JP4923592B2

JP4923592B2 - ワークフロー設定装置及び同設定方法、並びにワークフロー設定処理プログラム

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Publication number: JP4923592B2
Application number: JP2006019740A
Authority: JP
Inventors: 大輔崎山; 洋一河渕; 健一高橋; 勝彦穐田
Original assignee: Konica Minolta Business Technologies Inc
Current assignee: Konica Minolta Business Technologies Inc
Priority date: 2006-01-27
Filing date: 2006-01-27
Publication date: 2012-04-25
Anticipated expiration: 2026-01-27
Also published as: JP2007200151A

Description

この発明は、プリンタ機能、コピー機能、ファクシミリ機能、スキャン機能、メール通信機能などを有する多機能画像形成装置であるＭＦＰ（Multi Function Peripherals) などに適用され、ジョブを実行するためのワークフローを設定するワークフロー設定装置及び同設定方法、並びにワークフロー設定処理をコンピュータに実行させるためのワークフロー設定処理プログラムに関する。

例えばＭＦＰにおいて、プリントやコピーなどの複数の動作ステップからなるワークフローに従ってジョブを実行させたい場合がある。このようなジョブを実行させるためのワークフローは、従来、動作対象のジョブの属性、例えば文書属性やユーザ属性に応じて、個別に設定されていた。

また、メール通信などにおいては、原稿の重要度に応じた開示レベルを相手先ごとに個別に設定しておき、この設定された相手を用いた同報通信用のグループに対してＦＡＸ送信を行った時に、開示レベル以下の相手先には送信を行わないようにする方法が開示されている（例えば特許文献１）。
特開２０００−３２４３１８号公報

しかし、文書属性やユーザ属性毎に個別のワークフローを設定する従来の技術では、ジョブの文書属性やユーザ属性が異なると、その都度新たなワークフローを１から設定し直す必要があり、ユーザにとって不便であった。またワークフローの管理数が増加するという問題もあった。

また、前記特許文献１に記載された技術では、各ユーザの開示レベルという属性に応じて、送信する／しないという動作のＯＮ／ＯＦＦが自動的に決定されているが、ＦＡＸ送信以外の動作を行うことはできず、従って複数の動作ステップからなるワークフローに沿ってジョブを実行させることはできなかった。

この発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、ジョブの属性が異なっても、その都度新たなワークフローを１から設定し直す必要をなくしてユーザの利便性を向上するとともに、ワークフローの管理数も減少させることができるワークフロー設定装置及び同設定方法、並びにワークフロー設定処理をコンピュータに実行させるためのワークフロー設定処理プログラムを提供することを課題とする。

上記課題は、以下の手段によって解決される。
（１）複数の動作ステップからなるワークフローの骨格を、ユーザの入力に基づいて設定するワークフロー骨格設定手段と、ユーザの入力に基づいて、前記各動作ステップ毎に、動作対象のジョブの複数の属性であって全ての動作ステップに共通する複数の属性の組み合わせに応じた複数の異なる動作内容を設定する動作内容設定手段と、前記設定されたワークフローの骨格および動作内容を記憶する記憶手段と、投入されたジョブの複数の属性を判断するジョブ属性判断手段と、投入されたジョブの実行時に、前記記憶手段に記憶された動作内容と、前記ジョブ属性判断手段により判断されたジョブの複数の属性の組み合わせに基づいて、全ての動作ステップにおける各動作ステップ毎の動作を特定することにより、前記ジョブを実行するためのワークフローを生成するワークフロー生成手段と、ユーザの入力に基づいて、動作ステップの動作を制限して実行させるためのまたは動作ステップの動作を禁止するための動作ステップに対する制限条件を設定する制限条件設定手段と、前記ワークフロー生成手段により生成されたワークフローに従って各動作ステップの動作を実行するとともに、生成されたワークフローにおける各動作ステップのうち、前記設定された制限条件に該当する動作ステップの動作については、前記制限条件に従い、該動作を制限して実行しまたは該動作を禁止するワークフロー実行手段と、を備えたことを特徴とする画像形成装置。
（２）前記ジョブの複数の属性が文書属性及びユーザ属性である前項１に記載の画像形成装置。
（３）複数の動作ステップからなるワークフローの骨格を、ユーザの入力に基づいて設定する工程と、ユーザの入力に基づいて、前記各動作ステップ毎に、動作対象のジョブの複数の属性であって全ての動作ステップに共通する複数の属性の組み合わせに応じた複数の異なる動作内容を設定する工程と、前記設定されたワークフローの骨格および動作内容を記憶する工程と、投入されたジョブの複数の属性を判断する工程と、投入されたジョブの実行時に、前記記憶された動作内容と、前記判断されたジョブの複数の属性の組み合わせに基づいて、各動作ステップにおける動作を特定することにより、前記ジョブを実行するためのワークフローを生成する工程と、ユーザの入力に基づいて、動作ステップの動作を制限して実行させるためのまたは動作ステップの動作を禁止するための動作ステップに対する制限条件を設定する工程と、前記ワークフローを生成する工程において生成されたワークフローに従って各動作ステップの動作を実行するとともに、生成されたワークフローにおける各動作ステップのうち、前記設定された制限条件に該当する動作ステップの動作については、前記制限条件に従い、該動作を制限して実行しまたは該動作を禁止する工程と、を備えたことを特徴とする画像処理装置で実行されるワークフロー設定方法。
（４）前記ジョブの複数の属性が文書属性及びユーザ属性である前項３に記載のワークフロー設定方法。
（５）複数の動作ステップからなるワークフローの骨格を、ユーザの入力に基づいて設定する処理と、ユーザの入力に基づいて、前記各動作ステップ毎に、動作対象のジョブの複数の属性であって全ての動作ステップに共通する複数の属性の組み合わせに応じた複数の異なる動作内容を設定する処理と、前記設定されたワークフローの骨格および動作内容を記憶する処理と、投入されたジョブの複数の属性を判断する処理と、投入されたジョブの実行時に、前記記憶された動作内容と、前記判断されたジョブの複数の属性の組み合わせに基づいて、各動作ステップにおける動作を特定することにより、前記ジョブを実行するためのワークフローを生成する処理と、ユーザの入力に基づいて、動作ステップの動作を制限して実行させるためのまたは動作ステップの動作を禁止するための動作ステップに対する制限条件を設定する処理と、前記ワークフローを生成する処理において生成されたワークフローに従って各動作ステップの動作を実行するとともに、生成されたワークフローにおける各動作ステップのうち、前記設定された制限条件に該当する動作ステップの動作については、前記制限条件に従い、該動作を制限して実行しまたは該動作を禁止する処理と、を画像形成装置のコンピュータに実行させるためのワークフロー設定処理プログラム。
（６）前記ジョブの複数の属性が文書属性及びユーザ属性である前項５に記載のワークフロー設定処理プログラム。

前項（１）に記載の発明によれば、複数の動作ステップからなるワークフローの骨格が設定され、さらに各動作ステップ毎に、動作対象のジョブの複数の属性であって全ての動作ステップに共通する複数の属性の組み合わせに応じた複数の異なる動作内容が設定され、記憶手段に記憶される。そして、投入されたジョブの実行時に、ジョブの属性が判断されるとともに、その判断結果と前記記憶手段に記憶された動作内容に基づいて、全ての動作ステップにおける各動作ステップ毎の動作が特定されて、前記ジョブを実行するためのワークフローが生成され、このワークフローに従ってジョブが実行される。

つまり、ワークフローの骨格を共通化して設定しておくとともに、ジョブの実行時には、投入されたジョブの複数の属性であって全ての動作ステップに共通する複数の属性の組み合わせに合致する動作内容を特定することで、ジョブに応じたワークフローが生成されるから、ジョブの属性が異なっても、その都度新たなワークフローを１から設定し直す必要はなくなる。このため、ユーザの利便性を向上できる。しかも、ワークフローの骨格と、設定された動作内容を管理すればよいから、ジョブの属性が異なる毎に設定された多数のワークフローを管理する必要はなくなり、ワークフローの管理数も減少することができ、管理が楽になる。また、ユーザの入力に基づいて、動作ステップの動作を制限して実行させるためのまたは動作ステップの動作を禁止するための動作ステップに対する制限条件が設定され、生成されたワークフローにおける各動作ステップのうち、前記設定された制限条件に該当する動作ステップの動作については、前記制限条件に従い、該動作が制限して実行されまたは該動作が禁止されるから、個々のワークフローに対して制限条件を設定しなくても、共通する制限条件を設定しておくことにより、各ジョブに対して生成されるワークフローにこの条件を反映させることができ、便利である。

前項（２）に記載の発明によれば、ジョブの複数の属性が文書属性及びユーザ属性であるから、例えば、文書のセキュリティレベルとユーザとの組み合わせに応じて異なる動作内容を設定できる。

前項（３）に記載の発明によれば、ワークフローの骨格を共通化して設定しておくとともに、ジョブの実行時には、投入されたジョブの複数の属性であって全ての動作ステップに共通する複数の属性の属性の組み合わせに合致する動作内容を特定することで、ジョブに応じたワークフローが生成されるから、ジョブの属性が異なっても、その都度新たなワークフローを１から設定し直す必要はなくなる。このため、ユーザの利便性を向上できる。しかも、ワークフローの骨格と、設定された動作内容を管理すればよいから、ジョブの属性が異なる毎に設定された多数のワークフローを管理する必要はなくなり、ワークフローの管理数も減少することができ、管理が楽になる。また、ユーザの入力に基づいて、動作ステップの動作を制限して実行させるためのまたは動作ステップの動作を禁止するための動作ステップに対する制限条件が設定され、生成されたワークフローにおける各動作ステップのうち、前記設定された制限条件に該当する動作ステップの動作については、前記制限条件に従い、該動作が制限して実行されまたは該動作が禁止されるから、個々のワークフローに対して制限条件を設定しなくても、共通する制限条件を設定しておくことにより、各ジョブに対して生成されるワークフローにこの条件を反映させることができ、便利である。

前項（４）に記載の発明によれば、ジョブの複数の属性が文書属性及びユーザ属性であるから、例えば、文書のセキュリティレベルとユーザとの組み合わせに応じて異なる動作内容を設定できる。

前項（５）に記載の発明によれば、ジョブの属性が異なっても、その都度新たなワークフローを１から設定し直す必要のないワークフロー設定処理を、画像形成装置のコンピュータに実行させることができる。

以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。

図１は、この発明の一実施形態に係るワークフロー設定装置Ａの機能構成を示すブロック図である。

このワークフロー設定装置Ａは、プリンタ機能、コピー機能、ファクシミリ機能、スキャン機能、メール通信機能などを有する多機能画像形成装置であるＭＦＰにより構成されており、操作パネル部１１と、ワークフロー骨格設定部１２と、動作内容設定部１３と、ワークフロー設定情報記憶部１４と、ワークフロー自動生成部１５と、ワークフロー実行部１６を備えている。

前記操作パネル部１１は、ユーザによって、モードの選択やジョブ設定条件を入力する他、ワークフローを設定する際に、その骨格を形成するための動作ステップを入力したり、各動作ステップ毎に、動作対象のジョブ属性に応じた複数の動作内容を入力するために用いられる。この実施形態では、ジョブの属性が文書属性及びユーザ属性である場合を例示する。

また、操作パネル部１１は、表示部１１１を備えている。この表示部１１１は、前記動作ステップのユーザ設定画面７その他の各種設定画面を表示したり、各種メッセージなどを表示するものであり、タッチパネル式の液晶素子などから構成されている。

前記ワークフロー骨格設定部１２は、前記操作パネル部１１によってユーザが入力した動作ステップに基づいて、ワークフローの骨格を設定するものである。

前記動作内容設定部１３は、前記操作パネル部１１からのユーザの入力に基づいて、文書属性及びユーザ属性に応じた複数の動作内容を動作ステップ毎に設定するものである。また、動作内容設定部１３は、ユーザの入力に基づいて、動作ステップについての制限情報をも設定する。

前記ワークフロー設定情報記憶部１４は、前記ワークフロー骨格設定部１２で設定された複数の動作ステップからなるワークフローの骨格についての情報や、前記動作内容設定部１１３により設定された、各動作ステップ毎のジョブ属性に応じた動作内容についての情報や、動作ステップについての制限情報等を記憶するものである。

前記ワークフロー自動生成部１５は、ワークフローの実行時に、ユーザによって操作パネル部１１を介して投入されたジョブの文書属性及びユーザ属性を判断するとともに、前記ワークフロー設定情報記憶部１４に記憶されている各動作ステップ毎の動作内容の中から、前記判断されたジョブの属性に対応する動作内容を選択することにより、ワークフローの骨格を形成する各動作ステップにおける動作内容を特定し、前記ジョブを実行するためのワークフローを自動生成するものである。このために、ワークフロー自動生成部１５は、投入されたジョブの文書属性を判断する文書属性判断部１５１と、投入されたジョブのユーザ属性を判断するユーザ属性判断部１５２を有している。

前記ワークフロー実行部１６は、前記ワークフロー自動生成部１３で生成されたワークフローを実行するものであり、スキャナ部１６１、プリンタ部１６２、記憶部１６３、ネットワークインターフェイス（Ｉ／Ｆ）部１６４を備えている。

前記スキャナ部１６１は、原稿画像を所定の解像度で読み取り、所定の処理が施された画像データに変換するものであり、図示しない光源、プリズムおよびＣＣＤなどから構成されている。

前記プリンタ部１６２は、ジョブデータに従って画像データを用紙に印刷して出力するものであり、図示しない電子写真機構によって構成されている。

前記記憶部１６３は、スキャナ部１６１によって読み込まれた画像データ等をファイルとして、ボックス等の記憶領域に記憶するものである。

前記ネットワークＩ／Ｆ部１６４は、ネートワーク上の外部端末（図示せず）との間でデータの送受信を行うための通信手段として機能するものである。

なお、前記ワークフロー骨格設定部１２、動作内容設定部１３、ワークフロー自動生成部１５は、ワークフロー設定装置Ａの全体を統括制御するＣＰＵ２０により構成されている。このＣＰＵ２０は、図示しないＲＯＭ等の記録媒体に記録された動作プログラムに従って動作する。

次に、図１に示したワークフロー設定装置Ａを用いて、ワークフローを設定する場合の手順を説明する。

まず、ユーザはワークフローの骨格を形成する複数の動作ステップを、操作パネル部１１を用いて入力する。この実施形態において、動作ステップの入力は次のようにして行われる。

即ち、図２に示すように、表示部１１１の表示画面のアイコン表示エリア１１１ａに、全ての動作ステップをアイコン表示にて表示しておく。次に、アイコン表示エリア１１１ａに表示された動作ステップのなかから、所定のアイコンを画面の設定エリア１１１ｂにドラッグする。

例えば、図３に示すように、Ｓｔｅｐ１が「スキャン」、Ｓｔｅｐ２が「プリント」、Ｓｔｅｐ３が「メール送信」、Ｓｔｅｐ４が「ファイル送信」の４つの動作ステップからなるワークフローの骨格を設定したい場合は、ユーザは、アイコン表示エリア１１１ａの中からまず「スキャン」のアイコンを設定エリア１１１ｂにドラッグし、次に、「プリント」のアイコンをドラッグし、次いで「メール送信」「ファイル保存」の各アイコンを順次ドラッグして、上下に並べる。そして、「決定」ボタン１１１ｃを押すと、ワークフロー骨格設定部１２により図３に示したようなワークフローの骨格が設定され、ワークフロー設定情報記憶部１４に記憶される。なお、ワークフローの骨格の設定を取り消す場合には、「キャンセル」ボタン１１１ｄを押せばよい。

次に、ユーザは、操作パネル部１１を用いて、例えば図４に示したようなジョブの文書属性及びユーザ属性に応じた複数の動作内容を、各動作ステップごとに入力する。図４の例では、文書属性として３段階（高、中、低）の文書のセキュリティレベルがあり、ユーザ属性として３つの送信先（Ａ氏、Ｂ氏、Ｃ氏）があり、各属性毎に動作内容が設定されるようになっている。例えば、Ｓｔｅｐ１、Ｓｔｅｐ２、Ｓｔｅｐ４では、ユーザ属性に対する動作は設定されておらず、文書属性のみに応じた異なる動作内容が設定されている。一方、Ｓｔｅｐ３では、文書属性に応じた動作内容は設定されておらず、ユーザ属性に応じた異なる動作内容が設定されている。

ユーザがこのような動作内容を入力すると、入力された動作内容が動作内容設定部１３により確定され、各動作ステップと関連付けられた状態で、ワークフロー設定情報記憶部１４に記憶される。

こうして、ワークフローの骨格と、ジョブの属性に応じた各動作ステップ毎の動作内容を予め設定しておく。

次に、図５に示すように、ユーザが文書属性及びユーザ属性を指定して、具体的なジョブを操作パネル１１から投入（入力）すると、ワークフロー設定装置Ａは、投入されたジョブについてのワークフローを生成したのち、このワークフローに従ってジョブを実行する。

具体的には、投入されたジョブの文書属性及びユーザ属性を、ワークフロー自動生成部１５の文書属性判断部１５１及びユーザ属性判断部１５２が判断した後、判断された属性とワークフロー設定情報記憶部１４に記憶されたワークフロー設定情報とを比較照合する。そして、ワークフロー設定情報の中から、投入されたジョブの文書属性及びユーザ属性に合致する動作内容を選択することにより、各動作ステップ毎の動作内容を特定し、そのジョブについてのワークフローを生成する。その後、生成したワークフローに従って、ワークフロー実行部１６により、特定された動作内容で各動作ステップを実行する。

つぎに、上記構成のワークフロー設定装置Ａによるワークフローの設定から実行までの処理の流れを、図６のフローチャートを参照して説明する。この処理は、ワークフロー設定装置ＡのＣＰＵ２０が、図示しないＲＯＭ等の記録媒体に格納された動作プログラムに従って動作することにより実行される。

図６において、ステップＳ４０１では、既存のワークフローの骨格を使用する旨の指示がユーザによってなされたかどうかを判断し、既存のワークフローの骨格を使用する指示がなされた場合には（ステップＳ４０１でＹＥＳ）、ステップＳ４０６に進む。既存のワークフローの骨格を使用する指示でなければ（ステップＳ４０１でＮＯ）、ステップＳ４０２に進む。

ステップＳ４０２では、ユーザによりワークフロー骨格の設定入力を待ち、ワークフローの骨格の設定入力があれば（ステップＳ４０２でＹＥＳ）、ステップＳ４０３では、その入力に基づいてワークフローの骨格を確定し、ワークフロー設定記憶部１２に記憶したのち、ステップＳ４０４に進む。

ステップＳ４０４では、ユーザにより、各動作ステップに対して、図４に示すような、動作ステップ毎の文書属性およびユーザ属性に対応する動作内容の入力がなされるのを待ち、動作内容の入力があれば（ステップＳ４０４でＹＥＳ）、ステップＳ４０５で、入力された動作内容を確定してワークフロー設定記憶部１２に記憶し、ステップＳ４０６に進む。

ステップＳ４０６では、ワークフローにジョブが投入されるのを待ち、ジョブが投入されれば（ステップＳ４０６でＹＥＳ）、ステップＳ４０７で、そのジョブ条件をワークフロー設定情報記憶部１２に記憶し、ステップＳ４０８に進む。

ステップＳ４０８では、前記ワークフロー自動生成部１５により、前記投入されたジョブ属性例えば文書属性およびユーザ属性に応じたワークフローを生成し、ステップＳ４０９では、前記生成されたワークフローに従ってワークフロー実行部１４にジョブを実行させる。

この実施形態では、図３に示すように設定された複数の動作ステップＳｔｅｐ１〜Ｓｔｅｐ４からなるワークフローの骨格と、図４に示すように、各動作ステップＳｔｅｐ１〜Ｓｔｅｐ４毎に設定された文書属性およびユーザ属性に対応した動作内容とに基づき、投入されるジョブの属性に応じて以下のパターンのワークフローが自動的に生成され、そのワークフローが実行される。
＜ワークフローの例＞
（１）投入されるジョブの文書属性：レベル「低」、ユーザ属性：Ａ氏の場合
Ｓｔｅｐ１：スキャン：モノクロ３００ｄｐｉ
→Ｓｔｅｐ２：プリント：プリント
→Ｓｔｅｐ３：メール送信：Ａ氏にメール送信
→Ｓｔｅｐ４：ファイル保存：共有ボックスに保存
（２）投入されるジョブの文書属性：レベル「低」、ユーザ属性：Ｂ氏の場合
Ｓｔｅｐ１：スキャン：モノクロ３００ｄｐｉ
→Ｓｔｅｐ２：プリント：プリント
→Ｓｔｅｐ３：メール送信：Ｂ氏にパスワードを設定してメール送信
→Ｓｔｅｐ４：ファイル保存：共有ボックスに保存
（３）投入されるジョブの文書属性：レベル「低」、ユーザ属性：Ｃ氏の場合
Ｓｔｅｐ１：スキャン：モノクロ３００ｄｐｉ
→Ｓｔｅｐ２：プリント：プリント
→Ｓｔｅｐ３：メール送信：Ｃ氏に暗号化してメール送信
→Ｓｔｅｐ４：ファイル保存：共有ボックスに保存
（４）投入されるジョブの文書属性：レベル「中」、ユーザ属性：Ａ氏の場合
Ｓｔｅｐ１：スキャン：モノクロ３００ｄｐｉ
→Ｓｔｅｐ２：プリント：表紙のみプリント
→Ｓｔｅｐ３：メール送信：Ａ氏にメール送信
→Ｓｔｅｐ４：ファイル保存：個人ボックスに保存
（５）投入されるジョブの文書属性：レベル「中」、ユーザ属性：Ｂ氏の場合
Ｓｔｅｐ１：スキャン：モノクロ３００ｄｐｉ
→Ｓｔｅｐ２：プリント：表紙のみプリント
→Ｓｔｅｐ３：メール送信：Ｂ氏にパスワード設定してメール送信
→Ｓｔｅｐ４：ファイル保存：個人ボックスに保存
（６）投入されるジョブの文書属性：レベル「中」、ユーザ属性：Ｃ氏の場合
Ｓｔｅｐ１：スキャン：モノクロ３００ｄｐｉ
→Ｓｔｅｐ２：プリント：表紙のみプリント
→Ｓｔｅｐ３：メール送信：Ｃ氏に暗号化して、メール送信
→Ｓｔｅｐ４：ファイル保存：個人ボックスに保存
（７）投入されるジョブの文書属性：レベル「高」、ユーザの属性：Ａ氏の場合
Ｓｔｅｐ１：スキャン：カラー３００ｄｐｉ
→Ｓｔｅｐ２：プリント：何もしない（スキップされる）
→Ｓｔｅｐ３メール送信：Ａ氏にメール送信
→Ｓｔｅｐ４：ファイル保存：個人ボックスに暗号化して保存
（８）投入されるジョブの文書属性：レベル「高」、ユーザ属性：Ｂ氏の場合
Ｓｔｅｐ１：スキャン：カラー３００ｄｐｉ
→Ｓｔｅｐ２：プリント：何もしない（スキップされる）
→Ｓｔｅｐ３：メール送信：Ｂ氏にパスワード設定してメール送信
→Ｓｔｅｐ４：ファイル保存：個人ボックスに暗号化して保存
（９）投入されるジョブの文書属性：レベル「高」、ユーザ属性：Ｃ氏の場合
Ｓｔｅｐ１：スキャン：カラー３００ｄｐｉ
→Ｓｔｅｐ２：プリント：何もしない（スキップされる）
→Ｓｔｅｐ３：メール送信：Ｃ氏に暗号化してメール送信
→Ｓｔｅｐ４：ファイル保存：個人ボックスに暗号化して保存
このように、ワークフローの骨格を全てのジョブで共通のものとして設定しておき、骨格を形成する各動作ステップ毎に、文書属性及びユーザ属性に応じた動作内容を設定し、記憶させておくとともに、投入されたジョブの実行時に、当該ジョブの属性が判別され、前記記憶内容に基づいて、各ステップ毎に、投入ジョブの属性に応じた動作内容が特定されワークフローが生成される。このため、ジョブの属性毎に個別のワークフローを１から設定するような手間が不要となり、使い勝手がよくユーザの利便性を向上できる。しかも、ワークフローの骨格と、設定された動作内容を管理すればよいから、ジョブの属性毎に設定された多数のワークフローを管理する必要はなくなり、このためワークフローの管理数を減少することができ、管理が楽になる。

つぎに、ワークフローの別の設定例を、図７および図８に従って説明する。

図７に示すワークフローの骨格を形成する各動作ステップ（スキャン、メール通信、プリント）に対して、文書属性とユーザ属性に応じた動作内容が、図８に示すように設定されているとする。

この例では、文書属性として、３段階（高、中、低）の文書のセキュリティレベルがあり、ユーザ属性として、３つの送信先（Ａ氏、Ｂ氏、Ｃ氏）があるものとする。

また、この例では、動作ステップに対する制限情報として以下を付加するようになっている。
（Ａ）暗号化された文書のプリントは禁止する。
（Ｂ）パスワード設定がされた文書のプリントは表紙のみを許可する。

これらの制限は、ユーザが操作パネル部１１を用いて入力することにより、動作内容設定部１３により設定され、記憶部１４に記憶される。そして、ワークフロー自動生成部１５により、投入されたジョブに対するワークフローが生成されるときに、反映される。

図７の例では、ワークフローの骨格は、Ｓｔｅｐ１（スキャン）、Ｓｔｅｐ２（メール送信）、Ｓｔｅｐ３（プリント）の３つの動作ステップにより形成され、各ステップが順に実行されることになる。

図８に示すように、Ｓｔｅｐ１では、ユーザ属性に対して異なる動作内容は設定されておらず、文書属性のみに応じた異なる動作内容が設定されている。

Ｓｔｅｐ２では、文書属性とユーザ属性との組み合わせに応じて、異なる動作内容が設定されている。

Ｓｔｅｐ３では、文書属性に対する動作内容は設定されておらず、ユーザ属性に応じた異なる動作内容が設定されている。

この実施形態では、投入されるジョブの属性に応じて以下のパターンのワークフローが、ワークフロー自動生成部１５により生成される。
（１）投入されるジョブの文書属性：レベル「低」、ユーザ属性：Ａ氏の場合
Ｓｔｅｐ１：スキャン：モノクロ３００ｄｐｉ
→Ｓｔｅｐ２：メール送信：Ａ氏にメール送信
→Ｓｔｅｐ３：何もしない（スキップされる）
（２）投入されるジョブの文書属性：レベル「低」、ユーザ属性：Ｂ氏の場合
Ｓｔｅｐ１：スキャン：モノクロ３００ｄｐｉ
→Ｓｔｅｐ２：メール送信：Ｂ氏にメール送信
→Ｓｔｅｐ３：プリント：表紙のみプリント
（３）投入されるジョブの文書属性：レベル「低」、ユーザ属性：Ｃ氏の場合
Ｓｔｅｐ１：スキャン：モノクロ３００ｄｐｉ
→Ｓｔｅｐ２：メール送信：Ｃ氏にメール送信
→Ｓｔｅｐ３：プリント：プリント
（４）投入されるジョブの文書属性：レベル「中」、ユーザ属性：Ａ氏の場合
Ｓｔｅｐ１：スキャン：モノクロ３００ｄｐｉ
→Ｓｔｅｐ２：何もしない（スキップされる）
→Ｓｔｅｐ３：何もしない（スキップされる）
（５）投入されるジョブの文書属性：レベル「中」、ユーザ属性：Ｂ氏の場合
Ｓｔｅｐ１：スキャン：モノクロ３００ｄｐｉ
→Ｓｔｅｐ２：メール送信：Ｂ氏にパスワード設定してメール送信
→Ｓｔｅｐ３：プリント：表紙のみプリント
（６）投入されるジョブの文書属性：レベル「中」、ユーザ属性：Ｃ氏の場合
Ｓｔｅｐ１：スキャン：モノクロ３００ｄｐｉ
→Ｓｔｅｐ２：メール送信：Ｃ氏にパスワード設定してメール送信
→Ｓｔｅｐ３：プリント：表紙のみプリント
（Ｓｔｅｐ２でパスワード設定されているため、表紙のみプリントとなる）
（７）投入されるジョブの文書属性：レベル「高」、ユーザ属性：Ａ氏の場合
Ｓｔｅｐ１：スキャン：カラー３００ｄｐｉ
→Ｓｔｅｐ２：何もしない（スキップされる）
→Ｓｔｅｐ３：何もしない（スキップされる）
（８）投入されるジョブの文書属性：レベル「高」、ユーザ属性：Ｂ氏の場合
Ｓｔｅｐ１：スキャン：カラー３００ｄｐｉ
→Ｓｔｅｐ２：Ｂ氏に暗号化してメール送信
→Ｓｔｅｐ３：何もしない（スキップされる）
（Ｓｔｅｐ２で暗号化されているため、プリントしない設定となる）
（９）投入されるジョブの文書属性：レベル「高」、ユーザ属性：Ｃ氏の場合
Ｓｔｅｐ１：スキャン：カラー３００ｄｐｉ
→Ｓｔｅｐ２：Ｃ氏に暗号化してメール送信
→Ｓｔｅｐ３：何もしない（スキップされる）
（Ｓｔｅｐ２で暗号化されているため、プリントしない設定となる）
このように、自動生成されたワークフローのうち、上記した（６）、（８）、（９）３つの場合には、特定動作後の制限事項によって、Ｓｔｅｐ３の動作に制限を受けていることが分かる。

この例からも理解されるように、所定の動作内容に制限を加えたい場合にも、共通の制限条件を設定しておくことで実現することができ、個別のワークフロー毎に制限を設定する必要はなくなるから、便利であり、ユーザの利便性を向上できる。

以上、本発明の一実施形態を説明したが、本発明は上記実施形態に限定されることはない。例えば、ユーザが操作パネル部１１により、ワークフローの骨格を形成するための動作ステップや、各動作ステップ毎のジョブ属性に応じた動作内容や、動作ステップの制限条件を入力するものとしたが、パーソナルコンピュータ等の外部端末からネットワークを介して入力しても良い。

また、ジョブの属性は、文書属性やユーザ属性のみに限定されることはない。

この発明の一実施形態に係るワークフロー設定装置の機能的構成を示すブロック図である。ワークフローの骨格を設定するための入力画面を示す図である。ワークフローの骨格の一例を示すフローチャートである。図３のワークフローの骨格を形成する各動作ステップ毎に設定された、文書属性およびユーザ属性に応じた動作内容を示す図である。ジョブ投入からワークフロー実行までの流れを説明するための説明図である。ワークフロー設定からワークフローの実行までの処理を示すフローチャートである。ワークフローの骨格の別の例を示すフローチャートである。図７のワークフローの骨格を形成する各動作ステップ毎に設定された、文書属性およびユーザ属性に応じた動作内容を示す図である。

符号の説明

Ａワークフロー設定装置
１１操作パネル部
１２ワークフロー骨格設定部
１３動作内容設定部
１４記憶部
１５ワークフロー自動生成部
１５１文書属性判断部
１５２ユーザ属性判断部
１６ワークフロー実行部
１６１スキャナ部
１６２プリンタ部
１６３記憶部
１６４ネットワークインターフェイス部

Claims

複数の動作ステップからなるワークフローの骨格を、ユーザの入力に基づいて設定するワークフロー骨格設定手段と、
ユーザの入力に基づいて、前記各動作ステップ毎に、動作対象のジョブの複数の属性であって全ての動作ステップに共通する複数の属性の組み合わせに応じた複数の異なる動作内容を設定する動作内容設定手段と、
前記設定されたワークフローの骨格および動作内容を記憶する記憶手段と、
投入されたジョブの複数の属性を判断するジョブ属性判断手段と、
投入されたジョブの実行時に、前記記憶手段に記憶された動作内容と、前記ジョブ属性判断手段により判断されたジョブの複数の属性の組み合わせに基づいて、全ての動作ステップにおける各動作ステップ毎の動作を特定することにより、前記ジョブを実行するためのワークフローを生成するワークフロー生成手段と、
ユーザの入力に基づいて、動作ステップの動作を制限して実行させるためのまたは動作ステップの動作を禁止するための動作ステップに対する制限条件を設定する制限条件設定手段と、
前記ワークフロー生成手段により生成されたワークフローに従って各動作ステップの動作を実行するとともに、生成されたワークフローにおける各動作ステップのうち、前記設定された制限条件に該当する動作ステップの動作については、前記制限条件に従い、該動作を制限して実行しまたは該動作を禁止するワークフロー実行手段と、
を備えたことを特徴とする画像形成装置。
前記ジョブの複数の属性が文書属性及びユーザ属性である請求項１に記載の画像形成装置。
複数の動作ステップからなるワークフローの骨格を、ユーザの入力に基づいて設定する工程と、
ユーザの入力に基づいて、前記各動作ステップ毎に、動作対象のジョブの複数の属性であって全ての動作ステップに共通する複数の属性の組み合わせに応じた複数の異なる動作内容を設定する工程と、
前記設定されたワークフローの骨格および動作内容を記憶する工程と、
投入されたジョブの複数の属性を判断する工程と、
投入されたジョブの実行時に、前記記憶された動作内容と、前記判断されたジョブの複数の属性の組み合わせに基づいて、各動作ステップにおける動作を特定することにより、前記ジョブを実行するためのワークフローを生成する工程と、
ユーザの入力に基づいて、動作ステップの動作を制限して実行させるためのまたは動作ステップの動作を禁止するための動作ステップに対する制限条件を設定する工程と、
前記ワークフローを生成する工程において生成されたワークフローに従って各動作ステップの動作を実行するとともに、生成されたワークフローにおける各動作ステップのうち、前記設定された制限条件に該当する動作ステップの動作については、前記制限条件に従い、該動作を制限して実行しまたは該動作を禁止する工程と、
を備えたことを特徴とする画像処理装置で実行されるワークフロー設定方法。
前記ジョブの複数の属性が文書属性及びユーザ属性である請求項３に記載のワークフロー設定方法。
複数の動作ステップからなるワークフローの骨格を、ユーザの入力に基づいて設定する処理と、
ユーザの入力に基づいて、前記各動作ステップ毎に、動作対象のジョブの複数の属性であって全ての動作ステップに共通する複数の属性の組み合わせに応じた複数の異なる動作内容を設定する処理と、
前記設定されたワークフローの骨格および動作内容を記憶する処理と、
投入されたジョブの複数の属性を判断する処理と、
投入されたジョブの実行時に、前記記憶された動作内容と、前記判断されたジョブの複数の属性の組み合わせに基づいて、各動作ステップにおける動作を特定することにより、前記ジョブを実行するためのワークフローを生成する処理と、
ユーザの入力に基づいて、動作ステップの動作を制限して実行させるためのまたは動作ステップの動作を禁止するための動作ステップに対する制限条件を設定する処理と、
前記ワークフローを生成する処理において生成されたワークフローに従って各動作ステップの動作を実行するとともに、生成されたワークフローにおける各動作ステップのうち、前記設定された制限条件に該当する動作ステップの動作については、前記制限条件に従い、該動作を制限して実行しまたは該動作を禁止する処理と、
を画像形成装置のコンピュータに実行させるためのワークフロー設定処理プログラム。
前記ジョブの複数の属性が文書属性及びユーザ属性である請求項５に記載のワークフロー設定処理プログラム。