩＤを受信する。破棄文書用紙ＩＤ受信手段３３１は、文書破棄箱９から、破棄された機密文書の用紙ＩＤを受信する。複写用紙ＩＤ受信手段３４１は、コピー機６から、複写される機密文書の用紙ＩＤと機密文書を複写する用紙の用紙ＩＤを受信する。送信先受信手段３５１は、ファクシミリ７から、ＦＡＸ送信する機密文書の用紙ＩＤとＦＡＸの送信先を受信する。操作制限信号送信手段３６１は、ユーザが操作するプリンタ４、コピー機６、ファクシミリ７に、当該ユーザによる操作を制限する信号を送信する。印刷・複写中止信号送信手段３７１は、プリンタ４、コピー機６が印刷に使用する用紙の用紙ＩＤを読み取れなかった場合に、プリンタ４又はコピー機６に印刷又は複写を中止する信号を送信する。

出力履歴登録手段３０２は、プリンタ４で印刷する用紙、コピー機６で複写される若しくは複写する用紙、ファクシミリ７でＦＡＸ送信する用紙又は文書破棄箱９で破棄される、用紙の用紙ＩＤを、当該機密文書を出力したユーザのユーザＩＤや文書ＩＤ等と共に、出力履歴ＤＢ２０に出力ログとして登録する。

文書ＩＤ抽出手段３０７は、破棄文書ＩＤ抽出手段３１７、被複写文書ＩＤ抽出手段３２７、送信文書ＩＤ抽出手段３３７、を有し、これらは、用紙ＩＤをキーにして出力履歴ＤＢ２０から文書ＩＤを抽出する。破棄文書ＩＤ抽出手段３１７は、破棄された機密文書の文書ＩＤを、被複写文書ＩＤ抽出手段３２７は、複写される機密文書の用紙ＩＤを、送信文書ＩＤ抽出手段３３７は、ＦＡＸ送信する機密文書の用紙ＩＤを、それぞれ出力履歴ＤＢ２０から抽出する。

複製枚数管理手段３０６は、出力枚数提供手段３１６、複写可能枚数抽出手段３２６、複写可能枚数制限手段３３６、同時複写可能枚数抽出手段３４６を有する。出力枚数提供手段３１６は、同一の機密文書が複写等されて複数枚存在している場合に、出力されていてかつ破棄されていない同一の機密文書の存在している枚数を、出力履歴ＤＢ２０を参照して提供する。複写可能枚数抽出手段３２６は、文書ＤＢ１０に記録されている当該機密文書の複製の存在可能枚数とを抽出する。なお、複写可能枚数抽出手段３２６は、プリンタ４により印刷する場合の印刷可能枚数を、文書ＤＢ１０から抽出する印刷可能枚数抽出手段を有している。

同時複写可能枚数抽出手段３４６は、文書ＤＢ１０に記録されている当該機密文書を同時に複製可能な同時複製可能枚数を抽出する。なお、同時複写可能枚数抽出手段３４６は、プリンタ４により同時に印刷する場合の同時印刷可能枚数を、文書ＤＢ１０から抽出する同時印刷可能枚数抽出手段と、ファクシミリ７により同時にＦＡＸ送信する場合の同時ＦＡＸ可能枚数抽出手段と、を有している。

複写可能枚数制限手段３３６は、複製の存在可能枚数又は同時に複写可能な同時複写可能枚数に基づき、ユーザの要求に対し複写枚数及び同時複写枚数を制限する。なお、複写可能枚数制限手段３３６は、印刷枚数を制限する印刷枚数制限手段と同時印刷枚数制限手段、及び、ファクシミリのＦＡＸ送信による複写を制限するＦＡＸ送信制限手段と同時にＦＡＸ送信できる送信先数を制限する同時ＦＡＸ送信可能枚数制限手段と、を有する。

閲覧期間終了通知手段３０３は、未破棄文書抽出手段３１３、経過期間算出手段３２３、経過期間超過文書抽出手段３３３、を有する。未破棄文書抽出手段３１３は、出力したが未だ破棄されていない機密文書を出力履歴ＤＢ２０から抽出する。経過期間算出手段３２３は、未破棄文書抽出手段３１３により抽出された機密文書の、出力されてから抽出した日までの期間を算出する。経過期間超過文書抽出手段３３３は、経過期間算出手段３２３の算出結果と、文書ＤＢ１０に記録された当該機密文書に許可されている閲覧期間とを比較し、許可されている閲覧期間を超過している機密文書を抽出する。閲覧期間終了通知手段３０３は、経過期間超過文書抽出手段３３３の抽出結果に基づいて、出力されてから所定の期間以上を経過した機密文書を保持しているユーザに当該機密文書を破棄するよう通知する。

次に、文書ＤＢ１０について説明する。図８は、文書ＤＢ１０のデータ構造の一例を示す。文書ＤＢは、文書ＩＤ、機密内容、取り扱いレベル、権限部署、複製許可期間、最大同時複製枚数、最大複製枚数、ＦＡＸ送信先、の各欄を有する。文書ＩＤは、当該機密文書を一意に識別するＩＤである。機密内容は、社外秘であるとか、複製の禁止など、取り扱い上の制限が記録されている。取り扱いレベルは、例えば取り扱ってよい役職や社員などが記録されている。権限部署は、当該機密文書の修正、更新など管理する権限を有する部署である。複製許可期間は、対象となる機密文書の保持が許される期間である。ユーザは、出力されてから複製許可期間内に文書破棄箱９など所定の破棄手段で機密文書を破棄する。

最大同時複製枚数、最大複製枚数の項目は、当該機密文書において許容される複製の枚数である。最大同時複製枚数は、同時に複製できる枚数、すなわちコピー機６に一度に設定できる最大の複写枚数である。最大複製枚数は、複製が同時に存在できる枚数である。例えば、最大同時複製枚数が５枚であっても、最大複製枚数が１００枚であり、かつ、これまでに９９枚印刷され一枚も破棄されていない場合には、１部しか複写できない。

また、ＦＡＸ送信先の項目は、ファクシミリの送信先の制限を可能とする。ＦＡＸ送信先は、ファクシミリの送信が可能な宛先である。図８では、ＦＡＸ送信先が文字で記載されているが、ＦＡＸ番号も共に記録されているので、ユーザが入力したＦＡＸ番号と照らし合わせることで、当該ＦＡＸ番号に送信可能であるか否か判断できる。

機密文書を出力する時は、文書ＤＢ１０を参照することで、文書ＩＤなどを出力履歴ＤＢ２０の出力ログに記録することができる。出力履歴ＤＢ２０における出力ログのデータ構成については後述する。なお、文書ＤＢ１０は、図８の項目以外の項目を加えることで、出力される機密文書の出力に種々の制限を加えることができる。

また、出力文書管理サーバ２は、ユーザ毎に、ユーザＩＤに対応づけられたプリンタ４やファクシミリ７などの操作権限が記録されたユーザデータベースを有する。出力文書管理サーバ２はユーザＤＢを参照することで、ユーザにプリンタ４等の操作を制限できる。

〔印刷処理〕
以上の構成に基づき、機密文書の印刷から破棄処理及び出力ログの管理処理を説明する。図９は、印刷の処理を示すフローチャート図の一例である。ステップＳ７０１では、ユーザから、ネットワーク１に接続した端末９９からユーザＩＤを入力される。ユーザＩＤが入力されることで、機密文書を出力したユーザが特定できる。ユーザＩＤは、例えばキーボードから入力するだけに限られず、指紋、網膜、静脈などの生体識別情報に基づいて自動的に入力されてもよいし、ＩＣカードから磁気的又は電気的に入力されてもよい（以下、全てのユーザＩＤ入力処理で同じ）。

ステップＳ７０２では、ユーザが端末９９上で閲覧している又は指定する機密文書の印刷指示が入力される。印刷指示を入力された端末９９は、ユーザＩＤと共に出力文書管理サーバ２へ印刷指示を出力する。機密文書には、当該機密文書が機密性の文書であるという情報が含まれているので、以降の印刷処理が機密文書を印刷するための処理に則り行われる。

ステップＳ７０３では、出力文書管理サーバ２が、ユーザの権限を確認し、プリントサーバ３へ印刷命令を送る。出力文書管理サーバ２は、ユーザＩＤに基づく権限と機密文書の取り扱いレベル又は権限部署を比較して当該機密文書の出力の権限がない場合などには、当該機密文書を出力できないと判断する。

出力権限があった場合には、次いで、出力文書管理サーバ２は、印刷指示のあった機密文書の文書ＩＤ及びユーザＩＤを図３の主記憶装置２５等に保持する。また、出力文書管理サーバ２は、機密文書の内容をプリントサーバ３へ送信する。

ステップＳ７０４では、プリンタ４の用紙ＩＤ Ｒ／Ｗコントローラ５１６が、印刷に使用する用紙の用紙ＩＤを読み取る。プリントサーバ３から印刷命令を受けたプリンタ４は、例えば用紙の搬送手段の近辺に設けられたバーコード読み取り装置やＩＣタグ読み取り装置で、用紙ＩＤを読み取る。

ステップＳ７０５では、プリンタ４が、用紙ＩＤが読み取れたか否かを判断する。例えば、バーコードなどの用紙ＩＤが所定の場所に付加されていない、通常の用紙ＩＤの付加されていない用紙が混入していた、等の場合には、用紙ＩＤが読み取れないこととなる。用紙ＩＤが読み取れない場合には（ステップＳ７０５のＮｏ）、ステップＳ７０７で、当該機密文書の出力が中止される。これによって、機密文書が用紙ＩＤのない用紙に印刷されることを防止できる。なお、プリンタ４の液晶表示などに、「用紙ＩＤが取得できないため印刷を中断しました」の旨のメッセージを表示してもよい。ステップＳ７０８では、プリンタ４が、ユーザの端末９９に印刷が中止された旨のメッセージを出力する。

用紙ＩＤが読み取れた場合には（ステップＳ７０５のＹｅｓ）、ステップＳ７０６では、プリンタ４が、ステップＳ７０４で読み取った用紙ＩＤを出力文書管理サーバ２へ出力する。これによって、出力文書管理サーバ２は、用紙ＩＤ、文書ＩＤ及びユーザＩＤを取得した。ステップＳ７０９では、プリンタ４が機密文書を用紙に印刷する。

ステップＳ７１０では、出力文書管理サーバ２の出力履歴登録手段３０２が、用紙ＩＤ、文書ＩＤ、ユーザＩＤ及び出力した日時等を出力履歴ＤＢ２０の出力ログへ登録する。図１０（ａ）は、出力履歴ＤＢ２０に登録された出力ログの一例を示す。図１０（ａ）の出力ログは、実行日時、実行内容、実行結果、ユーザＩＤ、文書ＩＤ、複製元用紙ＩＤ、複製先用紙ＩＤ、の各欄を有する。実行日時は、当該機密文書が出力された日時である。実行内容は、出力の形態の別を示す。例えば、電子ファイルから機密文書を用紙に印刷した場合には印刷と、既に印刷された用紙から複写した場合には複写と、記録される。実行結果には、出力が正常に終了したか否か、正常に印刷できなかった場合には中断の理由が記録される。複製元用紙ＩＤには、複製の元となった機密文書の用紙の用紙ＩＤが記録される。複製先用紙ＩＤには、複製された機密文書の用紙の用紙ＩＤが記録される。なお、ファクシミリ７で送信した場合でも機密文書が複製されるので、ファクシミリで送信する場合には、複製元用紙ＩＤに送信元の用紙ＩＤが、複製先用紙ＩＤに送信先のＦＡＸ番号が記録される。

なお、出力文書管理サーバ２は、文書ＩＤをキーにして文書ＤＢ１０を参照し、当該機密文書の複製許可期間をユーザの端末９９に送信する。

ステップＳ７１１では、ユーザの端末９９に、当該機密文書をユーザが保持してよい閲覧期間や印刷が中止された旨が表示される。閲覧期間が表示されることで、ユーザはいつまで機密文書を保持できるかを把握でき、その前に廃棄するようにできる。印刷中止の表示は、ユーザに当該機密文書が印刷されなかったことを通知する。

なお、印刷時に用紙に機密文書であることを示すメッセージを印刷してもよい。図１１は、機密文書であることを示すメッセージが印刷された機密文書の一例を示す。図１１では、機密文書の内容と重畳しないような位置にメッセージ１６が印刷されている。メッセージ１６は、例えば、「印刷された情報は管理対象になっています。取り扱いには注意してください」と記載されている。ユーザは、バーコード１２やＩＣチップでは見ただけでは機密文書であることが分からない場合があるので、メッセージ１６のように記載することで機密文書であることが明確になる。

〔複写処理〕
次に、複写処理について説明する。複写処理では、複写しようとする機密文書に応じて複写可能な枚数を制限できる。

図１２は、複写の処理を示すフローチャート図の一例である。ステップＳ８０１では、ネットワーク１に接続したコピー機６によりユーザがユーザＩＤを入力する。ユーザＩＤが入力されることで、複写を行うユーザが特定できる。

ステップＳ８０２では、ユーザにより、コピー枚数が設定され、次いでコピーの実行指示がなされる。ステップＳ８０３では、コピー機６の用紙ＩＤ Ｒ／Ｗコントローラ５１６が、当該機密文書の用紙ＩＤを読み取り、読み取った用紙ＩＤを出力文書管理サーバ２へ送信する。コピーの実行指示を受けたコピー機６は、ガラス面におかれた機密文書を光学的に走査し、画像データを取り込む。用紙ＩＤ Ｒ／Ｗコントローラ５１６は、用紙ＩＤが付加されていることを認識する。用紙ＩＤが存在する場合には複写に制限がかけられている場合があるので、用紙ＩＤ、ユーザＩＤ及び設定されたコピー枚数を出力文書管理サーバ２に送信する。

ステップＳ８０４では、出力文書管理サーバ２が、ユーザの権限を確認し、出力履歴ＤＢ２０の出力ログ及び文書ＤＢ１０をから、最大同時複製枚数と最大複製枚数を抽出する。まず、出力文書管理サーバ２の被複写文書ＩＤ抽出手段３２７は、出力ログを参照し、コピー機６から送信された用紙ＩＤの用紙に出力された文書ＩＤを抽出する。これで、複写しようとしている機密文書を識別できる。文書ＩＤが抽出されたら、出力文書管理サーバ２は、図８のような文書ＤＢ１０の機密レベルを参照する。ユーザＩＤに基づく権限と取り扱いレベル又は権限部署を比較して当該機密文書の複写の権限がない場合などには、当該機密文書を複写できないと判断する。複写が禁止されている場合には、その旨のメッセージを生成する。当該メッセージは、後述のステップＳ８０９でコピー機６に表示される。図１３（ａ）は、複写が禁止されている場合のメッセージの一例を示す。図１３（ａ）のように、権限部署を表示することで、問い合わせ先が明確になる。

次いで、出力文書管理サーバ２は、文書ＩＤをキーにして、図８のような文書ＤＢを参照し、当該文書ＩＤの文書の最大同時複製枚数と最大複製枚数を抽出する。

ステップＳ８０５では、ユーザにより設定された複製枚数と、最大同時複製枚数及び最大複製枚数とに基づき複製可能な枚数を算出する。出力文書管理サーバ２の複製枚数管理手段３０６は、文書ＩＤをキーにして出力ログを参照し、当該文書ＩＤの文書が出力されていて、かつ、破棄されていない枚数、すなわち存在枚数を計数する。後述するようにいったん出力されても文書破棄箱９で破棄された場合には破棄された日時が記録されるので、複製枚数管理手段３０６は、同じ文書ＩＤを有する機密文書のうち破棄されている文書を除いて計数する。複製可能な枚数の算出は以下のルールに従う。
（ａ）設定された複写枚数よりも最大同時複製枚数の方が少ない場合には、その旨のメッセージを生成する。
（ｂ）最大複製枚数と存在枚数との差をＸ枚とする。
（ｃ）Ｘ枚が、設定された複写枚数よりも多く、かつ、最大同時複製枚数よりも少ない場合には、設定された枚数の複写が行われる。
（ｄ）Ｘ枚が、設定された複写枚数よりも少ない場合には、Ｘ枚と設定された複写枚数の差を求めてＹ枚とする。
（ｅ）Ｙ枚と最大同時複製枚数を比較して、Ｙ枚の方が少ない場合にはＹ枚までしか複写できない旨のメッセージを生成する。
（ｆ）Ｙ枚と最大同時複製枚数を比較して、Ｙ枚の方が多い場合には最大同時複製枚数までしか複写できない旨のメッセージを生成する。

ステップＳ８０６では、ステップＳ８０５の算出結果に基づき、出力文書管理サーバ２が、複写可能か否か判断する。ステップＳ８０８では、複写が不可能である理由及びその旨のメッセージを生成し、ステップＳ８０７では、複写可能な枚数に応じてその理由及びメッセージを生成する。

ステップＳ８０９では、ステップＳ８０８又はＳ８０７で生成されたメッセージが表示されると共に、複写可能である場合には複写が行われる。ステップＳ８１０では、複写に使用する用紙の用紙ＩＤがコピー機６により読み込まれ、出力文書管理サーバ２へ送信される。

ステップＳ８１１では、出力文書管理サーバ２の出力履歴登録手段３０２が、複写に使用した用紙ＩＤ等を出力履歴ＤＢ２０の出力ログに登録する。ユーザＩＤはステップＳ８０１により、文書ＩＤはステップＳ８０４により既知であるので、新たにステップＳ８１０で送信された用紙ＩＤと共に出力履歴ＤＢ２０の出力ログに登録する。

ステップＳ８１２では、ステップＳ８０７で許可された複写枚数だけ複写されたかどうか判断する。複写が終了していない場合には（ステップＳ８１２Ｎｏ）再度ステップＳ８０９へ進み、複写が終了したら（ステップＳ８１２のＹｅｓ）複写処理が終了する。

図１０（ｂ）は、複写処理が実行された出力ログの一例を示す。図１０（ｂ）は、図１０（ａ）と同じ構成の出力ログである。図１０（ｂ）の出力ログでは、出力内容が「複写」になり、また、複写元の用紙ＩＤが登録されている。これにより、複製された機密文書のオリジナルの用紙を特定できる。

本実施例のように、複写の権限を有さないユーザによる複写を禁止したり、複写可能な枚数を設定することで、複製による情報漏洩のリスクを低減できる。

〔ファクシミリ送信処理〕
次に、ファクシミリの送信処理について説明する。機密文書がファクシミリで送信されると、機密情報が社外へ漏洩する可能性がある。このため、本実施例では、ファクシミリの送信先に制限を設けることとした。

図１４は、ファクシミリ送信の処理を示すフローチャート図の一例である。ステップＳ９０１では、ネットワーク１に接続したファクシミリ７によりユーザがユーザＩＤを入力する。ユーザＩＤが入力されることで、ファクシミリを送信するユーザが特定できる。

ステップＳ９０２では、ユーザにより、ファクシミリの送信先が設定され、次いで送信の実行指示がなされる。ステップＳ９０３では、ファクシミリ７が、当該機密文書の用紙ＩＤを読み取り、読み取った用紙ＩＤを出力文書管理サーバ２へ送信する。ユーザからファクシミリの送信指示を受けたファクシミリ７の画像処理コントローラ５０２は、機密文書を光学的に走査し、画像データを取り込む。次いで、用紙ＩＤ Ｒ／Ｗコントローラ５１６は、画像データから用紙ＩＤが付加されていることを認識する。用紙ＩＤが存在する場合には送信に制限がかけられている場合があるので、ファクシミリ７は、用紙ＩＤ、ユーザＩＤ及び設定されたファクシミリの送信先を出力文書管理サーバ２に送信する。

ステップＳ９０４では、出力文書管理サーバ２が、ユーザの権限を確認し、出力履歴ＤＢ２０の出力ログ及び文書ＤＢ１０から、ＦＡＸ送信先を抽出する。まず、出力文書管理サーバ２の送信文書ＩＤ抽出手段３３７は、出力ログを参照し、ファクシミリ７から送信された用紙ＩＤの用紙に出力された機密文書の文書ＩＤを抽出する。これで、ＦＡＸ送信しようとしている機密文書を識別できる。文書ＩＤが抽出されたら、出力文書管理サーバ２は、図８のような文書ＤＢの機密内容、取り扱いレベル、権限部署及びＦＡＸ送信先を抽出する。

ステップＳ９０５では、出力文書管理サーバ２が、当該機密文書を当該ユーザがＦＡＸ送信可能か否か判断する。例えば、機密レベルでＦＡＸ送信自体を禁止されている場合、ユーザＩＤに基づく権限と取り扱いレベル又は権限部署を比較してＦＡＸ送信の権限がない場合、ユーザの入力したＦＡＸ番号が示す送信先がＦＡＸ送信欄の送信先に含まれていない場合、などにはＦＡＸ送信はできないと判断される。

送信できない場合には（ステップＳ９０５のＮｏ）、ステップＳ９０６で、送信できない旨のメッセージが生成される。図１３（ｂ）は、取り扱いレベルにより社外へのＦＡＸ送信が禁止されている場合に生成されるメッセージの一例を示す。該メッセージはファクシミリ７へ送信され、液晶表示などに表示される。送信できる場合には（ステップＳ９０５のＹｅｓ）、ステップＳ９０７で、ファクシミリ７によりＦＡＸ送信される。

ステップＳ９０８では、出力文書管理サーバ２の出力履歴登録手段３０２が、出力履歴ＤＢ２０の出力ログに、複写に使用した用紙ＩＤ等を登録する。ユーザＩＤはステップＳ９０１により、文書ＩＤはステップＳ９０４により既知であるので、出力履歴登録手段３０２は、ＦＡＸ送信しようとした又はＦＡＸ送信した用紙ＩＤと共に出力履歴ＤＢ２０の出力ログに登録する。

図１０（ｃ）は、ＦＡＸ送信が中止された場合の出力ログの一例を示す。図１０（ｃ）の出力ログでは、実行内容が「ＦＡＸ送信」に、実行結果が「中止：０００５」に、複製先用紙ＩＤが送信先のＦＡＸ番号となっている。実行結果の「中止：０００５」は、ＦＡＸの送信が中止されたこと、及び、中止されたのは、一例としてコード番号０００５に該当する理由が生じたためであることを表わしている。

ステップＳ９０７でＦＡＸ送信された場合には、送信先のファクシミリ（不図示）で機密文書が出力される。ステップＳ９０９では、送信先のファクシミリが、印刷に使用する用紙の用紙ＩＤを読み取り、送信先ファクシミリのＦＡＸ番号と共に出力文書管理サーバ２へ送信する。

ステップＳ９１０では、出力文書管理サーバ２が、用紙ＩＤ等を出力履歴ＤＢ２０に登録する。出力文書管理サーバ２は用紙ＩＤ及びＦＡＸ番号を受信する。次いで、出力履歴登録手段３０２は、複製先用紙ＩＤに当該ＦＡＸ番号が記録されているログを抽出し、当該ログの内容である、文書ＩＤ、ユーザＩＤ、複製元用紙ＩＤを、出力履歴ＤＢ２０の出力ログに登録する。なお、複製先用紙ＩＤに当該ＦＡＸ番号が記録されているログの複製先用紙ＩＤを、ファクシミリから送信された用紙ＩＤで置き換えてもよい。以上で、ファクシミリ送信処理が終了する。

ファクシミリ送信時に、ユーザの権限や送信先を確認することで、重要な文書が送信されるのを防ぐことができる。

〔破棄処理〕
次に、機密文書の破棄処理について説明する。出力された機密文書が破棄されたことを記録することで、機密文書が出力されてから破棄されるまでを管理できる。また、破棄された記録がない場合には、機密文書が保持されていることが明確になる。

図１５は、破棄処理を示すフローチャート図の一例である。ステップＳ１１０１では、ネットワーク１に接続した文書破棄箱９によりユーザがユーザＩＤを入力する。ユーザＩＤが入力されることで、破棄を行うユーザが特定できる。

ステップＳ１１０２では、文書破棄箱９により、用紙ＩＤが読み込まれ、当該用紙ＩＤが出力文書管理サーバ２に送信される。文書破棄箱９の用紙ＩＤ Ｒ／Ｗコントローラ５１６は、破棄される機密文書の用紙ＩＤを取り込む。用紙ＩＤが存在する場合には機密文書であるので、用紙ＩＤ、ユーザＩＤを出力文書管理サーバ２に送信する。

ステップＳ１１０３では、出力文書管理サーバ２が、出力履歴ＤＢ２０の出力ログ及び文書ＤＢ１０から、文書ＩＤを抽出する。まず、出力文書管理サーバ２の破棄文書ＩＤ抽出手段３１７は、出力ログを参照し、用紙ＩＤをキーにして、破棄箱９から送信された用紙ＩＤの用紙に出力された機密文書の文書ＩＤ等を抽出する。これで、破棄しようとしている機密文書を識別できる。なお、破棄することは、機密漏洩の可能性が低いためユーザの権限の確認を行わなかったが、破棄処理においても、ユーザの権限に基づき破棄してよいか否か確認してもよい。

ステップＳ１１０４では、出力文書管理サーバ２が、出力履歴ＤＢ２０の出力ログに、破棄した機密文書の用紙ＩＤ等を登録する。ユーザＩＤはステップＳ１１０１により、文書ＩＤ等はステップＳ１１０３により既知であるので、出力履歴登録手段３０２は、破棄する機密文書の用紙ＩＤと共に出力履歴ＤＢ２０の出力ログに登録する。図１０（ｄ）は、破棄された場合の出力ログの一例を示す。図１０（ｄ）では、複製元ＩＤの欄に、破棄された機密文書の用紙ＩＤが記録され、実行内容の欄には、「破棄」と記録される。また、複製先ＩＤは、複製後の用紙ＩＤを記入する欄であるので、破棄処理では記録される内容がない。

以上で、破棄処理が終了する。破棄処理により、破棄された機密文書が出力ログに記録されるので、実行内容が「破棄」となっている用紙ＩＤの機密文書は、破棄されたことが分かり、逆に、「破棄」と記録されるまでは、ユーザＩＤで示されるユーザの手元に存在していることが分かる。

〔出力ログの管理処理〕
次に、出力ログに基づいて、機密文書の回収状況などを管理する管理処理について説明する。本実施例では、管理処理の一例として、所定の期間破棄されない機密文書を保持するユーザに注意を促す処理を説明する。

図１６は、出力された複数の機密文書の出力ログの一例を示す。図１６の出力ログでは、文書ＩＤが全て同一なので、同一の機密文書が複数の用紙に印刷されたことが分かる。１行目のログは、複製元に記録がないので電子ファイルから印刷されたものであり、２行目のログは、複製元ＩＤが１行目の複製先ＩＤと等しいので１行目の機密文書から複製されたものであり、３行目のログは、実行結果が「中止」となっているので複製が行われなかったものであり、４行目のログは、実行内容が「破棄」となっているので破棄されたものであることが分かる。したがって、現在は用紙ＩＤが５３４の機密文書をユーザＩＤ９０００のユーザが保持している。

図１７は、破棄されない機密文書を保持するユーザに注意を促す処理のフローチャート図の一例を示す。当該処理は、例えば毎週であるとか決まった期間毎に行わるようにしてもよいし、システム管理者が処理を開始することとしてもよい。

ステップＳ１２０１では、出力文書管理サーバ２の未破棄文書抽出手段３１３が、出力ログを参照し、出力されているが破棄されていない機密文書を抽出する。機密文書の抽出は、例えば、複製先に記録されている用紙ＩＤを順番に取り出し、当該用紙ＩＤの用紙が破棄されているかに基づいて判断する。

ステップＳ１２０２では、ステップＳ１２０１で抽出された機密文書の文書ＩＤに基づき、文書ＤＢ１０の複製許可期間を参照する。文書ＤＢ１０には、図８のように複製許可期間が記録されている。経過期間算出手段３２３は、文書ＩＤをキーにして、当該機密文書の複製を保持できる期間である複製許可期間を抽出する。

ステップＳ１２０３では、ステップＳ１２０１で抽出された各機密文書について、出力されてからの経過期間を計算する。経過期間算出手段３２３は、出力ログの実行日時に記録された出力された日と、算出日に基づいて、出力されてからの経過期間を算出する。

ステップＳ１２０４では、経過期間超過文書抽出手段３３３が、ステップＳ１２０３で計算された経過期間とステップＳ１２０２で抽出された複製許可期間を比較する。経過期間超過文書抽出手段３３３は、複製許可期間と経過期間とを比較する。複製許可期間の方が経過期間よりも長い場合には（ステップＳ１２０４のＮｏ）、当該機密文書についてはいまだ閲覧可能であるので、当該機密文書の出力ログについては処理が終了する。

経過期間の方が複製許可期間よりも長い場合には（ステップＳ１２０４のＹｅｓ）、ステップＳ１２０５において、閲覧期間終了通知手段３０３が、当該機密文書の出力ログからユーザＩＤを抽出する。すなわち、当該機密文書については、閲覧期間を経過しているため、当該ユーザに注意を促せるよう、ユーザを特定する。

ステップＳ１２０６では、ステップＳ１２０５で抽出したユーザＩＤのユーザにＥ−Ｍａｉｌを送信する。閲覧期間終了通知手段３０３は、ユーザＩＤとユーザのメールアドレスが対応づけられたユーザデータベース（不図示）を参照し、Ｅ−Ｍａｉｌアドレスを抽出する。次いで、例えば「文書ＸＸＸ、用紙ＩＤ○○○の文書は、閲覧期間を経過しているので、文書破棄箱９で破棄願います」のようなメッセージを生成し、送信する。

なお、出力ログを図１８のような出力リスト形式に調製してもよい。システム管理者は、出力リストを見ることで、特定のユーザが機密文書を多く保持していたり、極端に出力期間が経過している機密文書を管理できる。また、ユーザＩＤ毎にソートして各ユーザに配布してもよい。ユーザは、自己の出力履歴を管理できると共に、破棄日時が空白の機密文書について破棄すべきとの注意が促される。

〔ユーザによる機密内容等の表示〕
コピー機６などの装置で複写などを行う時に初めて機密レベルなどにより制限が加わると、既に複製許可期間を超えていたり、必要な枚数の複製が行えないという状況が生じうる。本実施例では、ユーザが機密文書の機密内容等を表示する機密内容の表示について説明する。

ユーザは、機密文書の機密内容等を表示したい場合には、コピー機６、スキャナ５、ファクシミリ７など、用紙ＩＤを読み取る機能を有する装置を使用して、用紙ＩＤを読み取らせる。例えば、機密内容表示ボタンを押すことで、コピー機６等が用紙ＩＤを読み取り、用紙ＩＤが出力文書管理サーバ２へ送信される。

出力文書管理サーバ２は、用紙ＩＤに基づき出力履歴ＤＢ２０の出力ログを参照し、文書ＩＤを抽出する。次いで、文書ＤＢ１０を参照し、当該機密文書の機密内容、取り扱いレベル、権限部署を抽出する。図１３（ｃ）は、コピー機６等の液晶表示に表示された機密内容等の一例を示す。図１３（ｃ）には、文書ＤＢ１０の機密内容、取り扱いレベル、権限部署が表示されている。これによりユーザは、保持している機密文書の機密の内容を簡単に調べることができる。なお、図１３（ｃ）では、機密内容、取り扱いレベル、権限部署のみが表示されているが、複製許可期間や最大複製枚数、最大同時複製枚数を表示してもよいし、複写処理のように存在枚数を表示してもよい。

本実施例によれば、出力された機密文書の複製、廃棄までをシステム上で追跡することができ、規定外の方法で複製や破棄などしない限り、機密文書の管理を行うことができる。出力された文章が、機密文書であることをユーザに明示的に知らせることができるので、ユーザにセキュリティ意識を喚起させることができる。また、複製が可能であっても、予め設定された枚数以上の複製が行われる前に、複製が制限されるので機密文書の不用意な複製が防止できる。また、ファクシミリによる送信では、送信先に重要な情報が漏洩する可能性があるが、ユーザが重要な書類をファクシミリで送信することを未然に防ぐことができる。また、閲覧期間が限定できるので、長い間閲覧されている機密文書を管理でき、ユーザに破棄を促すことが可能になる。また、ユーザは、印刷された機密文書の機密内容などを容易に調べることができるので、ユーザがモラルをもって行動することが容易になる。

実施例１では、用紙ＩＤが、予め、バーコードやＩＣチップに記録されていた。実施例２では、機密文書を出力する際にユニークな用紙ＩＤを生成してバーコード又はＩＣチップに記録する形態について説明する。

出力文書管理システムの構成、出力文書管理サーバ２、プリンタ４、コピー機６、ファクシミリ７、スキャナ５、シュレッダ８、文書破棄箱９、のハードウェア構成は、実施例１と同じであるので説明は省略する。なお、プリンタ４、コピー機６、ファクシミリ７、スキャナ５の用紙ＩＤ Ｒ／Ｗコントローラ５１６は、用紙ＩＤを用紙に書き込む機能を有する。

図１９は、実施例２における出力文書管理サーバ２の機能構成図の一例を示す。図１９は、用紙ＩＤ生成手段３５０を有する点で図７と異なる。用紙ＩＤ生成手段３５０は、出力履歴ＤＢ２０の出力ログを参照して、既に使用されている用紙ＩＤと重複しないユニークな用紙ＩＤを生成する。

〔印刷処理〕
図２０は、実施例２における印刷の処理を示すフローチャート図の一例である。ステップＳ２１０１では、ユーザにより、ネットワーク１に接続した端末９９がユーザＩＤを入力される。ユーザＩＤが入力されることで、機密文書を出力したユーザが特定できる。ユーザＩＤは、例えばキーボードから入力するだけに限られず、指紋、網膜、静脈などの生体識別情報に基づいて自動的に入力されてもよいし、ＩＣカードから磁気的又は電気的に入力されてもよい（以下、全てのユーザＩＤ入力処理で同じ）。

次いで、端末９９に、ユーザが閲覧している又は指定する機密文書の印刷指示が入力される。印刷指示を受けた端末９９は、ユーザＩＤと共に出力文書管理サーバ２へ印刷指示を出力する。機密文書には、当該機密文書が機密性の文書であるという情報が含まれているので、以降の印刷処理が機密文書を印刷するための処理に則り行われる。

ステップＳ２１０２では、出力文書管理サーバ２が、用紙ＩＤを生成する。図１９の用紙ＩＤ生成手段３５０は、出力履歴ＤＢ２０を参照し、既に使用されている用紙ＩＤを参照し、重複しない用紙ＩＤを生成する。例えば、一番大きい数字をインクリメントしてもよいし、年月日とユーザＩＤ等を組み合わせてもよい。

ステップＳ２１０３では、出力文書管理サーバ２が、プリントサーバ３へ印刷命令を送信する。出力文書管理サーバ２は、プリントサーバ３へ、機密文書の内容及び生成された用紙ＩＤを送信する。この時点では、用紙ＩＤは数桁の数字等からなる文字列なので、出力文書管理サーバ２が、プリントサーバ３へ送信する前にバーコードに変換してもよいし、プリントサーバ３又はプリンタ４がバーコードに変換してもよい。

ステップＳ２１０４では、プリンタ４が、機密文書の内容と用紙ＩＤが記録されたバーコードを用紙に印刷する。

なお、印刷時に図１１のような、機密文書であることを示すメッセージを印刷してもよい。ユーザは、バーコード１２やＩＣチップを見ただけでは、当該文書が機密文書であることが分からない場合があるので、図１１のメッセージ１６のように記載することで機密文書であることが明確になる。

ステップＳ２１０５では、出力文書管理サーバ２の出力履歴登録手段３０２が、用紙ＩＤ、文書ＩＤ、ユーザＩＤ及び出力した日時を出力履歴ＤＢ２０へ登録する。登録された内容は、例えば、図１０（ａ）のようになる。図１０（ａ）の出力ログは、実行日時、実行内容、実行結果、ユーザＩＤ、文書ＩＤ、複製元用紙ＩＤ、複製先用紙ＩＤ、の各欄を有する。各項目については、実施例１で説明したので省略する。

ステップＳ２１０６では、ユーザの端末９９に、当該機密文書をユーザが保持してよい閲覧期間や印刷が終了した旨が表示される。出力文書管理サーバ２は、プリントサーバ３から印刷の終了の信号を受け、ユーザの端末９９に閲覧期間を表示する。ユーザは、表示された閲覧期間を見ることで、いつまで機密文書を保持できるかを把握できる。

第２実施例のように、用紙ＩＤを機密文書の出力の時点で生成すれば、プリンタ４が用紙ＩＤを読み取る必要がなくなる。

〔複写処理〕
次に、用紙ＩＤが、予め、バーコードやＩＣチップに記録されていない場合の複写処理について説明する。図２１は、実施例２における複写の処理を示すフローチャート図の一例である。ステップＳ２２０１では、ネットワーク１に接続したコピー機６によりユーザがユーザＩＤを入力する。ユーザＩＤが入力されることで、複写を行うユーザが特定できる。

ステップＳ２２０２では、ユーザにより、コピー枚数が設定され、次いでコピーの実行指示がなされる。ステップＳ２２０３では、コピー機６が、当該機密文書の用紙ＩＤを読み取り、読み取った用紙ＩＤを出力文書管理サーバ２へ送信する。コピーの実行指示を受けたコピー機６は、ガラス面におかれた機密文書の画像データを取り込む。用紙ＩＤ Ｒ／Ｗコントローラ５１６は、用紙ＩＤを読み取る。用紙ＩＤが存在する場合には複写に制限がかけられている場合があるので、コピー機６は、用紙ＩＤ、ユーザＩＤ及び設定されたコピー枚数を出力文書管理サーバ２に送信する。

ステップＳ２２０４では、出力文書管理サーバ２が、ユーザの権限を確認し、出力履歴ＤＢ２０の出力ログ及び文書ＤＢ１０から、文書ＩＤを抽出する。まず、出力文書管理サーバ２の被複写文書ＩＤ抽出手段３２７は、用紙ＩＤをキーにして出力ログを参照し、文書ＩＤを抽出する。これで、複写しようとしている機密文書を識別できる。文書ＩＤが抽出されたら、次いで、文書ＩＤをキーにして文書ＤＢ１０を参照する。出力文書管理サーバ２は、ユーザＩＤに基づく権限と取り扱いレベル又は権限部署を比較して当該機密文書の複写の権限がない場合などには、当該機密文書を複写できないと判断する。複写が禁止されている場合には、その旨をコピー機６に送信する。図１３（ａ）は、複写が禁止されている場合のメッセージの一例を示す。

ステップＳ２２０５では、出力文書管理サーバ２が、用紙ＩＤを生成する。図１９の用紙ＩＤ生成手段３５０は、出力履歴ＤＢ２０を参照し、既に使用されている用紙ＩＤを参照し、重複しない用紙ＩＤを生成する。例えば、一番大きい数字をインクリメントしてもよいし、年月日とユーザＩＤ等を組み合わせてもよい。出力文書管理サーバ２は、生成した用紙ＩＤをコピー機６へ送信する。コピー枚数が複数の場合には、枚数分だけ用紙ＩＤを生成する。

ステップＳ２２０６では、コピー機６が、元文書の用紙ＩＤを削除し、新しい用紙ＩＤを機密文書に印刷する。コピー機６は、ステップＳ２２０３で読み取られた機密文書の画像データから、元の用紙ＩＤを削除する。削除した後、出力文書管理サーバ２が生成した用紙ＩＤを画像データに付加して、機密文書とともに画像形成する。これにより、用紙ＩＤが重複することなく複写処理ができる。なお、元の用紙ＩＤを削除せずに、場所をずらして新たに生成された用紙ＩＤを追加してもよい。この場合には、複数の用紙ＩＤが印刷されるので、複写されたこと及び複写元の用紙ＩＤが明確になる。なお、用紙ＩＤを地紋印刷してユーザの視覚では認識できないようにしてもよい。

ステップＳ２２０７では、コピー機６が、コピーが終了したか否か判断する。コピーが終了していなければ、ステップＳ２２０２で設定されたコピー枚数だけコピーを繰り返す。

ステップＳ２２０８では、出力文書管理サーバ２の出力履歴登録手段３０２が、複写に使用した用紙ＩＤ等を出力履歴ＤＢ２０の出力ログに登録する。ユーザＩＤはステップＳ２２０４により、文書ＩＤはステップＳ２２０４により既知であるので、出力履歴ＤＢ２０の出力ログに登録する。以上で複写処理が終了する。

なお、実施例２における複写処理においても、複写可能な枚数を機密文書に応じて制限してもよい。

〔ファクシミリ送信処理〕
次に、用紙ＩＤが、予め、バーコードやＩＣチップに記録されていない場合のファクシミリ送信処理について説明する。機密文書がファクシミリで送信されると、機密情報が社外へ漏洩する可能性がある。このため、本実施例では、ファクシミリの送信先に制限を設けることとした。

図２２は、実施例２におけるファクシミリ送信の処理を示すフローチャート図の一例である。ステップＳ２３０１では、ネットワーク１に接続したファクシミリ７によりユーザがユーザＩＤを入力する。ユーザＩＤが入力されることで、ファクシミリを送信するユーザが特定できる。

ステップＳ２３０２では、ユーザにより、ファクシミリの送信先が設定され、次いで送信の実行指示がなされる。ステップＳ２２０４では、ファクシミリ７が、当該機密文書の用紙ＩＤを読み取り、読み取った用紙ＩＤを出力文書管理サーバ２へ送信する。ユーザからファクシミリの送信指示を受けたファクシミリ７は、機密文書の画像データを取り込む。次いで、用紙ＩＤ Ｒ／Ｗコントローラ５１６は、用紙ＩＤを認識し抽出する。用紙ＩＤが存在する場合には送信に制限がかけられている場合があるので、用紙ＩＤ、ユーザＩＤ及び設定されたファクシミリの送信先（ＦＡＸ番号）を出力文書管理サーバ２に送信する。

ステップＳ２３０４では、出力文書管理サーバ２が、ユーザの権限を確認し、出力履歴ＤＢ２０の出力ログ及び文書ＤＢ１０から、ＦＡＸ送信先を抽出する。まず、出力文書管理サーバ２の送信文書ＩＤ抽出手段３３７は、出力ログを参照し、ファクシミリ７から送信された用紙ＩＤの用紙に出力された機密文書の文書ＩＤを抽出する。これで、ＦＡＸ送信しようとしている機密文書を識別できる。文書ＩＤが抽出されたら、出力文書管理サーバ２は、図８のような文書ＤＢの機密レベル、取り扱いレベル、権限部署及びＦＡＸ送信先を参照する。

ステップＳ２３０５では、出力文書管理サーバ２が、当該機密文書を当該ユーザがＦＡＸ送信可能か否か判断する。例えば、機密レベルでＦＡＸ送信自体を禁止されている場合、ユーザＩＤに基づく権限と取り扱いレベル又は権限部署を比較してＦＡＸ送信の権限がない場合、ユーザの入力したＦＡＸ番号が示す送信先がＦＡＸ送信欄の送信先に含まれていない場合、などにはＦＡＸ送信はできないと判断される。

送信できない場合には（ステップＳ２３０５のＮｏ）、ステップＳ２３０６で、送信できない旨のメッセージが生成される。該メッセージはファクシミリ７へ送信され、液晶表示などに表示される。図１３（ｂ）は、取り扱いレベルにより社外へのＦＡＸ送信が禁止されている場合に生成されるメッセージの一例を示す。
送信できる場合には（ステップＳ２３０５のＹｅｓ）、ステップＳ２３０７で、出力文書管理サーバ２が、用紙ＩＤを生成する。図１９の用紙ＩＤ生成手段３５０は、出力履歴ＤＢ２０を参照し、既に使用されている用紙ＩＤを参照し、重複しない用紙ＩＤを生成する。例えば、一番大きい数字をインクリメントしてもよいし、年月日とユーザＩＤ等を組み合わせてもよい。出力文書管理サーバ２は、生成した用紙ＩＤをファクシミリ７へ送信する。

ステップＳ２３０８では、ファクシミリ７が、元文書の用紙ＩＤを削除し、新しい用紙ＩＤを機密文書に印刷する。ファクシミリ７は、ステップＳ２３０３で読み取られた機密文書の画像データから、元の用紙ＩＤを削除する。削除した後、出力文書管理サーバ２が生成した用紙ＩＤを画像データに付加して、機密文書とともに画像形成する。これにより、用紙ＩＤが重複することなくファクシミリ処理ができる。なお、元の用紙ＩＤを削除せずに、場所をずらして新たに生成された用紙ＩＤを追加してもよい。この場合には、複数の用紙ＩＤが印刷されるので、ファクシミリ処理されたこと及び送信元の用紙ＩＤが明確になる。ファクシミリ７は、形成された画像データを送信先のファクシミリに送信する。

ステップＳ２３１０では、出力文書管理サーバ２の出力履歴登録手段３０２が、出力履歴ＤＢ２０の出力ログに、複写に使用した用紙ＩＤ等を登録する。ユーザＩＤはステップＳ２３０１により、用紙ＩＤはステップＳ２３０７により、文書ＩＤはステップＳ２３０４により既知であるので、出力履歴登録手段３０２は、これらを出力履歴ＤＢ２０の出力ログに登録する。なお、出力履歴ＤＢ２０への登録は、ＦＡＸ送信した場合及びＦＡＸ送信を中止した場合のいずれでも行われる。

図１０（ｃ）は、ＦＡＸ送信が中止された場合の出力ログの一例を示す。図１０（ｃ）では、出力内容が「ＦＡＸ送信」、出力結果が「中止：０００５」と記録されている。ＦＡＸの送信が中止されたので、出力結果は中止となり、その理由がコード番号０００５で表わされている。

ステップＳ２３０９では、送信先のファクシミリが、新しい用紙ＩＤと共に機密文書を出力する。以上で、ファクシミリ送信処理が終了する。

実施例２におけるファクシミリの送信処理は、ファクシミリ装置が、印刷に使用しようとする用紙の用紙ＩＤを読み取る必要がない。また、送信先のファクシミリから用紙ＩＤを出力文書管理サーバ２へ送信する必要もないので、出力文書管理システムの処理内容が容易になる。

ユーザは、これまで説明した印刷、複写、ＦＡＸ送信された機密文書を保持し、使用目的が終了したら実施例１と同じ破棄処理を行って、機密文書を破棄する。また、機密文書を保持している期間が、当該機密文書の複製許可期間よりも長くなると、出力ログの管理処理により、破棄が促される。なお、破棄処理及び出力ログの管理処理については実施例１と同じであるのでその説明は省略する。

実施例２によれば、用紙に予め用紙ＩＤが付加されていないので、用紙ＩＤを付加するコストが低減できる。また、プリンタ４、コピー機６又はファクシミリ７は、印刷に使用する用紙の用紙ＩＤを読み取る必要がないので、用紙ＩＤ Ｒ／Ｗコントローラ５１６として、スキャナやＯＣＲ機能、ＩＣチップリーダなど新たな設備を備える必要がない。また、フローチャート図で説明したように、プリンタ４、コピー機６又はファクシミリ７から、印刷に使用する用紙の用紙ＩＤを出力文書管理サーバ２へ送信する必要がないので、処理を簡易にできる。

出力文書管理システムの構成図の一例である。 用紙ＩＤが付加された用紙の一例である。 サーバのハードウェア構成図の一例である。 コピー機のハードウェア構成図の一例である。 ファクシミリ装置のハードウェア構成図の一例である。 文書破棄箱のハードウェア構成図の一例である。 出力文書管理サーバの機能構成図の一例である。 文書ＤＢのデータ構造の一例である。 印刷の処理を示すフローチャート図の一例である。 出力ログの一例である。 機密文書であることを示すメッセージが印刷された機密文書の一例である。 複写の処理を示すフローチャート図の一例である。 ユーザ権限により操作が制限される場合のメッセージの一例である。 ファクシミリ送信の処理を示すフローチャート図の一例である。 破棄処理を示すフローチャート図の一例である。 複数の機密文書の出力ログの一例である。 破棄されない機密文書を保持するユーザに注意を促す処理のフローチャート図の一例である。 出力リスト形式の出力ログの一例である。 実施例２における出力文書管理サーバの機能構成図の一例である。 実施例２における印刷の処理を示すフローチャート図の一例である。 実施例２における複写の処理を示すフローチャート図の一例である。 実施例２におけるファクシミリ送信の処理を示すフローチャート図の一例である。

符号の説明

１ ネットワーク
２ 出力文書管理サーバ
３ プリントサーバ
４ プリンタ
５ スキャナ
６ コピー機
７ ファクシミリ
８ シュレッダ
９ 文書破棄箱
１０ 文書ＤＢ
１１ 用紙
１２、１３ 用紙ＩＤ
２０ 出力履歴ＤＢ
９９ 端末
３０１ 通知手段
３０２ 出力履歴登録手段
３０３ 閲覧期間終了通知手段
３０６ 複製枚数管理手段
３０７ 文書ＩＤ抽出手段

Claims (42)

1. ネットワークに接続された端末により印刷を指示された文書を、用紙を識別する用紙ＩＤを有する用紙に印刷するプリンタと、当該プリンタが印刷する所定の文書を管理する出力文書管理サーバと、を有する出力文書管理システムにおいて、
   前記端末は、前記出力文書管理サーバが管理する文書の印刷を、文書を識別する文書ＩＤ及び印刷枚数と共に該出力文書管理サーバに依頼する管理文書印刷依頼手段を有し、
   前記出力文書管理サーバは、前記管理文書印刷依頼手段により所定の文書の印刷を依頼された場合に所定の手順で印刷することを前記プリンタに指示する所定文書印刷指示送信手段を有し、
   前記プリンタは、前記所定文書印刷指示手段により印刷の指示を受ける所定文書印刷指示受信手段と、前記所定文書印刷指示受信手段により受信した前記所定の文書を印刷する用紙の前記用紙ＩＤを読み取る印刷文書用紙ＩＤ読取り手段と、前記印刷文書用紙ＩＤ読み取り手段により読み取った前記用紙ＩＤを前記出力文書管理サーバに送信する印刷文書用紙ＩＤ送信手段と、を有し、
   前記出力文書管理サーバは、前記印刷文書用紙ＩＤ送信手段により送信された前記用紙ＩＤを受信する印刷文書用紙ＩＤ受信手段と、前記印刷文書用紙ＩＤ受信手段により受信した前記用紙ＩＤと共に前記文書ＩＤを、印刷した文書の履歴を登録する出力履歴ＤＢに登録する出力履歴登録手段と、を有する、
   ことを特徴とする出力文書管理システム。
2. 使用済みの文書が破棄される文書破棄装置を有し、
   前記文書破棄装置は、破棄される前記所定の文書の前記用紙ＩＤを読み取る破棄文書用紙ＩＤ読み取り手段と、
   破棄される前記用紙ＩＤを送信する破棄文書用紙ＩＤ送信手段と、を有し、
   前記出力文書管理サーバは、前記破棄文書用紙ＩＤ送信手段により送信された破棄される前記用紙ＩＤを受信する破棄文書用紙ＩＤ受信手段と、
   破棄された前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、当該破棄された文書の文書ＩＤを抽出する破棄文書ＩＤ抽出手段と、
   前記破棄文書ＩＤ抽出手段により抽出された破棄された文書の前記文書ＩＤと共に、破棄された文書の前記用紙ＩＤを、前記出力履歴登録手段により登録する、
   ことを特徴とする請求項１記載の出力文書管理システム。
3. 前記出力文書管理サーバの前記所定文書印刷指示送信手段が、当該文書が前記所定の文書である旨のデータを前記プリンタに送信する、ことを特徴とする請求項１記載の出力文書管理システム。
4. 前記出力文書管理サーバは、前記文書ＩＤに対応づけて当該文書の印刷可能枚数が記録された文書データベースと、
   前記管理文書印刷依頼手段により送信された文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の印刷可能枚数を抽出する印刷可能枚数抽出手段と、
   前記出力履歴ＤＢを参照し、当該文書ＩＤの文書が出力されている出力枚数を提供する出力枚数提供手段と、
   前記出力枚数提供手段により提供された当該文書ＩＤの文書の出力枚数と、前記印刷可能枚数抽出手段により抽出された印刷可能枚数との比較の結果に応じて、前記管理文書印刷依頼手段により送信された印刷枚数を制限する信号を、前記プリンタに送信する印刷枚数制限手段と、
   を有することを特徴とする請求項１に記載の出力文書管理システム。
5. 前記文書データベースは、前記文書ＩＤに対応づけて記録された、当該文書を一度に印刷可能な同時印刷可能枚数を更に有し、
   前記出力文書管理サーバは、前記端末が管理文書印刷依頼手段により送信した文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の同時印刷可能枚数を抽出する同時印刷可能枚数抽出手段と、
   前記同時印刷可能枚数抽出手段により抽出された同時印刷可能枚数と、前記管理文書印刷依頼手段により送信された前記印刷枚数との比較の結果、同時印刷可能枚数の方が少ない場合には、印刷枚数を制限する信号を、前記プリンタに送信する同時印刷枚数制限手段と、
   を有することを特徴とする請求項１記載の出力文書管理システム。
6. 前記プリンタは、前記プリンタにおける前記印刷文書用紙ＩＤ読取り手段が、前記用紙ＩＤを読み取れなかった場合に、当該印刷を中止すると共に、前記出力文書管理サーバに、用紙ＩＤが読み取れないことを通知する用紙ＩＤ読み取りエラー送信手段を、有する、
   ことを特徴とする請求項１記載の出力文書管理システム。
7. 前記用紙ＩＤを有する用紙に印刷された前記所定の文書を複写する複写装置を有し、
   前記複写装置は、前記所定の文書が複写される用紙の用紙ＩＤを読み取る複写文書用紙ＩＤ読取り手段と複写する前記所定の文書の用紙ＩＤを読み取る被複写文書用紙ＩＤ読み取り手段と、複写される用紙の前記用紙ＩＤ及び複写する前記所定の文書の用紙ＩＤを複写枚数と共に前記出力文書管理サーバに送信する複写用紙ＩＤ送信手段と、を有し、
   前記出力文書管理サーバは、前記複写用紙ＩＤ送信手段により送信された複写される用紙の前記用紙ＩＤ及び複写する前記所定の文書の用紙ＩＤを受信する複写用紙ＩＤ受信手段と、前記複写用紙ＩＤ受信手段により受信した複写される用紙の前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、複写される用紙に印刷された文書の文書ＩＤを抽出する被複写文書ＩＤ抽出手段と、を有し、
   前記被複写文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤと共に、複写される用紙の前記用紙ＩＤ及び複写する前記所定の文書の用紙ＩＤを、前記出力履歴登録手段により前記出力履歴ＤＢに登録する、
   ことを特徴とする請求項１記載の出力文書管理システム。
8. 前記出力文書管理サーバは、前記文書ＩＤに対応づけて当該文書の複写可能枚数が記録された文書データベースと、前記複写用紙ＩＤ送信手段により送信された複写される用紙の前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、複写される用紙に印刷された文書が出力されている出力枚数を提供する出力枚数提供手段と、
   前記出力枚数提供手段により提供された出力枚数と、前記被複写文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の複写可能枚数を抽出する複写可能枚数抽出手段と、前記出力枚数提供手段により提供された出力枚数と、前記複写可能枚数抽出手段により抽出された複写可能枚数との比較の結果に応じて、前記複写用紙ＩＤ送信手段により送信された複写枚数を制限する信号を、前記複写装置に送信する複写枚数制限手段と、を有する
   ことを特徴とする請求項７記載の出力文書管理システム。
9. 前記文書データベースは、前記文書ＩＤに対応づけて記録された、当該文書を一度に複写可能な同時複写可能枚数を更に有し、
   前記出力文書管理サーバは、前記複写装置における前記被複写文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書ＩＤの文書の同時複写可能枚数を抽出する同時複写可能枚数抽出手段と、
   前記同時複写可能枚数抽出手段により抽出された前記同時複写可能枚数と、前記複写用紙ＩＤ送信手段により送信された前記複写枚数との比較の結果、前記同時複写可能枚数の方が少ない場合には、前記複写枚数を制限する信号を、前記複写装置に送信する同時複写枚数制限手段と、
   を有することを特徴とする請求項７記載の出力文書管理システム。
10. 前記複写装置は、前記複写装置における前記複写文書用紙ＩＤ読取り手段が、前記用紙ＩＤを読み取れなかった場合は、当該複写を中止すると共に、前記出力文書管理サーバに、用紙ＩＤが読み取れないことを通知する用紙ＩＤ読み取りエラー送信手段を有する、ことを特徴とする請求項７記載の出力文書管理システム。
11. 前記用紙ＩＤを有する用紙に印刷された前記所定の文書をＦＡＸで送信するファクシミリ装置を有し、
    前記ファクシミリ装置は、ＦＡＸ送信される前記所定の文書の用紙ＩＤを読み取る送信文書用紙ＩＤ読取り手段と、前記送信文書用紙ＩＤ読み取り手段により読み取られた前記用紙ＩＤ及びＦＡＸの送信先を送信する送信先送信手段と、を有し、
    前記出力文書管理サーバは、前記ファクシミリの前記送信先送信手段により送信された前記用紙ＩＤを受信する送信先受信手段と、前記送信先受信手段により受信した前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、ＦＡＸ送信される文書の文書ＩＤを抽出する送信文書ＩＤ抽出手段と、を有し、
    前記送信文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤと共に、前記ＦＡＸ送信される文書の用紙ＩＤ及びＦＡＸの送信先を、前記出力履歴登録手段により前記出力履歴ＤＢに登録する、
    ことを特徴とする請求項１記載の出力文書管理システム。
12. 前記出力文書管理サーバが有する前記文書データベースは、文書ＩＤに対応づけて記録された、当該文書のＦＡＸ送信が許可されたＦＡＸ可能送信先を有し、
    前記出力文書管理サーバは、前記ファクシミリの前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先が、前記ＦＡＸ可能送信先に含まれていない場合には、前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先への送信を禁止するＦＡＸ送信禁止手段を有する、ことを特徴とする請求項１１記載の出力文書管理システム。
13. 前記ファクシミリにおける前記送信先送信手段により送信された複写される用紙の前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、複写される用紙に印刷された文書が出力されている出力枚数を提供する出力枚数提供手段と、
    前記ファクシミリにおける前記送信文書ＩＤ抽出手段により抽出されたＦＡＸ送信される文書の文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の前記複写可能枚数、を抽出する複写可能枚数抽出手段と、
    前記出力枚数提供手段により提供された出力枚数と、前記複写可能枚数抽出手段により抽出された前記複写可能枚数との比較の結果に応じて、前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先のうち所定のＦＡＸ送信先へのＦＡＸ送信を制限する信号を、前記ファクシミリに送信するＦＡＸ送信制限手段と、
    を有することを特徴とする請求項１１記載の出力文書管理システム。
14. 前記文書データベースは、前記文書ＩＤに対応づけて記録された、当該文書を一度にＦＡＸ送信可能な同時ＦＡＸ送信可能枚数を更に有し、
    前記出力文書管理サーバは、前記ファクシミリにおける前記送信文書ＩＤ抽出手段により抽出されたＦＡＸ送信される文書の文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の同時ＦＡＸ送信可能枚数を抽出する同時ＦＡＸ送信可能枚数抽出手段と、
    前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先の数と、前記同時ＦＡＸ送信可能枚数抽出手段により抽出された同時ＦＡＸ送信可能枚数との比較の結果、同時ＦＡＸ送信可能枚数の方が少ない場合には、前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先のうち所定のＦＡＸの送信先へのＦＡＸ送信を制限する信号を、前記ファクシミリに送信する同時ＦＡＸ送信可能枚数制限手段と、
    を有することを特徴とする請求項１１記載の出力文書管理システム。
15. 前記所定の文書が送信される送信先ファクシミリは、送信された当該所定の文書を印刷する用紙の前記用紙ＩＤを読み取るＦＡＸ印刷用紙ＩＤ読取り手段を有し、
    前記送信先ファクシミリは、当該送信先ファクシミリにおける前記ＦＡＸ印刷用紙ＩＤ読取り手段が、前記用紙ＩＤを読み取れなかった場合は、当該所定の文書の印刷を中止すると共に、前記出力文書管理サーバに、用紙ＩＤが読み取れないことを通知する用紙ＩＤ読み取りエラー送信手段を有する、ことを特徴とする請求項１１記載の出力文書管理システム。
16. 前記出力文書管理サーバは、前記プリンタ、前記複写装置又は前記ファクシミリを操作するユーザを識別するためのユーザＩＤ及びユーザＩＤ毎に権限が記録されたユーザＤＢを有し、
    前記プリンタ、前記複写装置又は前記ファクシミリは、前記プリンタ、前記複写装置又は前記ファクシミリを操作するユーザにより入力された前記ユーザＩＤを前記出力文書管理サーバに送信するユーザＩＤ送信手段を有し、
    前記出力文書管理サーバは、前記ユーザＩＤ送信手段により送信された前記ユーザＩＤに基づき前記ユーザＤＢを参照して、当該ユーザＩＤのユーザが、当該文書の印刷、複写又はＦＡＸの送信の権限を有していない場合には、当該文書の印刷、複写又はＦＡＸの送信を制限する信号を前記プリンタ、前記複写装置又は前記ファクシミリに送信する操作制限信号送信手段を有する、
    ことを特徴とする請求項１、７又は１１項のうちいずれか一項記載の出力文書管理システム。
17. 前記出力履歴ＤＢは、前記プリンタによる印刷、前記複写装置による複写、前記ファクシミリによるＦＡＸ送信毎に、当該操作を行った前記ユーザの前記ユーザＩＤを有し、
    前記出力文書管理サーバは、前記出力履歴ＤＢを参照し、前記文書破棄装置により破棄されていない文書を抽出する未破棄文書抽出手段と、前記未破棄文書抽出手段により抽出された破棄されていない文書について、前記出力履歴ＤＢに記録された、当該文書の印刷、複写又はＦＡＸ送信の日付に基づき、印刷、複写又はＦＡＸ送信からの経過期間を算出する経過期間算出手段と、前記経過期間算出手段により算出された経過期間が所定の期間を超えている文書を、前記出力履歴ＤＢから抽出する経過期間超過文書抽出手段と、前記経過期間超過文書抽出手段により抽出された文書を、前記出力履歴ＤＢに記録された、印刷、複写又はＦＡＸ送信したユーザのユーザＩＤに基づき、当該文書が破棄されていないことを当該ユーザ又は当該出力文書管理システムを管理する管理者に通知する閲覧期間終了通知手段と、
    を有することを特徴とする請求項１、７又は１１項のうちいずれか一項記載の出力文書管理システム。
18. ネットワークに接続された端末により印刷を指示された文書を、前記ネットワークに接続されたプリンタにより、用紙を識別する用紙ＩＤを有する用紙に印刷し、印刷された所定の文書を管理する出力文書管理サーバにおいて、
    前記端末から、当該出力文書管理サーバが管理する文書の印刷依頼を、文書を識別する文書ＩＤ及び印刷枚数と共に送信される管理文書印刷依頼受信手段と、前記管理文書印刷依頼受信手段により受信した文書ＩＤの文書の印刷を所定の手順で前記プリンタに指示する所定文書印刷指示送信手段と、前記プリンタが読み取った前記所定の文書を印刷する用紙の前記用紙ＩＤを受信する印刷文書用紙ＩＤ受信手段と、前記印刷文書用紙ＩＤ受信手段により受信した前記用紙ＩＤと共に前記文書ＩＤを出力履歴ＤＢに登録する出力履歴登録手段と、を有する、ことを特徴とする出力文書管理サーバ。
19. 使用済みの文書を破棄する文書破棄装置により読み取られた、破棄される前記所定の文書の前記用紙ＩＤを受信する破棄文書用紙ＩＤ受信手段と、破棄された前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、当該破棄された文書の文書ＩＤを抽出する破棄文書ＩＤ抽出手段と、前記破棄文書ＩＤ抽出手段により抽出された破棄された文書の前記文書ＩＤと共に、破棄された文書の前記用紙ＩＤを、前記出力履歴登録手段により登録する、
    ことを特徴とする請求項１８記載の出力文書管理サーバ。
20. 前記出力文書管理サーバにおける前記所定文書印刷指示送信手段は、当該文書が前記所定の文書である旨のデータを前記プリンタに送信する、ことを特徴とする請求項１８記載の出力文書管理サーバ。
21. 前記文書ＩＤに対応づけて当該文書の印刷可能枚数が記録された文書データベースと、
    前記管理文書印刷依頼手段により送信された文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の印刷可能枚数を抽出する印刷可能枚数抽出手段と、
    前記出力履歴ＤＢを参照し、当該文書ＩＤの文書が出力されている出力枚数を提供する出力枚数提供手段と、
    前記出力枚数提供手段により提供された当該文書ＩＤの文書の出力枚数と、前記印刷可能枚数抽出手段により抽出された印刷可能枚数との比較の結果に応じて、前記管理文書印刷依頼手段により送信された印刷枚数を制限する信号を、前記プリンタに送信する印刷枚数制限手段と、
    を有することを特徴とする請求項１８に記載の出力文書管理サーバ。
22. 前記文書データベースは、前記文書ＩＤに対応づけて記録された、当該文書を一度に印刷可能な同時印刷可能枚数を更に有し、
    前記端末が管理文書印刷依頼手段により送信した文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の同時印刷可能枚数を抽出する同時印刷可能枚数抽出手段と、
    前記同時印刷可能枚数抽出手段により抽出された同時印刷可能枚数と、前記管理文書印刷依頼手段により送信された前記印刷枚数との比較の結果、同時印刷可能枚数の方が少ない場合には、印刷枚数を制限する信号を、前記プリンタに送信する同時印刷枚数制限手段と、
    を有することを特徴とする請求項１８記載の出力文書管理サーバ。
23. 前記用紙ＩＤを有する用紙に印刷された前記所定の文書を複写する複写装置が読み取った、複写される用紙の前記用紙ＩＤと複写する前記所定の文書の用紙ＩＤを複写枚数と共に受信する複写用紙ＩＤ受信手段と、前記複写用紙ＩＤ受信手段により受信した複写される用紙の前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、複写される用紙に印刷された文書の文書ＩＤを抽出する被複写文書ＩＤ抽出手段と、を有し、
    前記被複写文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤと共に、複写される用紙の前記用紙ＩＤ及び複写する前記所定の文書の用紙ＩＤを、前記出力履歴登録手段により前記出力履歴ＤＢに登録する、
    ことを特徴とする請求項１８項記載の出力文書管理サーバ。
24. 文書ＩＤに対応づけて当該文書の複写可能枚数が記録された文書データベースと、
    前記複写用紙ＩＤ受信手段により受信した複写される用紙の前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、複写される用紙に印刷された文書が出力されている出力枚数を提供する出力枚数提供手段と、前記出力枚数提供手段により提供された出力枚数と、前記被複写文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の複写可能枚数を抽出する複写可能枚数抽出手段と、前記出力枚数提供手段により提供された出力枚数と、前記複写可能枚数抽出手段により抽出された複写可能枚数との比較の結果に応じて、前記複写用紙ＩＤ送信手段により送信された複写枚数を制限する信号を、前記複写装置に送信する複写枚数制限手段と、を有する
    ことを特徴とする請求項２３項記載の出力文書管理サーバ。
25. 前記文書データベースは、前記文書ＩＤに対応づけて記録された、当該文書を一度に複写可能な同時複写可能枚数を更に有し、
    前記複写装置における前記被複写文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書ＩＤの文書の同時複写可能枚数を抽出する同時複写可能枚数抽出手段と、
    前記同時複写可能枚数抽出手段により抽出された前記同時複写可能枚数と、前記複写用紙ＩＤ送信手段により送信された前記複写枚数との比較の結果、前記同時複写可能枚数の方が少ない場合には、前記複写枚数を制限する信号を、前記複写装置に送信する同時複写枚数制限手段と、
    を有することを特徴とする請求項２３記載の出力文書管理サーバ。
26. 前記用紙ＩＤを有する用紙に印刷された前記所定の文書を、ＦＡＸ送信するファクシミリ装置が読み取った、ＦＡＸ送信される前記所定の文書の用紙ＩＤ及びＦＡＸの送信先を受信する送信先用紙ＩＤ受信手段と、
    前記送信先用紙ＩＤ受信手段により受信した前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、ＦＡＸ送信される文書の文書ＩＤを抽出する送信文書ＩＤ抽出手段と、を有し、
    前記送信文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤと共に、前記ＦＡＸ送信される文書の用紙ＩＤ及びＦＡＸの送信先を、前記出力履歴登録手段により前記出力履歴ＤＢに登録する、
    ことを特徴とする請求項１８記載の出力文書管理サーバ。
27. 前記文書データベースは、文書ＩＤに対応づけて記録された、当該文書のＦＡＸ送信が許可されたＦＡＸ可能送信先を有し、
    前記ファクシミリの前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先が、前記ＦＡＸ可能送信先に含まれていない場合には、前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先への送信を禁止するＦＡＸ送信禁止手段を有する、
    ことを特徴とする請求項２６記載の出力文書管理サーバ。
28. 前記文書データベースは、前記文書ＩＤに対応づけて記録された当該文書を複写可能な複写可能枚数と、
    前記ファクシミリにおける前記送信先送信手段により送信された複写される用紙の前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、複写される用紙に印刷された文書が出力されている出力枚数を提供する出力枚数提供手段と、
    前記ファクシミリにおける前記送信文書ＩＤ抽出手段により抽出されたＦＡＸ送信される文書の文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の前記複写可能枚数、を抽出する複写可能枚数抽出手段と、
    前記出力枚数提供手段により提供された出力枚数と、前記複写可能枚数抽出手段により抽出された複写可能枚数との比較の結果に応じて、前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先のうち所定のＦＡＸ送信先へのＦＡＸ送信を制限する信号を、前記ファクシミリに送信するＦＡＸ送信制限手段と、
    を有することを特徴とする請求項２６記載の出力文書管理サーバ。
29. 前記文書データベースは、前記文書ＩＤに対応づけて記録された、当該文書を一度にＦＡＸ送信可能な同時ＦＡＸ送信可能枚数を更に有し、
    前記ファクシミリにおける前記送信文書ＩＤ抽出手段により抽出されたＦＡＸ送信される文書の文書ＩＤをキーにして、前記文書データベースを参照し、当該文書の同時ＦＡＸ送信可能枚数を抽出する同時ＦＡＸ送信可能枚数抽出手段と、
    前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先の数と、前記同時ＦＡＸ送信可能枚数抽出手段により抽出された同時ＦＡＸ送信可能枚数との比較の結果、同時ＦＡＸ送信可能枚数の方が少ない場合には、前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸの送信先のうち所定のＦＡＸの送信先へのＦＡＸ送信を制限する信号を、前記ファクシミリに送信する同時ＦＡＸ送信可能枚数制限手段と、
    を有することを特徴とする請求項２６記載の出力文書管理サーバ。
30. 前記プリンタ、前記複写装置又は前記ファクシミリを操作するユーザを識別するためのユーザＩＤ及びユーザＩＤ毎の権限が記録されたユーザＤＢと、
    前記プリンタ、前記複写装置又は前記ファクシミリから、前記プリンタ、前記複写装置又は前記ファクシミリを操作するユーザにより入力された前記ユーザＩＤを受信するユーザＩＤ受信手段と、前記ユーザＩＤ受信手段により受信した前記ユーザＩＤをキーにして前記ユーザＤＢを参照し、当該ユーザＩＤのユーザが、当該文書の印刷、複写又はＦＡＸの送信の権限を有していない場合には、当該文書の印刷、複写又はＦＡＸの送信を制限する信号を前記プリンタ、前記複写装置又は前記ファクシミリに送信する操作制限信号送信手段と、
    を有することを特徴とする請求項１８、２３又は２６項いずれか１項記載の出力文書管理サーバ。
31. 前記出力履歴ＤＢは、前記プリンタによる印刷、前記複写装置による複写、前記ファクシミリによるＦＡＸ送信毎に、当該操作を行った前記ユーザの前記ユーザＩＤを有し、
    前記出力履歴ＤＢを参照し、前記文書破棄装置により破棄されていない文書を抽出する未破棄文書抽出手段と、前記未破棄文書抽出手段により抽出された破棄されていない文書について、前記出力履歴ＤＢに記録された、当該文書の印刷、複写又はＦＡＸ送信の日付に基づき、印刷、複写又はＦＡＸ送信からの経過期間を算出する経過期間算出手段と、前記経過期間算出手段により算出された経過期間が所定の期間を超えている文書を、前記出力履歴ＤＢから抽出する経過期間超過文書抽出手段と、前記経過期間超過文書抽出手段により抽出された文書を、前記出力履歴ＤＢに記録された、印刷、複写又はＦＡＸ送信したユーザのユーザＩＤに基づき、当該文書が破棄されていないことを当該ユーザ又は当該出力文書管理システムを管理する管理者に通知する閲覧期間終了通知手段と、を有する
    ことを特徴とする請求項１８、２３又は２６項いずれか１項記載の出力文書管理サーバ。
32. ネットワークに接続された端末により印刷を指示された文書を、用紙に印刷するプリンタと、当該プリンタが印刷する所定の文書を管理する出力文書管理サーバと、を有する出力文書管理システムにおいて、
    前記端末は、前記出力文書管理サーバが管理する文書の印刷を、文書を識別する文書ＩＤ及び印刷枚数と共に該出力文書管理サーバに依頼する管理文書印刷依頼手段を有し、
    前記出力文書管理サーバは、前記管理文書印刷依頼手段により所定の文書の印刷を依頼された場合に、用紙を識別する用紙ＩＤを生成する用紙ＩＤ生成手段と、前記用紙ＩＤ生成手段で生成された用紙ＩＤと共に、前記所定の文書を所定の手順で印刷することを前記プリンタに指示する所定文書印刷指示送信手段と、を有し、
    前記プリンタは、前記所定文書印刷指示手段により印刷の指示を受ける所定文書印刷指示受信手段と、前記所定文書印刷指示受信手段により受信した前記用紙ＩＤを前記所定の文書の内容と共に用紙に印刷する用紙ＩＤ印刷手段と、を有し、
    前記出力文書管理サーバは、前記管理文書印刷依頼手段により受信した文書ＩＤと共に、前記用紙ＩＤ生成手段により生成した用紙ＩＤを、印刷した文書の履歴を登録する出力履歴ＤＢに登録する出力履歴登録手段と、を有する、
    ことを特徴とする出力文書管理システム。
33. 使用済みの文書が破棄される文書破棄装置を有し、
    前記文書破棄装置は、破棄される前記所定の文書の前記用紙ＩＤを読み取る破棄文書用紙ＩＤ読み取り手段と、破棄される前記用紙ＩＤを送信する破棄文書用紙ＩＤ送信手段と、を有し、
    前記出力文書管理サーバは、前記破棄文書用紙ＩＤ送信手段により送信された破棄される前記用紙ＩＤを受信する破棄文書用紙ＩＤ受信手段と、破棄された前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、当該破棄された文書の文書ＩＤを抽出する破棄文書ＩＤ抽出手段と、を有し、
    前記破棄文書ＩＤ抽出手段により抽出された破棄された文書の前記文書ＩＤと共に、破棄された文書の前記用紙ＩＤを、前記出力履歴登録手段により登録する、
    ことを特徴とする請求項３２記載の出力文書管理システム。
34. 前記用紙ＩＤを有する用紙に印刷された前記所定の文書を複写する複写装置を有し、
    前記複写装置は、前記所定の文書が複写される用紙の前記用紙ＩＤを読み取る複写文書用紙ＩＤ読取り手段と、前記複写文書用紙ＩＤ読取り手段により読み取られた複写される用紙の前記用紙ＩＤを複写枚数と共に前記出力文書管理サーバに送信する複写用紙ＩＤ送信手段と、を有し、
    前記出力文書管理サーバは、前記複写用紙ＩＤ送信手段により送信された複写される用紙の前記用紙ＩＤを受信する被複写用紙ＩＤ受信手段と、前記被複写用紙ＩＤ受信手段により受信した複写される用紙の前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、複写される用紙に印刷された文書の文書ＩＤを抽出する被複写文書ＩＤ抽出手段と、前記複写用紙ＩＤ送信手段により送信された複写される用紙の前記用紙ＩＤを受信した場合に、複写する用紙の前記用紙ＩＤを生成する複写文書用紙ＩＤ生成手段と、前記複写文書用紙ＩＤ生成手段により生成された前記用紙ＩＤを前記複写装置に送信する複写文書用紙ＩＤ送信手段と、を有し、
    前記被複写文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤと共に、複写される用紙の前記用紙ＩＤ及び複写文書用紙ＩＤ生成手段により生成された前記用紙ＩＤを、前記出力履歴登録手段により前記出力履歴ＤＢに登録する、
    ことを特徴とする請求項３２記載の出力文書管理システム。
35. 前記用紙ＩＤを有する用紙に印刷又は複写された前記所定の文書をＦＡＸで送信するファクシミリ装置を有し、
    前記ファクシミリ装置は、ＦＡＸ送信される前記所定の文書の用紙ＩＤを読み取る送信文書用紙ＩＤ読取り手段と、前記送信文書用紙ＩＤ読み取り手段により読み取られた前記用紙ＩＤ及びＦＡＸの送信先を送信する送信先送信手段と、を有し、
    前記出力文書管理サーバは、前記送信先送信手段により送信されたＦＡＸ送信される文書の前記用紙ＩＤを受信する送信先受信手段と、前記送信文書用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、ＦＡＸ送信される文書の文書ＩＤを抽出する送信文書ＩＤ抽出手段と、を有し、
    前記送信文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤと共に、前記ＦＡＸ送信される文書の用紙ＩＤ及びＦＡＸの送信先を、前記出力履歴登録手段により前記出力履歴ＤＢに登録する、
    ことを特徴とする請求項３２記載の出力文書管理システム。
36. ネットワークに接続された端末により印刷を指示された文書を、前記ネットワークに接続されたプリンタにより用紙に印刷し、印刷された所定の文書を管理する出力文書管理サーバにおいて、
    前記端末から、当該出力文書管理サーバが管理する文書の印刷を、文書を識別する文書ＩＤ及び印刷枚数と共に送信される管理文書印刷依頼受信手段と、前記管理文書印刷依頼受信手段により所定の文書の印刷を依頼された場合に、用紙を識別する用紙ＩＤを生成する用紙ＩＤ生成手段と、前記用紙ＩＤ生成手段で生成された用紙ＩＤと共に、前記所定の文書を所定の手順で印刷することを前記プリンタに指示する所定文書印刷指示送信手段と、前記管理文書印刷依頼手段により受信した文書ＩＤと共に、前記用紙ＩＤ生成手段により生成した用紙ＩＤを、印刷した文書の履歴を登録する出力履歴ＤＢに登録する出力履歴登録手段と、を有する、ことを特徴とする出力文書管理サーバ。
37. 使用済みの文書を破棄する文書破棄装置により読み取られた、破棄される前記所定の文書の前記用紙ＩＤを受信する破棄文書用紙ＩＤ受信手段と、破棄された前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、当該破棄された文書の文書ＩＤを抽出する破棄文書ＩＤ抽出手段と、を有し、
    前記破棄文書ＩＤ抽出手段により抽出された破棄された文書の前記文書ＩＤと共に、破棄された文書の前記用紙ＩＤを、前記出力履歴登録手段により登録する、
    ことを特徴とする請求項３６記載の出力文書管理サーバ。
38. 前記用紙ＩＤを有する用紙に印刷された前記所定の文書を複写する複写装置が読み取った、複写される用紙の前記用紙ＩＤを複写枚数と共に受信する被複写文書用紙ＩＤ受信手段と、前記被複写用紙ＩＤ受信手段により受信した複写される用紙の前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、複写される用紙に印刷された文書の文書ＩＤを抽出する被複写文書ＩＤ抽出手段と、前記被複写用紙ＩＤ送信手段により送信された複写される用紙の前記用紙ＩＤを受信した場合に、複写する用紙の前記用紙ＩＤを生成する複写文書用紙ＩＤ生成手段と、前記複写文書用紙ＩＤ生成手段により生成された前記用紙ＩＤを前記複写装置に送信する複写用紙ＩＤ送信手段と、を有し、
    前記被複写文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤと共に、複写される用紙の前記用紙ＩＤ及び前記複写文書用紙ＩＤ生成手段により生成された前記用紙ＩＤを、前記出力履歴登録手段により前記出力履歴ＤＢに登録する、
    ことを特徴とする請求項３６記載の出力文書管理サーバ。
39. 前記用紙ＩＤを有する用紙に印刷された前記所定の文書を、ＦＡＸ送信するファクシミリ装置が読み取った、ＦＡＸ送信される前記所定の文書の用紙ＩＤ及びＦＡＸの送信先を受信する送信先用紙ＩＤ受信手段と、
    前記送信先用紙ＩＤ受信手段により受信した前記用紙ＩＤをキーにして、前記出力履歴ＤＢを参照し、ＦＡＸ送信される文書の文書ＩＤを抽出する送信文書ＩＤ抽出手段と、を有し、
    前記送信文書ＩＤ抽出手段により抽出された文書ＩＤと共に、前記ＦＡＸ送信される文書の用紙ＩＤ及びＦＡＸの送信先を、前記出力履歴登録手段により前記出力履歴ＤＢに登録する、
    ことを特徴とする請求項３６記載の出力文書管理サーバ。
40. ネットワークに接続された端末により印刷を指示された文書を、プリンタを用いて、用紙を識別する用紙ＩＤを有する用紙に印刷し、印刷された所定の文書を出力文書管理サーバで管理する、出力文書管理方法において、
    前記端末は、前記出力文書管理サーバが管理する文書の印刷を、文書を識別する文書ＩＤ及び印刷枚数と共に当該出力文書管理サーバに依頼し、
    前記出力文書管理サーバは、前記端末に依頼された所定の文書の印刷を、所定の手順で印刷することを前記プリンタに指示し、
    前記プリンタは、前記出力文書管理サーバに指示された、前記所定の文書を印刷する用紙の前記用紙ＩＤを読み取り、次いで、読み取った前記用紙ＩＤを前記出力文書管理サーバに送信し、
    前記出力文書管理サーバは、前記プリンタから送信された前記用紙ＩＤを受信し、次いで、受信した前記用紙ＩＤと共に、前記文書ＩＤを、印刷した文書の履歴を登録する出力履歴ＤＢに登録する、
    ことを特徴とする出力文書管理方法。
41. ネットワークに接続された端末により印刷を指示された文書を、プリンタを用いて、用紙に印刷し、印刷された所定の文書を出力文書管理サーバで管理する、出力文書管理方法において、
    前記端末は、前記出力文書管理サーバが管理する文書の印刷を、文書を識別する文書ＩＤ及び印刷枚数と共に該出力文書管理サーバに依頼し、
    前記出力文書管理サーバは、前記端末に所定の文書の印刷を依頼され、用紙を識別する用紙ＩＤを生成し、次いで、生成した用紙ＩＤと共に、前記所定の文書を所定の手順で印刷することを前記プリンタに指示し、
    前記プリンタは、前記出力文書管理サーバから前記用紙ＩＤを受信し、前記所定の文書の内容と共に用紙に印刷し、
    前記出力文書管理サーバは、前記端末から受信した文書ＩＤと共に、前記用紙ＩＤ生成手段により生成した用紙ＩＤを、印刷した文書の履歴を登録する出力履歴ＤＢに登録する、
    ことを特徴とする出力文書管理方法。
42. 請求項４０又は４１記載の出力文書管理方法をコンピュータに実行させるプログラム。

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