DE60007171T2

DE60007171T2 - Automatisches formularzugang- und sende-system und verfahren

Info

Publication number: DE60007171T2
Application number: DE60007171T
Authority: DE
Inventors: Bengt Axelsson; Andreas Halvarsson
Original assignee: SIGN ON I STOCKHOLM AB; SIGN ON I STOCKHOLM DANDERY AB
Current assignee: SIGN ON I STOCKHOLM AB; SIGN ON I STOCKHOLM DANDERY AB
Priority date: 1999-11-05
Filing date: 2000-10-03
Publication date: 2004-09-16
Anticipated expiration: 2020-10-04
Also published as: GB2367403B; DE60007171D1; EP1383053A2; NO20015975D0; WO2001033420A1; EP1383053A3; ES2211629T3; EP1228451A1; CA2376530C; NO315588B1; NO20015975L; EP1228451B1; GB0129000D0; SE0203745L; GB2367403A; CA2376530A1; SE0203745D0; DK1228451T3; AU7977600A; ATE256314T1

Description

HINTERGRUND DER ERFINDUNG
GEBIET DER ERFINDUNG
Diese Erfindung betrifft ein System und Verfahren zum automatischen Zugreifen, Bearbeiten und Rückübertragen von Datenbank-Datensätzen wie zum Beispiel Dokumente über ein Netzwerk.
BESCHREIBUNG DES STANDS DER TECHNIK
Die heutige Welt ist voller Formulare – Antragsformulare, Bestellformulare, Antwortformulare, Versicherungsformulare, (oft scheint es) ad Infinitum. Tatsächlich gibt dieser Patenttext selbst Anlass zu immerhin einem von Hundertausenden an Formularsätzen allein dieses Jahrs, unter deren angehäuftem Gewicht die Regale des Patentamts – und diejenigen, deren Arbeit es ist, sie zu bearbeiten – stöhnen.
Gemeinsam mit dem Aufkommen der Bürocomputer kam das Versprechen des Shangri-Laähnlichen "papierfreien Büros". Jeder, der diesen Text liest und der sich in seinem eigenen Arbeitsbereich umsieht, benötigt wahrscheinlich keinen weiteren Beweis, dass dieses elektronische Paradies fern der Verwirklichung ist.
Eine Entwicklung, die zu großen Hoffnungen berechtigt, um nicht nur die Menge an Unterlagen zu verringern sondern ebenso um das Wegsteuern bzw. Routen der Unterlagen effizienter zu gestalten, ist der weit verbreitete Gebrauch von Netzwerken wie zum Beispiel das Internet. Im allgemeinen werden netzwerkbasierende Formulare in der gleichen Weise wie elektronische Post (Emails) behandelt. Wenn sagen wir zum Beispiel ein Buch über das Internet bestellt wird, greift man auf ein Bestellformular und lädt es herunter, häufig einfach durch Klicken auf ein Bildsymbol bzw. Icon, füllt das Formular aus und übermittelt es dann unmittelbar an den gleichen Server zurück, von dem es heruntergeladen wurde. Dieses Verfahren ist vereinfacht, gerade da die Rücksendeadresse einfach die "Antwort"-Adresse des elektronisch verschickten Formulars ist. In andern Anwendungen, wie zum Beispiel Übermitteln von internen Formularen wie zum Beispiel Reisekostenberichte über firmenspezifische Netzwerke, kann man nicht automatisch im Besitz der Rücksendeadresse sein. In dem Maße, in dem Formulare heutzutage über Netzwerke verfügbar gemacht werden, werden sie jedoch ähnlich nämlich wie irgendeine andere Email-Nachricht behandelt.
Diese herkömmliche Regelung weist einige Nachteile auf. Zunächst muss man häufig den Empfänger des Email manuell spezifizieren. Dies für häufig zu dem Problem, dass die Email-Adresse des Empfängers falsch geschrieben wird, insbesondere da die Adressen oftmals nicht intuitiv sind. Ein anderer Nachteil besteht darin, dass ein Datenabruf auf der Seite des Empfängers, d.h. die Errichtung, von der das übersandte Formular empfangen und verarbeitet wird, manuell gehandhabt werden muss.
Noch ein weiterer Nachteil besteht darin, dass es keine Automation für Empfangen von Daten von einem Formular gibt, das an eine Email angehängt ist. Dies trifft selbst dann zu, wenn das Formular unter Verwendung eines Textverarbeitungsprogramms des gleichen Anbieters übersendet wird, der die Email-Anwendung herstellt, wie zum Beispiel, wenn eine Microsoft Word Datei an eine Email angehängt wird, die mittels Microsoft Outlook versendet wird. Diese Notwendigkeit, die übermittelten Daten entweder wieder einzugeben oder abzuschreiben, erhöht die Wahrscheinlichkeit an Datenfehlern. Noch ein anderer Nachteil besteht darin, dass der Erfolg des Benutzersystems, ein Formular überhaupt zu übersenden, häufig von der konkreten Email-Client Software anhängig sein wird. Es ist zudem in keiner Weise möglich, Daten in einem Email-Anhang online zu handhaben.
Noch ein weiterer gravierender Nachteil existierender Systeme besteht darin, dass der Grad an Sicherheit, den sie bieten, oftmals ungenügend ist. Tatsächlich umfassen viele Browser und Email Softwarepakete die Fähigkeit, die Nachricht, die jemand sendet, zu verschlüsseln, jedoch ist diese Verschlüsselung primär dazu bestimmt, ein "Anzapfen von Leitungen" eines Netzwerks zu verhindern, d.h. das unbefugte Abfangen und Lesen der übersandten Nachricht durch eine Partei außer dem beabsichtigten Empfänger. Der Empfänger einer derartigen herkömmlich verschlüsselten Nachricht hat jedoch keine Möglichkeit, den tatsächlichen Absender eindeutig zu identifizieren.
Aus D1 = "Super-forms: A security-enhanced smartelectronic form management system", A. Dayao et al, Global-telecommunications conference, 1990 and exhibition Communications: Connecting the further, Globecom '90, IEEE'," 2//02-12-1990, 1079–1083, 05-12-1990 ist ein System zum Zugreifen, Bearbeiten und Übermitteln von Datendateien bekannt, das einen multifunktionellen Server mit einem Datenbank-System und einem Transaktionsverfolgungs-System umfasst, der mit einem lokalen Netzwerk verbunden ist. Ferner gibt es ebenfalls lokale Verarbeitungssysteme, die mit dem Netzwerk verbunden sind. Das Datenbank-System bildet ein Mittel zum Speichern einer Vielzahl an vordefinierten Formularen. Mittels des Systems kann ein Nutzer Änderungen an einem heruntergeladenen Formular registrieren, wobei das Formular danach über das Netzwerk an einen vorbestimmten Knoten in dem Netzwerk über den Zentralserver übertragen wird. Dieses bekannte System weist jedoch einige Nachteile auf. Zunächst ist es in seiner Verwendung durch die Verwendung von vordefinierten Formularen/Dateien und die Verwendung eines/von lokalen Netzwerks(/en) eingeschränkt. Überdies ist das System aufgrund der Verwendung eines multifunktionellen Servers unflexible und verwundbar.
Was benötig wird, ist ein verbessertes System, das einem Benutzer gestattet, auf ein benötigtes Formular schnell zuzugreifen, es auszufüllen und dann es mit minimalen Unannehmlichkeiten und Fehlerrisiko an den richtigen Benutzer zu übermitteln. Auf der Seite des Empfängers sollte es möglich sein, die Daten unmittelbar in eine Datenbank oder ein Arbeitsablaufsystem einzugeben, ohne die Notwendigkeit, die übermittelten Daten wieder einzugeben oder anzuschreiben. Das System sollte unabhängig von dem Email-Client und dem Web-Browser sein, die verwendet werden. Das System sollte vorzugsweise in der Lage sein, eine wirksame unmittelbare Empfangsbestätigung eines übermittelten Formulars bereitstellen und es sollte vorzugsweise ebenfalls möglich sein, nicht nur übermittelte Daten zu verschlüsseln, sondern ebenfalls die Identität des Absenders eines Formulars eindeutig zu identifizieren und zu authentifizieren. Diese Erfindung stellt ein derartiges System und ein betreffendes Durchführungsverfahren bereit.
ZUSAMMENFASSUNG DER ERFINDUNG
Die Erfindung stellt ein System zum Zugreifen, Bearbeiten und Übermitteln von Datendateien, insbesondere Dokumenten unter Verwendung eines Datennetzwerks bereit. Ein Datenbank-System, zumindest ein lokales Verarbeitungssystem, ein Notarserver und zumindest ein Empfängersystem bilden die Hauptkomponenten der Erfindung. Das Datenbank-System, jedes lokale Verarbeitungssystem, der Notarserver und jedes Empfängersystem sind vorzugsweise unabhängige Systeme, die alle mit dem Netzwerk verbunden sind. Das Datenbank-System speichert eine Vielzahl an Datendateien zum Beispiel Dokumente in irgendeinem Standardformat. Jede Datendatei ist einem entsprechenden der Empfängersysteme zugeordnet und kann durch das Datenbank-System über das Netzwerk zu dem lokalen Verarbeitungssystem übermittelt werden.
Unter Verwendung von einem der lokalen Verarbeitungssysteme adressiert der Benutzer das Datenbank-System und wählt eine oder mehrere der gespeicherten Dateien aus, die über das Netzwerk von dem Datenbank-System heruntergeladen wird. Der Benutzer bearbeitet – ändert, füllt ein etc – dann die heruntergeladene(n) Datei(en), worauf der Benutzer durch Aktivieren einer "Sende" oder ähnlichen Funktion, die lokal in die oder zusammen mit der Datei eingefügt ist, das Formular an einen Notarserver übermittelt. Der Notarserver empfängt jede übermittelte Datendatei und sendet nach zusätzlicher Verarbeitung, wie zum Beispiel Benutzerüberprüfung, Datensicherung, Zeitprotokollierung und Übersendung einer Empfangsbestätigung zurück an den Benutzer, das überprüfte Formular an das entsprechende Empfängersystem.
Jede Datendatei wird vorzugsweise von dem lokalen Verarbeitungssystem and den Notarbenutzer in einer verschlüsselten Form übermittelt. Eine digitale Unterschrift wird vorzugsweise ebenfalls an jede übermittelte Datei angehängt. Public-Key-Verschlüsselung wird vorzugsweise eingesetzt, um sowohl übermittelte Formulare zu verschlüsseln als auch die digitale Unterschrift zu erzeugen.
KURZE BESCHREIBUNG DER ZEICHNUNGEN
1 ist ein Blockdiagramm der Hauptkomponenten eines einfindungsgemäßen Systems zum Zugreifen, Fertigstellen, Übermitteln, Überprüfen und Wegsteuern (Routen) von Formularen über ein Netzwerk.
AUSFÜHRLICHE BESCHREIBUNG
1 zeigt die Hauptkomponenten der bevorzugten Ausführungsform des erfindungsgemäßen Systems. In der folgenden Erörterung soll der Begriff "Formular" im Sinne irgendeines Datensatzes oder Datei verstanden werden, auf die ein Benutzer zuzugreifen, anzuzeigen, zu bearbeiten oder anderweitig zu ändern und dann an eine Empfangseinrichtung oder System zu übertragen wünschen kann. Bei den meisten Anwendungen der Erfindung werden die Formulare Dokumente sein, die aus bzw. in irgendeinem Standard-Textverarbeitungsformat wie zum Beispiel Microsoft Word oder Corel Word Perfect oder aus bzw. in irgendeinem anderen Format zusammengesetzt oder gespeichert sind, das eine Benutzereingabe direkt in den Dokumententext ermöglicht, wie zum Beispiel Adobe Acrobat PDF-Dateien. Die Erfindung ist jedoch nicht auf irgendein spezielles Format beschränkt; tatsächlich ist dies einer der Vorteile der Erfindung.
Eine zentrale Datenbank 100 beinhaltet sowohl einen Satz an elektronisch gespeicherten Formularen 102 als auch die herkömmliche Hardware (wie zum Beispiel ein Server) und Software, die notwenig sind, um zu ermöglichen, auf Datenbank-Datensätze durch ein externes System, insbesondere über ein Netzwerk zuzugreifen. In den meisten Fällen wird die Erfindung verwendet werden, damit ein Benutzer auf ein oder mehrere Formulare zugreifen, es ausfüllen oder es ändern und dann es an den/die entsprechenden Empfänger übermitteln kann. Verschiedene Empfänger können, und im allgemeinen werden, teilnehmen an oder Bestimmungsziel für das erfindungsgemäße System sein. Jeder Empfänger kann sein eigenes Formulardateiformat angeben; die Formulare 102 sind in welchem Format auch immer jeder jeweilige Empfänger benutzt gespeichert.
Um die Datenbank 100 aufzubauen, kann der Administrator des Systems entweder die Formulare direkt – zum Beispiel auf einer Diskette oder indem sie zum Herunterladen verfügbar gemacht werden – von, welcher Stelle auch immer wünscht, dass ihre Formulare zugreifbar sind, empfangen oder das System kann in herkömmlicher Weise öffentlich zugreifbare Formulare von ausgewählten Empfängersites herunterladen oder beides.
Die Stelle, die die Formulare bereitstellt oder erzeugt, wird typischerweise die gleiche Stelle sein, die erwartet, sie von Benutzern fertiggestellt zu empfangen. Dies ist jedoch erfindungsgemäß nicht notwendig. Der Formularanbieter kann vielmehr verschieden von dem beabsichtigten Empfänger sind, wie es beispielsweise bei Firmen der Fall ist, die Standardrechtsformulare zum Übermitteln an Gerichte oder andere Regierungsstellen bereitstellen. In anderen Worten, die Stelle, die die Formulare bereitstellt oder erzeugt, die in der Datenbank 100 bespeichert sind, muss nicht notwendigerweise die gleiche wie die unabhängige Empfangesstelle sine, obwohl dies der häufigste Fall sein wird.
Die Datenbank 100 ist mit einem Netzwerk 200 verbunden. Ein Benutzer ist ebenfalls in der Lage unter Verwendung irgendeines lokalen Verarbeitungssystems 300 wie zum Beispiel eines Personalcomputers (PC) auf das Netzwerk zuzugreifen. In 1 ist der Einfachheit halber lediglich ein lokales Verarbeitungssystem gezeigt. Die Erfindung arbeitet ebenfalls – ist tatsächlich am vorteilhaftesten – mit höheren Zahlen an Benutzern, wobei jeder Zugriff auf das Netzwerk 200 und somit auf die Datenbank 100 unter Verwendung entweder eines speziellen oder eines gemeinsamen lokalen Verarbeitungssystems hat.
In dem am meisten verbreiteten Einsatz der Erfindung wird das Netzwerk 200 ein öffentliches Weitverkehrsnetzwerk, vorzugsweise das Internet, sein. Dies ist ebenfalls nicht notwendig – das Netzwerk kann irgendein Weitverkehrs- oder lokales Netzwerk sein und kann ebenso ein proprietäres Netzwerk wie zum Beispiel die Intra-Netzwerke sein, die in vielen Firmen gefunden werden. Diese Intra-Netzwerke können wiederum durch herkömmliche Gateway-Server mit dem öffentlichen Netzwerk verbunden sein. Was erfindungsgemäß benötig wird, ist einfach, dass Benutzer in der Lage sein sollten, die Datenbank 100 über das Netzwerk zu kontaktieren, ein oder mehrere Formulare zu bezeichnen und dann in der Lage zu sein, diese Formulare alle über das Netzwerk 200 zu empfangen.
In dem bevorzugten Fall, in dem das Netzwerk das Internet ist, werden der Server oder ein anderes System, durch das auf die Datenbank zugreifbar ist, die Datenbank oder irgendein in sie zugreifendes Gateway einfach eine Standradnetzwerkadresse haben wie zum Beispiel einen universellen Fundstellenanzeiger (universal resource locator URL). Der Benutzer kann dann ein Formular bezeichnen, um von der Datenbank entweder durch Auswählen aus irgendeinem standardmäßig angezeigten Menü oder, wenn bekannt, durch Bezeichnen einer Unteradresse, an der sich das Formular befindet, übertragen zu werden. Ein derartiges Anfordern von Dateien ist dem Entwurf von Sites nicht nur für das World-Wide-Web (WWW) sondern für andere hierarchisch oder anderweitig verknüpfte Dateien gemein, die ebenso durch andere Netzwerk zugreifbar sind.
Es existieren mehrere Wege, durch die Benutzer informiert werden könnten, welche Formulare zum Herunterladen von der Datenbank 100 verfügbar sind. Zum Beispiel könnte der Benutzer einfach ein Online-Menü von verfügbaren Formularen durchsuchen, das zum Beispiel nach Themengebieten oder Anbieterkategorien organisiert ist. Das Site oder Gateway-Programm, das der Datenbank 100 zugeordnet ist, könnte ebenfalls mit einer herkömmlichen Suchmaschine versehen sein, um zu vereinfachen, ein gewünschtes Formular zu finden. Wenn jedes Formular durch eine spezielle URL identifizierbar ist, könnte ein Anbieter von Formularen die verschiedenen URLs von verfügbaren Formularen auf seiner eigenen Website bekannt machen, indem die Adresse des geeigneten Formulars an den Benutzer zum Beispiel mittels Email in Reaktion auf eine Anfrage oder in irgendeiner anderen herkömmlichen Weise gesendet wird.
Die Erfindung schließt ebenfalls einen Notarserver 400 ein, der ebenfalls für Zwei-Wege-Datenübertragung mit dem Netzwerk 200 verbunden ist. Die Funktion des Notarservers wird bachstehend beschrieben.
Schließlich sind ein oder mehrere Empfängerserver oder Systeme 500 ebenfalls mit dem Netzwerk 200 verbunden. Wiederum ist in 1 lediglich der Einfachheit halber nur ein derartiges System dargestellt; in den meisten Anwendungen der Erfindung wird eine große Zahl an Empfängern existieren. Ein Empfänger kann irgendeiner der mehreren verschiedenen Einrichtungstypen sein, die in der Lage sind, Dokumente oder andere Dateien über das Netzwerk 200 zu empfangen. Systeme wie zum Beispiel externe Datenbanken, Arbeitsablauf- oder Dokumentenveraltungs-Systeme oder Mail-Server für Firmen oder Regierungsstellen sind nur einige Beispiele.
Vor dem Vertiefen in die Details der Erfindung betrachtet man ein mögliches Verwendungsbeispiel, um eine allgemeinere Vorstellung des Durchführungsverfahrens der Erfindung zu erlangen. Nehmen wir an, dass ein Benutzer zum Beispiel wünscht, ein Formular zur Änderung der Korrespondenzadresse für ein US-Patent zu übermitteln. Bisher muss der Benutzer entweder einen Brief schreiben oder das geeignete Antragsformular herunterladen, ausdrucken, fertig stellen und an das Patentamt verschicken oder faxen. Zum 27. August 1999 ist dies in den USA Formular PTO/SB/123, verfügbar im PDF-Format und von der Netzwerkadresse http://www.uspto.gov/web/forms/sb0123.pdf herunterladbar. Ein Papierformular ist derzeit notwendig, da das Patentamt durch den Namen und die Unterschrift des Antragstellers bestätigen können muss, dass die Person, die die Kopie beantragt, tatsächlich berechtigt ist, sie zu empfangen.
Stellen wir uns jetzt vor (man hofft, dass Phantasie nicht mehr lange nötig ist), dass das Patentamt einen Server hat, der mit dem Netzwerk 200 verbunden ist und dass das Antragsformular als eine der Formulare 102 in der Datenbank 100 beinhaltet ist. Es ist zu bemerken, dass es als die gleiche PDF-Datei gespeichert sein könnte und dass der Datenbank-Administrator das Formular einfach gemeinsam mit den anderen öffentlich verfügbaren Patentamts-Formularen von der Website des Patentamts heruntergeladen haben könnte, durch Abtasten der Formulare oder durch Empfangen von ihnen auf einem lesbaren Standardmedium von dem Patentamt selbst. Formularanbieter (die im allgemeinen auch ebenfalls die Empfänger 500 der Formulare sind) könnten wählen, ihre Formulare in die Datenbank 100 aus irgendeinem zahlreicher Gründe aufgenommen zu haben – auch wenn es notwendig wäre, eine Teilnahmegebühr an den Besitzer/Administrator der Datenbank zu bezahlen. Sie könnten erkennen, dass elektronische Lieferung und Übermittlung von Formularen effizienter ist und somit ihre eigene administrative Arbeitslast verringert; sie könnten bevorzugen, nicht ihre eigene Online-Datenbank warten zu müssen; oder sie möchten ihre Formulare als eine Annehmlichkeit für ihre Kunden oder für die Öffentlichkeit fertig verfügbar haben.
Erfindungsgemäß greift der Benutzer ("meldet sich an") auf das Netzwerk 200 über das lokale Verarbeitungssystem 300 in irgendeiner herkömmlichen Wiese zu. Er spezifiziert dann die Netzwerkadresse der Datenbank 100 und wählt das Formular aus, das er zum Herunterladen benötigt, zu Beispiel das Formular zur Änderung der Adresse. Dieser Datenbank-Server überträgt dann die Datei, die dem angeforderten Formular entspricht, über das Netzwerk 200 and den lokalen Prozessor 300, der dann es dem Benutzer zum Beispiel auf einen Standardmonitor 310 anzeigt. Solange die das Formular enthaltende Datei Daten beinhaltet, die ihre Verwendung in der Erfindung ermöglichen (nachstehend beschrieben), könnte dann der Benutzer alternativ das Formular mittels Email oder auf einem lesbaren Medium empfangen. Es ist ebenso möglich, dass der Benutzer entweder über das Netzwerk oder auf einem lesbaren Medium einen Satz Formulare empfangen könnte, die für die Verwendung mit der Erfindung ermöglicht sind. Zum Beispiel könnten alle Standardformulare des Patentamts für Benutzer entweder kostenlos oder für eine Gebühr zusammen mit den Daten verfügbar gemacht werden, die notwendigerweise einzuschließen sind, um in einem erfindungsgemäßen System eingesetzt zu werden.
Durch Verwendung von Standard-Eingabevorrichtungen wie zum Beispiel eine Tastatur 312 und eine Cursor-Steuerung 314 wie zum Beispiel eine Maus, ein Sensorfeld (Touchpad) oder ähnliches gibt der Benutzer dann benötigte Informationen in die jeweiligen Eingabefelder des angezeigten Formulars ein – er vervollständigt oder "füllt ein" das Formular auf dem Bildschirm aus. Der Benutzer aktiviert dann eine "Sende"-Funktion zum Beispiel durch Anklicken eines "Sende"- oder "Übermittle"-Bildsymbols 316, das als ein Teil von oder in Verbindung mit dem angezeigten Formular angezeigt wird, oder durch bedienen einer zugewiesenen Funktionstaste. Das lokale System verschlüsselt dann vorzugsweise und übermittelt dann das jetzt fertiggestellte Formular über das Netzwerk 200 zurück an den Notarserver 400 zum Beispiel durch Weiterleiten an die vorbestimmte Netzwerkadresse des Notarservers.
Wenn der Notarserver 400 ein Formular von einem Benutzer empfängt, entschlüsselt er das Formular, wenn es verschlüsselt ist, überprüft die Identität des Benutzers und überträgt (exportiert) das Formular an den bezeichneten Empfänger des Formulars. Wie nachstehend ferner beschrieben ist, wird vorzugsweise Public-Key-Verschlüsselung während der Übertragung eines Formulars von dem Benutzer zum Notarserver verwendet. In diesen Fällen kann der Schritt der Überprüfung der Identität des Benutzers Standardunterschritte wie zum Beispiel Überprüfen der Echtheit des Public-Key-Zertifikats des Benutzers einschließen.
Diese Funktionen werden vorzugsweise in jeweiligen Softwaremodulen zum Empfang 410, Entschlüsselung 412, Benutzer/Absender-Überprüfung 414 und Dateiexport 416 ausgeführt und können in irgendeiner herkömmlichen Weise entworfen sein. Vor dem Exportieren des Formulars an den Empfänger speichert der Notarserver ebenfalls vorzugsweise eine Sicherungskopie in einem Sicherungsspeicher 418 zusammen mit einer protokollierten Zeit, die durch irgendeine herkömmliche Weise in einem Zeitprotokollmodul 420 erzeugt wird. Andere Softwaremodule wie zum Beispiel für administrative Funktionen wie zum Beispiel Abrechnen 422 (in Anwendungen, bei denen Benutzer bezahlen müssen, um unter Verwendung der Erfindung Formulare zu übermitteln oder zu Empfangen) können ebenfalls wie benötigt enthalten sein.
Sobald der Notarserver das übermittelte Formular an das geeignete Empfängersystem exportiert hat (zum Beispiel indem es an die entsprechende Netzwerkadresse übermittelt wird) überträgt der Notarserver dann eine Übermittlungsempfangsbestätigung über das Netzwerk zurück an das lokale Verarbeitungssystem 300. Diese Übersendungsempfangsbestätigung identifiziert vorzugsweise, welches Formular an welches Empfängersystem durch wen und zu welcher Zeit übersendet wurde. Wenn das Empfängersystem 500 ebenfalls die Fähigkeit aufweist, eine Empfangsbestätigungserwiderung zu erzeugen und zurück zu schicken, dann kann eine Kopie oder Anzeige dieser zu dem ursprünglichen Benutzer als ein Teil der Empfangsbestätigung zurück geschickt werden. Eine andere Empfangsbestätigungsoption besteh darin, dass der Notarserver eine Email-Kopie des übermittelten Formulars an den lokalen Prozessor des Benutzers zurücksendet, die möglicherweise um die Übermittlungsinformationen wie obenstehend erwähnt ergänzt ist.
Die Netzwerkadresse des Empfängersystems für jedes Formular kann auf verschiedene Arten aufgezeichnet werden. Zum Beispiel kann ein Feld (eventuell versteckt, um das Fehlleitungsrisiko oder Fehler aufgrund Benutzerbearbeitung) in dem Formular selbst enthalten sein. In den meisten Anwendungen der Erfindung, wird der Notarserver irgendeine Kennung bzw. Identifizierungsbezeichner wie zum Beispiel ein alphanumerischer Code jedem in dem System enthaltenen Formular zuweisen. Der Notarserver kann dann eine Tabelle unterhalten, die jedem Formular die richtige Netzwerkadresse B des Empfängers gegenüberstellt, wobei, wenn ein Formular von einem Benutzer empfangen wird, der Notarserver dann auf die Adresstabelle unter Verwendung der entsprechenden Kennung des Formulars als das Argument zugreift und die entsprechende richtige Netzwerkadresse des Empfängers abruft.
Damit ein Benutzer ein Formular unter Verwendung der Erfindung übermitteln kann, muss das Formular, d.h. die Datendatei, die das zu übermittelnde Dokument beinhaltet, gewisse Daten umfassen, die seine Verwendung mit der Erfindung ermöglicht. Zum Beispiel muss es mindestens irgendeine Kennung beinhalten, die es seinem richtigen Empfänger zuordnet. Solche Ergänzungen können in irgendeiner herkömmlichen Weise zum Beispiel durch einfaches Anfügen von ihnen an die Formulardatei gemäß irgendeinem vorbestimmten Protokoll vorgenommen werden.
Damit der lokale Prozessor des Benutzers derartig angefügte Daten erkenn kann, um derartige Gegenstände wie ein "Übertrage"-Bildsymbol zu erzeugen (wenn es nicht in der heruntergeladenen Datei selbst enthalten ist) und um übermittelte Daten zu verschlüsseln (wenn diese Funktion enthalten ist), muss der Prozessor 300 dann mit irgendeiner ermöglichenden Software geladen werden. Diese ermöglichende Software kann zur Installation auf dem lokalen Prozessor des Benutzers in irgendeiner herkömmlichen Weise, zum Beispiel entweder indem dem Benutzer eine Diskette ausgehändigt wird oder indem das Programm zum Herunterladen in den Prozessor über das Netzwerk verfügbar gemacht ist, verfügbar gemacht werden.
Die Module der ermöglichenden Software können in irgendeiner herkömmlichen Weise entworfen sein. Sie wird ein Standard-Anwendungsprogramm-Interface (API) einschließen, das vorzugsweise geöffnet ist. Die Softwaremodule werden ein Modul zum Erzeugen einer Basismaske, d.h. die Maske, die der Benutzer öffnet, um zu identifizieren, welches Formular es wünscht; eine Maschine (engine) zum automatischen Verbinden des lokalen Prozessors mit dem Netzwerk 200 (oder zum Übermitteln einer Adresse, wenn eine Netzwerkverbindung schon geöffnet ist) und zum Herunterladen eines ausgewählten Formulars von der Datenbank 100; ein Modul zum Formtieren und Anzeigen des heruntergeladenen Formulars zusammen mit derartigen Gegenständen wie ein "Übermittle"- oder "Sende"-Bildsymbol; ein Modul zum Einfügen von benutzereingegebenen Daten in die geeigneten Felder des angezeigten Formulars; vorzugsweise ein Modul zum Verschlüsseln des Formulars vor Übermittlung (wenn Verschlüsselung beinhaltet ist); ein Modul zum Übermitteln des Formulars über das Netzwerk; und ein Modul zum Erkennen und dem Benutzer Vorlegen einer Übertragungsempfangsbestätigung einschließen.
Die verschiedenen Module können unter Verwendung irgendeiner von mehreren bekannten Techniken oder in Verbindung mit bestehender Software auf dem lokalen Prozessor entworfen werden. Zum Beispiel können die Module, die das Formular bearbeiten, in Java, C++ oder in HTML (oder XML) oder sogar in HTML mit eingebetteten Java Applets geschrieben sein; und die Verschlüsselungsroutine kann Software eines Drittherstellers sein, die schon kommerziell verfügbar ist. Die Software könnte ebenfalls in bestehende Email- der Browser-Software integriert werden.
Die Art der Software, die auf dem lokalen Prozessor 300 installiert ist, wird ebenso bestimmen, in welcher Art Formulare in der Datenbank 100 vorzugsweise gespeichert sein sollten. Zum Beispiel, wenn angenommen wird, dass Formulare in der Datenbank in den Formaten des Formularanbieters zum Beispiel einige in Microsoft Word-Format, einige in Corel Word Perfect-Format und einige in PDF-Format, dann müssen entweder alle gespeicherten Formulare durch das Datenbank-System 100 in ein gemeinsames Format überführt werden, das die Software des lokalen Prozessors lesen kann oder ansonsten muss die lokale Bearbeitungssoftware die Routinen beinhalten, die notwenig sind, um die Formulare in den Formaten zu lesen, anzuzeigen und zu bearbeiten, die der Benutzer eventuell herunterladen will. Es wird für die Verwendung der Einfachheit halber daher bevorzugt, dass alle Formulare in dem Datenbank-System 100 in einem vorbestimmten Format vorliegen (oder überführt sein) sollten, das die lokale Bearbeitungssoftware interpretieren kann.
Date, die in übermittelte Formulare – tatsächlich die Tatsache, dass der Benutzer wünscht, ein bestimmtes Formular zu übermitteln – enthalten sind, werden für den Benutzer oftmals eine vertrauliche Angelegenheit sein. Die Erfindung umfasst daher vorzugsweise eine Verschlüsselungsfunktion für übermittelte Formulare. In einer bevorzugten Ausführungsform der Erfindung werden die Formulare unter Verwendung der Public-Key-Verschlüsselung übermittelt. Diese gestatten ebenfalls jedes Formular unter Verwendung einer herkömmlichen "digitalen Unterschrift" zu identifizieren.
Die Public-Key-Verschlüsselung las solches ist bekannt. Sie verwendet zwei "Schlüssel": einen öffentlichen Schlüssel, der allen potentiellen Absendern verfügbar gemacht werden kann, und einen entsprechenden privaten Schlüssel, der von dem Empfänger geheim gehalten wird. In der Praxis besteht jedes öffentliche/private Schlüsselpaar aus großen Primzahlen in einer vorbestimmten funktionalen – und eindeutigen – Beziehung zueinander. Der öffentliche Schlüssel ist ausreichend, eine Nachricht zum Übersenden zu verschlüsseln, während der private Schlüssel notwendig ist, sie zu entschlüsseln. In anderen Worten, sobald ein Absender eine Nachricht unter Verwendung des öffentlichen Schlüssels verschlüsselt, dann kann er selbst sie nicht entschlüsseln.
Nehmen wir jetzt an, dass ein Formularanbieter (oder irgendeine andere Stelle) Identifikationsnummern an potentielle Benutzer der Erfindung ausgibt. Wenn diese ID-Nummern ebenfalls Verschlüsselungsschlüssel sind; die registriert und eindeutig den individuellen Benutzern zugeordnet sind, dann würde eine eindeutige Datenzeichenfolge, die unter Verwendung eines dieser Schlüssel verschlüsselt wird und zusammen mit der derzeitigen Nachricht übersendet wird, als eine "digitale Unterschrift" auf der Seite des Empfängers dienen. Dementsprechend umfasst das lokale Verarbeitungssystem 300 vorzugsweise ein Softwaremodul, das eine derartige eindeutig verschlüsselte Datenzeichenfolge ("digitale Unterschrift") zusammen mit irgendeinem Formular einschließt, das es über das Netzwerk an einen Empfänger übersendet.
Aufgrund des Wesens des öffentlichen und privaten Schlüssels – im Gegensatz zu gewöhnlichen Passwörtern, bestehen sie typischerweise aus Zeichenfolgen von Tausenden von vielbittigen (zum Beispiel 24 oder mehr) Datenwörtern – ist es für den Benutzer nicht praktikabel, sich einfach an die Schlüssel zu erinnern. Wenn das lokale Verarbeitungssystem 300 eindeutig einem bestimmten Benutzer zugeordnet ist, dann ist es möglich, den Schlüssel für die digitale Unterschrift in dem Speicher des Systems selbst zu speichern. Selbstverständlich besteht nicht die Notwendigkeit der Besorgnis über die Schlüssel, die verwendet werden, um Formulare zu verschlüsseln, die an bestimmte Formularempfänger übersendet werden – nach Definition werden dieses öffentliche Schlüssel sein.
In den meisten Anwendungen ergibt sich jedoch das Problem, dass lokale Computer selten derart sicher sind, dass man einen privaten Schlüssel auf diesen speichern wollen würde. Wenn außerdem eine digitaler Unterschriftsschlüssel eines Benutzers in einem einzelnen Computer gespeichert ist, dann kann es nicht die Erfindung auf anderen Computern benutzen, zumindest nicht, wenn er wünscht oder wenn es erforderlich ist, seine digitale Unterschrift in ein übermitteltes Formular einzufügen.
Verschlüsselung von Formularen wird daher vorzugsweise unter Verwendung einer Lesevorrichtung 318 ausgeführt, die mit bzw. in dem lokalen Verarbeitungssystem 300 verbunden oder beinhaltet ist um eine herkömmliche Chipkarte 320 oder eine ähnliche tragbare Speichervorrichtung auszulesen. Die persönlichen Benutzerparameter (die zum Beispiel die Schlüssel einschließen) des Verschlüsselungsalgorithmus sind dann auf der Chipkarte kodiert und können ausgelesen werden, wenn ein Formular zu übermitteln ist. Dies stellt sicher, dass nur der Benutzer in der Lage sein wird, zu wissen, welche Formulare übermittelt werden und welche persönlichen Daten in ihnen enthalten sind, selbst wenn jemand anderes Zugang zu dem lokalen Verarbeitungssystem selbst hat. Da Public-Key-Verschlüsselung eine bekannte Technik ist, kann daher irgendeine herkömmliche Software in Verbindung mit der Erfindung verwendet werden, um das Verschlüsselungsmodul in dem lokalen Verarbeitungssystem und das Entschlüsselungsmodul 412 des Notarservers zu implementieren.
Die Fähigkeit eines Benutzers, auf Formulare gemäß der Einfindung zuzugreifen, zu vervollständigen und zu übermitteln kann ebenfalls verwendet werden um eine Kommunikation mit einer beliebigen durch das Netzwerk zugreifbaren Datenbank zu ermöglichen. In diesem Fall, wenn der Benutzer ein Formular fertig stellt und über den Notarserver übermittelt, kann es ebenfalls Datenbankanfragen in geeignete, vorbestimmte Felder in dem übermittelten Formular eingeben. Wenn das Empfängersystem 500 dann das Formular empfängt, kann es die Anfrage automatisch (unter Verwendung von bekannten Routinen) dekodieren und eine Antwort an den Absender über das Netzwerk zurück übertragen.
Nehmen wir zum Beispiel an, dass ein Bankkunde eine Kopie eines Kontoauszugs des vorigen Monats von seinem Konto bekommen möchte. Derzeit muss der Kunde für diese Anfrage ein Kundenservicecenter anrufen, das dann das Recht des Kunden auf die Informationen mündlich authentifiziert, seinem Konto irgendeinen kleinen Betrag in Rechung stellt und dann den Kontoauszug an den Kunden verschickt oder faxt. Dies benötigt nicht nur dort einen Kundenservicemitarbeiter, sondern es bringt ebenfalls gewöhnlicherweise eine Verzögerung von mehreren Tagen mit sich, da auf die Datenbank der Bank zugegriffen werden muss und eine Papierkopie des Kontoauszugs (der als eine Abbildung gespeichert sein kann oder nur durch Umwandlung von Mikrofilm zugreifbar ist) ausgedruckt und an den beantragenden Kunden verschickt wird.
Unter Verwendung dieser Ausführungsform der Erfindung könnte der Benutzer stattdessen in der Lage sein, auf ein Anfrageformular in der Datenbank 100 zuzugreifen, die als ein Formulararchiv dient, und dann es sicher an das Empfängersystem bei der Bank über den Notarserver übermitteln. Wenn das Empfängersystem der Bank (unter Verwendung von Standardroutinen) programmiert ist, unmittelbar Anfragen, die in dem übermittelten Formular beinhaltet sind, zu interpretieren und darauf zu antworten, dann kann es auf die Anforderung des Benutzers ohne weitere Komplikationen antworten.
In vielen Fällen ist die in dem Empfängersystem angeordnete Datenbank jedoch nicht eingerichtet, um Formulare zu interpretieren, sondern antwortet eher nur auf Anfragen und Befehle, die in einem Standard-Datenbank-Befehlsformat wie zum Beispiel ODBC dargestellt sind. Ein Weg dies zu handhaben könnte für ODBC Software sein, in jedem lokalen Verarbeitungssystem für jeden Client/Benutzer installiert zu sein. Dies ist jedoch in den meisten Fällen impraktikable und fehleranfällig. Erfindungsgemäß kann stattdessen die Datenbank-Zugriffssoftware in dem Notarserver enthalten sein. Wann immer ein übermitteltes Formular für ein Empfängersystem bestimmt ist, das als eine Datenbank identifiziert wird, die auf Anfragen antwortet, wandelt der Notarserver (wiederum unter Verwendung bekannter Routinen) dann einfach die Felder des übermittelten Formulars, die Datenbank-Zugriffsanforderungen entsprechen, in Datenbank-Befehle in dem geeigneten Format wie zum Beispiel ODBC um. Der Client kann daher mit dem Notarserver unter Verwendung eines allgemeineren Formats wie um Beispiel HTML kommunizieren, während die Kommunikation mit der Datenbank des Empfängersystems in einem spezialisierten Datenbank-Zugriffsprotokoll ausgeführt werden kann, ohne die Notwendigkeit für auf dem lokalen Verarbeitungssystem des Clients installierter spezialisierter Software. Es ist anzumerken, dass es ebenfalls unter Verwendung dieser gleichen Anordnung für den Client möglich sein würde, sowohl Daten in die Datenbank des Empfängersystems einzugeben als auch Informationen von ihr herunterzuladen.
Sicherheit ist natürlich sehr wichtig, wenn auf Datenbanken zugegriffen wird, die private oder proprietäre Informationen enthalten. Zusammen mit der Zugriffsanforderung and die Datenbank des Empfängersystems wird der Benutzer daher in das übermittelte Anfrageformular irgendwelche vorverabredete Echtheitsbestätigungs- und Identifikationscodes einfügen, die das Empfängersystem gegen zuvor gespeicherte Datensätze prüft, um zu bestimmen, ob der Anfragende Benutzer berechtigt ist, die angeforderten Informationen zu empfangen, bevor sie an den Benutzer übertragen werden.
Der Benutzer könnte als noch eine weitere Ergänzung dieser Ausführungsform Zugriff auf Datenbank-Informationen anfordern aber dann anweisen, dass sie an noch einen anderen Empfänger übertragen werden, der mit dem Netzwerk verbunden ist und Teil des gleichen Systems ist. Zum Beispiel ist es für einen Kreditgeber üblich, Kopien der Bankkontoauszüge von einem Kreditnehmer anzufordern, bevor ein Kredit bewilligt wird. Wie die Dinge heutzutage stehen, muss der Kreditnehmer gewöhnlich entweder dafür sorgen, dass die Bank Kopien an den Kreditgeber sendet oder er muss irgendeine Berechtigung für den Kreditgeber unterzeichnen, diese Datensätze zu empfangen. Der potentielle Kreditnehmer könnte unter Verwendung der Erfindung ein Formular herunterladen, das einen Kontoauszug von der Bank anfordert, aber dann in einem geeigneten Feld die Netzwerkadresse des Kreditgebers einfügen, an den der Kontoauszug weitergeleitet werden sollte.
Dieses System würde ebenfalls die Übertragung von Datensätzen gestatten, auf die selbst der Benutzer keinen Zugriff hat. Zum Beispiel werden medizinische Zentren normalerweise einem Patienten seine eigenen medizinischen Unterlagen nicht geben. Lebens- und Gesundheitsversicherungsgesellschaften benötigen jedoch derartige Datensätze vor Genehmigung der Deckung. Der Benutzer könnte unter Verwendung der Erfindung ein Anforderungsformular für medizinische Datensätze herunterladen, dann es über den Notarserver an das medizinische Zentrum zusammen mit einer Netzwerkadresse der Versicherungsgesellschaft übermitteln. Dies würde die Übermittlung und den Auftragsvorgang stark beschleunigen, ohne dass irgendeine Sicherheit kompromittiert wird.

Claims

System zum Zugreifen auf, Bearbeiten und Übertragen von Datendateien, umfassend: einen Server (400), ein Netzwerk (200); ein Datenbank-System (100) und ein Transaktionsverfolgungs-System, das mit dem Netzwerk verbunden ist, mindestens ein lokales Verarbeitungssystem (300), das unabhängig mit dem Netzwerk verbunden ist, und mindestens ein Empfänger-System (500), das mit dem Netzwerk verbunden ist, wobei das Datenbank-System (100) Mittel zum Speichern einer Vielzahl an Datendateien (102), die jede ein Formular umfassen, und zum Übertragender Datendateien (102) über ein Netzwerk zu dem lokalen Verarbeitungssystem bildet; mindestens ein Empfängersystem (500), das mit dem Netzwerk verbunden ist, wobei jedes lokale Verarbeitungssystem (300) Mittel zum Adressieren des Datenbank-Systems, zum Herunterladen von mindestens einer Benutzer-gewählten Datendatei über das Netzwerk, die in dem Datenbank-System gespeichert ist, zum Registrieren Benutzereingegebener Änderungen an der heruntergeladenen Datendatei und zum Übertragen der geänderten Datendatei als eine übermittelte Datendatei über das Netzwerk bildet, und wobei der Server (400) Mittel zum Empfangen jeder übermittelten Datendatei über das Netzwerk und zum Übertragen jeder übermittelten Datendatei an einen Empfänger bildet, dem die übermittelte Datendatei zugeordnet ist, dadurch gekennzeichnet, dass das Netzwerk (200) ein universelles Weitverkehrsnetzwerk ist, dass das Datenbank-System (100) ein unabhängiges System bildet, das mit dem Netzwerk verbunden ist, dass das Transaktionsverfolgungs-System in dem Server (400) implementiert ist, der als Notarserver (400) arbeitet, der ein unabhängiges System bildet, das mit dem Netzwerk verbunden ist, dass das mindestens eine Empfängersystem (500) unabhängig mit dem Netzwerk verbunden ist, dass jedes Formular (102) in einem im wesentlichen beliebigen aber vorbestimmten Format ist, das sich von den Formaten anderer Formulare in dem Datenbank-System (100) unterscheiden kann, dass jedes Formular (102) eine Kennung einschließt, die es seinem geeigneten Empfängersystem zuordnet, und dass jede übermittelte Datendatei mit Hilfe des Notarservers (400) an den Empfängerserver (500) übertragen wird, dem sie zugeordnet ist.
System gemäß Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass das lokale Verarbeitungssystem (300) ferner Mittel zum Verschlüsseln von übermittelten Datendateien (102) unter Verwendung von Public-Key Verschlüsselung bildet.
System gemäß Anspruch 2, dadurch gekennzeichnet, dass das lokale Verarbeitungssystem (300) ferner Mittel zum Anfügen eines Public-Key verschlüsselten digitalen Codes an jedes übermittelte Formular bildet, der den Benutzer gegenüber dem Empfängersystem (500) eindeutig identifiziert, dem das übermittelte Formular zugeordnet ist.
System gemäß Anspruch 3, gekennzeichnet durch ferner eine tragbare Speichervorrichtung (320), die persönliche Benutzerverschlüsselungs-Parameter speichert, und eine Lesevorrichtung (318), die mit der lokalen Verarbeitungsvorrichtung (300) verbunden ist, um die Benutzerverschlüsselungs-Parameter von der tragbaren Speichervorrichtung (320) zu lesen.
System gemäß Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, dass die Datendateien (102) Dokumente sind, die in irgendeinem Standard-Dokumentenformat gespeichert sind.
System gemäß Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, dass der Notarserver (400) ferner ein Softwaremodul umfasst, um eine Kommunikation mit einer beliebigen Netzwerkzugreifbaren Datenbank zu ermöglichen.
Verfahren zum Zugreifen, Bearbeiten und Übertragen von Datendateien innerhalb eines Systems wie in Anspruch 1, das eine Vielzahl an Datendateien (102) umfasst, die in einem Datenbank-System (100) gespeichert sind, das mit einem Weitverkehrs-Netzwerk (200) verbunden ist, wobei jede Datei (102) einem entsprechenden Empfängersystem (500) zugeordnet ist, gekennzeichnet durch die folgenden Schritte: Verwenden eines lokalen Verarbeitungssystems (300), Adressieren des Datenbank-Systems (100) über das Netzwerk (200), um mindestens eine der gespeicherten Datendateien (102) auszuwählen, Herunterladen der Benutzer-gewählten Datendateien (102) über das Netzwerk, Bearbeiten der heruntergeladenen Datendateien (102) in dem lokalen Verarbeitungssystem (300), Übertragen der bearbeiteten Datendateien (102) als übermittelte Datendateien (102) an einen Notarserver (400) über das Netzwerk (200), und Übertragen jeder übermittelten Datendatei (102) von dem Notarserver (400) an das Empfängersystern (500), dem die Datendateien (102) zugeordnet sind.
Verfahren gemäß Anspruch 7, das ferner den Schritt des Verschlüsselns von übermittelten Datendateien (102) unter Verwendung von Public-Key Verschlüsselung einschließt.
Verfahren gemäß Anspruch 8, das ferner den Schritt des Anfügen eines Public-Key verschlüsselten digitalen Codes an jedes übermittelte Formular einschließt, der den Benutzer gegenüber dem Empfängersystem (500) eindeutig identifiziert, dem das übermittelte Formular zugeordnet ist.
Verfahren gemäß Anspruch 7, das ferner folgende Schritte einschließt: – Einfügen einer Datenbankzugriffs-Anfrage in die übermittelten Datendateien (102), – Umwandeln des Datenbankzugriffs in ein vorbestimmtes Datenbankzugriffs-Protokoll in dem Notarserver (400) und Übertragen des umgewandelten Datenbankzugriffs an den Empfänger, und – Herunterladen von Informationen von der Empfänger-Datenbank, die der Datenbankzugriffs-Anfrage entsprechen.