JP2000113039A - 商談引合検討・回答システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 顧客と製造業者間の引合商談情報を電子デー
タ化して、相互に伝送する商談引合検討・回答システム
を提供する。 【解決手段】 電子データとして入力された商談引合情
報に基づき、受注の可否および納期を検討して回答デー
タを作成、あるいはさらに、発注用の情報を付加する商
談引合検討・回答システム。データチェック手段１と、
引合情報の商談一覧を表示する商談一覧表示手段と、そ
の個別の商談内容の詳細を表示する商談内容表示手段
と、製品の製造可否を判定する製品製造可否検討判定装
置４と、納期を算出する納期検討算出装置５と、価格を
算出する価格検討算出装置６とを備える商談引合検討・
回答システム。また、製造業者内部の情報である採算性
を算出する採算検討算出装置７と、上司の決裁を行うた
めの上司決裁装置９とを備えている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、カタログ製品では
なく、商談単位の受注生産方式をとる製品についての商
談に対する商談引合検討・回答システムに関するもので
ある。

【０００２】

【従来の技術】製造業において、受注生産方式により製
造する製品に対しては、商談引合時に顧客からの情報に
対し、当該製造業者での製造が可能かどうかの回答、可
能な場合には価格の回答、納期の回答を迅速かつ正確に
行う必要がある。従来は、顧客からは電話・ＦＡＸ、ま
たは直接面談による商談引合に限定されており、迅速か
つ正確に回答することが難しい状況にあった。かつ、社
内での検討に当たっても、製造部門に対し、電話・ＦＡ
Ｘでの依頼に頼っていた。

【０００３】特開平９−２５９１９１号公報には、引合
検討時における適正な納期の計算を可能とするための生
産管理システムが提案されている。この技術は、引合情
報入力装置、仮受注情報作成装置、負荷山積み，山崩し
装置、受注成約情報入力装置、引合解消情報入力装置、
および納期回答情報出力装置を備えて構成されている。

【０００４】受注の確定した確定受注情報を確定受注情
報入力手段にて記憶手段に蓄積しておく。引合があった
場合は、引合情報入力装置により引合情報を入力する
と、仮受注情報作成装置が引合情報に類似する確定受注
情報を記憶手段から抽出する。この確定受注情報によ
り、仮受注情報作成装置は、生産工程における生産量の
負荷等の諸元を補って仮受注情報を作成する。

【０００５】具体的には、まず、受注成約あるいは引合
解消の情報が、受注成約情報入力装置、引合解消情報入
力装置に入力される。次いで、これらの情報に応じて、
負荷山積み，山崩し装置等の負荷調整手段が、負荷の調
整を行う。その後、その負荷の状態での確定受注情報を
用いて、予定納期が計算され、納期回答情報出力装置か
ら出力するというものである。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、電話・
ＦＡＸ、または直接面談による商談では、伝達内容に正
確さに欠ける面、情報の欠落が生じやすいなどの欠点が
ある。また、製造業者内での検討も製造部門へ電話・Ｆ
ＡＸでの依頼することから、製造部門からの検討結果を
入手するまで時間がかかり、かつそれを顧客へ再度電話
・ＦＡＸで回答することとなり、大きな手間を生じてい
た。

【０００７】また、特開平９−２５９１９１において、
引合時に納期検討を行う記述が記されているが、引合情
報の入力は、各担当者が引合情報入力装置を操作して引
合の内容たる種々の情報を入力している。出力について
も、計算された予定納期が、納期回答情報出力装置から
出力されると言う記述のみであり、顧客への回答方法に
ついては記載されていない。このように、この従来技術
では、顧客との電子データの相互交換についても全く触
れていない。

【０００８】また、製造業者の内部の情報としても、負
荷の算定はできるものの、製造可否判定、価格の算出に
ついては言及していない。さらに、負荷の算定等からの
納期は算出できても、それが採算に合うか否かの判断を
行うための手段については、何ら記載されていない。従
って、この従来技術のシステムを用いて受注を行うこと
により、製造業者の業績が却って悪化する可能性がある
という問題点もある。

【０００９】本発明は、顧客と製造業者間の引合商談情
報を、制定したフォーマットに従う電子データとして電
子データ化して、相互に伝送すること、及び、受注可否
判定、納期、価格に関わる情報を扱うことを可能とし、
正確かつ迅速に顧客へ回答することの出来る商談引合検
討・回答システムを提供することを目的とする。これと
合わせて、顧客からの依頼情報、製造業者からの回答情
報を、種々のデータ分析に活用出来る商談引合検討・回
答システムを提供することを目的とする。

【００１０】

【課題を解決するための手段】第１の発明は、電子デー
タとして入力された顧客からの商談引合情報を個々の仕
様データとして編集し、この仕様データに基づき、受注
の可否および納期を検討して回答データを作成し、この
回答データを出力する商談引合検討・回答システムであ
る。

【００１１】本発明の商談引合検討・回答システムは、
顧客からの商談引合情報を電子データ（伝送、媒体、直
接入力等）で入手する。この顧客からの商談引合情報の
電子データは、所定のフォーマットとしておくことが、
その後のデータ処理の観点から望ましい。これらの電子
データは、その後のデータベースシステム等のデータ処
理手段で扱える形式（以下、仕様データ）に編集する。

【００１２】その後は、この仕様データについて、受注
の可否および納期を検討する。このうち、受注の可否に
ついては、通常の受注管理システムだけでは処理できな
い。これは、過去の受注情報を参照するための手段、例
えば受注情報のデータベース等を装備しておくことによ
り、解決できる。納期の検討には、通常の生産管理シス
テムを用いることができる。

【００１３】このようにして、受注の可否および納期を
検討して回答を作成し出力する。回答の出力は電子デー
タとすることが望ましく、顧客との間の商談引合情報の
交換を、回答まで含めて電子データ化することができ
る。その結果、製造業者の商談引合検討および回答業務
を電子化できるのみならず、顧客にとっても、引合回答
が電子データで得られるので、引合・発注業務の合理化
が可能となる。

【００１４】第２の発明は、顧客からの商談引合情報に
対して、回答データの一部または付加情報として、受注
するために必要な発注用の情報を付加する商談情報付加
手段を備えている第１の発明の商談引合検討・回答シス
テムである。この商談引合検討・回答システムは、商談
情報付加手段を備えており、顧客への回答データとし
て、製造可否判定、納期、価格のみならず、発注を受け
るに当たり必要となる情報を付加できる。これにより、
顧客は、自己の商談引合情報が製造業者等に正確に伝わ
ったか否かについて、電話等で再確認することなく、速
やかに確認することができる。その場合、電子データ
（伝送）として回答することが望ましい。

【００１５】更に、商談情報入力手段により、入手した
データを補正したり、新しいデータを入力したりするこ
とができる。これにより、顧客からの商談引合情報が多
少不正確であっても、受注の可否および納期を検討する
ことができ、正確な発注用の情報を付加して回答するこ
とができる。

【００１６】第３の発明は、入手したデータに対する単
体・関連チェックを実行するデータチェック機能と、引
合情報の商談一覧を表示する商談一覧表示手段と、その
個別の商談内容の詳細を表示する商談内容表示手段と、
製品の製造可否を判定する製品製造可否検討判定装置、
納期を算出する納期検討算出装置、価格を算出する価格
検討算出装置とを備えることを特徴とする第１または第
２の発明の商談引合検討・回答システムである。

【００１７】この発明は、データチェック機能により、
入手したデータに対する単体・関連チェックを実行し、
顧客側の入力ミスにより、エラーが発生するのを防止て
いる。商談一覧表示手段は、現在引合中の商談について
一覧表示するが、多数の引合情報の中から担当者別その
他により整理して表示することが望ましい。商談内容表
示手段は、一覧表示された引合情報から個別の商談内容
の詳細を表示する。

【００１８】その後、前述のように受注の可否および納
期を検討して回答を作成し出力するが、詳細は次のよう
になる。まず、製品製造可否検討判定装置では、顧客へ
回答するための情報である製品の製造可否を判定する。
これは、例えば受注情報のデータベース等を参照する手
段により実施できる。

【００１９】納期検討算出装置は、納期を検討するため
のデータを算出する。ここでは、通常の生産管理システ
ムと同様、標準製造工期等の技術標準、および製造スケ
ジュール等から、製造可能な時期を比較検討して、最適
な納期を設定できる。価格検討算出装置は、以上の仕様
データおよび所定の標準製造原価等から、適切な価格を
算出する。なお、顧客への回答に当っては、担当者が営
業判断等により適宜修正することができるようにしてお
くこともできる。

【００２０】第４の発明は、製造業者内部の情報である
採算性を算出する採算検討算出装置と、上司の決裁を行
うための上司決裁装置とを備えている第１ないし第３の
発明の商談引合検討・回答システムである。

【００２１】この発明は、さらに製造業者内部で使用す
る情報処理手段を設けており、採算性の検討および顧客
への回答の採否等の決裁処理を行うことができる。

【００２２】採算検討算出装置は、算出された適切な価
格あるいは営業判断等により修正された価格について、
所定の標準製造原価等から採算性を算出する。担当者
は、算出された採算性に基づき、さらに回答の内容を修
正し、あるいは担当者段階での最終決定をすることがで
きる。

【００２３】上司決裁装置は、担当者により決定された
顧客への回答内容について表示する。この表示された内
容について、上司等の決裁の権限を有する者が、判断し
顧客への回答を検討する。検討結果により、顧客への回
答の採否を決め、承認または否認の情報を付加すること
により、上司の決裁が行われる。採用となった顧客への
回答はそのままあるいは再度担当者に戻された後、顧客
宛に電子情報の形式で送信あるいは出力（電子媒体等の
場合）される。

【００２４】

【発明の実施の形態】以下、本発明を実施例を参照しな
がら具体的に説明する。図１は本発明によるシステムの
実施の形態の１例を示す全体装置構成である。コンピュ
ータシステム１０１は、顧客に設置されている。このコ
ンピュータシステムは、顧客独自のシステム構築であっ
ても適用可能である。但し、電子データの相互交換を行
うために、データの項目、フォーマットを同一とし、電
子データの伝送も決められた同一の手順に従い行ってい
る。

【００２５】汎用広域公衆回線１０２は、顧客のコンピ
ュータシステムと製造業者内のコンピュータシステムを
結ぶ通信回線である。なおここで、汎用広域公衆回線１
０２を使用しているが、その代りに専用回線を使用して
もよいことは言うまでもない。

【００２６】メインコンピュータ１０３は、製造業者内
に設置されており、端末１０５、１０６は製造業者内の
端末である。各種検討用ＤＢ１１１は、この発明で用い
る各種のデータベースを示したもので、単一のデータベ
ースシステムでなく分散型データベースシステムでもよ
い。

【００２７】図２は本発明のシステム（以下、本システ
ム）を使用した商談引合検討・回答業務のフローチャー
トであり、図３は本システムの構成を示すブロック図で
ある。

【００２８】１）データチェック処理Ｓ１ これは、前処理装置１により行われる。ここでは、顧客
から入手した電子データに対し、クライアント端末にお
いて行われる製造可否検討、納期検討、価格検討等がス
ムーズに行われるようデータチェックを行う。まず、項
目単位のチェックである単体チェック、項目間に渡るチ
ェックである関連チェックを行う。

【００２９】チェックによりエラーとなった場合には、
その情報を記憶しておく。更に、各種の検討を情報処理
装置で実行させるために、商品を特定する商品コードの
設定、統一した単位への寸法の換算、統一した単位での
単重計算等を行い、その結果を情報処理装置内部に記憶
させる。

【００３０】２）商談一覧表示Ｓ２、商談内容表示Ｓ３ これらの処理は、商談検討装置２により行われる。商談
検討を行う担当者別に、顧客からの商談を一覧表示する
ものである。図４に表示画面の１例を示す。通常、１つ
の商談中に複数件の注文が存在する。担当者は、その一
覧表から検討すべき商談を選択すると、当該商談の詳細
内容が表示される。

【００３１】その内容を確認して、各項目に対し加筆・
訂正の必要がなければ、次のステップである製造可否検
討処理Ｓ４を行うことになる。加筆・訂正の必要となる
項目がある場合には、該当項目に対して適切な加筆・訂
正を行ったのち、次のステップである製造可否検討処理
Ｓ４を行うことになる。

【００３２】３）製造可否判定検討処理Ｓ４ これらの処理は、製造可否判定検討装置４により行われ
る。本検討を行う上で正しいデータあるいは必要なデー
タの追加・修正により正しいデータとなったデータ、即
ち商談の製造仕様を規定するデータに基づき、製造可否
判定の検討が実行される。その結果、対象商談を構成す
る注文全ての製造可否結果の一覧（要約版）が表示され
る。一覧には、複数の製造設備に対して処理を実行した
製造可否結果が表示されており、本実施例では最大３設
備としている。

【００３３】図５に表示画面の１例を示す。要約版では
単に判定結果を表示しているのみであるが、明細画面で
は、製造可となるもの以外の製造設備についての判定理
由が表示される。また、その製造仕様を規定するデータ
に対し判定結果が製造不可となった場合についてもデー
タを提示する機能を備えていることが望ましい。従来で
あれば、製造可能な製造仕様データについては、マニュ
アル本で調査するか製造部門の技術要員に問い合わせる
かしなければ入手することが出来なかったが、これによ
り容易に参照することができる。

【００３４】さらに、本判定検討装置においては、参考
情報として、製造不可となった製造仕様を規定するデー
タの近傍で、製造可能となる製造仕様を規定するデータ
を提示する機能を備えている。これは、例えば、製造仕
様のデータをソートしておき、その値の近傍で製造可能
となるデータを表示することにより実施できる。これに
より、従来に比較して製造可否判定検討に要する時間を
大幅に短縮することが可能となっている。

【００３５】４）納期検討処理Ｓ５ これは、納期検討装置５により行われる。ここでは、顧
客の希望する納入期日を元に、製品を規定するデータに
該当する製品の標準製造工期、最も近い当該製品の製造
着手時期の情報を表示する。検討を行う担当者は、顧客
が要望する納入期日のデータと標準製造工期、製造着手
時期のデータとを比較検討して、最適な納期を設定する
ことが出来る。

【００３６】これらの製品の標準製造工期、製品の製造
着手時期の情報は、製造部門から、本システムを用いる
検討部署の情報処理装置に定期的に最新情報が提供され
るようにしておくことが望ましい。それにより、営業部
門等の検討部署では、製造部門に個別に確認することな
く、常に最新情報での検討が可能となり、確認に要する
時間も短縮されることとなる。

【００３７】５）価格検討算出処理Ｓ６ これは、価格検討算出装置６により行われる。ここで
は、所定の計算式により、価格計算を行う。価格計算式
は、製品、販売対象地域、販売形態等により異なり、顧
客の要望する製品に適合する価格計算式を選択すること
で、当該製品の価格が自動計算される。結果は、回答価
格として表示されるが、標準価格以外に、顧客からの当
該製品に対する特殊な要求がある場合の割増価格等を表
示すると、回答価格の決定に便利である。自動計算され
た標準価格、割増価格の代わりに、商談担当者の判断に
より標準価格、割増価格を直接入力し、その結果で回答
価格を算出し表示することも出来るとより望ましい。

【００３８】また、市場動向、市況、需要家の動向等の
要因により、標準価格、割増価格の自動計算による回答
価格、標準価格、割増価格を直接入力して得られる回答
価格を、そのまま回答することが出来ない場合、回答価
格を直接入力する機能も備えることができる。この時
は、通常とは逆に回答価格を元に、標準価格、割増価格
を提示する逆計算機能を備えておく。図６に価格検討画
面の１例を示す。

【００３９】６）採算検討算出処理Ｓ７ これは、採算検討装置７により行われる。価格計算と同
時に、製造業者内部での重要な情報である採算計算を行
うこともできる。ここでは、製品を規定するデータに基
づき、その製品の原価情報を検索し、損益計算・限界利
益計算を自動で行い担当者へ提示する。

【００４０】採算計算においても、商談担当者の判断に
より原価情報を直接入力し、その結果で損益計算・限界
利益計算を実行し表示する機能を備えることができる。
従来は、価格計算機能と採算計算機能は連動することな
く行われており、このような採算検討算出処理は不可能
であった。本機能を備えることで、作業時間の大幅な短
縮が可能となった。

【００４１】７）注文情報付加処理Ｓ８ これは、注文情報付加装置８により行われる。顧客から
の引合商談に回答した結果、顧客から注文を受けること
になるが、顧客からの商談引合情報データのみでは、製
造業者内部での製造、出荷、引き渡しの上で情報不足が
生じることが多い。その結果、異なる情報処理装置であ
る受注生産販売管理システムが、顧客から電子データで
注文を受け付ける時にデータエラーを生じてしまう。

【００４２】そこで、注文情報付加処理は、その状況を
回避する目的で備えられている。この処理は、引合商談
検討担当者は追加該当項目に対し、注文情報データを追
加入力、修正入力することが出来るとともに、その付加
情報を含めて顧客へ電子データで回答出来る機能であ
る。本機能を備えることで、注文時点での顧客から製造
業者への問合わせが不要となり、双方にとって業務の効
率化が図れることとなる。

【００４３】８）上司決裁処理Ｓ９ これは、上司決裁装置９により行われる。商談検討担当
者が当該商談の検討を終了し、顧客への回答情報の作成
を完了しても、実際の業務においては、上司が内容を承
認するまで顧客へ回答することが出来ない。この処理に
より、商談検討担当者が当該商談の検討を終了すると、
例えばメール機能により、担当者の端末から上司の端末
へ自動的に通知がされる。上司は担当者の作成した商談
回答案の内容を確認し、決裁か差戻しかの判断を行う。

【００４４】この時、上司の端末から担当者の端末へメ
ール機能により自動的に通知がされる。担当者はメール
の内容を確認し、当該商談情報が決裁されていれば電子
データにより顧客へ回答を行い、差戻された場合には、
再度回答案の検討を行うこととなる。

【００４５】

【発明の効果】本発明では、顧客から商談引合情報を電
子データとして入手することで、製造業者が顧客へ回答
する中核情報である、製造可否検討、納期検討、価格検
討を行うに当たり、電話・ＦＡＸに頼ることなく、１つ
の情報処理端末により回答結果を得ることができるの
で、検討業務の大幅な時間短縮が可能となる。更に、電
子データとして蓄積することで種々のデータ分析にも活
用でき、高度な営業戦略を策定することにも活用できる
等、本発明の効果は大である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明における全体装置構成を示す。

【図２】商談引合検討・回答時における動作を示すフロ
ーチャートである。

【図３】本発明の商談引合検討・回答システムの構成を
示すブロック図である。

【図４】商談引合検討・回答時における商談一覧を示す
画面の１例である。

【図５】商談引合検討・回答時における製造可否判定結
果を示す画面の１例である。

【図６】商談引合検討・回答時における価格検討を実行
する画面の１例である。

【符号の説明】

１ 前処理装置 ２ 商談検討装置 ４ 製造可否判定検討装置 ５ 納期検討装置 ６ 価格検討算出装置 ７ 採算検討装置 ８ 注文情報付加装置 ９ 上司決裁装置 １０１ 顧客コンピュータシステム １０２ 汎用広域公衆回線 １０３ メインコンピュータ １０４ ＬＡＮ １０５ 社内端末（営業担当） １０６ 社内端末（上司用） １１１ 各種検討用ＤＢ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 神酒沢 亮 神奈川県川崎市幸区堀川町580番地 ソリ ッドスクエア 株式会社エヌ・ケー・エク サ内 Ｆターム(参考） 5B049 AA04 AA06 BB07 BB11 CC05 CC11 DD05 EE02 FF03 GG02

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子データとして入力された顧客からの
   商談引合情報を個々の仕様データとして編集し、この仕
   様データに基づき、受注の可否および納期を検討して回
   答データを作成し、この回答データを出力する商談引合
   検討・回答システム。
2. 【請求項２】 顧客からの商談引合情報に対して、回答
   データの一部または付加情報として、受注するために必
   要な発注用の情報を付加する商談情報付加手段を備えて
   いる請求項１記載の商談引合検討・回答システム。
3. 【請求項３】 入手したデータに対する単体・関連チェ
   ックを実行するデータチェック手段と、引合情報の商談
   一覧を表示する商談一覧表示手段と、その個別の商談内
   容の詳細を表示する商談内容表示手段と、製品の製造可
   否を判定する製品製造可否検討判定装置、納期を算出す
   る納期検討算出装置、価格を算出する価格検討算出装置
   とを備えることを特徴とする請求項１または請求項２記
   載の商談引合検討・回答システム。
4. 【請求項４】 製造業者内部の情報である採算性を算出
   する採算検討算出装置と、上司の決裁を行うための上司
   決裁装置とを備えている請求項１ないし請求項３記載の
   商談引合検討・回答システム。