JPH117445A - 統合化文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ユーザに複数の文書管理システムを意識させ
ることなく、複数の文書管理システムが有する機能を効
率よく提供する。 【解決手段】 操作入力手段９が処理対象の文書を特定
する情報及び当該文書に対する処理内容を含む指令を受
け付け、全体制御手段１が指令に含まれる処理内容を行
う機能を有した文書管理システムを文書管理システム情
報管理手段５に管理されている各文書管理システムが有
する文書に対する機能の情報により特定し、全体制御手
段１が指令によって特定される文書が前記特定した文書
管理システムにより管理されている場合には当該文書管
理システムに処理させ、他の文書管理システムで管理さ
れている場合には前記特定した文書管理システムに移動
させて処理させる。したがって、ユーザは、文書を特定
する情報及び文書に対する処理内容を含む指令を行うだ
けで、文書管理システムを意識することなく文書に対し
て所望の処理を行うことができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、管理している文書
に対する処理を行う複数の文書管理システムを統合して
管理する統合化文書管理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、コンピュータ等を利用して作成さ
れた電子文書(以下、文書という。)が、オフィスをはじ
めとする種々の場所で大量に存在するようになってきて
おり、これら大量の文書を管理したり、複数の利用者と
共有したりするために、様々な文書管理システムが利用
されている。このような文書管理システムは、一般的に
は、複数の利用者から同時に利用できるといったことが
望まれており、クライアント／サーバ構成等といった分
散環境上で実現されている。

【０００３】そして、文書管理システムでは、管理して
いる文書に対する種々の処理機能を有しており、当該文
書管理システムと連携するアプリケーションは、前記処
理機能を利用することによって文書に対する種々の処理
を実現している。例えば、文書エディタが文書の版管理
機能を実現するときには、独自に文書の版管理機能を実
現するのではなく、文書管理システムに備わった文書の
版管理機能を利用することによって実現し、また、他の
文書エディタも同様に文書管理システムに備わった文書
の版管理機能を利用することによって版管理機能を実現
している。このように、文書管理システムに備えられた
処理機能をアプリケーションが利用するために、アプリ
ケーションが異なっていても文書管理システムが管理す
る文書に対する版管理を支障なく実現できる。

【０００４】上記した文書管理システムには、検索機能
が優れているものや、文書の版管理や共有機能に優れて
いるものといったように、機能や性能が異なっているも
のがある。このため、オフィス等で文書を管理する際に
は、複数の文書管理システムを使い分けるといったこと
が行われている。

【０００５】そして、複数の文書管理システムを使い分
ける場合にあっては、一般的には、或る文書管理システ
ムで管理している文書に対して、他の文書管理システム
が備えている機能を利用することはできないために、図
２０に示すように、利用者が利用状況や用途に応じて、
適切な文書管理システムに文書を移動させるといったこ
とが行われている。

【０００６】以下に、複数のデータや複数の文書管理シ
ステムを連携させるいくつかの方法について説明する。

【０００７】機能の異なる複数のデータ管理システムを
連携させる方法（以下、方法１という。）としては、一
つのデータ管理システムに登録されたデータを変換して
別のデータ管理システムに登録しなおすことが行われて
いる。例えば、特開平7-230474号公報に記載された発明
では、単純、高速なＩＳＡＭＤＢ(Indexed Sequential
Access Method DataBase)に製造データを入力し、当該
ＩＳＡＭＤＢを単純な検索に利用させる一方、ＩＳＡＭ
ＤＢから全データを変換して関係データベースに登録
し、当該関係データベースを品質管理など複雑なアクセ
スを行う処理に利用させる。なお、データを変換して登
録するといったこと以外は、それぞれのデータベースは
互いに独立して管理されている。

【０００８】また、ＵＳＰ5608904号に記載された方法
（以下、方法２という。）では、テキスト検索システム
と関係データベースシステムのデータを関連付けて検索
することを実現しており、この方法では、関係データベ
ースに存在する文書の書誌情報と、テキスト検索システ
ムにある文書の書誌情報とに対して同等のアクセス方法
を提供することによって、２つのデータベースを連携さ
せている。

【０００９】また、性能の異なるデータ管理システムを
適切に利用する方法（以下、方法３という。）として、
特開平7-319902号公報に記載された方法等がある。この
方法では、性能の異なる複数の記憶装置を用意して、ア
クセス頻度などアクセスの局所性を利用して、記憶装置
間をデータ移動することによって、アクセス性能の向上
を図ろうとするものである。

【００１０】また、スキーマの異なる複数の関係データ
ベースシステムを統合利用するマルチデータベースに関
する以下に示す文献や、ＡＲＰＡによるIntelligent In
tegration of Informationの参照アーキテクチャ(Refer
ence Architecture for theIntelligent Integration o
f Information version 2.0, 1995)によって、ラッパー
やメディエータによって、プロトコルやデータ型、スキ
ーマなど段階的にデータを統合していく方法（以下、方
法４という。）が提案されている。例えば、ＵＳＰ5596
748号、ＵＳＰ5566332号、特開平7-44443号公報などで
は、異なるデータベースシステムを接続する方法を実現
している。接続する方法としては、検索式や操作コマン
ドを変換して接続する方法や、データモデルそのものを
変換して接続する方法がある。

【００１１】上記したマルチデータベースに関する文献
には、マルチデータベース/分散データベース事例の紹
介については、Gomer Thomasほか, Heterogeneous Dist
ributed Database Systems for Production Use, ACM C
omp. Surveys, Vol.22, No.3, 1990や、Hong Cheng, In
tegration of Heterogeneous Data, http://www.cs.rp
i.edu/~chengh/hete.htmlがあり、データ統合のための
メタデータについては、Len Seligmanほか, A Metadata
Resource to Promote Data Integration, Proceedings
of IEEE Metadata Conference, 1996,http://wwwnml.o
rg/resources/misc/matadata/proceedings/seligman/se
ligman.htmlがあり、検索式の変換処理については、Kev
in Chen-chuan Changほか、Boolean Query Mapping Acr
oss Heterogeneousや、Information Sources, IEEE Tra
ns. on Knowledge and data Engineering, Vol.8, No.
4, 1996がある。

【００１２】また、複数の文書管理システムを結合する
方法（以下、方法５という。）としては、ＯＤＭＡ(ft
p://ftp.capcon.net/pub/aiim/services/api)やＤＭＡ
(http://www.aiim.org/dma/)に記載された方法のよう
に、共通のインタフェースを用意して、文書管理システ
ムを統合する方法が提案されている。

【００１３】また、共有すべき複数の機能を連携させる
方法（以下、方法６という。）としては、機能分散型の
分散処理システムにおいて実現されており、例えば、フ
ァイルサーバ上にある文書をプリントサーバで印刷する
ことがこれにあたる。

【００１４】

【発明が解決しようとする課題】上記した複数の方法に
おいては以下に示すような種々の問題がある。方法１に
おいては、利用者は用意された複数のデータ管理システ
ムを使い分けなければならない。したがって、利用者が
複数のデータ管理システムの利用方法を習得しなければ
ならず、更に、利用状況に応じて、どのデータ管理シス
テムを利用するかを適切に判断しなければならない。ま
た、各データ管理システムは独立しているために、ユー
ザが各データ管理システムに格納されている同一のデー
タを連携して加工することが困難であり、データの管理
が困難である。例えば、特開平7-230474号公報に記載さ
れた方法では、コピーの管理を単純化するために、オリ
ジナルデータを有する管理システムを１つに定めてお
り、データ入力の作業においては特定の管理システムの
利用が強制される。したがって、決まった作業をするよ
うな特定の利用者以外には、利用方法に制限があり、使
い勝手が悪かった。

【００１５】方法３においては、性能の異なる複数のシ
ステムを同一機能のシステムとして利用しているので、
利用者は各システムの共通部分の機能についてしか、効
果を得ることができない。つまり、特定の１つのシステ
ムを利用しているときよりも機能が制限される。したが
って、使い勝手をよくするためには、システム設計者は
共通する機能部分が多いシステムを選択しなければなら
ない。

【００１６】方法２及び方法４においては、スキーマを
変換し、文書データベースを関係データベースのように
扱う。つまり、文書をタップルと同等に扱うことができ
るように変換する。たとえば、文書に付与した属性や、
書誌情報などを表す一部の文書内容を利用してタップル
に変換する。この方法では、文書内容、文書の論理構
造、文書の版など文書固有の情報を有効に活用すること
ができない。

【００１７】これに比較すると、方法５のＤＭＡでは、
予め文書を管理することが念頭におかれているために、
文書固有の様々な情報を利用することができる。しかし
ながら、アプリケーションとのインタフェース、文書管
理システムとのインタフェースが規定されており、これ
らの規定を満たしていない文書管理システム及び当該文
書管理システムを利用するアプリケーションについて
は、本方法を適用することができない。例えば、既に、
運用されている文書管理システムでは、その管理システ
ムが規定を満たすように変更されない限り、本方法を適
用することができない。

【００１８】方法６においては、一般的に、機能の実現
や連携方法などは独自の方法を利用しており、他のシス
テムとは連携できない。仮に、ＡＰＩ(Application Pro
gramming Interface)など連携／接続方法が提供／公開
されていても、上記した方法５と同様な問題が生じてし
まう。

【００１９】本発明は、上記した従来の事情に鑑みてな
されたもので、ユーザに複数の文書管理システムを意識
させることなく、複数の文書管理システムが有する機能
を容易に効率よく利用させることのできる統合化文書管
理装置を提供することを目的としている。

【００２０】

【課題を解決するための手段】上記した目的を達成する
ために本発明に係る統合化文書管理装置は、管理してい
る文書に対する処理を行う複数の文書管理システムを統
合して管理する統合化文書管理装置において、各文書管
理システムが有する文書に対する機能の情報を管理する
システム情報管理手段と、処理対象の文書を特定する情
報及び当該文書に対する処理内容を含む指令を受け付け
る操作入力手段と、指令に含まれる処理内容を行う機能
を有した文書管理システムをシステム情報管理手段より
特定する処理システム特定手段と、指令によって特定さ
れる文書が前記特定した文書管理システムにより管理さ
れている場合には当該文書管理システムに処理させ、他
の文書管理システムで管理されている場合には前記特定
した文書管理システムに文書を移動させて処理させる制
御手段と、を備えたことを特徴とする。

【００２１】ここで、文書に対する機能の情報とは、文
書の種類に応じた機能の情報を意味しており、例えば、
複数の文書管理システムが１種類の文書を管理する場合
には、編集、検索、全文検索等といった機能を含んだ情
報であればよく、複数の文書管理システムが複数種類の
文書を管理する場合にあっては、文書種類及び当該文書
種類の文書に対する機能を含んだ情報であればよい。ま
た、文書を移動させるとは、文書自体を移動させること
だけでなく、文書を複写して移動させることも含んでい
る。

【００２２】上記した統合化文書管理装置では、操作入
力手段が処理対象の文書を特定する情報及び当該文書に
対する処理内容を含む指令を受け付け、処理システム特
定手段が指令に含まれる処理内容を行う機能を有した文
書管理システムをシステム情報管理手段に管理されてい
る各文書管理システムが有する文書に対する機能の情報
により特定し、制御手段が指令によって特定される文書
が前記特定した文書管理システムにより管理されている
場合には当該文書管理システムに処理させ、他の文書管
理システムで管理されている場合には前記特定した文書
管理システムに移動させて処理させる。したがって、ユ
ーザは、文書を特定する情報及び文書に対する処理内容
を含む指令を行うだけで、文書管理システムを意識する
ことなく文書に対して所望の処理を行うことができる。

【００２３】また、本発明に係る統合化文書管理装置
は、更に、統合化文書管理装置として同一の文書を一意
に特定する文書ＩＤと、統合化文書管理装置内で文書の
格納アドレスを特定する実体ＩＤとを対応付けて管理す
る文書情報管理手段を備え、前記操作入力手段は、文書
を特定する情報として文書ＩＤを受け付け、前記制御手
段は、受け付けた文書ＩＤに対応する実体ＩＤにより文
書の実体を特定し、当該文書の移動先のアドレスを特定
する実体ＩＤを文書情報管理テーブルに登録することを
特徴とする。ここで、実体ＩＤは、文書を実際に格納し
ている文書管理システムを特定する情報と、その文書管
理システム内で文書の実体を特定する情報とによって構
成してもよく、要は、統合化文書管理装置内のどこに対
応する文書が存在しているかを特定できる情報であれば
よい。

【００２４】上記した統合化文書管理装置では、操作入
力手段が文書を特定する情報として文書ＩＤを受け付
け、制御手段が受け付けた文書ＩＤに対応する実体ＩＤ
により文書の実体を特定し、当該文書の移動先のアドレ
スを特定する実体ＩＤを文書情報管理テーブルに登録す
る。したがって、文書を移動させた後でも、文書の管理
が支障なく行われる。

【００２５】

【発明の実施の形態】本発明の一実施例に係る統合化文
書管理装置を図１を参照して説明する。この統合化文書
管理装置は、複数の文書管理システムＡ１、Ａ２、Ｂ、
Ｃ、Ｄと、全体制御手段１と、文字抽出手段２と、文書
情報管理手段３と、フォルダ情報管理手段４と、文書管
理システム情報管理手段５と、ユーザ情報管理手段６
と、検索式変換手段７と、エディタ選択手段８と、操作
入力手段９と、表示手段１０と、入出力制御手段１１
と、を備えている。

【００２６】文書管理システムＡ１、Ａ２、Ｂ、Ｃ、Ｄ
は、市販されている文書管理システムであり、各文書管
理システムは、文書と各文書管理システム内での管理ア
ドレスＩＤと文書の登録・変更日時等といった情報を対
応付けて管理している。文書管理システムＡ１は、主に
ＳＧＭＬ（Standard Generalized Markup Language）文
書を管理しており、複数ユーザが同時に同一文書或いは
同一文書要素を編集することを防ぐロック機構や文書の
版を管理する版管理等といった編集機能、文書構造を利
用した構造検索機能等の共同編集に特化した機能を提供
する。なお、本実施例の統合化文書管理装置では、文書
管理システムＡ１の文書を格納する容量があまり大きく
ないために、同一の文書管理システムＡ２を更に備えて
いる。文書管理システムＢは、多くの種類のワープロ文
書を管理しており、ロック機構、版管理、全文検索等の
機能を提供する。文書管理システムＣは、画像読取装置
（図示せず）等から入力された画像文書を管理してお
り、属性検索等の機能を提供する。文書管理システムＤ
は、大量の文書を管理し、高速な全文検索機能を提供す
る。なお、文書管理システムＡ１、Ａ２、Ｂ、Ｃは、ユ
ーザからの指令を各文書管理システム自身が独自の操作
端末（図示せず）から受け付けて処理することができる
ものとしているが、文書管理システムＤは、自己が管理
している多くの文書のオリジナルを一貫して管理するた
めに、ユーザからの指令を独自の操作端末から受け付け
て処理することができないものとしている。

【００２７】全体制御手段１は、各手段２〜１１及び各
文書管理システムＡ１、Ａ２、Ｂ、Ｃ、Ｄを制御する機
能を有しており、特に、入出力制御手段１１から通知さ
れた情報と、各情報管理手段３〜６が管理する情報に基
づいて、各文書管理システムＡ１、Ａ２、Ｂ、Ｃ、Ｄを
制御するとともに、各情報管理手段３〜６が管理する情
報を更新する。なお、全体制御手段１の詳細な機能の説
明は、後述する動作説明において行う。文字抽出手段２
は、全体制御手段１から渡された画像文書から文字情報
を抽出し、全体制御手段１に渡す。

【００２８】文書情報管理手段３は、統合化文書管理装
置で管理している文書に関する情報を管理する機能を有
しており、本実施例では、図２に示す文書管理テーブル
によって管理している。この文書管理テーブルは、統合
化文書管理装置として文書を一意に特定するための文書
ＩＤ２１と、当該文書の文書名２２と、当該文書の版２
３と、所有者２４と、文書に対するアクセス権２５と、
オリジナルの文書種類２６と、文書が実際に格納されて
いる文書管理システムのシステムＩＤ及び当該文書管理
システムに固有の文書の実体の管理アドレスを特定する
管理アドレスＩＤから成る実体ＩＤ２７と、文書が登録
或いは内容の変更された日時を表す登録・変更日時２８
と、オリジナルであるか否かを表すオリジナルフラグ２
９と、実体の文書種類３０と、を有している。

【００２９】これらのうち、文書ＩＤ２１、実体ＩＤ２
２、登録・変更日時２８、オリジナルフラグ２９につい
ては、全体制御手段１が状況に応じて設定するものであ
り、その他の項目にいては、ユーザからの明示的な指令
に応じて設定することもできるし、全体制御手段１が状
況に応じて設定することも可能である。なお、本実施例
では、オリジナルフラグとしては、オリジナルであるこ
とを表す場合には”ＴＲＵＥ”を、オリジナルでないレ
プリカの場合には”ＦＡＬＳＥ”を用いている。

【００３０】フォルダ情報管理手段４は、複数の文書を
分類・整理して管理するためのフォルダに関する情報を
管理する機能を有しており、本実施例では、図３に示す
フォルダ管理テーブルによって管理している。なお、フ
ォルダは、ユーザ毎或いは文書の種類別によって作成す
ることが好ましい。

【００３１】このフォルダ管理テーブルは、フォルダを
一意に特定するためのフォルダＩＤ３１と、フォルダ名
３２と、フォルダの所有者３３と、フォルダに対するア
クセス権３４と、フォルダに登録する文書に対するデフ
ォルトのアクセス権３５と、フォルダの実体を格納する
文書管理システム及び当該文書管理システム内のアドレ
スを特定する実体フォルダ３６と、フォルダに登録され
ている文書の文書ＩＤ３７と、を有している。なお、実
体フォルダ３６を指定しておくことによって、当該フォ
ルダに登録される文書を格納する場所を指定することが
できる。

【００３２】文書管理システム情報管理手段５は、各文
書管理システムに関する情報を管理する機能を有してお
り、本実施例では、図４に示すシステム管理テーブルに
よって管理している。このシステム管理テーブルは、文
書管理システム名（システムＩＤ）４１と、格納可能な
文書種類４２と、格納する文書に対して提供する機能４
３と、文書を格納する際のデフォルトの格納場所４４
と、文書を格納できる容量４５と、空き容量４６、とを
有している。例えば、文書管理システムＡ１について
は、システムＩＤが”Ａ１”であり、格納可能な文書種
類はＳＧＭＬ文書であり、提供する機能は、通常の検
索、構造検索、編集の機能であり、文書を格納するデフ
ォルトの格納場所は”／ｃｏｍｍｏｎ”であり、容量は
５ＧＢであり、空容量は１ＧＢであるとの情報が管理さ
れている。

【００３３】ユーザ情報管理手段６は、ユーザ名と各ユ
ーザのパスワードを管理する機能を有しており、本実施
例では、図５に示すユーザ情報管理テーブルによって管
理している。このユーザ情報管理テーブルは、ユーザ毎
の当該統合化文書管理装置に対するユーザ名とパスワー
ド５１と、ユーザ毎の各文書管理システムに対する実体
ユーザ名とパスワード５２とを有している。なお、ユー
ザ名superは、統合化文書管理装置の管理者用アカウン
トであり、すべての文書に対してすべての処理に対する
アクセス権を有したものとなっている。すなわち、前記
superには、各文書管理システムの管理者用アカウント
である実体ユーザ名が対応付けられており、これら実体
ユーザ名は各文書管理システム内のすべての文書に対し
てすべての処理に対するアクセス権を有したものとなっ
ている。なお、ユーザ管理情報手段６は暗号化する等し
て厳重に保持することが望ましい。

【００３４】検索式変換手段７は、全体制御手段１から
受け付けた検索式を各文書管理システムＡ１、Ａ２、
Ｂ、Ｃ、Ｄに適合した検索式に変換し、全体制御手段１
に通知する。

【００３５】エディタ選択手段８は、入出力制御手段１
１が受け取った文書の種類に応じて適切なエディタを起
動させる。操作入力手段９は、ユーザから文書の格納、
取り出し、編集、削除、検索、等といった処理内容及び
処理対象の文書を特定する情報を含んだ操作指令を受け
付け、入出力制御手段１１に通知する。

【００３６】表示手段１０は、入出力制御手段１１から
通知された、例えば、検索の結果等といった情報を表示
する。なお、手段８〜１０は各ユーザが利用するコンピ
ュータに備えられている。入出力制御手段１１は、操作
入力手段９により受け付けられたユーザの操作指令を全
体制御手段１に対して通知するとともに、全体制御手段
１から通知される操作結果や、文書データ等を受け取
り、表示手段１０に表示させる。

【００３７】ここで、特許請求の範囲にいう、処理シス
テム特定手段、制御手段、文書管理制御手段、登録手
段、取得手段、管理検出手段、第２登録手段、第２取得
手段、検出手段、第３登録手段、第２文書管理手段は、
主に、上記した全体制御手段１の機能によって構成され
ている。

【００３８】次に、上記した統合化文書管理装置の動作
を図面を参照して説明する。ユーザから指令された文書
を統合化文書管理装置に登録して格納する動作を図６を
参照して説明する。まず、操作入力手段９がユーザから
文書を格納させるとの指令及び格納する文書の指定、文
書名、文書種類を受け付け、場合によっては文書を登録
するフォルダの指定も受け付ける。次いで、受け付けた
文書の指定、文書名、文書種類、フォルダの指定を入出
力制御手段１１が全体制御手段１に通知する（ステップ
Ｓ１）。 なお、ユーザに指定された文書から文書名及
び文書種類を判別できる場合には、操作入力手段９がユ
ーザから明示的に文書名及び文書種類を受け付ける必要
がなく、この場合には、操作入力手段によって受け付け
られた文書の指定から全体制御手段１が文書名及び文書
種類を判別する。

【００３９】そして、通知を受けた全体制御手段１が通
知の中にフォルダの指定があるか否かを判断する（ステ
ップＳ２）。この結果、フォルダの指定がある場合に
は、全体制御手段１がフォルダ情報管理手段４から指定
されたフォルダに登録する文書に対するアクセス権を取
得し、指定された文書に対応付け、更に、フォルダ情報
管理手段４から指定されたフォルダに実体フォルダがあ
るか否かを検出し（ステップＳ３）、実体フォルダがあ
る場合には、実体フォルダとして指定されている文書管
理システムに実体フォルダに指定されている格納場所へ
文書を格納させる（ステップＳ４）。

【００４０】一方、フォルダの指定がない場合には、全
体制御手段１は入出力制御手段１１に、文書に対するア
クセス権の入力を要求し、要求を受けた入出力制御手段
１１が操作入力手段９よりユーザから文書に対するアク
セス権の入力を受け付ける（ステップＳ５）。そして、
操作入力手段９がユーザからのアクセス権の入力を受け
付け、入出力制御手段１１から全体制御手段１がアクセ
ス権の通知を受けた場合、又は、フォルダの指定はある
が、実体フォルダが指定されていない場合には、全体制
御手段１が文書管理システム情報管理手段５を参照し
て、受け付けた文書の種類を文書管理システムＤに格納
可能か否かを検査する（ステップＳ６）。

【００４１】この結果、格納できない場合には、全体制
御手段１が文書管理システム管理手段５を参照して、当
該文書を格納可能な文書管理システムに格納させ（ステ
ップＳ７）、更に、当該文書を文書管理システムＤに格
納できる文書の種類に変換して、文書管理システムＤに
格納させる（ステップＳ８）。上記したステップＳ７及
びＳ８によると、例えば、文書の種類が「画像文書」の
ときには、当該画像文書の実体は文書管理システムＣに
オリジナルとして格納され、次いで、文字抽出手段２に
よって画像文書から文字情報（テキスト）が取り出さ
れ、当該文字情報がレプリカとして文書管理システムＤ
に格納される。

【００４２】そして、上記したように文書を文書管理シ
ステムに格納させる際には、全体制御手段１が文書の指
定を行ったユーザが格納先の文書管理システムに格納す
る権利を持っているか否か、格納先に空き容量があるか
否か等といったことを監視する（ステップＳ１０）。そ
して、格納先に格納する権利を持っていない場合や、格
納先に空容量がない場合には、エラーメッセージを表示
して（ステップＳ１１）、処理を終了する。一方、上記
した場合が起こらなかった場合、すなわち、文書を正常
に文書管理システムに格納できた場合には、全体制御手
段１が格納した文書に対する文書ＩＤを生成し、文書の
実体ＩＤ、文書のアクセス権、文書を登録した日時、オ
リジナルフラグ等といった情報とともに文書情報管理手
段３に登録する（ステップＳ１２）。

【００４３】ここで、上記した処理によって格納された
図２に示す文書について説明すると、文書ＩＤ”０００
１”の第１版の文書は、図３に示すフォルダ名”/inf
o”が指定されて格納された文書であり、文書ＩＤ”０
００２”の第１版の文書は、図３に示すフォルダ名”/r
eport”が指定されて格納された文書であり、文書Ｉ
Ｄ”０００３”の第１版の文書は、フォルダが指定され
ずに格納された文書であり、この文書は画像文書である
ために文書管理システムＣにオリジナルが格納され、文
書管理システムＤにテキストが格納されている。

【００４４】上記したように、ユーザは格納したい文書
を格納することのできる文書管理システムを意識するこ
となく、文書を格納させることができる。また、本実施
例では、実体フォルダが指定されたフォルダに登録する
文書以外は、文書の実体或いは文書に含まれているテキ
ストといった全文検索に必要な情報が全文検索の機能を
有し、且つ全文検索の処理速度の高い文書管理システム
Ｄに格納されることとなり、文書に対して全文検索を行
うことができるとともに、全文検索を効率よく行うこと
ができる。なお、実体フォルダが指定されたフォルダに
登録する文書についても、文書管理システムＤに文書の
実体或いはテキストを格納するようにすれば、統合化文
書管理装置が管理しているすべての文書に対して、全文
検索ができるとともに、全文検索を効率よく行うことが
できる。

【００４５】なお、格納を指定された文書に編集権が付
与されている場合には、文書管理システムＤ以外にも指
定された文書の文書種類を格納でき且つ編集できる文書
管理システムに格納するようにすれば、当該文書に対す
る編集処理を迅速に行うことができる。

【００４６】次に、統合化文書管理装置に管理されてい
る文書に対してユーザから編集指令を受け付けた際の動
作を図７を参照して説明する。まず、操作入力手段９が
ユーザから文書を編集したいとの指令と、編集したい文
書の文書ＩＤとを含む指令を受け付け、後述するように
全体制御手段１が受け付けた文書をロックして取り出す
処理を行う（ステップＳ２１）。次いで、取り出した文
書の文書種類に応じてエディタ選択手段８が文書エディ
タを起動させ、操作入力手段９がユーザからの文書に対
する編集操作を受け付け（ステップＳ２２）、ユーザの
編集操作によって編集された文書を全体制御手段１がテ
ンポラリファイルとして格納し（ステップＳ２３）、操
作入力手段１１がユーザから編集を終了させる指令を受
け付けるまで、上記した処理（ステップＳ２２、Ｓ２
３）を繰り返し行う（ステップＳ２４）。

【００４７】そして、操作入力手段９がユーザから編集
を終了させる指令を受け付けた場合には、更に、操作入
力手段９がユーザから編集を取りやめるか否かの指令を
受け付け（ステップＳ２５）、取りやめるとの指令を受
け付けた場合には、全体制御手段１が後述する編集した
文書の登録をキャンセルする処理を行う（ステップＳ２
６）一方、取りやめないとの指令を受け付けた場合に
は、全体制御手段１が後述する編集した文書を登録して
格納する処理を行う（ステップＳ２７）。

【００４８】次に、上記した文書取り出し処理（ステッ
プＳ２１）に関する詳細な手順を図８を参照して説明す
る まず、操作入力手段９がユーザから編集したい文書の文
書ＩＤを含む編集指令を受け付け（ステップＳ３１）、
全体制御手段１が文書情報管理手段３の情報に基づいて
前記文書ＩＤの文書に対してユーザが編集権をもってい
るか否かを検出し（ステップＳ２２）、更に、前記文書
ＩＤの文書がアンロックの状態であるか否かを検出する
（ステップＳ３３）。

【００４９】そして、ユーザが編集権を持っていない場
合、或いは、文書がロックされている場合には、前記文
書ＩＤの文書に対してユーザは編集することができない
のでエラーメッセージを表示して処理を終了する（ステ
ップＳ３４）。一方、上記以外の場合には、全体制御部
１が前記文書ＩＤに対応する実体ＩＤを文書情報管理手
段３から参照し、当該実体ＩＤが表している文書管理シ
ステムが前記文書ＩＤの文書に編集機能を提供できるか
否か、すなわち、前記文書ＩＤの文書の文書種類を格納
でき、且つ、編集機能を持っているか否か文書管理シス
テム情報管理手段５を参照して判断する（ステップＳ３
５）。

【００５０】この結果、編集機能を提供できない場合に
は、全体制御手段１が文書管理システム情報管理手段５
を参照して編集機能を提供できる文書管理システムを特
定し、当該文書管理システムに前記文書ＩＤの文書をコ
ピーし（ステップＳ３６）、文書をコピーした文書管理
システムから該当する文書をロックして取り出す（ステ
ップＳ３７）一方、編集機能を提供できる場合には、格
納されている文書管理システムから該当する文書をロッ
クして取り出す（ステップＳ３７）。

【００５１】そして、全体制御手段１が文書の状態変化
に基づいて文書情報管理手段３を更新する（ステップＳ
３８）。すなわち、文書をコピーした場合には、コピー
先の文書の実体ＩＤ、コピーを行った日時、コピーした
文書がオリジナルでないことを表す”ＦＡＬＳＥ”等を
設定する。

【００５２】上記したように、ユーザの編集したい文書
が編集機能を有していない文書管理システムに格納され
ている場合には、編集機能を有した文書管理システムに
移動されることとなり、文書に対して編集機能を提供す
ることができる。

【００５３】次に、上記した編集キャンセル処理（ステ
ップＳ２６）に関する詳細な手順を図９を参照して説明
する まず、操作入力手段９がユーザから編集をキャンセルし
たいとの指令を受け付け（ステップＳ４１）、全体制御
手段１はキャンセル対象の文書の実体が編集可能な文書
管理システムにおいてロックされており、且つ、当該文
書をロックしたのがキャンセルを指令したユーザ自身で
あることを確認する（ステップＳ４２、Ｓ４３）。

【００５４】この結果、確認できなかった場合には、全
体制御手段１がエラー表示を表示手段１０に行わせて、
処理を終了する（ステップＳ４４）。一方、確認できた
場合には、全体制御手段１がキャンセル対象の文書の実
体に対するロックを文書管理システムに解除させ（ステ
ップＳ４５）、テンポラリファイルとして格納されてい
る編集された文書を破棄する（ステップＳ４６）。

【００５５】次に、上記した編集文書登録格納処理（ス
テップＳ２７）に関する詳細な手順を図１０を参照して
説明する まず、操作入力手段９がユーザから編集した文書を登録
したいとの指令を受け付け（ステップＳ５１）、全体制
御手段１は登録対象の文書の実体が編集可能な文書管理
システムにおいてロックされており、且つ、当該文書を
ロックしたのが登録を指令したユーザ自身であることを
確認する（ステップＳ５２、Ｓ５３）。

【００５６】この結果、確認できなかった場合には、全
体制御手段１がエラー表示を表示手段１０に行わせて、
処理を終了する（ステップＳ５４）。一方、確認できた
場合には、全体制御手段１がテンポラリファイルとして
格納されている編集された文書を文書管理システムに文
書の実体へ書き換えさせ、更に、当該文書の実体に対す
るロックを解除させる（ステップＳ５５）。

【００５７】次いで、全体制御手段１が編集した文書の
版を進める処理を文書情報管理手段３に行う（ステップ
Ｓ５６）。すなわち、文書情報管理手段３中の前記文書
ＩＤに対して新たな版を追加し、その他の項目について
設定を行う。そして、追加した版より前の版の文書が編
集可能な文書管理システムにレプリカを格納している場
合は、全体制御手段１が、該当する文書管理システムに
レプリカを削除させ、文書情報管理手段３中のレプリカ
の実体ＩＤ等の情報を削除する（ステップＳ５７）。

【００５８】ここで、上記した処理によって編集された
図２に示す文書について説明すると、文書ＩＤ”０００
１”の第２版の文書は、アクセス権変更権利を有するユ
ーザsayudaが編集権を得て、第１版の文書を編集したこ
とにより作成されたものであり、編集可能な文書管理シ
ステムＢに編集された文書が存在している。

【００５９】次に、ユーザから検索指令を受け付けた際
の動作を図１１を参照して説明する。まず、操作入力手
段９がユーザから検索したいとの指令及び所望する文書
を検索するための検索式の入力を受け付ける（ステップ
Ｓ６１）。なお、本実施例では、構造化文書に対する構
造検索も可能であり、構造検索を行うための構造検索式
としては、例えば、図１２に示すような章、節、段落と
いった論理構造を有する文書を検索するときにおいて、
「節」の「タイトル」にキーワード”特許”を含み、且
つ、当該「節」の「段落」にキーワード”検索”を含む
ような「節」を検索する場合には、図１３に示す構造検
索式を用いることができる。

【００６０】そして、全体制御手段１が操作入力手段９
によって受け付けられた検索式が構造検索式であるか否
かを検出する（ステップＳ６２）。この結果、前記検索
式が構造検索式でない場合には、全体制御手段１が文書
管理システム情報管理手段５から全文検索機能を有して
いるすべての文書管理システムを抽出し、更に前記検索
式を検索式変換手段７により各文書管理システムに適合
した検索式に変換させ、変換された検索式を各文書管理
システムに渡して検索させ（ステップＳ６３）、検索に
よって得られた文書の各文書管理システムでの管理アド
レスＩＤを受け取って、各文書管理システムのシステム
ＩＤと組み合わせた実体ＩＤを候補リストに追加する
（ステップＳ６４）。

【００６１】一方、検索式が構造検索式である場合に
は、検索の対象がすべての文書管理システムに管理され
ているすべての構造化文書であることを意味しており、
まず全体制御手段１が文書管理システム情報管理手段５
から構造検索機能を有しているすべての文書管理システ
ムを抽出し、更に前記構造検索式を検索式変換手段７に
より各文書管理システムに適合した構造検索式に変換さ
せ、変換された構造検索式を前記各文書管理システムに
渡して検索させる（ステップＳ６５）。

【００６２】また、全体制御手段１が構造検索式から構
造に関する要素を取り除いた全文検索式（例えば、図１
３に示す構造検索式の場合は「”特許”ＡＮＤ”検
索”」）に変換し（ステップＳ６６）、文書管理システ
ム情報管理手段５から全文検索機能を有しているすべて
の文書管理システムを抽出し、更に前記全文検索式を検
索式変換手段７により各文書管理システムに適合した全
文検索式に変換させ、変換された全文検索式を各文書管
理システムに渡して構造化文書を対象として検索させる
（ステップＳ６７）。

【００６３】そして、全体制御手段１は、上記したステ
ップＳ６５及びステップＳ６７の検索によって得られた
文書の各文書管理システムでの管理アドレスＩＤを受け
取って、各文書管理システムのシステムＩＤと組み合わ
せた実体ＩＤを候補リストに追加する（ステップＳ６
４）。なお、ステップＳ６５と、ステップＳ６６及びＳ
６７とを同時に実行してもよく、このようにすることに
よって検索時間を短縮することができる。

【００６４】次いで、全体制御手段１が候補リストから
実体ＩＤを一つ取り出し（ステップＳ６８）、前記実体
ＩＤの文書が文書情報管理手段３によって管理されてい
るか否かを検出し（ステップＳ６９）、管理されていな
い場合には、文書管理システムにおいて独自に格納され
た文書であることを意味しているので、当該文書に新た
に文書ＩＤを与えて文書情報管理手段３に登録すること
によって、統合化文書管理装置において利用できる文書
とする（ステップＳ７０）。なお、文書から文書情報管
理手段３に管理させる情報が得られる場合には、全体制
御手段１が当該情報もあわせて登録する。

【００６５】一方、管理されている文書である場合に
は、全体制御部１が後述する登録日時確認処理を行っ
て、最新の文書を利用できるように文書情報管理手段３
を更新する（ステップＳ７１）。

【００６６】次いで、検索式が構造検索式でない場合に
は、全体制御部１が前記実体ＩＤの文書が検索結果リス
トに保持されているか否かを検出し、保持されていなけ
れば、検索結果リストに追加して、表示手段１０に検索
結果リストを表示させる一方、既に検索結果リストにあ
る場合には、何もしない。（ステップＳ７３〜Ｓ７
５）。

【００６７】一方、検索式が構造検索式である場合に
は、更に、全体制御手段１が前記実体ＩＤの文書の格納
されている文書管理システムが構造検索機能を有してい
るか否かを文書管理システム情報管理手段５より判断す
る（ステップＳ７６）。この結果、構造検索機能を有し
ている場合には、前記実体ＩＤの文書が構造検索によっ
て検索された文書であることを表しているので、全体制
御手段１が直ちに、検索結果リストを表示する処理を行
う（ステップＳ７３〜Ｓ７５）一方、構造検索機能を有
していない場合には、全体制御手段１が前記文書ＩＤの
文書を構造検索可能な文書管理システムにコピーして、
当該文書管理システムに構造検索を行わせ、この検索の
結果から構造検索式に該当するか否かを判断し、該当す
る場合には、検索結果リストを表示する処理を行う（ス
テップＳ７３〜Ｓ７５）。そして、上記した処理ステッ
プＳ６８〜Ｓ７８を候補リストのすべてについて行う
（ステップＳ７９）。

【００６８】上記したように、文書管理システム独自に
登録されている文書を、統合化文書管理装置において利
用できるようになる。また、構造検索機能を有していな
い文書管理システムに格納されている文書に対して構造
検索を行うことができる。

【００６９】次に、上記した登録日時確認処理（ステッ
プＳ７１）に関する詳細な手順を図１４を参照して説明
する まず、全体制御手段１が該当する文書の文書ＩＤを文書
情報管理手段３から取り出し（ステップＳ８１）、文書
情報管理手段３を参照して、文書管理システムＤ以外に
当該文書ＩＤが存在するか否かを検出し（ステップＳ８
２）、文書管理システムＤにしか存在しない場合には、
当該文書が更新されていないことを表しているので、処
理を終了する。一方、他の文書管理システムに存在する
場合には、文書が更新されている可能性があるので、全
体制御手段１が文書管理システム中の文書にアクセスす
るとともに対応付けられている登録・変更日時を調べる
（ステップＳ８３）。

【００７０】このアクセスの結果、文書の実体が存在し
ない場合には、更に、全体制御手段１が文書情報管理手
段３において当該文書の実体がオリジナルとして管理さ
れているか否かを検出する（ステップＳ８４、８５）。
そして、この検出の結果、オリジナルとして管理されて
いる場合には、当該文書が各文書管理システム独自に登
録され、後に統合化文書管理装置において管理されるこ
ととなった文書であり、登録された後にオリジナルの文
書自身が削除されていることを意味しているので、管理
する意味のないレプリカの文書を全体制御手段１が文書
管理システムＤに削除させ（ステップＳ８６）、文書情
報管理手段３から前記文書ＩＤのエントリを削除する
（ステップＳ８７）一方、文書がレプリカの場合には、
文書のオリジナルが文書管理システムＤに格納されてい
ることを意味しているので、文書情報管理手段３から当
該レプリカに相当する文書の実体ＩＤ等を削除する（ス
テップＳ８７）。

【００７１】一方、アクセスの結果、文書の実体が存在
する場合には、実体に対応付けられた登録・変更日時が
文書情報管理手段に管理されている前記文書ＩＤに対応
付けられている登録・変更日時より新しいか否かを検出
する（ステップＳ８８）。そして、実体に対応付けられ
て登録・変更日時が新しい場合には、当該文書が新しく
編集等された文書であることを意味しているので、全体
制御手段１が当該文書を文書管理システムＤにコピーし
（ステップＳ８９）、文書情報管理手段３の前記文書Ｉ
Ｄのエントリにおいて版を更新して前記文書を登録し
（ステップＳ９０）、更に、前記文書の実体が格納され
ている文書管理システムに前の版の文書のレプリカが存
在するときは、そのレプリカを削除させ、文書情報管理
手段３からレプリカの文書の文書ＩＤ等を削除する（ス
テップＳ９１）。なお、実体に対応付けられて登録・変
更日時が古い場合には、当該文書が新しく編集等された
文書でないので、処理を終了する。

【００７２】上記した動作によると、統合化文書管理装
置が編集等が行われた新しい文書を管理することができ
る。なお、上記した説明では、登録・変更日時を用い
て、文書が新しいか否かを判断するようにしているが、
例えば、各文書管理システムが文書に対して版等といっ
た新旧を判断できる情報を対応付けて管理している場合
には、当該対応付けられている情報に基づいて新しいか
否かを判断することもできる。

【００７３】次に、統合化文書管理装置に管理されてい
る文書に対してユーザから取り出す指令を受け付けた際
の動作を図１５を参照して説明する。まず、操作入力手
段９がユーザから取り出したいとの指令及び取り出した
い文書の文書ＩＤ等とを含む指令を受け付け（ステップ
Ｓ１０１）、全体制御手段１がユーザ情報管理手段６を
参照して、指令を出したユーザが読み取りの権利を持っ
ているか否かを確認し（ステップＳ１０２）、権利を持
っていない場合には処理を終了する一方、権利を持って
いる場合には、指令に取り出す文書の版の指定が含まれ
ているか否かを検出する（ステップＳ１０３）。

【００７４】そして、版の指定がない場合には、上記し
た図１４に示す登録日時確認処理と同様な処理を受け付
けた文書ＩＤに対して行い（ステップＳ１０４）、全体
制御手段１が文書情報管理手段３から前記文書ＩＤの最
新の版のオリジナルの文書の実体ＩＤを取り出し、該当
する文書を文書管理システムに取り出させる（ステップ
Ｓ１０５）。

【００７５】一方、版の指定がある場合には、全体制御
手段１が文書情報管理手段３から前記文書ＩＤの指定さ
れた版のオリジナルの文書の実体ＩＤを取り出し、該当
するオリジナルの文書を文書管理システムに取り出させ
る（ステップＳ１０５）。なお、オリジナルの文書の実
体ＩＤを取り出す場合には、オリジナルフラグが”ＴＲ
ＵＥ”となっている実体ＩＤを取り出せばよい。上記し
たように、ユーザが文書のオリジナルが格納されている
文書管理システムを把握することなく、所望の文書を取
り出すことができる。

【００７６】次に、統合化文書管理装置に管理されてい
る文書に対してユーザから削除指令を受け付けた際の動
作を図１６を参照して説明する。まず、操作入力手段９
がユーザから削除したいとの指令及び削除対象の文書の
文書ＩＤ等とを含む指令を受け付け（ステップＳ１１
１）、全体制御手段１が文字情報管理手段３を参照し
て、受け付けた文書ＩＤに対応付けられたすべての文書
の実体ＩＤを確認し（ステップＳ１１２、Ｓ１１３）、
指令を出したユーザが文書の削除権を有するか否かを検
出する（ステップＳ１１４）。

【００７７】この結果、削除権を有していない場合に
は、全体制御手段１が表示手段にエラー表示をさせて処
理を終了させる（ステップＳ１１５）一方、削除権を有
している場合には、前記すべての実体ＩＤの文書を文書
管理システムから削除させ（ステップＳ１１６）、文書
情報管理手段３から前記文書ＩＤのエントリを削除する
（ステップＳ１１７）。上記したように、ユーザが文書
を管理している文書管理システムを把握しなくとも、適
切に文書を削除することができる。

【００７８】次に、統合化文書管理装置に管理されてい
る文書に対してユーザから文書の古い版に対する削除指
令を受け付けた際の動作を図１７を参照して説明する。
まず、操作入力手段９がユーザから古い版を削除したい
との指令及び版を削除する対象の文書の文書ＩＤ等とを
含む指令を受け付け（ステップＳ１２１）、全体制御手
段１が文字情報管理手段３から受け付けた文書ＩＤに対
応付けられた最新版より一つ前の版の情報を参照し（ス
テップＳ１２２）、ユーザが当該版についての削除の権
利を持っているか否かを検出する（ステップＳ１２
３）。削除の権利を持っている場合には、全体制御手段
１が該当する版の文書を文書管理システムに削除させ
（ステップＳ１２４）、文字情報管理手段３から受け付
けた文書ＩＤに対応付けられた更に一つ前の版の情報を
参照し（ステップＳ１２５）、上記した処理を繰り返し
行い、これをすべての古い版について行う（ステップＳ
１２６）。

【００７９】上記したように、保持しておくことが必要
ない古い版の文書を、当該文書を格納している文書管理
システムを把握していなくとも適切に削除することがで
きる。

【００８０】次に、統合化文書管理装置が管理している
文書の中の不必要なレプリカの文書を統合化文書管理装
置自身が削除する動作を図１８を参照して説明する。ま
ず、全体制御手段１が、文書情報管理手段の中から編集
可能な文書管理システムにあるレプリカの文書の実体Ｉ
Ｄ及び文書ＩＤを検出し（ステップＳ１３１）、当該レ
プリカの文書を含む文書に対して上記した図１４に示す
登録日時確認処理を行う（ステップＳ１３２）。

【００８１】次いで、全体制御手段１が前記レプリカの
実体が文書管理システムに存在するか否かを検出し（ス
テップＳ１３３）、実体がない場合には、何もしない一
方、実体が存在する場合には、当該レプリカの文書の登
録・変更日時から所定の期間以上が経過しているか否か
を検出し（ステップＳ１３４）、経過している場合に
は、既に当該レプリカの文書は編集に使用されていない
と考えられるために、当該レプリカの文書の実体を文書
管理システムに削除させ（ステップＳ１３５）、他の編
集可能な文書管理システムに格納されているすべてのレ
プリカ文書に対して上記した処理を繰り返し行う（ステ
ップＳ１３６）。上記したように、管理している文書の
中で使用されていないレプリカの文書を削除することが
でき、文書管理システムの記憶効率を向上させることが
できる。

【００８２】なお、この処理は管理者用アカウントsupe
rによって行われ、上記した削除の条件に該当するレプ
リカの文書は確実に削除されるが、これらレプリカの文
書は統合化文書管理装置が作成したものであるので、削
除しても何ら問題はない。例えば、文書管理システム独
自に登録された文書は、文書管理システムにオリジナル
として管理されており問題はない。また、上記した登録
日時確認処理によって文書の最新版のオリジナルの文書
が文書管理システムＤに格納されており問題はない。

【００８３】ここで、上記した編集に使用した文書か否
かの基準となる所定の期間としては、例えば、編集が一
通り完了したと思われる任意の期間を設定してもよく、
無限大に設定することもできる。なお、無限大に設定し
たときは、文書管理システムＤと文書の編集機能を有し
た文書管理システムとに同一文書が常に存在することと
なり、格納容量は２倍必要となるものの、全文検索機能
と編集機能に関する応答速度が他の期間を設定した場合
に比べる速い。

【００８４】次に、統合化文書管理装置自身が自己の管
理していない文書を文書管理システムに管理されている
文書の中から検出して登録する動作を図１９を参照して
説明する。まず、全体制御手段１が前回の当該処理を行
った時刻以降の登録・変更日時が対応付けられている文
書を複数の文書検索システムに対して検索させ（ステッ
プＳ１４１）、検索によって得られた文書の各文書管理
システムでの管理アドレスＩＤを受け取って、各文書管
理システムのシステムＩＤと組み合わせた実体ＩＤを候
補リストに追加する（ステップＳ１４２）。

【００８５】次いで、全体制御手段１が候補リストから
実体ＩＤを一つ取り出し（ステップＳ１４３）、文書情
報管理手段３を参照して、前記実体ＩＤが管理されてい
るか否かを検出する（ステップＳ１４４、Ｓ１４５）。
この結果、管理されていない場合には、文書管理システ
ムにおいて独自に格納された文書であり、当該統合化文
書管理装置においては管理していないことを意味してい
るので、当該文書を文書管理システムＤにコピーさせ、
全文検索を迅速に行えるようにする（ステップＳ１４
６）とともに、当該文書に新たに文書ＩＤを与えて文書
情報管理手段３に登録することによって、統合化文書管
理装置において利用できる文書とする（ステップＳ１４
７）。なお、管理されている場合にはなにもしない。そ
して、上記した処理を候補リスト中のすべての実体ＩＤ
の文書について行う（ステップＳ１４８）。

【００８６】したがって、文書管理システム独自に新た
な文書が登録されたものを、統合化文書管理装置に登録
することができ、統合化管理装置によって利用すること
ができる。なお、上記した処理は管理者用アカウントsu
perで行われるが、文書の取り出し処理だけであり、各
文書管理システム内のオリジナル文書を削除したりする
といったオリジナルに悪影響を及ぼすことは行わない。

【００８７】なお、上記した実施例において、主に、文
書管理システム情報管理手段３の情報を書き換えるだけ
で、文書管理システムを新たに追加したり或いは削除し
たりするといったことができ、例えば、既に文書を管理
している文書管理システムであっても追加することがで
きる。

【００８８】また、上記した実施例では、高度な編集機
能の文書管理システムや高速全文検索の文書管理システ
ムを統合的に有効利用する例を述べたが、本発明は、こ
れに限らず、複数の任意の文書管理システムを統合的に
有効利用することができる。

【００８９】なお、上記した各機能手段はプロセッサが
（ＲＯＭ、ＲＡＭ等に予め格納された）制御プログラム
を実行することにより構成されるが、本発明ではこれら
機能手段を独立したハードウエア回路として構成しても
よい。また、本発明は上記の制御プログラムをフロッピ
ーディスクやＣＤ−ＲＯＭ等といったコンピュータが読
み取り可能な記憶媒体として把握させておき、当該制御
プログラムを記憶媒体から読み取ってプロセッサに実行
させることにより、本発明に係る処理を実行させること
もできる。

【００９０】

【発明の効果】以上説明したように、本発明に係る統合
化文書管理装置では、ユーザが文書を管理している文書
管理システムを意識することなく、文書に対して所望の
処理を容易に行うことができ、複数の文書管理システム
のいずれかが有している機能を効率よく使って文書に対
する処理を行うことができる。更に、本発明に係る統合
化文書管理装置では、各文書管理システムを独自に利用
できるとともに、独自の利用よって作成された文書を統
合化文書管理装置においても利用することができる。こ
のため、例えば、従来より特定の文書管理システムを使
用し、当該文書管理システムのみを使用できればよいユ
ーザは、従来から慣れ親しんだ当該文書管理システムを
そのまま使用することができ、前記ユーザが作成した文
書に対して複数の文書管理システムの機能を利用したい
他のユーザは、統合化文書管理装置を使用すれば、所望
の処理を容易に行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の一実施例に係る統合化文書管理装置
の構成図である。

【図２】 本発明の一実施例に係る文書情報管理テーブ
ルである。

【図３】 本発明の一実施例に係るフォルダ管理テーブ
ルである。

【図４】 本発明の一実施例に係る文書管理システム情
報管理テーブルである。

【図５】 本発明の一実施例に係るユーザ情報管理テー
ブルである。

【図６】 本発明の一実施例に係るユーザに指令された
文書を格納する動作を説明するフローチャートである。

【図７】 本発明の一実施例に係るユーザに指令された
文書を編集する動作を説明するフローチャートである。

【図８】 本発明の一実施例に係る文書取り出し処理を
説明するフローチャートである。

【図９】 本発明の一実施例に係る編集キャンセル処理
を説明するフローチャートである。

【図１０】 本発明の一実施例に係る編集文書登録格納
処理を説明するフローチャートである。

【図１１】 本発明の一実施例に係るユーザに指令され
た文書を検索する動作を説明するフローチャートであ
る。

【図１２】 本発明の一実施例に係る構造化文書の構造
の例を説明する図である。

【図１３】 本発明の一実施例に係る構造検索式の例を
説明する図である。

【図１４】 本発明の一実施例に係る登録日時確認処理
を説明するフローチャートである。

【図１５】 本発明の一実施例に係るユーザに指令され
た文書を取り出す動作を説明するフローチャートであ
る。

【図１６】 本発明の一実施例に係るユーザに指令され
た文書を削除する動作を説明するフローチャートであ
る。

【図１７】 本発明の一実施例に係る文書の古い版を削
除する動作を説明するフローチャートである。

【図１８】 本発明の一実施例に係る文書のレプリカを
削除する動作を説明するフローチャートである。

【図１９】 本発明の一実施例に係る新規の文書を登録
する動作を説明するフローチャートである。

【図２０】 従来例に係る機能の異なる複数の文書管理
システムの利用形態を説明する図である。

【符号の説明】

Ａ１、Ａ２、Ｂ、Ｃ、Ｄ・・文書管理システム、１・・
全体制御手段、 ２・・文字抽出手
段、３・・文書情報管理手段、 ４・
・フォルダ情報管理手段、５・・文書管理システム情報
管理手段、 ６・・ユーザ情報管理手段、７・・検
索式変換手段、 ８・・エディタ選
択手段、９・・操作入力手段、
１０・・表示手段、１１・入出力制御手段。

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】管理している文書に対する処理を行う複数
   の文書管理システムを統合して管理する統合化文書管理
   装置において、 各文書管理システムが有する文書に対する機能の情報を
   管理するシステム情報管理手段と、 処理対象の文書を特定する情報及び当該文書に対する処
   理内容を含む指令を受け付ける操作入力手段と、 指令に含まれる処理内容を行う機能を有した文書管理シ
   ステムをシステム情報管理手段より特定する処理システ
   ム特定手段と、 指令によって特定される文書が前記特定した文書管理シ
   ステムにより管理されている場合には当該文書管理シス
   テムに処理させ、他の文書管理システムで管理されてい
   る場合には前記特定した文書管理システムに移動させて
   処理させる制御手段と、を備えたことを特徴とする統合
   化文書管理装置。
2. 【請求項２】請求項１に記載した統合化文書管理装置に
   おいて、 更に、 統合化文書管理装置として同一の文書を一意に特定する
   文書ＩＤと、統合化文書管理装置内で文書の格納アドレ
   スを特定する実体ＩＤとを対応付けて管理する文書情報
   管理手段を備え、 前記操作入力手段は、文書を特定する情報として文書Ｉ
   Ｄを受け付け、 前記制御手段は、受け付けた文書ＩＤに対応する実体Ｉ
   Ｄにより文書の実体を特定し、当該文書の移動先のアド
   レスを特定する実体ＩＤを文書情報管理手段に登録する
   ことを特徴とする統合化文書管理装置。
3. 【請求項３】請求項１又は請求項２に記載した統合化文
   書管理装置において、 更に、 統合化文書管理装置として同一の文書を一意に特定する
   文書ＩＤと、統合化文書管理装置内で文書の格納アドレ
   スを特定する実体ＩＤとを対応付けて管理する文書情報
   管理手段と、 新たに管理する文書を受け付ける格納受付手段と、 受け付けた文書を所定の文書管理システムに管理させる
   文書管理制御手段と、 当該文書の格納アドレスを特定する実体ＩＤを文書ＩＤ
   とともに文書情報管理手段に登録する登録手段と、を備
   えたことを特徴とする統合化文書管理装置。
4. 【請求項４】請求項１乃至請求項３のいずれか１項に記
   載した統合化文書管理装置において、 文書管理システムは、自己の文書管理システムに固有の
   文書の管理アドレスを特定する管理アドレスＩＤを管理
   しており、 更に、 統合化文書管理装置として同一の文書を一意に特定する
   文書ＩＤと、文書を管理している文書管理システムを特
   定するシステムＩＤ及び文書管理システムに固有の文書
   の管理アドレスを特定する管理アドレスＩＤとから成る
   実体ＩＤとを対応付けて管理する文書情報管理手段と、 文書管理システムに管理されている文書の管理アドレス
   ＩＤを取得する取得手段と、 取得した文書の管理アドレスＩＤ及び当該文書を管理し
   ている文書管理システムのシステムＩＤが文書情報管理
   手段に実体ＩＤとして管理されていないことを検出する
   管理検出手段と、 検出されたことに基づいて、前記文書を文書情報管理手
   段に文書ＩＤとともに登録する第２登録手段と、を備え
   たことを特徴とする統合化文書管理装置。
5. 【請求項５】請求項１乃至請求項４のいずれか１項に記
   載した統合化文書管理装置において、 前記文書管理システムは、文書管理システムに固有の文
   書の管理アドレスを特定する管理アドレスＩＤと、当該
   文書の更新順序情報とを管理しており、 更に、統合化文書管理装置として同一の文書を一意に特
   定する文書ＩＤと、文書を管理している文書管理システ
   ムを特定するシステムＩＤ及び文書管理システムに固有
   の文書の管理アドレスを特定する管理アドレスＩＤとか
   ら成る実体ＩＤと、実体ＩＤの表す文書の実体に関する
   更新順序情報と、を対応付けて管理する文書情報管理手
   段と、 文書管理システムに格納されている文書の管理アドレス
   ＩＤ及び更新順序情報を取得する第２取得手段と、 前記更新順序情報が、前記管理アドレスＩＤ及び前記文
   書管理システムのシステムＩＤと同一の文書ＩＤに対応
   付けられている他の文書の更新順序情報より新しいこと
   を検出する検出手段と、 文書情報管理手段に前記更新順序情報の新しい文書の管
   理アドレスＩＤ及びシステムＩＤを前記文書ＩＤに対応
   付けて登録する第３登録手段と、を備えたことを特徴と
   する統合化文書管理装置。
6. 【請求項６】請求項１乃至請求項５のいずれか１項に記
   載した統合化文書管理装置において、 前記複数の文書管理システムの中には、自己が管理して
   いる文書を全文検索する機能を有した文書管理システム
   が含まれており、 更に、文書を前記全文検索機能を有する文書管理システ
   ムに管理させる第２文書管理制御手段を備えたことを特
   徴とする統合化文書管理装置。