KR20110005946A

KR20110005946A - Virtual Collaboration System Using Wiki and Unified Communications

Info

Publication number: KR20110005946A
Application number: KR1020090063326A
Authority: KR
Inventors: 류시원; 이병구
Original assignee: 주식회사 온더아이티
Priority date: 2009-07-13
Filing date: 2009-07-13
Publication date: 2011-01-20

Abstract

PURPOSE: A virtual collaboration system utilizing UC for curriculum knowledge is provided to improve the efficiency of collaboration by efficiently performing communication and extract collaboration contents. CONSTITUTION: A leader(207) sets up subject information, a sponsor(206) and members. The sponsor recognizes the requested work place opening. The leader, the sponsor and the members perform collaboration by utilizing a wiki function and a UC function. The leader finishes the workplace after approving the completion of the collaboration. A user grasps the work place present condition.

Description

Virtual Collaboration System Using the Wiki and Unified Communications

본 발명은 위키를 활용하여 협업 콘텐츠를 창출함으로써 과정 지식의 유출을 막고, UC 기능을 활용하여 효율적으로 의사소통을 함으로써 협업의 능률을 향상시켜주는 가상 협업 시스템에 관한 것이다. The present invention relates to a virtual collaboration system that improves the efficiency of collaboration by preventing the leakage of process knowledge by creating collaborative content using wikis, and efficiently communicating using the UC function.

위키, UC(Unified Communications) Wiki, Unified Communications

최근 들어 시장 환경 및 업무 환경의 변화로 협업을 통하여 업무를 수행하는 빈도가 점점 증가하고 있으며, 기업 내부뿐만 아니라 협력 업체 또는 고객을 포함한 외부 사람들과의 협업 비중이 열린 혁신 사상의 확산과 함께 급속히 확대되고 있다. 더불어, 갈수록 기업의 경영 환경이 세계화되는 시대에 있어 물리적으로 멀리 떨어진 위치의 사람과 협업을 진행해야 하는 경우도 많아지고 있다. 기업에서 사용되는 대부분의 협업은 전통적인 방식의 오프라인 회의, 이메일, 전화와 같은 수단을 이용하거나, 과제 관리 시스템, 온라인 화상 회의 시스템 등과 같은 응용 소프트웨어 등을 주로 활용해 왔다. 하지만 협업의 수단으로 이러한 도구를 이용하는 방식은 몇 가지 문제점을 가진다. 첫째, 시간적, 공간적 제한을 가진다는 것이다. 오프라인 회의와 전화, 화상 회의 등을 사용하는 경우에는 동일시간에 존재하여야 협업이 가능하므로 시간적 제한을 가지며, 가장 빈번히 사용되는 오프라인 회의와 같은 방법은 같은 장소에 동시에 있어야 하므로 공간적 한계까지 내포하고 있다. 이메일의 경우 시간적, 공간적 제한을 극복할 수 있으므로 많이 사용되고 있지만, 협업에 참가하는 인원의 수가 늘어 날수록 이메일의 양도 급속히 증가하게 되므로, 협업의 효율을 급속히 떨어뜨리게 된다는 문제점이 있다. 과제 관리 시스템의 경우는 웹상에 협업 공간을 제공하여 시간적, 공간적 제한을 극복하고 있으나, 협업 도중에 생기는 과정 콘텐츠 또는 과정 지식 들은 축적되지 못한다는 한계점이 있다. 과제 관리 시스템을 비롯한 전통적인 방식의 협업 수단들은 협업의 결과물에만 초점을 두고 협업이 진행되는 경우가 많아 협의 도중 논의되는 다양한 이슈와 같은 과정 지식 들은 대부분 유실되는 경우가 많다. 하지만, 근래에 몇몇 기업을 중심으로 협의 과정에서 도출되는 다양한 이슈 및 논의 사항들을 체계적으로 관리하여 새로운 문제의 해결책으로 활용하는 성공 사례가 속속 등장함에 따라 과정 지식의 가치가 새롭게 부각되고 있다. 따라서 협업 과정에서 도출되는 과정 지식을 체계적으로 축적하여 활용할 수 있고, 시간적, 공간적 제약을 효율적으로 극복할 수 있는 새로운 협업 도구가 요구되고 있다.Recently, due to changes in the market environment and the work environment, the frequency of performing work through collaboration is increasing, and the share of collaboration with not only inside the company but also with external people including partners or customers is rapidly expanding with the spread of open innovation ideas. It is becoming. In addition, more and more companies are required to collaborate with people in physically remote locations in an era of globalized corporate management. Most of the collaboration used in the enterprise has been based on traditional methods such as offline conferencing, email and telephone, or application software such as task management systems and online video conferencing systems. However, using these tools as a means of collaboration has some problems. First, it has temporal and spatial limitations. In the case of using offline meetings, telephones, video conferences, etc., they must be present at the same time so that collaboration is possible. Therefore, the most frequently used methods such as offline meetings have spatial limitations because they must be in the same place at the same time. In the case of e-mail, it is frequently used because it can overcome time and space limitations, but the number of e-mails increases rapidly as the number of people participating in the collaboration increases the efficiency of collaboration. The task management system overcomes the temporal and spatial limitations by providing a collaborative space on the web, but there is a limitation in that process contents or process knowledge generated during collaboration are not accumulated. Traditional collaboration tools, including the task management system, often focus on the outcomes of collaboration and often lead to the loss of process knowledge, such as the various issues discussed during negotiations. However, the value of process knowledge is emerging as the success stories of systematically managing various issues and discussions derived from the consultation process and using them as solutions to new problems in recent years. Therefore, there is a demand for a new collaboration tool that can systematically accumulate and utilize process knowledge derived from the collaboration process and efficiently overcome temporal and spatial constraints.

본 발명에서는 웹상에 가상 업무 공간인 WorkPlace를 생성하고, 언제 어디서나 개설된 WorkPlace에 접속하여 협업 활동을 수행하게 함으로써 기존의 전통적인 협업 방식이 가지는 시간적, 공간적 한계를 극복하고자 한다. 또한 협업을 위한 의사소통 수단으로 이메일, SMS(Short Message Service), 화상 회의, IM(Instant Messaging)등과 같은 UC 기능을 부가적으로 활용함으로써 협업 효율을 극대화하고자 한다. 더불어 협업 콘텐츠 작성을 위한 기본 도구로 위키를 제공하여 콘텐츠의 모든 버전이 유지되게 함으로써 협업 문서가 완성되기까지의 과정 지식을 체계적으로 관리하고 활용할 수 있도록 한다. The present invention attempts to overcome the temporal and spatial limitations of existing traditional collaboration methods by creating a WorkPlace, a virtual work space on the Web, and connecting to a WorkPlace opened anytime, anywhere to perform collaboration activities. In addition, it will maximize collaboration efficiency by additionally utilizing UC functions such as e-mail, short message service (SMS), video conferencing, instant messaging (IM), etc. as a means of collaboration. In addition, by providing a wiki as a basic tool for collaborative content creation, all versions of the content are maintained so that you can systematically manage and leverage the process knowledge until the collaborative document is completed.

본 발명에서 제안하는 위키와 UC를 활용한 가상 협업 시스템은 시간적, 공간적 요소에 구애받지 않고 다양한 협업 업무를 효과적으로 수행함으로써 기업의 협업 업무 생산성을 극대화시킬 수 있으며, 협업 과정에서 창출되는 과정 지식을 체계적으로 축적하여 기업의 유용한 지식 자산으로 활용함으로써 기업의 경쟁력을 향상시키는 협업 업무 생산성 혁신 도구로서 널리 활용되리라 확신한다. The virtual collaboration system using Wiki and UC proposed in the present invention can maximize the productivity of collaboration work of a company by effectively performing various collaboration tasks regardless of time and space factors, and systematically process the process knowledge created in the collaboration process. We are confident that it will be widely used as a collaborative work productivity innovation tool that enhances a company's competitiveness by accumulating and using it as a useful knowledge asset of a company.

본 발명에서 제안하는 위키와 UC를 활용한 가상 협업 시스템의 실례를 도면에 의거하여 설명하면 다음과 같다. 도 1은 가상 협업 시스템의 전체적인 구성도를 나타낸다. 가상 협업 시스템은 MyDesk 인터페이스(101), Dashboard 인터페이스(102), WorkPlace 인터페이스(103), 중앙관리 인터페이스(104)의 4가지 사용자 인터페이스 모듈과 위키 관리 모듈(105), UC 관리 모듈(106), 협업 부가 모듈(107)로 이루어진 공통 모듈로 구성된다. 도 2는 WorkPlace 개설에서 종료까지 과정 및 WorkPlace 현황을 파악하는 단계를 도식화한 것으로 이러한 전 과정은 MyDesk, WorkPlace, Dashboard 인터페이스를 사용하여 진행된다. (206)부터 (209)는 가상 협업 시스템의 사용자들을 역할에 따라 구분한 것으로, (206)은 스폰서, (207)은 리더, (208)은 멤버, (209)는 Dashboard 인터페이스에 접근할 수 있는 권한을 부여받은 사용자들을 나타낸다. 스폰서는 과제 또는 업무를 지시한 사람으로서 주로 기업의 부서장 또는 임원 레벨에 해당되는 사용자로 전체적인 협업 활동이 목표에 맞게 진행되는지 감독하고 지시하는 역할을 수행한다. 또한, 스폰서(206)는 협업 과제를 위한 WorkPlace 개설 승인 및 종료 권한을 갖으며, WorkPlace 종료시 평가를 통하여 업무 성과를 측정함으로써 추후 성과 측정 지표로 활용할 수 있도록 한다. 리더(207)는 실질적으로 협업 과제를 수행하는 현업 책임자로서 과제의 기간과 목표, 구성원, 스폰서를 설정한 후 스폰서의 승인을 통하여 WorkPlace를 개설하고, 개설된 WorkPlace 상에서 협업을 통해 과제 목표를 달성할 수 있도록 관리한다. 또한 필요에 따라 멤버를 변경하거나 과제의 기간을 수정하는 등 개설한 WorkPlace의 관리자 역할을 수행하며, 협업 활동의 결과 과제의 목표에 부합하는 결과물이 창출되면, 최종 보고서를 작성하여 스폰서에게 상신하고 스폰서의 승인을 받아 WorkPlace를 종료시킨다. 멤버(208)는 협업 업무를 실질적으로 수행하는 구성원으로서 과제 목표를 달성하기 위해 위키(105)를 사용하여 협업 콘텐츠를 작성하고, UC(106)를 활용하여 효율적으로 의사 소통을 함으로써 협업의 생산성을 극대화시킨다. 또한 일정 등 다양한 협업 부가 기능(107)을 활용하여 효과적인 협업 활동을 수행한다. 협업 부가 모듈(107)에서 제공되는 기능으로는 일정, 공유 자료실, 회의록, 토론방, 공지사항, 스폰서 의견 기능이 포함된다. 일정은 WorkPlace 멤버들 사이의 일정을 공유하기 위한 장소로서, 멤버들은 자신의 일정을 각각 등록하여 다른 멤버들과 공유할 수 있다. 공유 자료실은 협업 과제를 위해 필요한 문서나 자료들을 등록하여 공유할 수 있도록 해주며, 회의록은 오프라인 회의를 통하여 작성된 회의 결과를 등록하고 공유할 수 있도록 해준다. 토론방은 협업 도중 발생하는 다양한 이슈들을 게시하고, 찬반 투표를 통하여 결론을 도출할 수 있도록 한다. 공지 사항은 멤버 전체에게 알림판 기능을 제공하며, 스폰서 의견은 해당 WorkPlace의 스폰서만 콘텐츠를 등록할 수 있는 공간으로 지시 사항이나 의견을 제시하는 공 간으로 사용된다. Dashboard 인터페이스 사용자(209)는 시스템 관리자로부터 Dashboard 인터페이스에 접근할 수 있도록 권한을 부여받은 사용자로서 크게 2가지 그룹으로 양분된다. 첫째는 기업 전체의 협업 진행 현황을 볼 수 있는 권한을 부여받은 사용자 그룹으로서 모든 사업부별 협업 활동 현황 및 전체 협업 활동 현황을 조회할 수 있다. 둘째는 자신이 속한 사업부서의 협업 현황만을 조회할 수 있는 사용자로서 자신이 속한 사업부서의 리더가 개설한 협업 활동 현황만 조회가 가능하다. 도 1상의 사용자 인터페이스를 상세히 기술하면 다음과 같다. MyDesk 인터페이스(101)는 사용자가 자신의 협업 현황을 신속히 파악할 수 있도록 해주며, 리더(207)인 경우 WorkPlace 개설 신청을 할 수 있으며, 스폰서(206)인 사용자의 경우 개설 요청된 WorkPlace를 승인하거나 최종 보고서를 토대로 WorkPlace 종료를 승인할 수 있다. MyDesk 인터페이스(101)의 예시 화면은 도 3과 같다. (301)은 WorkPlace 개설 신청을 할 수 있는 링크를 나타내며, (302)는 리더로서 자신이 개설 신청한 WorkPlace의 건수 및 자신이 스폰서일 경우 WorkPlace 개설 의뢰를 받은 건수를 나타낸다.(303)은 자신이 리더로서 WorkPlace 종료 신청한 건수 및 자신이 스폰서로서 WorkPlace 종료 요청을 받은 건수를 나타낸다. (302)와 (303) 모두 건수를 클릭하면 해당 정보를 보여주는 상세 목록 화면으로 이동한다. 도 4는 (301)WorkPlace 개설 신청을 클릭할 경우 나타나는 화면을 보여준다. WorkPlace 개설 신청시 개설 신청을 한 사용자가 자동으로 리더로 할당되며, WorkPlace 이름, 보안, 과제 목표 및 기간, 세부 작업 목록, 멤버 및 스폰서 정보를 설정하고 신청 버튼을 클릭하면 스폰서에게 해당 정보가 전달되어 승인 과정을 거치게 된다. An example of a virtual collaboration system using Wiki and UC proposed by the present invention will be described with reference to the drawings. 1 shows an overall configuration diagram of a virtual collaboration system. The virtual collaboration system includes four user interface modules: MyDesk interface 101, Dashboard interface 102, WorkPlace interface 103, Central management interface 104, Wiki management module 105, UC management module 106, and collaboration. It consists of a common module consisting of additional modules (107). 2 is a diagram illustrating a process of grasp the process and the WorkPlace status from the establishment of WorkPlace to the end of the process. The whole process is performed using the MyDesk, WorkPlace, and Dashboard interfaces. (206) through (209) divide users of the virtual collaboration system according to their roles, where (206) is a sponsor, (207) is a leader, (208) is a member, and (209) can access the Dashboard interface. Represents the authorized users. The sponsor is the person who directs the task or task, mainly at the corporate head or executive level, who oversees and directs the overall collaboration to meet their goals. In addition, the sponsor 206 has the authority to approve and terminate the WorkPlace establishment for the collaborative task, and measure the performance of the work through evaluation at the end of the WorkPlace, so that the sponsor 206 can be used as a performance measurement index later. The leader 207 is a business leader who practically performs a collaborative task. After setting the task period, goals, members, and sponsors, the leader 207 establishes a WorkPlace through the approval of the sponsor and collaborates on the established WorkPlace to achieve the task goal. Manage to help. It also acts as a manager of the established WorkPlace, such as changing members as needed or modifying the duration of assignments.When the results of the collaboration activities meet the objectives of the task, the final report is written and updated on the sponsor. Quit WorkPlace with the permission of. The member 208 is a member who practically performs collaborative tasks, and uses the wiki 105 to create collaborative content to effectively accomplish the task goal, and utilize the UC 106 to efficiently communicate the productivity of the collaboration. Maximize. In addition, effective collaboration activities are performed by utilizing various collaboration additional functions 107 such as schedules. Functions provided in the collaborative add-on module 107 include schedules, shared archives, meeting minutes, discussion groups, announcements, and sponsored comments. A calendar is a place for sharing calendars among WorkPlace members. Members can register each calendar and share it with other members. Shared archives allow you to register and share documents or materials needed for collaborative tasks, and minutes allow you to register and share meeting results created through offline meetings. The discussion board posts a variety of issues that arise during the collaboration and draws conclusions through pros and cons. Announcements provide notice boards to all members. Sponsored comments are used as a space where only Sponsors of the corresponding WorkPlace can register content. The Dashboard interface user 209 is divided into two groups as a user authorized to access the Dashboard interface from a system administrator. The first is a user group that is authorized to view the progress of collaboration across the enterprise, and can check the status of collaboration activities and overall collaboration activities by all business units. Second, as a user who can search only the current status of collaboration of his / her own business department, only the current status of collaboration activities established by the leader of his / her own business department can be viewed. The user interface of FIG. 1 is described in detail as follows. The MyDesk interface 101 allows users to quickly understand their collaboration status, the leader 207 can apply to open WorkPlace, and the sponsor 206 can approve or finalize the requested WorkPlace to open. You can approve WorkPlace exits based on the report. An example screen of the MyDesk interface 101 is shown in FIG. 3. Reference numeral 301 denotes a link for applying to open a WorkPlace, and reference numeral 302 denotes the number of WorkPlaces that he has applied for as a leader, and the number of requests for opening a WorkPlace if he is a sponsor. Shows the number of applications you have requested to terminate WorkPlace as a leader and the number of requests you have received to terminate WorkPlace as a sponsor. Clicking the number of both (302) and (303) takes you to the detailed list screen showing the information. Figure 4 shows a screen that appears when you click (301) WorkPlace open application. When you open a WorkPlace application, the user who applied for the open application is automatically assigned as a leader.You can set the WorkPlace name, security, task goal and period, detailed task list, member and sponsor information, and click the Apply button to send the information to the sponsor. The approval process is followed.

WorkPlace 인터페이스(102)의 예시 화면은 도 5와 같다. (501)은 멤버 현황을 보여 주기 위한 링크로서 WorkPlace에 속하는 멤버들을 보여준다. (502)는 WorkPlace 관리를 위한 링크로서 WorkPlace를 개설한 리더 및 스폰서에게만 활성화된다. (503)은 메신저 대화 내용을 저장해 놓은 게시판에 대한 링크로서 WorkPlace 멤버들은 IM를 이용하여 의사 소통을 한 후 대화 내용을 WorkPlace 상의 위키 페이지에 저장할 수 있다. (504)는 화상 회의 내용을 저장해 놓은 위키 페이지에 대한 링크로서 WorkPlace 멤버들은 화상 회의 기능을 이용하여 회의를 진행 한 후 회의 내용을 WorkPlace 상의 위키 페이지에 저장할 수 있다. (505)는 최근 변경에 대한 링크로서 최근에 변경된 위키 페이지를 보여주며, (506)은 위키 페이지에 첨부된 파일들을 따로 모아서 손쉽게 조회할 수 있도록 해주는 파일 갤러리에 대한 링크이다. (507)은 태그 클라우드에 대한 링크로서 위키 페이지에 추가된 태그별로 콘텐츠를 검색할 수 있도록 해준다. (508)은 진행 현황에 대한 링크로서 현재 시점에 수행중인 업무의 진행 현황을 백분율로 보여준다. WorkPlace 진행률은 WorkList 상의 Work 항목 수에 의해 결정되며, Work 항목별 완료 여부는 스폰서 또는 리더에 의해 설정된다.An example screen of the WorkPlace interface 102 is shown in FIG. 5. 501 shows members belonging to WorkPlace as a link for showing the member status. 502 is active only for leaders and sponsors who have established WorkPlace as a link for WorkPlace administration. 503 is a link to a bulletin board in which messenger conversations are stored, and WorkPlace members can use IM to communicate and save the conversation in a wiki page on WorkPlace. 504 is a link to a wiki page that stores video conferencing content. WorkPlace members can conduct a meeting using a video conferencing function and store the meeting content in a wiki page on WorkPlace. Reference numeral 505 shows a recently changed wiki page as a link to a recent change, and reference numeral 506 is a link to a file gallery that collects files attached to the wiki page for easy viewing. 507 is a link to the tag cloud that enables searching for content by tag added to a wiki page. 508 is a link to progress, showing the percentage of the work being done at the present time. WorkPlace progress is determined by the number of Work items in the WorkList, and the completion of each Work item is set by the sponsor or leader.

도 6은 멤버 현황 조회 화면의 예시이다. 멤버 현황 조회 화면에서는 SMS, 메일, 쪽지를 이용하여 전체 또는 특정 멤버에게 알림 메시지를 보내는 기능(603)을 지원하며, 화상 회의(601), IM(602) 등과 같은 UC 기능을 활용한 커뮤니케이션 기능을 지원한다. 화상 회의(601) 기능을 선택하면 화상 회의에 참가를 원하는 멤버를 선택한 후 연결된 화상 회의 프로그램을 이용하여 회의를 진행하게 되며, IM(602) 기능을 선택하면 대화를 원하는 멤버를 선택하고, 연결된 IM 프로그램을 이용하여 대화를 진행한다. 도 7은 전체 알림(603) 기능을 사용할 경우 알림 메시지 전송을 위한 예시 화면이다. 6 is an example of a member status inquiry screen. The member status inquiry screen supports a function 603 for sending a notification message to all or a specific member by using SMS, mail, or message, and communication function using UC functions such as video conferencing 601 and IM 602. Support. If you select the video conferencing function (601), you can select a member who wants to join the video conference and then conduct the meeting using the connected video conferencing program. Conduct a conversation using the program. 7 is an example screen for transmitting a notification message when using the full notification 603 function.

Dashboard 인터페이스(102)의 예시 화면은 도 8과 같다. Dashboard 인터페이스는 접근이 허용되는 사용자들에게 WorkPlace의 유형별, 상태별 현황을 요약하여 보여주며 더불어 주요 WorkPlace의 진행 현황을 한눈에 파악할 수 있도록 해준다. (801)은 Dashboard상의 조회 가능한 조직의 목록을 나타내며, WorkPlace의 접근 레벨에 따라 목록이 달라진다. WorkPlace의 접근 레벨이 전체인 경우 전체 WorkPlace 및 조직별 WorkPlace 요약 정보 모두 조회가 가능하며, 접근 레벨이 조직으로 한정된 경우는 해당 조직에 속하는 리더가 개설한 WorkPlace들의 요약 정보만을 조회할 수 있다.An example screen of the Dashboard interface 102 is shown in FIG. 8. The Dashboard interface gives users who are allowed access to a summary of the WorkPlace's status by type and status, as well as providing an overview of the progress of the major WorkPlaces. 801 indicates a list of organizations that can be viewed on the dashboard, and the list varies depending on the access level of WorkPlace. If the access level of WorkPlace is all, all WorkPlace and WorkPlace summary information by organization can be inquired. If the access level is limited to organizations, only summary information of WorkPlaces opened by leaders belonging to the organization can be inquired.

중앙관리 인터페이스(104)는 시스템 관리자 권한을 부여받은 사용자만 사용할 수 있으며, 가상 협업 시스템에 필요한 계정, 리소스, WorkPlace, MyDesk, Dashboard 접근 권한 등 시스템 전반에 필요한 관리 기능을 수행한다.The central management interface 104 may be used only by a user who has been granted system administrator rights, and performs management functions required for the entire system such as accounts, resources, WorkPlace, MyDesk, and dashboard access rights required for the virtual collaboration system.

도 1은 가상 협업 시스템의 구성도1 is a block diagram of a virtual collaboration system

도 2는 사용자별 협업 시나리오 및 절차를 나타내는 도면2 illustrates user-specific collaboration scenarios and procedures

도 3은 MyDesk 인터페이스 화면의 예시3 is an example of a MyDesk interface screen

도 4는 WorkPlace 개설 신청 화면의 예시4 is an example of a WorkPlace establishment application screen

도 5는 개설된 WorkPlace 홈 화면의 예시5 is an example of an established WorkPlace home screen

도 6은 WorkPlace의 멤버 현황 조회 화면의 예시6 is an example of a member status inquiry screen of WorkPlace

도 7은 UC 기능을 활용한 전체 알림 화면의 예시7 is an example of a full notification screen utilizing the UC function

도 8은 Dashboard 인터페이스 화면의 예시8 is an example of a Dashboard interface screen

Claims

The leader 207 sets up the task information and the sponsor 206 and the member 208 to request the sponsor to open a WorkPlace, the sponsor approves the opening of the requested WorkPlace, and the leader and sponsor on the established WorkPlace. , The steps for members to collaborate using the Wiki and UC functions, the leader prepares the final report, terminate the WorkPlace after the sponsor is approved to complete the collaboration, and the authorized user 209 Virtual collaboration system, characterized in that it consists of a step of understanding the status of the WorkPlace of the whole or your organization