JP2003016019A - 情報管理装置、通信端末、情報管理システム、情報管理方法、記録媒体及びプログラム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 特定の人物間でやりとりされた業務文書を業
務課題毎にデータベースで別に保管することにより、デ
ータベースに保管された業務文書をその業務課題の関係
者間で共有する。 【解決手段】 電子メール受信・解析手段１１により、
ネットワークを介して接続される社員端末２からの電子
メールを受信し、該受信した電子メールに付された識別
情報を解析し、業務管理ＤＢ管理手段１３は、この解析
結果に応じて、該当する記憶領域に前記電子メールに記
述された業務文書を登録する。後に、業務管理ＤＢ管理
手段１３は、所定の社員端末２からネットワークを介し
て受信する指示情報に応じて、記憶領域を検索して業務
文書を読み出し、所定の社員端末２への送信情報とす
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、特に企業内におい
て対人間でやりとりされる電子メールを管理する情報管
理装置、通信端末、情報管理システム、情報管理方法、
記録媒体及びプログラムに関し、特に、その電子メール
内に記述される業務文書を該当する業務課題毎に蓄積し
て、各業務課題の関係者間で蓄積された業務文書を共有
するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、特に企業内において、対人間の共
通基盤の脆弱化や業務内容の可視化不足が業務生産性を
阻害する要因として知られている。共通基盤の脆弱化し
た状態では、役職別、工程別、部門別に期待されている
タスク（実行項目）が不明確となる。

【０００３】また、業務内容の可視化が不十分である
と、業務課題の趣旨、目的、内容、期限、責任者、及び
優先度が不明確となり、また、業務課題の進め方が関係
者間で共有されない、進捗がすぐに把握できない、過去
の経緯・知見がすぐに見つからない、ノウハウ・資料が
すぐに見つからない、業務課題の現状把握に時間がかか
る等の業務効率を低下させる状態が発生しやすくなる。

【０００４】共通基盤の脆弱化や業務の可視化不足は、
これまで業務の分担、趣旨、目的、内容、期限、責任者
等が特に明文化されず、また、業務文書等も従来の電子
メールシステムを利用した個人間でのやりとりに終始
し、業務の進行状況が関係者間で共有されなかったこ
と、更にその記録も関係者間で共有できる形態で保管さ
れなかったことが一理由として挙げられる。

【０００５】ここで、図３１を用いて従来の電子メール
システムについて説明する。従来の電子メールシステム
は、同時に複数の対象者に電子メールを送信することが
できるが、あくまでも指定した宛先にのみ送信される。
図３１に示すように、ＣさんがＡさん及びＢさんを宛先
と指定したとき、Ｃさんから送信される電子メールは、
Ａさん及びＢさんのメールボックス内で保管される。ま
た、Ａさん及びＢさんのメールボックス内では、業務に
関係ない電子メール等も保管されるため、その内部は煩
雑な状態となっている。

【０００６】これでは、その業務文書は個人レベルに止
まる可能性があり、他の関係者はこの業務文書の流れ及
び内容を把握することが困難となる。また、ある業務課
題の業務文書を参照しようとしたときも、メールボック
スの内部が煩雑な状態となっているため、所望の業務文
書を探し当てるまで相当の時間を要することになる。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、上記問題点
に鑑みてなされたものであり、特定の人物間でやりとり
された業務文書を業務課題毎にデータベースで別に保管
することにより、データベースに保管された業務文書を
その業務課題の関係者間で共有することを可能とし、業
務効率の向上を図ることができる情報管理装置、通信端
末、情報管理システム、情報管理方法、記録媒体及びプ
ログラムを提供することを目的とする。

【０００８】また、本発明は、タスク（実行項目）、実
行責任者及び関係者情報等も業務課題毎にデータベース
で保管することにより、利用者自らの期待されているタ
スクや関係者等を容易に把握することが可能となり、自
らの業務に専念しやすくなると共に関係者間での連携が
とりやすい環境を実現する情報管理装置、通信端末、情
報管理システム、情報管理方法、記録媒体及びプログラ
ムを提供することを目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】かかる目的を達成するた
めに、請求項１記載の情報管理装置は、ネットワークを
介して接続される通信端末からの電子メールを受信し、
該受信した電子メールに付された識別情報を解析する電
子メール受信手段と、該電子メール受信手段による解析
結果に応じて、データベースの該当する記憶領域に前記
電子メール内の記述内容を登録するデータベース管理手
段とを有し、該データベース管理手段は、所定の通信端
末からネットワークを介して受信する指示情報に応じ
て、前記記憶領域を検索し、前記記憶領域から前記記述
内容を読み出して前記所定の通信端末への送信情報とす
ることを特徴とする。

【００１０】また、請求項２記載の情報管理装置は、請
求項１記載の発明において、前記データベース管理手段
は、ネットワークを介して通信端末から受信する指示情
報に基づいて、新たな識別情報をもつ電子メールの記述
内容を登録するための記憶領域を新規作成し、前記新た
な識別情報により示される業務課題に関連する情報を前
記記憶領域内に規定値として登録し、後に所定の通信端
末からネットワークを介して受信する指示情報に応じ
て、前記記憶領域を検索し、前記記憶領域から前記関連
情報を読み出して前記所定の通信端末への送信情報とす
ることを特徴とする。

【００１１】また、請求項３記載の情報管理装置は、請
求項２記載の発明において、前記データベース管理手段
は、所定の通信端末からネットワークを介して受信する
指示情報に基づき、前記記憶領域に登録した関連情報を
更新することを特徴とする。

【００１２】また、請求項４記載の情報管理装置は、請
求項１記載の発明において、前記データベース管理手段
は、所定の通信端末からネットワークを介して受信する
指示情報に基づき、前記記述内容を他の記憶領域に移動
蓄積することを特徴とする。

【００１３】また、請求項５記載の情報管理装置は、請
求項１記載の発明において、前記データベース管理手段
は、所定の通信端末からネットワークを介して受信する
指示情報に応じて、前記記憶領域から特定の記述内容の
みを検索して読み出すことを特徴とする。

【００１４】また、請求項６記載の情報管理装置は、請
求項２から５の何れか１項に記載の発明において、受信
する指示情報から前記指示情報の送信元となる通信端末
を判断する指示情報受信手段を有し、前記データベース
管理手段は、前記関連情報に含まれる前記業務課題の関
係者情報に基づき、前記指示情報受信手段で判断された
通信端末が前記所定の通信端末であるか否かを判断する
ことを特徴とする。

【００１５】また、請求項７記載の情報管理装置は、請
求項２記載の発明において、前記関連情報は、前記業務
課題の業務実行項目情報を含むことを特徴とする。

【００１６】また、請求項８記載の通信端末は、識別情
報を付した電子メールをネットワーク上に送信する電子
メール送信手段と、識別情報に応じて該当する記憶領域
に電子メール内の記述内容を登録する情報管理装置に対
して、所望の記憶領域に登録される記述内容を要求する
指示情報を送信する指示情報送信手段とを有することを
特徴とする。

【００１７】また、請求項９記載の通信端末は、請求項
８記載の発明において、前記指示情報送信手段は、新た
な識別情報をもつ電子メールの記述内容を登録するため
の記憶領域を新規作成する指示情報を前記情報管理装置
に送信し、前記情報管理装置が所定の通信端末からの要
求に応じて読み出す前記新たな識別情報により示される
業務課題に関連する情報を送信すると共に、前記関連情
報を規定値として前記記憶領域に登録する指示情報を送
信することを特徴とする。

【００１８】また、請求項１０記載の通信端末は、請求
項９記載の発明において、前記指示情報送信手段は、前
記記憶領域に登録された関連情報を更新する指示情報を
送信することを特徴とする。

【００１９】また、請求項１１記載の通信端末は、請求
項８記載の発明において、前記指示情報送信手段は、前
記記述内容を他の記憶領域に移動蓄積する指示情報を送
信することを特徴とする。

【００２０】また、請求項１２記載の通信端末は、請求
項８記載の発明において、前記指示情報送信手段は、前
記記憶領域から特定の記述内容のみの読み出しを要求す
る指示情報を送信することを特徴とする。

【００２１】また、請求項１３記載の通信端末は、請求
項８から１２の何れか１項に記載の発明において、前記
指示情報送信手段は、前記情報管理装置が自通信端末を
前記指示情報を受け付ける対象として識別可能な指示情
報を送信することを特徴とする。

【００２２】また、請求項１４記載の通信端末は、請求
項９記載の発明において、前記関連情報は、前記業務課
題の関係者情報を含むことを特徴とする。

【００２３】また、請求項１５記載の通信端末は、請求
項９記載の発明において、前記関連情報は、前記業務課
題の業務実行項目情報を含むことを特徴とする。

【００２４】また、請求項１６記載の通信端末は、請求
項８記載の発明において、前記情報管理装置から受信し
て加工された記述内容を履歴ファイルとして所定の記憶
領域に保管する履歴ファイル作成手段を有することを特
徴とする。

【００２５】また、請求項１７記載の通信端末は、請求
項８から１６の何れか１項に記載の発明において、他の
通信端末から受信した電子メールに対して返信すると
き、前記電子メールに付された識別情報を返信メールに
付与する識別情報付与手段を有することを特徴とする。

【００２６】また、請求項１８記載の情報管理システム
は、前記請求項１から８の何れか１項に記載の情報管理
装置と、前記請求項９から１７の何れか１項に記載の通
信端末とを有することを特徴とする。

【００２７】また、請求項１９記載の情報管理方法は、
ネットワークを介して接続される通信端末からの電子メ
ールを受信し、該受信した電子メールに付された識別情
報を解析する電子メール受信ステップと、該電子メール
受信ステップによる解析結果に応じて、該当する記憶領
域に前記電子メール内の記述内容を登録する記述内容登
録ステップと、所定の通信端末からネットワークを介し
て受信する指示情報に応じて、前記記憶領域を検索し、
前記記憶領域から前記記述内容を前記所定の通信端末へ
の送信情報として読み出す記述内容読出ステップとを有
することを特徴とする。

【００２８】また、請求項２０記載の情報管理方法は、
請求項１９記載の発明において、ネットワークを介して
通信端末から受信する指示情報に基づいて、新たな識別
情報をもつ電子メール内の記述内容を登録するための記
憶領域を新規作成する記憶領域作成ステップと、前記新
たな識別情報により示される業務課題に関連する情報を
前記記憶領域内に規定値として登録する規定値登録ステ
ップと、後に所定の通信端末からネットワークを介して
受信する指示情報に応じて、前記記憶領域を検索し、前
記記憶領域から前記関連情報を前記所定の通信端末への
送信情報として読み出す関連情報読出ステップとを有す
ることを特徴とする。

【００２９】また、請求項２１記載の情報管理方法は、
請求項２０記載の発明において、所定の通信端末からネ
ットワークを介して受信する指示情報に基づき、前記記
憶領域に登録した関連情報を更新する関連情報更新ステ
ップを有することを特徴とする。

【００３０】また、請求項２２記載の情報管理方法は、
請求項１９記載の発明において、所定の通信端末からネ
ットワークを介して受信する指示情報に基づき、前記記
述内容を他の記憶領域に移動蓄積する移動蓄積ステップ
を有することを特徴とする。

【００３１】また、請求項２３記載の情報管理方法は、
請求項１９記載の発明において、所定の通信端末からネ
ットワークを介して受信する指示情報に応じて、前記記
憶領域から特定の記述内容のみを検索して読み出す特定
内容読出ステップを有することを特徴とする。

【００３２】また、請求項２４記載の情報管理方法は、
請求項２０から２３の何れか１項に記載の発明におい
て、受信する指示情報から前記指示情報の送信元となる
通信端末を判断する指示情報受信ステップと、前記関連
情報に含まれる前記業務課題の関係者情報に基づき、前
記指示情報受信ステップで判断された通信端末が前記所
定の通信端末であるか否かを判断する判断ステップとを
有することを特徴とする。

【００３３】また、請求項２５記載の情報管理方法は、
請求項２０記載の発明において、前記関連情報は、前記
業務課題の業務実行項目情報を含むことを特徴とする。

【００３４】また、請求項２６記載の記録媒体は、前記
請求項１から８の何れかに記載の情報管理装置の機能、
前記請求項９から１７の何れかに記載の通信端末、又は
前記請求項１８記載の情報管理システムの機能をコンピ
ュータに実現させるためのプログラムを記録したことを
特徴とする。

【００３５】また、請求項２７記載の記録媒体は、前記
請求項１９から２５の何れかに記載の情報管理方法の処
理をコンピュータに実行させるためのプログラムを記録
したことを特徴とする。

【００３６】また、請求項２８記載のプログラムは、前
記請求項１から８の何れかに記載の情報管理装置の機
能、前記請求項９から１７の何れかに記載の通信端末、
又は前記請求項１８記載の情報管理システムの機能をコ
ンピュータに実現させることを特徴とする。

【００３７】更に、請求項２９記載のプログラムは、前
記請求項１９から２５の何れかに記載の情報管理方法の
処理をコンピュータに実行させることを特徴とする。

【００３８】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を添付
図面を参照しながら詳細に説明する。 ＜業務管理システムの概略機能構成＞図１は、本発明に
係る業務管理システムの機能構成を示した概略構成図で
ある。本発明に係る業務管理システムは、Ｂさんが送信
宛先をＡさんに指定し、業務文書を記述した電子メール
に業務課題名を付して送信する。

【００３９】この電子メールに記述される業務文書は、
業務管理ＤＢ（データベース）において当該業務課題名
に該当するフォルダに蓄積される。また、この電子メー
ルの宛先はＡさんであるため、Ａさんのメールボックス
内にも蓄積され、Ａさんは通常の電子メールの参照作業
を実行することにより、その業務文書を見ることができ
る。

【００４０】業務管理ＤＢ内の該当するフォルダに保存
された業務文書は、例えば、その業務課題に関係する者
など、閲覧を許可された者であれば、誰でもこの業務文
書読み出すことができ、当該業務課題に関する情報が全
て把握することができる。

【００４１】業務管理ＤＢ内の一つのフォルダでは、図
２に示すように、そのフォルダに該当する業務課題の業
務文書が蓄積される。また、その課題業務に関連する情
報、即ち課題責任者、実行責任者、関係者、期限等や、
その課題業務のタスク（実行項目）がその期限と共に保
管される。

【００４２】更に、本発明では、図３に示すように、一
つの上位課題がいくつもの下位の課題を持つように課題
を構造化することができ、業務管理ＤＢ内では、そのた
めにフォルダ間を関係付けることが可能となっている。

【００４３】＜業務管理サーバの機能構成＞図４は、本
実施形態における業務管理システムの構成を機能的に示
したブロック図である。本実施形態の業務管理システム
は、図４に示されるように、業務管理サーバ１、社員端
末２（２ａ，２ｂ，・・・）が社内ＬＡＮで相互に接続
されており、また、業務管理サーバ１には、インターネ
ットを介して外部からのアクセスも可能となっている。

【００４４】また、業務管理サーバ１は、本図に示すよ
うに、電子メール受信・解析手段１１、指示情報受信手
段１２、業務管理ＤＢ管理手段１３、登録情報送信手段
１４及び業務管理ＤＢ１５を有する。

【００４５】電子メール受信・解析手段１１は、各社員
（利用者）の社員端末２や外部の通信端末からの電子メ
ールを受信し、その電子メールに付された業務課題を識
別する手段である。指示情報受信手段１２は、各社員端
末２や外部の通信端末から送信される各種指示情報等を
受信すると共に、指示情報の送信元となる通信端末を識
別する手段である。業務管理ＤＢ管理手段１３は、業務
管理ＤＢ１５に対する情報検索や情報の登録・更新・削
除・読み出し規制等を行う手段である。登録情報送信手
段１４は、業務管理ＤＢ管理手段１３が業務管理ＤＢ１
５から読み出した情報を各社員端末２や外部の通信端末
に送信する手段である。

【００４６】また、通信端末２は、特に図示しないが、
電子メール送信手段と指示情報送信手段を有する。電子
メール送信手段は、業務文書が記述された電子メールに
その業務課題を付してネットワーク上に送信する手段で
あり、指示情報送信手段は、業務管理サーバ１に対する
各種指示情報を送信する手段である。

【００４７】以下に説明する本システムの動作は上記各
手段の作用に基づいて実現する。尚、以下では、業務管
理サーバ１と社員端末２とのやりとりに特化して説明を
行う。業務管理サーバ１と外部の通信端末とのやりとり
についても同様の動作となるため、その説明は省略す
る。

【００４８】＜業務管理システムの動作＞ ［業務課題の新規設定］以下、本発明に係る業務管理シ
ステムの動作について詳細に説明する。先ず、課題設定
者が新規に業務課題を設定するときについて説明する。
図５は、業務課題の新規設定時に表示される画面の一例
を具体的に示したイメージ図である。図６は、課題の新
規設定時における業務管理サーバ１の処理動作の流れを
示したフローチャートである。

【００４９】課題設定者は、業務課題を新規設定すると
き、業務課題操作メニュー内の「新規課題設定」を選択
して課題設定画面を表示させる。図５の例では、課題
「インセンティブ」の下位課題として「表彰制度見直
し」が設定されている。業務管理サーバは、業務課題新
規設定の指示を社員端末２から受けると（ステップＳ１
１／ＹＥＳ）、課題「インセンティブ」のフォルダの下
位構造として課題「表彰制度見直し」のフォルダを関連
付けて新規作成する（ステップＳ１２）。

【００５０】課題「表彰制度見直し」を課題「インセン
ティブ」の下位構造としてフォルダを設定することによ
り、以降、課題「インセンティブ」に含まれる業務文書
のうち特に課題「表彰制度見直し」に含まれるものは、
課題「表彰制度見直し」のフォルダで保管され、課題
「インセンティブ」に含まれる他の業務文書は、課題
「インセンティブ」のフォルダで保管されるようにな
る。

【００５１】このように、課題「表彰制度見直し」を課
題「インセンティブ」の下位課題として設定する前まで
は、上位課題「インセンティブ」のフォルダで蓄積され
る多数の業務文書のなかから該当するものを検索する必
要があった。しかしながら、今回、このような課題の構
造化を図ることにより、特に課題「表彰制度見直し」に
関する業務文書を一括に参照することができ、上記の検
索の手間を省くことができる。勿論、この課題「インセ
ンティブ」の他の下位課題に関する業務文書のやりとり
が頻繁に行われているようであれば、その下位課題を同
様の操作により追加設定が可能であることはいうまでも
ない。

【００５２】［業務課題新規設定，その２］また、業務
課題を新規設定する際には、その業務課題の他に、課題
の設定者（実行責任者）、課題設定者の所属部門（業務
課題の主管部門）、関係者及びその業務課題の業務文書
の開示対象者を入力することが必須要件となっている。

【００５３】図７は、課題「表彰制度見直し」の主管部
門、実行責任者、関係者及び開示対象者等の設定画面例
を示している。この画面右には実行責任者及び関係者の
対象者を検索する欄があり、キーワード検索により対象
者の氏名及び所属部門が表示される。また、主管部門
は、「実行責任者」入力欄上段の「主管部門」入力欄で
設定される。この「主管部門」入力欄の右側に配置され
るボタンで部相当、グループ相当を選択する。上段のボ
タンを押下すると部一覧が表示され、そのなかから部相
当を選択する。部相当を選択した後、その一つ下段のボ
タンを押下すると選択された部相当のグループ一覧が表
示され、そのなかからグループ相当を選択し、課題「表
彰制度見直し」の主管部門が選択される。

【００５４】更に、課題「表彰制度見直し」に関する業
務文書の開示対象者を選択する際には、「主管部門」入
力欄右側の「開示対象者」入力欄で「関係者限り」、
「宛先・関係者限り」及び「指定なし」のうちから開示
対象者を指定する。図５の例では、「宛先・関係者限
り」が開示対象者として選択されている。以上の設定が
完了すると、「開示対象者」入力欄の下段に表示される
「ＯＫ」ボタンを押下する。これにより、本課題「表彰
制度見直し」の主管部門、実行責任者及び開示対象者が
規定値（デフォルト）として設定される。

【００５５】業務管理サーバ１は、この規定値の設定を
受けると（ステップＳ１３／ＹＥＳ）、課題「表彰制度
見直し」のフォルダ内において、その課題の実行責任
者、主管部門、関係者及び開示対象者が登録される（ス
テップＳ１４）。

【００５６】［業務課題新規設定，その３（タスク設
定）］上記の設定が完了すると（図７の画面で「ＯＫ」
ボタンが押下されると）、次に、課題「表彰示度見直
し」のタスク（実行項目）を設定するための画面が表示
される。図８は、タスク設定画面の一例を具体的に示し
たイメージ図である。

【００５７】図８の例では、実行項目「部門ヒアリン
グ」から始まって実行項目「問題点の検証」で本業務課
題が完了するとし、各実行項目について期限がそれぞれ
設定されている。課題設定者は各タスクの入力を終える
と画面下段の「ＯＫ」ボタンを押下し、本課題「表彰制
度見直し」に関するタスクを設定する。

【００５８】業務管理サーバ１は、このタスク設定を受
けると（ステップＳ１５／ＹＥＳ）、課題「表彰制度見
直し」のフォルダ内において、その課題の各実行項目と
それぞれの期限が登録される（ステップＳ１６）。

【００５９】［業務文書表示］次に、利用者が本システ
ムを利用して所望の業務文書を参照する場合の動作につ
いて説明する。ここで、利用者が参照できる業務文書
は、この利用者が開示対象者として登録された業務課題
について限定される。この仕組みは、社員端末２が自装
置のＩＤを付して指示情報を送信し、業務管理サーバ１
がそのＩＤから開示対象者の社員端末２であるか否かを
判断することにより実現する。

【００６０】図９は、利用者が本業務運営システムを利
用開始する際の窓口となる画面の一例を具体的に示した
イメージ図である。図１０は、業務文書が参照される際
における業務管理サーバ１の処理動作の流れを示したフ
ローチャートである。

【００６１】図９の画面左上には、本実施形態における
業務運営システムの操作メニュー画面（業務課題操作メ
ニュー画面）が表示されている。利用者は主にこの業務
課題操作メニュー画面から業務運営システムを利用す
る。また、業務課題操作メニュー画面下段には業務課題
の一覧画面（業務課題一覧画面）が表示されている。こ
の画面上では、利用者により入力された検索条件に基づ
いて検索された課題が一覧表示される。

【００６２】図９の例では、「全般」のボタンが押下さ
れると、利用者自ら関係する全ての業務課題の検索を実
行することができ、「部門」のボタンが押下されると、
利用者自ら所属する部門に関係する全ての業務課題を検
索することができ、「設定者」のボタンが押下される
と、利用者自ら設定者となっている全ての業務課題を検
索することができ、「責任者」のボタンが押下される
と、自ら責任者となっている全ての業務課題を検索する
ことができ、「関係者」のボタンが押下されると、自ら
関係者となっている全ての業務課題を検索することがで
きる。

【００６３】また、この業務課題一覧画面上段には、
「表示条件設定」ボタンと「検索」ボタンが表示されて
いる。「表示条件設定」ボタンが押下されると、業務課
題の検索条件の入力画面が表示され、利用者はこの入力
画面上で検索条件を入力する。尚、この検索条件入力画
面については後に具体例を挙げて説明する。利用者が検
索条件入力画面上で検索条件の入力を終え、「検索」ボ
タンを押下すると、入力された検索条件に基づく業務課
題の検索が開始される。

【００６４】また、業務課題一覧画面下にはお気に入り
画面が表示されている。この画面上では、業務課題一覧
画面で一覧表示される業務課題から特に現在の業務に関
わっているもの等をここで定常的に表示させることがで
きる。これにより、しばしば使用する業務課題はこの画
面上に表示させておけば、これらの業務課題を表示させ
るためにその都度検索条件の入力作業を行う必要がなく
なる。

【００６５】業務管理サーバ１は、このように利用者に
より検索条件が入力され、その検索条件を受けると（ス
テップＳ２１／ＹＥＳ）、業務管理ＤＢ１５から該当す
る業務課題を検索し（ステップＳ２２）、この検索結果
を当該利用者の社員端末２に送信する（ステップＳ２
３）。これにより、図１１の画面右側に示すように業務
課題の一覧表示がなされる。

【００６６】［業務文書内容表示］次に、利用者は、画
面上に一覧表示された業務課題の何れかを選択すること
により、その業務課題に蓄積された業務文書を参照する
ことができる。図１１の例では、業務文書「［依頼］課
題再編機能の検討」が選択されている。業務管理サーバ
１は、このように社員端末２上で業務文書が選択され、
その選択情報を受けると（ステップＳ２４／ＹＥＳ）、
「業務管理ＤＢ機能要件定義」のフォルダ内から業務文
書「［依頼］課題再編機能の検討」を検索し（ステップ
Ｓ２５）、社員端末２に送信する（ステップＳ２６）。
これにより、図１１の画面右上に示すように、その業務
文書の内容が表示される。

【００６７】［業務課題の関係者等の一覧表示］また、
利用者は、所望の業務課題の実行責任者、関係者、主管
部門等を利用者端末上で一覧表示し、業務課題の関係者
等を容易に確認することができる。図１２は、利用者に
よって選択された業務課題の関係者等を一覧表示した画
面の具体例を示したイメージ図である。図１３は、業務
課題の関係者等を一覧表示する際における業務管理サー
バ１の処理動作の流れを示したフローチャートである。

【００６８】図１２の例では、利用者は、業務課題一覧
画面上に表示された業務課題の関係者等を一覧表示させ
ている。この一覧表示の対象となる業務課題は、この例
のように、業務課題一覧画面上に表示された業務課題を
その対象として指定しても良いし、お気に入り画面上に
表示された業務課題をその対象として指定しても良い。
更に、業務課題一覧画面上及び／又はお気に入り画面に
表示された業務課題のうちから一つ又はそれ以上の業務
課題を任意に選択し、選択した業務課題を関係者等の一
覧表示の対象として指定しても良い。

【００６９】業務管理サーバ１は、関係者等の一覧表示
の指定を社員端末２から受けると（ステップＳ３１／Ｙ
ＥＳ）、該当する業務課題のフォルダを検索し、業務課
題毎に実行責任者、関係者及び主管部門等を読み出して
（ステップＳ３２）、社員端末２に送信する（ステップ
Ｓ３３）。これにより、図１２の画面右側に示されるよ
うに、社員端末２上では、各業務課題の実行責任者、関
係者及び主管部門等が一覧表示され、社員は、各業務課
題の関係者等をすぐにすぐに把握することが可能にな
り、例えば、それらの業務課題に自分の業務に関係する
ものがあるとき等は、自らの業務に関係する業務課題の
関係者等に電子メールや電話等で直接問い合わせをする
ことができる。

【００７０】［スケジュール表示］また、利用者は、所
望の業務課題のタスク（実行項目）のスケジュールを社
員端末２上で一覧表示し、各業務課題の業務進行予定を
確認することができる。図１４は、業務課題スケジュー
ルの一覧画面の一例を具体的に示したイメージ図であ
る。図１５は、スケジュール一覧表示を行う際における
業務管理サーバ１の処理動作の流れを示したフローチャ
ートである。

【００７１】図１４の例では、業務課題一覧画面上に表
示された業務課題のスケジュールを画面右側で一覧表示
している。この一覧表示の対象となる業務課題は、上記
の関係者等の一覧表示と同様に、業務課題一覧画面上に
表示された業務課題をその対象としても良いし、お気に
入り画面上に表示された業務課題をその対象としても良
い。更に、業務課題一覧画面及び／又はお気に入り画面
に表示された業務課題のうちから一つ又はそれ以上の業
務課題を選択し、選択した業務課題をスケジュール表示
の対象として指定しても良い。

【００７２】業務管理サーバ１は、スケジュール一覧表
示の指示を社員端末２から受けると（ステップＳ４１／
ＹＥＳ）、該当する業務課題のフォルダを検索して、業
務課題毎にタスク（実行項目）を読み出し（ステップＳ
４２）、社員端末２に送信する（ステップＳ４３）。こ
れにより、社員端末２側では、業務管理サーバ１から受
信したタスクに基づいて各業務課題のスケジュールを作
成し、図１４の例では画面右側で表示される。

【００７３】また、図１４の例では、課題「所内報」及
び「組織改正」には、業務課題の設定時にタスク設定が
なされなかったためスケジュール表示がなされていな
い。また、課題「業務支援システム検討プロジェクト」
については、例えば、課題「業務支援システム検討プロ
ジェクト」の設定時に当該利用者がその課題の開示対象
者として設定されず、スケジュールを表示する権限が与
えられなかったため、このようにスケジュール表示を拒
絶する旨の情報が代わりに表示されている。

【００７４】更に、図１４の例では、タスク（実行項
目）毎に時間軸にマークを付したスケジュール表示がな
されている。利用者がこのマークにポインタを合わせる
ように操作すると、タスク名とその期限日等が浮かび上
がるように表示される。これにより、利用者は、自分に
関係する業務課題のスケジュールを一覧表示させること
ができ、各業務課題の課題設定者（実行責任者）が意図
するスケジュールを容易に把握することができる。

【００７５】［担当業務の変更］例えば、大企業等では
人事異動等で現在取り掛かっている業務から途中で離れ
なければならない状況がしばしばある。このような場
合、担当業務を変更し、他者に業務の引き継ぎが行われ
る。本発明によれば、利用者がこのように担当業務を変
更する必要性が迫られた場合に、課題設定時に設定した
実行責任者や関係者等を変更することができる。図１６
及び図１７は、担当業務変更画面の一例を具体的に示し
たイメージ図である。図１８は、担当業務の変更が行わ
れる際における業務管理サーバ１の処理動作の流れを示
したフローチャートである。

【００７６】業務管理サーバ１は、社員端末２から担当
者変更指示を受けると（ステップＳ５１／ＹＥＳ）、そ
の利用者が実行責任者又は関係者となっている業務課題
が全て検索される（ステップＳ５２）。この検索結果は
業務管理サーバ１から社員端末２に送信され（ステップ
Ｓ５３）、社員端末２上で一覧表示される。

【００７７】図１６の例では、利用者は、表示される業
務課題のうちから課題「組織改正」、「業務管理ＤＢ検
討」及び「業務管理ＤＢ機能要件定義」等が担当業務変
更対象として選択している。担当業務の変更対象となる
業務課題の選択を終えると、次に、利用者は「担当者変
更」ボタンを押下する。これにより、担当業務を変更す
る業務課題の選択が完了する。

【００７８】次に、利用者は、選択した業務課題の該当
する個所に他者の名称を入力する。この入力を終え、
「ＯＫ」ボタンが押下されると、業務管理サーバ１は、
変更後の担当者情報を受け（ステップＳ５４／ＹＥ
Ｓ）、課題「組織改正」、「業務管理ＤＢ検討」及び
「業務管理ＤＢ機能要件定義」のフォルダ内の情報を更
新する（ステップＳ５５）。更新された結果は、業務管
理サーバ１から社員端末２に送信され（ステップＳ５
６）、図１７に示す画面が社員端末２上で表示される。

【００７９】次に、利用者は、図１７の画面を参照して
担当業務の変更内容を確認する。この変更内容で問題が
なければ、画面下の「ＯＫ」ボタンを押下する。変更内
容が間違えている場合には、再度その課題を選択して
「担当者変更」ボタンを押下し、同様の操作を行う。ま
た、追加変更を行う場合には、該当する課題を選択して
「担当者変更」ボタンを押下し、同様の操作を行うこと
により可能となる。業務管理サーバ１は、社員端末２か
ら確認情報を受信すると（ステップＳ５７／ＹＥＳ）、
担当者変更処理を終了する。

【００８０】［課題再編］また、ある業務課題について
業務文書がやりとりされていくなかで、その業務文書は
別の業務課題のフォルダで蓄積した方が都合がよいと判
断されることがある。このようなとき、利用者は、これ
まである業務課題のフォルダで蓄積されていた業務文書
の一部又は全部を、別の業務課題のフォルダ内で移動蓄
積させることができる。図１９は、課題再編の実行時に
表示される画面の一例を具体的に示したイメージ図であ
る。図２０は、課題再編の実行時における業務管理サー
バ１の処理動作の流れを示したフローチャートである。

【００８１】ここで、課題再編元として選択できる業務
課題は、利用者が課題設定者又は実行責任者となってい
るものに限られ、図１９の例では、例えば、利用者が
「設定者」又は「責任者」ボタンを押下することによ
り、利用者自ら関連する業務課題が検索されている。業
務管理サーバ１が社員端末２から課題再編指示を受け
（ステップＳ６１／ＹＥＳ）、その後、利用者により
「設定者」又は「責任者」ボタンが押下されると、業務
管理サーバ１は、該当する業務課題を業務課題ＤＢ１５
から検索する（ステップＳ６２）。

【００８２】業務管理サーバ１は、業務課題の検索が完
了すると、その結果を利用者端末に送信する（ステップ
Ｓ６３）。図１９の例では、画面左側でその結果を表示
している。また、図１９の例では、利用者は、課題再編
元となる業務課題として「業務管理ＤＢ機能要件定義」
を指定している。業務管理サーバ１は、この指定を受け
ると（ステップＳ６４／ＹＥＳ）、課題「業務管理ＤＢ
機能要件定義」のフォルダを業務管理ＤＢ１５から検索
し（ステップＳ６５）、そのフォルダ内に蓄積される業
務文書の件名等を利用者端末に送信する（ステップＳ６
６）。すると、社員端末２上では、課題「業務管理ＤＢ
機能要件定義」のフォルダ内に蓄積される業務文書が一
覧表示され、利用者は、一覧表示された業務文書から課
題再編の対象となる業務文書を指定する（図１９の例で
は、「［回答］検討の進め方について」、「［依頼］検
討の進め方について」及び「［連絡］検討項目につい
て」が指定されている）。

【００８３】利用者は課題再編の対象となる業務文書の
指定を終えると、画面右側において、例えば、「全般」
〜「関係者」ボタンの何れかを押下して（移動先の業務
課題については、特に制限はない）、課題再編先となる
業務課題を検索している。利用者により「全般」〜「関
係者」ボタンのいずれかが押下され、業務管理サーバ１
は、この検索条件を社員端末２から受信すると（ステッ
プＳ６７／ＹＥＳ）、該当する業務課題を業務課題ＤＢ
１５から検索する（ステップＳ６８）。

【００８４】業務管理サーバ１は、業務課題の検索が完
了すると、その結果を社員端末２に送信する（ステップ
Ｓ６９）。図１９の例では、画面右側でその結果を表示
している。また、図１９の例では、利用者は、課題再編
先となる業務課題として「業務管理ＤＢ検討」が指定し
ている。次に、利用者は、この課題再編先となる業務課
題の指定を終えると、「文書取り込み」ボタンを押下す
る。

【００８５】利用者により「文書取り込み」ボタンが押
下されると、総合管理サーバ１は、それらの入力内容を
受け（ステップＳ７０）、業務文書「［回答］検討の進
め方について」、「［依頼］検討の進め方について」及
び「［連絡］検討項目について」を課題「業務管理ＤＢ
機能要件定義」のフォルダから「業務管理ＤＢ検討」の
フォルダに移動蓄積する（ステップＳ７１）。

【００８６】このように、利用者が自ら課題設定者又は
課題の実行責任者となっている業務課題について、これ
まである業務課題のフォルダ内に蓄積されていた業務文
書を他の業務課題のフォルダ内で蓄積したほうが都合が
良いと判断したときには、その業務文書の課題再編を実
行することができる。図１９の例では、これまで課題
「業務管理ＤＢ機能要件定義」のフォルダ内に蓄積され
ていた業務課題の一部は、以降、その上位課題「業務管
理ＤＢ検討」のフォルダ内で蓄積していくよう操作して
いる。これは、課題再編の対象となる業務文書が課題
「業務管理ＤＢ機能要件定義」に該当するものとして取
り扱うより、更にその上位課題「業務管理ＤＢ検討」で
取り扱った方が都合がよい場合等を想定している。

【００８７】［日報、週報表示］また、本発明では、利
用者が以下に説明する操作を行うことにより、自らの日
報や週報の参考文献として過去に作成された日報等を活
用することができる。図２１は、過去に作成された日報
の一覧及びその内容を表示する画面の具体例を示したイ
メージ図である。図２２は、過去の日報を表示及び原文
として新規日報を作成する場合における業務管理サーバ
１の処理動作の流れを示したフローチャートである。

【００８８】図２１の例では、利用者が業務課題一覧画
面及び／又はお気に入り画面から所望の業務課題を選択
した後、業務課題操作メニュー画面で「日報」を選択す
ると、画面右側に日報の内容を表示する画面及び日報一
覧画面が上段及び下段にそれぞれ表示される。ここで
は、日報の表示対象として課題「日常品質管理」、「突
発品質不良」及び「品質設計」が指定されているため、
それらの日報が画面右下段で表示されている。尚、この
日報一覧画面では、その画面上段に「課題別」、「編集
者別」及び「期間別」ボタンが表示されており、何れか
のボタンが押下されることにより、それぞれのビューで
日報を一覧表示させることができる。

【００８９】業務管理サーバ１は、日報の表示対象とし
て課題「日常品質管理」、「突発品質不良」及び「品質
設計」が指定され、業務課題操作メニュー画面で「日
報」が選択されたことを受けると（ステップＳ８１／Ｙ
ＥＳ）、業務管理ＤＢ１５から「日常品質管理」、「突
発品質不良」及び「品質設計」のフォルダが検索され、
それらに蓄積される業務文書から日報に関する情報を読
み出し（ステップＳ８２）、社員端末２に送信する（ス
テップＳ８３）。これにより、社員端末２上では、図２
１の画面右下に示すように、該当する業務課題の日報が
一覧表示される。

【００９０】次に、利用者が日報一覧画面上に表示され
た日報から所望のものを指定し、総合管理サーバ１がそ
の指定情報を受けると（ステップＳ８４／ＹＥＳ）、該
当する日報を業務管理ＤＢ１５から読み出し（ステップ
Ｓ８５）、社員端末２に送信する（ステップＳ８６）。
これにより、利用者は、所望の日報を画面上で参照する
ことができ、自らの日報作成に反映させることができ
る。また、週報についても同様の操作により過去のもの
を参照できることは勿論である。

【００９１】［日報、週報作成］また、本発明によれ
ば、画面上に表示させた過去の日報や週報を原文として
新たな日報や週報を作成することができる。図２３は、
過去の日報を原文として新規に日報を作成する場合に用
いられる画面の一例を具体的に示したイメージ図であ
る。この例では、利用者が右上画面で原文となる日報を
指定し、右下画面の上段の「原文作成」ボタンを押下す
ることにより、指定した日報を原文として日報の修正作
成が可能となる。

【００９２】図２３の例では、原文となる日報として、
右上画面に課題「日常品質管理」、「突発品質不良」及
び「品質設計」が選択表示されており、利用者は、その
なかから原文として用いる日報を課題「品質管理」と指
定している。次に、「原文作成」ボタンが押下される
と、右下画面でそれら原文となる日報を適宜修正して新
たな日報を作成することができる。

【００９３】更に、作成された日報を保存する場合は、
利用者は「原文作成」ボタンの右側に表示される「保
存」ボタンを押下する。業務管理サーバ１は、この入力
を受けると（ステップＳ８７／ＹＥＳ）、新たに作成さ
れた日報を日報策関者と関連付けて課題「品質管理」の
フォルダ内に蓄積する（ステップＳ８８）。よって、こ
の日報は、後に原文として活用される場合にも、該当す
る業務課題名又は作成者名をキーワードとして入力する
ことにより検索できる。勿論、週報についても同様の操
作を行うことにより原文を修正して新たな週報を作成す
ることができる。

【００９４】これにより、日報、週報作成者は、過去の
もの利用して新たな日報、週報を作成することが可能な
ため、一から文書を立ち上げていく手間が省かれ、更
に、品質の面でも回数を重ねるごとに向上することが期
待される。

【００９５】［履歴ファイルの作成］また、ある業務課
題についてやりとりされた業務文書は、履歴ファイルと
して保存することができる。これにより、後に同一又は
類似した業務が行われる場合に、その履歴ファイルを新
たなノウハウの構築等に反映させることができる。図２
４は、履歴ファイルを作成する場合に表示される画面の
一例を具体的に示したイメージ図である。図２５は、履
歴ファイルを保存する場合における社員端末２の処理動
作の流れを示したフローチャートである。

【００９６】図２４の例では、課題「業務管理ＤＢ機能
要件定義」が履歴ファイルの作成対象として選択されて
いる。社員端末２は、履歴ファイルの作成指示を業務管
理サーバ１に送信する（ステップＳ９１）。業務管理サ
ーバ１は、この指示を受けると、その課題のフォルダを
検索し、社員端末１は、このフォルダ内に蓄積される業
務文書を目次と共に受信する（ステップＳ９２）。

【００９７】図２４の例では、社員端末２が受信した履
歴ファイルは、その課題について蓄積された業務文書の
目次とテキスト文書がセットになっている。この内容で
保存する場合は、利用者が画面下の「ＯＫ」ボタンを押
下することにより（ステップＳ９３／ＹＥＳ）、社員端
末２は、業務文書の目次とテキスト文書を履歴ファイル
として利用者が指示した場所に保存する（ステップＳ９
４）。

【００９８】また、図２４の例では、履歴ファイルは、
業務文書の内容が連続して記述されたテキスト文書とな
っており、後にこの履歴ファイルを活用するときには、
利用者が所望の目次を選択すると、その目次に該当する
業務文書の先頭にとぶような仕組みに構成されている。
更に、利用者が履歴ファイルの保存先として、例えば、
電子図書館等を指定することが考えられる。このよう
に、履歴ファイルを電子図書館に保存すると、後に、同
一又は類似した業務を行う者が電子図書館から履歴ファ
イルを検索し、その内容から業務のノウハウ構築にまで
発展させることも期待できる。

【００９９】［業務課題への業務文書の登録（送信）］
図２６は、ある業務課題に関して業務文書を送信すると
きの画面の一例を具体的に示したイメージ図である。図
２７は、業務文書を登録する際における業務管理サーバ
１の処理動作の流れを示したフローチャートである。

【０１００】図２６の例では、課題「業務管理ＤＢ機能
要件定義」に関する業務文書を送信する場合について示
している。利用者は、業務文書を送信する際に課題「業
務管理ＤＢ機能要件定義」を指定すると、業務管理サー
バ１は、この指示を受けて（ステップＳ１０１／ＹＥ
Ｓ）、業務管理ＤＢ１５から課題「業務管理ＤＢ機能要
件定義」のフォルダを検索し、そのフォルダからその課
題の実行責任者及び関係者等を読み出して（ステップＳ
１０２）、社員端末２に送信する（ステップＳ１０
３）。図２６の例では、業務管理サーバ１は、課題「業
務管理ＤＢ機能要件定義」の実行責任者及び関係者の他
に、今までに当該業務課題について業務文書の送受信記
録がある者も読み出して、社員端末２に送信している。

【０１０１】従って、利用者が業務文書を送信したい課
題を指定すると、その課題の実行責任者、関係者及びそ
の他の関係者が自動的に入力された状態となる。更に、
この業務文書の宛先を追加したい場合には、図２６の例
では、画面右側で宛先（ＴＯ，ＣＣ）を追加することが
できる。宛先が確定すると、利用者は「ＯＫ」ボタンを
押下して業務文書を送信する。このように、利用者は、
通常の電子メールを送信する感覚で業務文書を送信する
ことができる。また、その業務文書は指定された宛先に
送信されると共に、業務管理サーバ１がその課題「業務
管理ＤＢ機能要件定義」を検出すると（ステップＳ１０
４／ＹＥＳ）、該当するフォルダ内に登録される（ステ
ップＳ１０５）。

【０１０２】更に、他の社員端末２からある業務課題に
ついて電子メールを受信し、その受信メールに対して返
信を行うときには、自社員端末２は受信した電子メール
に付された業務課題を自動的に返信メールに付与する。
これにより、利用者が同じ業務課題について電子メール
を返信する際には業務課題を入力する手間を省くことが
でき、利用者の利便性を図ることができる。

【０１０３】［業務課題及び業務文書の検索］図２８
は、利用者が参照したい業務課題や業務文書を検索する
ときに表示する画面の一例を具体的に示したイメージ図
である。尚、業務課題及び業務文書の検索時における業
務管理サーバ１の処理動作は、既に説明しているため、
フローチャートを用いずに説明する。

【０１０４】図２８の例では、画面右上の検索入力画面
の「課題の条件設定」欄では、検索したい業務課題の現
在の状況、課題名、主管部門、課題設定者、実行責任者
及び関係者を指定することができる。また、検索入力画
面の「文書の条件設定」欄では、どの人物がどのような
期間にその業務文書をどうしたのか等を指定することに
より、該当する業務文書を検索することができる。利用
者が検索条件を確定し、「検索実行」ボタンを押下する
と、その検索条件を業務管理サーバ１は受けて、業務管
理ＤＢから該当する業務課題又は業務文書を検索し、そ
の検索結果を社員端末２に送信する。

【０１０５】更に、図２８の例では、業務課題や業務文
書のキーワード検索を行うこともできる。この場合、業
務管理サーバ１では、入力されたキーワードを含む業務
課題や業務文書を業務管理ＤＢ１５から検索し、その検
索結果を社員端末２に送信することになる。これによ
り、利用者は、検索された業務課題や業務文書を社員端
末２上で表示させ、閲覧することができる。

【０１０６】［ワークフロー表示］図２９は、利用者が
業務課題毎に業務の進捗状況を把握／登録する際に用い
られる画面の一例を具体的に示したイメージ図である。
例えば、ある業務課題の実行責任者が業務管理ＤＢ１５
からその業務課題の業務文書を監視することにより、業
務の進捗状況を判断し、図２９の画面上で進捗状況を入
力して業務管理サーバ１で保存させる。業務管理サーバ
１は、他の利用者等から要求があると、この業務課題の
情報開示対象者に限って現在の業務課題の進捗状況を送
信する。これにより、ある業務課題の関係者等は、その
業務課題の進行状況を容易に把握することができる。

【０１０７】尚、上記の業務課題の関係者等の一覧表
示、スケジュール表示、担当業務の変更、課題再編、日
報・週報表示作成作業は、業務管理サーバ１が該当する
業務課題の関係者等のみに許可するよう構成することが
好ましい。この仕組みは、社員端末２から送信される指
示情報に含まれるＩＤと、業務課題の新規登録時に設定
された関係者情報等を照合することにより実現できる。

【０１０８】尚、以上の説明では、業務管理サーバ１
は、業務管理ＤＢ１５への登録対象を電子メール内に記
述された業務文書としているが、業務管理ＤＢ１５への
登録処理の効率化を図るために電子メールから業務文書
のみを抽出して登録せずに、電子メール内に記述された
その他の内容、即ち、宛名、件名等もまとめて登録する
ように構成しても良い。

【０１０９】＜業務管理サーバ１の具体的構成例＞図３
０に、業務管理サーバ１を構成可能なコンピュータシス
テムの一例を示す。図３０において、１００はコンピュ
ータＰＣである。ＰＣ１００は、ＣＰＵ１０１を備え、
ＲＯＭ１０２又はハードディスク（ＨＤ）１１１に記憶
された、或いはフレキシブルディスク（ＦＤ）１１２よ
り供給されるデバイス制御ソフトウェアを実行し、シス
テムバス１０４に接続される各デバイスを統括的に制御
する。

【０１１０】上記ＲＯＭ１０２又はハードディスク（Ｈ
Ｄ）１１１に記憶されたプログラム及びデータにより、
本実施形態の各機能手段、即ち、電子メール受信・解析
手段１１、指示情報受信手段１２、業務管理ＤＢ管理手
段１３、登録情報送信手段１４、及び業務管理ＤＢ１５
等が構成される。

【０１１１】１０３はＲＡＭで、ＣＰＵ１０１の主メモ
リ、ワークエリア等として機能する。１０５はキーボー
ドコントローラ（ＫＢＣ）で、キーボード（ＫＢ）１０
９や不図示のデバイス等からの指示入力を制御する。

【０１１２】１０６はＣＲＴコントローラ（ＣＲＴＣ）
で、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）１１０の表示を制御
する。１０７はディスクコントローラ（ＤＫＣ）で、ブ
ートプログラム（起動プログラム：ＰＣのハードやソフ
トの実行（動作）を開始するプログラム）、複数のアプ
リケーション、ユーザファイルそしてネットワーク管理
プログラム等を記憶するハードディスク（ＨＤ）１１
１、及びフレキシブルディスク（ＦＤ）１１２とのアク
セスを制御する。

【０１１３】１０８はネットワークインタフェース（Ｎ
ＩＣ）で、ＬＡＮを介して、ネットワークプリンタ、他
のネットワーク機器、或いは他のＰＣと双方向のデータ
のやり取りを行う。

【０１１４】＜本発明の他の実施形態＞本発明は、複数
の機器（例えば、ホストコンピュータ、インタフェース
機器、リーダ、プリンタ等）から構成されるシステムに
適用しても１つの機器からなる装置に適用しても良い。

【０１１５】また、上述した実施形態の機器を実現する
よう各種のデバイスを動作させるように、上記各種デバ
イスと接続された装置あるいはシステム内のコンピュー
タに対し、上記実施形態の機能を実現するためのソフト
ウェアのプログラムコードを供給し、そのシステムある
いは装置のコンピュータ（ＣＰＵあるいはＭＰＵ）に格
納されたプログラムに従って上記各種デバイスを動作さ
せることによって実現したものも、本発明の範疇に含ま
れる。

【０１１６】また、この場合、上記ソフトウェアのプロ
グラムコード自体が上述した実施形態の機能を実現する
ことになり、そのプログラムコード自体、およびそのプ
ログラムコードをコンピュータに供給するための手段、
例えばかかるプログラムコードを格納した記憶媒体は本
発明を構成する。かかるプログラムコードを記憶する記
憶媒体としては、例えばフレキシブルディスク、ハード
ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯ
Ｍ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード等を用いるこ
とができる。

【０１１７】また、コンピュータが供給されたプログラ
ムコードを実行することにより、上述の実施形態で説明
した機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコー
ドがコンピュータにおいて稼動しているＯＳ（オペレー
ションシステム）あるいは他のアプリケーションソフト
等と共同して上述の実施形態で示した機能が実現させる
場合にもかかるプログラムコードは本発明の実施形態に
含まれることは言うまでもない。

【０１１８】さらに、供給されたプログラムコードがコ
ンピュータの機能拡張ボードやコンピュータに接続され
た機能拡張ユニットに備わるメモリに格納された後、そ
のプログラムコードの指示に基づいてその機能拡張ボー
ドや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の
一部または全部を行い、その処理によって上述した実施
形態の機能が実現される場合にも本発明に含まれる。

【０１１９】

【発明の効果】以上の説明より明らかなように、本発明
によれば、電子メールに記述された業務文書を業務課題
毎に保管して、所定の通信端末にはその情報を送信する
ように構成したので、各業務課題の関係者間で業務進行
に関わる知識を共有することが可能となり、その結果、
業務効率の向上を図ることができる。

【０１２０】また、本発明によれば、タスク（実行項
目）、実行責任者及び関係者情報等も業務課題毎にデー
タベースで保管するように構成したので、利用者自らの
期待されているタスクや関係者等を容易に把握すること
が可能となり、自らの業務に専念しやすくなると共に関
係者間での連携がとりやすい環境を実現する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る業務管理システムの機能構成を示
した概略構成図である。

【図２】本発明に係る業務管理システムの業務管理ＤＢ
（データベース）内における情報蓄積形態を概略的に示
した図である。

【図３】本発明に係る業務管理システムの業務課題間に
おける関連性を示した図である。

【図４】本発明の一実施形態における業務管理システム
の構成を機能的に示したブロック図である。

【図５】業務課題の新規設定時に表示される画面の一例
を具体的に示したイメージ図である。

【図６】業務課題の新規設定時における業務管理サーバ
の処理動作の流れを示したフローチャートである。

【図７】業務課題の関連情報の設定時に用いられる画面
の一例を具体的に示したイメージ図である。

【図８】タスク（実行項目）の設定時に用いられる画面
の一例を具体的に示したイメージ図である。

【図９】利用者が本業務運営システムを利用開始する際
の窓口となる画面の一例を具体的に示したイメージ図で
ある。

【図１０】業務文書が参照される際における業務管理サ
ーバの処理動作の流れを示したフローチャートである。

【図１１】業務文書を表示する際に用いられる画面の一
例を具体的に示したイメージ図である。

【図１２】利用者によって選択された業務課題の関係者
等を一覧表示した画面の具体例を示したイメージ図であ
る。

【図１３】業務課題の関係者等を一覧表示する際におけ
る業務管理サーバの処理動作の流れを示したフローチャ
ートである。

【図１４】業務課題スケジュールの一覧画面の一例を具
体的に示したイメージ図である。

【図１５】スケジュール一覧表示を行う際における業務
管理サーバの処理動作の流れを示したフローチャートで
ある。

【図１６】担当業務変更画面の一例を具体的に示した第
１イメージ図である。

【図１７】担当業務変更画面の一例を具体的に示した第
２イメージ図である。

【図１８】担当業務の変更が行われる際における業務管
理サーバの処理動作の流れを示したフローチャートであ
る。

【図１９】課題再編の実行時に表示される画面の一例を
具体的に示したイメージ図である。

【図２０】課題再編の実行時における業務管理サーバの
処理動作の流れを示したフローチャートである。

【図２１】過去に作成された日報の一覧及びその内容を
表示する画面の一例を具体的に示したイメージ図であ
る。

【図２２】過去の日報を表示及び原文として新規日報を
作成する場合における業務管理サーバの処理動作の流れ
を示したフローチャートである。

【図２３】過去の日報を原文として新たな日報を作成す
る場合に用いられる画面の一例を具体的に示したイメー
ジ図である。

【図２４】履歴ファイルを作成する場合に表示される画
面の一例を具体的に示したイメージ図である。

【図２５】履歴ファイルを保存する場合における社員端
末の処理動作の流れを示したフローチャートである。

【図２６】ある業務課題に関して業務文書を送信すると
きに用いられる画面の一例を具体的に示したイメージ図
である。

【図２７】業務文書を登録する際における業務管理サー
バの処理動作の流れを示したフローチャートである。

【図２８】利用者が参照したい業務課題や業務文書を検
索するときに表示する画面の一例を具体的に示したイメ
ージ図である。

【図２９】利用者が業務課題毎に業務の進捗状況を把握
／登録する際に用いられる画面の一例を具体的に示した
イメージ図である。

【図３０】業務管理サーバを構成可能なコンピュータシ
ステムの一例を示した概略構成図である。

【図３１】従来の電子メールシステムの機能構成を示し
た概略構成図である。

【符号の説明】

１ 業務管理サーバ １１ 電子メール受信・解析手段 １２ 指示情報受信手段 １３ 業務管理ＤＢ管理手段 １４ 登録情報送信手段 １５ 業務管理ＤＢ（データベース） ２ 社員端末

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 大崎 和男 東京都千代田区大手町２−６−３ 新日本 製鐵株式会社内 (72)発明者 溝本 義史 君津市君津１番地 新日本製鐵株式会社君 津製鐵所内 (72)発明者 佐藤 一郎 君津市君津１番地 新日本製鐵株式会社君 津製鐵所内 (72)発明者 津之地 大志 君津市君津１番地 新日本製鐵株式会社君 津製鐵所内 (72)発明者 浦上 武久 君津市君津１番地 新日本製鐵株式会社君 津製鐵所内 (72)発明者 竹田 正男 東京都中央区新川二丁目20番15号 新日鉄 ソリューションズ株式会社内 Ｆターム(参考） 5B075 KK07 KK13 KK33 ND20 ND23 NR03 UU05 5B082 EA07 HA05

Claims (29)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークを介して接続される通信端
   末からの電子メールを受信し、該受信した電子メールに
   付された識別情報を解析する電子メール受信手段と、 該電子メール受信手段による解析結果に応じて、データ
   ベースの該当する記憶領域に前記電子メール内の記述内
   容を登録するデータベース管理手段とを有し、 該データベース管理手段は、所定の通信端末からネット
   ワークを介して受信する指示情報に応じて、前記記憶領
   域を検索し、前記記憶領域から前記記述内容を読み出し
   て前記所定の通信端末への送信情報とすることを特徴と
   する情報管理装置。
2. 【請求項２】 前記データベース管理手段は、ネットワ
   ークを介して通信端末から受信する指示情報に基づい
   て、新たな識別情報をもつ電子メールの記述内容を登録
   するための記憶領域を新規作成し、前記新たな識別情報
   により示される業務課題に関連する情報を前記記憶領域
   内に規定値として登録し、後に所定の通信端末からネッ
   トワークを介して受信する指示情報に応じて、前記記憶
   領域を検索し、前記記憶領域から前記関連情報を読み出
   して前記所定の通信端末への送信情報とすることを特徴
   とする請求項１記載の情報管理装置。
3. 【請求項３】 前記データベース管理手段は、所定の通
   信端末からネットワークを介して受信する指示情報に基
   づき、前記記憶領域に登録した関連情報を更新すること
   を特徴とする請求項２記載の情報管理装置。
4. 【請求項４】 前記データベース管理手段は、所定の通
   信端末からネットワークを介して受信する指示情報に基
   づき、前記記述内容を他の記憶領域に移動蓄積すること
   を特徴とする請求項１記載の情報管理装置。
5. 【請求項５】 前記データベース管理手段は、所定の通
   信端末からネットワークを介して受信する指示情報に応
   じて、前記記憶領域から特定の記述内容のみを検索して
   読み出すことを特徴とする請求項１記載の情報管理装
   置。
6. 【請求項６】 受信する指示情報から前記指示情報の送
   信元となる通信端末を判断する指示情報受信手段を有
   し、 前記データベース管理手段は、前記関連情報に含まれる
   前記業務課題の関係者情報に基づき、前記指示情報受信
   手段で判断された通信端末が前記所定の通信端末である
   か否かを判断することを特徴とする請求項２から５の何
   れか１項に記載の情報管理装置。
7. 【請求項７】 前記関連情報は、前記業務課題の業務実
   行項目情報を含むことを特徴とする請求項２記載の情報
   管理装置。
8. 【請求項８】 識別情報を付した電子メールをネットワ
   ーク上に送信する電子メール送信手段と、 識別情報に応じて該当する記憶領域に電子メール内の記
   述内容を登録する情報管理装置に対して、所望の記憶領
   域に登録される記述内容を要求する指示情報を送信する
   指示情報送信手段とを有することを特徴とする通信端
   末。
9. 【請求項９】 前記指示情報送信手段は、新たな識別情
   報をもつ電子メールの記述内容を登録するための記憶領
   域を新規作成する指示情報を前記情報管理装置に送信
   し、前記情報管理装置が所定の通信端末からの要求に応
   じて読み出す前記新たな識別情報により示される業務課
   題に関連する情報を送信すると共に、前記関連情報を規
   定値として前記記憶領域に登録する指示情報を送信する
   ことを特徴とする請求項８記載の通信端末。
10. 【請求項１０】 前記指示情報送信手段は、前記記憶領
    域に登録された関連情報を更新する指示情報を送信する
    ことを特徴とする請求項９記載の通信端末。
11. 【請求項１１】 前記指示情報送信手段は、前記記述内
    容を他の記憶領域に移動蓄積する指示情報を送信するこ
    とを特徴とする請求項８記載の通信端末。
12. 【請求項１２】 前記指示情報送信手段は、前記記憶領
    域から特定の記述内容のみの読み出しを要求する指示情
    報を送信することを特徴とする請求項８記載の通信端
    末。
13. 【請求項１３】 前記指示情報送信手段は、前記情報管
    理装置が自通信端末を前記指示情報を受け付ける対象と
    して識別可能な指示情報を送信することを特徴とする請
    求項８から１２の何れか１項に記載の通信端末。
14. 【請求項１４】 前記関連情報は、前記業務課題の関係
    者情報を含むことを特徴とする請求項９記載の通信端
    末。
15. 【請求項１５】 前記関連情報は、前記業務課題の業務
    実行項目情報を含むことを特徴とする請求項９記載の通
    信端末。
16. 【請求項１６】 前記情報管理装置から受信して加工さ
    れた記述内容を履歴ファイルとして所定の記憶領域に保
    管する履歴ファイル作成手段を有することを特徴とする
    請求項８記載の通信端末。
17. 【請求項１７】 他の通信端末から受信した電子メール
    に対して返信するとき、前記電子メールに付された識別
    情報を返信メールに付与する識別情報付与手段を有する
    ことを特徴とする請求項８から１６の何れか１項に記載
    の通信端末。
18. 【請求項１８】 前記請求項１から８の何れか１項に記
    載の情報管理装置と、前記請求項９から１７の何れか１
    項に記載の通信端末とを有することを特徴とする情報管
    理システム。
19. 【請求項１９】 ネットワークを介して接続される通信
    端末からの電子メールを受信し、該受信した電子メール
    に付された識別情報を解析する電子メール受信ステップ
    と、 該電子メール受信ステップによる解析結果に応じて、該
    当する記憶領域に前記電子メール内の記述内容を登録す
    る記述内容登録ステップと、 所定の通信端末からネットワークを介して受信する指示
    情報に応じて、前記記憶領域を検索し、前記記憶領域か
    ら前記記述内容を前記所定の通信端末への送信情報とし
    て読み出す記述内容読出ステップとを有することを特徴
    とする情報管理方法。
20. 【請求項２０】 ネットワークを介して通信端末から受
    信する指示情報に基づいて、新たな識別情報をもつ電子
    メール内の記述内容を登録するための記憶領域を新規作
    成する記憶領域作成ステップと、 前記新たな識別情報により示される業務課題に関連する
    情報を前記記憶領域内に規定値として登録する規定値登
    録ステップと、 後に所定の通信端末からネットワークを介して受信する
    指示情報に応じて、前記記憶領域を検索し、前記記憶領
    域から前記関連情報を前記所定の通信端末への送信情報
    として読み出す関連情報読出ステップとを有することを
    特徴とする請求項１９記載の情報管理方法。
21. 【請求項２１】 所定の通信端末からネットワークを介
    して受信する指示情報に基づき、前記記憶領域に登録し
    た関連情報を更新する関連情報更新ステップを有するこ
    とを特徴とする請求項２０記載の情報管理方法。
22. 【請求項２２】 所定の通信端末からネットワークを介
    して受信する指示情報に基づき、前記記述内容を他の記
    憶領域に移動蓄積する移動蓄積ステップを有することを
    特徴とする請求項１９記載の情報管理方法。
23. 【請求項２３】 所定の通信端末からネットワークを介
    して受信する指示情報に応じて、前記記憶領域から特定
    の記述内容のみを検索して読み出す特定内容読出ステッ
    プを有することを特徴とする請求項１９記載の情報管理
    方法。
24. 【請求項２４】 受信する指示情報から前記指示情報の
    送信元となる通信端末を判断する指示情報受信ステップ
    と、 前記関連情報に含まれる前記業務課題の関係者情報に基
    づき、前記指示情報受信ステップで判断された通信端末
    が前記所定の通信端末であるか否かを判断する判断ステ
    ップとを有することを特徴とする請求項２０から２３の
    何れか１項に記載の情報管理方法。
25. 【請求項２５】 前記関連情報は、前記業務課題の業務
    実行項目情報を含むことを特徴とする請求項２０記載の
    情報管理方法。
26. 【請求項２６】 前記請求項１から８の何れかに記載の
    情報管理装置の機能、前記請求項９から１７の何れかに
    記載の通信端末、又は前記請求項１８記載の情報管理シ
    ステムの機能をコンピュータに実現させるためのプログ
    ラムを記録したコンピュータ読出可能な記録媒体。
27. 【請求項２７】 前記請求項１９から２５の何れかに記
    載の情報管理方法の処理をコンピュータに実行させるた
    めのプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録
    媒体。
28. 【請求項２８】 前記請求項１から８の何れかに記載の
    情報管理装置の機能、前記請求項９から１７の何れかに
    記載の通信端末、又は前記請求項１８記載の情報管理シ
    ステムの機能をコンピュータに実現させるためのプログ
    ラム。
29. 【請求項２９】 前記請求項１９から２５の何れかに記
    載の情報管理方法の処理をコンピュータに実行させるた
    めのプログラム。