JPH1125011A - 通信システム、情報処理装置、情報送受信制御用プログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】変更が頻繁に行われる情報であっても、手間を
かけることなく、通信料金、通信費用を低減させて情報
を配付することを可能にする。 【解決手段】他の情報処理装置に送信すべきとして送信
用配付管理テーブルに登録された情報を他の情報処理装
置に送信する際に、初回の送信時には全情報を送信し、
次回以降には前回送信した情報の内容との差分情報を抽
出して送信用変更履歴テーブルに変更の内容として登録
すると共に、差分情報のみを送信し、他の情報処理装置
からの情報を受信し、受信した情報が差分情報でなかっ
た場合に受信用配付管理テーブルに登録し、受信した情
報が受信用配付管理テーブルに既に登録されている情報
に対応する差分情報であった場合に、受信用変更履歴テ
ーブルに変更の内容として登録すると共に、受信済みの
情報に差分情報の内容を反映させる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書等の情報の送
受信を行なうための通信システム、情報処理装置、情報
送受信制御用プログラムを記録した記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年では、社会の情報化が進み、一般の
業務においてもパーソナルコンピュータ等の情報処理装
置が導入されて、例えばワードプロセッサによって作成
された文書や表計算アプリケーションによって作成され
た表計算シート等の電子化された情報を扱う機会が多く
なっている。

【０００３】従って、共同作業によって行われる業務
は、相互に情報のやり取りを行ないながら進められる。
例えば、仕様書に記載された内容に従って、複数の作業
者によって作業を分担して製品を開発するような場合に
は、仕様書において記述された情報が各作業者に対して
提供される。

【０００４】従来、情報を作業者等に対して提供する方
法としては、第１に電子化されている情報（文書データ
等）を印刷して紙媒体によって配付する方法、第２に電
子化されている情報をフロッピーディスク等の持ち運び
が可能な記憶媒体に格納して配付する方法、第３に電子
化された情報を通信回線を介して送信する方法などがあ
る。特に、第３の方法では、近年、電子メールの利用が
広く用いられていることから、電子メールの添付ファイ
ル機能を使って配付することが一般的になっている。

【０００５】ところで、情報の内容を変更する場合に
は、先に情報を送信している相手先においても内容を変
更するために、変更内容を改めて送信しなければならな
い場合がある。例えば、前述した例において、仕様書の
内容が変更された場合には、変更された後の正しい情報
を各作業者に対して提供しなければならない。

【０００６】従来、変更後の情報を作業者に対して提供
するには、第１の方法（紙媒体）では全体を改めて配付
することもできるし、変更箇所だけの頁だけを配付する
こともができる。また、第２の方法（記憶媒体）と第３
の方法（通信）では、改めて情報全体を配付し直してい
る。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】このように従来の情報
送信の方法では、紙媒体を用いる第１の方法、記憶媒体
を用いる第２の方法、通信を用いる第３の方法などが用
いられていた。しかしながら、第１の方法では、情報が
印刷された紙媒体を用意する手間や郵送等の配付のため
の手間がかかると共に、配付先での情報の変更箇所の差
し替え作業が発生してしまう。また、差し替えの作業で
は、差し替えの誤りが発生し安く正しい情報の変更が行
なえないという問題があった。

【０００８】また、第２の方法では、フロッピーディス
ク等の記録媒体への情報のコピーする手間や郵送等の配
付のための手間がかかり、また配付先においても記憶媒
体から他のハードディスク等の記憶媒体へのコピーとい
った手間がかかるといった問題があった。

【０００９】また、第３の方法では、情報をコピーする
といった手間はかからないが、情報の変更のたびに情報
全体を送信する必要があり、通信料金、通信時間がかか
ってしまうという問題があった。特に、電子メールの添
付ファイル機能を利用する場合は、電子メールが多数の
相手に同時に送信できるといった利点があるため多く利
用されているが、変更のたびに情報全体を複数の相手に
送信すると、膨大な通信料金、通信時間がかかってしま
うことになる。

【００１０】さらに、何れの方法を用いた場合でも、情
報の内容を変更する際には、変更日時や変更箇所を明確
にしておくための資料（別の情報）を作成しなければな
らず、またこの資料を変更後の情報と共に配付しなけれ
ばならないため、手間がかかってしまうという問題があ
った。

【００１１】本発明は前記のような事情を考慮してなさ
れたもので、変更が頻繁に行われる情報であっても、手
間をかけることなく、通信料金、通信費用を低減させて
情報を配付することが可能な通信システム、情報処理装
置、情報送受信制御用プログラムを記録した記録媒体を
提供することを目的とする。

【００１２】

【課題を解決するための手段】本発明は、送信側情報処
理装置から通信回線を介して受信側情報処理装置に情報
を提供する通信システムにおいて、前記送信側情報処理
装置は、情報の作成及び編集を行なう作成編集手段と、
前記作成編集手段によって作成された、他の情報処理装
置に送信すべきとして登録された情報を管理するための
送信用配付管理テーブルと、前記送信用配付管理テーブ
ルによって管理された情報に対する前記作成編集手段に
よる変更の内容を管理するための送信用変更履歴テーブ
ルと、前記送信用配付管理テーブルによって管理され
た、前記作成編集手段によって作成された情報を他の情
報処理装置に送信する際に、初回の送信時には全情報を
送信し、次回以降には前回送信した情報の内容との差分
情報を抽出して前記送信用変更履歴テーブルに変更の内
容として登録すると共に、差分情報のみを送信する情報
送信手段とを具備し、前記受信側情報処理装置は、他の
情報処理装置から送信された情報を管理するための受信
用配付管理テーブルと、前記受信用配付管理テーブルに
よって管理された情報に対する変更の内容を管理するた
めの受信用変更履歴テーブルと、他の情報処理装置から
の情報を受信し、受信した情報が差分情報でなかった場
合に前記受信用配付管理テーブルに登録し、受信した情
報が前記受信用配付管理テーブルに既に登録されている
情報に対応する差分情報であった場合に、前記受信用変
更履歴テーブルに変更の内容として登録すると共に、受
信済みの情報に差分情報の内容を反映させる情報受信手
段とを具備したことを特徴とする。

【００１３】また本発明は、情報を他の情報処理装置に
対して提供する情報処理装置において、情報の作成及び
編集を行なう作成編集手段と、前記作成編集手段によっ
て作成された、他の情報処理装置に送信すべきとして登
録された情報を管理するための送信用配付管理テーブル
と、前記送信用配付管理テーブルによって管理された情
報に対する前記作成編集手段による変更の内容を管理す
るための送信用変更履歴テーブルと、前記送信用配付管
理テーブルによって管理された、前記作成編集手段によ
って作成された情報を他の情報処理装置に送信する際
に、初回の送信時には全情報を送信し、次回以降には前
回送信した情報の内容との差分情報を抽出して前記送信
用変更履歴テーブルに変更の内容として登録すると共
に、差分情報のみを送信する情報送信手段とを具備した
ことを特徴とする。

【００１４】また本発明は、情報を他の情報処理装置か
ら受信する情報処理装置において、他の情報処理装置か
ら送信された情報を管理するための受信用配付管理テー
ブルと、前記受信用配付管理テーブルによって管理され
た情報に対する変更の内容を管理するための受信用変更
履歴テーブルと、他の情報処理装置からの情報を受信
し、受信した情報が差分情報でなかった場合に前記受信
用配付管理テーブルに登録し、受信した情報が前記受信
用配付管理テーブルに既に登録されている情報に対応す
る差分情報であった場合に、前記受信用変更履歴テーブ
ルに変更の内容として登録すると共に、受信済みの情報
に差分情報の内容を反映させる情報受信手段とを具備し
たことを特徴とする。

【００１５】また本発明は、情報を他の情報処理装置と
の間で送受信する情報処理装置において、情報の作成及
び編集を行なう作成編集手段と、前記作成編集手段によ
って作成された、他の情報処理装置に送信すべきとして
登録された情報を管理するための送信用配付管理テーブ
ルと、前記送信用配付管理テーブルによって管理された
情報に対する前記作成編集手段による変更の内容を管理
するための送信用変更履歴テーブルと、前記送信用配付
管理テーブルによって管理された、前記作成編集手段に
よって作成された情報を他の情報処理装置に送信する際
に、初回の送信時には全情報を送信し、次回以降には前
回送信した情報の内容との差分情報を抽出して前記送信
用変更履歴テーブルに変更の内容として登録すると共
に、差分情報のみを送信する情報送信手段と、他の情報
処理装置から送信された情報を管理するための受信用配
付管理テーブルと、前記受信用配付管理テーブルによっ
て管理された情報に対する変更の内容を管理するための
受信用変更履歴テーブルと、他の情報処理装置からの情
報を受信し、受信した情報が差分情報でなかった場合に
前記受信用配付管理テーブルに登録し、受信した情報が
前記受信用配付管理テーブルに既に登録されている情報
に対応する差分情報であった場合に、前記受信用変更履
歴テーブルに変更の内容として登録すると共に、受信済
みの情報に差分情報の内容を反映させる情報受信手段と
を具備したことを特徴とする。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施の形態について説明する。図１は本実施形態に係わる
通信システムの構成を示すブロック図である。図１に示
すように、本実施形態における通信システムは、送信側
情報処理装置１０から受信側情報処理装置１２に対し
て、電子メール機能の添付ファイル機能を利用して、電
子メール１４として情報を提供する。また、提供される
情報としては、ワードプロセッサ等によって作成され
た、電子化されている文書データを対象とし、以下の説
明では文書として説明する。

【００１７】送信側情報処理装置１０及び受信側情報処
理装置１２は、記録媒体（フロッピーディスク、ＣＤ−
ＲＯＭ、ＤＶＤ、ハードディスク等）に記録されたプロ
グラムを読み込み、このプログラムによって動作が制御
されるコンピュータによって実現される。

【００１８】図１に示すように、送信側情報処理装置１
０は、ＣＰＵ２０、表示部２１、入力部２２、送信部２
３、受信部２４、外部記憶装置２５、補助記憶装置２
６、及び記憶媒体２７によって構成される。

【００１９】ＣＰＵ２０は、送信側情報処理装置１０の
全体の制御を司るもので、メモリ（図示せず）に格納さ
れたプログラムに従って動作することで、各種機能を実
現する。ＣＰＵ２０の制御のもとで実行される機能とし
ては、文書作成編集機能、電子メール機能等がある。電
子メール機能では、メールに任意のファイルを添付して
送信することができる添付ファイル機能が設けられてい
る。さらに、本実施形態における電子メール機能は、後
述する送信用配付管理テーブル２５ａ、送信用変更履歴
テーブル２５ｂを用いて、他の情報処理装置に送信済み
の文書について変更を行ない変更後の文書を再度送信す
る際に、前回の文書と今回の文書との差（変更内容）を
表す差分情報のみを添付ファイルとして送信すること
で、送信済みの文書に変更内容を反映させることができ
る情報送信機能を有している。なお、情報送信機能によ
って添付ファイルを送信する際には（最初はファイル全
体、２回目以降は差分情報のみ）、差分情報用であるこ
とを識別できる情報が電子メールに付加される。

【００２０】表示部２１は、ＣＰＵ２０の制御のもとで
実行される処理に関連する内容を表示する。入力部２２
は、装置において実行される処理に対する各種指示を入
力してＣＰＵ２０に通知する。

【００２１】送信部２３は、ＣＰＵ２０の制御のもと
で、通信回線を介して、例えば電子メール機能等によっ
て他の情報処理装置に対して情報を送信する制御を行な
う。受信部２４は、ＣＰＵ２０の制御のもとで、通信回
線を介して、例えば電子メール機能等によって他の情報
処理装置から送信されたきた情報を受信する制御を行な
う。

【００２２】外部記憶装置２５は、送信側情報処理装置
１０において扱われる各種プログラムやデータ等を格納
するためのもので、ＣＰＵ２０の制御のもとで必要に応
じて読出し／保存が行われる。外部記憶装置２５には、
電子メール機能において用いられる送信用配付管理テー
ブル２５ａ、送信用変更履歴テーブル２５ｂが格納され
る（詳細については後述する）。また、外部記憶装置２
５には、文書作成編集機能によって作成あるいは変更を
伴う編集が施される文書が、変更後のものが今回文書フ
ァイル２５ｃとして、変更前のものが前回文書ファイル
２５ｄとしてそれぞれ格納される。

【００２３】補助記憶装置２６は、ＣＰＵ２０の制御の
もとで必要に応じて、記憶媒体２７に対してプログラム
やデータの読出し／保存を行なう。ＣＰＵ２０は、記憶
媒体２７に格納されたプログラムに従って、各種処理を
実行することができる。

【００２４】一方、受信側情報処理装置１２は、ＣＰＵ
３０、表示部３１、入力部３２、送信部３３、受信部３
４、外部記憶装置３５、補助記憶装置３６、及び記憶媒
体３７によって構成されている。

【００２５】ＣＰＵ３０は、受信側情報処理装置１２の
全体の制御を司るもので、メモリ（図示せず）に格納さ
れたプログラムに従って動作することで、各種機能を実
現する。ＣＰＵ３０の制御のもとで実行される機能とし
ては、文書作成編集機能、電子メール機能等がある。電
子メール機能では、メールに添付されたファイルをメー
ルと共に受信することができる添付ファイル機能が設け
られている。さらに、本実施形態における電子メール機
能は、後述する受信用配付管理テーブル３５ａ、受信用
変更履歴テーブル３５ｂを用いて、他の情報処理装置か
ら受信済みの文書について、送信元で変更された後の文
書の差分情報が送信されてきた際に、先に受信している
前回の文書に差分情報の内容を反映させて今回の文書を
作成する情報受信機能を有している。

【００２６】表示部３１は、ＣＰＵ３０の制御のもとで
実行される処理に関連する内容を表示する。入力部３２
は、装置において実行される処理に対する各種指示を入
力してＣＰＵ３０に通知する。

【００２７】送信部３３は、ＣＰＵ３０の制御のもと
で、通信回線を介して、例えば電子メール機能等によっ
て他の情報処理装置に対して情報を送信する制御を行な
う。受信部３４は、ＣＰＵ３０の制御のもとで、通信回
線を介して、例えば電子メール機能等によって他の情報
処理装置から送信されたきた情報を受信する制御を行な
う。

【００２８】外部記憶装置３５は、受信側情報処理装置
１２において扱われる各種プログラムやデータ等を格納
するためのもので、ＣＰＵ３０の制御のもとで必要に応
じて読出し／保存が行われる。外部記憶装置３５には、
電子メール機能において用いられる受信用配付管理テー
ブル３５ａ、受信用変更履歴テーブル３５ｂが格納され
る（詳細については後述する）。また、外部記憶装置３
５には、文書作成編集機能によって作成編集される文書
が文書ファイル３５ｃとして格納される。なお、他の情
報処理装置から送信されてきた文書を前回文書ファイ
ル、この前回文書ファイルに差分情報を反映させた変更
後の文書を今回文書ファイルとして格納することもでき
る。

【００２９】補助記憶装置３６は、ＣＰＵ３０の制御の
もとで必要に応じて、記憶媒体３７に対してプログラム
やデータの読出し／保存を行なう。ＣＰＵ３０は、記憶
媒体３７に格納されたプログラムに従って、各種処理を
実行することができる。

【００３０】送信側情報処理装置１０は、電子メール機
能によってメール（文書）４０を作成すると共に、添付
ファイル機能によってメール４０に任意のファイル（添
付ファイル）を添付して電子メール１４として受信側情
報処理装置１２に対して送信することができる。さら
に、送信側情報処理装置１０は、送信した文書に対して
変更を行ない、変更後の文書ファイルを送信する際に
は、情報送信機能によって変更された内容を表す差分情
報のファイルをメール４０に添付ファイル４２として添
付することができる。

【００３１】なお、図１においては、送信側と受信側と
に区別して説明しているが、１つの情報処理装置に送信
側としての機能と受信側としての機能の両方を有してお
り、文書を送信する側であるか受信する側であるかに応
じて一方の機能が起動されて、送信側情報処理装置１０
または受信側情報処理装置１２となるものとする。

【００３２】次に、送信側情報処理装置１０の外部記憶
装置２５に格納される送信用配付管理テーブル２５ａの
詳細について説明する。図２には、送信用配付管理テー
ブル２５ａのデータ構造を示している。

【００３３】図２に示すように、送信用配付管理テーブ
ル２５ａは、他に配付する文書（文書のデータが格納さ
れたファイル）の発信側における保管場所を管理するた
めのもので、ファイル名５０、前回文書ディレクトリ５
１、今回文書ディレクトリ５２、変更履歴ファイル名５
３の各情報が文書毎に対応付けられて登録される。

【００３４】ファイル名５０は、電子メール機能の情報
送信機能による送信対象として指定された文書のファイ
ル名が登録される。前回文書ディレクトリ５１は、送信
対象として指定された文書について文書作成編集機能に
より変更が行われた際に、変更前の文書のデータが格納
された外部記憶装置２５における論理的な場所を示すデ
ータが格納される。

【００３５】今回文書ディレクトリ５２は、送信対象と
して指定された文書について文書作成編集機能により変
更が行われた際に、変更後の文書のデータが格納された
外部記憶装置２５における論理的な場所を示すデータが
格納される。

【００３６】変更履歴ファイル名５３は、文書作成編集
機能によって変更された内容を表す差分情報が格納され
た送信用変更履歴テーブル２５ｂ（後述する）のファイ
ル名が登録される。

【００３７】次に、送信側情報処理装置１０の外部記憶
装置２５に格納される送信用変更履歴テーブル２５ｂの
詳細について説明する。図３には、送信用変更履歴テー
ブル２５ｂのデータ構造を示している。

【００３８】図３に示すように、送信用変更履歴テーブ
ル２５ｂは、他に配付した文書（文書のデータが格納さ
れたファイル）に対する変更（修正、追加、削除等）の
内容を管理するためのもので、変更日付６０、変更箇所
６１、変更区分６２、変更内容６３の各情報が変更の内
容毎に対応付けられて登録される。送信用変更履歴テー
ブル２５ｂに登録される１組の情報が、後述する差分情
報の内容となる。送信用変更履歴テーブル２５ｂは、送
信済みであって変更した文書と送信先との組み合わせ毎
に作成されるもので、送信用配付管理テーブル２５ａに
登録された変更履歴ファイル名５３から参照される。例
えば、図２に示す送信用配付管理テーブル２５ａの文書
Ａに対応する変更履歴ファイル名「履歴Ａ−Ｄ１」は、
送信先「Ｄ１」に送信した文書「Ａ」についての差分情
報が登録された送信用変更履歴テーブル２５ｂを示して
いる。

【００３９】変更日付６０は、変更された文書が送信さ
れた日付が登録される。変更箇所６１は、対象文書中の
文書作成編集機能による変更箇所を示すデータが登録さ
れる。

【００４０】変更区分６２は、変更箇所６１に登録され
た変更箇所における変更の種類、すなわち修正、追加、
削除等の何れであるかを示すデータが登録される。変更
内容６３は、変更区分６２に登録された変更の種類に対
応する変更内容が登録される。

【００４１】なお、受信側情報処理装置１２の外部記憶
装置３５に格納される受信用変更履歴テーブル３５ｂ
は、図３に示す送信用変更履歴テーブル２５ｂのデータ
構造と同じであるので詳細な説明を省略する。ただし、
送信用変更履歴テーブル２５ｂが、文書（送信済みであ
って変更した文書）と送信先の組み合わせ毎に設けられ
るのに対して、受信用変更履歴テーブル３５ｂは、受信
した文書（変更した文書）毎に設けられる点で異なる。

【００４２】次に、受信側情報処理装置１２の外部記憶
装置３５に格納される受信用配付管理テーブル３５ａの
詳細について説明する。図４には、受信用配付管理テー
ブル３５ａのデータ構造を示している。

【００４３】図４に示すように、受信用配付管理テーブ
ル３５ａは、他から配付された文書（文書のデータが格
納されたファイル）の受信側における保管場所を管理す
るためのもので、ファイル名７０、前回文書ディレクト
リ７１、今回文書ディレクトリ７２、変更履歴ファイル
名７３、送信元７４の各情報が文書毎に対応付けられて
登録される。

【００４４】ファイル名７０は、電子メール機能の情報
受信機能によって添付ファイルとして受信された文書の
ファイル名が登録される。前回文書ディレクトリ７１
は、情報受信機能によって受信された変更前の文書のデ
ータが格納された外部記憶装置３５における論理的な場
所を示すデータが格納される。

【００４５】今回文書ディレクトリ７２は、情報受信機
能によって受信された変更後の文書のデータが格納され
た外部記憶装置３５における論理的な場所を示すデータ
が格納される。

【００４６】変更履歴ファイル名７３は、電子メール機
能の情報受信機能によって受信された差分情報が格納さ
れた受信用変更履歴テーブル３５ｂのファイル名が登録
される。

【００４７】送信元７４は、電子メール機能の情報受信
機能によって受信された差分情報の送信元を示すデータ
が登録される。次に、本実施形態における通信システム
の動作についてフローチャートを参照しながら説明す
る。図５は、送信側情報処理装置１０における電子メー
ル機能のメール送信時の処理手順を示すフローチャート
であり、図６は受信側情報処理装置１２における電子メ
ール機能のメール受信時の処理手順を示すフローチャー
トである。

【００４８】はじめに、送信側情報処理装置１０におけ
る電子メール機能を利用して文書を他の情報処理装置
（受信側情報処理装置１２）に送信する場合について説
明する。

【００４９】文書作成編集機能によって文書が作成され
ると、ＣＰＵ２０は、外部記憶装置２５の入力部２２か
ら入力された指示に応じた任意の場所に文書ファイルと
して格納する。例えば、階層構造によってファイルが格
納される場合には、ディレクトリの指定によって格納場
所が指定される。なお、文書作成編集機能による文書の
変更（修正、追加、削除）が行なわれた場合には、変更
前の文書のファイルが他のディレクトリに格納されるも
のとする。

【００５０】一方、文書作成編集機能によって作成され
た文書を、本実施形態における電子メール機能の情報送
信機能によって送信しようとする場合には、入力部２２
から入力された指示に応じて送信用配付管理テーブル２
５ａに予め登録される。

【００５１】すなわち、送信用配付管理テーブル２５ａ
のファイル名５０に、指定された文書のファイル名が登
録され、今回文書ディレクトリ５２に、文書の格納場所
（ディレクトリ）が登録される。

【００５２】また、送信用配付管理テーブル２５ａに登
録された文書について文書作成編集機能によって変更が
行なわれ、変更後の文書を情報送信機能によって送信す
るために送信用配付管理テーブル２５ａに再び登録され
た場合には、対象文書の変更前の文書のファイルが格納
されたディレクトリを送信用配付管理テーブル２５ａの
前回文書ディレクトリ５１に登録し、変更後の文書のフ
ァイルが格納されたディレクトリを今回文書ディレクト
リ５２に登録する。また、変更後の文書のファイルが格
納されたディレクトリが変更された場合には、ＣＰＵ２
０は、送信用配付管理テーブル２５ａの今回文書ディレ
クトリ５２に変更されたディレクトリを登録する。

【００５３】次に、文書を電子メールによって送信する
ためには、送信側情報処理装置１０において電子メール
機能が起動され、メール送信用の処理が実行される（ス
テップＡ１）。例えば、入力部２２からの入力指示に従
って、電子メールの送信先（宛先）の設定、メール文の
作成、添付ファイルの指定等が行われる。ここで、添付
ファイルとして送信用配付管理テーブル２５ａに登録さ
れた文書が指定されたものとする。

【００５４】電子メールの送信の実行が指示されると、
ＣＰＵ２０は、図５のフローチャートに示すステップＡ
２〜Ａ１０までの処理を情報送信機能によって実行す
る。まず、ＣＰＵ２０は、電子メールに添付ファイルが
あるか否かを判別する（ステップＡ２）。ここで、添付
ファイルが指定されている場合、ＣＰＵ２０は、添付フ
ァイルのファイル名をもとに送信用配付管理テーブル２
５ａのファイル名５０を検索する（ステップＡ３）。

【００５５】添付ファイルのファイル名と一致する文書
名が送信用配付管理テーブル２５ａに登録されていない
場合（ステップＡ４）、一般のファイルが添付ファイル
として指定されているので、ＣＰＵ２０は、指定された
添付ファイルをそのままメールに添付する（ステップＡ
１３）。

【００５６】ＣＰＵ２０は、電子メール機能によって送
信部２３を介して、指定された宛先で電子メール１４を
送信する（ステップＡ１２）。一方、添付ファイルのフ
ァイル名と一致する文書名が送信用配付管理テーブル２
５ａに登録されている場合（ステップＡ４）、ＣＰＵ２
０は、該当する文書名に対応する変更履歴ファイル名５
３を参照して、この文書名と電子メールの送信先の組み
合わせに該当する変更履歴ファイル（送信用変更履歴テ
ーブル２５ｂ）のファイル名が登録されているか否かを
判別する（ステップＡ５）。すなわち、電子メールの添
付ファイルとして送信しようとしている文書が、電子メ
ールの送信先に既に送信済みであるか否かを判別する。

【００５７】ここで、対象とする文書名と送信先との組
みに対応する変更履歴ファイルのファイル名が登録され
ていない場合、ＣＰＵ２０は、この文書と電子メールの
送信先との組に対応する送信用変更履歴テーブル２５ｂ
を保存するための変更履歴ファイルを作成する（ステッ
プＡ６）。

【００５８】ＣＰＵ２０は、メール送信用処理で指定さ
れた添付ファイルをそのままメールに添付すると共に
（ステップＡ７）、本実施形態における情報送信機能に
よって添付されたファイルであることを示すように、差
分情報用添付ファイルの識別子を付加した上で（ステッ
プＡ１１）、電子メール機能によって送信部２３を介し
て、指定された宛先で電子メール１４を送信する（ステ
ップＡ１２）。

【００５９】こうして、送信側情報処理装置１０から電
子メールの添付ファイルとして送信された文書は、送信
先の受信側情報処理装置１２において保存され、受信側
情報処理装置１２における処理に利用される。

【００６０】一方、ステップＡ５において、対象とする
文書名と送信先の組に対応する変更履歴ファイルのファ
イル名が登録されていると判別された場合、ＣＰＵ２０
は、送信用配付管理テーブル２５ａに登録されていた、
該当する文書名に対応する前回文書ディレクトリ５１と
今回文書ディレクトリ５２にそれぞれ登録された場所に
格納された前回文書と今回文書とを比較して差分情報、
すなわち文書作成編集機能によって変更された内容を抽
出する（ステップＡ８）。

【００６１】図７には、差分情報の抽出の一例を示して
いる。なお、図７に示す文書は、頁と行によって文書中
の位置が管理されているものとする。図７に示す例で
は、前回文書（図７（１））のｎ頁目の１２行目に「○
○昨日」とあるを、今回文書（図７（２））に示すよう
に「○○機能」と修正する変更と、前回文書のｎ＋１頁
目の１０行目に「１０」の文字列を追加する変更を行な
っている。

【００６２】差分情報としては、図７（３）に示すよう
に、変更区分、変更箇所、変更内容の情報がそれぞれ抽
出される。従って、図７に示す例では、変更区分「修
正」、変更箇所「ｎ頁１２行目」、変更内容「（前）○
○昨日，（後）○○機能」の変更内容と、変更区分「追
加」、変更箇所「ｎ＋１頁１０行目」、変更内容
「（後）１０」の変更内容が抽出される。

【００６３】ＣＰＵ２０は、差分情報を抽出すると、現
在対象としている文書名と送信先の組に対応する変更履
歴ファイル名５３が示す変更履歴ファイルの送信用変更
履歴テーブル２５ｂに差分情報の内容を登録する更新を
行なう（ステップＡ９）。

【００６４】例えば、変更後の文書Ａを送信先「Ｄ１」
に対して、再度、電子メールの添付ファイル機能を使用
して送付しようとして場合、図２に示すように、文書Ａ
と送信先「Ｄ１」の組に対応する送信用変更履歴テーブ
ル２５ｂが作成されているので、前回文書と今回文書か
ら差分情報が抽出され、図３に示すように登録される
（先頭のエントリ）。

【００６５】ＣＰＵ２０は、送信用変更履歴テーブル２
５ｂに登録された差分情報をファイルとして電子メール
に添付する。この際、ＣＰＵ２０は、添付ファイルが本
実施形態における情報送信機能によって添付されたファ
イル（差分情報用）であることを示す識別子を付加する
（ステップＡ１１）。

【００６６】ＣＰＵ２０は、差分情報のみを含む添付フ
ァイルをメールに添付して、電子メール機能によって送
信部２３を介して、指定された宛先で電子メール１４を
送信する（ステップＡ１２）。

【００６７】こうして、送信側情報処理装置１０では、
変更した後の文書を改めて同じ送信先に送付しようとす
る際には、文書全体をメールの添付ファイルとして送付
するのではなく、差分情報のみを含むファイルが生成さ
れて添付ファイルとして送信される。

【００６８】また、送信側情報処理装置１０において、
原本となる文書の格納場所が送信用配付管理テーブル２
５ａにおいて一元的に管理されるので、情報送信機能に
よる処理での誤りの発生を回避することができる。

【００６９】また、電子メールを送信する際に、他の文
書作成装置に送付した文書と送信先との組に応じて送信
用変更履歴テーブル２５ｂにおいて変更履歴を登録する
ので、特別な作業を必要とせず、また管理が容易とな
る。

【００７０】次に、送信側情報処理装置１０から電子メ
ール機能を利用して送信された文書を受信側情報処理装
置１２において受信する場合について説明する。電子メ
ールを受信するためには、受信側情報処理装置１２にお
いて電子メール機能が起動され、メール受信用の処理が
実行される（ステップＢ１）。例えば、入力部３２から
の入力指示に従ってメールサーバにアクセスし、自装置
宛ての電子メールを取得する。

【００７１】電子メールが受信されると、ＣＰＵ３０
は、図６に示すフローチャートに示すステップＢ２〜Ｂ
１２までの処理を情報受信機能によって実行する。ま
ず、ＣＰＵ３０は、電子メールに添付ファイルがあるか
否かを判別する（ステップＢ２）。ここで、添付ファイ
ルがある場合、ＣＰＵ３０は、送信側情報処理装置１０
における情報送信機能によって添付された、差分情報用
の添付ファイルであることを示す識別子が付加されてい
るか否かを判別する（ステップＢ３）。ここで、添付フ
ァイルが差分情報用でなかった場合、ＣＰＵ３０は、一
般的なファイルであるとして、添付ファイルをそのまま
外部記憶装置３５に格納する（ステップＢ１２）。

【００７２】一方、添付ファイルが差分情報用であった
場合、ＣＰＵ３０は、添付ファイルのファイル名をもと
に受信用配付管理テーブル３５ａのファイル名７０を検
索する（ステップＢ４）。

【００７３】添付ファイルのファイル名と一致する文書
名が受信用配付管理テーブル３５ａに登録されていない
場合（ステップＢ５）、添付ファイルとして初めて送信
された文書、すなわち文書全体を含むファイルであると
して、ＣＰＵ３０は、受信用配付管理テーブル３５ａに
登録を行なうと共に（ステップＢ１１）、添付ファイル
をそのまま外部記憶装置３５に文書ファイル３５ｃとし
て格納する（ステップＢ１２）。

【００７４】受信用配付管理テーブル３５ａには、ファ
イル名７０に文書名を格納し、今回文書ディレクトリ７
２に外部記憶装置３５に格納した場所を示すディレクト
リを登録する。また、送信元７４に電子メールの送信元
をデータを登録する。

【００７５】一方、添付ファイルのファイル名と一致す
る文書名が受信用配付管理テーブル３５ａに登録されて
いる場合（ステップＢ５）、ＣＰＵ３０は、該当する文
書名に対応する変更履歴ファイル名７３を参照して、こ
の文書名に対応する変更履歴ファイル（受信用変更履歴
テーブル３５ｂ）のファイル名が登録されているか否か
を判別する（ステップＢ６）。すなわち、電子メールの
添付ファイルとして受信した文書が、既に受信済みであ
るか否かを判別する。

【００７６】ここで、対象とする文書名に対応する変更
履歴ファイルのファイル名が登録されていない場合、Ｃ
ＰＵ３０は、この文書に対応する受信用変更履歴テーブ
ル３５ｂを保存するための変更履歴ファイル（受信用変
更履歴テーブル３５ｂ）を作成し、添付ファイルとして
受信した差分情報を登録する（ステップＢ７）。

【００７７】また、ＣＰＵ３０は、受信用変更履歴テー
ブル３５ｂに登録した差分情報の内容を、先に受信され
て外部記憶装置３５に格納されている該当する文書ファ
イル３５ｃに反映させる（ステップＢ９）。すなわち、
送信側情報処理装置１０において文書作成編集機能によ
り変更された文書と同じ内容となるように、先に受信し
ている変更前の文書を差分情報に基づいて変更する。差
分情報には、前述したように、変更箇所、変更区分、変
更内容の各情報が含まれているので、これらの情報を用
いることで、文書の変更を反映させることができる。

【００７８】なお、差分情報の内容を反映させて文書の
内容を変更した際には、ＣＰＵ３０は、変更前の文書を
外部記憶装置３５の所定のディレクトリに格納しておく
ものとする。

【００７９】ＣＰＵ３０は、変更前の文書を格納したデ
ィレクトリを受信用配付管理テーブル３５ａの前回文書
ディレクトリ７１に登録し（今回文書ディレクトリ７２
には変更後の文書が格納されたディレクトリが登録され
ている）、変更履歴ファイル名７３に添付ファイルとし
て受信した差分情報を登録した受信用変更履歴テーブル
３５ｂの変更履歴ファイルのファイル名を変更履歴ファ
イル名７３に登録することで受信用配付管理テーブル３
５ａを更新する（ステップＢ１０）。

【００８０】一方、ステップＢ６において、受信用配付
管理テーブル３５ａの対象とする文書名に対応して、変
更履歴ファイル名７３にファイル名が登録されていた場
合、ＣＰＵ３０は、変更履歴ファイル名が示す変更履歴
ファイル中の受信用変更履歴テーブル３５ｂに添付ファ
イルとして受信した差分情報を登録することで更新する
（ステップＢ８）。

【００８１】以下、前述したステップＢ９，Ｂ１０の処
理を実行することで、受信した差分情報を、先に受信さ
れて外部記憶装置３５に格納されている該当する文書フ
ァイル３５ｃに反映させると共に、文書の変更に伴って
受信用配付管理テーブル３５ａに登録されている内容を
更新する。

【００８２】こうして、受信側情報処理装置１２では、
送信側情報処理装置１０における文書の変更内容が、差
分情報として電子メールの差分ファイルとして受信し、
この差分情報に基づいて、既に受信済みの文書に反映さ
せて、送信側情報処理装置１０において文書作成編集機
能による変更処理で得られた文書と同じ文書を得ること
ができる。すなわち、変更後の文書全体を改めてメール
の添付ファイルとして受信するのではなく、差分情報の
みを含むファイルが添付ファイルとして受信されるの
で、メールサーバから電子メールを受信するための時間
が短くて済む。

【００８３】また、差分情報をもとに自動的に文書に反
映させるので、文書作成編集機能を用いた編集作業が不
要である。また、受信側情報処理装置１２において、原
本となる文書の格納場所が受信用配付管理テーブル３５
ａにおいて一元的に管理されるので、情報受信機能によ
る処理での誤りの発生を回避することができる。

【００８４】また、電子メールの添付ファイルとして差
分情報が受信された際には、受信用変更履歴テーブル３
５ｂにおいて変更履歴として登録するので、特別な作業
を必要とせず、また管理が容易となる。また、送信側情
報処理装置１０から変更履歴に関する情報を通信によっ
て得るのではなく、受信側情報処理装置１２において受
信用変更履歴テーブル３５ｂを生成するので、余分な通
信料、通信時間を必要としない。

【００８５】なお、前述した実施形態においては、送信
側情報処理装置１０から電子メールを送信する際に、既
に送信済みの情報と現在の文書との差分情報を抽出して
電子メールの添付ファイルとして送信するものと説明し
ているが、差分情報の抽出は、電子メールの送信とは独
立した別の処理として予め実行するようにしても良い。

【００８６】また、前述した実施形態において説明した
機能は、コンピュータに実行させることのできるプログ
ラムとして、例えば磁気ディスク（フロッピーディス
ク、ハードディスク等）、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ、
ＤＶＤ等）、半導体メモリなどの記録媒体２７，３７に
書き込んで各種装置に提供したり、通信媒体により伝送
して各種装置に提供することも可能である。また、送信
側情報処理装置１０用、あるいは受信側情報処理装置１
２用に別個のプログラムとして異なる記憶媒体２７，３
７で提供しても良いし、送信側と受信側の両方のプログ
ラムを格納した記憶媒体２７，３７として提供すること
もできる。送信側情報処理装置１０と受信側情報処理装
置１２を実現するコンピュータは、状況に応じて必要な
プログラムに基づいて制御することにより、前述した実
施形態における機能を実行する。

【００８７】

【発明の効果】以上詳述したように本発明によれば、送
信側情報処理装置は、他の情報処理装置に送信すべきと
して登録された情報を管理するための送信用配付管理テ
ーブルと、送信用配付管理テーブルによって管理された
情報に対する作成編集手段による変更の内容を管理する
ための送信用変更履歴テーブルとを設けて、送信用配付
管理テーブルによって管理された情報を他の情報処理装
置に送信する際に、初回の送信時には全情報を送信し、
次回以降には前回送信した情報の内容との差分情報を抽
出して送信用変更履歴テーブルに変更の内容として登録
すると共に、差分情報のみを送信し、受信側情報処理装
置は、他の情報処理装置から送信された情報を管理する
ための受信用配付管理テーブルと、受信用配付管理テー
ブルによって管理された情報に対する変更の内容を管理
するための受信用変更履歴テーブルとを設けて、他の情
報処理装置からの情報を受信し、受信した情報が差分情
報でなかった場合に受信用配付管理テーブルに登録し、
受信した情報が受信用配付管理テーブルに既に登録され
ている情報に対応する差分情報であった場合に、受信用
変更履歴テーブルに変更の内容として登録すると共に、
受信済みの情報に差分情報の内容を反映させるので、変
更が頻繁に行われる情報であっても、手間をかけること
なく、差分情報のみが送信されるために、情報全体を送
信する場合に比べて通信料金、通信費用を低減させて情
報を配付することが可能となるものである。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態に係わる通信システムの構成
を示すブロック図。

【図２】本実施形態における送信用配付管理テーブル２
５ａのデータ構造の一例を示す図。

【図３】本実施形態における送信用変更履歴テーブル２
５ｂ（受信用変更履歴テーブル３５ｂ）のデータ構造の
一例を示す図。

【図４】本実施形態における受信用配付管理テーブル３
５ａのデータ構造の一例を示す図。

【図５】送信側情報処理装置１０における電子メール機
能のメール送信時の処理手順を示すフローチャート。

【図６】受信側情報処理装置１２における電子メール機
能のメール受信時の処理手順を示すフローチャート。

【図７】本実施形態における差分情報の抽出の一例を説
明するための図。

【符号の説明】

１０…送信側情報処理装置 １２…受信側情報処理装置 ２０，３０…ＣＰＵ ２１，３１…表示部 ２２，３２…入力部 ２３，３３…送信部 ２４，３４…受信部 ２５，３５…外部記憶装置 ２５ａ…送信用配付管理テーブル ２５ｂ…送信用変更履歴テーブル ２５ｃ…今回文書ファイル ２５ｄ…前回文書ファイル ３５ａ…受信用配付管理テーブル ３５ｂ…受信用変更履歴テーブル ３５ｃ…文書ファイル ２６，３６…補助記憶装置３６ ２７，３７…記憶媒体３７

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 送信側情報処理装置から通信回線を介し
   て受信側情報処理装置に情報を提供する通信システムに
   おいて、 前記送信側情報処理装置は、 情報の作成及び編集を行なう作成編集手段と、 前記作成編集手段によって作成された、他の情報処理装
   置に送信すべきとして登録された情報を管理するための
   送信用配付管理テーブルと、 前記送信用配付管理テーブルによって管理された情報に
   対する前記作成編集手段による変更の内容を管理するた
   めの送信用変更履歴テーブルと、 前記送信用配付管理テーブルによって管理された、前記
   作成編集手段によって作成された情報を他の情報処理装
   置に送信する際に、初回の送信時には全情報を送信し、
   次回以降には前回送信した情報の内容との差分情報を抽
   出して前記送信用変更履歴テーブルに変更の内容として
   登録すると共に、差分情報のみを送信する情報送信手段
   とを具備し、 前記受信側情報処理装置は、 他の情報処理装置から送信された情報を管理するための
   受信用配付管理テーブルと、 前記受信用配付管理テーブルによって管理された情報に
   対する変更の内容を管理するための受信用変更履歴テー
   ブルと、 他の情報処理装置からの情報を受信し、受信した情報が
   差分情報でなかった場合に前記受信用配付管理テーブル
   に登録し、受信した情報が前記受信用配付管理テーブル
   に既に登録されている情報に対応する差分情報であった
   場合に、前記受信用変更履歴テーブルに変更の内容とし
   て登録すると共に、受信済みの情報に差分情報の内容を
   反映させる情報受信手段とを具備したことを特徴とする
   通信システム。
2. 【請求項２】 情報を他の情報処理装置に対して提供す
   る情報処理装置において、 情報の作成及び編集を行なう作成編集手段と、 前記作成編集手段によって作成された、他の情報処理装
   置に送信すべきとして登録された情報を管理するための
   送信用配付管理テーブルと、 前記送信用配付管理テーブルによって管理された情報に
   対する前記作成編集手段による変更の内容を管理するた
   めの送信用変更履歴テーブルと、 前記送信用配付管理テーブルによって管理された、前記
   作成編集手段によって作成された情報を他の情報処理装
   置に送信する際に、初回の送信時には全情報を送信し、
   次回以降には前回送信した情報の内容との差分情報を抽
   出して前記送信用変更履歴テーブルに変更の内容として
   登録すると共に、差分情報のみを送信する情報送信手段
   とを具備したことを特徴とする情報処理装置。
3. 【請求項３】 情報を他の情報処理装置から受信する情
   報処理装置において、 他の情報処理装置から送信された情報を管理するための
   受信用配付管理テーブルと、 前記受信用配付管理テーブルによって管理された情報に
   対する変更の内容を管理するための受信用変更履歴テー
   ブルと、 他の情報処理装置からの情報を受信し、受信した情報が
   差分情報でなかった場合に前記受信用配付管理テーブル
   に登録し、受信した情報が前記受信用配付管理テーブル
   に既に登録されている情報に対応する差分情報であった
   場合に、前記受信用変更履歴テーブルに変更の内容とし
   て登録すると共に、受信済みの情報に差分情報の内容を
   反映させる情報受信手段とを具備したことを特徴とする
   情報処理装置。
4. 【請求項４】 情報を他の情報処理装置に対して提供す
   るように情報処理装置を制御するためのプログラムを格
   納した記録媒体であって、 情報処理装置を、 情報の作成及び編集を行なう作成編集手段と、 前記作成編集手段によって作成された、他の情報処理装
   置に送信すべきとして登録された情報を管理するための
   送信用配付管理テーブルと、 前記送信用配付管理テーブルによって管理された情報に
   対する前記作成編集手段による変更の内容を管理するた
   めの送信用変更履歴テーブルと、 前記送信用配付管理テーブルによって管理された、前記
   作成編集手段によって作成された情報を他の情報処理装
   置に送信する際に、初回の送信時には全情報を送信し、
   次回以降には前回送信した情報の内容との差分情報を抽
   出して前記送信用変更履歴テーブルに変更の内容として
   登録すると共に、差分情報のみを送信する情報送信手段
   として機能させるためのプログラムを記録した記録媒
   体。
5. 【請求項５】 情報を他の情報処理装置から受信するよ
   うに情報処理装置を制御するためのプログラムを格納し
   た記録媒体であって、 情報処理装置を、 他の情報処理装置から送信された情報を管理するための
   受信用配付管理テーブルと、 前記受信用配付管理テーブルによって管理された情報に
   対する変更の内容を管理するための受信用変更履歴テー
   ブルと、 他の情報処理装置からの情報を受信し、受信した情報が
   差分情報でなかった場合に前記受信用配付管理テーブル
   に登録し、受信した情報が前記受信用配付管理テーブル
   に既に登録されている情報に対応する差分情報であった
   場合に、前記受信用変更履歴テーブルに変更の内容とし
   て登録すると共に、受信済みの情報に差分情報の内容を
   反映させる情報受信手段として機能させるためのプログ
   ラムを記録した記録媒体。