Sfide con il software di conformità per l'imposta sulle vendite e l'IVA
Le soluzioni di conformità fiscale possono presentare le proprie sfide.
Input accurati: Il software di conformità fiscale fa un buon lavoro nel presentare le dichiarazioni fiscali e nel determinare le aliquote, supponendo che le informazioni siano inserite correttamente. Tutto il software richiede una sorta di interazione e input umano, il che può portare a errori umani. L'output del software di conformità IVA è valido solo quanto i suoi input.
Domande legali: Questo software può rispondere a tutti i tipi di domande relative all'uso del software, ma la maggior parte delle piattaforme non risponde a domande legali per motivi di responsabilità.
Determinazioni fiscali: Il software di conformità fornisce un elenco piuttosto lungo di categorie fiscali tra cui l'utente deve scegliere, il che può portare a determinazioni fiscali errate. Purtroppo, questo tipo di software non può fare determinazioni fiscali per l'utente perché ogni caso è diverso e unico.
Prezzi: Questo tipo di software è noto per essere costoso e di solito include costi aggiuntivi di abbonamento, onboarding e implementazione. Gli acquirenti di software devono fare la loro due diligence prima di acquistare un software di conformità fiscale perché probabilmente dovranno entrare in un contratto che potrebbe durare diversi anni.
Come acquistare il software di conformità per l'imposta sulle vendite e l'IVA
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di conformità per l'imposta sulle vendite e l'IVA
Quando si seleziona un software di gestione dell'imposta sulle vendite e dell'IVA, è importante prima esaminare quale tipo di sistema fiscale, esenzioni e integrazioni un'azienda deve supportare e gestire, e poi familiarizzare con i diversi tipi di software disponibili. La posizione geografica dell'azienda dovrebbe anche essere considerata perché i sistemi fiscali variano da luogo a luogo. Ci sono una varietà di opzioni quando si tratta di software di gestione fiscale, inclusi quelli progettati per organizzazioni di dimensioni SMB e enterprise.
Confronta i prodotti di software di conformità per l'imposta sulle vendite e l'IVA
Crea una lista lunga
Una lista lunga dovrebbe includere tutte le opzioni che potrebbero fornire agli acquirenti la funzionalità di cui hanno bisogno. A seconda del paese in cui l'organizzazione risiede o paga le tasse, questa lista potrebbe includere soluzioni che possono aiutare con le regole e le aliquote locali e federali, la raccolta e la presentazione delle tasse e le integrazioni con altri strumenti contabili e di transazione.
Crea una lista corta
Dopo aver esaminato e ricercato il software nella lista lunga, l'acquirente può ridurre questa lista in base al budget. Il software di conformità fiscale è disponibile per adattarsi a tutti i budget e alcune applicazioni fiscali generali possono essere scaricate gratuitamente o acquistate a un prezzo inferiore.
Gli acquirenti devono tenere a mente, tuttavia, che più un software è specializzato, più diventa costoso. Questo è il caso perché la base di utenti per il software specializzato è di solito relativamente piccola. Se l'azienda desidera qualcosa di specifico per il loro settore o personalizzato per l'azienda, dovrebbe essere pronta a pagare un premio.
Conduci demo
Le aziende dovrebbero assicurarsi di dimostrare tutti i prodotti che finiscono nella loro lista corta. Durante le demo, gli acquirenti dovrebbero porre domande specifiche relative alle funzionalità a cui tengono di più, ad esempio, si potrebbe chiedere di essere guidati attraverso tutte le funzionalità di rimessa, come eseguire report per audit o come importare dati finanziari da altri sistemi.
Selezione del software di conformità per l'imposta sulle vendite e l'IVA
Scegli un team di selezione
I contabili, i controller e i team di supporto che utilizzeranno questo software devono essere coinvolti nel processo di selezione. Il contabile potrebbe preferire un'applicazione compatibile con quelle che attualmente utilizza. Ogni azienda è diversa e il contabile o il controller è probabilmente nella posizione migliore per offrire un'opinione informata sulla scelta migliore per le esigenze particolari dell'azienda. Il controller potrebbe anche essere in grado di aiutare l'azienda a installare e configurare il software scelto.
Dopo aver scelto un software, gli acquirenti devono ricordare che non devono rimanere bloccati con questa selezione per sempre; la maggior parte delle piattaforme consente add-on o modifiche. Tuttavia, questa decisione non dovrebbe essere presa alla leggera perché, indipendentemente dal software scelto, sarà un grande impegno di tempo e denaro. Per vedere il ROI, gli acquirenti non possono cambiare idea pochi mesi dopo e cambiare di nuovo software.
Negoziazione
Negoziare un contratto software è importante per minimizzare il rischio, sia in termini di protezione delle prestazioni, protezione della sicurezza, o semplicemente assicurarsi che entrambe le parti siano in completo accordo su cosa aspettarsi l'una dall'altra.
Se l'azienda ha flusso di cassa, potrebbe chiedere uno sconto in cambio di un pagamento annuale anticipato, e molti fornitori di software sono felici di fare quell'accordo. Altre volte, un fornitore di software può offrire un uso illimitato se gli acquirenti pagano in anticipo invece di pagare un prezzo mensile o trimestrale.
Gli acquirenti dovrebbero anche determinare se avranno bisogno di aiuto per implementare il software o integrarlo con un altro sistema. Di solito, la prima offerta di un fornitore di software includerà alcuni servizi di implementazione in un determinato periodo di tempo. Gli acquirenti possono chiedere che questi servizi siano rimossi se possono gestirlo da soli, o se un terzo può farlo a un prezzo inferiore.
Devono anche decidere per quanto tempo avranno bisogno di questo software. Se l'azienda prevede di utilizzare il software per diversi anni, l'acquirente può negoziare termini di contratto più lunghi che a volte risultano in prezzi più favorevoli.
Decisione finale
La decisione finale dovrebbe basarsi su tutte le informazioni raccolte in precedenza. Le aziende dovrebbero cercare di dare priorità alle esigenze e selezionare la soluzione che soddisfa la maggior parte, se non tutte, delle loro esigenze. Le aziende devono ricordare che non esiste un software perfetto, ma ce n'è uno che è il migliore per la loro attività.
Se possibile, gli acquirenti devono condurre un programma pilota con un campione più piccolo di utenti per valutare quanto bene il software è ricevuto. Se la piattaforma ottiene voti alti, possono acquistare con più fiducia. Se lo strumento si rivela inefficiente o non performante come previsto, potrebbe essere il momento di testare un altro software.
