【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、送信相手ごとに内容の一部が異なる複数の電子メールを、自動的に生成して一括送信する機能を提供する差し込みメールシステムおよび差し込みメールサービス方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の差し込みメールシステムは単体の専用ソフトウェアとして実現されており、図４に示すように、メール本文の生成から送信までを、利用者のコンピュータｘにおけるローカルな処理として全て実行してしまうところに特徴がある。すなわち、送信しようとする者が、専用ソフトウェアｗを購入し、それを利用者のコンピュータｘにインストールして動作させる。そして、利用者が専用ソフトウェアｗを使ってローカルな処理として、メールの本文様式データ８を作成し、これとあらかじめ用意した差し込みデータ１２を掛け合わせることによって送信すべき複数の電子メールを生成させる。実際には、ローカルな処理として、送信すべき電子メール１１を１通生成するたびに宛先情報１３から該電子メールの宛先を設定してメールサーバーｅに送信することを繰り返す。
【０００３】
一般的な専用ソフトウェアｗの機能を示している図５で、さらに詳しく見ると、専用ソフトウェアｗは電子メール本文を作成する本文様式エディタｉと、ローカルな処理として電子メールを実際に生成しメールサーバーｅに送信する送信部ｐからなる。本文様式エディタｉでは、電子メール本文のうち一括送信したい全電子メールで共通な部分はそのまま記述し、各電子メールで固有な記述部分はそこに埋め込む記述データを特定するためのタグのみを書き込んでおくことによって各電子メールに対して統一的な生成方法を指示することのできる本文様式データ８を作成し、送信部は、差し込みデータ１２から宛先１件分のデータを取り出して、本文様式データ８のタグと置き換えることにより一通の電子メール１１を生成する電子メール生成処理ｑと、生成した電子メール１１を宛先情報１３によってメールサーバーｅに送信する電子メール送信処理ｒとを交互に繰り返すことによって、一連のローカルな処理として全電子メールの送信を行う。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、以上の従来技術によれば、専用ソフトウェアは、ローカルな処理としてメール生成と送信処理を行うため、全送信が終了しないとコンピュータの処理は完了しない。一方、差し込みメールでは、一度の送信で一括送信される個々の電子メール本文の内容が全て異なるため、一括送信といっても、通常のメーラーにおけるＣＣやＢＣＣによるメール送信のようにメールサーバーとの一度の通信処理で宛先のリストと一通の本文を送るだけで送信完了とすることはできず、実際には、メールサーバーに対して一通ずつ何度も送信する処理が必要である。手元のコンピュータとメールサーバーとの関係で見ると、ＣＣやＢＣＣが文字通り一度の送信処理で済むのに対して、差し込みメール送信は送信先の件数と同じ回数だけ送信処理を繰り返す必要がある。このため、差し込みメール送信には相当の時間がかかるのが普通で、これが不便さの最大の原因となっている。
【０００５】
また、以上の従来技術によれば、利用者は比較的高価な専用ソフトウェアを購入しなければならず、しかも、それをインストールしたコンピュータでしか送信ができないという不便もあることを見落としてはならない。
【０００６】
そこで、この発明は、差し込みメールで一括送信したい件数が多い場合でも極めて短い時間内で処理完了でき、しかも使用するコンピュータを特定せずかつ安価なコストで利用できる差し込みメールサービスを提供することを課題とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
以上の課題を解決するために、請求項１の発明は、送信相手ごとに内容の一部のみが異なる複数の電子メールを一括して自動的に生成し送信するシステムであって、インターネット（ｔｈｅ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ）を通して通信するクライアント端末（ｄ）とサーバー（ｃ）からなり、クライアント端末（ｄ）でインターネットを介してサーバーのユーザー認証処理用サブシステム（ｆ）をアクセスし、ユーザー名とパスワードを入力し、それらをサーバー（ｃ）に送信することで、サーバー（ｃ）はあらかじめ生成してあるユーザーデータベース（３）を検索してユーザー名とパスワードを照合することにより認証を行い、正規ユーザーと認証した場合にはクライアント端末（ｄ）に差し込みメール送信処理用サブシステム（ｇ）の画面を送信し、これを受けたクライアント端末（ｄ）で、該画面に含まれる本文様式エディタ（ｊ）を操作して、一括して送信する全電子メールの本文の中で共通な部分はそのまま記述するが各電子メールに固有な記述部分は代替としてそこに埋め込むべき記述データを特定するためのタグを書き込んでおくことによって各電子メールに対して統一的な生成方法を指示することのできる本文様式データ（８）を作成し、また、該画面に含まれる送信制御データエディタ（ｋ）を操作して、一括して送信する各電子メールの宛先メールアドレスの一覧表、各電子メールを生成するために本文様式データの中のタグを置き換える際に使う具体的な記述データ群の一覧表と、各電子メールに添付する添付ファイル名の一覧表、および各電子メールで生成・送信処理から除外するものがある場合に除外することを指示するための送信除外フラグの一覧表から構成される四つの一覧表を宛先メールアドレスをキーとしてひとつの表にまとめた送信制御データ（９）を作成し、また、該画面に含まれる複数の入力フィールド（ｉ）を操作して、電子メールを送信するために使用するメールサーバー（ｅ）に対して使用許可の認証を受けるために必要な認証用情報（６）と、該メールサーバー（ｅ）の機能の一部であるＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバー機能が送信処理を構成するのに必要とする情報であって以上に述べたものの中に含まれていないメール題名、送信者メールアドレス、返信先メールアドレスなどの電子メール形式情報（７）とを指定し、最後にこれらのデータを一括してサーバー（ｃ）に送信するとともに、該画面の機能に含まれデータ送信時に自動的に機能する添付ファイル送信機構（ｍ）によって送信制御データ（９）を解析し重複のない添付ファイル名を抽出してそれら複数の添付ファイル（１０）をクライアント端末の記憶装置から取り出し一括してサーバー（ｃ）に送信することにより、これらの全データを受け取ったサーバー（ｃ）が、メールサーバー認証処理（ｎ）において、ユーザーデータベース（３）を検索し該ユーザーが使用すべきメールサーバー（ｅ）の名前を得て、該メールサーバー（ｅ）に認証用情報（６）を送信して使用許可認証を受け、使用が許可された場合には、クライアント端末（ｄ）から受け取ったデータを用いて送信部（ｐ）において、電子メール生成処理（ｑ）と電子メール送信処理（ｒ）を交互に繰り返すことによって差し込みメール送信を実行し、さらに、全送信処理が完了した時点で、電子メール形式情報（７）に含まれる送信者メールアドレスに対して電子メールにて送信状況と結果を記載した送信完了通知（４）を送信するように構成したことを特徴とする差し込みメールシステムである。
また、請求項２の発明は、請求項１に記載の差し込みメールシステムにおいて、差し込みメール送信に使用するメールサーバー（ｅ）は、クライアント端末（ｄ）のユーザーごとに個別に設定するものとし、各ユーザーが、この差し込みメールシステムと同じドメイン内に存在しかつこの差し込みメールシステムのユーザーの利用を許可しているメールサーバーか、このサービスとは独立して存在し自らが正規の使用権を有するこのシステムのドメインとは異なるドメインのメールサーバーかのどちらかを選択して、該メールサーバー（ｅ）のＤＮＳ（ＤｏｍａｉｎＮａｍｅ Ｓｙｓｔｅｍ）に登録されている名前を、サーバー（ｃ）のユーザーデータベース（３）にあらかじめ登録しておくことを特徴とする差し込みメールシステムである。
また、請求項３の発明は、送信相手ごとに内容の一部のみが異なる複数の電子メールを一括して自動的に生成し送信する差し込みメールサービス方法であって、インターネット（ｔｈｅ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ）を通して通信するクライアント端末（ｄ）とサーバー（ｃ）からなり、顧客がクライアント端末（ｄ）にてインターネットを介してサーバー（ｃ）のユーザー認証処理用サブシステム（ｆ）をアクセスして自身のユーザー名とパスワードを入力しそれらをサーバー（ｃ）に送信するステップと、それを受信したサーバー（ｃ）があらかじめ生成してあるユーザーデータベース（３）を検索してユーザー名とパスワードを照合することにより認証を行うステップと、その結果正規ユーザーと認証した場合にはクライアント端末（ｄ）に差し込みメール送信処理用サブシステム（ｇ）の画面を送信するステップと、これを受けたクライアント端末（ｄ）において顧客が、該画面に含まれる本文様式エディタ（ｊ）を操作して、一括して送信する全電子メールの本文の中で共通な部分はそのまま記述するが各電子メールに固有な記述部分は代替としてそこに埋め込むべき記述データを特定するためのタグを書き込んでおくことによって各電子メールに対して統一的な生成方法を指示することのできる本文様式データ（８）を作成し、また、該画面に含まれる送信制御データエディタ（ｋ）を操作して、一括して送信する各電子メールの宛先メールアドレスの一覧表、各電子メールを生成するために本文様式データの中のタグを置き換える際に使う具体的な記述データ群の一覧表と、各電子メールに添付する添付ファイル名の一覧表、および各電子メールで生成・送信処理から除外するものがある場合に除外することを指示するための送信除外フラグの一覧表から構成される四つの一覧表を宛先メールアドレスをキーとしてひとつの表にまとめた送信制御データ（９）を作成し、また、該画面に含まれる複数の入力フィールド（ｉ）を操作して、電子メールを送信するために使用するメールサーバー（ｅ）に対して使用許可の認証を受けるために必要な認証用情報（６）と、該メールサーバー（ｅ）の機能の一部であるＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバー機能が送信処理を構成するのに必要とする情報であって以上に述べたものの中に含まれていないメール題名、送信者メールアドレス、返信先メールアドレスなどの電子メール形式情報（７）とを指定し、最後にこれらのデータを一括してサーバー（ｃ）に送信するとともに、該画面の機能に含まれデータ送信時に自動的に機能する添付ファイル送信機構（ｍ）によって送信制御データ（９）を解析し重複のない添付ファイル名を抽出してそれら複数の添付ファイル（１０）をクライアント端末の記憶装置から取り出し一括してサーバー（ｃ）に送信するステップと、これらの全データを受け取ったサーバー（ｃ）が、メールサーバー認証処理（ｎ）において、ユーザーデータベース（３）を検索し該ユーザーが使用すべきメールサーバー（ｅ）の名前を得て、該メールサーバー（ｅ）に認証用情報（６）を送信して使用許可認証を受けるステップと、該メールサーバー（ｅ）の使用が許可された場合には、クライアント端末（ｄ）から受け取ったデータを用いて送信部（ｐ）において電子メール生成処理（ｑ）と電子メール送信処理（ｒ）を交互に繰り返すことによって差し込みメール送信を実行するステップと、さらに、全送信処理が完了した時点で、電子メール形式情報（７）に含まれる送信者メールアドレスに対して電子メールにて送信状況と結果を記載した送信完了通知（４）を送信するステップを含むことを特徴とする差し込みメールサービス方法である。
また、請求項４の発明は、請求項３に記載の差し込みメールサービス方法において、差し込みメール送信に使用するメールサーバー（ｅ）は、クライアント端末（ｄ）を操作するユーザーたる顧客ごとに個別に設定するものとし、各顧客が、この差し込みメールシステムと同じドメイン内に存在しかつこの差し込みメールシステムのユーザーの利用を許可しているメールサーバーか、このサービスとは独立して存在し顧客自らが正規の使用権を有するこのシステムのドメインとは異なるドメインのメールサーバーかのどちらかを選択して、該メールサーバー（ｅ）のＤＮＳ（Ｄｏｍａｉｎ Ｎａｍｅ Ｓｙｓｔｅｍ）に登録されている名前を、サーバー（ｃ）のユーザーデータベース（３）にあらかじめ登録しておくことを特徴とする差し込みメールサービス方法である。
【０００８】
【発明の実施の形態】
この発明の一実施形態を、図２、図３を使って説明する。
まず、図２に示すように、顧客ｂは、利用申し込み書１に氏名、年齢、職業、住所、電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレス、サービスの主たる利用目的等を記入し、さらに差し込みメールの送信に使用するメールサーバーｅのＤＮＳ（Ｄｏｍａｉｎ Ｎａｍｅ Ｓｙｓｔｅｍ）に設定されている名前を記入して、事業者に送付することで利用申し込みを行う。さらに、顧客ｂは、利用期間と期間中の送信可能件数に応じて決まる料金を、前払いとして送金する。
【０００９】
メールの送信に使用するメールサーバーｅは、事業者ａが用意するメールサーバーか、あるいは、顧客ｂが所属するドメインを代表するメールサーバーでかつ顧客ｂが正規の使用権を有するメールサーバーのどちらかを指定するが、前者の場合、電子メールの送信先に制限がないのに対して、後者の場合は顧客ｂが属するドメイン宛のみの送信に限定される。というのも、一般のメールサーバーは特段の設定をしない限り、ドメイン外部から受け取った電子メールをそのまま外部の他のドメインに転送することはしない設定になっているからである。しかし、このサービスを企業や学校などの組織内での連絡にしか使わないのであれば、後者の方法を選択可能で、その場合、このサービスへの負荷が軽くなるので、料金も安く設定する。なお、メールサーバーｅの指定で前者を選んだ場合は、このサービスが迷惑メールの発生源となることを防ぐため、顧客ｂがメール表題を指定していない場合、または指定があってもメール表題の中に「未承認広告」の文字列が含まれる場合は送信を拒否する。
【００１０】
サービスを提供する事業者ａは、利用申し込み書と送金を確認し、利用を申し込んだ顧客ｂに利用規定や利用方法および顧客ｂがこの差し込みメールサービスを利用する時に使用許可認証に使うユーザー名とパスワードおよびサービスの利用規定、利用方法を記した文書２を送付する。また、同時に、サーバーｃのユーザーデータベース３に該顧客が使用するメールサーバーｅの名前を含む利用申し込み書記載の内容と共に、顧客ｂに交付したユーザー名とパスワードを登録する。
【００１１】
顧客ｂは、差し込みメールを送信したい時、インターネットに接続された任意のコンピュータを使ってウェブページとして実装されたサーバーｃのユーザー認証処理用サブシステムｆをアクセスし、交付されたユーザー名とパスワードで認証を受け、認証をパスした場合にサーバーｃから送信されてくる、同じくウェブページとして実装された差し込みメール送信処理用サブシステムｇによって実際の送信を行う。
【００１２】
ウェブに実装された顧客ｂが使用する差し込みメール送信処理用サブシステムｇの構成を図３に示す。差し込みメール送信処理用サブシステムｇには、電子メールの題名、返信先（送信者メールアドレスを兼ねる）、メールサーバーｅで使用許可認証を受けるのに必要なＰＯＰ（Ｐｏｓｔ Ｏｆｆｉｃｅ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）ユーザー名とＰＯＰパスワードを入力する入力フィールドｈと、送信制御データエディタｋ、電子メールの本文様式エディタｊおよび実際に送信される電子メールのイメージを表示して確認できる送信電子メール確認ウィンドウｔがある。
【００１３】
送信制御データエディタｋは表形式のインターフェースを持ち、その第一行目は項目名のフィールドとなっている。使用する項目名には三つの予約語がある。それは「宛先」、「フラグ」、「添付ファイル」の三つで、これらの項目名の列は何列目にあってもよいが、内容として、それぞれ宛先メールアドレス、同じ行に書かれたメールアドレスを送信対象から除外するかどうかを示す値で除外の場合のみｔｒｕｅを指定する送信除外フラグ、同じ行に書かれたメールアドレス宛の電子メールに添付するファイルのローカルシステムおけるパス名を持つ。このうち「宛先」列は必須で省略できないが、残り二つは必要に応じて指定する。送信制御データエディタｋではこれらに加えて、本文様式データ中のタグを置き換えるためタグ名と同じ名前の項目名を持つ列を設定し、各々対応する値を指定しておくことができる。これらの列の値は、表形式のインターフェースをもつ送信制御データエディタｋによって、自在に作成することができるが、すでにローカルシステムで表計算ソフトウェアなどを使って同等なデータが作成済みである場合にはそれを読み込みこんだり、読み込んで編集したりすることができる。
【００１４】
本文様式エディタｊは、そこにメール本文を直接記入し、電子メール宛先ごとに内容の異なる部分は、自由に命名できる一意の識別名をタグとして埋め込むことができる特殊なエディタである。タグの入力は、送信制御データエディタｋの項目名をマウスでダブルクリックすることにより、本文様式エディタｊのカーソル位置に自動的に書き込まれる。なお、送信制御データエディタｋの項目名で予約語である「フラグ」はマウスでダブルクリックしてもタグとして入力することはできない。
【００１５】
送信電子メール確認ウィンドウｔでは、順送り確認ボタンｕ、または逆送り確認ボタンｖをクリックすることにより、送信される個々の電子メールでタグ部分を送信制御データを使って実際の埋め込みデータに置き換えた送信メールイメージを確認できる。順送り確認ボタンｕでは、クリックする毎に、送信制御データエディタｋの表で上から下へ向かって一件目から下向きに表示が切り替わり、逆に、逆送り確認ボタンｖではその逆順に表示が切り替わる。
【００１６】
送信ボタンｓをクリックすると、添付ファイルを含む全てのデータがサーバーｃに送信され、顧客ｂ側の処理は終了する。しかし、これは電子メールを送信するために必要なデータを送信するだけなので、多くの場合、単なるファイル送信と同じであり、数秒で終了する。というのも、電子メールでは、データはほとんどがＡＳＣＩＩテキストデータでありデータ量が小さいため極めて高速に送信できるからである。従来の専用ソフトウェアによる方法では、実際のメール送信まで手元のローカルなコンピュータ上で実行しなくてはならないので、処理終了まで数分から数十分も要していたのに比較すると極めて効率がよい。
【００１７】
また、添付ファイルがある場合はその送信に余分な時間を要するが、これとても従来の専用ソフトウェアと同じ方式で実行する場合には送信すべき電子メールの数と同じ回数、添付ファイルも送信せねばならないが、このサービスでは、送信すべき添付ファイルの種類の数と同じ回数だけ送信すればよいので、もし全宛先に同じ添付ファイルを送信するのであれば、たった１回の送信で終了するのであり、極めて短時間に処理が終了し、この場合も効率が良いことは明らかである。なお、添付ファイルは図１の添付ファイル送信機構ｍによって、送信制御データエディタの項目名が添付ファイルである列の記述を参照し、異なるファイルの個数とローカルシステムにおける所在を確認してローカルシステムから自動的に取り出し、サーバーｃに送信される。
【００１８】
図２に示すように、本サービスを実行するサーバーｃは、差し込みメール送信処理用サブシステムｇから顧客ｂのデータを受け取ったとき、ユーザーデータベース３を参照して顧客ｂが電子メール送信に使用するメールサーバーｅの名前を取得し、その他のデータとともに送られてきたＰＯＰユーザー名、ＰＯＰパスワードを使って該メールサーバーｅにおける顧客ｂのＰＯＰユーザー認証を行い、成功したときのみ差し込みメールの送信処理へ移行する。
【００１９】
送信処理では、差し込みメール送信処理用サブシステムｇから受け取ったデータに基づいて、送信するべき電子メールを生成し、メールサーバーｅへ向けて全件を逐一送信する。全件の送信が完了すると、送信されてきた全データを完全に消去し、さらに送信の完了通知４を電子メールにて送信者である顧客ｂに送信する。
【００２０】
「他の実施形態」
図２の実施形態では料金は前払いとなっているが、後で支払う方法もよい。
【００２１】
図２の実施形態ではＰＯＰ認証を行うとなっているが、利用するメールサーバーに応じて、その他の信頼性の高い認証方式を利用する方法もよい。
【００２２】
【発明の効果】
以上説明したように、この発明によれば、顧客は比較的高価な専用ソフトウェアを購入して特定のコンピュータにインストールする必要がなく、単に、インターネット上のサービスに利用を申し込むだけで、いつでも、どこからでも、差し込みメール送信を利用できるようになる。それは、２４時間利用可能なインターネット上のウェブが差し込みメール送信のためのユーザーインターフェースとして利用可能だからであり、この結果、インターネットの利用できるコンピュータでありさえすれば時間とコンピュータを選ばすに利用できる。
【００２３】
また、インターネット上のサービスとして本方法を提供する事業者は、ソフトをパッケージングしたり、流通の経費を負担したりする必要もないことから、サービスを安価に提供できる。
【００２４】
しかも、クライアント端末である顧客のコンピュータは、差し込みメールの送信に必要なデータをサーバーに送信するだけでよく、全体の処理の中で最も時間のかかる電子メールの送信処理部分は、顧客とのセッションが終了した後にサーバーが代行する。差し込みメールの送信に必要な全データのサーバーへの送信は、クライアント端末とサーバー間の一度の通信で処理され、短時間のうちに終了できるため、顧客のコンピュータは、瞬時に通信処理から開放される。これは全ての電子メール送信を顧客のコンピュータ側で行う従来の専用ソフトウェアによる方法よりもはるかに効率のよい方法である。
【００２５】
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明のシステム構成図である。
【図２】この発明の一実施形態を示すフローチャートである。
【図３】この発明の一実施形態を示すフローチャート中の差し込みメール送信処理用サブシステムの構成図である。
【図４】従来技術を示すフローチャートである。
【図５】従来技術のうち差し込みメール送信ソフトウェアの機能を示すフローチャートである。
【符号の説明】
ａ サービスを提供する事業者
ｂ サービスを利用する顧客
ｃ サーバー
ｄ クライアント端末
ｅ メールサーバー
ｆ ユーザー認証処理用サブシステム
ｇ 差し込みメール送信処理用サブシステム
ｈ ユーザー認証処理用サブシステムの画面の入力フィールド
ｉ 差し込みメール送信処理用サブシステムの画面の入力フィールド
ｊ 本文様式エディタ
ｋ 送信制御データエディタ
ｍ 添付ファイル送信機構
ｎ メールサーバー認証処理
ｐ 送信部
ｑ 電子メール生成処理
ｒ 電子メール送信処理
ｓ 送信ボタン
ｔ 送信電子メール確認ウィンドウ
ｕ 順送り確認ボタン
ｖ 逆送り確認ボタン
ｗ 従来の技術における専用ソフトウェア
ｘ コンピュータ
１ サービス利用申し込み書
２ サービスの利用規定、利用方法、ユーザー名、パスワードを記した文書
３ ユーザーデータベース
４ 差し込みメールの送信完了通知
５ 差し込みメールシステムの利用許可認証用データ
６ メールサーバーの利用許可認証用データ
７ 電子メール形式情報
８ 本文様式データ
９ 送信制御データ
１０ 添付ファイル
１１ 差し込みメールで送信される個々の電子メール
１２ 差し込みデータ
１３ 電子メール宛先情報[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a plug-in mail system and a plug-in mail service method that provide a function of automatically generating and collectively transmitting a plurality of e-mails whose contents are partially different for each transmission destination.
[0002]
[Prior art]
The conventional insertion mail system is realized as a single piece of dedicated software. As shown in FIG. 4, it is characterized in that the entire process from generation to transmission of a mail text is executed as a local process on the user's computer x. There is. That is, the person who intends to transmit purchases the dedicated software w, installs it on the user's computer x, and operates it. Then, as a local process using the dedicated software w, the user creates mail body style data 8 and multiplies it with the insertion data 12 prepared in advance to generate a plurality of e-mails to be transmitted. Actually, as a local process, every time one e-mail 11 to be transmitted is generated, the destination of the e-mail is set from the destination information 13 and transmitted to the mail server e.
[0003]
Referring to FIG. 5 showing the functions of general dedicated software w, in more detail, the dedicated software w includes a body format editor i for creating an e-mail body and a mail server for actually generating an e-mail as a local process. e, a transmission unit p for transmitting the data to e. In the body style editor i, the part common to all the e-mails to be sent collectively in the e-mail body is described as it is, and the part unique to each e-mail is written only with a tag for specifying the description data to be embedded therein. Thus, the body form data 8 that can instruct a unified generation method for each e-mail is created, and the transmission unit takes out data of one destination from the insertion data 12 and outputs the body form data 8 By alternately repeating an e-mail generation process q for generating one e-mail 11 by replacing the e-mail 11 with the tag and an e-mail transmission process r for transmitting the generated e-mail 11 to the mail server e by the destination information 13, All e-mails are sent as a series of local processes.
[0004]
[Problems to be solved by the invention]
However, according to the above-described conventional technology, the dedicated software performs mail generation and transmission processing as local processing, so that the processing of the computer is not completed until all transmissions are completed. On the other hand, in the case of merged mail, since the contents of individual e-mail texts that are sent all at once in a single transmission are all different, even if it is called a batch transmission, it is not possible to send mail to a mail server like a normal mailer using CC or BCC. The transmission cannot be completed only by sending the list of destinations and one body in one communication process. In practice, however, it is necessary to perform a process of sending one message to the mail server many times. From the viewpoint of the relationship between the computer at hand and the mail server, CC and BCC require literally one transmission process, while insertion mail transmission requires repeating the transmission process as many times as the number of destinations. For this reason, it usually takes a considerable amount of time to send an insertion mail, which is the biggest cause of inconvenience.
[0005]
In addition, according to the above-described conventional technology, it is not overlooked that the user has to purchase relatively expensive dedicated software, and there is also the inconvenience that transmission is possible only with the computer on which the software is installed.
[0006]
Therefore, an object of the present invention is to provide an insertion mail service that can complete processing in an extremely short time even when the number of batch transmissions to be sent by insertion mail is large, and that can be used at a low cost without specifying a computer to be used. And
[0007]
[Means for Solving the Problems]
In order to solve the above problem, the invention according to claim 1 is a system for automatically generating and transmitting a plurality of electronic mails whose contents are only partially different for each transmission partner, and the Internet (the Internet). A client terminal (d) and a server (c) communicating through the Internet. The client terminal (d) accesses the user authentication processing subsystem (f) of the server via the Internet, and inputs a user name and a password. By transmitting them to the server (c), the server (c) searches the user database (3) generated in advance and authenticates by matching the user name and the password, thereby authenticating the user with the authorized user. In this case, send the screen of the subsystem for mail insertion processing (g) to the client terminal (d) Then, at the client terminal (d) receiving this, the body part editor (j) included in the screen is operated, and the common part in the body of all e-mails to be transmitted collectively is described as it is. The description part unique to each e-mail is written as a substitute with a tag for specifying the descriptive data to be embedded therein, so that a text format data (e.g. 8), and by operating the transmission control data editor (k) included in the screen, a list of destination e-mail addresses of each e-mail to be transmitted collectively, and a text to generate each e-mail A list of specific descriptive data groups used when replacing tags in the form data, a list of attached file names attached to each e-mail, and generation / transmission of each e-mail Transmission control data (9) in which four lists composed of a list of transmission exclusion flags for instructing exclusion when there is something to be excluded from the processing are combined into one table using the destination mail address as a key (9) And operating a plurality of input fields (i) included in the screen to obtain a permission to use a mail server (e) used for sending an e-mail. The authentication information (6) and the information required by the SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) server function, which is a part of the function of the mail server (e), to configure the transmission process, are as described above. Specify e-mail format information (7) such as e-mail title, sender e-mail address, reply e-mail address, etc. These data are transmitted to the server (c) in a lump, and the transmission control data (9) is analyzed by the attached file transmission mechanism (m) included in the function of the screen and automatically functioning at the time of data transmission, and duplicate data is analyzed. The server (c), which has received all of these data, extracts the attached file names that are not present, extracts the plurality of attached files (10) from the storage device of the client terminal, and transmits them collectively to the server (c). In the mail server authentication process (n), the user database (3) is searched to obtain the name of the mail server (e) to be used by the user, and the authentication information (6) is transmitted to the mail server (e). If the use permission authentication is received and the use is permitted, the transmission unit (p) uses the data received from the client terminal (d) to The insertion mail transmission is executed by alternately repeating the mail generation processing (q) and the e-mail transmission processing (r), and further, when all the transmission processing is completed, the sender included in the e-mail format information (7) An insertion mail system characterized in that a transmission completion notice (4) in which a transmission status and a result are described is transmitted by e-mail to a mail address.
According to a second aspect of the present invention, in the plug-in mail system according to the first aspect, the mail server (e) used for transmitting the plug-in mail is set individually for each user of the client terminal (d). You are a mail server that resides in the same domain as the mail merge system and allows you to use the mail merge system, or a mail server that exists independently of this service and has its own right to use Select one of the mail servers in a domain different from the domain of the system, and enter the name registered in the DNS (DomainName System) of the mail server (e) in the user database (3) of the server (c). This is an insertion mail system that is registered in advance.
The invention according to claim 3 is a plug-in mail service method for automatically generating and transmitting a plurality of e-mails whose contents are only partially different for each transmission destination, and which communicates through the Internet. A client terminal (d) and a server (c). The client accesses the user authentication processing subsystem (f) of the server (c) via the Internet at the client terminal (d), and obtains his / her own user name and A step of inputting passwords and transmitting them to the server (c), and the server (c) having received the password searches the user database (3) generated in advance and checks the user name and the password to perform authentication. Steps to be performed, and if the user is authenticated as a legitimate user, Transmitting the screen of the embedded mail transmission processing subsystem (g), and the client operating the body style editor (j) included in the screen at the client terminal (d) receiving the screen, collectively The common part in the body of all e-mails to be sent is described as it is, but the description part unique to each e-mail is written as an alternative by writing a tag to specify descriptive data to be embedded there. To create a text format data (8) capable of instructing a unified generation method, and operate a transmission control data editor (k) included in the screen to transmit each electronic batch data. A list of e-mail destination e-mail addresses, a list of specific descriptive data groups used when replacing tags in the body style data to generate each e-mail, Four lists consisting of a list of attachment file names to be attached to child mails and a list of transmission exclusion flags for instructing the generation and transmission processing of each e-mail if there is something to be excluded In order to create transmission control data (9) in which the tables are combined into one table using the destination mail address as a key, and to operate a plurality of input fields (i) included in the screen, to transmit an e-mail Authentication information (6) necessary to authenticate the use permission of the mail server (e) to be used, and an SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) server function which is a part of the function of the mail server (e) Is the information needed to configure the sending process and is not included in the above-mentioned information. E-mail format information (7) such as address, reply destination e-mail address, etc., and finally send these data collectively to the server (c). The transmission control data (9) is analyzed by the attached file transmission mechanism (m), which extracts the attached file names without duplication, and the plurality of attached files (10) are taken out from the storage device of the client terminal and collectively sent to the server. (C) transmitting the data to the server (c) which has received all the data, in a mail server authentication process (n), searches the user database (3) and uses the mail server (e) to be used by the user; Obtaining the name of the mail server, transmitting authentication information (6) to the mail server (e), and receiving use permission authentication; When the use of (e) is permitted, the transmission unit (p) alternately repeats the e-mail generation processing (q) and the e-mail transmission processing (r) using the data received from the client terminal (d). In this manner, the step of executing the insertion mail transmission, and further, when all the transmission processing is completed, the transmission status and the result are described by e-mail to the sender mail address included in the e-mail format information (7). An insertion mail service method characterized by including a step of transmitting a transmission completion notification (4).
According to a fourth aspect of the present invention, in the plug-in mail service method according to the third aspect, the mail server (e) used for transmitting the plug-in mail is set individually for each customer who operates the client terminal (d). Either each customer is a mail server that is in the same domain as this mail merge system and permits the use of this mail mail system user, or exists independently of this service and the customer himself Select one of the mail servers in a domain different from the domain of this system that has the use right of the server, and enter the name registered in the DNS (Domain Name System) of the mail server (e) into the server (c). That is registered in advance in the user database (3) It is an Lumpur service method.
[0008]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
An embodiment of the present invention will be described with reference to FIGS.
First, as shown in FIG. 2, the customer b fills in a use application form 1 with his / her name, age, occupation, address, telephone number, FAX number, mail address, main purpose of use of the service, etc. Enter the name set in the DNS (Domain Name System) of the mail server e to be used and send it to the business operator to apply for use. Further, the customer b remits a fee determined according to the use period and the number of transmittable items during the period as advance payment.
[0009]
The mail server e used for sending the mail is either a mail server provided by the operator a, or a mail server representing the domain to which the customer b belongs, and the mail server for which the customer b has a legitimate use right. In the former case, there is no restriction on the destination of the e-mail, whereas in the latter case, transmission is limited to only the domain to which the customer b belongs. This is because a general mail server is configured not to forward an e-mail received from outside a domain as it is to another domain outside of the domain without special settings. However, if this service is used only for communication within an organization such as a company or school, the latter method can be selected. In that case, the load on this service is reduced, and the fee is set at a low price. If the former is selected by specifying the mail server e, in order to prevent this service from becoming a source of unsolicited e-mails, if the customer b does not specify the e-mail title, When the character string of “unapproved advertisement” is included in the URL, the transmission is refused.
[0010]
The service provider a checks the usage application form and the remittance, and provides the customer b who has applied for the usage with a usage rule, a usage method, and a user name used for authentication of use permission when the customer b uses the insertion mail service. Document 2 containing the password, service usage rules, and usage method is sent. At the same time, the user name and password given to the customer b are registered in the user database 3 of the server c together with the contents of the use application including the name of the mail server e used by the customer.
[0011]
When the customer “b” wants to send an insertion mail, the user “b” accesses the user authentication processing subsystem “f” of the server “c” implemented as a web page using an arbitrary computer connected to the Internet, and uses the issued user name and password. The authentication is performed, and when the authentication is passed, the transmission is actually performed by the insertion mail transmission processing subsystem g, which is transmitted from the server c and is also implemented as a web page.
[0012]
FIG. 3 shows the configuration of the mail insertion processing subsystem g used by the customer b implemented on the web. The mail-in mail transmission processing subsystem g has a title of the e-mail, a reply destination (also used as a sender e-mail address), a POP (Post Office Protocol) user name and a POP necessary for the use permission authentication of the mail server e. There are an input field h for inputting a password, a transmission control data editor k, an e-mail body style editor j, and a transmission e-mail confirmation window t for displaying and confirming an image of an e-mail actually transmitted.
[0013]
The transmission control data editor k has a tabular interface, and the first line is an item name field. There are three reserved words in the item name used. There are three parts: "destination", "flag", and "attached file". The column of these item names can be in any column, but the contents are the destination mail address and the mail written on the same line, respectively. A transmission exclusion flag for specifying true only in the case of exclusion with a value indicating whether or not the address is excluded from the transmission target, and a path name in the local system of a file attached to an e-mail addressed to the e-mail address written on the same line. Of these, the "destination" column is mandatory and cannot be omitted, but the remaining two are specified as needed. In addition to the above, the transmission control data editor k can set a column having an item name having the same name as the tag name in order to replace the tag in the body style data, and specify the corresponding value. The values of these columns can be freely created by the transmission control data editor k having a tabular interface. However, if equivalent data has already been created using spreadsheet software or the like in the local system, Can import it, or import it and edit it.
[0014]
The body style editor j is a special editor in which a mail body can be directly written therein, and portions having different contents for each e-mail destination can be embedded with a unique identifier that can be freely named as a tag. The input of the tag is automatically written at the cursor position of the body style editor j by double-clicking the item name of the transmission control data editor k with the mouse. The "flag" which is a reserved word in the item name of the transmission control data editor k cannot be input as a tag even by double-clicking with the mouse.
[0015]
In the transmission e-mail confirmation window t, by clicking the forward confirmation button u or the reverse confirmation button v, transmission in which the tag portion is replaced with actual embedded data using transmission control data in each transmitted e-mail. You can check the email image. Each time the forward check button u is clicked, the display is switched from top to bottom in the table of the transmission control data editor k from the first to the bottom, and conversely, with the reverse check button v, the display is switched in the reverse order. .
[0016]
When the transmission button s is clicked, all data including the attached file is transmitted to the server c, and the process on the customer b side ends. However, since this only sends the data needed to send the e-mail, it is often the same as sending a file, and it only takes a few seconds. This is because most of the electronic mail data is ASCII text data and the data amount is small, so that the data can be transmitted at a very high speed. In the conventional method using dedicated software, the actual mail transmission must be executed on the local computer at hand, so that it takes several minutes to tens of minutes to complete the process, which is extremely efficient compared to the conventional method.
[0017]
Also, if there is an attached file, it takes extra time to send it, but if it is executed in the same way as the conventional dedicated software, the attached file must be sent as many times as the number of e-mails to be sent However, this service only needs to send the same number of attachments as the number of types of attachments to be sent, so if the same attachment is sent to all destinations, it will end with just one transmission. It is apparent that the processing is completed in an extremely short time, and in this case also, the efficiency is high. The attached file is transmitted from the local system by referring to the description of the column in which the item name of the transmission control data editor is the attached file by the attached file transmission mechanism m in FIG. 1 and confirming the number of different files and the location in the local system. It is automatically extracted and sent to server c.
[0018]
As shown in FIG. 2, when the server c executing this service receives the data of the customer b from the mail-in mail transmission processing subsystem g, the server c refers to the user database 3 and uses the customer b for transmitting the e-mail. The name of the mail server e is obtained, the POP user authentication of the customer b in the mail server e is performed using the POP user name and the POP password sent together with the other data, and only when the authentication is successful, the mail insertion processing is started. Transition.
[0019]
In the transmission process, an e-mail to be transmitted is generated based on the data received from the inset mail transmission processing subsystem g, and all the items are transmitted to the mail server e one by one. When the transmission of all the items is completed, all the transmitted data is completely deleted, and a transmission completion notification 4 is transmitted by e-mail to the customer b who is the sender.
[0020]
"Other embodiments"
In the embodiment of FIG. 2, the fee is paid in advance, but a method of paying later may be used.
[0021]
Although the POP authentication is performed in the embodiment of FIG. 2, a method using another highly reliable authentication method may be used depending on the mail server to be used.
[0022]
【The invention's effect】
As described above, according to the present invention, there is no need for a customer to purchase and install relatively expensive dedicated software on a specific computer. But you can use mail merge. This is because the web on the Internet, which is available 24 hours a day, can be used as a user interface for sending outgoing mail, so that any computer with Internet access can be used to select the time and computer.
[0023]
In addition, a company that provides the present method as a service on the Internet can provide the service at low cost because there is no need to package software or bear distribution costs.
[0024]
In addition, the client's computer, which is the client terminal, only needs to send the data necessary for sending the merged mail to the server, and the most time-consuming e-mail transmission processing part of the entire process is the session with the customer Server will act on behalf of the server. The transmission of all the data required to send the mail to the server is processed in a single communication between the client terminal and the server and can be completed in a short time, so that the customer's computer is instantly released from the communication processing. You. This is a much more efficient method than the conventional dedicated software method in which all e-mail transmissions are performed on the customer's computer side.
[0025]
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a system configuration diagram of the present invention.
FIG. 2 is a flowchart showing an embodiment of the present invention.
FIG. 3 is a configuration diagram of an insertion mail transmission processing subsystem in a flowchart showing an embodiment of the present invention.
FIG. 4 is a flowchart showing a conventional technique.
FIG. 5 is a flowchart showing functions of the mail insertion software of the related art.
[Explanation of symbols]
a Service provider b Customer using the service c Server d Client terminal e-mail server f Subsystem for user authentication processing g Subsystem for insertion mail transmission processing h Input field i on the screen of the user authentication processing subsystem i Insertion Input field j on the screen of the mail transmission processing subsystem j Body style editor k Transmission control data editor m Attached file transmission mechanism n Mail server authentication processing p Transmission unit q E-mail generation processing r E-mail transmission processing s Transmission button t Transmission e-mail Confirmation window u Forward-forward confirmation button v Reverse-forward confirmation button w Dedicated software in conventional technology x Computer 1 Service use application 2 Document 3 describing service usage rules, usage method, user name, password User database 4 Notification of completion of insertion mail insertion 5 Data for authentication of use permission of insertion mail system 6 Data for authentication of use permission of mail server 7 E-mail format information 8 Text format data 9 Transmission control data 10 Attached file 11 Sent by e-mail Individual e-mail 12 insertion data 13 e-mail destination information