JP4832994B2 - 文書管理プログラム、文書管理システムおよびアクセス権設定方法 - Google Patents

Description

この発明は、文書管理サーバに記憶されている文書にアクセス権の設定をおこなう文書管理プログラム、文書管理システムおよびアクセス権設定方法に関し、特に、文書管理サーバに格納された文書に対して、その文書を必要としている全ての関係者がアクセスできるようにするためのアクセス権を自動設定することが可能な文書管理プログラム、文書管理システムおよびアクセス権設定方法に関する。

情報処理化の進展にともなって、企業等の大規模な組織においては、日々、大量の電子文書が作成されている。これらの文書は、ファイルサーバに置かれ、比較的少数の利用者に共有されることが多かったが、近年では、作成された文書を最大限に有効活用することを目指して、大量の文書を一元管理するＥＣＭ（Enterprise Content Management）の導入が進みつつある。

このように大量の文書を一元管理する場合、その文書を必要とする適格な利用者が自由に閲覧できるようにする必要がある一方で、不適格な利用者が閲覧できないようにアクセスを禁止することが重要である。ところが、大量の文書を一元管理する場合には、利用者も多数であるため、手作業によって、文書ごとに個別の利用者を指定して適切なアクセス権を設定することは事実上不可能である。

共有されるコンテンツに手作業でアクセス権を設定する代わりに、アクセス権を自動設定することを可能にする技術は、例えば、特許文献１において開示されている。この技術は、既存の第１の共有コンテンツから派生した第２の共有コンテンツを作成する場合に、第１の共有コンテンツのアクセス履歴に基づいて第２の共有コンテンツのアクセス権を自動設定するものである。

また、特許文献１には、第２の共有コンテンツの作成者が、第２の共有コンテンツを紹介するために送信したメールの送信先メールアドレスに基づいて第２の共有コンテンツのアクセス権を自動設定する技術も記載されている。

特開２００５−３４６４９２号公報

しかしながら、特許文献１において開示されている技術は、アクセス権が自動設定される利用者が、既存のコンテンツを利用した経験のある利用者と、コンテンツの作成者が紹介のメールを送信した相手とに限定されてしまうという問題がある。すなわち、全く新規な目的をもった文書（コンテンツ）を作成し、作成者自身もその文書を必要とする関係者を完全に把握していない場合には、特許文献１において開示されている技術をもちいてアクセス権を自動設定することができない。

この発明は、上述した従来技術による問題点を解消するためになされたものであり、文書管理サーバに格納された文書に対して、その文書を必要としている全ての関係者がアクセスできるようにするためのアクセス権を自動設定することが可能な文書管理プログラム、文書管理システムおよびアクセス権設定方法を提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するため、本発明の一つの態様では、文書管理システムを、文書管理サーバに記憶されている文書ごとにアクセス権を設定し前記文書へのアクセスを制限する文書管理部、メールの配送処理をおこなうメール送受信部、として機能させる文書管理プログラムであって、前記メール送受信部を、受信されたメールを解析し、文書管理サーバに記憶されている文書の格納位置を示す文書識別子が含まれていれば、それを抽出するメール解析部、前記メール解析部によって、前記メールから前記文書識別子が抽出された場合に、該文書識別子と前記メールの送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを該文書識別子が示す文書管理サーバを制御する前記文書管理部に送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求部、として機能させ、前記文書管理部を、前記メール送受信部から送信された送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを、予め記憶された変換テーブルを参照して、前記文書管理サーバにてアクセス制御をおこなうためのユーザＩＤへ変換するユーザＩＤ変換部、前記メール送受信部から送信された文書識別子が示す文書に、前記ユーザＩＤ変換手順によって変換されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定部、として機能させることを特徴とする。

また、本発明の他の態様では、記憶している文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理サーバと、メールの配送処理をおこなうメールサーバと、から構成される文書管理システムであって、前記メールサーバは、受信されたメールを解析し、文書管理サーバに記憶されている文書の格納位置を示す文書識別子が含まれていれば、それを抽出するメール解析手段と、前記メール解析手段によって、前記メールから前記文書識別子が抽出された場合に、該文書識別子と前記メールの送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを該文書識別子が示す文書管理サーバに送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求手段とを備え、前記文書管理サーバは、前記メールサーバから送信された送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを、予め記憶された変換テーブルを参照して、当該の文書管理サーバにてアクセス制御をおこなうためのユーザＩＤへ変換するユーザＩＤ変換手段と、前記メールサーバから送信された文書識別子が示す文書に、前記ユーザＩＤ変換手段によって変換されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定手段とを備えたことを特徴とする。

また、本発明の他の態様では、記憶している文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理サーバと、メールの配送処理をおこなうメールサーバと、によるアクセス権設定方法であって、前記メールサーバが、受信されたメールを解析し、文書管理サーバに記憶されている文書の格納位置を示す文書識別子が含まれていれば、それを抽出するメール解析工程と、前記メール解析工程において、前記メールから前記文書識別子が抽出された場合に、前記メールサーバが、該文書識別子と前記メールの送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを該文書識別子が示す文書管理サーバに送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求工程と、前記文書管理サーバが、前記メールサーバから送信された送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを、予め記憶された変換テーブルを参照して、当該の文書管理サーバにてアクセス制御をおこなうためのユーザＩＤへ変換するユーザＩＤ変換工程と、前記文書管理サーバが、前記メールサーバから送信された文書識別子が示す文書に、前記ユーザＩＤ変換工程において変換されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定工程とを含んだことを特徴とする。

これらの発明の態様によれば、メールサーバにおいて文書識別子を含むメールが受信された場合に、そのメールの送信先の利用者が文書識別子に対応する文書管理サーバ上の文書にアクセスするためのアクセス権が自動設定されるように構成したので、文書の存在を知らせるためのメールが連鎖的に転送されていく過程において、その文書を必要とする全ての関係者がその文書にアクセスできるようにアクセス権が自動設定される。

また、本発明の他の態様では、文書管理システムを、文書管理サーバに記憶されている文書ごとにアクセス権を設定し前記文書へのアクセスを制限する文書管理部、前記文書管理サーバにネットワーク接続された端末装置から前記文書管理サーバに記憶されている文書へアクセスするための文書アクセス部、として機能させる文書管理プログラムであって、前記文書アクセス部を、配布された文書から、文書管理サーバに記憶されている文書の格納位置を示す文書識別子を読み取るための制御をおこなう文書識別子読取制御部、前記文書識別子読取制御部の制御によって、前記文書から前記文書識別子が読み取られた場合に、該文書識別子と当該の前記文書アクセス部が機能している端末装置の利用者のユーザＩＤを該文書識別子が示す文書管理サーバを制御する前記文書管理部に送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求部、として機能させ、前記文書管理部を、前記文書アクセス部から送信された文書識別子が示す文書に、前記文書アクセス部から送信されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定部、として機能させることを特徴とする。

また、本発明の他の態様では、記憶している文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理サーバと、前記文書管理に記憶されている文書にアクセスする端末装置と、から構成される文書管理システムであって、前記端末装置は、配布された文書から、文書管理サーバに記憶されている文書の格納位置を示す文書識別子を読み取るための制御をおこなう文書識別子読取制御手段と、前記文書識別子読取制御手段の制御によって、前記文書から前記文書識別子が読み取られた場合に、該文書識別子と当該の端末装置の利用者のユーザＩＤを該文書識別子が示す文書管理サーバに送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求手段とを備え、前記文書管理サーバは、前記端末装置から送信された文書識別子が示す文書に、前記端末装置から送信されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定手段を備えたことを特徴とする。

また、本発明の他の態様では、記憶している文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理サーバと、前記文書管理に記憶されている文書にアクセスする端末装置と、によるアクセス権設定方法であって、前記端末装置が、配布された文書から、文書管理サーバに記憶されている文書の格納位置を示す文書識別子を読み取る文書識別子読取工程と、前記文書識別子読取工程において、前記文書から前記文書識別子が読み取られた場合に、前記端末装置が、該文書識別子と当該の端末装置の利用者のユーザＩＤを該文書識別子が示す文書管理サーバに送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求工程と、前記文書管理サーバが、前記端末装置から送信された文書識別子が示す文書に、前記端末装置から送信されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定工程とを含んだことを特徴とする。

これらの発明の態様によれば、文書識別子を含む文書が関係者に配布され、配布を受けた関係者が、自身が使用する端末装置にその文書識別子を読み取らせた場合に、その関係者が文書識別子に対応する文書管理サーバ上の文書にアクセスするためのアクセス権が自動設定されるように構成したので、文書の存在を知らせるための文書が関係者に配布される結果、その文書を必要とする全ての関係者がその文書にアクセスできるようにアクセス権が自動設定される。

また、本発明の他の態様では、文書管理システムを、文書管理サーバに記憶されている文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理部、メールの配送処理をおこなうメール送受信部、として機能させる文書管理プログラムであって、前記メール送受信部を、受信されたメールを解析し、何らかの文書が添付されていれば、そのメッセージダイジェストを計算するメール解析部、前記メール解析部によって、メッセージダイジェストが計算された場合に、該メッセージダイジェストと前記メールの送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを予め定められた文書管理部に送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求部、として機能させ、前記文書管理部を、前記文書管理サーバに文書を格納する場合に、該文書のメッセージダイジェストを計算して該文書と関連付けて記憶させておく文書登録部、前記メール送受信部からアクセス権の設定処理をおこなうように要求された場合に、該メール送受信部から送信された送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを、予め記憶された変換テーブルを参照して、前記文書管理サーバにてアクセス制御をおこなうためのユーザＩＤへ変換するユーザＩＤ変換部、前記メール送受信部から送信されたメッセージダイジェストと同一のメッセージダイジェストと関連付けて記憶されている文書に、前記ユーザＩＤ変換部によって変換されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定部、として機能させることを特徴とする。

また、本発明の他の態様では、記憶している文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理サーバと、メールの配送処理をおこなうメールサーバと、から構成される文書管理システムであって、前記メールサーバは、受信されたメールを解析し、何らかの文書が添付されていれば、そのメッセージダイジェストを計算するメール解析手段と、前記メール解析手段によって、メッセージダイジェストが計算された場合に、該メッセージダイジェストと前記メールの送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを予め定められた文書管理サーバに送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求手段とを備え、前記文書管理サーバは、前記文書管理サーバに文書を格納する場合に、該文書のメッセージダイジェストを計算して該文書と関連付けて記憶させておく文書登録手段と、前記メールサーバからアクセス権の設定処理をおこなうように要求された場合に、該メールサーバから送信された送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを、予め記憶された変換テーブルを参照して、前記文書管理サーバにてアクセス制御をおこなうためのユーザＩＤへ変換するユーザＩＤ変換手段と、前記メールサーバから送信されたメッセージダイジェストと同一のメッセージダイジェストと関連付けて記憶されている文書に、前記ユーザＩＤ変換手段によって変換されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定手段とを備えたことを特徴とする。

また、本発明の他の態様では、記憶している文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理サーバと、メールの配送処理をおこなうメールサーバと、によるアクセス権設定方法であって、前記文書管理サーバが、文書を格納する場合に、該文書のメッセージダイジェストを計算して該文書と関連付けて記憶させておく文書登録工程と、前記メールサーバが、受信されたメールを解析し、何らかの文書が添付されていれば、そのメッセージダイジェストを計算するメール解析工程と、前記メール解析工程において、メッセージダイジェストが計算された場合に、前記メールサーバが、該メッセージダイジェストと前記メールの送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを予め定められた文書管理サーバに送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求工程と、前記文書管理サーバが、前記メールサーバから送信された送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを、予め記憶された変換テーブルを参照して、当該の文書管理サーバにてアクセス制御をおこなうためのユーザＩＤへ変換するユーザＩＤ変換工程と、前記文書管理サーバが、前記メールサーバから送信されたメッセージダイジェストと同一のメッセージダイジェストと関連付けて記憶されている文書に、前記ユーザＩＤ変換工程において変換されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定工程とを含んだことを特徴とする。

これらの発明の態様によれば、メールサーバにおいて文書が添付されたメールが受信された場合に、そのメールの送信先の利用者が文書管理サーバに格納された同文書にアクセスするためのアクセス権が自動設定されるように構成したので、文書の存在を知らせるためのメールが連鎖的に転送されていく過程において、その文書を必要とする全ての関係者がその文書にアクセスできるようにアクセス権が自動設定される。

また、本発明の他の態様では、上記の発明の態様において、前記アクセス権設定手順は、前記文書管理サーバに記憶されている文書ごとに予め設定されている期限後に前記メール送受信プログラムからアクセス権の設定処理をおこなうように要求された場合に、アクセス権の設定をおこなわないことを特徴とする。

この発明の態様によれば、アクセス権の自動設定がおこなわれる期間を制限するように構成したので、アクセス権が設定される関係者を適切な範囲に絞り込むことができる。

また、本発明の他の態様では、上記の発明の態様において、前記アクセス権設定手順は、前記メール送受信プログラムから送信された情報に含まれる送信元メールアドレスが、前記文書管理サーバに記憶されている文書ごとに予め登録されている送信者のものではない場合に、アクセス権の設定をおこなわないことを特徴とする。

この発明の態様によれば、予め登録されている送信者からメールが送信された場合のみアクセス権の自動設定がおこなわれるように構成したので、正当な経路でメールが送られた場合のみアクセス権の自動設定をおこなうことができる。

本発明の一つの態様によれば、メールサーバにおいて文書識別子を含むメールが受信された場合に、そのメールの送信先の利用者が文書識別子に対応する文書管理サーバ上の文書にアクセスするためのアクセス権が自動設定されるように構成したので、文書の存在を知らせるためのメールが連鎖的に転送されていく過程において、その文書を必要とする全ての関係者がその文書にアクセスできるようにアクセス権が自動設定されるという効果を奏する。

また、本発明の一つの態様によれば、文書識別子を含む文書が関係者に配布され、配布を受けた関係者が、自身が使用する端末装置にその文書識別子を読み取らせた場合に、その関係者が文書識別子に対応する文書管理サーバ上の文書にアクセスするためのアクセス権が自動設定されるように構成したので、文書の存在を知らせるための文書が関係者に配布される結果、その文書を必要とする全ての関係者がその文書にアクセスできるようにアクセス権が自動設定されるという効果を奏する。

また、本発明の他の態様によれば、メールサーバにおいて文書が添付されたメールが受信された場合に、そのメールの送信先の利用者が文書管理サーバに格納された同文書にアクセスするためのアクセス権が自動設定されるように構成したので、文書の存在を知らせるためのメールが連鎖的に転送されていく過程において、その文書を必要とする全ての関係者がその文書にアクセスできるようにアクセス権が自動設定されるという効果を奏する。すなわち、その後、文書管理サーバ上の文書が更新されてもアクセス権は維持されるので、全ての関係者は常に、最新の文書を閲覧できるようになる。

また、本発明の他の態様によれば、アクセス権の自動設定がおこなわれる期間を制限するように構成したので、重要な文書は、短期間に関係者に配布され、関係者外への流通には時間がかかることから、メールの転送が繰り返されて関係者外のユーザにアクセス権が設定されてしまうことが発生しにくくなる効果を奏する。

また、本発明の他の態様によれば、予め登録されている送信者からメールが送信された場合のみアクセス権の自動設定がおこなわれるように構成したので、正当な経路でメールが送られた場合のみアクセス権の自動設定をおこなうことができるという効果を奏する。

以下に添付図面を参照して、本発明に係る文書管理プログラム、文書管理システムおよびアクセス権設定方法の好適な実施の形態を詳細に説明する。

まず、本実施例に係るアクセス権設定方法を説明する上で想定する環境について説明しておく。図１は、本実施例に係るアクセス権設定方法を適用する環境の一例を示す図である。

同図に示した環境は、企業内ネットワークであり、部門１１〜１６が、ネットワーク２０を介して接続されている。部門１１は、文書管理サーバ１００と、メールサーバ２００と、利用者が文書の作成や閲覧をおこなう端末装置３０１〜３０４とをＬＡＮ（Local Area Network）３１で接続して構成されている。部門１２〜１６も、部門１１と同様の構成である。

文書管理サーバ１００は、大量の文書を格納することが可能なサーバ装置である。文書管理サーバ１００に格納された文書は、部門１１内の端末装置３０１〜３０４からアクセスが可能であるほか、部門１２〜１６内の端末装置からもアクセスが可能である。ただし、文書管理サーバ１００は、文書を適切に管理するために、文書ごとに利用者を指定してアクセス権を設定できるように構成されており、各利用者は、アクセスが許されていない文書にはアクセスすることができない。

次に、本実施例に係るアクセス権設定方法の概要について説明する。図２は、本実施例に係るアクセス権設定方法の概要を示す図である。ここでは、端末装置３０１の利用者が文書を作成したものとして説明する。

端末装置３０１の利用者は、文書を作成した後（ステップＳ１０１）、その文書を、他の利用者と共有するため、文書管理サーバ１００に格納する（ステップＳ１０２）。この段階では、格納した文書には自分だけがアクセスできるように設定し、不適格な利用者が偶然にその文書にアクセスすることがないようにしておく。

続いて、端末装置３０１の利用者は、自身が作成した文書を必要としている者へ向けて、文書が共有可能になった旨をメールで連絡する（ステップＳ１０３）。この例では、端末装置３０１の利用者は、端末装置３０２の利用者がその文書を必要としていることは知っているが、他に誰がその文書を必要としているか分からないため、メールを端末装置３０２の利用者向けに送信している。

端末装置３０１の利用者は、メールを送信するにあたって、文書管理サーバ１００に格納した文書の位置を示す所定の書式の文字列（以下、この文書の位置を示す所定の文字列を「文書識別子」という）をメールに含める。文書識別子は、例えば、ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）やＵＮＣ（Universal Naming Convention）の書式で記述される。

端末装置３０１から送信されたメールは、一旦、メールサーバ２００に受信される。メールを受信したメールサーバ２００は、メールを解析して文書識別子が含まれているか否かを判定する（ステップＳ１０４）。そして、メールに文書識別子が含まれていることを認識すると、その文書識別子とメールの送信先メールアドレス等を文書管理サーバ１００に送信して、文書識別子が示す文書にアクセス権の設定をおこなうように要求する（ステップＳ１０５）。

要求を受けた文書管理サーバ１００は、送信された文書識別子に対応する文書を特定し、送信された送信先メールアドレスに対応する利用者がその文書にアクセスできるようにアクセス権を設定する（ステップＳ１０６）。具体的には、ここでは、端末装置３０２の利用者が当該の文書にアクセスできるようにアクセス権が設定される。

その後、端末装置３０２の要求により、端末装置３０１から送信されたメールは、メールサーバ２００から端末装置３０２へ配信される（ステップＳ１０７）。そして、端末装置３０２が備える表示装置に表示され、端末装置３０２の利用者に閲覧される（ステップＳ１０８）。メールに記載されている文書には、端末装置３０２の利用者のアクセスを認めるようにアクセス権が設定されているため、端末装置３０２の利用者は、この段階で、既に、その文書を閲覧することが可能になっている。

そして、メールの内容を確認した端末装置３０２の利用者は、メールに記載されている文書が共有可能になった旨を伝えるため、端末装置３０１の利用者から送信されたメールを他の利用者に転送する（ステップＳ１０９）。この例では、端末装置３０２の利用者は、端末装置３０３の利用者と端末装置３０４の利用者がその文書を必要としていることを知っているので、メールをその２名に向けに送信している。文書の位置を伝えるため、転送されるメールにも、文書識別子はそのまま残される。

なお、本明細書においては、「転送」の語は、受信したメールをそのまま第三者に送信することだけではなく、適宜本文の文面を編集しながら、当初記載されていた文書識別子を残して第三者に送信することも含むものとする。

端末装置３０２から転送されたメールは、一旦、メールサーバ２００に受信される。メールを受信したメールサーバ２００は、メールを解析して文書識別子が含まれているか否かを判定する（ステップＳ１１０）。そして、メールに文書識別子が含まれていることを認識すると、その文書識別子とメールの送信先メールアドレス等を文書管理サーバ１００に送信して、文書識別子が示す文書にアクセス権の設定をおこなうように要求する（ステップＳ１１１）。

要求を受けた文書管理サーバ１００は、送信された文書識別子に対応する文書を特定し、送信された送信先メールアドレスに対応する利用者がその文書にアクセスできるようにアクセス権を設定する（ステップＳ１１２）。具体的には、ここでは、端末装置３０３の利用者と端末装置３０４の利用者が当該の文書にアクセスできるようにアクセス権が設定される。

その後、端末装置３０３および３０４の要求により、端末装置３０２から転送されたメールは、メールサーバ２００から端末装置３０３および３０４へ配信される（ステップＳ１１３）。そして、端末装置３０３が備える表示装置に表示されて、端末装置３０３の利用者に閲覧され（ステップＳ１１４）、端末装置３０４が備える表示装置に表示されて、端末装置３０４の利用者に閲覧される（ステップＳ１１５）。

メールに記載されている文書には、端末装置３０３の利用者と端末装置３０４の利用者のアクセスを認めるようにアクセス権が設定されているため、端末装置３０３の利用者と端末装置３０４は、この段階で、既に、その文書を閲覧することが可能になっている。

そして、メールの内容を確認した端末装置３０３の利用者と端末装置３０４の利用者は、必要であれば、メールに記載されている文書が共有可能になった旨を伝えるため、端末装置３０２の利用者から転送されたメールを他の利用者に転送する。なお、転送先は、部門１１以外の部門の利用者であってもよい。

転送がおこなわれた場合、メールサーバ２００もしくは同等の機能をもつ他部門のサーバ（以下、単に「メールサーバ２００等」という）によってメールが一旦受信される。そして、メールに文書識別子が含まれることが認識されると、そのメールの送信先メールアドレスに対応する利用者が、その文書識別子が示す文書にアクセスできるように、アクセス権の設定がおこなわれる。

このように、本実施例に係るアクセス権設定方法では、文書識別子が含まれたメールを、その文書識別子が示す文書を必要とする利用者に送信することにより、送信先の利用者がその文書にアクセスできるようにアクセス権の設定が自動的に実行される。かかるメールは、受信者の判断によって、文書識別子が示す文書を必要とする他の利用者に連鎖的に転送されるので、文書の作成者がその文書を必要としている利用者全体を認識していない場合であっても、アクセス権が適切に設定されていくことになる。

メールに文書の所在を示すＵＲＬ等を含めて送信することは、従来から一般的におこなわれている行為であり、本実施例に係るアクセス権設定方法では、利用者が従来どおりの作業をするだけでアクセス権の設定が自動的におこなわれる。

なお、本実施例に係るアクセス権設定方法では、アクセス権が無制限に設定されることを防止するため、文書が文書管理サーバ１００に格納されて以降の経過時間や、メールの送信者の役職等によって、アクセス権の自動設定をおこなうか否かを制御することができるようになっている。

次に、図１に示した文書管理サーバ１００の構成について説明する。図３は、本実施例に係る文書管理サーバ１００の構成を示す機能ブロック図である。同図に示すように、文書管理サーバ１００は、制御部１１０と、記憶部１２０と、ネットワークインターフェース部１３０とを有する。ネットワークインターフェース部１３０は、ネットワークを介して各種情報のやりとりをおこなうためのインターフェース部である。

制御部１１０は、文書管理サーバ１００を全体制御する制御部であり、文書アクセス制御部１１１と、文書登録部１１２と、文書識別子生成部１１３と、アクセス権設定部１１４と、ユーザＩＤ変換部１１５とを有する。文書アクセス制御部１１１は、記憶部１２０の文書格納領域１２１に格納された各文書にアクセス権を設定し、そのアクセス権によって認められた利用者のみが文書にアクセスできるようにするための各種制御をおこなう制御部である。

文書登録部１１２は、利用者等の指示に従って、文書格納領域１２１に文書を格納し、指示されたアクセス権をその文書に設定するように文書アクセス制御部１１１に依頼する処理部である。文書登録部１１２は、文書格納領域１２１に文書を格納する場合に、利用者等の指示に従って、アクセス権の自動設定を制御するための情報を記憶部１２０のアクセス権制御テーブル１２２に設定する。

アクセス権制御テーブル１２２の一例を図４に示す。同図に示すように、アクセス権制御テーブル１２２は、文書名、文書識別子、登録日時、アクセス権設定期間、送信者制約、転送回数制約、設定対象者といった項目を有し、文書格納領域１２１に格納された文書ごとにエントリが登録される。

文書名は、文書格納領域１２１に格納された文書を文書管理サーバ１００が内部的に識別するためのパス名である。文書識別子は、文書管理サーバ１００とネットワーク接続された他の装置からみた文書の格納位置を所定の書式で表した文字列である。この例では、文書の格納位置をＵＲＬの書式で表したものを文書識別子としている。登録日時は、文書が登録された日時を示す。

アクセス権設定期間〜設定対象者は、文書の登録者によって任意に設定可能な項目であり、アクセス権設定部１１４によるアクセス権の自動設定を制限するための情報が設定される。

アクセス権設定期間は、登録日時が示す日時以降、当該の文書にアクセス権の自動設定をおこなう期間を指定する項目である。文書識別子が記載されたメールは、文書を必要とする適格な利用者に一定期間内に行き渡り、その後は、不適格な利用者に伝播し始めると考えられる。アクセス権設定期間を適切に設定することにより、アクセス権の自動設定が適格な利用者のみを対象にしておこなわれるように制御することができる。なお、期間によるアクセス権の自動設定の制限が不要の場合は、アクセス権設定期間は未設定となる。

送信者制約は、特定の送信者からメールが送信された場合のみアクセス権の自動設定がおこなわれるようにするための項目である。送信者制約には、送信者のメールアドレス、もしくは、送信者が属するグループのグループ名のリストを指定することができ、ここに指定された情報に該当する送信者からメールが送信された場合のみアクセス権の設定がおこなわれる。送信者制約を設定することにより、例えば、部門長から正式にメールが転送された場合にのみ、文書にアクセス権を自動設定する運用が可能になる。なお、メールの送信者によるアクセス権の自動設定の制限が不要の場合は、送信者制約は未設定となる。

転送回数制約は、文書識別子が記載されたメールが、当初の送信者によって送信されて以降、何回転送されたときまでアクセス権の自動設定をおこなうかを指定する項目である。文書識別子が記載されたメールは、文書を必要とする適格な利用者には、比較的少数の転送で到達すると考えられる。転送回数制約を適切に設定することにより、アクセス権の自動設定が適格な利用者のみを対象にしておこなわれるように制御することができる。なお、転送回数によるアクセス権の自動設定の制限が不要の場合は、転送回数制約は未設定となる。

設定対象者は、メールサーバ２００等から送信された情報に含まれるいずれの種類のメールアドレスを対象としてアクセス権の自動設定をおこなうかを指定する項目であり、ＴＯに設定されていたメールアドレスを対象とするか、ＣＣに設定されていたメールアドレスを対象とするか、ＢＣＣに設定されていたメールアドレスを対象とするかを独立して設定することができる。

なお、メールアドレスの種別ごとにアクセス権の自動設定をおこなうか否かを設定するだけでなく、アクセスのレベルを設定することもできる。例えば、メールを送信する場合、直接的に関連する関係者をＴＯに指定し、間接的に関連する関係者とＣＣやＢＣＣで指定する場合が多い。この場合、例えば、ＴＯで指定された関係者のみ書き込みを許可し、ＣＣやＢＣＣで指定された関係者には読み取りのみを許可することで、関連の高さに応じて自動設定されるアクセス権のレベルを適切に調整することができる。

図４の１行目のエントリは、文書名「／ｄｅｐｔＡ／ｆｏｌｄｅｒ０１／ＡＡＡ」という文書は、「ｆｉｌｅ：／／ｄｏｃｓｅｒｖ０１／ｄｅｐｔＡ／ｆｏｌｄｅｒ０１／ＡＡＡ」という文書識別子でネットワーク上の他の装置から識別され、２００６年７月１１日１５時２９秒に文書管理サーバ１００の文書格納領域１２１に格納されたことを示している。

また、同エントリは、その文書の登録日時から１０日の期間内に、「部門長」もしくは「グループ長」というグループに属する利用者を送信者として、「ｆｉｌｅ：／／ｄｏｃｓｅｒｖ０１／ｄｅｐｔＡ／ｆｏｌｄｅｒ０１／ＡＡＡ」という文書識別子を含むメールが送信もしくは転送された場合に、メールのＴＯおよびＣＣに設定されていたメールアドレスに対応する利用者がその文書にアクセスするためのアクセス権を設定するように指定されていることを示している。

また、同図の２行目のエントリは、文書名「／ｄｅｐｔＡ／ｆｏｌｄｅｒ０１／ＢＢＢ」という文書は、「ｆｉｌｅ：／／ｄｏｃｓｅｒｖ０１／ｄｅｐｔＡ／ｆｏｌｄｅｒ０１／ＢＢＢ」という文書識別子でネットワーク上の他の装置から識別され、２００６年７月１２日１３時４７秒に文書管理サーバ１００の文書格納領域１２１に格納されたことを示している。

また、同エントリは、「ｆｉｌｅ：／／ｄｏｃｓｅｒｖ０１／ｄｅｐｔＡ／ｆｏｌｄｅｒ０１／ＢＢＢ」という文書識別子を含むメールの転送回数が、当初のメールを起点として３回以内である場合に、メールのＴＯに設定されていたメールアドレスに対応する利用者がその文書にアクセスするためのアクセス権を設定するように指定されていることを示している。

文書識別子生成部１１３は、文書登録部１１２の依頼に従って、文書登録部１１２が文書格納領域１２１に格納した文書に対応する文書識別子を生成し、応答する処理部である。

アクセス権設定部１１４は、メールサーバ２００等から送信された情報に基づいて文書格納領域１２１に格納されている文書にアクセス権を設定する処理部である。アクセス権設定部１１４は、メールサーバ２００等からの要求を受け付けると、そこに含まれる文書識別子をキーにしてアクセス権制御テーブル１２２を検索し、同一の文書識別子が登録されているエントリを取得する。

ここで、同一の文書識別子が登録されているエントリがみつからなければ、アクセス権設定部１１４は、アクセス権の設定をおこなうことなく処理を終了する。

一方、同一の文書識別子が登録されているエントリがみつかった場合は、そのエントリのアクセス権設定期間に値が設定されていれば、アクセス権設定部１１４は、同一エントリに設定されている登録日時にその値を加算してアクセス権の自動設定をおこなう期限を算出する。そして、現在日時がその期限を超過していれば、アクセス権設定部１１４は、アクセス権の設定をおこなうことなく処理を終了する。

また、そのエントリの送信者制約に値が設定されていれば、アクセス権設定部１１４は、メールサーバ２００等からの情報に含まれる送信元メールアドレスを取得する。そして、その送信元メールアドレスが、送信者制約に設定されているメールアドレスのいずれとも一致せず、また、その送信元メールアドレスが、送信者制約に設定されているグループのいずれにも含まれない場合、アクセス権設定部１１４は、アクセス権の設定をおこなうことなく処理を終了する。

なお、メールアドレスがどのグループに含まれているかは、例えば、記憶部１２０のメールアドレス変換テーブル１２４を参照することで知ることができる。

また、そのエントリの転送回数制約に値が設定されていれば、アクセス権設定部１１４は、記憶部１２０の要求履歴データ１２３を参照して、送信された要求に対応するメールが当初のメールを起点として何回目に転送されたものであるかを取得する。要求履歴データ１２３には、過去にメールサーバ２００等から送信された情報が履歴情報として記録されており、今回送信された情報に含まれる文書識別子と同一の文書識別子をもつ情報を抽出し、送信元と送信先の関係を辿ることにより、メールの転送回数を知ることができる。そして、転送回数が転送回数制約の値を超過していれば、アクセス権設定部１１４は、アクセス権の設定をおこなうことなく処理を終了する。

メールサーバ２００等から送信された情報が上記の制約のいずれにも違反していなかった場合、アクセス権設定部１１４は、取得したエントリの設定対象者の項目においてアクセス権設定の対象者となっている種別の送信先メールアドレスを送信された情報から抽出し、それをユーザＩＤ変換部１１５へ引き渡して、文書管理サーバ１００においてアクセス制御にもちいるユーザＩＤへ変換させる。そして、送信された情報に含まれる文書識別子に対応する文書に、それらのユーザＩＤをもつ利用者がアクセスできるように、文書アクセス制御部１１１にアクセス権を設定させる。

ユーザＩＤ変換部１１５は、アクセス権設定部１１４の指示に従って、メールアドレスをユーザＩＤへ変換する処理部である。この変換処理は、メールアドレス変換テーブル１２４を参照しておこなわれる。メールアドレス変換テーブル１２４の一例を図５に示す。同図に示すように、メールアドレス変換テーブル１２４は、メールアドレス、ユーザＩＤ、所属グループといった項目を有する。

メールアドレスは、変換対象のメールアドレスであり、ユーザＩＤは、そのメールアドレスをもつ利用者のユーザＩＤである。そして、所属グループは、そのメールアドレスが含まれるグループのグループ名のリストである。グループは、例えば、役職単位や所属単位で設定される。

記憶部１２０は、各種情報を記憶する記憶部であり、文書格納領域１２１を備え、アクセス権制御テーブル１２２と、要求履歴データ１２３と、メールアドレス変換テーブル１２４とを記憶する。これらの詳細については既に説明済みであるので、ここでは説明を省略する。

次に、図１に示したメールサーバ２００の構成について説明する。図６は、本実施例に係るメールサーバ２００の構成を示す機能ブロック図である。同図に示すように、メールサーバ２００は、制御部２１０と、記憶部２２０と、ネットワークインターフェース部２３０とを有する。ネットワークインターフェース部２３０は、ネットワークを介して各種情報のやりとりをおこなうためのインターフェース部である。

制御部２１０は、メールサーバ２００を全体制御する制御部であり、メール送受信制御部２１１と、メール解析部２１２と、アクセス権設定要求部２１３とを有する。メール送受信制御部２１１は、ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）やＰＯＰ（Post Office Protocol）等の各種メールプロトコルに従って、メールの送受信に関する一般的な制御をおこなう制御部である。

メール解析部２１２は、メール送受信制御部２１１において、当該のメールサーバの利用者宛のメールが受信された場合に、そのメールの内容を解析し、文書識別子が含まれている場合には、それを抽出する処理部である。

アクセス権設定要求部２１３は、メール解析部２１２によって、抽出された文書識別子から文書が保管されている文書管理サーバを特定し、特定した文書管理サーバに、抽出された文書識別子と、メールに含まれていた送信元メールアドレスと、ＴＯ、ＣＣおよびＢＣＣの送信先メールアドレスとを送信してアクセス権の設定を要求する処理部である。

記憶部２２０は、各種情報を記憶する記憶部であり、スプール領域２２１を備える。スプール領域２２１は、メール送受信制御部２１１が、当該のメールサーバの利用者宛のメール等を記憶する領域である。

次に、図３に示した文書管理サーバ１００と図６に示したメールサーバ２００の処理手順について説明する。図７は、文書管理サーバ１００の文書登録時の処理手順を示すフローチャートである。

同図に示すように、文書登録部１１２は、端末装置３０１〜３０４等を介して文書の作成者等から文書の登録を依頼されると、それを受け付け（ステップＳ２０１）、文書アクセス制御部１１１にその文書を文書格納領域１２１へ格納させ（ステップＳ２０２）、指定された初期のアクセス権を設定させる（ステップＳ２０３）。

そして、格納された文書の位置を示す文書識別子を文書識別子生成部１１３に生成させ（ステップＳ２０４）、アクセス権制御テーブル１２２に新たなエントリを追加し、生成された文書識別子や指定された各種制約条件をそこに設定する（ステップＳ２０５）。

この後、文書の格納を完了した文書の作成者等は、アクセス権制御テーブル１２２の参照等により、格納された文書の文書識別子を取得し、文書の存在を知らせるために、文書識別子を含むメールを関係者に向けて送信する。そして、それを受信した関係者が、連鎖的に、その文書を必要とする相手にメールを転送していく。こうして送信されたメールをメールサーバ２００が受信した場合の処理手順を以下に示す。

図８は、メールサーバ２００のメール受信時の処理手順を示すフローチャートである。同図に示すように、メール送受信制御部２１１においてメールが受信されると、そのメールが当該のメールサーバの利用者宛であるかの確認がおこなわれる（ステップＳ３０１）。そして、そのメールが当該のメールサーバの利用者宛でなければ（ステップＳ３０２否定）、メール送受信制御部２１１がそのメールを適当な配送先へ配送して処理が終了する（ステップＳ３０３）。

一方、そのメールが当該のメールサーバの利用者宛であれば（ステップＳ３０２肯定）、メール送受信制御部２１１は、そのメールをスプール領域２２１へ格納する（ステップＳ３０４）。そして、メール解析部２１２がメールの内容を解析し（ステップＳ３０５）、メールに文書識別子が含まれていれば（ステップＳ３０６肯定）、アクセス権設定要求部２１３が、その文書識別子が示す文書管理サーバに文書識別子やアドレス情報を送信してアクセス権の設定を要求する（ステップＳ３０７）。

続いて、メールサーバ２００からアクセス権の設定を要求された場合の文書管理サーバ１００の処理手順を以下に示す。図９は、文書管理サーバ１００のアクセス権設定時の処理手順を示すフローチャートである。

同図に示すように、アクセス権設定部１１４は、メールサーバ２００から送信された文書識別子とアドレス情報を受信すると（ステップＳ４０１）、受信した文書識別子をキーにしてアクセス権制御テーブル１２２を検索する（ステップＳ４０２）。

ここで、同一の文書識別子が登録されているエントリがみつからなければ（ステップＳ４０３否定）、アクセス権設定部１１４は、送信された文書識別子とアドレス情報を要求履歴データ１２３に記録して処理を終了する（ステップＳ４０９）。

一方、同一の文書識別子が登録されているエントリがみつかった場合は（ステップＳ４０３肯定）、アクセス権設定部１１４は、以下の検査をおこなう。まず、みつかったエントリのアクセス権設定期間に値が設定されていれば、エントリに設定されている登録日時にその値を加算してアクセス権の自動設定をおこなう期限を算出する。そして、現在日時がその期限を超過していれば（ステップＳ４０４肯定）、送信された文書識別子とアドレス情報を要求履歴データ１２３に記録して処理を終了する（ステップＳ４０９）。

また、そのエントリの送信者制約に値が設定されていれば、メールサーバ２００から送信された送信元メールアドレスを取得する。そして、その送信元メールアドレスが、送信者制約に設定されているメールアドレスのいずれとも一致せず、また、その送信元メールアドレスが、送信者制約に設定されているグループのいずれにも含まれない場合、（ステップＳ４０５肯定）、送信された文書識別子とアドレス情報を要求履歴データ１２３に記録して処理を終了する（ステップＳ４０９）。

また、そのエントリの転送回数制約に値が設定されていれば、記憶部１２０の要求履歴データ１２３を参照して、送信された要求に対応するメールが当初のメールを起点として何回目に転送されたものであるかを取得する。そして、転送回数が転送回数制約の値を超過していれば、（ステップＳ４０６肯定）、送信された文書識別子とアドレス情報を要求履歴データ１２３に記録して処理を終了する（ステップＳ４０９）。

上記のいずれの条件にも当てはまらなかった場合（ステップＳ４０４否定かつステップＳ４０５否定かつステップＳ４０６否定）、アクセス権設定部１１４は、取得したエントリの設定対象者の項目においてアクセス権設定の対象者となっている種別の送信先メールアドレスを送信された情報から抽出し、それをユーザＩＤ変換部１１５へ引き渡して、文書管理サーバ１００においてアクセス制御にもちいるユーザＩＤへ変換させる（ステップＳ４０７）。そして、送信された情報に含まれる文書識別子に対応する文書に、それらのユーザＩＤをもつ利用者がアクセスできるように、文書アクセス制御部１１１にアクセス権を設定させ（ステップＳ４０８）、送信された文書識別子とアドレス情報を要求履歴データ１２３に記録して処理を終了する（ステップＳ４０９）。

なお、図３に示した文書管理サーバ１００の構成は、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々に変更することができる。例えば、文書管理サーバ１００の制御部１１０の機能をソフトウェアとして実装し、これをコンピュータで実行することにより、文書管理サーバ１００と同等の機能を実現することもできる。以下に、制御部１１０の機能をソフトウェアとして実装した文書管理プログラム１０７１を実行するコンピュータの一例を示す。

図１０は、文書管理プログラム１０７１を実行するコンピュータ１０００を示す機能ブロック図である。このコンピュータ１０００は、各種演算処理を実行するＣＰＵ（Central Processing Unit）１０１０と、ユーザからのデータの入力を受け付ける入力装置１０２０と、各種情報を表示するモニタ１０３０と、記録媒体からプログラム等を読み取る媒体読取り装置１０４０と、ネットワークを介して他のコンピュータとの間でデータの授受をおこなうネットワークインターフェース装置１０５０と、各種情報を一時記憶するＲＡＭ（Random Access Memory）１０６０と、ハードディスク装置１０７０とをバス１０８０で接続して構成される。

そして、ハードディスク装置１０７０には、図３に示した制御部１１０と同様の機能を有する文書管理プログラム１０７１が記憶される。また、ハードディスク装置１０７０には、図３に示した文書格納領域１２１に対応する文書格納領域１０７２が設けられ、アクセス権制御テーブル１２２、要求履歴データ１２３およびメールアドレス変換テーブル１２４に対応する文書管理用データ１０７３が記憶される。

なお、文書格納領域１０７２および文書管理用データ１０７３、もしくは、その一方を、適宜分散させ、ネットワークを介して接続された他のコンピュータに記憶させておくこともできる。

そして、ＣＰＵ１０１０が文書管理プログラム１０７１をハードディスク装置１０７０から読み出してＲＡＭ１０６０に展開することにより、文書管理プログラム１０７１は、文書管理プロセス１０６１として機能するようになる。そして、文書管理プロセス１０６１は、文書格納領域１０７２および文書管理用データ１０７３から読み出した情報等を適宜ＲＡＭ１０６０上の自身に割り当てられた領域に展開し、この展開したデータ等に基づいて各種データ処理を実行する。

なお、上記の文書管理プログラム１０７１は、必ずしもハードディスク装置１０７０に格納されている必要はなく、ＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に記憶されたこのプログラムを、コンピュータ１０００が読み出して実行するようにしてもよい。また、公衆回線、インターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）等を介してコンピュータ１０００に接続される他のコンピュータ（またはサーバ）等にこのプログラムを記憶させておき、コンピュータ１０００がこれらからプログラムを読み出して実行するようにしてもよい。

同様に、図６に示したメールサーバ２００の構成は、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々に変更することができる。例えば、メールサーバ２００の制御部２１０の機能をソフトウェアとして実装し、これをコンピュータで実行することにより、メールサーバ２００と同等の機能を実現することもできる。制御部２１０の機能をソフトウェアとして実装したメール送受信プログラムを実行するコンピュータの構成は上記のコンピュータ１０００と同様である。

上述してきたように、本実施例１では、メールサーバにおいて文書識別子を含むメールが受信された場合に、そのメールの送信先の利用者が文書識別子に対応する文書管理サーバ上の文書にアクセスするためのアクセス権が自動設定されるように構成したので、文書の存在を知らせるためのメールが連鎖的に転送されていく過程において、その文書を必要とする全ての関係者がその文書にアクセスできるようにアクセス権が自動設定される。

なお、上記の実施例では、文書の存在を連絡するメールにＵＲＬ等の文書識別子を埋め込み、メールサーバがその文書識別子を認識して文書管理サーバにアクセス権の設定を要求する例を示したが、文書の存在を連絡するメールに文書識別子を埋め込む代わりに、文書そのものをメールに添付することとしてもよい。

この場合、文書管理サーバ１００の文書登録部１１２は、文書の登録を依頼されると、ＭＤ５等のハッシュ関数をもちいてその文書メッセージダイジェストを計算し、文書格納領域１２１に格納された文書と対応付けて、計算されたメッセージダイジェストをアクセス権制御テーブル１２２に記憶しておく。

そして、その文書の存在を他の関係者等に知らせようとする利用者は、文書そのものをメールに添付して送信もしくは転送する。メールサーバ２００のメール解析部２１２は、当該のメールサーバの利用者宛のメールが受信され、そのメールに文書が添付されていると、その文書のメッセージダイジェストを計算し、予め送信先として設定されている１ないし複数の文書管理サーバに対して、そのメッセージダイジェストとメールのアドレス情報を送信する。

メールサーバ２００からメッセージダイジェスト等を受信した文書管理サーバ１００のアクセス権設定部１１４は、送信されたメッセージダイジェストをキーにしてアクセス権制御テーブル１２２を検索する。そして、同一のメッセージダイジェストをもつエントリがあり、そのエントリに設定された制約に問題がなければ、送信されたメールアドレスに対応する利用者がそのエントリに対応する文書にアクセスできるようにアクセス権の設定をおこなう。

この方式は、文書識別子の書式を意識することなく、単に文書を添付してメールを送信もしくは転送するだけで自動的にアクセス権の設定がおこなわれるので、ＵＲＬ等の書式に詳しくない利用者でも利用しやすい。なお、この方式では、文書そのものがメールで他の利用者に送信されることになるが、文書の最新版は、文書管理サーバ１００で管理されるので、文書管理サーバ１００においてアクセス権を適切に設定することは重要である。

上記の方式を変形し、文書管理サーバ１００の文書登録部１１２が、文書の登録を依頼されたときに、その文書の配布用の文書を生成し、その配布用の文書のメッセージダイジェストを計算して、文書格納領域１２１に格納された文書と対応付けて、アクセス権制御テーブル１２２に記憶しておくこととしてもよい。

この場合、その文書の存在を他の関係者等に知らせようとする利用者は、生成された配布用の文書をメールに添付して送信もしくは転送する。この方式では、文書登録部１１２が配布用の文書として、当初の文書よりもサイズの小さな文書を生成することにより、メールに添付される文書のサイズが小さくなり、メールサーバ２００やネットワークの負荷が軽減されるという効果がある。

配布用の文書を生成するには、例えば、文書の１ページ目のみを抽出する方式、文書に含まれる図表を削除する方式、文書をファイルサイズが小さくなる他の形式へ変換する方式、文書を圧縮する方式、もしくは、これらを適宜組み合わせた方式をもちいることができる。

文書の存在の連絡は、メールではなく、印字された文書によっておこなわれる場合もある。そこで、本実施例では、印字された文書によって文書の存在が連絡される場合に、文書のアクセス権の設定を自動的におこなう方式について説明する。まず、本実施例に係るアクセス権設定方法を説明する上で想定する環境について説明しておく。図１１は、本実施例に係るアクセス権設定方法を適用する環境の一例を示す図である。

同図に示した環境は、企業内ネットワークであり、部門４１〜４６が、ネットワーク５０を介して接続されている。部門４１は、文書管理サーバ４００と、印字装置５００と、利用者が文書の作成や閲覧をおこなう端末装置６０１〜６０３とをＬＡＮ６１で接続して構成されている。端末装置６０１〜６０３は、文書に印字等された符号を読み取るための符号読取部６３０を備えている。部門４２〜４６も、部門４１と同様の構成である。

文書管理サーバ４００は、大量の文書を格納することが可能なサーバ装置である。文書管理サーバ４００に格納された文書は、部門４１内の端末装置６０１〜６０３からアクセスが可能であるほか、部門４２〜４６内の端末装置からもアクセスが可能である。ただし、文書管理サーバ４００は、文書を適切に管理するために、文書ごとに利用者を指定してアクセス権を設定できるように構成されており、各利用者は、アクセスが許されていない文書にはアクセスすることができない。

次に、本実施例に係るアクセス権設定方法の概要について説明する。図１２は、本実施例に係るアクセス権設定方法の概要を示す図である。ここでは、端末装置６０１の利用者が文書を作成したものとして説明する。

端末装置６０１の利用者は、文書を作成した後（ステップＳ５０１）、その文書を、他の利用者と共有するため、文書管理サーバ４００に格納する（ステップＳ５０２）。この段階では、格納した文書には自分だけがアクセスできるように設定し、不適格な利用者が偶然にその文書にアクセスすることがないようにしておく。

文書管理サーバ４００は、文書が格納されると、その文書を基にして配布文書を作成する（ステップＳ５０３）。この配布文書には、符号化された文書識別子が含まれる。文書識別子は、文書管理サーバ４００に格納された文書の位置を示す所定の書式の文字列であり、バーコード等の１次元コードやＱＲコード等の２次元コードのように印字可能な形式で符号化されて、文書に埋め込まれる。

そして、端末装置６０１の利用者は、生成された配布文書を取得し（ステップＳ５０４）、それを印字装置５００等に出力して印字する（ステップＳ５０５）。印字された配布文書は、人手を介してその文書を必要とする利用者に配布される。なお、配布文書の配布は、必ずしも端末装置６０１の利用者によって直接おこなわれるわけではなく、複数の仲介者を経て配布される場合もある。

ここでは、端末装置６０２の利用者が配布文書を受け取ったものとして説明を続ける。配布文書を受け取った端末装置６０２の利用者は、符号化された文書識別子を端末装置６０２の符号読取部６３０に読み取らせる（ステップＳ５０６）。端末装置６０２は、文書識別子を読み取ると、その文書識別子と自装置にログインしている利用者のユーザＩＤを文書管理サーバ４００に送信して、文書識別子が示す文書にアクセス権の設定をおこなうように要求する（ステップＳ５０７）。

要求を受けた文書管理サーバ４００は、送信された文書識別子に対応する文書を特定し、送信されたユーザＩＤに対応する利用者がその文書にアクセスできるようにアクセス権を設定する（ステップＳ５０８）。具体的には、ここでは、端末装置６０２の利用者が当該の文書にアクセスできるようにアクセス権が設定される。

続いて、端末装置６０２は、文書管理サーバ４００に対して文書識別子が示す文書を転送するように要求する（ステップＳ５０９）。要求を文書管理サーバ４００は、要求された文書のアクセス権を検査する（ステップＳ５１０）。ここでは、既に、端末装置６０２の利用者がその文書にアクセスするためのアクセス権の設定はおこなわれているので、文書管理サーバ４００から端末装置６０２へ文書が転送され（ステップＳ５１１）、端末装置６０２においてその文書が表示される（ステップＳ５１２）。

このように、本実施例に係るアクセス権設定方法では、配布文書に印字された文書識別子を端末装置６０２等が備える符号読取部６３０に読み取らせることにより、配布先の利用者が文書管理サーバ４００に格納された文書にアクセスできるようにアクセス権の設定が自動的に実行される。配布文書は、配布経路上の人の判断によって、文書識別子が示す文書を必要とする他の利用者に配布されるので、文書の作成者がその文書を必要としている利用者全体を認識していない場合であっても、アクセス権が適切に設定されることになる。

なお、本実施例に係るアクセス権設定方法では、アクセス権が無制限に設定されることを防止するため、文書が文書管理サーバ４００に格納されて以降の経過時間によって、アクセス権の自動設定をおこなうか否かを制御することができるようになっている。

次に、図１１に示した文書管理サーバ４００の構成について説明する。図１３は、本実施例に係る文書管理サーバ４００の構成を示す機能ブロック図である。同図に示すように、文書管理サーバ４００は、制御部４１０と、記憶部４２０と、ネットワークインターフェース部４３０とを有する。ネットワークインターフェース部４３０は、ネットワークを介して各種情報のやりとりをおこなうためのインターフェース部である。

制御部４１０は、文書管理サーバ４００を全体制御する制御部であり、文書アクセス制御部４１１と、文書登録部４１２と、文書識別子生成部４１３と、配布文書生成部４１４と、アクセス権設定部４１５とを有する。文書アクセス制御部４１１は、記憶部４２０の文書格納領域４２１に格納された各文書にアクセス権を設定し、そのアクセス権によって認められた利用者のみが文書にアクセスできるようにするための各種制御をおこなう制御部である。

文書登録部４１２は、利用者等の指示に従って、文書格納領域４２１に文書を格納し、指示されたアクセス権をその文書に設定するように文書アクセス制御部４１１に依頼する処理部である。文書登録部４１２は、文書格納領域４２１に文書を格納する場合に、利用者等の指示に従って、アクセス権の自動設定を制御するための情報を記憶部４２０のアクセス権制御テーブル４２２に設定する。

アクセス権制御テーブル４２２の一例を図１４に示す。同図に示すように、アクセス権制御テーブル４２２は、文書名、文書識別子、登録日時、アクセス権設定期間といった項目を有し、文書格納領域４２１に格納された文書ごとにエントリが登録される。

文書名は、文書格納領域４２１に格納された文書を文書管理サーバ４００が内部的に識別するためのパス名である。文書識別子は、文書管理サーバ４００とネットワーク接続された他の装置からみた文書の格納位置を所定の書式で表した文字列である。この例では、文書の格納位置をＵＲＬの書式で表したものを文書識別子としている。登録日時は、文書が登録された日時を示す。

アクセス権設定期間は、文書の登録者によって任意に設定可能な項目であり、アクセス権設定部４１５によるアクセス権の自動設定を制限するための情報が設定される。アクセス権設定期間は、登録日時が示す日時以降、当該の文書にアクセス権の自動設定をおこなう期間を指定する項目である。文書識別子を表す符号が印字された配布文書は、文書を必要とする適格な利用者に一定期間内に行き渡り、その後は、不適格な利用者に伝播し始めると考えられる。アクセス権設定期間を適切に設定することにより、アクセス権の自動設定が適格な利用者のみを対象にしておこなわれるように制御することができる。なお、期間によるアクセス権の自動設定の制限が不要の場合は、アクセス権設定期間は未設定となる。

また、文書登録部４１２は、文書格納領域４２１に文書を格納する場合に、配布文書生成部４１４にその文書に対応する配布文書を生成させる。

文書識別子生成部４１３は、文書登録部４１２の依頼に従って、文書登録部４１２が文書格納領域４２１に格納した文書に対応する文書識別子を生成し、応答する処理部である。配布文書生成部４１４は、文書登録部４１２の依頼に従って、文書登録部４１２が文書格納領域４２１に格納した文書に対応する配布文書を生成する処理部である。

配布文書には、文書識別子生成部４１３によって生成された文書識別子を２次元コード等によって符号化したものが少なくとも含まれる。また、配布文書には、文書格納領域４２１に格納された文書の一部を秘匿化した情報が含まれる。文書の秘匿化は、文書の１ページ目のみを抽出する、文書の要約を生成する、図表やグラフを削除する、固有名詞に墨塗りを施すといった手法を適宜組み合わせて実現される。配布文書に当初の文書の一部を秘匿化した情報を含めることにより、文書の詳細を秘密にしながら、文書の配布先を判断するのに十分な情報を配布文書に含めることができる。

アクセス権設定部４１５は、端末装置６０１等から送信された要求に基づいて文書格納領域４２１に格納されている文書にアクセス権を設定する処理部である。アクセス権設定部４１５は、端末装置６０１等からの要求を受け付けると、そこに含まれる文書識別子をキーにしてアクセス権制御テーブル４２２を検索し、同一の文書識別子が登録されているエントリを取得する。

ここで、同一の文書識別子が登録されているエントリがみつからなければ、アクセス権設定部４１５は、アクセス権の設定をおこなうことなく処理を終了する。

一方、同一の文書識別子が登録されているエントリがみつかった場合は、そのエントリのアクセス権設定期間に値が設定されていれば、アクセス権設定部４１５は、エントリに設定されている登録日時にその値を加算してアクセス権の自動設定をおこなう期限を算出する。そして、現在日時がその期限を超過していれば、アクセス権設定部４１５は、アクセス権の設定をおこなうことなく処理を終了する。

さもなければ、アクセス権設定部４１５は、送信された情報に含まれるユーザＩＤをもつ利用者が、送信された情報に含まれる文書識別子に対応する文書にアクセスできるように、文書アクセス制御部４１１にアクセス権を設定させる。

記憶部４２０は、各種情報を記憶する記憶部であり、文書格納領域４２１を備え、アクセス権制御テーブル４２２と、要求履歴データ４２３とを記憶する。要求履歴データ４２３は、端末装置６０１等から送信されたアクセス設定要求に含まれていた文書識別子やユーザＩＤが履歴として記録される情報である。

次に、図１１に示した端末装置６０１〜６０３の構成について説明する。端末装置６０１〜６０３は、いずれも同様の構成を有するので、ここでは端末装置６０１を例にして構成の説明をおこなう。図１５は、本実施例に係る端末装置６０１の構成を示す機能ブロック図である。同図に示すように、端末装置６０１は、制御部６１０と、ネットワークインターフェース部６２０と、符号読取部６３０と、入力部６４０と、表示部６５０とを有する。

ネットワークインターフェース部６２０は、ネットワークを介して各種情報のやりとりをおこなうためのインターフェース部である。符号読取部６３０は、配布文書生成部４１４によって符号化された文書識別子を読み取り、復号化する処理部である。入力部６４０は、キーボード等の入力装置であり、表示部６５０は、液晶パネル等の表示装置である。

制御部６１０は、端末装置６０１を全体制御する制御部であり、文書識別子読取制御部６１１と、アクセス権設定要求部６１２と、文書アクセス部６１３とを有する。文書識別子読取制御部６１１は、符号読取部６３０による文書識別子の読み取りを制御する制御部である。

アクセス権設定要求部６１２は、文書識別子読取制御部６１１の制御によって読み取られた文書識別子から文書が保管されている文書管理サーバを特定し、特定した文書管理サーバにアクセス権の設定を要求する処理部である。アクセス権設定要求部６１２から送信される要求には、文書識別子読取制御部６１１の制御によって読み取られた文書識別子と、当該の端末装置にログインしている利用者のユーザＩＤが含まれる。

文書アクセス部６１３は、文書識別子読取制御部６１１の制御によって読み取られた文書識別子に対応する文書を転送するように、その文書が格納された文書管理サーバに要求し、転送された文書を表示部６５０に表示させる処理部である。

次に、図１３に示した文書管理サーバ４００と図１５に示した端末装置６０１の処理手順について説明する。図１６は、文書管理サーバ４００の文書登録時の処理手順を示すフローチャートである。

同図に示すように、文書登録部４１２は、端末装置６０１〜６０３等を介して文書の作成者等から文書の登録を依頼されると、それを受け付け（ステップＳ６０１）、文書アクセス制御部４１１にその文書を文書格納領域４２１へ格納させ（ステップＳ６０２）、指定された初期のアクセス権を設定させる（ステップＳ６０３）。

そして、格納された文書の位置を示す文書識別子を文書識別子生成部４１３に生成させ（ステップＳ６０４）、アクセス権制御テーブル４２２に新たなエントリを追加し、生成された文書識別子や指定された制約条件をそこに設定する（ステップＳ６０５）。そして、格納された文書の配布文書を配布文書生成部４１４に生成させ（ステップＳ６０６）、文書アクセス制御部４１１にその配布文書を文書格納領域４２１へ格納させる（ステップＳ６０７）。

この後、文書の格納を完了した文書の作成者等は、生成された配布文書を印字し、文書の存在を知らせるために、印字された配布文書を関係者に配布する。そして、それを受け取った関係者が、文書を必要とする他の関係者に再配布していく。こうして配布文書を受け取った関係者は、自身に割り当てられた端末装置に文書識別子を読み取らせ、文書にアクセスさせる。以下、端末装置６０１を例にして、端末装置が文書識別子に対応する文書にアクセスする場合の処理手順を以下に示す。

図１７は、端末装置６０１の文書アクセス時の処理手順を示すフローチャートである。同図に示すように、文書識別子読取制御部６１１の制御によって文書識別子が読み取られると（ステップＳ７０１）、アクセス権設定要求部６１２が、その文書識別子から文書が保管されている文書管理サーバを特定し、読み取られた文書識別子とユーザＩＤをその文書管理サーバへ送信してアクセス権の設定を要求する（ステップＳ７０２）。

そして、読み取られた文書識別子に対応する文書の転送をその文書管理サーバに要求し（ステップＳ７０３）、転送されたならば（ステップＳ７０４肯定）、転送された文書を表示させる（ステップＳ７０５）。

続いて、端末装置６０１等からアクセス権の設定を要求された場合の文書管理サーバ４００の処理手順を以下に示す。図１８は、文書管理サーバ４００のアクセス権設定時の処理手順を示すフローチャートである。

同図に示すように、アクセス権設定部４１５は、端末装置６０１等から送信された文書識別子とユーザＩＤを受信すると（ステップＳ８０１）、受信した文書識別子をキーにしてアクセス権制御テーブル４２２を検索する（ステップＳ８０２）。

ここで、同一の文書識別子が登録されているエントリがみつからなければ（ステップＳ８０３否定）、アクセス権設定部４１５は、送信された文書識別子とユーザＩＤを要求履歴データ４２３に記録して処理を終了する（ステップＳ８０６）。

一方、同一の文書識別子が登録されているエントリがみつかった場合は（ステップＳ８０３肯定）、そのエントリのアクセス権設定期間に値が設定されていれば、エントリに設定されている登録日時にその値を加算してアクセス権の自動設定をおこなう期限を算出する。そして、現在日時がその期限を超過していれば（ステップＳ８０４肯定）、送信された文書識別子とユーザＩＤを要求履歴データ４２３に記録して処理を終了する（ステップＳ８０６）。

アクセス権設定期間に値が設定されていない場合、もしくは、現在日時が算出された期限を超過していない場合は（ステップＳ８０４否定）、アクセス権設定部４１５は、送信された文書識別子に対応する文書に、送信されたユーザＩＤをもつ利用者がアクセスできるように、文書アクセス制御部４１１にアクセス権を設定させ（ステップＳ８０５）、送信された文書識別子とユーザＩＤを要求履歴データ４２３に記録して処理を終了する（ステップＳ８０６）。

なお、図１３に示した文書管理サーバ４００の構成は、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々に変更することができる。例えば、文書管理サーバ４００の制御部４１０の機能をソフトウェアとして実装し、これをコンピュータで実行することにより、文書管理サーバ４００と同等の機能を実現することもできる。制御部４１０の機能をソフトウェアとして実装した文書管理プログラムを実行するコンピュータの構成は上記のコンピュータ１０００と同様である。

同様に、図１５に示した端末装置６０１の構成は、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々に変更することができる。例えば、端末装置６０１の制御部６１０の機能をソフトウェアとして実装し、これをコンピュータで実行することにより、端末装置６０１と同等の機能を実現することもできる。制御部６１０の機能をソフトウェアとして実装した文書アクセスプログラムを実行するコンピュータの構成は上記のコンピュータ１０００と同様である。

上述してきたように、本実施例２では、文書の存在を知らせる配布文書に印字された文書識別子を端末装置が読み取った場合に、その端末装置の利用者が文書識別子に対応する文書管理サーバ上の文書にアクセスするためのアクセス権が自動設定されるように構成したので、配布文書が関係者に再配布され、それを受け取った関係者が文書識別子を端末装置に読み取らせることにより、その文書を必要とする全ての関係者がその文書にアクセスできるようにアクセス権が自動設定される。

なお、上記の実施例では、配布文書に２次元コード等をもちいて文書識別子を埋め込む例を説明したが、文書識別子を記憶させたＲＦＩＤ（Radio Frequency Identification）を配布文書に貼付し、端末装置が、ＲＦＩＤから文書識別子を読み取った場合に、文書管理サーバにアクセス権の設定を要求するように構成してもよい。

（付記１）文書管理システムを、文書管理サーバに記憶されている文書ごとにアクセス権を設定し前記文書へのアクセスを制限する文書管理部、メールの配送処理をおこなうメール送受信部、として機能させる文書管理プログラムであって、
前記メール送受信部を、
受信されたメールを解析し、文書管理サーバに記憶されている文書の格納位置を示す文書識別子が含まれていれば、それを抽出するメール解析部、
前記メール解析部によって、前記メールから前記文書識別子が抽出された場合に、該文書識別子と前記メールの送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを該文書識別子が示す文書管理サーバを制御する前記文書管理部に送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求部、として機能させ、
前記文書管理部を、
前記メール送受信部から送信された送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを、予め記憶された変換テーブルを参照して、前記文書管理サーバにてアクセス制御をおこなうためのユーザＩＤへ変換するユーザＩＤ変換部、
前記メール送受信部から送信された文書識別子が示す文書に、前記ユーザＩＤ変換手順によって変換されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定部、
として機能させるための文書管理プログラム。

（付記２）前記アクセス権設定部は、前記文書管理サーバに記憶されている文書ごとに予め設定されている期限後に前記メール送受信部からアクセス権の設定処理をおこなうように要求された場合に、アクセス権の設定をおこなわないことを特徴とする付記１に記載の文書管理プログラム。

（付記３）前記アクセス権設定部は、前記メール送受信部から送信された情報に含まれる送信元メールアドレスが、前記文書管理サーバに記憶されている文書ごとに予め登録されている送信者のものではない場合に、アクセス権の設定をおこなわないことを特徴とする付記１に記載の文書管理プログラム。

（付記４）前記アクセス権設定部は、前記メール送受信部から送信された情報に対応するメールの転送回数が、前記文書管理サーバに記憶されている文書ごとに予め登録されている回数を超過している場合に、アクセス権の設定をおこなわないことを特徴とする付記１に記載の文書管理プログラム。

（付記５）前記文書識別子は、ＵＲＬであることを特徴とする付記１〜４のいずれか１つに記載の文書管理プログラム。

（付記６）前記文書識別子は、ＵＮＣであることを特徴とする付記１〜４のいずれか１つに記載の文書管理プログラム。

（付記７）文書管理システムを、文書管理サーバに記憶されている文書ごとにアクセス権を設定し前記文書へのアクセスを制限する文書管理部、前記文書管理サーバにネットワーク接続された端末装置から前記文書管理サーバに記憶されている文書へアクセスするための文書アクセス部、として機能させる文書管理プログラムであって、
前記文書アクセス部を、
配布された文書から、文書管理サーバに記憶されている文書の格納位置を示す文書識別子を読み取るための制御をおこなう文書識別子読取制御部、
前記文書識別子読取制御部の制御によって、前記文書から前記文書識別子が読み取られた場合に、該文書識別子と当該の前記文書アクセス部が機能している端末装置の利用者のユーザＩＤを該文書識別子が示す文書管理サーバを制御する前記文書管理部に送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求部、として機能させ、
前記文書管理部を、
前記文書アクセス部から送信された文書識別子が示す文書に、前記文書アクセス部から送信されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定部、
として機能させるための文書管理プログラム。

（付記８）文書管理システムを、文書管理サーバに記憶されている文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理部、メールの配送処理をおこなうメール送受信部、として機能させる文書管理プログラムであって、
前記メール送受信部を、
受信されたメールを解析し、何らかの文書が添付されていれば、そのメッセージダイジェストを計算するメール解析部、
前記メール解析部によって、メッセージダイジェストが計算された場合に、該メッセージダイジェストと前記メールの送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを予め定められた文書管理部に送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求部、として機能させ、
前記文書管理部を、
前記文書管理サーバに文書を格納する場合に、該文書のメッセージダイジェストを計算して該文書と関連付けて記憶させておく文書登録部、
前記メール送受信部からアクセス権の設定処理をおこなうように要求された場合に、該メール送受信部から送信された送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを、予め記憶された変換テーブルを参照して、前記文書管理サーバにてアクセス制御をおこなうためのユーザＩＤへ変換するユーザＩＤ変換部、
前記メール送受信部から送信されたメッセージダイジェストと同一のメッセージダイジェストと関連付けて記憶されている文書に、前記ユーザＩＤ変換部によって変換されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定部、
として機能させるための文書管理プログラム。

（付記９）前記文書登録部は、前記文書のメッセージダイジェストを計算して該文書と関連付けて記憶させておく代わりに、前記文書から配布用の文書を生成し、生成された配布用の文書のメッセージダイジェストを計算して当初の文書と関連付けて記憶させておくことを特徴とする付記８に記載の文書管理プログラム。

（付記１０）記憶している文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理サーバと、メールの配送処理をおこなうメールサーバと、から構成される文書管理システムであって、
前記メールサーバは、
受信されたメールを解析し、文書管理サーバに記憶されている文書の格納位置を示す文書識別子が含まれていれば、それを抽出するメール解析手段と、
前記メール解析手段によって、前記メールから前記文書識別子が抽出された場合に、該文書識別子と前記メールの送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを該文書識別子が示す文書管理サーバに送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求手段とを備え、
前記文書管理サーバは、
前記メールサーバから送信された送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを、予め記憶された変換テーブルを参照して、当該の文書管理サーバにてアクセス制御をおこなうためのユーザＩＤへ変換するユーザＩＤ変換手段と、
前記メールサーバから送信された文書識別子が示す文書に、前記ユーザＩＤ変換手段によって変換されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定手段と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。

（付記１１）記憶している文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理サーバと、前記文書管理に記憶されている文書にアクセスする端末装置と、から構成される文書管理システムであって、
前記端末装置は、
配布された文書から、文書管理サーバに記憶されている文書の格納位置を示す文書識別子を読み取るための制御をおこなう文書識別子読取制御手段と、
前記文書識別子読取制御手段の制御によって、前記文書から前記文書識別子が読み取られた場合に、該文書識別子と当該の端末装置の利用者のユーザＩＤを該文書識別子が示す文書管理サーバに送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求手段とを備え、
前記文書管理サーバは、
前記端末装置から送信された文書識別子が示す文書に、前記端末装置から送信されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定手段を備えたことを特徴とする文書管理システム。

（付記１２）記憶している文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理サーバと、メールの配送処理をおこなうメールサーバと、から構成される文書管理システムであって、
前記メールサーバは、
受信されたメールを解析し、何らかの文書が添付されていれば、そのメッセージダイジェストを計算するメール解析手段と、
前記メール解析手段によって、メッセージダイジェストが計算された場合に、該メッセージダイジェストと前記メールの送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを予め定められた文書管理サーバに送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求手段とを備え、
前記文書管理サーバは、
前記文書管理サーバに文書を格納する場合に、該文書のメッセージダイジェストを計算して該文書と関連付けて記憶させておく文書登録手段と、
前記メールサーバからアクセス権の設定処理をおこなうように要求された場合に、該メールサーバから送信された送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを、予め記憶された変換テーブルを参照して、前記文書管理サーバにてアクセス制御をおこなうためのユーザＩＤへ変換するユーザＩＤ変換手段と、
前記メールサーバから送信されたメッセージダイジェストと同一のメッセージダイジェストと関連付けて記憶されている文書に、前記ユーザＩＤ変換手段によって変換されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定手段と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。

（付記１３）記憶している文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理サーバと、メールの配送処理をおこなうメールサーバと、によるアクセス権設定方法であって、
前記メールサーバが、受信されたメールを解析し、文書管理サーバに記憶されている文書の格納位置を示す文書識別子が含まれていれば、それを抽出するメール解析工程と、
前記メール解析工程において、前記メールから前記文書識別子が抽出された場合に、前記メールサーバが、該文書識別子と前記メールの送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを該文書識別子が示す文書管理サーバに送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求工程と、
前記文書管理サーバが、前記メールサーバから送信された送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを、予め記憶された変換テーブルを参照して、当該の文書管理サーバにてアクセス制御をおこなうためのユーザＩＤへ変換するユーザＩＤ変換工程と、
前記文書管理サーバが、前記メールサーバから送信された文書識別子が示す文書に、前記ユーザＩＤ変換工程において変換されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定工程と
を含んだことを特徴とするアクセス権設定方法。

（付記１４）記憶している文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理サーバと、前記文書管理に記憶されている文書にアクセスする端末装置と、によるアクセス権設定方法であって、
前記端末装置が、配布された文書から、文書管理サーバに記憶されている文書の格納位置を示す文書識別子を読み取る文書識別子読取工程と、
前記文書識別子読取工程において、前記文書から前記文書識別子が読み取られた場合に、前記端末装置が、該文書識別子と当該の端末装置の利用者のユーザＩＤを該文書識別子が示す文書管理サーバに送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求工程と、
前記文書管理サーバが、前記端末装置から送信された文書識別子が示す文書に、前記端末装置から送信されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定工程と
を含んだことを特徴とするアクセス権設定方法。

（付記１５）記憶している文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理サーバと、メールの配送処理をおこなうメールサーバと、によるアクセス権設定方法であって、
前記文書管理サーバが、文書を格納する場合に、該文書のメッセージダイジェストを計算して該文書と関連付けて記憶させておく文書登録工程と、
前記メールサーバが、受信されたメールを解析し、何らかの文書が添付されていれば、そのメッセージダイジェストを計算するメール解析工程と、
前記メール解析工程において、メッセージダイジェストが計算された場合に、前記メールサーバが、該メッセージダイジェストと前記メールの送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを予め定められた文書管理サーバに送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求工程と、
前記文書管理サーバが、前記メールサーバから送信された送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを、予め記憶された変換テーブルを参照して、当該の文書管理サーバにてアクセス制御をおこなうためのユーザＩＤへ変換するユーザＩＤ変換工程と、
前記文書管理サーバが、前記メールサーバから送信されたメッセージダイジェストと同一のメッセージダイジェストと関連付けて記憶されている文書に、前記ユーザＩＤ変換工程において変換されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定工程と
を含んだことを特徴とするアクセス権設定方法。

以上のように、本発明に係る文書管理プログラム、文書管理システムおよびアクセス権設定方法は、文書管理サーバに格納された文書のアクセス権の自動設定に有用であり、特に、文書管理サーバに格納された文書に対して、その文書を必要としている全ての関係者がアクセスできるようにするためのアクセス権を自動設定することが必要な場合に適している。

本実施例に係るアクセス権設定方法を適用する環境の一例を示す図である。 本実施例に係るアクセス権設定方法の概要を示す図である。 本実施例に係る文書管理サーバの構成を示す機能ブロック図である。 アクセス権制御テーブルの一例を示す図である。 メールアドレス変換テーブルの一例を示す図である。 本実施例に係るメールサーバの構成を示す機能ブロック図である。 文書管理サーバの文書登録時の処理手順を示すフローチャートである。 メールサーバのメール受信時の処理手順を示すフローチャートである。 文書管理サーバのアクセス権設定時の処理手順を示すフローチャートである。 文書管理プログラムを実行するコンピュータを示す機能ブロック図である。 本実施例に係るアクセス権設定方法を適用する環境の一例を示す図である。 本実施例に係るアクセス権設定方法の概要を示す図である。 本実施例に係る文書管理サーバの構成を示す機能ブロック図である。 アクセス権制御テーブルの一例を示す図である。 本実施例に係る端末装置の構成を示す機能ブロック図である。 文書管理サーバの文書登録時の処理手順を示すフローチャートである。 端末装置の文書アクセス時の処理手順を示すフローチャートである。 文書管理サーバのアクセス権設定時の処理手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１１〜１６ 部門
２０ ネットワーク
３１ ＬＡＮ
４１〜４６ 部門
５０ ネットワーク
６１ ＬＡＮ
１００ 文書管理サーバ
１１０ 制御部
１１１ 文書アクセス制御部
１１２ 文書登録部
１１３ 文書識別子生成部
１１４ アクセス権設定部
１１５ ユーザＩＤ変換部
１２０ 記憶部
１２１ 文書格納領域
１２２ アクセス権制御テーブル
１２３ 要求履歴データ
１２４ メールアドレス変換テーブル
１３０ ネットワークインターフェース部
２００ メールサーバ
２１０ 制御部
２１１ メール送受信制御部
２１２ メール解析部
２１３ アクセス権設定要求部
２２０ 記憶部
２２１ スプール領域
２３０ ネットワークインターフェース部
３０１〜３０４ 端末装置
４００ 文書管理サーバ
４１０ 制御部
４１１ 文書アクセス制御部
４１２ 文書登録部
４１３ 文書識別子生成部
４１４ 配布文書生成部
４１５ アクセス権設定部
４２０ 記憶部
４２１ 文書格納領域
４２２ アクセス権制御テーブル
４２３ 要求履歴データ
４３０ ネットワークインターフェース部
５００ 印字装置
６０１〜６０３ 端末装置
６１０ 制御部
６１１ 文書識別子読取制御部
６１２ アクセス権設定要求部
６１３ 文書アクセス部
６２０ ネットワークインターフェース部
６３０ 符号読取部
６４０ 入力部
６５０ 表示部
１０００ コンピュータ
１０１０ ＣＰＵ
１０２０ 入力装置
１０３０ モニタ
１０４０ 媒体読取り装置
１０５０ ネットワークインターフェース装置
１０６０ ＲＡＭ
１０６１ 文書管理プロセス
１０７０ ハードディスク装置
１０７１ 文書管理プログラム
１０７２ 文書格納領域
１０７３ 文書管理用データ
１０８０ バス

Claims (6)

1. 文書管理システムを、文書管理サーバに記憶されている文書ごとにアクセス権を設定し前記文書へのアクセスを制限する文書管理部、メールの配送処理をおこなうメール送受信部、として機能させる文書管理プログラムであって、
   前記メール送受信部を、
   受信されたメールを解析し、文書管理サーバに記憶されている文書の格納位置を示す文書識別子が含まれていれば、それを抽出するメール解析部、
   前記メール解析部によって、前記メールから前記文書識別子が抽出された場合に、該文書識別子と前記メールの送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを該文書識別子が示す文書管理サーバを制御する前記文書管理部に送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求部、として機能させ、
   前記文書管理部を、
   前記メール送受信部から送信された送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを、予め記憶された変換テーブルを参照して、前記文書管理サーバにてアクセス制御をおこなうためのユーザＩＤへ変換するユーザＩＤ変換部、
   前記送信元メールアドレスがアクセス権を設定することが指定されたメールアドレスであった場合に、前記メール送受信部から送信された文書識別子が示す文書に、前記ユーザＩＤ変換部によって変換されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定部、
   として機能させるための文書管理プログラム。
2. 文書管理システムを、文書管理サーバに記憶されている文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理部、メールの配送処理をおこなうメール送受信部、として機能させる文書管理プログラムであって、
   前記メール送受信部を、
   受信されたメールを解析し、何らかの文書が添付されていれば、そのメッセージダイジェストを計算するメール解析部、
   前記メール解析部によって、メッセージダイジェストが計算された場合に、該メッセージダイジェストと前記メールの送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを予め定められた文書管理部に送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求部、として機能させ、
   前記文書管理部を、
   前記文書管理サーバに文書を格納する場合に、該文書のメッセージダイジェストを計算して該文書と関連付けて記憶させておく文書登録部、
   前記メール送受信部からアクセス権の設定処理をおこなうように要求された場合に、該メール送受信部から送信された送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを、予め記憶された変換テーブルを参照して、前記文書管理サーバにてアクセス制御をおこなうためのユーザＩＤへ変換するユーザＩＤ変換部、
   前記送信元メールアドレスがアクセス権を設定することが指定されたメールアドレスであった場合に、前記メール送受信部から送信されたメッセージダイジェストと同一のメッセージダイジェストと関連付けて記憶されている文書に、前記ユーザＩＤ変換部によって変換されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定部、
   として機能させるための文書管理プログラム。
3. 記憶している文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理サーバと、メールの配送処理をおこなうメールサーバと、から構成される文書管理システムであって、
   前記メールサーバは、
   受信されたメールを解析し、文書管理サーバに記憶されている文書の格納位置を示す文書識別子が含まれていれば、それを抽出するメール解析手段と、
   前記メール解析手段によって、前記メールから前記文書識別子が抽出された場合に、該文書識別子と前記メールの送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを該文書識別子が示す文書管理サーバに送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求手段とを備え、
   前記文書管理サーバは、
   前記メールサーバから送信された送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを、予め記憶された変換テーブルを参照して、当該の文書管理サーバにてアクセス制御をおこなうためのユーザＩＤへ変換するユーザＩＤ変換手段と、
   前記送信元メールアドレスがアクセス権を設定することが指定されたメールアドレスであった場合に、前記メールサーバから送信された文書識別子が示す文書に、前記ユーザＩＤ変換手段によって変換されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定手段と
   を備えたことを特徴とする文書管理システム。
4. 記憶している文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理サーバと、メールの配送処理をおこなうメールサーバと、から構成される文書管理システムであって、
   前記メールサーバは、
   受信されたメールを解析し、何らかの文書が添付されていれば、そのメッセージダイジェストを計算するメール解析手段と、
   前記メール解析手段によって、メッセージダイジェストが計算された場合に、該メッセージダイジェストと前記メールの送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを予め定められた文書管理サーバに送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求手段とを備え、
   前記文書管理サーバは、
   前記文書管理サーバに文書を格納する場合に、該文書のメッセージダイジェストを計算して該文書と関連付けて記憶させておく文書登録手段と、
   前記メールサーバからアクセス権の設定処理をおこなうように要求された場合に、該メールサーバから送信された送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを、予め記憶された変換テーブルを参照して、前記文書管理サーバにてアクセス制御をおこなうためのユーザＩＤへ変換するユーザＩＤ変換手段と、
   前記送信元メールアドレスがアクセス権を設定することが指定されたメールアドレスであった場合に、前記メールサーバから送信されたメッセージダイジェストと同一のメッセージダイジェストと関連付けて記憶されている文書に、前記ユーザＩＤ変換手段によって変換されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定手段と
   を備えたことを特徴とする文書管理システム。
5. 記憶している文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理サーバと、メールの配送処理をおこなうメールサーバと、によるアクセス権設定方法であって、
   前記メールサーバが、受信されたメールを解析し、文書管理サーバに記憶されている文書の格納位置を示す文書識別子が含まれていれば、それを抽出するメール解析工程と、
   前記メール解析工程において、前記メールから前記文書識別子が抽出された場合に、前記メールサーバが、該文書識別子と前記メールの送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを該文書識別子が示す文書管理サーバに送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求工程と、
   前記文書管理サーバが、前記メールサーバから送信された送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを、予め記憶された変換テーブルを参照して、当該の文書管理サーバにてアクセス制御をおこなうためのユーザＩＤへ変換するユーザＩＤ変換工程と、
   前記送信元メールアドレスがアクセス権を設定することが指定されたメールアドレスであった場合に、前記文書管理サーバが、前記メールサーバから送信された文書識別子が示す文書に、前記ユーザＩＤ変換工程において変換されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定工程と
   を含んだことを特徴とするアクセス権設定方法。
6. 記憶している文書ごとにアクセス権を設定し、前記文書へのアクセスを制限する文書管理サーバと、メールの配送処理をおこなうメールサーバと、によるアクセス権設定方法であって、
   前記文書管理サーバが、文書を格納する場合に、該文書のメッセージダイジェストを計算して該文書と関連付けて記憶させておく文書登録工程と、
   前記メールサーバが、受信されたメールを解析し、何らかの文書が添付されていれば、そのメッセージダイジェストを計算するメール解析工程と、
   前記メール解析工程において、メッセージダイジェストが計算された場合に、前記メールサーバが、該メッセージダイジェストと前記メールの送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを予め定められた文書管理サーバに送信し、アクセス権の設定処理をおこなうように要求するアクセス権設定要求工程と、
   前記文書管理サーバが、前記メールサーバから送信された送信元メールアドレスおよび送信先メールアドレスを、予め記憶された変換テーブルを参照して、当該の文書管理サーバにてアクセス制御をおこなうためのユーザＩＤへ変換するユーザＩＤ変換工程と、
   前記送信元メールアドレスがアクセス権を設定することが指定されたメールアドレスであった場合に、前記文書管理サーバが、前記メールサーバから送信されたメッセージダイジェストと同一のメッセージダイジェストと関連付けて記憶されている文書に、前記ユーザＩＤ変換工程において変換されたユーザＩＤの所有者がアクセスできるようにアクセス権を設定するアクセス権設定工程と
   を含んだことを特徴とするアクセス権設定方法。

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